III, Những hoạt động chính của Ngân hàng ĐT&PT Thành phố Hà Nộ
c. Công tác đầu tư và phục vụ TTCK
2.2.2 Quy trình phát hành thư tín dụng
(Bao gồm các nội dung : Mở L/C, Sửa đổi L/C, Hủy L/C) Bước/
Cán bộ thực hiện
Thao tác
1/ TTV 1. Tiếp nhận hồ sơ từ phòng Tín dụng. - Kiểm đếm số lượng hồ sơ/chứng từ
- Đóng dấu ‘ ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. 2. Đăng kí giao dịch vào hệ thống TF-SIBS
2/TTV 1. Kiểm tra hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch (HD-01-01). Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc có những điểm không rõ ràng…thì thông báo tới khách hàng, Phòng tín dụng để chỉnh sửa/bổ sung.
Kiểm tra hạn mức phát hành thư tín dụng của khách hàng: - Nếu hạn mức đã được thiết lập, chuyển bước 2.2
- Nếu hạn mức chưa được thiết lập hoặc còn thiếu : thông báo Phòng tín dụng để thiết lập hoặc bổ sung hạn mức.
2. Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu phát hành thư tín dụng. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt và chuyển hồ sơ sang KSV khi hoàn tất việc nhập dữ liệu; Đối với các L/C có điều khoản đặc biệt, cần lưu ý nội dung của điện L/C khi phát hành (HD-01-02)
3/KSV 1. Kiểm tra nội dung hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. Từ chối nếu không chấp nhận và phải ghi rõ lý do từ chối, gạch chéo hủy bản nháp mà TTV đã in và chuyển hồ sơ lại cho TTV để chỉnh sửa/bổ sung.
3. In chứng từ:
+ điện mở L/C 3 bản: 1 bản gốc, 1 bản cho khách hàng, 1 bản cho Phòng tín dụng. + giấy báo nợ (3 bản): 1 bản gốc nộp kế toán G/L, 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản lưu.
Chuyển bộ hồ sơ đã duyệt tới TTV. 4/TTV 1.Chuyển chứng từ:
- cho khách hàng: 1 bản dánh cho khách hàng có đóng dấu Issued và 1 giấy báo nợ - bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ
- Hồ sơ đề nghị phát hành thư tín dụng của khách hàng - Giấy phê duyệt nguồn thanh toán để phát hành thư tín dụng - Giấy báo nợ thư tín dụng
- Các giấy tờ có liên quan
Ghi chú: Trường hợp phát hành thư tín dụng bằng thư: Trình giám đốc ký, đóng dấu
và gửi thu tín dụng tới NHTB.
5/TTV 1. Theo dõi tình trạng của thư tín dụng đã phát hành 2. Lưu điện/thư xác nhận của NHTB (nếu có)
6/TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu hủy thư tín dụng trong các trường hợp sau:
- Thư tín dụng còn số dư nhưng đã hết hạn (trên 1 tháng) theo yêu cầu của người mở thư tín dụng.
- Thư tín dụng còn hiệu lực nhưng được các bên liên quan (người đề nghị mở L/C, người thụ hưởng L/C, NHTB, NHXN) đồng ý hủy.
2. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu
• Thư tín dụng sẽ được tự động đóng bởi chương trình TF-SIBS trong các trường hợp sau:
- Thư tín dụng hết số dư
- Sau 3 tháng kể từ ngày hết hiệu lực. 7/KSV Kiểm tra lại hồ hơ mà TTV đã nhập
8a/KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận việc hủy thư tín dụng và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ:
- Thông báo hủy thư tín dụng: 1 bản gốc, 1 bản lưu.
- Giấy báo nợ (phí hủy L/C nếu có): 1 bản gốc, 1 bản lưu, 1 bản dành cho khách hàng. 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
8b/KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận việc hủy thư tín dụng và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. Ghi lý do từ chối, gạch chéo hủy bản nháp mà TTV đã in và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa
9/TTV 1. Chuyển chứng từ:
- Tới khách hàng: 1 bản gốc thông báo hủy L/C và giấy báo nợ (nếu có) - Tới kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ (nếu có)
2. Lưu hồ sơ thư tín dụng dã hủy và các giấy tờ liên quan
• Ghi chú: Quy trình sửa đổi thư tín dụng được thực hiện như sau:
- Sửa đổi tăng tiền, sửa đổi các điều khoản làm thay đổi bản chất lô hàng NK (trong trường hợp thanh toán bằng nguồn vốn vay ngân hàng), các sửa đổi các cam kết trong L/C: áp dụng quy trình phát hành thư tín dụng.
- Sửa đổi khác: áp dụng quy trình phát hành thư tín dụng nhưng bỏ qua bước kiểm tra nguồn vốn thanh toán và bước phê duyệt phát hành thư tín dụng của Giám đốc chi nhánh.
Quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay (IB)
Bước/ Cán bộ thực
hiện
Thao tác
1.TTV Tiếp nhận chứng từ từ ngân hàng gửi chứng từ:
- Kiểm tra số lượng chứng từ với số lượng chứng từ trên giấy đòi tiền (coversheet) của ngâng hàng gửi chứng từ, nếu có sai lệch phải thông báo với ngân hàng gửi ngay.
- Đóng dấu ‘ ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận - Đăng kí giao dịch vào chương trình TF-SIBS
* Lưu ý:Trường hợp L/C cho phép đòi tiền bằng điện hoặc chỉ ra ngân hàng hoàn trả thực hiện theo hướng dẫn.
2/TTV KIểm tra chứng từ với L/C đã phát hành để xác định tình trạng bộ chứng từ. 1. chứng từ phù hợp: Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập thông báo bộ
chứng từ về cho khách hàng.
• Trường hợp khách hàng trước đây đã được kí phát hành bảo lãnh nhận hàng/ kí hậu vận đơn theo bộ chứng từ này thì thực hiện bước 7a
2. Nếu chứng từ có bất đồng: Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện từ chối bộ chứng từ gửi ngân hàng đã gửi chứng từ và lập thông báo bộ chứng từ có bất đồng gửi khách hàng.
* Trường hợp bất đồng của bộ chứng từ theo L/C đã được mở bằng vốn vay của ngân hàng, có liên quan đến số tiền, bản chất lô hàng, phòng TTQT thông báo nội dung bất đồng cho phòng Tín dụng (BM-11)
3/KSV Kiểm tra lại kết quả kiểm tra chứng từ của TTV và hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
1. Phê duyệt nếu chấp nhận và in chứng từ:
- Trường hợp bộ chứng từ phù hợp: thông báo bộ chứng từ về :(3 bản) 1bản chuyển khách hàng, 1 bản gốc, 1 bản lưu.
- Trường hợp chứng từ có bất đồng
+thông báo bất đồng 1 bản gốc, 1 bản lưu
+ điện thông báo bất đồng bộ chứng từ : 1 bản gốc Sau đó chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
2. Từ chôi giao dịch nếu không chấp nhận. Ghi rõ lý do từ chối, gạch chéo bản nháp mà TTV đã in và chuyển lại hồ sơ cho TTV để chỉnh sửa/bổ sung. 4/TTV 1. Fax bản thông báo bộ chứng từ về hoặc thông báo bộ chứng từ có bất đồng
tới khách hàng.
2. Chuyển phòng Tín dụng 1 bản thông báo bộ chứng từ về 3. Theo dõi giao dịch đã thực hiện.
4. Nhắc nhở khách hàng chuẩn bị tiền để thanh toán bộ chứng từ phù hợp hoặc có ý kiến về bộ chứng từ có bất đồng.
5/TTV Phân loại phản hồi từ khách hàng. - Đối với chứng từ phù hợp:
+ Nếu khách hàng đã chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì chuyển bước 6a. + Nếu khách hàng không chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì thông báo phòng tín dụng và chuyển bước 6c.(BM-07)
- Đối với bộ chứng từ có bất đồng:
+Nếu khách hàng chấp nhận bất đồng và bộ phận tín dụng không phản đối đồng thời đã chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì chuyển bước 6a.
+ Nếu khách hàng không chấp nhận bất đồng hoặc khách hàng chấp nhận nhưng bộ phận tín dụng không đồng ý thì chuyển bước 6b
6a/TTV 1. Kí hậu vận đơn (trong trường hợp vận đơn lập theo lệnh của ngân hàng) theo hướng dẫn số HD-01-05 nếu trước đây ngân hàng chưa kí hậu vận đơn.
2. Sử dụng điện TF-SIBS để lập điện thanh toán bộ chứng từ (sử dụng chức năng immediate settlement). Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.
3. Chuyển chứng từ tới KSV
6b/TTV Sử dụng điện TF-SIBS để lập điện thông báo cho ngân hàng gửi chứng từ về việc khách hàng đã từ chối bộ chứng từ có bất đồng, yêu cầu chỉ dẫn xử lý bộ chứng từ. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu và chuyển cho KSV
6c/TTV Trên cơ sở thông báo cho vay bắt buộc của phòng tín dụng, TTV Sử dụng điện TF-SIBS để lập điện thanh toán bộ chứng từ (sử dụng chức năng Pending settlement) (BM-08). Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu và chuyển cho KSV
7/KSV Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập 7a/KSV 1. Phê duyệt gaio dịch nếu chấp nhận
2. In chứng từ:
- Trường hợp khách hàng có tiền thanh toán bộ chứng từ:
+ 3 bản giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản giành cho khách hàng, 1 bản lưu. + 2 bản điện thanh toán: 1 bản gốc, 1 bản lưu
+ 1 bản gốc điện thông báo thanh toán (nếu có) - Trường hợp khách hàng không có tiền thanh toán:
+ 4 bản giấy báo nợ kiêm thông báo ngân hàng đã cho vay bắt buộc: : 1 bản gốc, 1 bản giành cho khách hàng, 2 bản lưu.
+ điện thanh toán: 1 bản gốc, 1 bản lưu Trường hợp khách hàng từ chối bất đồng:
+1 bản lưu điện thông báo khách hàng từ chối bất đồng 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV
8b/KSV Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận.Ghi rõ lý do từ chối, gạch chéo hủy bản nháp mà TTV đã in và chuyển lại hồ sơ cho TTV để chỉnh sửa/bổ sung.
9/TTV Phân loại giao dịch cần hoàn tất - Bước 6a chuyển bước 10a - Bước 6b chuyển bước 10b - Bước 6c chuyển bước 10c
10a/TTV1. Photo chứng từ mỗi loại một bản
2. Trả chứng từ cho khách hàng, bao gồm cả vận đơn đã được kí hậu. 3. Chuyển chứng từ: Cho khách hàng 1 bản giấy báo nợ
Tới bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ, 1 bản gốc điện thanh toán 4. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm:
- Bộ chứng từ nói trên (bao gồm cả coversheet) - giấy báo nợ, điện thanh toán
- Các giấy tờ khách có liên quan
10b/TTV Theo dõi phản hồi của ngân hàng gửi chứng từ. Xử lý phản hồi từ phía ngân hàng gửi chứng từ:
- Nếu ngân hàng gửi bộ chứng từ có thay đổi chỉ dẫn thanh toán như về giá cả, thời hạn…thì thông báo cho khách hàng biết và chờ chỉ dẫn của khách hàng, chuyển thực hiện bước 5.
- Nếu Ngân hàng gửi chứng từ gửi chứng từ thay thế bổ sung thì thực hiện bước 2
- Nếu Ngân hàng gửi chứng từ gửi chứng từ yêu cầu gửi lại chứng từ: lập điện đòi phí gửi chứng từ và xử lý giao dịch. Sau khi nhận được phí thì lập coversheet để gửi lại bộc chứng từ gốc theo chỉ dẫn.
- Nếu sau 1 thời gian nhất định không nhận được phản hồi từ ngân hàng gửi chứng từ thì làm điện thông báo hết trách nhiệm với bộ chứng từ, lưu và đóng hồ sơ theo quy định
3. Lưu hồ sơ thực hiện giao dịch gồm: - Bộ chứng từu đã photo nói trên
- Giấy từu chối thanh toán của khách hàng - Điện yêu cầu gửi trả chứng từ (nếu có). 10c/TTV1. Chuyển chứng từ
- Cho vay khách hàng và Cho phòng Tín dụng: 1 bản giấy báo nợ kiêm thông báo đã cho vay bắt buộc
- Phòng kế toán: 1 bản gốc thông báo đã cho vay bắt buộc + 1 bản gốc điện thanh toán
2. Theo dõi giao dịch
* Ghi chú: Cán bộ phòng Tín dụng có trách nhiệm nhắc nhở và thực hiện các xử lý thích hợp đối với khách hàng để thu hồi khoản cho vay bắt buộc đã thực hiện.
11/TTV 1. Kí hậu vận đơn (trong trường hợp vận đơn được lập theo lệnh của ngân hàng) theo mẫu HD-01-05 nếu trước đây NH chưa kí hậu vận đơn.
hiện trước đây.
3. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi đã hoàn tất việc nhập dữ liệu 12/KSV 1. Kiểm tra dữ liệu mà TTV đã nhập
2. Phê duyệt nếu chấp nhận và in chứng từ 3 bản giấy báo nợ và chuyển chứng từ cho TTV
3. Từ chối nếu không chấp nhận, ghi rõ lý do từ chối, gạch chéo bản nháp mà TTV đã in sau khi chuyển hồ sơ vào hàng đợi duyệt và chuyển hồ sơ lại cho TTV để chỉnh sửa/bổ sung
13/TTV 1. Photo chứng từ mỗi loại một bản
2. Trả bộ chứng từ và 1 bản giấy báo nợ cho khách hàng 3. Chuyển 1 bản gốc tới bộ phận kế toán
4. Thông báo cho phòng Tín dụng biết phòng TTQT đã thu nợ khoản cho vay bắt buộc
5. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm:
- Bộ chứng từ đã photo hoặc bản sao dành cho NHPH - Chứng từ liên quan đến cho vay và thu nợ bắt buộc - Giấy báo nợ và các chứng từ khác (nếu có)
• Ghi chú: Quy trình thanh toán thư tín dụng trả chậm cũng giống như quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay nhưng có những điểm khác là:
- Khi thông báo bộ chứng từ về thì thông báo luôn ngày đến hạn cho khách hàng biết, khi khách hàng đến ngân hàng thì yêu cầu khách hàng kí chấp nhận kì hạn thanh toán và trao chứng từ cho khách hàng bao gồm cả vận đơn đã được kí hậu.