Phân tích cơ cấu tổ chức quản lý và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện chúng của công ty chứng khoán SeABANK

Như vậy, tựu chung lại ta có thể hiểu chức năng tổ chức là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho chác cá nhân và bộ phận đó có thể p

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU……… 2

Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC………3

1.1 Cơ cấu tổ chức……… 3

1.1.1 Khái niệm về Tổ chức……… 3

1.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức……….4

1.1.3 Phân loại cơ cấu tổ chức……… 4

Chương 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI SEABS……… 13

2.1 Tổng quan Công ty chứng khoán SeABANK……… 13

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển……….13

2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ tại SeABS……… 13

2.1.3 Chiến lược phát triển……… 14

2.1.4 Lực lượng nhân sự công ty……….14

2.2 Cơ cấu tổ chức tại SeABS……… 16

2.3 Nhận định về cơ cấu tổ chức công ty chứng khoán SeBANK……… 18

Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI SEABS 23 3.1 Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức SeABS……… 23

3.2.1 Sáp nhập bộ phận dịch vụ KH với bộ phận PR&Marketing……… 23

3.2.2 Thành lập phòng Marketing tại chi nhánh TP HCM……… 24

3.2.3 Nâng cao vai trò, chức năng phòng PR & Marketing……… 24

KẾT LUẬN……… 26

LỜI MỞ ĐẦU

Sau mỗi khoá học, việc thực tập nhằm tiếp xúc với thực tế và kiểm định lý thuyết đãđược học trở thành một bộ phận không thể thiếu quá trình học tập của mỗi sinh viên kinh

tế Được sự giới thiệu của Trường Đại Học Hải Phòng và sự đồng ý tiếp nhận của Công

ty Cổ phần Chứng khoán Ngân hàng TMCP Đông Nam Á, tôi đã có cơ hội được tham giathực tập tại quý công ty Trong thời gian thực tập, tôi đã có được những tiếp xúc ban đầuvới các công việc thực tế, được tìm hiểu các thông tin về công ty Dưới đây, tôi xin đượctrình bày những kết quả đã thu hoạch được trong thời gian thực tập của mình

Là một sinh viên Khoa Kinh Tế và Quản trị kinh doanh, tôi lựa chọn đề tài báo cáo về

cơ cấu tổ chức của công ty với đề tài mang tên:”Phân tích cơ cấu tổ chức quản lý và đề

xuất một số giải pháp hoàn thiện chúng của Công ty Chứng khoán SeABANK” Là đề

tài gắn liền với các kiến thức đã học được tại Khoa Bố cục bài viết được chia thành:

- Chương 1: Những vấn đề lý luận về cơ cấu tổ chức;

- Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức tại SeABS;

- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức Cty Chứng khoán SeABANK

Do kiến thức còn nhiều hạn chế nên không thể tránh khỏi những sai sót trong quátrình thực hiện đề tài, nhất là những nhận định mang tính chủ quan của bản thân Rấtmong nhận được sự cảm thông của các thầy, các cô, Ban lãnh đạo Công ty Chứng khoánSeABANK và các bạn

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo công ty chứng khoán Seabank, cácanh chị Phòng Tư Vấn Tài Chính Doanh Nghiệp cùng toàn thể cán bộ nhân viên Công tyChứng khoán SeABANK đã tiếp nhận tôi vào thực tập tại quý công ty, tận tình hướngdẫn tôi trong quá trình thực tập, cung cấp cho tôi các thông tin cần thiết trong quá trìnhviết đề tài Đặc biệt cảm ơn cô Hoàng Thị Hải Yến đã tận tình giúp đỡ và hướng dẫn tôihoàn thành bài viết này

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC1.1 Cơ cấu tổ chức

1.1.1 Khái niệm về Tổ chức:

Cơ cấu tổ chức là cách thức hình thành nên một tổ chức Ở đây, tổ Chức có thể đượchiểu theo nhiều nghĩa, nhưng tựu chung lại ta có thể hiểu tổ chức theo 3 phương diện sau:Thứ nhất, tổ chức theo nghĩa là một danh từ Tổ chức là một hệ thống gồm nhiềungười cùng hoạt động vì mục đích chung Điều đó có nghĩa tổ chức là một hệ thống, hệthống này gồm nhiều cá nhân, các cá nhân hoạt động vì mục đích chung của tổ chức.Thứ hai, nếu hiểu tổ chức là một động từ theo nghĩa rộng thì Tổ chức là một quá trìnhtriển khai các kế hoạch Quá trình quản lý bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo vàkiểm tra Việc xác định mục tiêu và cách thức để đạt được mục tiêu được hoạch địnhtrong quá trình lập kế hoạch Và để đạt được mục tiêu đó thì cần được thực hiện trên thực

tế bởi việc tổ chức thực thi kế hoạch Theo nghĩa này, tổ chức bao gồm việc xây dựngnhững hình thức làm khuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, chỉ đạo thực thi kế hoạch

và kiểm tra đối với kế hoạch

Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản lý, đó là động từ tổ chức đượchiểu theo nghĩa hẹp Chức năng tổ chức bao gồm việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực conngười gắn liền với những nguồn lực khác nhằm thực hiện tốt nhất các mục tiêu đề ratrong quá trình lập kế hoạch và tạo nền tảng tốt cho việc thực thi chức năng lãnh đạo vàkiểm tra của tổ chức

Như vậy, tựu chung lại ta có thể hiểu chức năng tổ chức là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho chác cá nhân và bộ phận

đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất nhằm thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức

1.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức:

Trong tổ chức, việc sắp xếp phân chia các bộ phận, cá nhân; việc quy định quyền hạnnhiệm vụ của mỗi thành viên; việc tạo ra mối liên hệ giữa các bộ phận, các thành viên,xây dựng một quy trình làm việc liên hoàn là những công việc mang tính khoa học vànghệ thuật Khoa học ở chỗ nó mang tính ổn định cao, có những quy chuẩn nhất định Nócòn mang tính nghệ thuật vì nó đòi hỏi với mỗi tổ chức khác nhau, hoạt động trongnhững lĩnh vực đặc thù khác nhau đòi hỏi phải có một mô hình tổ chức phù hợp Đó lànhiệm vụ không đơn giản của việc xây dựng cơ cấu tổ chức

Xác định mối quan hệ giữa những con người trong tổ chức chính là việc xây dựng cơcấu tổ chức Mối quan hệ giữa con người với con người trong tổ chức bao gồm có mốiquan hệ chính thức và mối quan hệ phi chính thức Mối quan hệ chính thức chính là việcxác định trách nhiệm, quyền hạn, phân cấp trong tổ chức Mốí quan hệ phi chính thức thểhiện ở việc mối quan hệ giữa các cá nhân trong tổ chức, bầu không khí tập thể Ở đâychúng ta chỉ quan tâm tới mối quan hệ chính thức trong tổ chức, và như vậy nghĩa làchúng ta chỉ xét tới cơ cấu tổ chức chính thức trong tổ chức Theo đó, cơ cấu tổ chứcđược diễn đạt như sau:

Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định.

Như vậy có thể thấy việc xây dựng cơ cấu tổ chức bao gồm 2 công việc chủ đạo là:

- Xây dựng các bộ phận của tổ chức, bố trí các cá nhân vào từng vị trí phù hợp

- Xác định vị trí của từng bộ phận trong tổ chức, quy định mối liên hệ, quyền hạntrách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân trong tổ chức

1.1.3 Phân loại cơ cấu tổ chức.

1.1.3.1 Theo phương thức hình thành các bộ phận:

a, Mô hình tổ chức đơn giản:

Lưu kýThu ngân

Kế toán

Phân xưởngPhân xưởngPhân xưởng

Trong dạng mô hình này, không có sự phân chia thành các bộ phận riêng biệt, ngườiquản lý trực tiếp thuê nhân công và điều hành công việc Mô hình này thường áp dụngvới với các hộ kinh doanh nhỏ lẻ

b, Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng:

Mô hình này được hình thành trên cơ sở hợp nhóm các cá nhân vào một đơn vị cơ cấucùng hoạt động trong một lĩnh vực chức năng cụ thể, như nhân sự, tài chính, marketing,

PR, sản xuất, kinh doanh…

Mỗi bộ phận được giao một quyền hạn và nhiệm vụ nhất định, chuyên môn hoá trongnhiệm vụ được giao, kết hợp với các bộ phận khác trong tổ chức cùng hoạt động vàhướng tới mục tiêu chung của tổ chức

Mô hình này có thể được biểu diễn như sau:

Ưu điểm của mô hình này là:

- Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ lặp đi lặp lại hằng ngày;

- Phát huy ưu điểm hơn chuyên môn hoá ngành nghề;

- Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu;

- Đơn giản hoá đào tạo;

- Chú trọng tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên;

- Tạo điều kiện kiểm tra chặt chẽ

Nhược điểm của mô hình này là:

- Mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đưa ra các chỉ tiêu và chiến lược;

- Thiếu sự phối hợp hành động giữa các bộ phận chức năng;

- Chuyên môn hoá quá mức tạo ra cái nhìn hạn hệp cho nhà quản lý;

- Hạn chế phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung;

- Thiếu trách nhiệm khi để xảy ra sai sót

c, Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm:

Mô hình này áp dụng cho những tổ chức sản xuất kinh doanh đa sản phẩm, mỗi sảnphẩm kéo theo nó là một đội ngũ chuyên trách, chịu trách nhiệm về sản phẩm đó Các bộphận của tổ chức được hình thành trên cơ sở hợp nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân sựtheo các tuyến sản phẩm của tổ chức

TỔNG GIÁM ĐỐC

PTGĐ NHÂN SỰ PTGĐ S.XUẤT

- Quy định trách nhiệm cuối cùng là tương đối dễ dàng;

- Phối hợp giữa các phòng ban chức năng vì mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn;

- Tạo điều kiện phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung;

- Đề xuất đổi mới công nghệ dễ được quan tâm;

- Hiểu biết về sản phầm và khách hàng nên dễ ra quyết định

Nhược điểm:

- Sự tranh giành nguồn lực giữa các tuyến sản phẩm;

- Cần nhiều người có năng lực quản lý chung;

- Các dịch vụ hỗ trợ tập trung gặp khó khăn;

- Khó khăn ở cấp quản lý cao nhất

d, Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư:

Dựa vào lãnh thổ để phân chia các bộ phận tổ chức là một hình thức khá phổ biến ởcác tổ chức có phạm vi hoạt động tương đối rộng Một khu vực địa lý nhất định sẽ được

- Hiểu biết thị trường và chú ý đến nhu cầu của thị trường;

- Gắn các hoạt động chức năng với từng thị trường cụ thể;

- Tận dụng nguồn lực địa phương;

- Có nhiều thông tin về thị trường;

- Có điều kiện đào tạo cán bộ quản lý chung

Tuy nhiên dạng mô hình này cũng mang một số nhược điểm sau:

- Khó duy trì hoạt động nhất quán ở tất cả các khu vực;

- Đòi hỏi nhiều cán bộ quản lý;

- Công việc có thể trùng lặp;

- Khó duy trì việc ra quyết định và kiểm tra một cách tập trung

e, Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng:

Tùy từng loại đối tượng khách hang và nhu cầu của họ mà hình thành nên các bộ phậncủa tổ chức Dạng mô hình này thường ít khi được sử dụng làm cơ cấu tổ chức chính vì

sẽ dẫn tới tình trạng bộ máy rất cồng kềnh và thiếu hiệu quả

Dạng cơ cấu này có ưu điểm ở chỗ:

- Hiểu biết về khách hàng;

- Khách hàng là trọng tâm của việc ra quyết định;

- Tạo sự tin tưởng từ phía khách hàng

Nhược điểm có thể là:

- Tranh giành quyền lực;

- Thiếu chuyên môn hoá;

- Bộ phận Marketing chiếm đa số;

- Khó xác định nhóm khách hàng cụ thể

f, Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược:

Khi mà tổ chức đã phát triển tới một mức độ nhất định, việc tổ chức trở nên phức tạp

do phải phối hợp quá nhiều bộ phận cùng một lúc khi ấy lãnh đạo cấp cao nhất trong tổchức có thể chia nhỏ tổ chức của mình thành nhiều đơn vị cấp chiến lược hơn Về thựcchất, mô hình này là sự biến thể các dạng mô hình theo sản phẩm, theo địa dư hay theokhách hàng…Các đơn vị chiến lược sẽ hoạt động như một tổ chức thông thường, có thểhoạt động trong những ngành nghề, những lĩnh vực khác nhau Các đơn vị chiến lượccũng có thể cạnh tranh với nhau và chỉ phải báo cáo với cấp quản lý cao nhất trong tổchức

Đây chính là dạng mô hình theo hình thức tập đoàn, là một dạng mô hình mà các tổchức thường hướng tới Trên thực tế, mô hình này tồn tại dưới dạng công ty mẹ, công tycon, với việc công ty mẹ nắm giữ cổ phần của công ty con và là đầu mối để các công tycon phát triển

Ưu điểm của dạng mô hình này là:

- Phân đoạn được chiến lược tổ chức nên có thể dễ dàng đánh giá vị trí của tổ chứctrong môi trường;

- Mở rộng phạm vi hoạt động của tổ chức;

- Tăng cường hay giảm thiểu nhu cầu phối hợp khi muốn

Nhược điểm của mô hình dạng này là:

- Tình trạng lợi ích cục bộ tại các đơn vị;

- Trùng lặp công việc làm gia tăng chi phí;

g, Mô hình tổ chức bộ phận theo quá trình:

P.Xưởng Sợi

Mô hình này thường áp dụng với các tổ chức có dây chuyền hoạt động chặt chẽ Việchình thành các bộ phận trên cơ sở nhóm họp các giai đoạn của dây chuyền công nghệ Cơcấu của một công ty Dệt có lẽ thể hiện rõ nhất dạng mô hình này:

Ưu điểm:

- Chuyên môn hoá công việc;

- Tạo điều kiện nâng cao năng suất

Hạn chế lớn nhất của mô hình dạng này là các bộ phận phụ thuộc vào nhau quá lớn.Mỗi bộ phận như một mắt xích trong dây chuyền sản xuất, vì thế khi có sự gián đoạn ởmột khâu nào đó sẽ ảnh hưởng tới các bộ phận còn lại trong tổ chức

h, Mô hình tổ chức ma trận:

Việc sử dụng chung các nguồn lực cho các hoạt dộng khác nhau hình thành nên môhình dạng ma trận Dạng mô hình này thường thích hợp với các dự án khi mà dự án đóđòi hỏi sự hợp sức của các nguồn lực trong tổ chức

Thiết kế Sản Xuất Tài Chính Marketing

Dự án 1

Dự án 2

Dự án 3

Dạng mô hình này có ưu điểm ở chỗ:

- Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng;

- Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu;

- Kết hợp năng lực nhân sự;

- Thích ứng tốt với những thay đổi của môi trường

Nhược điểm:

- Song trùng lãnh đạo dẫn đến chồng chéo trong quyết định;

- Cơ cấu có thể phức tạp, mâu thuẫn trong hành động

Chú ý:

Với các dạng mô hình đã xem xét ta thấy rằng mỗi mô hình có nhưũng đặc điểm riêngbiệt, đều mang những ưu nhược điểm nhất định, không có mô hình nào là tối ưu cho tổchức Việc mô hình đó có tối ưu hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố Các yếu tố

đó có thể là môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức, đặc thù lĩnh vực hoạt động của tổchức, năng lực cán bộ nhân viên, đối tượng phục vụ, phạm vi phục vụ, quy mô tổ chức Trước khi quyết định xây dựng mô hình tổ chức cho mình, tổ chức cần xem xét các yếu

tố tác động nhằm đưa ra một mô hình phù hợp, mang lại hiệu quả nhất cho tổ chức Mộtthực tế là các tổ chức thường kết hợp một vài dạng mô hình với nhau để trong một chừngmực nào đó, ưu điểm của mô hình này có thể khắc phục được nhược điểm của mô hìnhkhác.

Tổ chức thường chọn cho mình một mô hình tổ chức chính, sau đó kết hợp với các dạng mô hình tổ chức khác để hình thành nên một mô hình hoạt động cho mình Tuy nhiên mô hình này không tồn tại vĩnh viễn mà cần thường xuyên được xem xét và hoàn chỉnh theo những thay đổi của môi trường sản xuất kinh doanh

Chương 2 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI SEABS2.1 Tổng quan Công ty chứng khoán SeABANK:

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển:

Công ty chứng khoán SeABANK tên đầy đủ là Công ty cổ phần chứng khoán Ngânhàng TMCP Đông Nam Á (SeABS) Các thành viên sáng lập bao gồm:

- Ngân hàng TMCP Đông Nam Á, đại diện là ông Lê Văn Trí;

- Ông Lê Hữu Báu;

- Bà Khúc Thị Quỳnh Lâm;

- Bà Lê Thị Mai Linh;

- Ông Đoàn Văn Tiến

Công ty Chứng khoán SeABANK (SeABS) đi vào hoạt động theo Giấy chứng nhậnKinh doanh số 0103015002 của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành phố Hà Nội ngày 12tháng 12 năm 2006 và Quyết định số 34/UBCK – GPHĐKD của Chủ Tịch Uỷ BanChứng Khoán Nhà Nước cấp ngày 22 tháng 12 năm 2006, với số vốn điều lệ ban đầu là

50 tỷ đồng Sau 1 năm hoạt động Công ty tăng vốn điều lệ lên 200 tỷ đồng theo Quyếtđịnh số 731/QĐ-UBCK ngày 31/12/2007 của UBCKNN nhằm phù hợp hơn với nhu cầuhoạt động của Công ty và theo quy định về vốn pháp định của Nhà Nước

- SeABS là thành viên của Sở giao dịch Chứng khoán Tp Hồ Chí Minh ngày 08tháng 01 năm 2008

- Là thành viên của Trung tâm Giao dịch Chứng khoán Hà Nội theo quyết định số200/QĐ-TTGDHN ngày 26 tháng 1 năm 2007

- Là thành viên của Trung tâm Lưu kí Chứng khoán từ ngày 05/01/2007 theo Giấychứng nhận số 36/GCNTVLK cấp ngày 02/01/2007

- 2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ tại SeABS:

Hiện nay, SeABS đang thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kinh doanh chứng khoán vàcác dịch vụ tư vấn tài chính được pháp luật quy định Bao gồm:

- Môi giới chứng khoán, bao gồm:

 Môi giới chứng khoán niêm yết;

 Môi giới chứng khoán chưa niêm yết (OTC);

- Tự doanh chứng khoán;

- Bảo lãnh phát hành chứng khoán;

- Lưu kí chứng khoán;

- Tư vấn tài chính doanh nghiệp

2.1.3 Chiến lược phát triển:

Là một Công ty mới thành lập trong lĩnh vực mới của thị trường Tài Chính, với nănglực hiện có, Công ty xác định cho mình mục tiêu trong tương lai là trở thành một trongcác Công ty Chứng khoán hàng đầu tại Việt Nam và trở thành một Ngân hành đầu tưchuyên nghiệp

Định hướng phát triển: SeABS nỗ lực để trở thành một trong 5 công ty chứng khoánhàng đầu tại Việt Nam, cung cấp các dịch vụ tài chính chất lượng cao cho các doanhnghiệp, các nhà đầu tư, mang lại lợi ích bền vững cho cổ đông, khách hàng, cán bộ nhânviên, các đối tác và đóng góp cho sự phát triển của xã hội

2.1.4 Lực lượng nhân sự công ty:

Thành phần ban lãnh đạo công ty gồm có:

 Ông Lê hữu Báu: