Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức ở Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc.DOC

Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức ở Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc

Danh mục Từ viết tắt• BC-VT: Bưu chính viễn thông• CBCNV : Cán bộ công nhân viên• CĐ : Cao đẳng• ĐH : Đại học• ĐTVT : Điện tử viễn thông• HĐQT : Hội đồng quản trị• QĐ : Quyết định• TC : Trung cấp• TCCB: Tổ chức cán bộ• TTVT : Trung tâm Viễn thông• VNPT: Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam • TP :Trưởng phòng• VT- CNTT : viễn thông- công nghệ thông tin• GĐ : Giám đốc• PGĐ : Phó Giám đốc• VTVP :Viễn thông Vĩnh Phúc• KT : kinh tế LỜI MỞ ĐẦUTrong xã hội hiện đại ngày nay, sự kết hợp giữa VT- CNTT- Internet đã trở thành công cụ đắc dụng phục vụ cho sự phát triển kinh tế - xã hội và doanh nghiệp. Có thể nói rằng sự phát triển như vũ bão của ngành VT- CNTT trước hết đã làm thay đổi phương thức phương thức tổ chức hoạt động kinh tế, sau đó tác động đến hoạt động của các khu vực khác như khu vực chế tạo- chế biến và cung ứng dịch vụ.VT-CNTT phát triển ở mọi quốc gia, mọi khu vực và ở Việt Nam cũng không nằm ngoài ngoại lệ. Năm 2008 được coi là năm đánh dấu nhiều sự kiện quan trọng đối với ngành VT- CNTT ở Việt Nam và Tập đoàn Bưu chính - Viễn thông Việt Nam (VNPT), trước hết là việc Việt Nam phóng thành công vệ tinh viễn thông đầu tiên Vinasat-1, sự kiện nữa đó chính là việc VNPT chính thức hoàn thành chia tách Bưu chính và Viễn thông trên địa bàn các tỉnh/thành phố và các doanh nghiệp viễn thông tỉnh đi vào hoạt động. Đây là mô hình chưa có tiền lệ tại Việt Nam, hành lang pháp lý chưa hoàn thiện.Để giúp các Doanh nghiệp viễn thông tỉnh nâng cao sức cạnh tranh, khai thác và sử dụng hiện quả các nguồn lực đặc biệt là nguồn lực con người, một trong những giải pháp cơ bản là công tác tổ chức và thiết kế cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. Muốn doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh phải có được bộ máy tổ chức đủ trình độ năng lực, cơ cấu gọn nhẹ, mềm dẻo linh hoạt phù hợp với điều kiện hội nhập.Sau một thời gian thực tập tại Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc, được tìm hiểu các tài liệu liên quan, thực tế về cơ chế hoạt động, quá trình sản xuất cung ứng dịch vụ VT-CNTT, em đã mạnh dạn chọn đề tài chuyên đề thực tập “ Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức ở Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc”2 Bố cục bài viết gồm 3 chương, được trình bày như sau :Chương I : Những vấn đề về thiết kế và xấy dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp trong môi trường hiện đạiChương II: Thực trạng về cơ cấu tổ chức ở Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh PhúcChương III: Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức ở Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng nhưng do đề tài phức tạp, có những vấn đề tồn tại chưa được thống nhất do đó không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô, các bạn đọc giúp đỡ em để hoàn thiện chuyên đề này.3Kết quả-Đạt mụch đích-Đạt mục tiêu +Sản phẩm +Dịch vụ-Mục tiêu đúng -Hiệu quả cao CHƯƠNG 1NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP TRONG MÔI TRƯỜNG HIỆN ĐẠI1.1.TỔ CHỨC∗ Tổ chức ( theo nghĩa danh từ ) : là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được mụch đích chung.(1)Ví dụ : gia đình, trường học, doanh nghiệp, các cơ quan hành chính sự nghiệp…- Đặc điểm chung của tổ chức:+ Tổ chức là những đơn vị xã hội bao gồm nhiều người,những bộ phận phân hệ, vị trí công tác khác nhau có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và tương ứng là là những chức năng, nhiệm vụ nhất định.+ Mọi tổ chức đều tồn tại vì những mục đích nhất định nào đó, mục đích chính là lý do để tổ chức tồn tại+ Mọi tổ chức đều hoạt động theo những phương thức ( kế hoạch) của riêng mình, vạch rõ những việc cần phải làm để đạt mụch đích, mục tiêu một cách hiệu quả+ Mọi tổ chức đều phải thu hút và sử dụng các nguồn lực một cách hợp lý trong điều kiện có sự hạn chế các nguồn lực quan trọng : Nhân lực,vật lực, tài lực và thông tin.+ Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác, ảnh hưởng, thậm chí ràng buộc lẫn nhau.1 Giáo trình Quản trị học-TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền-Nhà xuất bản Giao thông Vận tải,Hà Nội 2006-Trang 5.4Kết quả-Đạt mụch đích-Đạt mục tiêu +Sản phẩm +Dịch vụ-Mục tiêu đúng -Hiệu quả cao + Để liên kết, phối hợp những con người, bộ phận, phân hệ bên trong và bên ngoài tổ chức cần có những con người lãnh đạo, quản lý, dẫn dắt nhằm đi đến mục tiêu chung cho tổ chức.∗Tổ chức ( theo nghĩa động từ) là một chức năng của quá trình quản lý bao gồm việc phân bổ, sắp xếp các nguồn lực con người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhau nhằm thực hiện thành công kế hoạch của tổ chức.( 2 )Sơ đồ 1.1. Lôgic của quá trình quản lý ( Nguồn: Giáo trình Quản trị học-TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền-Nhà xuất bản Giao thông Vận tải, Hà Nội 2006 -Trang 10 )1.2.CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP1.2.1.Khái niệmCơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng thể các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa,có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những 2 Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền-Nhà xuất bản Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 6.5Lập kế họạchLãnh đạoTổ chứcKiểm traCác nguồn lực-Nhân lực-Tài lực-Vật lực-Thông tinKết quả-Đạt mụch đích-Đạt mục tiêu +Sản phẩm +Dịch vụ-Mục tiêu đúng -Hiệu quả cao khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới mục tiêu đã xác định.(3)- Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức phân công điều phối những họat động trong cấu trúc của tổ chức ở từng bộ phận, phân hệ, vị trí công tác để đạt được mụch tiêu, mụch đích xác định của tổ chức đồng thời nó phản ánh môi tương quan về quyền lực trong tổ chức.- Bên cạnh đó cơ cấu tổ chức xác định những nhiệm vụ, quyền hạn và mối mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận phân hệ trong tổ chức.1.2.2.Các đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức1.2.2.1.Chuyên môn hóa công việcChuyên môn hóa công việc có nghĩa là khi một người, một bộ phận, phân hệ…chỉ thực hiện một hoặc một số chức năng nhiệm vụ có mối quan hệ tương đồng.Như vậy chuyên môn hóa sẽ chia công việc ra thành những việc nhỏ, đơn giản, dễ đào tạo để thực hiện.Ưu điểm lớn nhất của chuyên môn hóa đó chính là nâng cao năng suất và hoàn thiện được kỹ năng lao động nhất định cho người lao động.Tuy nhiên chuyên môn hóa công việc cũng có những mặt tiêu cực của nó: đó chính là sự tẻ nhạt, nhàm chán đối với công việc mà người lao động phụ trách; bên cạnh đó khả năng sáng tạo, tìm tòi, sự thích nghi với những công việc mới rất thấp trong khi sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay đòi hỏi người lao động phải có sự tổng hợp rất nhiều kĩ năng cần thiết khác. Để khắc phục những nhược điểm trên, người ta khuyến khích tổng hợp hóa những kĩ năng cho người lao động.-Tổng hợp hóa đó xảy ra khi một người, bộ phận, phân hệ . thực hiện công việc nhiều nhiệm vụ, nhiều chức năng mang tính tương đối.3 Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền-Nhà xuất bản Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 7.6 Theo lời khuyên của các chuyên gia : nên nâng cao mức độ tổng hợp hóa đến mức độ cao nhất có thể đồng thời vẫn đảm bảo được những kĩ năng cần thiết cho người lao động. Về phía người lao động cần phải đa dạng hóa những kĩ năng nhưng phải xác định cho mình đâu là giá trị trung tâm. 1.2.2.2.Sự phân chia tổng thể thành các bộ phận phân hệTrong tổ chức sự chuyên môn hóa theo chiều ngang làm xuất hiện những bộ phận, phân hệ, vị trí công tác mang tính tương đối và thưc hiện những hoạt động nhất định. Sự hình thành các bộ phận phân hệ của tổ chức được thực hiện theo nhiều tiêu chí khác nhau là xuất hiện các mô hình, các kiểu tổ chức khác nhau.Trong xã hội hiện đại ngày nay, đã xuất hiện nhiều mô hình cơ cấu tổ chức mới, đó là sự pha trộn kết hợp giữa các mô hình cổ điển và xu thế phát triển của từng chủ thể.1.2.2.3.Cấp quản lý và tầm quản lýTầm quản lý (tầm kiểm soát) là số người và bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm quản lý hẹp dẫn đến nhiều cấp.( 4 )Trong một tổ chức khi mà hệ thống cấp quản lý càng lớn, càng phức tạp sẽ tạo ra nhiều khó khăn trong việc ra quyết định ( từ trên xuống ) cũng như việc tiếp nhận và báo cáo thông tin ( từ dưới lên, từ môi trường bên ngoài) làm mất nhiều thời gian, thông tin bị bóp méo. Vì vậy mà trong hoàn thiện cơ cấu tổ chức người ta thường giảm số cấp quản lý xuống đến mức nhất định và nâng tầm quản lý.Muốn xác định tầm quản lý phù hợp phải tìm hiểu những mối quan hệ sau:- Tầm quản lý và trình độ của cán bộ quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch. Năng lực của cán bộ quản lý càng cao thì tầm quản lý càng rộng và ngược lại. 4 Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 31-327 Để nâng năng lực cho cán bộ quản lý cần: ( 1) nâng cao trình độ thông qua việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; (2) nâng cao kĩ năng biến hoạt động thành thực tiễn; (3) nâng cao phẩm chất đạo đức.Tạo cho nhà quản lý các công cụ: (4) phương pháp, công cụ kĩ thuật, hệ thống thông tin; (5) các quy trình họat động, những lý thuyết mô hình mang tính định lượng.- Tầm quản lý và sự rõ ràng trong việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn có quan hệ tỷ lệ thuận.- Tính phức tạp của hoạt động quản lý và tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch.- Trình độ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp dưới với tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận.Có 3 mô hình có cấu tổ chức căn cứ vào số cấp quản lý: - Cơ cấu nằm ngang ( có từ 1- 2 cấp quản lý)- Cơ cấu hình tháp nhọn (từ 3 cấp quản lý trở lên)- Cơ cấu mạng lưới ( không có cấp quản lý )1.2.2.4.Quyền hạn và mối quan hệ về quyền hạn trong tổ chức.∗ Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ theo quyết định gắn liền với một vị trí ( hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức.(5)Trong 1 tổ chức tồn tại 3 loại quyền hạn cơ bản: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu, quyền hạn chức năng.∗ Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới ( chế độ thủ trưởng).(6)5 ,6 Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 2368 ∗ Quyền hạn tham mưu là quyền hạn đưa ra lời khuyên, ý kiến tư vấn, phản biện kiến nghị, mà không trực tiếp ra quyết định cho các nhà quản lý trực tuyến. Sơ đồ 1.2 Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mưuTrong tổ chức thì mối quan hệ giữa người có quyền hạn trực tuyến và quyền hạn tham mưu là phức tạp nhất. Người ta đưa ra những lời khuyên như sau:- Đối với những nhà tham mưu:+ Không nên coi người lãnh đạo mình kém hơn mình, phải hiểu rằng người sử dụng lời khuyên của chúng ta giỏi hơn rất nhiều+ Trong mối quan hệ với người nắm quyền hạn trực tuyến thì tham mưu là người đứng thứ 2, nhiệm vụ là giúp cho người có quyền hạn trực tuyến là việc hiệu quả và hiệu lực cao nhất.+ Lời khuyên phải có giá trị sử dụng và giá trị thực hiện ngay9TP kế hoạchTrợ lýThi côngGiám đốcTP kĩ thuậtTP tổ chứcGiám sát Cơ giớiQuyền hạn trực tuyếnQuyền hạn tham mưu + Phải trung thành với người lãnh đạo, biết giữ bí mật thông tin, vì lợi ích của người lãnh đao, của tổ chức mà hoạt động.- Đối với các nhà nắm quyền hạn trực tuyến:+ Phải coi việc tham mưu là tất yếu vì không ai có thể giỏi toàn bộ các chức năng hoạt động+ Phải biến việc sử dụng tham mưu thành lối sống của tổ chức+ Bảo đảm cho tham mưu có đầy đủ các thông tin thuộc các lĩnh vực của mình+ Chế độ đãi ngộ xứng đáng cho nhà tham mưu ( đa dạng hóa các phương thức trả công, gắn liền vị thế quản lý, xây dựng hệ thống vị thế về mặt chuyên môn).( 7 )∗ Quyền hạn chức năng là quyền trao cho cá nhân hoặc bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của bộ phận khác.( 8 )Thông thường trong tổ chức thì những người có quyền hạn chức năng là những người:- Có quyền hạn tham mưu- Có quyền ra quyết định theo chế độ ủy quyền và chế độ phân quyền- Sự đại diện của họ luôn đứng sau “ thừa lệnh, thay mặt “.1.2.2.5.Sự phân bổ quyền hạn giữa các cấp trong tổ chứcTập trung xảy ra khi người quản lý cao nhất nắm tất cả các quyền ra quyết định.( 9 )Phi tập trung xảy ra khi người quản lý cấp cao chấp thuận trao quyền quyết định cho người quản lý cấp thấp hơn.(10)7 Bài giảng của PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền89109,10 Bài giảng của PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền10 [...]... 11 13 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC Ở DOANH NGHIỆP VIỄN THÔNG VĨNH PHÚC 2.1.TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP 2.1.1.Tên doanh nghiệp Tên tổ chức : Doanh nghiệp Viễn Thông Vĩnh Phúc Tên giao dịch quốc tế: Vinh Phuc Telecommunications. Có trụ sở chính tại số 2 đường Kim Ngọc-Phường Ngô Quyền -Thành phố Vĩnh Yên-Tỉnh Vĩnh Phúc. 2.1.2.Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh Viễn thông Vĩnh Phúc ( VTVP ) là đơn... hình tổ chức bộ phận theo ma trận 1.3.THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.3.1.Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức 1.3.1.1.Chiến lược của tổ chức Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong việc thực hiện các mụch tiêu chiến lược của tổ chức. Cơ cấu tổ chức là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược. Khi chiến lược, mục tiêu, định hướng phát triển của tổ chức thay đổi thì cơ cấu tổ. .. Sơ đồ 1.12.Q trình xây thể chế hóa cơ cấu tổ chức 1.3.5.Nội dung của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức (22) Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp đang hoạt động được bắt đầu bằng việc nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu hiện tại và tiến hành đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp theo những cắn cứ nhất định. Để làm được điều đó, người ta biểu thị cơ cấu tổ chức hiện tại và các bộ phận, phân hệ... của tổ chức. ( 1 ) Sơ đồ 1.9.Quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức (2)Chun mơn hóa cơng việc 21 21 Nghiên cứu và dự báo các ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức nhằm xác định mơ hình cơ cấu tổng qt Chun mơn hóa công việc Xây dựng các bộ phận và phân hệ cơ cấu Thể chế hóa cơ cấu tổ chức Phân tích các mục tiêu chiến lược Phân tích các chức năng hoạt động Phân tích công việc Sơ đồ 1.12.Q trình xây thể chế hóa cơ. .. 100 dân là 18. - Doanh thu truy cập Internet tốc độ cao ADSL-VNN đạt 30 tỷ 2.2.Thực trạng về cơ cấu tổ chức của VTVP 2.2.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức VTVP Sơ đồ 2.2.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của VTVP 36 Viễn thông Vĩnh Phúc Trung tâm Viễn thông 2 Trung tâm Viễn thông 1 Trung tâm Viễn thông 3 ( tại các huyện) Trung tâm Tin học-Chăm sóc Khách hàng Phịng Mạng - Dịch vụ Phòng Kế hoạch Kinh doanh Phòng Đầu... hoạt động kinh doanh vừa hoạt động cơng ích,có vai trị rất quan trọng đối với sự phát triển VT-CNTT nói riêng và kinh tế, chính trị xã hội ở Vĩnh Phúc nói chung. Với những đặc trưng của mình, hầu hết các doanh nghiệp viễn thông ở các tỉnh thành phố đều sử dụng mơ hình cơ cấu tổ chức theo chức năng và mơ hình cơ cấu tổ chức theo địa dư. Sở dĩ sử dụng cơ cấu tổ chức theo địa dư là do ngành VT-CNTT... các nghành nghề có mối quan hệ khơng chặt chẽ Cơ cấu hỗn hợp - Đa dạng hóa các hoạt động độc lập Cơng ty mẹ nắm giữ cổ phần (Holding company) Bảng 1.1.Mối quan hệ giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức ( 18 ) 1.3.1.2.Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức Mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức .Tổ chức có quy mơ càng lớn, thực hiện các hoạt động... nhất 1.3.3.Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức - Nguyên tắc xác định theo chức năng - Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn - Nguyên tắc bậc thang - Nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh - Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc - Nguyên tắc tương ứng giữa quyền hạn và trách nhiệm 1.3.4.Thiết kế cơ cấu tổ chức (21) Thiết kế cơ cấu tổ chức là quá trình lực chọn và triển khai một cơ cấu tổ chức phù hợp với chiến... do sự phình to của cơ cấu; (3)Các chuyên gia dễ bị phân tán trong các đơn vị chiến lược;(4) Cơng tác kiểm sốt các cấp gặp nhiều khó khăn. 16 Hiệu trưởng Trung tâm tư vấn Kế toán - Kiểm toán Trung tâm Đào tạo- Bồi dưỡng NNL Trung tâm Ngoại ngữ Trung tâm Đào tạo từ xa 1.2.3 .Một số mơ hình cơ cấu tổ chức điển hình hiện nay 1.2.3.1.Mơ hình tổ chức bộ phận theo chức năng Cơ sở hình thảnh là việc... Kế tốn trưởng là người giúp đơn vị quản lý, điều hành cơng tác kế tốn thống kê- tài chính của đơn vị theo đúng các quy định của pháp luật; chịu trách nhiệm trước cấp trưởng và trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ của mình. 2.2.3.Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp VTVP 2.2.3.1.Ưu - nhược điểm của mơ hình Là một Doanh nghiệp trong lĩnh vực VT-CNTT vừa hoạt động kinh doanh vừa . dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp trong môi trường hiện đạiChương II: Thực trạng về cơ cấu tổ chức ở Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh PhúcChương III: Một số giải. dạn chọn đề tài chuyên đề thực tập “ Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức ở Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc 2 Bố cục bài viết gồm 3 chương, được