Những giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc

Sự phối hợp các bộ phận, phân hệ trong tổ chức

Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con người bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức.(13). Bản chất của phối hợp là xây dựng, củng cố và phát triển các mối quan hệ thông tin và truyền thông. Mục tiêu của phối hợp là đạt được sự thống nhất trong hoạt động của các bộ phận, phân hệ bên trong cũng như các đối tác bên ngoài tổ chức.

Khi mục tiêu của tổ chức càng lớn đòi hỏi mức độ phối hợp càng cao. - Công cụ hữu hình : kế hoạch, mô hình tổ chức, hệ thống tiêu chuẩn kĩ thuật.

Một số mô hình cơ cấu tổ chức điển hình hiện nay 1.Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng

Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư

Ưu điểm của mô hình: (1) Nắm bắt được những nhu cầu, mối quan hệ với khách hàng ở địa phương, thông tin về thị trường ;(2) Có sự phối hợp tốt giữa các bộ phận chức năng tập trung vào một thị trường cụ thể; (3)Tận dụng hiệu của các nguồn lực ở địa phương;(4) Tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo cán bộ quản lý chung. Nhược điểm : (1) Khó khăn trong việc chỉ đạo thống nhất các hoạt động trên phạm vi rộng; (2) Để duy trì hệ thống này đòi hỏi phải có nhiều cán bộ quản lý chung; (3) Khó khăn trong việc duy trì và kiểm tra tập trung;(4) Công việc có thể bị trùng lặp. Hiện nay, hình thức này khá phố biến ở các công ty hoạt động trên phạm vi rộng, tập đoàn xuyên quốc gia, tiến hành các hoạt động giống nhau, dây truyền lắp ráp, mạng lưới phân phố; hay các cơ quan nhà nước như cơ quan thuế, tòa án, viễn thông các tỉnh.

Lúc đó, các nhà lãnh đạo tổ chức sẽ tạo lên các đơn vị chiến lược mang tính độc lập, đảm nhận một hoặc một số ngành nghề hoạt động khác nhau, có thể tự tiến hành hoạt động như tổ chức ban đầu của nó từ. Cơ sở hình thành : dựa trên sự kết hợp của 2 hay nhiều kiểu mô hình tổ chức bộ phận khác nhau; dùng để thực hiện những mục tiêu lớn và quan trọng thông qua những chương trình, dự án, triển khai các dịch vụ sản phẩm mới. Ưu điểm của mô hình: (1) Sắp xếp và bố trí nguồn nhân lực một cách linh hoạt, số lượng lao động vẫn giữ nguyên sau khi dự án kết thúc, tập trung vào khâu xung yếu; (2) Phát huy được hết khả năng của cán bộ quản lý và các chuyên gia trong các dự án, chương trình cụ thể ;(3) Với mô hình này, tổ chức có thể thích ứng nhanh chóng và hiệu quả với sự thay đổi của môi trường.

Nhược điểm của mô hình : (1) mô hình có tính linh hoạt cao bởi vậy cơ cấu tổ chức không ổn định; (2)Khả năng thống nhất trong mệnh lệnh thấp do vi phạm chế độ thủ trưởng ( song trùng lãnh đạo); (3) Cơ cấu phức tạp có thể dây lãng phí.

Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức 1.Chiến lược của tổ chức

Mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức.Tổ chức có quy mô càng lớn, thực hiện các hoạt động càng phức tạp thường có mức độ chuyên môn hóa, hình thức hóa càng cao, ít tập trung hơn các tổ chức nhỏ và thực hiện các hoạt động không quá phức tạp.( 19 ). Họ thường sử dụng các mô hình cổ điển như mô hình tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc, hướng tới sự kiểm soát tập trung hơn là sử dụng các mô hình tổ chức mang tính phân tán với các đơn vị chiến lược. Môi trường là tổng hợp các yếu tố, điều kiện khách quan và chủ quan bên trong và bên ngoài tổ chức, có mối quan hệ tương tác lẫn nhau, ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động của tổ chức.

Môi trường tạo thuận lợi, tức mang đến cho tổ chức những cơ hội và cũng có thể đưa lại những rủi ro bất ngờ do vậy tổ chứ phải có cơ cấu tổ chức hợp lý để thích ứng với sự thay đổi của môi trường đó. - Tính thống nhất trong mục tiêu : một cơ cấu tổ chức được coi là hiệu quả khi nó liên kết được tất cả các bộ phận, phân hệ cùng hoạt động vì mục tiêu chung của tổ chức. - Tính tối ưu: Cơ cấu tổ chức phải có đầy đủ tất cả các bộ phận, phân hệ con người, vị trí công tác ( không thừa và không thiếu) để thực hiện các hoạt động của tổ chức.

Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp đang hoạt động được bắt đầu bằng việc nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu hiện tại và tiến hành đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp theo những cắn cứ nhất định.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC Ở DOANH NGHIỆP VIỄN THÔNG VĨNH PHÚC

• Những điều kiện cần thiết đảm bảo sự thành công trong hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

VTVP đang ở thể đứng trước ngã ba đường : tiếp tục phát triển mạng lưới thuê bao cố định tới vùng sâu vùng xa, đảm bảo nhiệm vụ công ích xã hội và chấp nhận sụt giảm lợi nhuận hay tập trung phát triển thuê bao di động để tăng lãi suất và doanh thu. Mô hình cũ, chịu ảnh hưởng của chế độ tập trung quan liêu bao cấp, thái độ ỷ lại, trông chờ vào cấp trên, không phát huy được sự sáng tạo, năng động, ý thức trách nhiệm của CBCNV. Các bộ phận trong cơ cấu tổ chứ phải gọn nhẹ, quyền hạn chức năng không được trùng lặp, chồng chéo, nhưng cũng không được bỏ xót đông thời đảm bào nguyên tắc tập trung dân chủ, dân chủ nhưng không vô tổ chức.

Qua nghiên cứu cơ cấu tổ chức ở VTVP, em thấy khá cồng kềnh, đặc biệt có sự trùng lặp chức năng giữa Phòng Mạng dịch vụ và Trung tâm tin học và dịch vụ khách hàng. Sau khi tách ra để đảm bảo để đảm bảo sự ổn định nhanh chónh trong cơ cấu tổ chức, sự thành công của mô hình mới, VNPT đã chủ trương giảm bớt số lao động phổ thông trong các đơn vị viễn thông tỉnh đồng thời hạn chế việc tuyển dụng thêm nhân sự trong 1 vài năm. Quy trình mới sẽ bỏ bớt 1 giai đoạn, đó là giai đoạn trình Tập đoàn, các công trình này trên cơ sở nguồn vốn của đơn vị và nguồn vốn mà Tập đoàn giao vào thời điểm đó.

Chỉ khi kinh phí đề xuất lớn hơn nguồn vốn mà Tập đoàn giao thì khi đó sẽ trình lên Tập đoàn trước khi tổ chức đấu thầu, thông thường các công trình mà các TTVT lập tờ trình thường có giá trị dưới 1 tỷ đồng, áp dụng hình thức chỉ định thầu. Như vậy, việc thanh quyết toán sẽ trở lên nhanh chóng, tất cả những hồ sơ về nguồn vốn, chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu, khối lượng hoàn thành…trong báo cáo kinh tế kĩ thuật, hồ sơ hoàn công Phòng Kế toán đã nằm được cùng với Công ty kiểm toán làm việc trực tiếp với đơn vị thi công. Đối với bất kỳ một tổ chức hay một doanh nghiệp nào, cán vộ quản lý có vai trò rất quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp, đảm bảo cho tổ chức đạt được mụch đích với kết quả và hiệu quả cao.Với ý nghĩa quan.

Khen thưởng cho những cá nhân có thành tích tốt trong công tác, trong quá trình lao động, những người có sáng kiến nhằm nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ thường xuyên bằng tình thần và cả vật chất. Tổ chức các buổi họp, các buổi trao đổi nhằm cho CBCN trao đổi kinh nghiệm, đề xuất các ý kiến, nêu ra các thắc mắc cần giải quyết qua đó khắc phục những yếu kém tồn tại trong quá trình quản lý. Trong những năm tới, VNPT nói chung và VTVP nói riêng phải cạnh tranh gay gắt với các Tập VT- CNTT hàng đầu thế giới, cũng như các công ty Viễn thông trong nước đang hoạt động hiện nay cùng chia sẻ thị trường VT–.

Để không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh, giữ vai trò chủ đạo trên địa bàn tỉnh, VTVP cần phải tiếp tục phát huy hơn nữa các lợi thế sẵn có của mình, đồng thời phải nhìn nhận đánh giá chính xác khách quan những đểm yếu, mặt tồn tại của mình trong quá trình quản lý, sản xuất, cung ứng dịch vụ VT-CNTT. Em xin chân thành cảm ơn đến các thầy cô trong khoa, CBCNV Phòng Tổ chức Cán bộ lao động Doanh nghiệp Viễn Thông Vĩnh Phúc; đặc biệt em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Phan Kim Chiến - Giảng viên Khoa Khoa học Quản lý Trường ĐH Kinh tế Quốc dân và Kỹ sư Nguyễn Tô Hiệu – Trưởng Phòng Tổ chức Cán bộ lao động Doanh nghiệp Viễn Thông Vĩnh Phúc đã trực tiếp hướng dẫn em thực hiện đề tài này.