2.2.1. Mô hình tổ chức công ty:
Hiện nay, SeABS tổ chức theo mô hình công ty cổ phần. Các bộ phận chức năng của công ty được bố trí như sau:
(Nguồn: www.seabs.com.vn)
Đ.HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁT
HỘI ĐỒNG ĐẦU TƯ P. KSNB & QT RỦI RO
KHỐI HỖ TRỢ KHỐI MÔI GIỚI
KHỐI K.DOANH Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TƯ VẤN TCDN P. MÔI GIỚI PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN TC PHÒNG HCNS P. THÔNG TIN ĐIỆN TOÁN PHÒNG KD & ĐẦU TƯ
PHÒNG TƯ VẤN TCDN
BỘ PHẬN MG NIÊM YẾT
BỘ PHẬN MÔI GIỚI OTC
BỘ PHẬN PR/MARKETING BỘ PHẬN DV KHÁCH HÀNG PHÒNG KTTC PHÒNG THÔNG TIN ĐIỆN TOÁN
PHÒNG HCNS BP GIAO DỊCH & LƯU KÍ B.PHẬN KTTC BP PR&MAR P. PHÁP CHẾ
2.2.2. Quyền hạn, trách nhiệm các bộ phận, phòng ban:
a, Lãnh đạo và ban kiểm soát:
Theo chương 4 - Điều lệ công ty chứng khoán SeABANK quy định chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban như sau:
Điều 26: Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ):
ĐHĐCĐ bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết. Là cơ quan quyết định cao nhất trong công ty. Có thẩm quyền quyết định những vấn đề quan trọng nhất ảnh hưởng tới toàn công ty.
Quyền hạn và nhiệm vụ:
- Thông qua định hướng phát triển công ty;
- Quyết định loại cổ phần và số lượng cổ phần chào bán của từng loại; - Quyết định mức trả cổ tức;
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị (HĐQT), thành viên Ban kiểm soát (BKS);
- Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị lớn hơn 50% tổng tài sản công ty; - Quyết định tăng giảm vốn điều lệ;
- Sửa đổi, bổ sung vốn điều lệ công ty; - Thông qua báo cáo tài chính hàng năm;
- Xem xét, xử lý các vi phạm của thành viên HĐQT, BKS gây thiệt hại cho công ty và cổ đông của công ty;
- Quyết định tổ chức lại hay giải thể công ty; - Quyết định mức cổ tức với mỗi loại cổ phiếu.
Điều 27: Hội đồng quản trị (HĐQT):
Là cơ quan quản lý công ty, nhân danh công ty quyết định và thực hiện các quyền và lợi ích hợp pháp của công ty không thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ.
- Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty;
- Kiến nghị loại cổ phiếu và tổng số cổ phiếu được quyền chào bán của từng loại; - Quyết định chào bán cổ phiếu mới;
- Quyết định huy động thêm vốn theo các hình thức khác; - Quyết định giá chào bán cổ phiếu và trái phiếu công ty; - Quyết định mua lại cổ phiếu của công ty;
- Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn; - Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị sản phẩm, thông qua hợp đồng mua bán cho vay tài sản có giá trị lớn hơn 50% tổng tài sản công ty (theo báo cáo tài chính năm gần nhất);
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, kí hợp đồng, chấm dứt hợp đồng với GĐ hay TGĐ và các cấp quản lý khác; Quyết định mức lương, thù lao với GĐ, TGĐ và người quản lý khác;
- Giám sát, chỉ đạo GĐ, TGĐ điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty;
- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty;
- Quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện, góp vốn liên doanh liên kết, mua cổ phần của doanh nghiệp khác;
- Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ ĐHĐCĐ, triệu tập họp ĐHĐCĐ, lấy ý kiến cổ đông;
- Trình báo cáo quyết toán tài chính năm lên ĐHĐCĐ;
- Kiến nghị mức cổ tức được chia, thời hạn và thủ tục trả cổ tức hay xử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh;
- Kiến nghị việc tổ chức lại, phá sản hay giải thể công ty; - Phê chuẩn các vấn đề:
Thành lập chi nhánh; Văn phòng đại diện; Phòng giao dich; Đại lý nhận lệnh; Thành lập công ty con;
Các khoản đầu tư không nằm trong kế hoạch kinh doanh hoặc ngân sách vượt quá 10% giá trị kế hoạch và ngân sách kinh doanh hằng năm;
Việc định giá các tài sản góp vào công ty không phải bằng tiền liên quan đến phát hành cổ phiếu, trái phiếu công ty như vàng, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ và bí quyết công nghệ;
Mua hay thu hồi ít hơn 10% cổ phiếu theo từng loại; Quyết định mức giá mua hay thu hồi.
- Báo cáo ĐHĐCĐ về hoạt động của mình, của TGĐ và các cán bộ quản lý khác. Thành phần và nhiệm kì:
- HĐQT do ĐHĐCĐ bầu ra; - Số lượng từ 3 đến 5 người;
- Nhiệm kì tối đa là 3 năm và có thể được bầu lại;
- Không tham gia góp vến hay quản lý với bất kì công ty chứng khoán nào khác. Chủ tịch Hội đồng quản trị (CTHĐQT):
- Do HĐQT bầu ra trong số thành viên HĐQT; - Không kiêm chức TGĐ;
Quyền và nhiệm vụ:
- Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của HĐQT;
- Chuẩn bị chương trình, nội dung các tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ toạ cuộc họp HĐQT;
- Tổ chức việc thông qua quyết định của HĐCĐ; - Giám sát việc thực hiện các quyết định của HĐQT; - Chủ toạ các phiên họp của ĐHĐCĐ;
- Khi vắng mặt có thể uỷ quyền cho phó chủ tịch.
Điều 28: Tổng giám đốc:
- Do HĐQT bổ nhiệm hoặc thuê TGĐ;
- Điều hành mọi hoạt động hằng ngày của công ty, chịu sự giám sát của HĐQT, chịu trách nhiệm trước HĐQT và pháp luật về quyền và trách nhệm được giao;
- Nhiệm kì không quá 5 năm; Quyền hạn và nhiệm vụ:
- Thực hiện các nghị quyết của HDQT và ĐHĐCĐ kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư hằng năm của công ty đã được HĐQT và ĐHĐCĐ thông qua;
- Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của Cty mà không cần phải có quyết định của HĐQT bao gồm việc thay mặt cty kí kết các hợp đồng kinh tế, tài chính và thương mại; tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh;
- Kiến nghị về số lượng các loại cán bộ quản lý mà công ty cần thuê, đề xuất mức lương;
- Chấp hành chỉ tiêu số lượng lao động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, quyết định các vấn đề về hợp đồng lao động;
- Kiến nghị các phương án trong tổ chức, quyết định hoặc ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty;
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty. trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của HĐQT;
- Kí kết các hợp đồng nhân danh công ty; - Quyết định lương và phụ cấp;
- Tuyển dụng lao động;
- Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hay xử lý lỗ kinh doanh;
- Ngày 31/10 hăng năm, TGĐ trình HĐQT kế hoạch năm tài chính tiếp theo; - Trình báo cáo quyết toán tài chính năm lên HĐQT;
- Báo cáo lên HĐQT và các cổ đông; - Duyệt các văn bản thuộc thẩm quyền.
Điều 29: Ban kiểm sát:
BKS gồm 3 thành viên là người Việt Nam, trong đó có ít nhất một người là kế toán viên hoặc kiểm toán viên. BKS bầu ra 1 trưởng ban với chức năng:
- Triệu tập các cuộc họp của BKS và hoạt động với tư cách là chủ tịch cuộc họp; - Yêu cầu các phòng ban cung cấp thông tin liên quan;
- Lập và trình báo cáo của BKS sau khi đã tham khảo ý kiến của HĐQT lên ĐHĐCĐ;
- Nhiệm kì không quá 3 năm và có thể được bầu lại;
- Giám sát HĐQT, TGĐ và chịu trách nhiệm trước pháp luật, ĐHĐCĐ. Quyền hạn và trách nhiệm:
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp. Trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý. Trong công tác điều hành hoạt động kinh doanh của tổ chức, công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính;
- Thẩm định báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm, hằng quý và 6 tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của HĐQT và trình lên ĐHĐCĐ;
- Kiến nghị lên ĐHĐCĐ các biện pháp sửa đổi, bổ sung cơ cấu tổ chức, quản lý điều hành công việc kinh doanh của công ty;
- Xem xét sổ kế toán, các loại tài liệu, công việc quản lý điều hành khi thấy cần thiết hoặc theo yêu cầu của chủ sở hữu công ty;
- Được HĐQT tham khảo ý kiến về việc chỉ định công ty kiểm toán độc lập, mức phí kiểm toán và mọi vấn đề liên quan đến sự rút lui hay bãi nhiệm của công ty kiểm toán độc lập;
- Thảo luận với kiểm toán viên độc lập về tổ chức và phạm vi kiểm toán trước khi tiến hành kiểm toán;
- Xin ý kiến tư vấn chuyên nghiệp độc lập ngoài công ty khi thấy cần thiết;
- Thảo luận về những vấn đề khó khăn và tồn tại phát hiện từ các kết quả kiểm toán giữa kì hoặc cuối kì cũng như mọi vấn đề kiểm toán viên muốn bàn bạc;
- Xem xét thư quản lý của kiểm toán viên độc lập và ý kiến phản hồi của ban quản lý công ty, xem xét những kết quản điều tra nội bộ và ý kiến phản hồi của ban quản lý;
- Thành viên của HĐQT, TGĐ điều hành và cán bộ quản lý có trách nhiệm cung cấp tất cả các thông tin và tài liệu liên quan đến hoạt động của công ty theo yêu cầu của BKS và thư kí công ty, đảm bảo cung cấp tài liệu cho BKS và HĐQT cùng một thời điểm.
b, Các phòng ban chức năng:
Phòng Kiểm soát nội bộ và Quản trị rủi ro:
Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của phòng là kiểm soát việc thực hiện các quy định của các phòng ban, việc thực thi quy trình nghiệp vụ,
Phòng tư vấn tài chính doanh nghiệp (TVTCDN):
Thực hiệc các nghiệp vụ theo các quy trình của công ty. Liên hệ với khách hàng, nhà đầu tư, Uỷ ban chứng khoán nhà nước, Sở giao dịch, Trung tâm giao dịch chứng khoán, Trung tâm lưu kí, các đối tác, các phòng ban có liên quan. để thực hiện các nghiệp vụ của mình. Bao gồm các nghiệp vụ:
- Tư vấn xây dựng cổ phần hoá và bán đấu giá cổ phần; - Tư vấn phát hành thêm cổ phần;
- Tư vấn niêm yết;
- Tư vấn tái cơ cấu, mua bán sáp nhập;
- Tư vấn đăng kí công ty đại chúng và giao dịch OTC Phòng môi giới:
Gồm 2 bộ phận là bộ phận môi giới chứng khoán niêm yết và môi giới chứng khoán chưa niêm yết (Môi giới OTC). Các hoạt động chủ yếu của Môi giới là:
- Mở tài khoản;
- Nhận lệnh và kiểm tra lệnh giao dịch; - Nhập lệnh vào hệ thống;
- Thông báo và xác nhận kết quả giao dịch với khách hàng; - Thanh toán giao dịch chứng khoán của khách hàng. Phòng Kinh Doanh - Đầu Tư:
Hoạt động chủ yếu của Phòng KD – ĐT là lập các bản phân tích, báo cáo về nền kinh tế, các ngành, các công ty cụ thể phục vụ cho nhu cầu của các khách hàng cụ thể hoặc đưa ra các kiến nghị đầu tư cho công ty và cho khách hàng.
Gồm 2 bộ phận là Kế Toán Tài Chính và Lưu kí.
Bộ phận Kế toán thực hiện các nghiệp vụ kế toán của công ty. Có trách nhiệp tổng hợp các khoản thu, chi của công ty. Lập các báo cáo tài chính trình lên Ban Lãnh Đạo công ty và các cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu.
Bộ phận Lưu Kí thực hiện các nghiệp vụ và chức năng của một thành viên Lưu Kí của Trung Tâm Lưu Kí Chứng Khoán (Lưu Kí cấp 2).
Phòng PR & Maketing:
Là phòng chịu trách nhiệm đảm bảo và xây dựng hình ảnh công ty, đảm bảo mối quan hệ với các khách hàng, xây dựng bộ thương hiệu chuẩn cho SeABS, tổ chức các sự kiện công ty..
Phòng Hành Chính – Nhân Sự:
Là bộ phận đảm nhận các hoạt động chung của SeABS. Gắn kết các phòng ban trong công ty và gắn hoạt động của công ty với các tổ chức khác. Chịu trách nhiệm thông báo các văn bản mới của nhà nước, của công ty. Chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến nhân sự công ty.
Phòng thông tin điện toán:
- Đảm bảo cơ sở vật chất và hoạt động của hệ thống thông tin công ty như:
+ Đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin trong các phiên giao dịch hàng ngày;
+ Đảm bảo kết nối với hệ thống thông tin tại Uỷ ban chứng khoán, Sở giao dịch chứng khoán TP. Hồ Chí Minh, Trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội, mạng Internet, mạng nội bộ công ty..
- Cung cấp thông tin trên trang web của công ty. Chi nhánh TP.Hồ Chí Minh:
Được thành lập vào ngày 21 tháng 8 năm 2007 theo quyết định số 476/QĐ-UBCK của Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh có tên giao dịch: Công ty Chứng khoán SeBANK – Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh. Với số lượng nhân
viên là 38 người, chi nhánh SeABS được thực hiện 3 nghiệp vụ là Môi giới, Tư vấn và Lưu kí.