Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Việt Nam (2).DOC

Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Việt Nam

mục lục

Lời nói đầu 2

Chơng I: Một số vấn đề về thiết kế và xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp trong môi trờng kinh tế xã hội hiện đại 3

I Lý luận chung 3

1 Khái niệm về tổ chức và cơ cấu tổ chức 3

2 Vai trò của cơ cấu tổ chức 4

3 Những cơ cấu tổ chức cơ bản 4

4 Các nhân tố ảnh hởng tới cơ cấu tổ chức 15

5 Thiết kế cơ cấu tổ chức 16

II Mô hình cơ cấu tổ chức trong môi trờng kinh tế xã hội hiện đại 19

1 Đặc điểm môi trờng kinh tế xã hội hiện đại 19

2 Một số nguyên tắc và yêu cầu đối với một cơ cấu tổ chức hiện đại 19

Chơng II: Thực trạng cơ cấu tổ chức trong môi trờng kinh tế xã hội hiện đại tại Việt Nam 22

I Mô hình cơ cấu tổ chức công ty Sữa Việt Nam - Vinamilk 22

1 Sơ đồ tổ chức 22

2 Phân tích sơ đồ tổ chức 22

II Mô hình cơ cấu tổ chức Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam 23

1 Sơ đồ tổ chức 24

2 Phân tích tổ chức 25

Lời kết 27

Danh mục tài liệu tham khảo 28

1

Lời nói đầu

Trong điều kiện hội nhập nền kinh tế hiện nay, để đáp ứng đợc yêu cầucủa thị trờng cạnh tranh thì cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp cần phải hoànthiện để có thể nâng cao vị thế và khả năng cạnh tranh trên thị trờng Khaithác đầy đủ tiềm năng nh thế nào để nâng cao hiệu quả quản lý và năng lựcquản lý doanh nghiệp tối đa là vấn đề nhiều nhà quản lý doanh nghiệp chú ý

Và một trong những giải pháp để đạt đợc mục tiêu trên là ở công tác tổchức và thiết kế cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức phù hợp với

đặc điểm sản xuất kinh doanh thì sẽ giảm thiểu đợc chi phí, tăng khả năngthực hiện mục tiêu, tăng u thế cạnh tranh

Chính vì vậy em đã chọn đề tài: "Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ

chức trong doanh nghiệp Việt Nam".

Chơng I: Một số vấn đề về thiết kế và xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp trong môi trờng

kinh tế xã hội hiện đại

I Lý luận chung

1 Khái niệm về tổ chức và cơ cấu tổ chức

a Tổ chức là một chức năng của quá trình quản lý (động từ theo nghĩahẹp) bao gồm việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực con ngời và gắn liền với conngời là các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công các kế hoạch của tổchức 3

Hình 1: Logic của quá trình quản lý tổ chức

(Nguồn: Giáo trình Khoa học quản lý I – trang 26 trang 26) Trong sơ đồ trên ta thấy quá trình quản lý là sự lặp đi lặp lại của 4 côngviệc: Lập kế hoạch, tổ chc, lãnh đạo Nhằm mục đích biến các nguồn lực đầuvào là: Nhân lực, tài lực, vật lực, thông tin thành kết quả đầu ra đạt mục đích,

đạt và đúng mục tiêu với hiệu quả cao nhất

Không thể khẳng định chức năng nào quan trọng nhất trong quá trìnhquản lý nhng có thể khẳng định chức năng tổ chức là chức năng cơ bản trongquá trình quản lý đóng vai trò sắp xếp nguồn lực và thể chế hoá cơ cấu tổ chức

để hoàn thành kế hoạch cũng nh mục tiêu của tổ chức

b Cơ cấu tổ chức (chính thức) là một tổng thể các bộ phận (đơn vị và cánhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá, có nhiệm vụ,quyền hạn và trách nhiệm nhất định, đợc bố trí theo những cấp, những khâukhác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới các mục tiêu

2 Vai trò của cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức theo tuyến là tổ chức quân sự ít nhất là từ Fréderic Đại

đế của nớc Phổ (trị vì từ năm 1740 – trang 26 1786) quân đội của ông đã trở thànhhình mẫu của cách tổ chức máy móc

Suốt thế kỷ 19 có nhiều ý định quy tắc hoá và khuyến khích các t tởngdẫn đến tổ chức và quản lý lao động có hiệu quả Tuy vậy, phải đến đầu thế kỷ

20 thì tất cả các t tởng này mới đợc tổng hợp lại và một lý thuyết tổng quát về

tổ chức và quản lý mới đợc đề ra hình thành trờng phái quản lý cổ điển.Những đại diện tiêu biểu cho lý thuyết quản lý cổ điển là Henri Fayol- ngờiPháp, F.W Mooney – trang 26 ngời Mỹ và Lyndall Urwick – trang 26 ngời Anh

Bảng 1: Những nguyên tắc của trờng phái quản lý cổ điển

(Gareth Morgan: Cách nhìn nhận tổ chức từ nhiều góc độ)

Thống nhất điều khiển: Một nhân viên chỉ nhận lệnh từ một cấp độ trên duy nhấtNgôi thứ: Quyền của cấp trên đối với cấp dới đi từ trên xuống dới

trong tổ chức Dây chuyền này, bắt nguồn từ nguyên tắctrên, phải phục vụ cho việc truyền đạt và ra quyết định

Số nhân viên dới quyền

kiểm tra của một ngời:

Số lợng các cá nhân dới quyền một ngời không đợc quá

đông, nếu không sẽ gây ra các vấn đề về truyền đạt và chiphối

Ngời quản lý cố vấn và

quản lý kinh doanh:

Ngời quản lý cố vấn có thể thực hiện các công việc quantrọng nhng phải lu ý không bao giờ lấn quyền ngời quản

lý tuyến

Tính chủ động: Khuyến khích ở mọi cấp của tổ chức

Phân công lao động: Sự chỉ đạo phải tìm cách đạt tới một mức độ chuyên sâu

cho phép thực hiện mục đích của tổ chức một cách hiệuquả

Quyền lực và trách

nhiệm:

Phải tính đến quyền điều khiển và đòi hỏi sự chấp hành,phải đạt đến sự cân bằng giữa quyền lực và trách nhiệm.Tập trung quyền lực: ít nhiều phải luôn luôn có việc tập trung quyền lực nhng

phải thay đổi để sử dụng tối u khả năng của đội ngũ cánbộ

Kỷ luật: Sự tuân lệnh, sự thực hiện, sự cơng quyết, cách xử sự và

dấu hiệu bên ngoài phải phù hợp với quy chế và tập quán

tổ chức

Lợi ích riêng phải phục

tùng lợi ích chung:

Nhờ tính cơng quyết, tính gơng mẫu, sự thông cảm đúng

đắn, và sự thờng xuyên giám sát

Công lý: Dựa trên lòng tốt và công bằng nhằm đa đội ngũ cán bộ đi

đến thực hiện các nhiệm vụ chức năng của mình: trả công

đứng đắn nhằm khuyến khích tinh thần, không rơi vào trảcông quá mức

Để thúc đẩy sự hài hoà - nguồn gốc của sức mạnh

Các sơ đồ cơ cấu tổ chức theo tuyến:

Hình 2a: Cơ cấu tổ chức theo tuyến giản đơnMô hình này thờng thấy ở các hộ kinh doanh nhỏ, các nhóm làm việc Vídụ: nhóm nông dân gặt lúa trên ruộng hoặc hộ gia đình kinh doanh dịch vụxay xát lúa gạo

Hình 2b : Cơ cấu tổ chức theo tuyến mở rộng theo chiều

Nhắc đến quản lý khoa học, cơ cấu tổ chức máy móc không thể khôngnhắc tới Frederick Taylor – trang 26 ngời đi tiên phong trong “tổ chức lao động mộtcách khoa học” hay “lãnh đạo doanh nghiệp một cách khoa học” Taylor chủtrơng 5 nguyên lý7 cơ bản có thể tóm tắt nh sau:

1 Ngời lãnh đạo phải đảm nhận tất cả trách nhiệm tổ chức công việc:

ngời lãnh đạo phải đảm nhận hoàn toàn việc suy nghĩ và kê hoạch hoá, thiết

kế suy nghĩ công việc, còn ngời lao động chỉ thực hiện nhiệm vụ mà thôi.

2 Phải dùng các phơng pháp khoa học: để xác định phơng pháp hiệu quả

nhất khi thực hiện công việc, chuẩn bị nhiệm vụ của ngời công nhân theo quan điểm này, đồng thời nêu rõ cách thức thực hiện một cách chính xác.

3 Lựa chọn ngời giỏi nhất để thực hiện nhiệm vụ

4 Đào tạo ngời công nhân làm việc hiệu quả

5 Giám sát kết quả của ngời lao động để đảm bảo cho họ sử dụng đợc

các phơng pháp thích hợp và đạt kết quả mong muốn.

5

Đợc sử dụng có hệ thống, 5 nguyên lý của Taylor hình thành các tổ chứcmáy móc, trong đó mọi ngời thực hiện các nhiệm vụ nhỏ, chuyên sâu theo hệthống thiết kế, phân công lao động và đánh giá kết quả khá phức tạp Nó làmtăng năng suất lao động, thúc đẩy thay thế nhân lực chuyên môn bằng côngnhân công không lành nghề.

Cách thức tổ chức này ngự trị các nhà máy, xí nghiệp phơng tây suốt nửathế kỷ 20, làm nâng cao đáng kể năng suất lao động Điển hình có thể kể đếncác cửa hàng thức ăn nhanh Mc Đonal và dây chuyền sản xuất ô tô của HenryFord

Dây chuyền Mc Donald’s khá nổi tiếng vì u điểm của nó trong phục vụthức ăn nhanh Doanh nghiệp này đã cơ giới hoá tổ chức lao động đối với tấtcả các công ty con của mình trên toàn thế giới để chỗ nào sản phẩm cũnggiống nhau Hãng chú ý đến một công chúng đợc lựa chọn kỹ càng và phục vụ

họ một cách chính xác theo “ khoa học bánh mì kẹp thịt” Mc Donald’s córiêng “Trờng đại học bánh mỳ kẹp thịt”, ở đó dạy môn học này cho giám đốccác công ty con, đã xuất bản 1 tập chỉ dẫn chi tiết cho giám đốc các công tycon về các công việc hàng ngày trong nội bộ hệ thống kinh doanh

Nhìn một cách toàn diện cơ cấu tổ chức ktheo tuyến mang hình ảnh một

tổ chức máy móc có những mặt mạnh và điểm yếu nhất định

Các mặt mạnh của cơ cấu tổ chức theo tuyến:

1 Phù hợp với các nhiệm vụ đơn giản

2 Khi môi trờng ổn định đạt tới trạng thái đảm bảo thì vận hành tốt

3 Khi muốn sản xuất một sản phẩm nhất định trong một thời gian dài

4 Khi độ chính xác là một tiêu chuẩn quan trọng

5 Khi các yếu tố con ngời của “máy móc” đợc tuân thủ và hoạt động

nh dự kiến

6 Bất kỳ thành viên nào trong tổ chức cũng biết đích xác thủ trởng trựctiếp và duy nhất của mình

Những hạn chế của cơ cấu tổ chức theo tuyến:

1 Đây là một loại hình tổ chức rất khó thích nghi với hoàn cảnh vì nóthiết ké để đạt đợc mục tiêu định trớc chứ không phải để đổi mới

2 Gây tình trạng quan liêu, thiển cận, cứng nhắc

3 Có những hậu quả bất ngờ ngoài mong muốn nếu nh lợi ích ngời làmviệc đứng trên mục tiêu của tổ chức

4 Có tác động không tốt đến sức khoẻ tâm thần của nhân viên cấp dớicho công việc đơn điệu

5 Ngời quản lý phải giải quyết những nhiệm vụ phức tạp và phải chỉ đạocho thuộc cấp của mình mọi vấn đề trong công tác.

Một số mô hình thực tế tổ chức theo tuyến:

Hình 2c: Cơ cấu tổ chức theo tuyến trong quán ăn nhỏ

Hình 2d: Cơ cấu tổ chức theo tuyến trong doanh nghiệp sản xuất

Nh đã trình bày ở trên, cơ cấu tổ chức theo tuyến với các mặt mạnh và yếu của nó chỉ phù hợp với một số tổ chức nhất định Để thay thế cơ cấu tổ chức theo tuyến ngời ta đa ra cơ cấu tổ chức theo chức năng.

b Cơ cấu tổ chức năng:

Một trong những hạn chế của cơ cấu tổ chức theo tuyến là đòi hỏi ngờiquản lý phải có tầm hiểu biết rộng vì nếu hạn chế về một mặt chuyên môn nào

đó, ngời quản lý có thể có những chỉ đạo sai

Để khắc phục hạn chế trên, ngời ta sử dụng cơ cấu tổ chức theo chứcnăng, chuyên môn hoá việc chỉ đạo công việc, đợc giao cho những ngời đãnghiên cứu cẩn thận từng mặt của công việc, và do đó mà sẽ cho đạo đúng đắnhơn và có khoa học hơn

Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng cơ bản nhất là mô hình tổ chứctrong một trờng học nhỏ

7

Tổng giám đốc

Giám đốcChi nhánh 1 Chi nhánh 2Giám đốc Chi nhánh 3Giám đốc Chi nhánh 4Giám đốc

Quản đốc phân x ởng 1 phân x ởng 2Quản đốc

Hình 3a: Cơ cấu tổ chức theo chức năng trong trờng học

Trong mô hình trên, mỗi học sinh trực thuộc 3 giáo viên phụ trách 3 mônkhác nhau Trong giờ học của giáo viên nào thì học sinh nhận sự chỉ dẫn vàlãnh đạo trực tiếp từ giáo viên đó Giả sử giáo viên môn toán đồng thời là giáoviên chủ nhiệm thì ngoài giờ học của các giáo viên khác, giáo viên toán cũngphụ trách kiêm công tác quản lý học sinh của lớp

Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng ở các doanh nghiệp có chi nhánh:

Hình 3b: Cơ cấu tổ chức theo chức năng trong doanh nghiệp

Theo mô hình trên, giám đốc phụ trách chung, các phó giám đốc chuyênmôn phụ trách từng vấn đề chuyên môn cụ thể Mỗi chi nhánh của công tychịu sự quản lý đồng thời của cả 4 phó giám đốc chuyên môn

Sự khác nhau giữa cơ cấu tổ chức theo chức năng ở trên so với cơ cấu tổchức theo tuyến (hình 2d) đợc thể hiện khá rõ Trong hình 2d, tổng giám đốc

và giám đốc các chi nhánh phải có kiến thức đầy đủ về các chuyên môn từmarketing, nhân sự, sản xuất đến tài chính Trong khi đó ở hình 3b, từngchuyên môn có các phó tổng giám đốc phụ trách, tổng giám đốc chỉ cònnhững nhiệm vụ về hành chính và tổ chức chung

Các mặt mạnh của cơ cấu tổ chức theo tuyến:

1 Phát huy đầy đủ u thế nhân lực tài nguyên và u thế kỹ thuật, hiệu suấtcao

2 Xây dựng các ngành chức năng, giảm nhẹ áp lực ngời quản lý caonhất, có lợi cho việc tập trung sức lực giải quyết vấn đề chiến lợc.

Những hạn chế của cơ cấu tổ chức theo tuyến:

1 Nhiều đầu cuối lãnh đạo, cấp dới không biết lắng nghe ai, khó lựachọn

2 Không có lợi cho việc đào tạo quản lý toàn diện

* Tổ chức là tập hợp của hai hoặc nhiều ngời cùng hoạt động trong mộthình thái nhất định để đạt đựơc những mục đích chung Mà chúng ta đều biếtrằng mọi ngời sẽ làm việc tốt hơn khi mà nhiệm vụ họ đợc giao làm họ phấnchấn và quá trình kích thích dựa trên khả năng của mọi ngời thực hiện côngviệc và đợc đãi ngộ đúng với nhu cầu cá nhân của họ Mỗi con ngời là mộtchỉnh thể sinh học và xã hội phức tạp, có những nhu cầu và động lực khácnhau

Mặt khác, chúng ta có thể thấy rõ ràng rằng mỗi mô hình tổ chức đơnthuần đã nêu trên đều có những nhợc điểm do đó chỉ có thể hoạt động những

điều kiện môi trờng tơng đối ổn định, ít biến động Xong, trên thực tế, môi ờng quanh tổ chức luôn phức tạp Do đó, ngời quản lý khi thiết kế cơ cấu tổchức khắc phục bằng cách phối hợp hai hoặc nhiều tổ chức dơn giản thànhmột mô hình tổ chức hỗn hợp thờng đợc gọi là mô hình tổ chức ma trận

Hình 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức ma trận

Hình 6: Dạng tổng quát của một cơ cấu tổ chức ma trận

Mô hình ma trận là sự kết hợp nhiều mô hình cho phép tổ chứclợi dụng

đợc u thế của các mô hình tổ chức chính đồng thời giảm đựơc ảnh hởng củacác nhợc điểm của nó

Một số u điểm khác của cơ cấu tổ chức hỗn hợp (ma trận)

* Giúp xử lý các tình huống hết sức phức tạp

* Có tác dụng tốt với các tổ chức lớn

* Cho phép chuyên môn hoá một số cơ cấu tổ chức

Một số hạn chế của cơ cấu tổ chức hỗn hợp (ma trận)

Tổ chức học tập cũng đợc áp dụng thành công cho doanh nghiệp Điểnhình là tập đoàn thức ăn nhanh Taco Bell – trang 26 thuộc tập đoàn quốc tế PepsiCo.Trong nửa đầu thập niên 90 của thế kỷ 20, mô hình này đã đa Taco Bell trở

thành thơng hiệu thức ăn nhanh đứng thứ 3 thế giới (Website:www.tacobell.com).

Hình 7: Mô hình tổ chức học tập

Tổ chức học tập là hình mẫu tổ chức điển hình nhất gắn với ẩn dụ tổ chức

là một bộ não Trong đó thông tin thông suốt là điều kiện tiên quyết cho sựduy trì tổ chức nh tác giả Gareth Morgan đã kết luận trong “Cách nhìn nhận tổchức từ nhiều góc độ”, chơng 4: Hớng tới khả năng tự tổ chức, trang 86

Mô hình tổ chức học tập làm cho tổ chức chức nên linh hoạt hơn với biến

động của môi trờng, giảm thiểu chi phí quản lý do cắt giảm các vị trí quản lýtrung gian Xong cũng không phải là mô hình tối u vì một số lý do sau: trớchết để duy trì thông tin hữu ích đến từng đơn vị nhóm cơ bản là việc không dễthực hiện, đặc biệt là tổ chức lớn và trải rộng trên nhiều khu vực địa lý cách xanhau; mặt khác nhóm cơ bản không cần ngời quản lý chỉ khi nội dung côngviệc đơn giản để mỗi thành viên trong nhóm có thể làm tất cả các công việccủa nhóm, đối với các nhiệm vụ phức tạp cần chuyên môn hoá thì không thểxây dựng các nhóm cơ bản này, do đó tổ chức học tập trở nên phi thực tế

* Hệ thống tổ chức lãnh đạo 2 chiều:

(Nguồn: P.M Kec-gien-txep, Những nguyên lý của công tác tổ chức, Nhà

xuất bản lao động – trang 26 1974, trang 57)_ có điều chỉnh tên gọi hành chính cho phù hợp với thực tế Việt Nam.

4 Các nhân tố ảnh hởng tới cơ cấu tổ chức

Các phân hệ của tổ chức xét theo ẩn dụ sinh học – trang 26 tổ chức nh một hệ

mở – trang 26 có thể xem nh là cơ sở để xem xét các yếu tố ảnh hởng cơ cấu tổ chức

b Quy mô tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức.

Tổ chức có quy mô lớn, hoạt động phức tạp thờng có mức độ chuyênmôn hoá, hình thức hoá cao hơn, nhng lại ít tập trung hơn các tổ chức nhỏ,thực hiện các hoạt động không quá phức tạp

c Công nghệ

Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà tổ chức sử dụng ảnh ởng tới cơ cấu tổ chức Ví dụ: Tổ chức theo tuyến (mô hình tổ chức máy móc)

h-13

hình thành là do các dây chuyền sản xuất Tổ chức học tập mà Taco Bell ápdụng nh trình bày ở phần trên sẽ không thể hiệu quả nếu không có hỗ trợ củacông nghệ thông tin, do tổ chức học tập đòi hỏi phải cập nhật thông tin chínhxác và liên tục thì các nhóm mới ra quyết định đúng đắn.

Cũng cần chú ý là thờng thì cơ cấu tổ chức thờng đi sau các nhu cầu côngnghệ, gây sự chậm trễ việc khai thác công nghệ mới

d Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực

Thái độ của lãnh đạo cao cấp, phong cách và phơng pháp lãnh đạo đợclựa chọn sẽ chi phối cách xây dựng tổ chức - đã phân tích trong phần tác độngcủa cơ cấu tổ chức đến phơng pháp lãnh đạo

Bên cạnh đó, năng lực của đội ngũ nhân viên cũng tác động đến cơ cấu tổchức Trình độ nhân lực cao thì cần trao quyền tự chủ nhiều hơn, khuyếnkhích sáng tạo và ngợc lại

e Môi trờng

Môi trờng ổn định hay môi trờng nhiều biến động, môi trờng có nguồnlực phong phú và môi trờng khan hiếm nguồn nhân lực phải có cơ cấu tổ chứckhác nhau để thích ứng với môi trờng

5 Thiết kế cơ cấu tổ chức

a Những yêu cầu đối với cơ cấu:

* Tính thống nhất trong mục tiêu

*Tính tối u nghĩa là cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ, bộ phận vàcon ngời (không thừa, không thiếu) để thực hiện các hoạt động cần thiết

* Tính tin cậy: cơ cấu tổ chức đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủcho thông tin của tổ chức

* Tính linh hoạt: tổ chức phải có khả năng thích ứng với môi trờng và cókhả năng phản ứng tốt với thay đổi của môi trờng trong cũng nh ngoài tổ chức

Ví dụ: một số lãnh đạo của tổ chức bất ngờ bị loại ra thì vẫn có thể có ngờithay thế

* Tính hiệu quả: cơ cấu tổ chức đảm bảo thực hiện mục tiêu với chi phínhỏ nhất

* Tính đồng dạng trong cơ cấu tổ chc12 Những ngời có cùng một cơng vị

nh nhau có tên gọi giống nhau

b Những nguyên tắc tổ chức

* Nguyên tắc xác định theo chức năng

* Nguyên tắc giao quyền cho kết quả mong muốn

* Nguyên tắc bậc thang