Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống
1
/ 74 trang
THÔNG TIN TÀI LIỆU
Thông tin cơ bản
Định dạng
Số trang
74
Dung lượng
905,3 KB
Nội dung
LUẬNVĂN:MộtsốgiảipháphoànthiệncơcấutổchứcquảnlýởDoanhnghiệpViễnthôngVĩnhPhúc LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, sự kết hợp giữa VT- CNTT- Internet đã trở thành công cụ đắc dụng phục vụ cho sự phát triển kinh tế - xã hội và doanh nghiệp. Có thể nói rằng sự phát triển như vũ bão của ngành VT- CNTT trước hết đã làm thay đổi phương thức phương thức tổchức hoạt động kinh tế, sau đó tác động đến hoạt động của các khu vực khác như khu vực chế tạo- chế biến và cung ứng dịch vụ. VT-CNTT phát triển ở mọi quốc gia, mọi khu vực và ở Việt Nam cũng không nằm ngoài ngoại lệ. Năm 2008 được coi là năm đánh dấu nhiều sự kiện quan trọng đối với ngành VT- CNTT ở Việt Nam và Tập đoàn Bưu chính - Viễnthông Việt Nam (VNPT), trước hết là việc Việt Nam phóng thành công vệ tinh viễnthông đầu tiên Vinasat-1, sau đó là việc VNPT chính thức hoàn thành chia tách Bưu chính và Viễnthông trên địa bàn các tỉnh/thành phố và các doanhnghiệpviễnthông tỉnh đi vào hoạt động. Đây là mô hình chưa có tiền lệ tại Việt Nam, hành lang pháplý chưa hoàn thiện. Để giúp các Doanhnghiệpviễnthông tỉnh nâng cao sức cạnh tranh, khai thác và sử dụng hiện quả các nguồn lực đặc biệt là nguồn lực con người, một trong những giảiphápcơ bản là công tác tổchức và thiết kế cơcấutổchức trong doanh nghiệp. Muốn doanhnghiệp ngày càng lớn mạnh phải có được bộ máy tổchức đủ trình độ năng lực, cơcấu gọn nhẹ, mềm dẻo linh hoạt phù hợp với điều kiện hội nhập. “ MộtsốgiảipháphoànthiệncơcấutổchứcquảnlýởDoanhnghiệpViễnthôngVĩnh Phúc” Bố cục bài viết gồm 3 chương, được trình bày như sau : Chương I : Những vấn đề về thiết kế và xấy dựng cơcấutổchứcdoanhnghiệp trong môi trường hiện đại Chương II: Thực trạng về cơcấutổchứcởDoanhnghiệpViễnthôngVĩnhPhúc Chương III: MộtsốgiảipháphoànthiệncơcấutổchứcquảnlýởDoanhnghiệpViễnthôngVĩnhPhúc Danh mục Từ viết tắt BC-VT: Bưu chính viễnthông CBCNV : Cán bộ công nhân viên CĐ : Cao đẳng ĐH : Đại học ĐTVT : Điện tử viễnthông GĐ : Giám đốc HĐQT : Hội đồng quản trị KT : kinh tế PGĐ : Phó Giám đốc QĐ : Quyết định TC : Trung cấp TCCB: Tổchức cán bộ TP :Trưởng phòng TTVT : Trung tâm Viễnthông VNPT: Tập đoàn Bưu chính Viễnthông Việt Nam VT- CNTT : viễn thông- công nghệ thông tin VTVP :Viễn thôngVĩnhPhúc CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CƠCẤUTỔCHỨCDOANHNGHIỆP TRONG MÔI TRƯỜNG HIỆN ĐẠI 1.1.TỔ CHỨC ” Tổchức ( theo nghĩa danh từ ) : là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơcấu nhất định để đạt được mụch đích chung ”. Ví dụ : gia đình, trường học, doanh nghiệp, các cơquan hành chính sự nghiệp… - Đặc điểm chung của tổ chức: Tổchức là những đơn vị xã hội bao gồm nhiều người,những bộ phận phân hệ, vị trí công tác khác nhau có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và tương ứng là là những chức năng, nhiệm vụ nhất định. Mọi tổchức đều tồn tại vì những mục đích nhất định nào đó, mục đích chính là lý do để tổchức tồn tại Mọi tổchức đều hoạt động theo những phương thức ( kế hoạch) của riêng mình, vạch rõ những việc cần phải làm để đạt mụch đích, mục tiêu một cách hiệu quả Mọi tổchức đều phải thu hút và sử dụng các nguồn lực một cách hợp lý trong điều kiện có sự hạn chế các nguồn lực quan trọng : Nhân lực,vật lực, tài lực và thông tin. Mọi tổchức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổchức khác, ảnh hưởng, thậm chí ràng buộc lẫn nhau. Để liên kết, phối hợp những con người, bộ phận, phân hệ bên trong và bên ngoài tổchức cần có những con người lãnh đạo, quản lý, dẫn dắt nhằm đi đến mục tiêu chung cho tổ chức. ”Tổ chức (theo nghĩa động từ) là mộtchức năng của quá trình quảnlý bao gồm việc phân bổ, sắp xếp các nguồn lực con người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhau nhằm thực hiện thành công kế hoạch của tổ chức”. Sơ đồ 1.1. Lôgic của quá trình quảnlý ( Nguồn: Giáo trình Quản trị học-TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền-Nhà xuất bản Giao thông Vận tải, Hà Nội 2006 -Trang 10 ) 1.2.CƠ CẤUTỔCHỨC TRONG DOANHNGHIỆP 1.2.1.Khái niệm Cơcấutổchức (chính thức) là tổng thể các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa,có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổchức và tiến tới mục tiêu đã xác định. (1) - Cơcấutổchức thể hiện cách thức phân công điều phối những họat động trong cấu trúc của tổchứcở từng bộ phận, phân hệ, vị trí công tác để đạt được mụch tiêu, mụch đích xác định của tổchức đồng thời nó phản ánh môi tương quan về quyền lực trong tổ chức. 1 Giáo trình Khoa học Quảnlý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền-Nhà xuất bản Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 7. Lập kế họạch Lãnh đạo Tổchức Kiểm tra Các nguồn lực -Nhân lực -Tài lực -Vật lực -Thông tin Kết quả -Đạt mụch đích -Đạt mục tiêu +Sản phẩm +Dịch vụ -Mục tiêu đúng -Hiệu quả cao - Bên cạnh đó cơcấutổchức xác định những nhiệm vụ, quyền hạn và mối mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận phân hệ trong tổ chức. 1.2.2.Các đặc trưng cơ bản của cơcấutổchức 1.2.2.1.Chuyên môn hóa công việc Chuyên môn hóa công việc có nghĩa là khi một người, một bộ phận, phân hệ…chỉ thực hiện một hoặc mộtsốchức năng nhiệm vụ có mối quan hệ tương đồng. Như vậy chuyên môn hóa sẽ chia công việc ra thành những việc nhỏ, đơn giản, dễ đào tạo để thực hiện. Ưu điểm lớn nhất của chuyên môn hóa đó chính là nâng cao năng suất và hoànthiện được kỹ năng lao động nhất định cho người lao động. Tuy nhiên chuyên môn hóa công việc cũng có những mặt tiêu cực của nó: đó chính là sự tẻ nhạt, nhàm chán đối với công việc mà người lao động phụ trách; bên cạnh đó khả năng sáng tạo, tìm tòi, sự thích nghi với những công việc mới rất thấp trong khi sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay đòi hỏi người lao động phải có sự tổng hợp rất nhiều kĩ năng cần thiết khác. Để khắc phục những nhược điểm trên, người ta khuyến khích tổng hợp hóa những kĩ năng cho người lao động. -Tổng hợp hóa đó xảy ra khi một người, bộ phận, phân hệ . thực hiện công việc nhiều nhiệm vụ, nhiều chức năng mang tính tương đối. Theo lời khuyên của các chuyên gia : nên nâng cao mức độ tổng hợp hóa đến mức độ cao nhất có thể đồng thời vẫn đảm bảo được những kĩ năng cần thiết cho người lao động. Về phía người lao động cần phải đa dạng hóa những kĩ năng nhưng phải xác định cho mình đâu là giá trị trung tâm. 1.2.2.2.Sự phân chia tổng thể thành các bộ phận phân hệ Trong tổchức sự chuyên môn hóa theo chiều ngang làm xuất hiện những bộ phận, phân hệ, vị trí công tác mang tính tương đối và thưc hiện những hoạt động nhất định. Sự hình thành các bộ phận phân hệ của tổchức được thực hiện theo nhiều tiêu chí khác nhau là xuất hiện các mô hình, các kiểu tổchức khác nhau.Trong xã hội hiện đại ngày nay, đã xuất hiện nhiều mô hình cơcấutổchức mới, đó là sự pha trộn kết hợp giữa các mô hình cổ điển và xu thế phát triển của từng chủ thể. 1.2.2.3.Cấp quảnlý và tầm quảnlý Tầm quảnlý (tầm kiểm soát) là số người và bộ phận mà một nhà quảnlýcó thể kiểm soát hiệu quả. Tầm quảnlý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm quảnlý hẹp dẫn đến nhiều cấp. ( 2 ) Trong mộttổchức khi mà hệ thống cấp quảnlý càng lớn, càng phức tạp sẽ tạo ra nhiều khó khăn trong việc ra quyết định ( từ trên xuống ) cũng như việc tiếp nhận và báo cáo thông tin ( từ dưới lên, từ môi trường bên ngoài) làm mất nhiều thời gian, thông tin bị bóp méo. Vì vậy mà trong hoànthiệncơcấutổchức người ta thường giảm số cấp quảnlý xuống đến mức nhất định và nâng tầm quản lý. Muốn xác định tầm quảnlý phù hợp phải tìm hiểu những mối quan hệ sau: - Tầm quảnlý và trình độ của cán bộ quảnlýcóquan hệ tỷ lệ nghịch. Năng lực của cán bộ quảnlý càng cao thì tầm quảnlý càng rộng và ngược lại. Để nâng năng lực cho cán bộ quảnlý cần: ( 1) nâng cao trình độ thông qua việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; (2) nâng cao kĩ năng biến hoạt động thành thực tiễn; (3) nâng cao phẩm chất đạo đức.Tạo cho nhà quảnlý các công cụ: (4) phương pháp, công cụ kĩ thuật, hệ thốngthông tin; (5) các quy trình họat động, những lý thuyết mô hình mang tính định lượng. - Tầm quảnlý và sự rõ ràng trong việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn cóquan hệ tỷ lệ thuận. - Tính phức tạp của hoạt động quảnlý và tầm quảnlýcóquan hệ tỷ lệ nghịch. - Trình độ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp dưới với tầm quảnlýcóquan hệ tỷ lệ thuận. Có 3 mô hình cócấutổchức căn cứ vào số cấp quản lý: - Cơcấu nằm ngang ( có từ 1- 2 cấp quản lý) 2 Giáo trình Khoa học Quảnlý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 31-32 - Cơcấu hình tháp nhọn (từ 3 cấp quảnlý trở lên) - Cơcấu mạng lưới ( không có cấp quảnlý ) 1.2.2.4.Quyền hạn và mối quan hệ về quyền hạn trong tổ chức. “Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ theo quyết định gắn liền với một vị trí ( hay chức vụ) quảnlý nhất định trong cơcấutổ chức”. Trong 1 tổchức tồn tại 3 loại quyền hạn cơ bản: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu, quyền hạn chức năng. ”Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quảnlý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới ( chế độ thủ trưởng)”. Quyền hạn tham mưu là quyền hạn đưa ra lời khuyên, ý kiến tư vấn, phản biện kiến nghị, mà không trực tiếp ra quyết định cho các nhà quảnlý trực tuyến. TP kế hoạch Trợ lý Thi công Giám đốc TP kĩ thuật TP tổchức Giám sát Cơ giới Quyền hạn trực tuyến Quyền hạn tham mưu Sơ đồ 1.2 Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mưu Trong tổchức thì mối quan hệ giữa người có quyền hạn trực tuyến và quyền hạn tham mưu là phức tạp nhất. Người ta đưa ra những lời khuyên như sau: - Đối với những nhà tham mưu: Không nên coi người lãnh đạo mình kém hơn mình, phải hiểu rằng người sử dụng lời khuyên của chúng ta giỏi hơn rất nhiều Trong mối quan hệ với người nắm quyền hạn trực tuyến thì tham mưu là người đứng thứ 2, nhiệm vụ là giúp cho người có quyền hạn trực tuyến là việc hiệu quả và hiệu lực cao nhất. Lời khuyên phải có giá trị sử dụng và giá trị thực hiện ngay Phải trung thành với người lãnh đạo, biết giữ bí mật thông tin, vì lợi ích của người lãnh đao, của tổchức mà hoạt động. - Đối với các nhà nắm quyền hạn trực tuyến: Phải coi việc tham mưu là tất yếu vì không ai có thể giỏi toàn bộ các chức năng hoạt động Phải biến việc sử dụng tham mưu thành lối sống của tổchức Bảo đảm cho tham mưu có đầy đủ các thông tin thuộc các lĩnh vực của mình “Chế độ đãi ngộ xứng đáng cho nhà tham mưu ( đa dạng hóa các phương thức trả công, gắn liền vị thế quản lý, xây dựng hệ thống vị thế về mặt chuyên môn)”. “Quyền hạn chức năng là quyền trao cho cá nhân hoặc bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của bộ phận khác”. Thông thường trong tổchức thì những người có quyền hạn chức năng là những người: - Có quyền hạn tham mưu - Có quyền ra quyết định theo chế độ ủy quyền và chế độ phân quyền - Sự đại diện của họ luôn đứng sau “ thừa lệnh, thay mặt “. 1.2.2.5.Sự phân bổ quyền hạn giữa các cấp trong tổchức “Tập trung xảy ra khi người quảnlý cao nhất nắm tất cả các quyền ra quyết định”. “Phi tập trung xảy ra khi người quảnlý cấp cao chấp thuận trao quyền quyết định cho người quảnlý cấp thấp hơn”. Nhìn chung xã hội hiện đại ngày nay, thì tổchức ngày càng được tăng cường tính phi tập trung. Có 3 hình thái phi tập trung : tham gia, phân quyền và ủy quyền - Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho cấp quảnlý thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổchức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người hay một cấp quảnlý không thể đảm đương được mọi công việc quản lý. (3) - “Ủy quyền trong quảnlýtổchức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới mộtsố quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định”. 1.2.2.6.Sự phối hợp các bộ phận, phân hệ trong tổchức “Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con người bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức”. Bản chất của phối hợp là xây dựng, củng cố và phát triển các mối quan hệ thông tin và truyền thông. Mục tiêu của phối hợp là đạt được sự thống nhất trong hoạt động của các bộ phận, phân hệ bên trong cũng như các đối tác bên ngoài tổ chức. Khi mục tiêu của tổchức càng lớn đòi hỏi mức độ phối hợp càng cao. Các công cụ phối hợp: - Công cụ hữu hình : kế hoạch, mô hình tổ chức, hệ thống tiêu chuẩn kĩ thuật 3 Giáo trình Khoa học Quảnlý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 40 [...]... quản trị doanhnghiệp CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CƠCẤUTỔCHỨCỞDOANHNGHIỆPVIỄNTHÔNGVĨNHPHÚC 2.1.TỔNG QUAN VỀ DOANHNGHIỆP 2.1.1.Tên doanhnghiệp Tên tổchức : DoanhnghiệpViễnThôngVĩnhPhúc Tên giao dịch quốc tế: VinhPhuc Telecommunications Có trụ sở chính tại số 2 đường Kim Ngọc-Phường Ngô Quyền -Thành phố Vĩnh Yên-Tỉnh VĩnhPhúc 2.1.2.Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanhViễnthôngVĩnh Phúc. .. chế hóa cơcấutổchứcSơ đồ cơcấutổchức Mô tả vị trí công tác Quyền hạn và quyết định Sơ đồ 1.12.Quá trình xây thể chế hóa cơcấutổchức 1.3.5.Nội dung của việc hoàn thiệncơcấutổchức (12) Hoàn thiệncơcấutổchức trong doanhnghiệp đang hoạt động được bắt đầu bằng công việc nghiên cứu kỹ lưỡng cơcấu hiện tại sau đó sẽ tiến hành đánh giá các hoạt động của doanhnghiệp theo những cắn cứ, chuẩn... đạo tổchức Kế hoạch Tin học Mạng Sản phẩm tin học Đầu tư Thu cước Tài chính Kĩ thuật Chủ nhiệm dự án A Chủ nhiệm chương trình Sơ đồ1.7.Mô hình tổchức bộ phận theo ma trận 1.3.THIẾT KẾ CƠCẤUTỔCHỨC 1.3.1.Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấutổchức 1.3.1.1.Chiến lược của tổchức Chiến lược và cơ cấutổchức là hai mặt không thể tách rời trong việc thực hiện các mụch tiêu chiến lược của tổ chứcCơcấu tổ. .. cấutổchức là quá trình lực chọn và triển khai mộtcơcấutổchức phù hợp với chiến lược và những điều kiện môi trường của tổchức (1) Nghiên cứu và dự báo các ảnh hưởng lên cơcấutổchức nhằm xác định mô hình cơcấu tổng quát Chuyên môn hóa công việc Xây dựng các bộ phận và phân hệ cơcấu Thể chế hóa cơcấutổchức 10,11 Tóm tắt Giáo trình Khoa học Quảnlý (Tập II)- TS.Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị... Bảng 2.3: Thống kê cơcấu lao động ở VTVP 1/2008 Cơcấu STT Đơn vị Tổng số Nam Nữ Biên Hợp Biên Hợp chế đồng chế đồng 1 Văn phòng Viễnthông tỉnh 42 26 4 11 1 2 Trung tâm Viễnthông 1 74 46 7 16 5 3 Trung tâm Viễnthông 2 13 4 0 8 1 4 Trung tâm ViễnthôngPhúc Yên 38 29 5 4 0 5 Trung tâm Viễnthông Mê Linh 41 27 10 4 0 6 Trung tâm ViễnthôngVĩnh Tường 42 31 9 1 1 7 Trung tâm Viễnthông Yên Lạc 27 27... mạng lưới thông tin liên lạc VĩnhPhúc mới được phát triển cao, trở thành một phương tiện hữu hiệu phục vụ cách mạng phục vụ nhân dân Từ trước năm 2008, Bưu điện tỉnh VĩnhPhúc (sau nay được tách ra thành ViễnthôngVĩnhPhúc và Bưu điện Vĩnh Phúc) có đơn vị tiền thân mang những tên gọi khác nhau ( lúc thì Bưu điện Phúc Yên, Vĩnh Yên, Vĩnh phú, rồi VĩnhPhúc ) quảnlý tập trung tất cả quảnlý tập trung... máy điện thoại trên 100 dân là 18 - Doanh thu truy cập Internet tốc độ cao ADSL-VNN đạt 30 tỷ 2.2.THỰC TRẠNG VỀ CƠCẤUTỔCHỨC CỦA VTVP 2.2.1.Sơ đồ cơcấutổchức VTVP Sơ đồ 2.4.Sơ đồ cơcấutổchức của VTVP ViễnthôngVĩnhPhúc Phòng Kế hoạch Kinh doanh Phòng Đầu tưXây dựng cơ bản Phòng Tổchức Cán bộ Lao động -Tiền lương Phòng Kế toán Thống kê Tài chính Phòng Tổng hợp Hành chính ... quốc tế và khu vực Môi trường quốc gia Môi trường nghành TổchứcSơ đồ 1.8.Môi trường xung quanh tổchức 1.3.2.Những yêu cầu đối với cơcấutổchức (9) - Tính thống nhất trong mục tiêu : mộtcơcấutổchức được coi là hiệu quả khi nó liên kết được tất cả các bộ phận, phân hệ cùng hoạt động vì mục tiêu chung của tổchức - Tính tối ưu: Cơcấutổchức phải có đầy đủ tất cả các bộ phận, phân hệ con người,... lý PGĐ Nhân sự TP Hành chính PGĐ Kinh Quản trị doanhQuảnlý khu vực quần áo trẻ em Quảnlý khu vực quần áo Thanh niên PGĐ Tài chính TP Tài chính Kế toán Thống kê Quảnlý khu vực quần áo Trung niên Sơ đồ 1.5.Mô hình tổchức bộ phận theo đối tượng khách hàng ở công ty may 1.2.3.4.Mô hình tổchức bộ phận theo đơn vị chiến lược(5) Cơsở hình thành : khi mối quan hệ giữa các bộ phận, phân hệ trong tổ chức. .. trường Lập kế hoạch tài chính Quảng cáo Kế toán tổng hợp Bán hàng Kế toán chi phí Quảnlý bán hàng Thống kê và xử lýsố liệu Sơ đồ 1.3.Mô hình tổchức bộ phận theo chức năng ởmột công ty Thương mại “Khả năng ứng dụng : mô hình này được sử dụng trong mộtgiai đoạn phát triển nào đó khi mà tổchức hoạt động ở quy mô vừa và nhỏ trong 1 lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thi trường” Nếu tổchức hoạt động trên nhiều . dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp trong môi trường hiện đại Chương II: Thực trạng về cơ cấu tổ chức ở Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc Chương III: Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức. LUẬN VĂN: Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý ở Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, sự kết hợp giữa VT- CNTT- Internet đã trở. trình độ năng lực, cơ cấu gọn nhẹ, mềm dẻo linh hoạt phù hợp với điều kiện hội nhập. “ Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý ở Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc Bố cục bài viết