Hoàn thiện công tác thẩm định dự án đầu tư tại Tổng Cty xây dựng và phát triển hạ tầng- LICOGI

Luận văn : Hoàn thiện công tác thẩm định dự án đầu tư tại Tổng Cty xây dựng và phát triển hạ tầng- LICOGI

Lời nói đầu 4

Chơng I 6

Chơng I 6

NHững vấn đề lý luận chung về Kế hoạch sản xuất kinh doanh 6

I Bản chất của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh 6

1 Định nghĩa kế hoạch sản xuất kinh doanh 6

2 Những yếu tố cơ bản của việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh 7

a.Tính lựa chọn 7

b.Tính phân bổ nguồn lực 8

c.Tính mục đích 8

3 Nội dung của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh: 10

a Mục đích, yêu cầu của công tác xây dựng kế hoạch và sản xuất kinh doanh 10 b Những căn cứ để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh 11

c Các bớc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh 12

d Phơng pháp xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh 14

4 Các nguyên tắc chủ yếu của công việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh 17

a Nguyên tắc thị trờng 17

b Nguyên tắc linh hoạt, mềm dẻo 17

c Nguyên tắc thống nhất 18

d Nguyên tắc hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh 18

e Nguyên tắc tham gia 19

II.Chức năng, vai trò và hạn chế của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh 20

1 Chức năng của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh 20

a.Chức năng định hớng 20

b Chức năng điều tiết, phối hợp 20

c Chức năng kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh 21

3 Vai trò của hoạt động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 21

4 Hạn chế của hoạt động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 23

Chơng II 25

Đánh giá Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 25

I Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 25

1 Giới thiệu chung về Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 25

a Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 25

b.Chức năng và nhiệm vụ của Công ty 26

c Mô hình tổ chức và cơ chế quản lý của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 27

2 Những đặc điểm kinh tế, kỹ thuật chủ yếu ảnh hởng đến công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty 30

a Thị trờng 30

b Nhân lực 32

c Nguồn vốn 33

II Tình hình xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 34

1 Những căn cứ để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 34

a Yêu cầu đối với công tác xây dựng kế hoạch của Công ty văn phòng phẩm

Hồng Hà 34

b Các căn cứ xây dựng kế hoạch của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 35

2 Phơng pháp kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 36

a Phơng pháp lập kế hoạch của Công ty 36

3 Nội dung của kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Công ty trong giai đoạn 2001 - 2005 37

b Mục tiêu tổng quát của kế hoạch 2001 - 2005: 40

c Các chỉ tiêu kế hoạch chủ yếu: 40

4 Những thành tựu đã đạt đợc trong giai đoạn kế hoạch 2001 - 2005 44

2.2 Những điểm yếu cần khắc phục: 45

4 Đánh giá chung về công tác xây dựng kế hoạch của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 45

a Những thành tựu đã đạt đợc 45

b Những vấn đề tồn tại 47

Chơng III 49

Một số giải pháp hoàn thiện việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 49

I Định hớng, mục tiêu phát triển của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 49

1 Định hớng phát triển của Công ty trong những năm tới 49

2 Định hớng quy hoạch, sắp xếp, cải tạo cơ sở sản xuất: 50

3 Định hớng về thực hiện chủ trơng sắp xếp doanh nghiệp 50

II Cơ hội và thách thức của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà trong thời gian tới 51

1 Những cơ hội và thách thức 51

2 Xác định mục tiêu kinh doanh 52

III Giải pháp hoàn thiện về xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 53

1 Tổ chức lại hệ thống kế hoạch 53

2 Tăng cờng công tác đào tạo đội ngũ cán bộ làm kế hoạch 54

3 Xây dựng hệ thống thông tin và biểu mẫu thống nhất sử dụng cho hệ thống kế hoạch trong Công ty 55

4 Nâng cao chất lợng công tác nghiên cứu thị trờnglàm cơ sở chủ yếu cho công tác xây dựng kế hoạch 56

5 Tăng cờng công tác dự báo 56

6 Hoàn thiện bộ máy tổ chức: 57

7 Rút ngắn thời gian lập kế hoạch 57

kết luận 59

Lời nói đầu

Từ khi nớc ta chuyển sang nền kinh tế thị trờng đã tạo ra một hớng đi mớicho các doanh nghiệp, hớng đi đó có nghĩa là một doanh nghiệp muốn tồn tạitrên thị trờng thì ngay từ khi mới thành lập chắc chắn doanh nghiệp nào cũngphải nghĩ ngay tới công tác lập kế hoạch kinh doanh Nhng lập kế hoạch kinhdoanh thế nào cho phù hợp mới với điều kiện phát triển của doanh nghiệp mới là

điều quan trọng Bởi vì cách lập kế hoạch trớc đây thờng bị ảnh hởng bởi thóiquen cũ, các doanh nghiệp thờng đa ra một loạt các chỉ tiêu kế hoạch và nhữngbiện pháp để đạt đợc nó lại rất sơ sài Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà cũngkhông nằm ngoài những tồn tại ấy Là một doanh nghiệp nhà nớc nên Công tyvăn phòng phẩm Hồng Hà còn nhiều bị động trong công tác nghiên cứu, xâydựng kế hoạch sản xuất kinh doanh Trong điều kiện hiện nay, việc tự chủ, linhhoạt trong nghiên cứu xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanhnghiệp trở nên cần thiết hơn bao giờ hết

Xuất phát từ thực tế đó, trong quá trình thực tập tại Công ty văn phòng

phẩm Hồng Hà em đã chọn chuyên đề thực tập với đề tài: "Hoàn thiện quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà." làm chuyên đề thực tập cho mình.

Mục tiêu của chuyên đề là tìm hiểu đợc những khó khăn tồn tại trong côngtác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà từ

đó đa ra những giải pháp hoàn thiện hơn nữa công tác này của Công ty trong thờigian tới

Bản chuyên đề ngoài lời nói đầu, kết luận, nội dung chính gồm 3 chơng:

- Chơng I: Những vấn đề lý luận chung về kế hoạch sản xuất kinh

viết không tránh khỏi sai sót Vậy kính mong nhận đợc sự nhận xét, đóng góp, bổsung của thầy cô để chuyên đề sẽ hoàn thiện hơn

Cũng qua đây, em xin chân thành cảm ơn cô giáo Th.S Nguyễn Thị Hoa,

Cô Trần Thanh Yên - trởng phòng kế hoạch, cùng các cán bộ trong phòng và

trong Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thànhchuyên đề này

Em xin chân thành cám ơn !

Sinh viên thực hiện: Lê Việt Thạch

Khoa: KH & PT Lớp: Kế hoạch 42B

Chơng I NHững vấn đề lý luận chung về Kế hoạch sản

xuất kinh doanh.

I I Bản chất của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh.

1 Định nghĩa kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Cũng nh các phạm trù khác, kế hoạch kinh doanh cũng có những cách tiếpcận khác nhau Mỗi cách tiếp cận đều xem xét kế hoạch kinh doanh theo một góc

độ riêng và đều cố gắng lột tả bản chất của phạm trù quản lý này

Theo Steiner: "Kế hoạch là một quá trình bắt đầu bởi việc thiết lập các mục tiêu và quy định chiến lợc, các chính sách và kế hoạch chi tiết để đạt đợc các mục tiêu Nó cho phép thiết lập các quy định và đa ra thực thi, nó bao gồm một chu kỳ mới của việc thiết lập các mục tiêu và quy định chiến lợc đợc thực hiện hoàn thiện hơn nữa".

Kinh doanh theo luật định là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả cáccông đoạn của quá trình đầu t sản xuất, tiêu thụ sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụtrên thị trờng nhằm mục đích sinh lợi

Kế hoạch hoá là một chức năng của quá trình quản lý và xét về mặt bảnchất thì kế hoạch hoá là một hoạt động chủ quan, có ý thức, có tổ chức của conngời nhằm xác định các mục tiêu, phơng án, bớc đi, trình tự và cách thức tiếnhành các hoạt động sản xuất kinh doanh Kế hoạch hoá là quy trình ra quyết

định, nó cho phép xác định các trạng thái mong muốn của doanh nghiệp và cáchthức thực hiện mong muốn đó Kế hoạch hoá còn là việc chuẩn bị các phơng ánkhác nhau của quyết định quản lý dới dạng các chơng trình, dự án và kế hoạch

Có khá nhiều cách tiếp cận khác nhau về kế hoạch hoá do đứng trên những góc

độ khác nhau:

Theo Diana Conyers và Peter Hills: "Kế hoạch hoá là quá trình quyết định,lựa chọn liên tục các phơng án khác nhau về sử dụng các nguồn lực có hạn chế

để thực hiện đợc các mục tiêu đề ra cho một thời kỳ nhất định trong tơng lai"

Theo Steiner: "Kế hoạch hoá là một quá trình ra bắt đầu bởi việc thiết lậpcác mục tiêu và quy định chiến lợc, các chính sách và các kế hoạch chi tiết để đạt

đợc các mục tiêu."

Có thể hiểu đơn giản nhất quá trình kế hoạch kể từ khi xây dựng, tổ chứcthực hiện đến khi kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch đợc thực hiện liên tục, lặp đi lặplại Kế hoạch hoá là quá trình lặp lại có tính chất chu kỳ của các hoạt động chuẩn

bị xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra, đánh giá tình hình xây dựng

và thực hiện kế hoạch Khi đó kế hoạch hoá sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp là một quá trình liên tục, kể từ khi chuẩn bị xây dựng kế hoạch cho tới lúc

tổ chức thực hiện kế hoạch nhằm đa ra hoạt động của doanh nghiệp phát triểntheo những mục tiêu đã định

2 Những yếu tố cơ bản của việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh cần phải xem xét tới bốn yếu

tố cơ bản sau đây:

a.Tính lựa chọn.

Xây dựng kế hoạch SXKD là việc ra quyết định về lựa chọn một trong sốnhiều phơng thức hành động Có hai loại lựa chọn chính liên quan đến xây dựng

kế hoạch sản xuất kinh doanh:

+Thứ nhất: Lựa chọn các mục tiêu u tiên, bởi vì nguồn lực có hạn nên

không thể đáp ứng đợc cùng một lúc tất cả các nhu cầu phát triển Bởi vậy, cầnphải xem xét tất cả các mục tiêu nào đợc u tiên hàng đầu và tập trung nguồn lựcvào đó và sẽ có hiệu quả cao

+Thứ hai: Kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng liên quan đến sự lựa chọn

trong số các phơng thức hành động khác nhau, giữa các phơng thức khác nhau

để nhằm đạt đợc cùng một mục tiêu

Mặc dù hai cách lựa chọn này khác nhau, nhng chúng đều liên quan đếnquá trình ra quyết định giống nhau nhằm mục đích chung là sử dụng có hiệu quảnhất các nguồn lực có hạn của doanh nghiệp

b.Tính phân bổ nguồn lực

Đây là một nhân tố quan trọng khác của KHSXKD Bởi vì, việc sử dụngtối u bất cứ một tập hợp cụ thể các nguồn lực nào phụ thuộc không nhỏ đến mụctiêu cần đạt đến Nói cách khác, xây dựng KHSXKD liên quan đến việc ra quyết

định về các cách thức khác nhau để đạt đợc những mục tiêu cụ thể mà sử dụngtốt nhất các nguồn lực hiện có

Nguồn lực ở đây không chỉ bao gồm các nguồn lực tự nhiên (đất, nớc,khoáng sản ), mà còn bao gồm cả nhân lực - hay nguồn lực con ngời nóichung, tài sản (nh nhà xởng, máy móc thiết bị ) và tài chính Việc phân biệtnhững gì không đợc coi là nguồn lực tuỳ thuộc vào mục tiêu cần đạt đến của ng-

ời sử dụng cũng nh nhận thức về giá trị sử dụng và khả năng sử dụng cụ thểtrong từng trờng hợp

c.Tính mục đích.

Quan niệm về xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh nh là một cách để

đạt đợc mục tiêu đặt ra những vấn đề về bản chất của các mục tiêu và quy trìnhxây dựng mục tiêu Một trong những vấn đề mà các chuyên viên lập kế hoạchthờng gặp phải là những mục tiêu của họ không đợc xác định rõ ràng mà thờngrất mập mờ Trong một số trờng hợp khác, mục tiêu lại không thực tế trong điềukiện cung ứng nguồn lực lại bị hạn chế Trong nhiều trờng hợp khác, các nhà kếhoạch cũng gặp phải những vấn đề nh phải cố đạt đợc nhiều các mục tiêu và đôikhi các mục tiêu đó lại mâu thuẫn với nhau

c.Tính tơng lai.

Có một yếu tố quan trọng khác của kế hoạch đợc thể hiện trong hầu hếtcác định nghĩa, đó là yếu tố thời gian Các mục tiêu mà kế hoạch muốn đạt tới rõràng là ở tơng lai, kế hoạch tất nhiên sẽ gắn với tơng lai Sự quan tâm đến tơnglai tự nó thể hiện theo hai cách chính Cách thể hiện thứ nhất là một phần quantrọng của kế hoạch liên quan đến dự báo, hoặc đa ra các các dự báo về điều gì đó

có thể xảy ra trong tơng lai, và cụ thể hơn là dự báo về kết quả của các phơngthức hoạt động khác nhau để xác định cần lựa chọn phơng pháp nào Tất nhiênkhông thể biết chính xác đợc điều gì sẽ xẩy ra trong tơng lai vì thế kế hoạchkhông tránh khỏi việc chấp nhận ở mức độ nhất định sự rủi ro Tuy nhiên, cónhiều kỹ thuật khác nhau mà ngời lập kế hoạch có thể sử dụng nâng cao tínhchính xác của các dự báo của họ và xử lý những vấn đề rủi ro và bất ổn Khoảngthời gian tơng lai của kế hoạch là bao lâu? Điều này hoàn toàn phục thuộc vàonội dung cụ thể của kế hoạch Một thái cực có một số hoạt động các cá nhân và

tổ chức có thể phải lập kế hoạch trên cơ sở thời gian là ngày, thậm chí là giờ.Trong khi ở thái cực khác, một số kế hoạch liên quan đến việc đa ra những dựbáo về bức tranh thế giới vài thập kỷ sau

Kế hoạch không chỉ liên quan đến quyết định cần phải làm gì để đạt tớimục tiêu cụ thể, mà còn liên quan đến quyết định trình thực thực hiện các hoạt

động một cách logic, có thứ tự từng bớc đạt tiến tới đạt đợc mục tiêu

Phân tích mức độ thời gian dài ngắn khác nhau của việc chuẩn bị kếhoạch hoá có thể gây cảm tởng rằng kế hoạch hoá là hoạt động định kỳ Ngời tathờng nghĩ rằng kế hoạch đợc lập ra cho khoảng thời gian ấn định (ví dụ cho 5năm tiếp theo), và khi kế hoạch đã đợc lập xong thì kế hoạch coi nh kết thúc,cho đến khi kết thúc 5 năm, tức là lúc bắt đầu lập kế hoạch cho thời kỳ 5 nămtiếp theo Trong các thập kỷ 50 và 60 nhiều nhà kế hoạch đã có quan điểm nh

vậy về kế hoạch, nhng gần đây ngời ta đã nhận thức rằng kế hoạch nên đợc coi

là một hoạt động liên tục Điều này có ý nghĩa là mặc dù có thể kế hoạch cầnphải đợc lập cho khoảng thời gian xác định, nhng nó nên đợc liên tục theo dõi vàxem xét lại trong giai đoạn đó và nếu cần thì có thể đợc kéo dài sang giai đoạn

kế hoạch khác

Tóm lại, mặc dù kế hoạch nhất định phải liên quan đến tơng lai; nhng

điều đó không hạn chế các nhà lập kế hoạch dành nhiều sự chú ý của họ nghiêncứu tình hình quá khứ và hiện tại Trong thực tế, các nhà nghiên cứu hiện tại làrất quan trọng để đa ra thông tin và nhu cầu và điều kiện hiện tại cũng nh cácnguồn lực hiện có cho phát triển, trong khi đó nghiên cứu lịch sử có thể tạo cơ sởtốt cho dự báo các xu hớng tơng lai

3 Nội dung của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh:

a Mục đích, yêu cầu của công tác xây dựng kế hoạch và sản xuất kinh doanh.

Trong giai đoạn hiện nay công tác xây dựng kế hoạch trớc hết phải đựa vàothị trờng, nhiệm vụ nhà nớc giao, yếu tố cơ bản chính là thị trờng sẽ chi phối kếhoạch, nói cách khác là sản phẩm của chúng ta có tiêu thụ đợc hay không và có

đợc thị trờng chấp nhận hay không, cũng có nghĩa là kết quả sản xuất kinh doanhchính là phụ thuộc vào yếu tố này Do vậy, kế hoạch đa ra là phụ thuộc vào địnhhớng mục tiêu sản xuất kinh doanh của đơn vị

Để phát triển doanh nghiệp một cách bền vững thì công tác kế hoạch cómột vị trí hết sức quan trọng, nó đề ra cho các doanh nghiệp một hớng đi mộtchiến lợc kinh tế đúng đắn, trên cơ sở kế hoạch định hớng này các doanh nghiệpxây dựng kế hoạch cụ thể cho từng năm, từng quý, để thực hiện bớc đi của mình

Công tác kế hoạch phải thực sự là một công cụ, để quản lý mọi hoạt độngsản xuất kinh doanh, do vậy cần phải xây dựng đầy đủ các nội dung của công tác

kế hoạch bao gồm: kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu t, kế hoạch tàichính, lao động với mục đích là doanh nghiệp có lợi nhuận để tích luỹ pháttriển đồng thời không ngừng nâng cao đời sống vật chất tinh thần của cán bộcông nhân viên Lợi nhuận là một trong những tiêu chuẩn chủ yếu để đánh giáhiệu quả của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Cùng với việc xây dựng kế hoạch cần có các biện pháp đánh giá, chỉ đạo,

điều hành việc thực hiện nhiệm vụ kế hoạch nhằm xử lý và giải quyết kịp thờinhững vớng mắc trong quá trình thực hiện

b Những căn cứ để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Xây dựng kế hoạch là phơng pháp tiếp cận hợp lý để đạt đợc các mục tiêukinh doanh Quá trình thực hiện các kế hoạch lại diễn ra trong tơng lai dới sự tác

động qua lại của các yếu tố: mục tiêu, thời gian và các tiền đề, căn cứ xây dựng

và thực hiện kế hoạch đó Tơng lai thờng là yếu tố bất định nếu thời gian của bản

kế hoạch càng dài thì các tiền đề, căn cứ có thể không rõ ràng, các mục tiêu càngkhó xác lập và những vấn đề khác của việc xây dựng kế hoạch có thể tăng lên

Do đó, trong công tác xây dựng kế hoạch, ngoài việc xác định hợp lý thời giancủa kế hoạch còn phải xác lập các tiền đề và căn cứ vững chắc Bởi vậy việc xáclập các tiền đề và căn cứ sẽ đợc trình bày nh sau:

* Thứ nhất: các định hớng phát triển, các chính sách, chế độ của Nhà nớc.

Tuy doanh nghiệp hoàn toàn chủ động và tự chủ trong việc xây dựng kếhoạch nhng lại bị giới hạn và bị động đối với chế độ chính sách của Nhà n ớc Vìvậy, doanh nghiệp phải luôn chủ động trong cập nhật thông tin và phải bám sátcác chính sách của Nhà nớc cũng nh áp dụng vào trong việc xây dựng kế hoạch.Chính các căn cứ này sẽ góp phần làm cho bản kế hoạch đợc hợp pháp và đúng h-ớng

* Thứ 2: Các kết quả nghiên cứu, phân tích và dự báo về nhu cầu thị ờng và các hợp đồng kinh tế đã ký kết.

tr-Đây là căn cứ quan trọng để làm cho kế hoạch đa ra đảm bảo nguyên tắcthị trờng, không xa rời thực tế và mang lại tính khả thi cao Yêu cầu của việc xâydựng kế hoạch là phải xác định quy mô, cơ cấu, nhu cầu đối với từng loại sảnphẩm và dịch vụ khác nhau của doanh nghiệp, có tính đến sự tác động của cácnhân tố làm tăng hoặc giảm nhu cầu

* Thứ 3: Kết quả phân tích và dự báo về tình hình sản xuất - kinh doanh về các khả năng và nguồn lực có thể khai thác.

Kết quả phân tích hoạt động kinh doanh thời kỳ trớc và dự báo khả năng

t-ơng lai ứng với các nguồn lực có thể sẽ góp phần làm tăng tính khả thi của cácphơng án kế hoạch Trọng tâm phân tích sẽ cần tập trung vào các chỉ tiêu chất l-ợng, hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh

Đây là căn cứ hàng đầu cho xây dựng phơng án sản xuất, kế hoạch dự trữ

để tránh khỏi sự lạc hậu và bị bất lợi trong cạnh tranh Căn cứ này thờng gắn với

kế hoạch đầu t, phát triển sản xuất đáp ứng tốt hơn nhu cầu thị trờng về số lợngcũng nh chất lợng các sản phẩm và dịch vụ

c Các bớc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh.

* Bớc1: Nhận thức cơ hội kinh doanh.

Đây là bớc quan trọng và thuộc khâu chuẩn bị trong công tác xây dựng kếhoạch Trong bớc này, doanh nghiệp phải thực hiện một loạt các phân tích và dựbáo nhằm nhận biết các cơ hội dựa trên sự hiểu biết và những thông tin về thị tr -ờng, sự cạnh tranh, quy mô và cơ cấu nhu cầu của khách hàng, điểm mạnh và

điểm yếu và các khả năng, nguồn lực của doanh nghiệp

* Bớc 2: Xác định các mục tiêu tổng quát

Mục tiêu tổng quát này tuỳ thuộc vào từng thời kỳ kế hoạch: Trong thời kỳdài hạn, đó là các mục tiêu định hớng chiến lợc, trong ngắn hạn, đó là các mụctiêu cụ thể hơn Nhng các mục tiêu này có điểm chung là có tính hớng đích, cótrật tự u tiên, gắn với thời điểm tiến hành

* Bớc 3: Xác định các căn cứ

Đây là bớc quan trọng trong quá trình xây dựng kế hoạch, nó liên quantrực tiếp đến kết quả phân tích và dự báo về môi trờng, điều kiện kinh doanh vànội bộ doanh nghiệp Các dự báo quan trọng có liên quan đến: loại thị trờng, số l-ợng và cơ cấu sản phẩm, các triển khai kỹ thuật - công nghệ, chính sách tàichính, môi trờng chính trị pháp luật, xã hội Do tơng lai là yếu tố bất định nêncác giả thiết, căn cứ môi trờng liên quan đến môi trờng trong khi xây dựng kếhoạch có thể phù hợp hoặc khong phù hợp Vì vậy các căn cứ sử dụng trong bản

kế hoạch cũng phải đợc giới hạn theo các giả thiết có tính chất chiến lợc hoặcngắn hạn

* Bớc 4: Xây dựng các phơng án kinh doanh

Để đạt đợc mục tiêu đã đề ra, chúng ta có nhiều phơng án lựa chọn Nhngvấn đề quan tâm ở đây là phải xác định đợc những phơng án có nhiều triển vọngnhất chứ không phải là xây dựng thật nhiều các phơng án lựa chọn.

* Bớc 5: Đánh giá, so sánh các phơng án

Trong bớc này, thông qua việc sử dụng các kết quả có đợc trong bớc 2 vàbớc 3 để tiến hành so sánh, đối chiếu các phơng án

* Bớc 6: Lựa chọn phơng án

Sau khi đã thực hiện xong bớc 4 và bớc 5, số phơng án khả thi không phải

là một Tuy nhiên, do nguồn lực của doanh nghiệp là có hạn nên không thể tiếnhành thực hiện tất cả các phơng án đã xây dựng Lựa chọn phơng án dựa trên kếtquả đánh giá so sánh các phơng án Phơng án đợc lựa chọn sẽ là phơng pháp tối unhất mà trong đó khai thác triệt để các điểm mạnh và điểm yếu, các cơ hội cũng

nh hạn chế và hoàn toàn chủ động trong việc đối mặt với các thách thức của thịtrờng cũng nh đối thủ cạnh tranh Trên thực tế, doanh nghiệp luôn có những ph-

ơng án kế hoạch dự phòng ngoài phơng án kế hoạch đã đợc lực chọn đợc để đốiphó với những thay đổi của tơng lai

* Bớc 7: Xây dựng các phơng án kế hoạch hỗ trợ

Đây là cách thức để đạt đợc các hiệu quả phơng án kế hoạch đã lựa chọnthông qua việc phân đoạn kế hoạch đã lựa chọn thành các kế hoạch hỗ trợ

* Bớc 8: Lợng hoá các kế hoạch bằng việc lập các ngân quỹ

Ngân quỹ là phơng tiện để kết hợp các bộ phận kế hoạch khác nhau, đồngthời là tiêu chuẩn quan trọng để đo lờng sự tiến triển của hoạt động kế hoạchtrong thực tế Ngân quỹ là những kế hoạch bằng số, là sự biểu thị sự phân bố cácnguồn lực theo dự tính Đôi khi ngời ta nói rằng, các ngân quỹ là cá kế hoạch đã

đợc "đô la hoá" Có 2 loại ngân quỹ (Ngân quỹ tài chính và ngân quỹ hoạt động)

và 3 phơng pháp chủ yếu đợc sử dụng để lập ngân quỹ: lập ngân quỹ theo phơngpháp gia tăng, lập ngân quỹ theo chơng trình và lập ngân quỹ từ zero Nhng trong

đó lập ngân quỹ theo phơng pháp gia tăng hay đợc dùng hơn cả

d Phơng pháp xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Có rất nhiều phơng pháp đợc doanh nghiệp sử dụng để xây dựng kế hoạchtác nghiệp nh cân đối, ngân quỹ, tiến độ, phân tích điểm hoà vốn, quy hoạchtuyến tính, lý thuyết xác suất, phân tích cận biên Trong phạm vi chuyên đề nàyxin tập trung trình bày hai phơng pháp phổ biến mà các doanh nghiệp đang sửdụng rộng rãi nhất là phơng pháp cân đối và phơng pháp ngân quỹ

* Phơng pháp cân đối.

Đây là một trong những phơng pháp đợc sử dụng rộng rãi nhất trong hầuhết các doanh nghiệp phơng pháp này đợc tiến hành qua 3 bớc sau:

Bớc1: Xác định nhu cầu về các yếu tố sản xuất để thực hiện các mục tiêu

kinh doanh dự kiến

Bớc2: Xác định khả năng bao gồm khả năng đã có và sẽ có của doanh

nghiệp về các yếu tố sản xuất

Bớc3: Cân đối nhu cầu và khả năng của các yếu tố sản xuất.

Hiện nay, việc áp dụng phơng pháp này cần phải đợc xác định với các yêucầu sau:

- Cân đối thực hiện là cân đối động Cân đối để lựa chọn phơng án chứkhông phải là cân đối theo phơng án đã đợc chỉ định Các yếu tố của cân đối đều

là những yếu tố biến đổi đó là yêu cầu của thị trờng và khả năng có thể khai tháccủa doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch

- Thực hiện cân đối liên hoàn, tức là tiến hành nhiều cân đối kế tiếp nhau

để liên tục bổ sung và điều chỉnh phơng án cho phù hợp với thay đổi của môi ờng kinh doanh

tr Thực hiện cân đối trong từng yếu tố trớc khi tiến hành cân đối tổng thểcác yếu tố Kết quả cân đối tổng hợp phải là căn cứ xác định năng lực sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp và là cơ sở để xác định hoặc điều chỉnh phơng ánkinh doanh thích hợp của doanh nghiệp

* Phơng án lập ngân quỹ.

Ngân quỹ là những kế hoạch bằng số, Trong doanh nghiệp nói chung ngânquỹ biểu thị sự phân bổ các nguồn theo dự định, ngân quỹ đợc áp dụng rộng rãicho các loại doanh nghiệp khác nhau Ngân quỹ đã trở thành phơng pháp phổbiến để xây dựng kinh doanh và các hoạt động khác nhau, ở các cấp quản lý khácnhau trong tổ chức Ngân quỹ thiết lập nên phơng hớng, là phơng tiện để thựchiện, rồi sau đó thành tiêu chuẩn để đo lờng việc thực hiện trong thực tế

b.1 Các loại ngân quỹ.

Ngân quỹ đợc sử dụng trong rất nhiều những tình huống khác nhau Tuynhiên, có những loại ngân quỹ rất thông dụng, trong khi một số loại ngân quỹkhác lại ít thông dụng hơn Ngân quỹ đợc chia thành hai phạm trù lớn

Thứ 1 Ngân quỹ tài chính:

Nói rõ số tiền mà doanh nghiệp dự định chi tiêu cho một giai đoạn cụ thể

và đợc lấy từ những nguồn nào Những ngân quỹ này bao gồm bản kê khai thunhập dự kiến, kê khai lu lợng tiền mặt và bảng cân đối

Thứ 2 Ngân quỹ hoạt động:

Chỉ ra giá trị bằng tiền cho những hàng hoá và dịch vụ mà doanh nghiệp

dự kiến sẽ tiêu dùng trong năm ngân sách Những ngân quỹ hoạt động có thể đợc

triển khai cho những hoạt động, mục đích khác nhau nh: ngân quỹ doanh thu,ngân quỹ chi phí, ngân quỹ lợi nhuận, ngân quỹ tiền mặt, ngân quỹ đầu t xâydựng cơ bản.

* Phơng pháp lập ngân quỹ

Có ba phơng pháp lập ngân quỹ chủ yếu đợc sử dụng để lập ngân quỹ:

Thứ 1: Lập ngân quỹ theo phơng pháp gia tăng:

Là ngân quỹ phân bổ các quỹ cho các bộ phận dựa vào sự phân bố củanhững năm trớc

Lập ngân quỹ theo phơng pháp gia tăng có những đặc trng cơ bản sau:

- Các ngân quỹ đợc phân bố cho các đơn vị trực thuộc trong doanh nghiệp,rồi những ngời quản trị các đơn vị này lại phân bổ tiếp ngân quỹ đó cho các loạihoạt động trong đơn vị mình sao cho phù hợp

- Sử dụng số liệu ngân quỹ của kỳ trớc và thông thờng có chút ít thay đổi

Nh vậy, để lập ngân quỹ gia tăng, hàng năm ban lãnh đạo chỉ việc duyệtngân quỹ cho từng bộ phận dựa trên cơ sở ngân quỹ đã đợc phân bổ ở năm trớc

và có thêm ít % do lạm phát và hoạt động phát sinh trong năm tới Hậu quả là, cónhững lãng phí và phi hiệu suất tồn tại suốt một thời gian dài mà không bị pháthiện

Ngoài ra, cách phân bổ ngân quỹ theo kiểu gia tăng ít chủ động đến trọngtâm, trọng điểm của từng thời kỳ Giống nh kiểu chia đều bình quân chủ nghĩa,phơng pháp lập ngân quỹ kiểu này đặc biệt phiền nhiễu khi ban lãnh đạo muốntìm hiểu ở bộ phận nào có sự lãng phí và phi hiệu suất

Phơng pháp lập ngân quỹ theo chơng trình khắc phục đợc những nhợc

điểm của kiểu lập ngân quỹ gia tăng Hiện đang đợc áp dụng rộng rãi

Thứ 3 Lập ngân quỹ từ zero:

Do Texas intruments khởi xớng, nhằm mục đích khắc phục nhợc điểm củakiểu lập ngân quỹ gia tăng Theo cách này ngân quỹ đợc lập từ zero (từ không cógì, không tính tới quá khứ)

- Lập ngân quỹ từ zero buộc ngời quản lý chung của từng đơn vị phải chianhỏ hoạt động của đơn vị mình thành các quyết định trọn gói.

- Đứng trên lợi ích của doanh nghiệp, các quyết định trọn gói đó đợc sắpxếp theo thứ tự u tiên từ trên xuống

- Ngân quỹ đợc phân bổ cho từng đơn vị trọn gói đó theo thứ tự u tiên.Phơng pháp này có nhiều nhợc điểm là mất nhiều thời gian lấy số liệu,phân tích, chi phí lớn, giấy tờ nhiều

4 Các nguyên tắc chủ yếu của công việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Nhằm đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh và thực hiện tốt mục tiêuphát triển của doanh nghiệp, công tác xây dựng kế hoạch phải tuân thủ nhữngnguyên tắc cơ bản sau đây:

a Nguyên tắc thị trờng.

Đây là nguyên tắc thể hiện rõ nhất bản chất của việc lập kế hoạch sản xuấtkinh doanh trong nền kinh tế thị trờng và nó dựa trên tính đa dạng và phức tạpcủa mối quan hệ giữa kế hoạch trong doanh nghiệp với thị trờng Kế hoạch đợclập ra phải căn cứ vào thị trờng để đa ra những mục tiêu hợp lý, cân nhắc các yếu

tố nguồn lực để có sự lựa chọn tối u Do các điều kiện thị trờng cũng nh môi ờng hoạt động của doanh nghiệp luôn chứa đựng yếu tố bất định, một kế hoạchsản xuất kinh doanh hợp lý và khả thi không thể là một kế hoạch mang tính cứngnhắc, xây dựng một lần và không có sự điều chỉnh Vì vậy, các chỉ tiêu kế hoạchmang tính hớng dẫn và dự báo là chủ yếu

tr-b Nguyên tắc linh hoạt, mềm dẻo.

Nguyên tắc này đợc đa ra xuất phát từ nguyên tắc trên, nó tạo điều kiệnthuận lợi để thực hiện nguyên tắc thị trờng Đối với các nhà quản lý nguyên tắcnày đợc xem là quan trọng nhất khi lập kế hoạch Kế hoạch càng linh hoạt thì sự

đe doạ càng gây ra do các sự kiện cha lờng trớc đợc càng ngày càng ít đi

Nguyên tắc linh hoạt thể hiện trớc hết trong quá trình lập kế hoạch, phảixây dựng nhiều phơng án kế hoạch gắn với những biến số khác nhau về các điềukiện hiện tại cũng nh tơng lai Kế hoạch đợc lựa chọn cũng không phải là khôngthể thay đổi, số kế hoạch đợc lập trong một khoảng chứ không phải là một con sốcứng nhắc Nh vậy sẽ tạo ra trong kế hoạch của doanh nghiệp những khả năngthay đổi Tuy nhiên, nguyên tắc linh hoạt của kế hoạch sản xuất kinh doanh phảixem xét trên khía cạnh lợi ích - chi phí và đây chính là giới hạn của sự thay đổitrong kế hoạch

c Nguyên tắc thống nhất.

Doanh nghiệp là một hệ thống bao gồm các bộ phận, cá nhân có mối quan

hệ liên quan với nhau, có tác động chi phối lên nhau để trở thành một chỉnh thểthống nhất Kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp đợc thiết lập cũngphải đảm bảo nguyên tắc thống nhất

d Nguyên tắc hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Đối với các doanh nghiệp, vấn đề mà họ quan tâm hàng đầu là hiệu quả tàichính, lợi nhuận thu đợc từ chính các phơng án sản xuất kinh doanh Nguyên tắcnày đợc đặt ra do yêu cầu tất yếu của kế hoạch phát triển doanh nghiệp trong cơchế thị trờng

Nguyên tắc này đặt ra các vấn đề chủ yếu sau đây trong hoạt động kếhoạch của doanh nghiệp:

- Thứ nhất: Bộ phận kế hoạch phải đóng vai trò quyết định trong việc xây

dựng khung phát triển cho doanh nghiệp trong dài hạn, đa ra các dự báo, các địnhhớng, chiến lợc phát triển, các mục tiêu phát triển phù hợp với xu thế phát triểncủa tình hình trong và ngoài nớc

- Thứ hai: Bảo đảm tính hệ thống trong kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Tính hệ thống đợc thể hiện trên nhiều góc độ trong đó có sự thống nhất giữa địnhhớng với chiến lợc và cá kế hoạch phát triển doanh nghiệp

- Thứ ba: Yêu cầu của nguyên tắc bảo đảm hiệu quả trong hoạt động của

sản xuất kinh doanh thể hiện rõ nét nhất trong nội dung quản lý, thẩm định vàphê duyệt các phơng án, dự án phát triển doanh nghiệp để quyết định hớng phần

bổ các nguồn lực hợp lý

e Nguyên tắc tham gia.

Nguyên tắc tham gia trong lập kế hoạch sản xuất kinh doanh đợc thể hiện

nh sau:

- Thứ nhất: Sử dụng sự tham gia của toàn doanh nghiệp vào lập và thực

hiện kế hoạch Nó sẽ bảo đảm sự nhất trí cao của bản kế hoạch đợc lập và khích

lệ đợc tiềm lực của các cá nhân cũng nh các bộ phận trong thực hiện kế hoạch

- Thứ hai: Trao đổi ý kiến với các bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp sẽ

có thể đa đến những lợi ích nh có sự cộng tác tốt hơn trong việc thực thi kếhoạch, tăng cờng tính hiệu quả và sát thực trong lập kế hoạch để có đợc nhữngthông tin tốt hơn phục vụ cho công tác kế hoạch

- Thứ ba: Doanh nghiệp phải công bố công khai các kế hoạch đến từng bộ

phận, cá nhân liên quan

- Thứ t: Cần phải thực hiện phân cấp triệt để các bộ phận về chức năng,

quyền hạn, nhiệm vụ đợc giao

Ngoài ra, việc lập kế hoạch trong doanh nghiệp còn phải đảm bảo cácnguyên tắc khác nh nguyên tắc chính xác, nguyên tắc liên tục

II

III II.Chức năng, vai trò và hạn chế của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh.

1 Chức năng của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Chức năng chủ yếu của việc xây dựng KHSXKD là phải tính toán cácnguồn tiềm năng có thể huy động và phối hợp các nguồn tiềm năng ấy theonhững định hớng chiến lợc đã định để tạo ra một cơ cấu hợp lý, thúc đẩy tăng tr-ởng nhanh và giữ cân bằng các yếu tố trên tổng thể Cụ thể, công tác xây dựngKHSXKD có những chức năng sau:

a.Chức năng định hớng

Đây là chức năng thể hiện bản chất kế hoạch trong nền kinh tế thị trờng vàchính nó đã làm cho công tác kế hoạch hoá không bị lu mờ trong cơ chế thị tr-ờng Chức năng này thể hiện cụ thể nh sau:

Công tác xây dựng kế hoạch trong doanh nghiệp phải xây dựng đợc địnhhớng, chiến lợc phát triển cũng nh kế hoạch phát triển theo lĩnh vực kinh doanh

Kế hoạch đa ra hệ thống mục tiêu phát triển, xây dựng các dự án, tìm các giảipháp và phơng án thực hiện, dự báo khả năng, phơng hớng phát triển xác địnhcác cân đối chủ yếu nhằm thực hiện chức năng dẫn dắt, định hớng phát triển, xử

lý kịp thời các mất cân đối của doanh nghiệp xuất hiện trong nền kinh tế thị ờng

tr-Chức năng định hớng còn đợc thể hiện ở việc chuyển từ cơ chế kế hoạchhoá tập trung theo phơng thức "giao nhận" với hệ thống chằng chịt các kế hoạchpháp lệnh của nhà nớc sang cơ chế kế hoạch hoá gián tiếp, định hớng phát triểncho doanh nghiệp Các chỉ tiêu mà Nhà nớc cần giám sát và quản lý chủ yếu lànhững chỉ tiêu giá trị ở tầm vĩ mô và tất nhiên nó mang tính định hớng, khôngcứng nhắc và không áp đặt

b Chức năng điều tiết, phối hợp.

Với xu thế hội nhập, toàn cầu hoá ngày càng tăng, chức năng lập kế hoạchtrong doanh nghiệp thể hiện tính điều tiết thông qua việc xây dựng những chínhsách chuyển giao công nghệ thuận lợi tìm ra những hớng đi riêng giúp cho doanhnghiệp có đợc thị phần lớn, tốc độ tăng trởng cao, rút ngắn khoảng cách vớinhững doanh nghiệp dẫn đầu trong nớc và khu vực

Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp còn tạo điều kiệncho việc phối hợp và thực hiện tốt hơn kế hoạch giữa các bộ phận, cá nhân trongnội bộ nhằm thực hiện có hiệu quả kế hoạch tổng thể đã đợc lập ra cho toàndoanh nghiệp

c Chức năng kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh.

Ban lãnh đạo doanh nghiệp thông qua các bộ phận chức năng thờng xuyêntheo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các tiến độ kế hoạch, thực hiện và tuân thủcác cơ chế chính sách mà doanh nghiệp áp dụng trong thời kỳ kế hoạch Đánhgiá kết quả và thực hiện các mục tiêu đặt ra Phân tích hiệu quả tài chính bảo

đảm các căn cứ quan trọng cho việc lập các kế hoạch của các thời kỳ tiếp sau

3 Vai trò của hoạt động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Hầu hết các doanh nghiệp ngay sau khi thành lập đã nghĩ ngay đến côngtác lập kế hoạch kinh doanh nó giúp doanh nghiệp nắm bắt và tận dụng cơ hộikinh doanh, có biện pháp chủ động vợt qua các nguy cơ và mối đe doạ trên thơngtrờng cạnh tranh, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng các yếu tố nguồn lực,tránh đợc rủi ro, tăng cờng vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp, bảo đảm sự pháttriển bền vững của doanh nghiệp trong thị trờng đầy biến động Xây dựng kếhoạch sản xuất kinh doanh cho phép doanh nghiệp trả lời vấn đề về phát triển,

điều hành và khởi tạo một doanh nghiệp trong quá trình lập kế hoạch Xây dựng

kế hoạch cho doanh nghiệp biết phơng hớng hoạt động, làm giảm sự tác động củanhững thay đổi, tránh đợc sự lãng phí và d thừa, thiết lập nên những tiêu chuẩnthuận tiện cho công tác kiểm tra Do vậy cần xem xét tới một số vai trò cụ thểsau:

- Thứ nhất: Kế hoạch là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực cá

nhân trong doanh nghiệp Xây dựng kế hoạch cho biết phơng hớng đi của doanhnghiệp trong tơng lai Khi tất cả những ngời có liên quan biết đợc doanh nghiệp

sẽ đi đâu và họ sẽ phải đóng góp gì để đạt đợc những mục tiêu đó, thì đơngnhiên, họ sẽ phối hợp, hợp tác một cách toàn diện với nhau và làm việc một cách

có tổ chức Thiếu kế hoạch, quỹ đạo đi tới mục tiêu của doanh nghiệp sẽ là đờng

đi không hiệu quả

- Thứ hai: Xây dựng kế hoạch sẽ làm giảm tính bất ổn định của doanh

nghiệp Xây dựng kế hoạch giúp các nhà quản lý nhìn về phía trớc, dự báo nhữngthay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng nh môi trờng bên ngoài, cân nhắc ảnhhởng của chúng và đa ra những phản ứng đối phó thích hợp

- Thứ ba: Xây dựng kế hoạch giảm đợc sự chồng chéo và những hoạt động

lãng phí Hiển nhiên là mục tiêu và phơng tiện đã rõ ràng thì những yếu tố phihiệu suất cũng đợc bộc lộ

- Thứ t: Xây dựng kế hoạch sẽ tạo thế chủ động trên mọi lĩnh vực nh: chủ

động trong việc khai thác triệt để mọi nguồn khả năng tiềm tàng về vốn, vật tthiết bị và lao động hiện có; chủ động trong việc mua sắm vật t, thiết bị trongviệc đổi mới kỹ thuật và công nghệ; chủ động trong việc tạo ra và tìm các nguồnvốn, chủ động trong việc liên doanh liên kết và hiệp tác sản xuất với các đơn vịbạn; chủ động trong việc tìm kiếm thị trờng mua nguyên - nhiên liệu và tiêu thụsản phẩm

- Thứ năm: Xây dựng kế hoạch nhằm thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo

điều kiện cho công tác kiểm tra Một doanh nghiệp không có kế hoạch cũnggiống nh một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông thời gian Nếu doanh nghiệp không

rõ phải đạt tới cái gì và bằng cách nào, thì tất nhiên không thể xác định đợc liệu

có thể thực hiện mục tiêu hay không và khi đó cũng không thể có các biện pháp

điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra Vì vậy, có thể khẳng định rằng:không có kế hoạch thì cũng không có cả kiểm tra

Tóm lại, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh là chức năng đầu tiên, làxuất phát điểm của mọi quy trình quản trị, là chìa khoá cho việc thực hiện mộtcách hiệu quả những mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp

Ngoài những vai trò nổi trội của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinhdoanh ra thì còn có những hạn chế, điểm yếu mà các doanh nghiệp hiện nay cầnkhắc phục

4 Hạn chế của hoạt động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Thực tế ở các doanh nghiệp nớc ta đã chứng minh rằng: trong cơ chế thị ờng, sản xuất và kinh doanh mà không có kế hoạch hoặc chất lợng của kế hoạchkhông cao thì không bao giờ đạt hiệu quả cao và liên tục, rồi sẽ bị phá sản trongcơ chế thị trờng Vậy xuất phát nguyên nhân từ đâu mà chất lợng kế hoạch khôngcao? Điều đó thể hiện công tác kế hoạch trong doanh nghiệp đã bộc lộ những hạnchế, yếu kém Ngời ta đã đa ra hai nhóm nguyên nhân chính để lý giải cho câuhỏi trên

tr Thứ nhất : là khoảng cách giữa lợi ích kinh tế trên lý thuyết và thực tế đạt

đợc trong thực tế kế hoạch của doanh nghiệp

- Thứ hai : là những nhợc điểm, cơ bản trong quá trình xây dựng kế

hoạch, đặc biệt là những khiếm khuyết liên quan đến năng lực quản trị, chất lợng

bộ máy thực thi kế hoạch

Sau đây có thể nêu ra những khiếm khuyết liên quan đến nguyên nhân yếukém của bản thân công tác lập kế hoạch:

* Thứ nhất: Khoảng cách giữa xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch.

Các bản kế hoạch thờng quá tham vọng, ôm đồm qua nhiều mục tiêu cùngmột lúc mà không xét đến những mục tiêu, u tiên mâu thuẫn và cạnh tranh nhau.Nhiều bản kế hoạch đợc thiết kế rất đồ sộ, nhng không rõ về chính sách, giảipháp cụ thể để thực hiện những mục tiêu đề ra Chính vì vậy, khoảng cách giữaxây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch thờng rất lớn Do đó nhiều kế hoạchkhông thực hiện đợc

* Thứ hai: Số liệu và thông tin không đầy đủ, kém tin cậy.

Chất lợng của một bản kế hoạch phụ thuộc rất nhiều vào số lợng và độ tincậy của số liệu thống kê cũng nh thông tin kế hoạch, Tình trạng chung ở phần lớncác doanh nghiệp là cơ sở dữ liệu vừa thiếu, cộng thêm với đội ngũ cán bộ kếhoạch, thống kê không đủ năng lực và trình độ dẫn đến kết quả là những ý đồ,tham vọng trong kế hoạch không đợc thực hiện một cách khách quan và cuốicùng không trở thành hiện thực Trong những trờng hợp nh vậy, việc mở rộngphạm vi và quy mô của bản kế hoạch có thể gây lãng phí vô ích

* Thứ ba: Những biến động kinh tế bất thờng, kể cả trong nớc và ngoài nớc.

Những thay đổi về giá cả và thị trờng quốc tế sẽ ảnh hởng trực tiếp đến thịtrờng trong nớc, làm cho việc dự báo xu hớng phát triển của các doanh nghiệp hếtsức khó khăn, thậm chí cả trong một thời hạn tơng đối ngắn Việc biến động vềgiá của các yếu tố đầu vào nh mỏ, khí đốt, điện, giá nguyên liệu nhựa hiện nay

đã ảnh hởng không nhỏ đến kế hoạch sản xuất kinh doanh của nhiều doanhnghiệp

* Thứ t : Những yếu kém về tổ chức quản lý.

Chính sự gò bó, rờm rà của các thủ tục hành chính cũng nh sự thiếu đồng

bộ, bất định của môi trờng pháp lý đã tác động và làm sai lệch các kết quả thựchiện, cản trở đến các hoạt động khác nhau của công tác kế hoạch trong các doanhnghiệp Còn tại các doanh nghiệp, cán bộ kế hoạch không đợc đào tạo đúngchuyên ngành kế hoạch chiếm đa số, nếu có thì chất lợng cha cao Cán bộ cấpquản lý doanh nghiệp xem nhẹ vai trò của kế hoạch, không có chế độ thởng phạtthích đáng trong công tác lập kế hoạch

Chơng II

Đánh giá Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.

IV I Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.

1 Giới thiệu chung về Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.

a Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.

Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà (tiền thân là Nhà máy Văn phòngphẩm Hồng Hà), là doanh nghiệp Nhà nớc duy nhất chuyên sản xuất các sảnphẩm về văn phòng phẩm: Bút các loại, giấy vở

Đợc thành lập ngày 01/10/1959, theo quyết định 1014/QĐ-TCLĐ của Bộcông nghiệp nhẹ, nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà đổi tên là Văn phòngphẩm Hồng Hà, với tên giao dịch là nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà Từ mộtxởng sửa chữa ô tô của Pháp để lại, với sự giúp đỡ về kỹ thuật trang thiết bị máymóc, công nghệ của Trung Quốc trên tổng diện tích 7.300m2

Với số vốn đầu t ban đầu 3.263.077 đồng, nhà máy có nhiệm vụ sản xuấtcác loại sản phẩm văn phòng phẩm phục vụ cho học sinh và văn phòng của cáccơ quan trong phạm vi cả nớc với các mặt hàng chủ yếu và truyền thống là:

- Sản phẩm văn phòng phẩm: Bút máy, bút chì, mực viết các loại và dụng cụhọc tập, file cặp đựng hồ sơ các loại v.v.v

- Sản phẩm từ nhựa: Chai, lọ các loại dùng đựng thớc, thực phẩm vv

- Sản phẩm từ kim loại: Giá kệ, tủ, bàn ghế, đinh ghim, giấy chống ẩm, kimbăng

- Sản phẩm từ giấy: Vở viết các loại, sổ công tác, giấy phô tô, giấy than v.v Năm 1960, nhà máy chính thức đi vào hoạt động với hai phân xởng sản xuấtchính:

- Phân xởng sản xuất văn phòng phẩm tại số 25 Lý Thờng Kiệt - Hà Nội

- Phân xởng sản xuất mực và giấy than tại 468 Minh Khai - Hà Nội

Ngày 28/07/1995 nhà máy đổi tên thành Công ty Văn phòng phẩm Hồng

Hà (HONG HA STATIONERY COMPANY), tên giao dịch là HOSTACO

Năm 1997 sau khi đã trở thành viên của Tổng công ty Giấy Việt Nam,Tổng công ty đã có nhiều biện pháp tích cực giúp đỡ công ty từng bớc tháo gỡkhó khăn nh : Tạo vốn đã điều động cho Công ty, cho mua vật t trả chậm làm chotình hình tài chính đỡ khó khăn hơn

Trải qua hơn 40 năm tồn tại và phát triển, Công ty đã không ngừng mởrộng quy mô sản xuất cả chiều rộng lẫn chiều sâu Ngày nay Công ty đang tiếptục triển khai nhiều biện pháp để tìm kiếm thị trờng, làm ăn có hiệu quả và có uytín với khách hàng trong và ngoài nớc.

b.Chức năng và nhiệm vụ của Công ty.

Với bề dày truyền thống hơn 50 năm, từ khi thành lập đến nay Công ty đãrất coi trọng việc nghiên cứu thị trờng nhằm đa ra một kế hoạch phát triển choCông ty dựa trên nhu cầu của thị trờng chứ không phải do nhà nớc đa ra trớc đâynữa Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà có chức năng chủ yếu là sản xuất kinhdoanh, xuất nhập khẩu các mặt hàng văn phòng phẩm và nhựa Hiện nay Công tysản xuất kinh doanh các sản phẩm chủ yếu là sản phẩm dành cho văn phòng, họctập nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng mặt hàng văn phòng phẩm Bên cạnh đóCông ty còn nhập khẩu các mặt hàng trong nớc cha sản xuất đợc, các loại nguyênvật liệu, hoá chất và thu mua tìm kiếm nguồn nguyên liệu trong nớc để sản xuấtsản phẩm văn phòng phẩm Bảo vệ môi trờng, nâng cao chất lợng thoả mãn tối đanhu cầu về đa dạng hoá sản phẩm Đào tạo và bồi dỡng cán bộ công nhân trẻ đápứng yêu cầu phát triển sản xuất kinh doanh, thực hiện các chế độ chính sách tiềnlơng, bảo hiểm xã hội, an toàn và bảo vệ lao động đối với cán bộ công nhân viênchức và chế độ bồi dỡng độc hại Tuy nhiên nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng đadạng và phong phú cũng nh thị hiếu về mẫu mã, chủng loại Hiện nay Công ty córất nhiều loại sản phẩm mới có sức cạnh tranh trên thị trờng

c Mô hình tổ chức và cơ chế quản lý của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.

* Khái quát chung

Là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập có t cách pháp nhân đầy đủ.Tại

Công ty chỉ có các phân xởng sản xuất sản phẩm mà không có xí nghiệp trựcthuộc

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty đợc chia thành: Giám đốc, phógiám đốc, kế toán trởng, các hệ thống phòng ban, các phân xởng

* Giám đốc Công ty:

Là ngời đại diện pháp nhân cho Công ty Chịu trách nhiệm trớc pháp luật

về toàn bộ các hoạt động, kết quả sản xuất kinh doanh của công ty Là ngời điềuhành cao nhất, ra mọi quyết định về tất cả các công việc mà phó giám đốc và các

phòng ban trình lên uỷ quyền cho hai phó giám đốc công ty một số quyền hạnnhất định về các nhiệm vụ thờng xuyên hoặc đột xuất trong công ty.

* Phó giám đốc công ty:

thừa lệnh giám đốc trực tiếp điều hành và quản lý 2 phòng là phòng kỹthuật và phòng kế hoạch Ngoài ra còn theo dõi mọi hoạt động sản xuất của phânxởng và các phòng ban trong công ty

Error: Reference source not found* Phòng tài vụ:

- Chức năng: là đơn vị tham mu, giúp việc cho giám đốc trong quản lý,

điều hành Công tác tài chính của công ty, phản ánh mọi hoạt động kinh doanhkinh tế thông qua việc tổng hợp, phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh Tổ chứcnghiệp vụ quản lý, thu chi tiền tệ, đảm bảo thúc đẩy hoạt động của đồng tiền đạthiệu quả và phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nớc

- Nghĩa vụ- quyền hạn: Tổ chức, hớng dẫn, theo dõi hạch toán, về hoạt

động SXKD của các đơn vị và của Công ty theo đúng pháp lệnh thống kê củaNhà nớc Tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tổng hợp cho côngtác kiểm tra thực hiện kế hoạch sản xuất, ghi chép phản ánh chính xác kịp thời và

có hệ thống diễn biến các nguồn vốn, giải ngân phản ánh chính xác kịp thời và có

hệ thống diễn biến các nguồn vốn, giải ngân các loại vốn phục vụ cho việc cungcấp vật t, nguyên vật liệu cho SXKD Ngoài ra hớng dẫn, bồi dỡng nghiệp vụ kếtoán thống kê cho nhân viên thống kê các phân xởng

* Phòng tổ chức hành chính.

- Chức năng: là đơn vị mu giúp Giám đốc trong quản lý và điều hànhnhững công việc nh: xây dựng và tổ chức bộ máy SXKD, thực hiện chế độ chínhsách của Nhà nớc CBCN, công tác lao động tiền lơng- nhân sự tuyển dụng - đàotạo, thực hiện mọi hoạt động về pháp chế văn th, lu trữ, hành chính quản trị, y tếxây dựng cơ bản

+ Nhiệm vụ - quyền hạn:

+ Bộ phận tổ chức lao động: căn cứ vào nhiệm sản xuất kinh doanh, nghiêncứu, đề xuất mô hình, tổ chức và bộ máy quản lý của các đơn vị và bố trí nhân sựtrên cơ sở gọn nhẹ có hiệu quả, phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty

+ Bộ phận hành chính: Nghiên cứu đề xuất kiến nghị với giám đốc biệnpháp giúp các đơn vị thực hiện đúng các chế độ, nguyên tắc thủ tục hànhchính Quản lý, lu trữ các văn bản, con dấu của Công ty

* Phòng kế hoạch.

Giám

Đốc

- Chức năng: là đơn vị tham mu, giúp việc cho Giám đốc trong công tácxây dựng kế hoạch sản xuất hàng tháng, hàng quý, năm, dài hạn Xây dựng kếhoạch giá thành hàng năm và giá thành cho từng sản phẩm Nghiên cứu đề xuất

điều chỉnh giá bán sản phẩm phù hợp với thị trờng trong từng thời điểm

* Phòng kỹ thuật

- Chức năng: là đơn vị tham mu, giúp việc cho Giám đốc trong công tácquản lý và điều hành công tác kỹ thuật và đầu t (công nghệ, chất lợng sản phẩm,thiết bị khuân mẫu )

- Nhiệm vụ quyền hạn:

+ Thực hiện các quy phạm quản lý kỹ thuật của ngành và Nhà nớc, xâydựng quản lý quy trình công nghệ, tiêu chuẩn chất lợng sản phẩm, quản lý cáctrang thiết bị về đo lờng Kiểm tra hớng dẫn các phân xởng của Công ty hoặc hợp

đồng với khách hàng, giải quyết kịp thời các phát sinh về kỹ thuật

+Đầu t: thu nhập, phân tích các thông tin về khoa học kỹ thuật, thị ờng Nghiên cứu đề xuất sử dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến

tr-* Phòng thị trờng:

- Chức năng: Là một đơn vị tham mu, giúp việc cho giám độ trong việc tổchức thực hiện các hoạt động kinh doanh của Công ty

- Nhiệm vụ - quyền hạn:

Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc đối với các chỉ tiêu kế hoạch đợc giaodoanh thu bán sản phẩm của Công ty và các sản phẩm tự khai thác Lập kế hoạch

điều tra nghiên cứu thị trờng, đề xuất các hình thức khuyến mãi và quảng cáo.Nghiên cứu tổ chức mạng lới tiêu thụ sản phẩm và các hình thức tiếp thị, phảnnáh kịp thời nhu cầu của thị trờng để ban Giám đốc và các phòng ban chức năng

điều chỉnh sản xuất cho phù hợp và hiệu quả

* Ban bảo vệ.

- Chức năng: Là đơn vị tham mu giúp việc cho Giám đốc trong công tácbảo vệ án ninh kinh tế, nội dung KLLĐ của Công ty, công tác quân sự,PCCC vv

- Nhiệm vụ và quyền hạn:

Xây dựng nội quy bảo vệ Công ty, quy định phòng chống cháy nổ lụt bão Thực hiện nghiêm chỉnh việc kiểm tra thực hiện nội quy KLLĐ và quy chế ra vàocổng với công nhân viên chức và khách đến thăm làm việc tại Công ty

* Các phân xởng.

Bốn phân xởng của Công ty đợc giao nhiệm vụ sản xuất từng mặt hàngtheo yêu cầu chức năng sản xuất.

Các phòng ban chức năng hoạt động độc lập theo chuyên môn nhng luôn

có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh cóhiệu quả dới sự điều hành của Giám đốc Công ty

Nhìn chung cơ cấu tổ chức của Công ty khá chặt chẽ tuy nhiên do đặc trngcủa doanh nghiệp sản xuất nên không tránh khỏi những hạn chế, khó khăn trongviệc điều hành sản xuất, đôi khi chồng chéo lên nhau Đặc biệt trong việc xâydựng kế hoạch

2 Những đặc điểm kinh tế, kỹ thuật chủ yếu ảnh hởng đến công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.

a Thị trờng

Trải qua hơn 40 năm tồn tại và phát triển với truyền thống và uy tín trên thịtrờng trong và ngoài nớc, Công ty đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cảchiều rộng lẫn chiều sâu Hiện nay Công ty đã và đang có rất nhiều biện pháp đểtìm kiếm thị trờng, làm ăn có hiệu quả và có uy tín với khách hàng và kế hoạchsản xuất đợc căn cứ trên nhu cầu thị trờng chứ không phải là do nhà nớc đa ra tr-

ớc đây nữa Công ty lại có một thị trờng rộng lớn bao gồm cả ba miền Bắc, miềnNam, miền Trung với thị phần rộng lớn cùng với chiến lợc kinh doanh là chiếmlĩnh thị trờng cao cấp trớc thì Công ty đang dần tìm hiểu và phát triển ở thị trờngmiền Nam

Qua biểu dới đây ta nhận thấy rằng thị phần miền Bắc là chiếm lĩnh nhiềunhất; với 80.575 năm 2001, năm 2002 là 72,66%, năm 2003 là 73,08% Khi đóthị trờng miền Nam lại chiếm một thị phần khiêm tốn; năm 2001 là 8,41%, năm

2002 là 11,89%, năm 2003 là 12,54% Với thị trờng miền Trung năm 2001 là11,02%, năm 2002 là 15,44%, năm 2003 là 4.,42%

Với thị trờng miền Trung và thị trờng miền Nam là hai thị trờng còn rấtnhiều tiềm năng, thành lập và đa vào ổn định kinh doanh của hàng tại Thành phố

Hồ Chí Minh và Thành phố Đà Nẵng cho nên Công ty cần có các chiến lợc, kếhoạch sản xuất kinh doanh thích hợp nh lập các đại lý cấp 1, 2, 3 tại các miềnnày với các chính sách nh hỗ trợ về chi phí lập đại lý, cơ sở vật chất, chi phíchuyên chở do vậy mạng lới tiêu thụ của Công ty đã đầu t mạnh mẽ Thị tr-ờng miền bắc phát triển đợc 2.969 điểm bán hàng, tăng 30% so với năm 2002 và

đạt doanh thu 35 tỷ đồng tăng 87% so với năm 2002 Đặc biệt thị trờng Hà Nội