THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC Ở DOANH NGHIỆP VIỄN THÔNG VĨNH PHÚC
2.2.THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VTVP 2.2.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức VTVP
Sơ đồ 2.4.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của VTVP
( Nguồn : Văn bản pháp quy nội bộ - Phòng Tổ chức Cán bộ Lao động )
2.2.2.Chức năng nhiệm vụ của các Phòng, Ban và các TTVT 2.2.2.1.Văn phòng viễn thông tỉnh
Viễn thông Vĩnh Phúc Trung tâm Viễn thông 2 Trung tâm Viễn thông 1 Trung tâm Viễn thông 3 ( tại các huyện)
Trung tâm Tin học-Chăm sóc Khách hàng Phòng Mạng - Dịch vụ Phòng Kế hoạch Kinh doanh Phòng Đầu tư- Xây dựng cơ bản Phòng Tổ chức Cán bộ - Lao động -Tiền lương Phòng Kế toán Thống kê Tài chính Phòng Tổng hợp Hành chính
-Ban Giám đốc
- Các Phòng chức năng
+ Phòng Tổ chức Cán bộ Lao động + Phòng Tổng hợp Hành chính + Phòng Kế toán Thống kê tài chính + Phòng Kế hoạch Kinh doanh
+ Phòng Đầu tư Xây dựng Cơ bản + Phòng Mạng và Dịch vụ
* Ban Giám đốc gồm GĐ, PGĐ, Kế toán trưởng : theo Quyết định số 700/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 6/12/2007 của Hội đồng quản trị Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam thì :
- Giám đốc (GĐ) , kế toán trưởng của VTVP do Tổng giám đốc Tập đoàn bổ nhiệm. miễn nhiệm, thay thế, khen thưởng kỷ luật sau khi được Hội đồng quản trị Tập đoàn phê duyệt. Phó giám đốc (PGĐ) VTVP do Tổng giám đốc Tập đoàn bổ nhiệm. miễn nhiệm, thay thế, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc đơn vị.
GĐ là người đại diện theo pháp luật của đơn vị, chịu trách nhiệm trước Tập đoàn và trước pháp luật về việc quản lý, điều hành hoạt động hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ quy định tại Điều lệ tổ chức và hoạt động của VTVP và các văn bản quy định khác của Tập đoàn. GĐ là người là người có quyền quản lý và điều hành cao nhất của đơn vị. Giám đốc VTVP có nhiệm vụ và quyền hạn :
+Tổ chức điều hành toàn đơn vị thực hiện tốt các kế hoạch sản xuất kinh doanh và quản lý sử dụng vốn, đất đai, tài nguyên, và các nguồn lực khác theo ủy quyền của Tập đoàn. Ban hành các quy định phân cấp vốn, đất đai và các nguồn lực khác cho các đơn vị trực thuộc , khai thác có hiệu quả.
hoạch. kế hoạch ngắn và dài hạn ,đổi mới trang thiết bị công nghệ, dự án đầu tư phát triển mới, đầu tư chiều sâu, hợp tác nước ngoài….
+Quyết định chương trình hoạt động, biện pháp thực hiện kế hoạch, các hợp đồng kinh tế, phương án phối hợp kinh doanh với các đơn vị khác và giữa các đơn vị trực thuộc, phương án tổ chức thực hiện bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ tay nghề cho CBCN
+Ký hợp đồng lao động với người lao động, ký hợp đồng kinh tế với các đối tác theo phân cấp hoặc ủy quyền của Tập đoàn. Cử cán bộ thuộc diện đơn vị quản lý đi công tác học tập ở nước ngoài trên cơ sở nội dung và kế hoạch hàng năm đã được Tập đoàn phê duyệt
+Đề nghị Tổng giám đốc Tập đoàn quyết định bổ nhiệm- miễn nhiệm, khen thưởng - kỷ luật đối với PGĐ, Kế toán trưởng của VTVP;
+Nghiên cứu, xây dựng hoàn thiện và đề nghị Tập đoàn xem xét, phê duyệt việc sửa đổi, bổ sung điều lệ tổ chức và hoạt động của VTVP
+Quyết định các các biện pháp tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị, khuyến khích mở rộng kinh doanh các dịch vụ VT-CNTT
+Quyết định các biện pháp tổ chức lao động khoa học trong sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả kinh tế cao cho đơn vị;
+Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển, thay thế khen thưởng, kỷ luật các chức danh cán bộ lãnh đạo đến cấp trưởng đơn vị trực thuộc ( kể cả các đơn vị trực thuộc có con dấu riêng); trưởng, phó các phòng , ban quản lý các chức danh tương đương;
+Tổ chức tự kiểm tra, kiểm soát trong đơn vị, chịu sự kiểm tra kiểm soát của Tập đoàn và các có quan quản lý Nhà nứơc có thẩm quyền đối với việc quản lý và điều hành của mình
+Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, phục vụ theo quy định của Tập đoàn và các yêu cầu bất thường khác;
+Được quyết định áp dụng các biện pháp vượt thẩm quyền trong các trường hợp khẩn cấp ( thiên tai, địch họa, hỏa hoạn, sự cố) và chịu trách nhiệm về những quyết định đó, đồng thời báo cáo lên Tập đoàn.
- PGĐ VTVP là người giúp GĐ quản lý, điều hành một số lĩnh vực hoạt động của đơn vị theo sự phân công của GĐ và chịu trách nhiệm trước GĐ và trước pháp luật về nhiệm vụ, công việc được giao.
- Kế toán trưởng là người giúp GĐ chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của đơn vị, có các quyền và nhiệm vụ theo quy định của pháp luật và của Tập đoàn.
* Phòng Tổ chức Cán bộ Lao động :
- Chức năng : giúp GĐ ra các quyết định, quy định, nội quy, quy chế về lao động, tiền lương cũng như các chính sách của Nhà nước đối với người lao động; các công tác về nhân sự, tuyển dụng, đạo tạo theo yêu cầu của GĐ.
- Nhiệm vụ - quyền hạn:
+Nghiên cứu, dự thảo, đề xuất những biện pháp, chủ trương về tổ chức nhân sự; bổ nhiệm-bãi nhiệm -miễn nhiệm, điều động, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự theo quyết định của GĐ và Tập đoàn.
+Xây dựng nội quy, quy chế về lao động, tiền lương, xét duyệt phân bổ kinh phí đào tạo
+Phối hợp cùng với cơ quan bảo hiểm làm các thủ tục giải quyết các chế độ hưu chí, mất sức, thôi việc…cho CBCNV
+Phối hợp chặt chẽ với các Phòng chức năng giúp Ban Giám đốc quản lý điều hành các hoạt động của đơn vị
+Thực hiện công tác thi đua khen thưởng, tuyên truyền đường lối của Đảng và Nhà nước.
* Phòng tổng hợp hành chính :
họp, hội nghị, văn thư, lưu trữ, hành chính quản trị, y tế, an ninh. - Nhiệm vụ-quyền hạn:
+Nghiên cứu, đề xuất với GĐ các biện pháp giúp đơn vị thực hiện chế độ, nguyên tắc, thủ tục hành chính-quản trị
+Quản lý lưu trữ các công văn, văn bản tài liệu… trong đơn vị, từ Tập đoàn và các đơn vị có liên gửi đến
+Thiết lập các chương trình làm việc cho Ban Giám đốc; chuẩn bị, sắp xếp các cuộc họp, hội nghị
+Bộ phận bảo vệ : xây dựng nội quy, quy định bảo vệ đơn vị, an ninh quốc phòng với địa phương, phòng chống cháy nổ, lũ lụt…
+Bộ phận lái xe : Quản lý sử dụng xe ôtô
+Bộ phận y tế : theo dõi và quản lý hồ sơ về sức khỏe của CBCNV; khám - cấp thuốc cho những bệnh thông thường; sơ cứu, cấp cứu ban đầu cho các trường hợp tai lao động bất ngờ, phát bệnh đột ngột; phối hợp cùng Trung tâm y tế Thành phố khám định kỳ 1lần/1năm cho tất cả CBCNV.
* Phòng Kế toán-Thống kê -Tài chính
-Chức năng : giúp GĐ tổ chức chỉ đạo thực hiện tất cả các công tác kế toán thống kê, hạch toán kinh tế trong đơn vị theo quy định của Tập đoàn và Nhà nước.
-Nhiệm vụ-quyền hạn:
+Ghi chép phản ánh chính xác kịp thời, có hệ thống tài sản-nguồn vốn, hao hụt, mất mát, hư hỏng hàng kỳ, phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
+Xây dựng các kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch tài chính của Tập đoàn
+Tính toán, trích nộp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản phải nộp ngân sách cho Tập đoàn, các quỹ để lại đơn vị.Thanh toán các khoản vay,
công nợ phải thu- phải trả
+Lập các báo cáo tài chính, hạch toán kế toán theo điều lệ tổ chức kế toán và pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước.
+Tổ chức kiểm tra, giám sát các bộ phận trong đơn vị thực hiện đúng các chế độ về tài chính.
* Phòng Kế hoạch - Kinh doanh
-Chức năng nhiệm vụ : giúp Ban Giám đốc xây dựng các kế hoạch kinh doanh, nghiên cứu thị trường, tiếp thị các sản phẩm dịch vụ VT-CNTT
-Nhiệm vụ-quyền hạn :
+Phối hợp cùng các phòng chức năng khác : xây dựng các kế hoạch kinh doanh hàng năm và trong dài hạn; Xây dựng các kế hoạch về mức giá, cước của các loại sản phẩm dịch vụ sau đó thông qua GĐ; Nghiên cứu, đề xuất điều chỉnh các mức giá, cước hàng năm.
+Phối hợp cùng với Phòng mạng dịch vụ tổ chức các đợt khuyến mại, cung cấp các dịch mạng điện thoại, Internet
+Xây dựng các định mức, chỉ tiêu kinh tế - kĩ thuật
+Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các kế hoạch đề ra
+Xây dựng các hợp đồng kinh tế, các mẫu, bảng, biểu * Phòng Đầu tư xây dựng cơ bản
- Chức năng : tiếp nhận các kế hoạch xây dựng; lập các dự án về cải tạo, sửa chữa ; giúp cho GĐ có các quyết định về đầu tư, mua sắm trang thiết bị phương tiện kĩ thuật.
- Nhiệm vụ-quyền hạn:
+Nghiên cứu,phân tích, thu thập các thông tin về khoa học kĩ thuật, thị trường…tư vấn cho GĐ trong việc đầu tư, mua sắm vật tư, các phương tiện vận tải, tài sản của doanh nghiệp đổi mới trang thiết bị công nghệ, liên doanh- liên kết với các đối tác trong và ngoài nước.
+Phối hợp cùng với TTVT các huyện, thị, thành phố mời thầu, chỉ định thầu sửa chữa, cải tạo, nâng cấp các mạng cáp viễn thông, các trạm phát sóng theo sự cho phép của Tập đoàn, Sở BCVT, GĐ VTVP.
* Phòng Mạng dịch vụ
-Chức năng: tham mưu cho GĐ, quản lý điều hành , cung cấp các dịch vụ về VT-CNTT
-Nhiệm vụ-quyền hạn:
+Trực tiếp quản lý, nghiên cứu các,xây dựng đề xuất các phương án cung cấp các dịch vụ về mạng Internet phù hợp với nhu cầu phát triển trên địa bàn tỉnh
+Đầu mối quan hệ với các Phòng, Ban viễn thông của Tập đoàn và các Công ty viễn thông khác đến đặt quan hệ, thuê kênh….
+Định kỳ báo cáo về số lượng, tình trạng sử dụng các sản phẩm dịch vụ VT-CNTT lên GĐ
2.2.2.2.Các đơn vị trực thuộc VTVP
Gồm 9 TTVT và 1 Trung tâm chức năng : -Trung tâm Viễn thông 1
-Trung tâm Viễn thông 2
-Trung tâm Viễn thông huyện Mê Linh -Trung tâm Viễn thông huyện Vĩnh Tường -Trung tâm Viễn thông huyện Yên Lạc -Trung tâm Viễn thông huyện Bình Xuyên -Trung tâm Viễn thông huyện Tam Đảo -Trung tâm Viễn thông huyện Tam Dương -Trung tâm Viễn thông huyện Lập Thạch -Trung tâm Tin học và Chăm sóc Khách hàng
đơn vị sự nghiệp ( TTVT và Trung tâm chức năng) :
- Các đơn vị sản xuất kinh doanh thực hiện chế độ hạch toán phục thuộc, được tổ chức và hoạt động theo phân cấp của VTVP, có con dấu riêng theo tên gọi, được đăng ký kinh doanh và được mở tài khoản ở ngân hàng, kho bạc Nhà nước trên địa bàn đơn vị trú đóng, chịu trách nhiệm trước VTVP và pháp luật về mọi hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ theo quy định tại điều này.
-Các đơn vị sự nghiệp hoạt động theo phân cấp của VTVP,cũng có con dấu riêng theo tên gọi, được GĐ VTVP giao nhiện vụ và cấp kinh phí hoạt động ở các lĩnh vực chuyên môn cụ thể.
-Các đơn vị phụ thuộc có cấp trưởng phụ trách và có kế toán trưởng, có thể có cấp phó trợ giúp quản lý, điều hành, có cán bộ quản lý trợ giúp việc chuyên môn, nghiệp vụ, lực lượng lao động.
- Đơn vị được quyền chủ động tổ chức, quản lý, hoạt động, sử dụng,có hiệu quả nguồn vốn và các nguồn lực được VTVP giao theo phân cấp;
-Chịu sự kiểm tra của VTVP và các cơ quan có thẩm quyền. Báo cáo VTVP kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, phục vụ và hoạt động tài chính của đơn vị.
- Trách nhiệm của trưởng các đơn vị trực thuộc VTVP
+Điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, phục vụ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao
+Quản lý phân công lao động trên cơ sở định biên của đơn vị +Bảo đảm chất lượng sản phẩm dịch vụ của đơn vị mình
+Đề nghị GĐ phê duyệt các phương án tổ chức sản xuất đầu tư xây dựng,sửa chữa lớn theo các quy định của Tập đoàn và các đơn vị
+Quyết định các khoản chi theo phân cấp của VTVP và chế độ tài chính hiện hành
+Chịu sự kiểm tra của VTVP và các cơ quan có thẩm quyền về hoạt động điều hành của mình
+Thay mặt GĐ VTVP quan hệ với địa phương về các mặt : Chấp hành quy định hành chính; nghĩa vụ đối với các cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương theo quy định của pháp luật; Phối hợp với chính quyền địa phương trong việc đảm bảo giữ gìn an ninh cho đơn vị và an toàn mạng lưới viễn thông.
+Thay mặt GĐ VTVP quan hệ với các đơn vị kinh tế trong và ngoài Tập đoàn tại các địa phương để giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và phục vụ của đơn vị mình.
+Trưởng các đơn vị trực thuộc là người có quyền quyết định mọi công việc của đơn vị và hoàn toàn chiụ trách nhiệm trước GĐ VTVP và trước pháp luật về hoạt động của đơn vị mình.
+Phó đơn vị là người giúp trưởng đơn vị quản lý điều hành một hoặc một số lĩnh vực do trưởng đơn vị phân công; chịu trách nhiệm trước cấp trưởng và trước pháp luật về nhiệm vụ phân công.
+Kế toán trưởng là người giúp đơn vị quản lý, điều hành công tác kế toán thống kê- tài chính của đơn vị theo đúng các quy định của pháp luật; chịu trách nhiệm trước cấp trưởng và trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ của mình.
2.2.3.Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp VTVP 2.2.3.1.Việc bố trí sử dụng lao động ở một số phòng ban chủ chốt
*Ban Giám đốc
Trình độ, tuổi đời của Ban lãnh đạo được thể hiện bảng sau: Bảng 2.5. Trình độ, kinh nghiệm, tuổi đời của Ban lãnh đạo
TT Chức danh Trình độ Nghành Tuổi đời Thời gian công tác
1 Giám đốc ĐH ĐTVT, KT 57 35 năm
( Nguồn : Phòng Tổ chức Cán bộ Lao động ) Nhận xét :
-Về trình độ : Ban Giám đốc đều có trình độ đại học chuyên nghành về ĐTVT, được đào tạo về quản lý kinh tế, đã qua các lớp về bồi dưỡng chính trị, chuyên môn nghiệp vụ và ngoại ngữ . Đây là thuận lợi rất lớn đối với đơn vị trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay và càng đặc biệt hơn nữa do đặc thù của nghành VT-CNTT cần hiểu biết, đọc dịch các tài liều nước ngoài.
-Về tuổi đời: Với 35 năm tuổi nghề, trưởng thành trong chiến tranh,tốt nghiệp Đại học ở Liên Xô, GĐ VTVP là người có rất nhiều kinh nghiệm trong chuyên môn cũng như trong quản lý. PGĐ là người rất trẻ nhưng cũng đã có 15 năm công tác, sự nhiệt huyết , những kinh nghiệm tích lũy được. Do vậy đây là điều thuận lợi cho đơn vị khi vừa có được những kinh nghiệm quản lý, lại có đựơc sự sáng tạo trong việc điều hành, quản lý doanh nghiệp.
Tuy nhiên về chức năng nhiệm vụ lại có sự khác biệt rất lớn: chịu trách nhiệm và báo cáo về hoạt động của đơn vị trước Tập đoàn, GĐ quản lý trực tiếp 4 phòng chức năng khác như: Phòng Kế toán-Thống kê -Tài chính, Phòng Đầu tư xây dựng cơ bản, Phòng tổng hợp hành chính, Phòng Tổ chức Cán bộ Lao động, kế hoạch kinh doanh. Khối lượng công việc mà GĐ đảm nhiệm là rất lớn. Chính điều này đã gây ra chậm trễ trong giải quyết các công việc của đơn vị, khó khăn trong việc kiểm tra tập trung . PGĐ là người rất có năng lực nhưng lại chỉ phụ trách chuyên sâu về mảng kĩ thuật và trực tiếp quản lý Phòng Mạng dịch vụ như vậy cũng chưa thực sự tốt bởi khó khăn trong việc kế cận sau này.