Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty Chứng khoán SeABANK.DOC

Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty Chứng khoán SeABANK

1.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức……… 6

1.1.3 Các thuộc tính cơ bản của tổ chức……… 7

1.1.4 Phân loại cơ cấu tổ chức……… 14

1.1.4.1 Theo phương thức hình thành các bộ phận……… 14

1.1.4.2 Theo số cấp quản lý……… 23

1.1.4.3 Theo quan điểm tổng hợp……… 25

1.1.5 Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức……… 26

1.2.2 Các dạng cơ cấu công ty chứng khoán……… 33

1.2.2.1 Mô hình công ty chứng khoán đa năng……… 33

1.2.2.2 Mô hình công ty chứng khoán chuyên doanh……… 35

1.2.2.3 Một vài công ty chứng khoán điển hình……… 36

1.2.3 Mô hình CTCK tại Việt Nam……… 41

1.2.3.1 Mô hình CTCK đa năng một phần tại Việt Nam……… 42

1.2.3.2 Mô hình công ty chứng khoán chuyên doanh tại Việt Nam……… 44

Chương 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI SEABS……… 46

2.1 Tổng quan Công ty chứng khoán SeABANK……… 46

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển……… 46

2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ tại SeABS……… 46

2.1.3 Chiến lược phát triển……… 47

2.1.4 Lực lượng nhân sự công ty……… 47

2.1.5 Tình hình hoạt động tại SeABS:……… 49

2.2 Cơ cấu tổ chức tại SeABS……… 51

2.3 Nhận định về cơ cấu tổ chức công ty chứng khoán SeBANK……… 60

Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI SEABS…… 64

3.1 Những nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức SeABS……… 64

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức SeABS……… 66

3.2.1 Sáp nhập bộ phận dịch vụ KH với bộ phận PR&Marketing……… 66

3.2.2 Thành lập phòng Marketing tại chi nhánh TP HCM……… 67

3.2.3 Mở phòng giao dịch Ngân hàng SeABANK tại sàn công ty……… 68

3.2.4 Nâng cao vai trò, chức năng phòng PR & Marketing……… 70

3.2.5 Mở rộng địa bàn hoạt động……… 71

3.2.6 Đưa Phòng Pháp chế vào hoạt động……… 72

3.2.7 Đầu tư các phần mềm công nghệ mới trong hoạt động tác nghiệp………… 73

KẾT LUẬN……… 75

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……… 76

OTC (Over the Counter): Giao dịch chứng khoán chưa niêm yết; PR (Public Relation): Quan hệ công chúng;

SCIC: Tổng công ty Đầu tư và Kinh Doanh vốn Nhà Nước; SeABANK: Ngân hàng TMCP Đông Nam Á;

SeABS: Công ty cổ phần Chứng khoán Ngân hàng TMCP Đông Nam Á; TGĐ: Tổng giám đốc;

TMCP: Thương mại cổ phần;

TNHH: Công ty trách nhiệm hữu hạn;

TNHHMTV: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; TVTCDN: Tư vấn Tài chính Doanh nghiệp;

UBCKNN: Uỷ ban Chứng khoán Nhà Nước

LỜI MỞ ĐẦU

Sau mỗi khoá học, việc thực tập nhằm tiếp xúc với thực tế và kiểm định lý thuyết đã được học trở thành một bộ phận không thể thiếu quá trình học tập của mỗi sinh viên kinh tế Được sự giới thiệu của Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân và sự đồng ý tiếp nhận của Công ty Cổ phần Chứng khoán Ngân hàng TMCP Đông Nam Á, tôi đã có cơ hội được tham gia thực tập tại quý công ty Trong thời gian thực tập, tôi đã có được những tiếp xúc ban đầu với các công việc thực tế, được tìm hiểu các thông tin về công ty Dưới đây, tôi xin được trình bày những kết quả đã thu hoạch được trong thời gian thực tập của mình.

Là một sinh viên Khoa Khoa Học Quản Lý, tôi lựa chọn đề tài báo cáo về cơ cấu tổ

chức của công ty với đề tài mang tên:”Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty Chứng khoán SeABANK” Là đề tài gắn liền với các kiến thức đã học được tại

Khoa Bố cục bài viết được chia thành:

- Chương 1: Những vấn đề lý luận về cơ cấu tổ chức; - Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức tại SeABS;

- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức Cty Chứng khoán SeABANK Do kiến thức còn nhiều hạn chế nên không thể tránh khỏi những sai sót trong quá trình thực hiện đề tài, nhất là những nhận định mang tính chủ quan của bản thân Rất mong nhận được sự cảm thông của các thầy, các cô, Ban lãnh đạo Công ty Chứng khoán SeABANK và các bạn.

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo công ty chứng khoán Seabank, các anh chị Phòng Tư Vấn Tài Chính Doanh Nghiệp cùng toàn thể cán bộ nhân viên Công ty Chứng khoán SeABANK đã tiếp nhận tôi vào thực tập tại quý công ty, tận tình hướng dẫn tôi trong quá trình thực tập, cung cấp cho tôi các thông tin cần thiết trong quá trình viết đề tài Đặc biệt cảm ơn TS Bùi Đức Thọ đã tận tình giúp đỡ và hướng dẫn tôi hoàn thành bài viết này.

Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2008

Chương 1

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC

1.1.Cơ cấu tổ chức

I.1.4 Khái niệm về Tổ chức:

Cơ cấu tổ chức là cách thức hình thành nên một tổ chức Ở đây, tổ Chức có thể được hiểu theo nhiều nghĩa, nhưng tựu chung lại ta có thể hiểu tổ chức theo 3 phương diện sau:

Thứ nhất, tổ chức theo nghĩa là một danh từ Tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung Điều đó có nghĩa tổ chức là một hệ thống, hệ thống này gồm nhiều cá nhân, các cá nhân hoạt động vì mục đích chung của tổ chức.

Thứ hai, nếu hiểu tổ chức là một động từ theo nghĩa rộng thì Tổ chức là một quá trình triển khai các kế hoạch Quá trình quản lý bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Việc xác định mục tiêu và cách thức để đạt được mục tiêu được hoạch định trong quá trình lập kế hoạch Và để đạt được mục tiêu đó thì cần được thực hiện trên thực tế bởi việc tổ chức thực thi kế hoạch Theo nghĩa này, tổ chức bao gồm việc xây dựng những hình thức làm khuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, chỉ đạo thực thi kế hoạch và kiểm tra đối với kế hoạch.

Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản lý, đó là động từ tổ chức được hiểu theo nghĩa hẹp Chức năng tổ chức bao gồm việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực con người gắn liền với những nguồn lực khác nhằm thực hiện tốt nhất các mục tiêu đề ra trong quá trình lập kế hoạch và tạo nền tảng tốt cho việc thực thi chức năng lãnh đạo và kiểm tra của tổ chức

Như vậy, tựu chung lại ta có thể hiểu chức năng tổ chức là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho chác cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất nhằm thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức.

Về hoạt động của tổ chức, ta có thể chia thành các công việc như sau:

- Phân tích mục tiêu chiến lược của tổ chức;

- Xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu; - Phân chia tổ chức thành các bộ phận để thực hiện các hoạt động;

- Xác định vị trí của từng bộ phận và cá nhân trong đó bao gồm cả việc phân cấp phân quyền và trách nhiệm của từng bộ phận;

- Đảm bảo các nguồn lực cho hoạt động của tổ chức.

Về bản chất, tổ chức là việc phân công lao động một cách khoa học nhất sao cho tiết kiệm được các nguồn lực trong tổ chức mà vẫn đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu đề ra Việc tổ chức phải đảm bảo phân cấp phân quyền một cách rõ ràng, chỉ rõ những nhiệm vụ, quyền hạn của các thành viên, và quan trọng hơn cả là phối hợp nhịp nhàng hoạt động của các thành viên trong tổ chức để có được kết quả tốt nhất trong việc thực hiện mục tiêu.

1.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức:

Trong tổ chức, việc sắp xếp phân chia các bộ phận, cá nhân; việc quy định quyền hạn nhiệm vụ của mỗi thành viên; việc tạo ra mối liên hệ giữa các bộ phận, các thành viên, xây dựng một quy trình làm việc liên hoàn là những công việc mang tính khoa học và nghệ thuật Khoa học ở chỗ nó mang tính ổn định cao, có những quy chuẩn nhất định Nó còn mang tính nghệ thuật vì nó đòi hỏi với mỗi tổ chức khác nhau, hoạt động trong những lĩnh vực đặc thù khác nhau đòi hỏi phải có một mô hình tổ chức phù hợp Đó là nhiệm vụ không đơn giản của việc xây dựng cơ cấu tổ chức.

Xác định mối quan hệ giữa những con người trong tổ chức chính là việc xây dựng cơ cấu tổ chức Mối quan hệ giữa con người với con người trong tổ chức bao gồm có mối quan hệ chính thức và mối quan hệ phi chính thức Mối quan hệ chính thức chính là việc xác định trách nhiệm, quyền hạn, phân cấp trong tổ chức Mốí quan hệ phi chính thức thể hiện ở việc mối quan hệ giữa các cá nhân trong tổ chức, bầu không khí tập thể Ở đây chúng ta chỉ quan tâm tới mối quan hệ chính thức trong tổ chức, và như vậy nghĩa là

chúng ta chỉ xét tới cơ cấu tổ chức chính thức trong tổ chức Theo đó, cơ cấu tổ chức được diễn đạt như sau:

Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định.

Như vậy có thể thấy việc xây dựng cơ cấu tổ chức bao gồm 2 công việc chủ đạo là: - Xây dựng các bộ phận của tổ chức, bố trí các cá nhân vào từng vị trí phù hợp - Xác định vị trí của từng bộ phận trong tổ chức, quy định mối liên hệ, quyền hạn trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân trong tổ chức.

1.1.3 Các thuộc tính cơ bản của tổ chức:

1.1.3.1 Chuyên môn hoá công việc:

Trong cơ cấu tổ chức, chuyên môn hoá chính là một đặc trưng cơ bản, đồng thời cũng là căn cứ để sắp xếp các cá nhân vào đúng vị trí trong tổ chức, nhằm thực hiện công việc một cách tập trung và mang lại hiệu quả cao nhất

Không một người nào xét trên phương diện tâm sinh lý có thể thực hiện được tất cả các công việc vủa một nhiệm vụ phức tạp, kể cả người đó có hội tụ đầy đủ các kỹ năng cần thiết, nhưng nguồn lực trong chính mỗi con người cũng có giới hạn nhất định, họ chỉ có thể làm tốt ở một hoặc một số khâu nào đó Chuyên môn hoá công việc sẽ tạo chia nhỏ một nhiệm vụ phức tạp thành những công việc đơn giản hơn rất nhiều Nhiệm vụ sẽ trở nên dễ dàng thực hiện hơn, cũng như dễ dàng trong việc đào tạo nguồn nhân lực Việc chuyên môn hoá biến mỗi người thành một chuyên gia trong một lĩnh vực, một công việc cụ thể Việc chuyên môn hoá tạo ra nhiều loại công việc với mức độ phức tạp và tính chất khác nhau, người lao động có thể dễ dàng lựa chọn cho mình một công việc phù với khả năng và lợi ích của họ.

Tuy vậy, việc chuyên môn hoá cũng có những hạn chế nhất định Hạn chế thể hiện ở chỗ các công việc được thực hiện một cách đơn điệu, lặp đi lặp lại Nó gây nên cảm giác

nhàm chán Điều đó làm hạn chế khả năng sáng tạo của con người do những hành động mang tính dập khuôn

1.1.3.2 Phân chia bộ phận tổ chức:

Phân chia bộ phận tổ chức là việc phân chia tổ chức thành các bộ phận theo các dựa trên việc phân tích các tiêu chí để đưa ra một mô hình tối phù hợp với tổ chức trong điều kiện tương tác với các ràng buộc của môi trường Đây là việc phân chia tổ chức thành nhiều bộ phận và tạo sự gắn kết giữa các bộ phận ấy với nhau Mỗi bộ phận được giao cho các quyền và đảm nhận một hoặc một số nhiệm vụ chính trong tổ chức.

Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của tổ chức, nó bao gồm các bộ phận mang tính độc lập tương đối thực hiện những hoạt động nhất định Việc hình thành các bộ phận của cơ cấu phản ánh quá trình chuyên môn hoá và tập trung chức năng quản lý theo chiều ngang Việc phân chia bộ phận trong tổ chức phải dựa trên quy mô và tính chất hoạt động của tổ chức Ngược lại, phân chia bộ phận tổ chức cũng chính là điều kiện tiền đề để mở rộng quy mô của tổ chức và mở rộng lĩnh vực kinh doanh.

Dựa vào quy mô và tính chất hoạt động, tổ chức có thể lựa chọn cho mình một mô hình cơ cấu tổ chức, hoặc có thể kết hợp nhiều dạng mô hình một các phù hợp Có nhiều dạng mô hình tổ chức khác nhau, ta có thể kể đến:

- Mô hình tổ chức đơn giản; - Mô hình tổ chức theo chức năng - Mô hình tổ chức theo sản phẩm; - Mô hình tổ chức theo khách hàng; - Mô hình tổ chức theo địa dư;

- Mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược; - Mô hình tổ chức theo quá trình;

- Mô hình tổ chức theo các dịch vụ hỗ trợ;

Những mô hình này xin được giới thiệu kĩ hơn ở phần sau.

1.1.3.3 Quyền hạn và trách nhiệm:

Mỗi bộ phận trong tổ chức đều được gắn liền với các quyền hạn và trách nhiệm nhất định Hai nhân tố này thường gắn liền với nhau theo mối tương quan tỉ lệ thuận Quyền hạn càng nhiều thì trách nhiệm cũng càng lớn.

Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức

Quyền hạn không gắn liền với mỗi cá nhân mà gắn liền với vị trí mà cá nhân đảm nhiệm, nghĩa là quyền không có liên quan gì tới phẩm chất cá nhân nắm giữ vị trí đó Khi người quản lý rời khỏi chức vụ đó thì quyền hạn không đi theo anh ta mà sẽ gắn liền với cá nhân thay thế vị trí đó.

Đi đôi với quyền hạn chính là trách nhiệm Khi người cán bộ giữ một chức vụ nào đó trong cơ cấu tổ chức, người đó sẽ nhận được những quyền hạn gắn liền với vị trí đó Tuy nhiên, kèm theo đó anh ta phải đảm bảo được những yêu cầu mà vị trí đó đòi hỏi

Trách nhiệm chính là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công.

Trách nhiệm phải tương ứng với quyền hạn được giao Nếu không sẽ gây ra hiện tượng lạm dụng quyền hạn được giao để chuộc lợi cá nhân, chuyên quyền độc đoán hoặc không quan tâm tới hậu quả việc làm của mình Trái lại, muốn cá nhân có trách nhiệm cao trong công việc thì phải giao cho họ một quyền lực tương ứng để có thể đủ khả năng hoàn thành trách nhiệm của mình.

Quyền hạn và trách nhiệm thể hiện mối quan hệ quyền lực trong tổ chức, là sợi dây gắn kết các bộ phận, cá nhân Đó là phương tiện, là công cụ để nhà quản lý ra quyết định chỉ đạo, phối hợp các đơn vị trong tổ chức Xét theo mối quan hệ trong quá trình quyết định, quyền hạn được phân chia thành:

- Quyền hạn trực tuyến; - Quyền hạn tham mưu; - Quyền hạn chức năng.

a, Quyền hạn trực tuyến

Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát hoạt động trực tiếp đối với cấp dưới

Trong cơ cấu tổ chức được phân chia ra làm nhiều cấp bậc Một cấp nào đó trong tổ hoạt động theo chỉ đạo của cấp trên và giao nhiệm vụ cho cấp dưới của mình, đó là quan hệ trực tuyến trong tổ chức Như vậy, mỗi cấp quản lý trực tuyến sẽ trở thành một mắt xích trong dây chuyền quản lý Hoạt động theo sự chỉ đạo của cấp trên, có trách nhiệm báo cáo lên cấp trên Giao quyền, giao việc và giám sát cấp dưới của mình.

b, Quyền hạn tham mưu

Tham mưu là việc điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đưa ra ý kiến tư vấn cho cấp quản lý cao hơn trong quan hệ trực tuyến, sản phẩm là các lời khuyên chứ không phải là các quyết định quản lý.

Việc thực thi quyền hạn này trong tổ chức là cần thiết, bởi người thực hiện là người tiếp cận gần gũi với vấn đề cần giải quyết, có kiến thức và kinh nghiệm để giải quyết vấn đề.

Hiện nay, trong quan hệ quyền lực có sự pha trộn giữa quyền hạn trực tuyến và quyền hạn tham mưu Việc phân định rạch ròi giữa hai mối quan hệ quyền lực này ngày càng trở nên khó khăn theo mức độ phức tạp của tổ chức Một vài yếu điểm có thể gặp trong mối quan hệ này là:

- Nguy cơ xói mòn quyền hạn trực tuyến, xảy ra khi người lãnh đạo không phân

biệt được rằng tham mưu là tư vấn chứ không phải quyết định, có sự ỷ lại vào thuộc cấp hoặc không có đủ năng lực để lãnh đạo.

- Thiếu trách nhiệm của các tham mưu Xảy ra khi bộ phận tham mưu không phải

là bộ phận thực hiện kế hoạch Họ đưa ra các kế hoạch, rất có thể không dựa trên thực tế, thậm chí ngầm phá hoại Các bộ phận khác có trách nhiệm thực hiện Và khi xảy ra sai sót, các bộ phận đổ lỗi cho nhau

- Nhận thức đúng đắn mối quan hệ quyền hạn, đâu là trực tuyến và đâu là tham mưu; - Làm cho trực tuyến lắng nghe tham mưu và việc sử dụng tham mưu là thường xuyên trong tổ chức.

- Đảm bảo cho tham mưu có đầy đủ thông tin; - Đảm bảo tham mưu toàn diện;

- Người tham mưu cần có trách nhiệm với vấn đề mà mình tư vấn.

Để thấy được mối quan hệ giữa quyền hạn trực tuyến và quyền hạn tham mưu, ta có thể xét qua mô hình sau đây:

Luồng quyền hạn trực tuyến Luồng quyền hạn tham mưu

GIÁM ĐỐC

TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC

c, Quyền hạn chức năng

Quyền hạn chức năng là quyền trao cho một cá nhân hay một bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của bộ phận khác.

Mối quan hệ quyền hạn chính thống trong tổ chức luôn là mối quan hệ trực tuyến Nhưng mối quan hệ quyền hạn chức năng trong tổ chức là cần thiết để tổ chức hoạt động có hiệu quả Mối quan hệ này thể hiện ở chỗ người lãnh đạo cấp trên trao cho thuộc cấp những quyền hạn nhất định nhằm giải quyết những vấn đề thuộc chuyên môn có liên quan đến các bộ phận khác trong tổ chức.

Ta có thể xét ví dụ, phòng nhân sự trong một doanh nghiệp không chỉ giải quyết những vấn đề trong nội bộ phòng mà là giải quyết vấn đề nhân lực cho toàn bộ doanh nghiệp Đó là chức năng đưa ra các chính sách về nhân lực, thủ tục tuyển chọn, bố trí, quản lý lương, thưởng, đào tạo, bồi dưỡng như vậy, phòng nhân sự có ảnh hưởng quyền lực đến tất cả các bộ phận khác như tài chính, sản xuất, marketing Bình thường, phòng nhân sự chỉ có chức năng hoạt động tác nghiệp và tư vấn để giám đốc đưa ra các quyết định đối với các bộ phận khác, nhưng khi giám đốc giao cho những người cố vấn này quyền đưa ra chỉ thị trực tiếp cho các bộ phận khác thì quyền hạn đó được gọi là quyền hạn chức năng.

1.1.3.4 Cấp bậc và phạm vi quản lý:

Cấp bậc và phạm vi quản lý hay cấp quản lý và tầm quản lý có mối quan hệ gắn bó mật thiết với nhau Nguyên nhân để phân chia tổ chức thành nhiều cấp khác nhau chính là do những giới hạn bởi tầm quản lý Mỗi một nhà quản lý muốn đạt hiệu quả cao trong công việc thì cần giới hạn số thuộc cấp của mình, vì khả năng của con người cũng là có giới hạn, cần tập trung quản lý một nhóm để có thể kiểm soát một cách tốt nhất các thuộc cấp của mình

Mỗi nhà quản lý có một tầm quản lý nhất định, tầm quản lý trong tổ chức phụ thuộc vào các yếu tố:

- Tính phức tạp trong hoạt động quản lý của tổ chức có mối tương quan tỷ lệ nghịch với tầm quản lý;

- Trình độ và ý thức tôn trọng của thuộc cấp;

- Sự rõ ràng trong phân định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm; - Năng lực hệ thống thông tin của tổ chức.

Tuỳ thuộc vào tính chất hoạt động cảu tổ chức và năng lực lãnh đạo của nhà quản lý mà cơ cấu của tổ chức có thể phân thành cơ cấu nằm ngang, cơ cấu hình tháp hay cơ cấu mạng lưới nếu xét theo số cấp quản lý.

1.1.3.5 Tập trung và phân quyền trong quản lý:

Tập trung là phương thức tổ chức trong đó mọi quyền ra quyết định đều tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức.

Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho những cấp bậc quản lý thấp hơn trong hệ thống thứ bậc Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi mà tổ chức đạt

tới một quy mô nhất định Việc phân quyền nhằm đảm bảo cho thuộc cấp có quyền ra quyết định trong phạm vi quyền lực được giao của mình nhằm tận dụng chuyên môn và giảm thiểu gánh nặng cho người quản lý cấp trên.

Tập trung và phân quyền là hai xu thế trái ngược, vì vậy cần đảm bảo một mối quan hệ phù hợp giữa hai xu hướng này Tập trung quá cao sẽ giảm chất lượng của các quyết định mang tính chiến lược khi mà các nhà quản lý cấp cao chú trọng quá nhiều vào các quyết định quản lý mang tính tác nghiệp, điều đó khiến vai trò của các vị trí quản lý cấp thấp hơn trở nên mờ nhạt, làm giảm sự quan tâm tới hiệu quả công việc, giảm tính tích cực và khả năng sáng tạo của họ Phân quyền cũng phải đảm bảo một giới hạn nhất định, phân quyền quá mức sẽ là nguy cơ tiềm ẩn của việc mất đi khả năng kiểm soát của cấp trên đối với cấp dưới Hoặc dẫn tới tình trạng lạm dụng quyền lực trong việc điều hành tổ chức Việc xác định mối quan hệ tỷ lệ giữa tập trung và phân quyền không phải là chuyện đễ dàng Hiện vẫn chưa có một mô hình chính thống nào xây dựng một mối tương quan cụ thể cho chúng, thường thì tập trung hay phân quyền phụ thuộc vào phong

cách lãnh đạo của người quản lý cấp cao nhất Nhưng một kết luận được rút ra là cần thiết phải tập trung ở quản lý cấp cao quyền ra các quyết định mang tính chiến lượcvà chính sách nhằm tạo ra khuôn khổ thống nhất cho hoạt động của toàn tổ chức Việc phân quyền và uỷ quyền sẽ được thực hiện ở các cấp quản lý thấp hơn.

Để phân quyền thực sự có hiệu quả, nhà quản lý cần:

- Thực sự tự giác giao cho cấp dưới quyền tự do để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ Để cấp dưới tự lựa chọn các công cụ, phương tiện và cách thức để hoàn thành nhiệm vụ Nếu có tác động chỉ là những hướng dẫn mang tính định hướng.

- Xây dựng một môi trường mở giữa cấp trên và cấp dưới, tạo ra sự hiểu biết để nhà quản lý có thể lựa chọn người thực hiện công việc phù hợp.

- Nhà quản lý cần có khả năng phân tích tốt để nắm rõ mục tiêu tổ chức, nhiệm vụ và năng lực nhân viên để làm chủ công tác uỷ quyền.

1.1.3.6 Sự phối hợp giữa các bộ phận:

Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con người, những bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức.

Nếu không có sự phối hợp, con người hay bộ phận không thể nhận thấy vai trò của mình trong tổng thể, có thể sẽ không nhận ra mục tiêu chung của tổ chức và như vậy dễ dẫn đến những hoạt động lệch lạc, theo đuổi mục tiêu riêng, đi ngược lại với mục đích chung của tổ chức.

Mục tiêu của việc phối hợp là đạt được sự thống nhất hoạt động của các bộ phận bên trong và cả bên ngoài của tổ chức Tuỳ thuộc vào tính chất công việc cụ thể cần thực hiện mà xây dựng mối liên hệ tác nghiệp giữa các bộ phận Công việc nào đòi hỏi nhiều bộ phận tham gia thì cần xây dựng mối liên hệ chặt chẽ giữa các bộ phận Mức độ phối hợp sẽ có hiệu quả cao đối với nững công việc không thường nhật và dễ gặp phải các tình huống khó dự đoán, thực hiện trong môi trường có sự thay đổi lớn, những công việc

Để việc phối hợp hoạt động giữa các bộ phận có hiệu quả, việc cần làm là:

- Xây dựng các kênh thông tin ngang dọc thông suốt giữa các bộ phận và các cấp quản lý.

- Duy trì mối liên hệ công việc trong quá trình tác nghiệp giữa các bộ phận - Duy trì mối liên hệ giữa tổ chức với môi trường.

Các công cụ dùng để phối hợp các bộ phận trong tổ chức là: - Kế hoạch;

- Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật; - Các công cụ cơ cấu; a, Mô hình tổ chức đơn giản:

Trong dạng mô hình này, không có sự phân chia thành các bộ phận riêng biệt, người quản lý trực tiếp thuê nhân công và điều hành công việc Mô hình này thường áp dụng với với các hộ kinh doanh nhỏ lẻ.

b, Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng:

Mô hình này được hình thành trên cơ sở hợp nhóm các cá nhân vào một đơn vị cơ cấu cùng hoạt động trong một lĩnh vực chức năng cụ thể, như nhân sự, tài chính, marketing, PR, sản xuất, kinh doanh…

Mỗi bộ phận được giao một quyền hạn và nhiệm vụ nhất định, chuyên môn hoá trong nhiệm vụ được giao, kết hợp với các bộ phận khác trong tổ chức cùng hoạt động và hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.

Mô hình này có thể được biểu diễn như sau:

Ưu điểm của mô hình này là:

- Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ lặp đi lặp lại hằng ngày; - Phát huy ưu điểm hơn chuyên môn hoá ngành nghề;

- Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu; - Đơn giản hoá đào tạo;

- Chú trọng tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên; - Tạo điều kiện kiểm tra chặt chẽ.

Nhược điểm của mô hình này là:

- Mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đưa ra các chỉ tiêu và chiến lược;

- Hạn chế phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung; - Thiếu trách nhiệm khi để xảy ra sai sót.

c, Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm:

Mô hình này áp dụng cho những tổ chức sản xuất kinh doanh đa sản phẩm, mỗi sản phẩm kéo theo nó là một đội ngũ chuyên trách, chịu trách nhiệm về sản phẩm đó Các bộ phận của tổ chức được hình thành trên cơ sở hợp nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân sự theo các tuyến sản phẩm của tổ chức

Ưu điểm:

- Quy định trách nhiệm cuối cùng là tương đối dễ dàng;

- Phối hợp giữa các phòng ban chức năng vì mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn; - Tạo điều kiện phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung;

- Đề xuất đổi mới công nghệ dễ được quan tâm;

- Hiểu biết về sản phầm và khách hàng nên dễ ra quyết định.

Nhược điểm:

- Sự tranh giành nguồn lực giữa các tuyến sản phẩm; - Cần nhiều người có năng lực quản lý chung;

- Khó khăn ở cấp quản lý cao nhất.

d, Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư:

Dựa vào lãnh thổ để phân chia các bộ phận tổ chức là một hình thức khá phổ biến ở các tổ chức có phạm vi hoạt động tương đối rộng Một khu vực địa lý nhất định sẽ được nhóm lại và giao cho một người quản lý Khi cần tiến hành các hoạt động giống nahu ở các khu vực địa lý khác nhau, tổ chức sẽ sử dụng mô hình này Nó thể hiện ưu thế ở chỗ:

- Hiểu biết thị trường và chú ý đến nhu cầu của thị trường; - Gắn các hoạt động chức năng với từng thị trường cụ thể; - Tận dụng nguồn lực địa phương;

- Có nhiều thông tin về thị trường;

- Có điều kiện đào tạo cán bộ quản lý chung.

Tuy nhiên dạng mô hình này cũng mang một số nhược điểm sau: - Khó duy trì hoạt động nhất quán ở tất cả các khu vực;

- Đòi hỏi nhiều cán bộ quản lý; - Công việc có thể trùng lặp;

- Khó duy trì việc ra quyết định và kiểm tra một cách tập trung.

e, Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng:

Tùy từng loại đối tượng khách hang và nhu cầu của họ mà hình thành nên các bộ phận của tổ chức Dạng mô hình này thường ít khi được sử dụng làm cơ cấu tổ chức chính vì sẽ dẫn tới tình trạng bộ máy rất cồng kềnh và thiếu hiệu quả.

TỔNG GIÁM ĐỐC

CÁC PHÒNG CHỨC NĂNG

- Hiểu biết về khách hàng;

- Khách hàng là trọng tâm của việc ra quyết định; - Tạo sự tin tưởng từ phía khách hàng

Nhược điểm có thể là: - Tranh giành quyền lực; - Thiếu chuyên môn hoá;

- Bộ phận Marketing chiếm đa số; - Khó xác định nhóm khách hàng cụ thể.

f, Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược:

Khi mà tổ chức đã phát triển tới một mức độ nhất định, việc tổ chức trở nên phức tạp do phải phối hợp quá nhiều bộ phận cùng một lúc khi ấy lãnh đạo cấp cao nhất trong tổ chức có thể chia nhỏ tổ chức của mình thành nhiều đơn vị cấp chiến lược hơn Về thực chất, mô hình này là sự biến thể các dạng mô hình theo sản phẩm, theo địa dư hay theo khách hàng…Các đơn vị chiến lược sẽ hoạt động như một tổ chức thông thường, có thể hoạt động trong những ngành nghề, những lĩnh vực khác nhau Các đơn vị chiến lược cũng có thể cạnh tranh với nhau và chỉ phải báo cáo với cấp quản lý cao nhất trong tổ chức.

Đây chính là dạng mô hình theo hình thức tập đoàn, là một dạng mô hình mà các tổ chức thường hướng tới Trên thực tế, mô hình này tồn tại dưới dạng công ty mẹ, công ty con, với việc công ty mẹ nắm giữ cổ phần của công ty con và là đầu mối để các công ty con phát triển.

Ưu điểm của dạng mô hình này là:

- Phân đoạn được chiến lược tổ chức nên có thể dễ dàng đánh giá vị trí của tổ chức trong môi trường;

- Mở rộng phạm vi hoạt động của tổ chức;

- Tăng cường hay giảm thiểu nhu cầu phối hợp khi muốn Nhược điểm của mô hình dạng này là:

- Tình trạng lợi ích cục bộ tại các đơn vị;

- Trùng lặp công việc làm gia tăng chi phí; - Quản lý cấp cao nhất có thể gặp khó khăn Có thể lấy tập đoàn FPT làm ví dụ:

Hiện nay Công ty đặt trụ sở chính tại Hà Nội, có 3 chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và Cần Thơ; ngoài ra FPT còn có 2 công ty con tại Nhật, Singapore và 13 công ty thành viên tại Việt Nam Công ty hoạt động trong rất nhiều lĩnh vực như công nghệ thông tin, truyền thông, tài chính, xuất nhập khẩu, bất động sản Dưới đây là mô hình tổng quát về công ty:

(Nguồn: http://www.fpt-land.com)

g, Mô hình tổ chức bộ phận theo quá trình:

Mô hình này thường áp dụng với các tổ chức có dây chuyền hoạt động chặt chẽ Việc hình thành các bộ phận trên cơ sở nhóm họp các giai đoạn của dây chuyền công nghệ Cơ cấu của một công ty Dệt có lẽ thể hiện rõ nhất dạng mô hình này:

Ưu điểm:

- Chuyên môn hoá công việc; - Tạo điều kiện nâng cao năng suất.

Hạn chế lớn nhất của mô hình dạng này là các bộ phận phụ thuộc vào nhau quá lớn Mỗi bộ phận như một mắt xích trong dây chuyền sản xuất, vì thế khi có sự gián đoạn ở một khâu nào đó sẽ ảnh hưởng tới các bộ phận còn lại trong tổ chức.

h, Mô hình tổ chức theo các dịch vụ hỗ trợ:

Trong một tổ chức, ngoài việc thực hiện các hoạt động cơ bản của tổ chức như sản xuất, kinh doanh, tài chính, nhân sự, PR cần có một số các hoạt động hỗ trợ khác nhằm tăng cường hiệu quả làm việc tại các bộ phận khác Các hoạt động này có thể là dịch vụ hỗ trợ thông tin, tư vấn về pháp luật, phục vụ hỗ trợ sản xuất Các dạng hoạt động này mang tính hai mặt, mang tính “phi hiệu quả của hiệu quả” nghĩa là chúng mang lại hiệu quả cho các hoạt động khác, nhưng bản thân hoạt động của chúng có thể là một sự phi

hiệu quả Vì vậy, với mỗi tổ chức cần có sự cân nhắc khi sử dụng các dạng hoạt động này Tuỳ vào điều kiện của tổ chức mà có thể sử dụng các hoạt động này một cách phi tập trung tại chính những hoạt động chính, hoặc cũng có thể hình thành nên một bộ phận thực hiện chúng.

i, Mô hình tổ chức ma trận:

Việc sử dụng chung các nguồn lực cho các hoạt dộng khác nhau hình thành nên mô hình dạng ma trận Dạng mô hình này thường thích hợp với các dự án khi mà dự án đó đòi hỏi sự hợp sức của các nguồn lực trong tổ chức.

Dạng mô hình này có ưu điểm ở chỗ:

- Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng; - Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu;

- Kết hợp năng lực nhân sự;

- Thích ứng tốt với những thay đổi của môi trường Nhược điểm:

- Song trùng lãnh đạo dẫn đến chồng chéo trong quyết định; - Cơ cấu có thể phức tạp, mâu thuẫn trong hành động.

Dự án 1

Dự án 2

Dự án 3

Chú ý:

Với các dạng mô hình đã xem xét ta thấy rằng mỗi mô hình có nhưũng đặc điểm riêng biệt, đều mang những ưu nhược điểm nhất định, không có mô hình nào là tối ưu cho tổ chức Việc mô hình đó có tối ưu hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố Các yếu tố đó có thể là môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức, đặc thù lĩnh vực hoạt động của tổ chức, năng lực cán bộ nhân viên, đối tượng phục vụ, phạm vi phục vụ, quy mô tổ chức Trước khi quyết định xây dựng mô hình tổ chức cho mình, tổ chức cần xem xét các yếu tố tác động nhằm đưa ra một mô hình phù hợp, mang lại hiệu quả nhất cho tổ chức Một thực tế là các tổ chức thường kết hợp một vài dạng mô hình với nhau để trong một chừng mực nào đó, ưu điểm của mô hình này có thể khắc phục được nhược điểm của mô hình khác.

Tổ chức thường chọn cho mình một mô hình tổ chức chính, sau đó kết hợp với các dạng mô hình tổ chức khác để hình thành nên một mô hình hoạt động cho mình Tuy nhiên mô hình này không tồn tại vĩnh viễn mà cần thường xuyên được xem xét và hoàn chỉnh theo những thay đổi của môi trường sản xuất kinh doanh.

Xin đưa ra đây một ví dụ, đó là mô hình hoạt động của công ty TNHHMTV Điện Lực Hải Dương với sự kết hợp của các mô hình thành phần như sau:

I.1.4.2 Theo số cấp quản lý:

a Cơ cấu tổ chức nằm ngang:

Dạng cơ cấu này thường chỉ có từ 1 đến 2 cấp quản lý, hoạt động quản lý mang phong cách dân chủ, tự do Thuộc cấp được khuyến khích tham gia vào quá trình ra quyết định, tự do lựa chọn cách thức hoạt động sao co đảm bảo các mục tiêu đề ra của tổ chức.

Cơ cấu dạng này thường hướng hoạt động tới kết quả cuối cùng, hướng tới nhu cầu của khách hàng để phục vụ Chính vì thế mô hình này khá cơ động, thích ứng nhanh với sự biến đổi của môi trường kinh doanh.

Cơ cấu tăng cường khả năng phối hợp trong tổ chức, khoảng cách con người với con người trong tổ chức bị thu hẹp nhờ việc tổ chức phối hợp giải quyết công việc theo nhóm.

Cơ cấu này đòi hỏi con người phải đa dạng hoá cao để nhanh chóng thích ứng với công việc Vì tổ chức hoạt động theo các nhóm và phải giải quyết những công việc rất đa dạng nên đòi hỏi người thực hiện cũng phải không ngừng trao đổi học hỏi để nắm bắt cách thức thực hiện công việc Mô hình này cũng giúp tổ chức tiết kiệm được chi phí trong việc đào tạo và xây dựng lực lượng cán bộ do việc nhân viên được khuyến khích tham gia vào quá trình quyết định.

Những công ty tư vấn thường có dạng mô hình này Ta có thể lấy ví dụ về một công

b Cơ cấu tổ chức hình tháp:

Dạng cơ cấu này thường có nhiều cấp bậc quản lý, đây là dạng mô hình quản lý tập trung, mệnh lệnh, hành chính Mỗi cấp quản lý trung gian vừa chỉ đạo cấp dưới vừa chịu sự quản lý của cấp trên Cơ cấu này hình thành chủ yếu dự trên sự chuyên môn hoá hoạt động của các bộ phận trong tổ chức, chia tổ chức thành các bộ phận hoạt động tương đối độc lập Cách vận hành của tổ chức tương đối cứng nhắc, các công việc thường có mục đính cụ thể và không yêu cầu nhân viên thực hiện hơn thế, điều này hạn chế khả năng của nhân viên, dẫn đến tính nhàm chán của công việc Đó chính là hạn chế của mô hình dạng này.

Cơ cấu này thường chỉ thích hợp với những tổ chức hoạt động trong những môi trường tương đối ổn định, còn với những tổ chức hoạt động trong môi trường thường xuyên thay đổi thì nó tỏ ra kém hiệu quả Mô hình này cũng thường áp dụng trong những tổ chức đòi hỏi độ chuyên môn hoá công việc cao, đòi hỏi nhân viên phải chuyên sâu vào lĩnh vực mà mình phụ trách, điều này cũng là yếu tố hỗ trợ cho quá trình đào tạo nguồn nhân lực

c Cơ cấu tổ chức mạng lưới:

Dạng cơ cấu này mang nhiều đặc điểm của dạng cơ cấu nằm ngang, được hình thành trên cơ sở mối quan hệ bình đẳng giữa các thành viên, chia sẻ cho nhau nguồn lực sẵn có Cơ cấu mạng lưới cho phép những cá nhân, bộ phận của tổ chức liên kết với nhau; cho phép toàn bộ tổ chức có thể liên kết với khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh nhằm thích ứng nhanh với các thay đổi của môi trường kinh doanh.

Cơ cấu tổ chức dạng này thường thích hợp khi:

- Cần thực hiện chiến lược quản lý chất lượng đồng bộ; - Thâm nhập thị trường mới;

- Quản trị rủi ro.

I.1.4.3.Theo quan điểm tổng hợp:

Theo quan điểm này thì cơ cấu tổ chức được chia làm 2 loại:

a Cơ cấu cơ học (dạng cơ cấu hành chính máy móc):

- Mức độ chuyên môn hoá cao và cố định; - Sự chia cắt theo chức năng lớn;

- Nhiều cấp bậc quản lý;

- Mối quan hệ thứ bậc cứng nhắc, mối quan hệ chính thức là chủ đạo; - Quyền hạn tập trung;

b Cơ cấu hữu cơ linh hoạt.

- Mức độ chuyên môn hoá thấp; - Đa dạng hóa chức năng các bộ phận; - Ít cấp quản lý;

- Quản lý phi tập trung;

- Có sự hoạt động phối hợp giữa các cá nhân, bộ phận - Tồn tại mối quan hệ phi chính thức là chủ yếu.

I.1.5.Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức:

1.1.5.1 Tính thống nhất trong mục tiêu:

Cơ cấu tổ chức được đánh giá là thành công nếu như mục tiêu từ cấp quản lý cao nhất tới nhân viên thực hiện có sự nhất quán, cho phép mỗi cá nhân góp phần công sức vào các mục tiêu của tổ chức.

1.1.5.2 Tính tối ưu:

Trong cơ cấu tổ chức các bộ phận và con người được sắp xếp một cách tối ưu, có nghĩa là không thừa và cũng không thiếu Có đủ nguồn lực để thực hiện các hoạt động cần thiết, các bộ phận và cá nhân được đặt vào các mối quan hệ hợp lí, cùng phục vụ cho mục tiêu chung của tổ chức.

1.1.5.3 Tính tin cậy:

Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp trong các hoạt động của các bộ phận.

1.1.5.4 Tính linh hoạt:

Dù cơ cấu tổ chức được coi là một hệ tĩnh nhưng cũng không bao giờ được coi nó là bất động Cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kì tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường.

1.1.5.5 Tính hiệu quả:

Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu của tổ chức với chi phí nhỏ nhất.

1.1.6 Những nguyên tắc tổ chức:

Thiết kế cơ cấu tổ chức là một khoa học, chính vì vậy hình thành nên cơ cấu của một tổ chức cần phải có những nguyên tắc nhất định Dưới đây là một số nguyên tắc đã được các nhà lý luận và thực hành trong quản lý thừa nhận rộng rãi, những nguyên tắc này có tư cách như những chuẩn mực cho quá trình thiết kế cơ cấu cho tổ chức.

1.1.6.1 Nguyên tắc xác định theo chức năng:

Mỗi bộ phận, mỗi vị trí trong tổ chức cần được xác định một chức năng rõ ràng Việc xác định rõ ràng chức năng cho mỗi bộ phận, mỗi vị trí trong tổ chức là hết sức quan trọng, bởi đi liền với chức năng của mỗi vị trí là mục tiêu mà vị trí đó đảm nhận Đi liền với các chức năng trong tổ chức chính là các quyền hạn và nghĩa vụ mà người ở vị trí đó phải đảm nhận.

Việc xác định chức năng cho mỗi vị trí giúp phân biệt vị trí, bộ phận này với vị trí và bộ phận khác trong tổ chức Xác định chức năng cho các bộ phận là nền tảng cho việc xác định mối quan hệ của bộ phận trong tổng thể tổ chức Giúp xác định thứ bậc quyền hạn trong tổ chức Đây là việc cần xác định đầu tiên khi tiến hành thiết kế tổ chức, bởi một bộ phận không có chức năng rõ ràng trong tổ chức thì không có lý do gì để tồn tại.

1.1.6.2 Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn:

Quyền hạn chính là một công cụ để người quản lý thực hiện mục tiêu đề ra Muốn một cấp quản lý hoàn thành những mục tiêu nhất định thì cần phải trao vao tay họ một quyền hạn tương xứng Quyền hạn này thể hiện ở quyền ra quyết định và khả năng mà quyết định được thuộc cấp thực hiện trên thực tế, khi mà nhiệm vụ mà người quản lý phải đảm nhiệm càng cao thì hiệu lực các quyết định của người đó càng phải lớn, tức là quyền hạn người ấy càng phải cao.

Nguyên tắc này thường áp dụng với các mô hình tổ chức dạng bậc thang, những mô hình mang tính tập trung quyền lực lớn Nguyên tắc này đòi hỏi các tuyến quyền lực từ cao xuống thấp cần được phân định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Tuyến quan hệ quyền lực càng rõ ràng thì việc ra quyết định và thực hiện quyết định càng được thực hiện một cách triệt để.

Nguyên tắc này rất quan trọng trong những tổ chức có mô hình quản lý tập trung Mỗi bộ phận, cá nhân sẽ nhận thức được vị trí và vai trò của mình trong tổ chức, nhận thức được mình cần hoàn thành nhiệm vụ gì? Theo lệnh của ai? Có quyền hạn gì? Giao nhiệm vụ gì? Cho ai? Những câu hỏi đó sẽ được trả lời dễ dàng với các tổ chức thực hiện tốt việc tuân thủ theo nguyên tắc bậc thang.

1.1.6.4 Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh:

Quản lý là khoa học và là nghệ thuật, do có tính nghệ thuật trong quản lý nên việc ra quyết định của mỗi cá nhân rất có thể mâu thuẫn với nhau, nhất là đối với một cấp quản lý chịu sự quản lý của nhiều cấp trên thì việc chấp hành các quyết định có mâu thuẫn lại càng gặp nhiều khó khăn Chính vì vậy sự phụ thuộc vào quyết định của một cấp quản lý vào cấp trên càng ít sẽ khiến các chỉ thị của cấp trên được thực hiện một cách triệt để, thuộc cấp có thể tập trung hơn vào công việc cụ thể, có ý thức và trách nhiệm hơn trong công việc được giao.

Thực tế khó có thể tránh khỏi việc phụ thuộc vào nhiều cấp quản lý cao hơn, và không ít trong số đó là các mệnh lệnh có sự mâu thuẫn Vấn đề đặt ra ở đây là phải làm sao thống nhất được các mệnh lệnh để thuộc cấp có thể thực hiện dễ dàng và mang lại hiệu quả cao nhất Chính vì thế mỗi thuộc cấp cần thiết phải xác định một cấp trên chỉ đạo trực tiếp, hoặc nếu chịu sự quản lý của nhiều cấp thì cần có sự họp bàn để đưa ra một quyết định thống nhất cho cấp dưới.

1.1.6.5 Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc:

Nguyên tắc này chỉ ra rằng mỗi cấp được giao phó một quyền hạn nhất định, nghĩa là được quyền quyết định thực hiện các vấn đề trong thẩm quyền của mình Cấp quản lý cao hơn nên để thuộc cấp được quyền tự giải quyết các vấn đề đặt ra, tránh tình trạng

thay cấp dưới trong vấn đề ra các quyết định tác nghiệp, điều đó có thể gây ra những hiệu ứng tiêu cực không mong muốn.

1.1.6.6 Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm:

Quyền hạn và trách nhiệm như hai mặt của một vấn đề, là sự cân bằng trong quá trình uỷ quyền trong tổ chức Quyền hạn càng cao trách nhiệm càng lớn, và ngược lại

Khi mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm không cân bằng có thể dẫn đến những tình trạng bất cập Nếu trách nhiệm quá cao mà không được giao một quyền hạn tương xứng sẽ gây ra tình trạng ức chế trong hoạt động Nếu quyền hạn quá cao mà không đi đôi với tránh nhiệm cần phải có thì hiện tượng lạm dụng quyền hạn là khó có thể tránh khỏi.

Ngoài những nguyên tắc trên, việc thiết kế tổ chức cần phải tuân theo một số nguyên tắc khác như nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm, nguyên tắc quản lý sự thay đổi, nguyên tắc cân bằng

I.1.7.Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức:

Tổ chức cũng như cơ cấu của nó giống như một thực thể hoạt động, chính vì lẽ đó cơ cấu tổ chức sẽ chịu ảnh hưởng của các yếu tố bên trong cũng như bên ngoài, dưới đây ta có thể xem xét các nhân tố ảnh hưởng chủ yếu tới tổ chức và cơ cấu của tổ chức:

1.1.7.1 Chiến lược của tổ chức:

Chiến lược tổ chức với cơ cấu tổ chức là hai nhân tố không thể tách rời, có thể nói chiến lược tổ chức chính là nhân tố quyết định tới cơ cấu tổ chức, và cơ cấu tổ chức chính là hình thái biểu hiện chiến lược của tổ chức và là công cụ để thực hiện chiến lược.

Sự thay đổi trong chiến lược của tổ chức kéo theo sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức đó Động lực để khiến các tổ chức phải thay đổi cơ cấu chính là sự kém hiệu quả trong các thuộc tính cũ trong quá trình thực hiện chiến lược Ta có thể hình dung sự thay đổi cơ cấu tổ chức theo các bước:

- Xây dựng chiến lược;

- Phát sinh các vấn đề quản lý;

- CCTC mới thích hợp hơn được đề xuất triển khai; - Đạt thành tích mong đợi.

Sự thay đổi của cơ cấu theo chiến lược của tổ chức là không nhất thiết, vì không phải bất cứ sự thay đổi trong chiến lược nào cũng kéo theo sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức.

Doanh nghiệp không cần thiết phải thay đổi cơ cấu tổ chức khi mà cơ cấu đó vẫn phù hợp với chiến lược mới của tổ chức Chiến lược của tổ chức có thể thực hiện được trên nền tảng cơ cấu tổ chức sẵn có.

Theo quan điểm của Jay R Galbraith(*), sự phụ thuộc cơ cấu tổ chức vào chiến lược có thể được mô tả như trong bảng dưới đây Quan điểm này đã nhận được sự ủng hộ trong các công trình nghiên cứu về 500 doanh nghiệp hàng đầu nước Mỹ của Trường đại học Harvard:

Kinh doanh đơn ngành nghề Chức năng

Đa dạng theo dây chuyền sản xuất Chức năng có sự tập trung Đa dạng hoá ngành nghề có mối quan

hệ rất chặt chẽ Cơ cấu tổ chức theo đơn vị chiến lược Đa dạng hoá ngành nghề có mối liên hệ

Đa dạng hoá các hoạt động độc lập Công ty mẹ nắm giữ cổ phần

I.1.7.2.Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức:

Đây là hai nhân tố dễ dàng nhận thấy nhất trong mối liên hệ với cơ cấu tổ chức Chúng có mối liên hệ tỉ lệ thuận với nhau, khi mà quy mô tổ chức càng lớn hoặc hoạt động của tổ chức càng phức tạp nó sẽ đòi hỏi cơ cấu tổ chức cũng phải có quy mô và

*Jay R Galbraith, Designing Organizations: An Executive Guide

to Strategy, Structure and Process, Jossey-Bass, 2002.

mức độ phức tạp tương ứng Quy mô và mức độ hoạt động của tổ chức càng lớn thì mức độ chuyên môn hoá, tiêu chuẩn hoá, hình thức hoá phải càng cao, cơ cấu tổ chức khi ấy sẽ càng trở nên phức tạp, sẽ có nhiều dạng mô hình đan xen nhằm đáp ứng các đòi hỏi cụ thể.

I.1.7.3.Công nghệ:

Công nghệ là nhân tố có ảnh hưởng không nhỏ tới cơ cấu của một tổ chức Cụ thể, khi doanh nghiệp sử dụng công nghệ sản xuất kinh doanh càng cao thì tầm quản lý càng thấp, cơ cấu tổ chức phải được bố trí sao cho tổ chức dễ dàng thích ứng với sự thay đổi của công nghệ.

I.1.7.4.Thái độ của lãnh đạo và năng lực đội ngũ nhân viên:

Thái độ của lãnh đạo phản ánh tính chủ quan trong cơ cấu của một tổ chức Khi lãnh đạo không muốn có sự chia sẻ quyền lực, họ sẽ không áp dung các dạng mô hình tổ chức có khả năng phân tán quyền lực của họ như cơ cấu ma trận hay cơ cấu mạng lưới Họ sẽ hướng tới sử dụng các mô hình mang tính tập trung cao như cơ cấu dạng chức năng.

Năng lực đội ngũ nhân viên cũng là nhân tố ảnh hưởng khi xây dựng mô hình tổ chức Khi năng lực đội ngũ cán bộ công nhân việ càng cao, việc sử dụng các dạng mô hình mang tính dân chủ càng nên được sử dụng Điều đó khích lệ khả năng làm việc của họ, tránh tình trạng nhân viên bị ức chế khi làm việc không theo đúng khả năng mà phải tuân theo mệnh lệnh.

I.1.7.5.Môi trường:

Môi trường bao gồm tổng thể các nhân tố tác động lên tổ chức và cơ cấu của nó Trong môi trường cụ thể, cơ cấu tổ chức phải có sự thích với môi trường đó Trong môi trường dồi dào về nguồn lực, có sự ổn định cao thì cơ cấu tổ chức quản lý tập trung sẽ mang lại hiệu quả, như vậy các dạng cơ cấu tập trung quyền lực sẽ phát huy khả năng Ngược lại, trong điều kiện môi trường luôn có sự biến đổi rõ rệt thì dạng cơ cấu phi tập

I.1.8.Quá trình thiết kế tổ chức:

Thiết kế tổ chức là quá trình lựa chọn và triển khai một cơ cấu tổ chức phù hợp với chiến lược và những điều kiện môi trường của tổ chức Môi trường kinh doanh luôn

thay đổi, chiến lược của tổ chức cũng không ngừng thay đổi, điều đó khiến tổ chức không bao giờ có được một cơ cấu tổ chức hoàn thiện tồn tại liên tục mà cần thiết phải thường xuyên nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng và hình thành nên một cơ cấu tổ chức phù hợp hơn Quá trình thiết kế tổ chức được thực hiện qua các bước sau:

1.2 Tổng quan về cơ cấu tổ chức công ty chứng khoán

1.2.1 Công ty chứng khoán:

a, Khái niệm:

Thể chế hoá cơ cấu tổ chức Xác định mô hình cơ cấu tổng quát

Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức

Chuyên môn hóa công việc Xa

Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu

Theo cách hiểu chung nhất, công ty chứng khoán là một định chế tài chính thực hiện các ngiệp vụ trên thị trường chứng khoán.

b, Vai trò:

Công ty chứng khoán có các vai trò chủ yếu sau: - Vai trò huy động vốn cho nền kinh tế;

- Cung cấp cơ chế giá cả cho chứng khoán;

- Cung cấp cơ chế chuyển ra tiền mặt cho chứng khoán; - Tư vấn đầu tư;

- Tạo ra các sản phẩm mới.

1.2.2 Các dạng cơ cấu công ty chứng khoán:

Theo sự phân loại đã được thừa nhận rộng rãi, các công ty chứng khoán hiện nay được phân làm hai dạng cơ cấu tổ chức chính:

- Mô hình công ty chứng khoán đa năng; - Mô hình công ty chứng khoán chuyên doanh.

1.2.2.1 Mô hình công ty chứng khoán đa năng:

Là dạng mô hình mà công ty chứng khoán được tổ chức dưới hình thức một tổ hợp dịch vụ tài chính tổng hợp bao gồm kinh doanh chứng khoán, kinh doanh tiền tệ và dịch vụ tài chính Theo đó, các ngân hàng thương mại hoạt động với tư cách là chủ thể kinh doanh chứng khoán, bảo hiểm và kinh doanh tiền tệ.

Dạng mô hình công ty này có ưu điểm là kết hợp được nhiều loại hình kinh doanh nhờ đó giảm thiểu rủi ro, tận dụng được thế mạnh chuyên môn và vốn để kinh doanh chứng khoán.

Tuy nhiên dạng mô hình này cũng có thể dẫn tới hiện tượng lũng đoạn thị trường, hoạt động kinh doanh tiền tệ, bảo hiểm có thể chịu ảnh hưởng nặng nề của hoạt động

Mô hình dạng này tồn tại hai hình thức :

- Công ty đa năng một phần: Theo mô hình này, các ngân hàng muốn kinh doanh

chứng khoán phải thành lập công ty con hạch toán độc lập và hoạt động tách rời với kinh doanh tiền tệ.

- Công ty đa năng toàn phần: Các ngân hàng trực tiếp kinh doanh chứng khoán,

kinh doanh bảo hiểm và kinh doanh tiền tệ cũng như các dịch vụ khác

Xét trên góc độ hoạt động thực tiễn, mô hình công ty chứng khoán đa năng được phân chia rất đa dạng Tại các thị trường chứng khoán lớn trên thế giới, các tập đoàn tài chính nắm quyền chi phối thị trường Không có nhiều cơ hội cho các công ty chứng khoán chuyên doanh hoạt động, ngoại trừ các công ty có nguồn lực mạnh thực sự như Charles Schwab, Lombard

Tuỳ thuộc vào dịch vụ mà các công ty cung cấp cho khách hàng mà hiện nay trên thế giới tồn tại các loại hình CTCK sau :

- Wire houses: Là các công ty cung cấp rất nhiều loại hình công cụ đầu tư cho

khách hàng và đối tượng chủ yếu của các công ty này là những nhà đầu tư cá nhân, mặc dù họ cũng phục vụ các nhà đầu tư có tổ chức và tiến hành mua bán cho chính mình Merrill Lynch, Dean Witter Reynolds, Shearson/Hutton, Prudential Bache, Smith Barney… là những công ty thuộc loại này

- Specialized firms: Là những công ty chỉ chuyên cung cấp dịch vụ liên quan đến

một hoặc một số rất ít các công cụ đầu tư Lebenthal & Co là một công ty rất nổi tiếng chuyên cung cấp các dịch vụ liên quan đến trái phiếu đô thị (municipal bonds)…

- Carriage trade houses: Đây là từ dùng để chỉ các công ty tại thành phố New

York Khách hàng của các công ty này đều được lựa chọn kỹ càng và đều là khách hàng lớn Muốn mở tài khoản tại các công ty chứng khoán này, bạn nhất thiết phải được sự giới thiệu của các khách hàng hiện tại Dịch vụ do các công ty này cung cấp đều được cá nhân hóa cao độ để phù hợp với từng khách hàng Các tên tuổi lớn như Morgan Stanley, Donaldson Lufkin, Bear Stearns… đều thuộc dạng này

- Boutique firms: Đây là từ dùng để chỉ các công ty vừa có đặc điểm của một carriage trade firm vừa có đặc điểm của một wire house Dịch vụ do các công ty này

cung cấp cũng mang tính chất cá nhân hóa như các carriage trade houses Đối tượng

của các công ty này là những nhà đầu tư có thu nhập trung bình Một số các công ty thuộc dạng này là Grunthal, Butcher and Singer, F.S Mosely…

1.2.2.2 Mô hình công ty chứng khoán chuyên doanh:

Là dạng mô hình mà hoạt động của các công ty chứng khoán sẽ do các công ty độc lập và chuyên môn hoá trong lĩnh vực chứng khoán đảm trách, các ngân hàng không được tham gia kinh doanh chứng khoán

Dạng mô hình này có thể hạn chế được rủi ro cho hệ thống ngân hàng, phụ thuộc vào hoạt động kinh doanh chứng khoán nên họ có thể là nhân tố kích thích thị trường chứng khoán phát triển Hạn chế của mô hình dạng này là không tận dụng được các lợi thế của ngân hàng như vốn, chuyên môn, nhân lực hay thương hiệu sẵn có.

Một công ty chứng khoán chuyên doanh thường thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh sau:

a, Môi giới chứng khoán:

Môi giới chứng khoán là một hoạt động kinh doanh chứng khoán trong đó công ty chứng khoán đại diện cho khách hàng tiến hành giao dịch thông qua cơ chế giao dịch tại SGDCK, TTGDCK hay thị trường OTC mà chính khách hàng phải chịu trách nhiệm đối với hậu quả kinh tế của việc giao dịch đó.

b, Tự doanh chứng khoán :

Tự doanh là việc công ty chứng khoán tự tiến hành các giao dịch mua bán chứng khoán cho chính mình.

c, Bảo lãnh phát hành chứng khoán:

Bảo lãnh phát hành chứng khoán là việc công ty chứng khoán có chức năng bảo lãnh (gọi tắt là tổ chức bảo lãnh) giúp tổ chức phát hành thực hiện các thủ tục trước khi phát hành chứng khoán ra thị trường chứng khoán, phân phối chứng khoán cho các nhà đầu tư, nhận mua chứng khoán của tổ chức phát hành để bán lại hoặc mua số chứng khoán còn lại chưa phân phối hết tuỳ thuộc vào các loại hình cam kết bảo lãnh phát hành giữa các bên.

Nghiệp vụ này CTCK chỉ được thực hiện khi công ty chứng khoán thực hiện nghiệp vụ tự doanh chứng khoán.

d, Tư vấn đầu tư chứng khoán :

Tư vấn đầu tư chứng khoán là việc công ty chứng khoán thông qua hoạt động phân tích để đưa ra các lời khuyên, phân tích các tình huống và có thể thực hiện một số dịch vụ khác liên quan đến việc phát hành, đầu tư và cơ cấu tài chính cho khách hàng

Thực tế hoạt động tại các công ty chứng khoán chuyên doanh lớn trên thế giới, một công ty chứng khoán chuyên doanh thường chỉ thực hiện một nghiệp vụ kinh doanh là môi giới chứng khoán (Brockerate) với 2 dịch vụ chính là thực hiện lệnh giao dịch và thanh toán sau giao dịch

1.2.2.3 Một vài công ty chứng khoán điển hình:

Trên thế giới hiện nay, các công ty chứng khoán không thực hiện các nghiệp vụ chứng khoán đơn thuần mà tồn tại dưới mô hình ngân hàng đầu tư chuyên nghiệp Cùng một lúc thực hiện nhiều nghiệp vụ liên quan đến thị trường tài chính, tiền tệ, chứng khoán, với nhiều chi nhánh trên thế giới Sau đâu xin được giới thiệu mô hình một vài công ty chứng khoán điển hình trên thế giới:

a, Morgan Stanley(M ỹ):

MS là một ngân hàng đầu tư - chứng khoán điển hình tại Mỹ Được thành lập vào năm 1935, hiện nay Morgan Stanley đã có mặt tại 33 quốc gia trên thế giới với hơn 600 văn phòng đại diện Phân bố của MS về mặt địa lý như sau:

Confirmed February 29, 2008

Xét về cơ cấu tổ chức của MS, đây là một ngân hàng lớn với 3 mảng hoạt động kinh doanh: Phát hành chứng khoán (Institutional

Securities); Quản lý tài sản toàn cầu (Global Wealth Management); Quản lý tài sản tổ chức (Asset Management) với tỷ lệ trong tổng thu nhập ròng của công ty như hình bên:

(Nguồn: www.morganstanley.com)

Dưới đây là mô hình cơ cấu tổ chức của Morgan Stanley :

b, Shinko Securites Co., Ltd (Nhật):

Cùng với Mizuho Securities Co., Ltd, Shinko Securites Co., Ltd là một trong 2 công ty chứng khoán của tập đoàn tài chính Mizuho (Mizuho Finance Group) Shinko Securities hiện có 11 đơn vị trực thuộc, 2 chi nhánh tại nước ngoài và 3 đại lý trong nước Mô hình công ty được tổ chức như sau:

Nguồn: www.shinko.com