Chuẩn hoá hồ sơ công việc tại trường đại học nội vụ hà nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG CHUẨN HÓA HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Mã số đề tài: ĐTCT.2021.127 Chủ nhiệm đề tài : Ths Trịnh Thị Năm Thành viên : Ths Phạm Thị Hồng Quyên Cử nhân Phạm Thị Kiều Hoa Hà Nội, 2021 NHỮNG NGƯỜI THAM GIA THỰC HIỆN ĐỀ TÀI Chủ nhiệm đề tài: Ths Trịnh Thị Năm, Giảng viên Khoa Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Bộ Nội vụ Những người tham gia: Ths.Phạm Thị Hồng Quyên - Giảng viên Khoa Văn thư - Lưu trữ Cử nhân Phạm Thị Kiều Hoa - Giáo vụ Khoa Văn thư - lưu trữ MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài: Mục tiêu nghiên cứu: 3 Nhiệm vụ nghiên cứu : 4.Tổng quan tình hình nghiên cứu: Đối tượng phạm vi nghiên cứu: 5.1 Đối tượng nghiên cứu: 5.2 Phạm vi nghiên cứu đề tài Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu: Đóng góp đề tài: Kết cấu đề tài CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ CÔNG VIỆC TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Hồ sơ, hồ sơ công việc 1.1.2 Lập hồ sơ 10 1.1.3 Chuẩn hóa hồ sơ 11 1.2 Các loại hồ sơ cơng việc hình thành hoạt động trường đại học 13 1.3 Lợi ích việc lập hồ sơ trường Đại học 15 1.3.1 Giúp Nhà trường quản lý văn chặt chẽ, tra cứu nhanh chóng, làm xác để giải công việc kịp thời, hiệu 15 1.3.2 Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật Nhà trường 16 1.3.3 Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu trước mắt lâu dài sau 16 1.4.Yêu cầu trách nhiệm việc lập hồ sơ công việc trường Đại học 16 1.4.1 Yêu cầu hồ sơ lập 16 1.4.2 Trách nhiệm cá nhân trường đại học việc lập hồ sơ 18 1.4.3 Quy trình phương pháp lập hồ sơ công việc 19 1.5 Chuẩn hóa hồ sơ 21 1.5.1 Căn chuẩn hoá hồ sơ 21 1.5.2 Mục đích vai trị việc chuẩn hố hồ sơ 26 1.5.3 Yêu cầu chuẩn hoá hồ sơ 28 1.5.4 Nội dung chuẩn hoá hồ sơ 29 Tiểu kết Chương 31 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHUẨN HỐ HỒ SƠ CƠNG VIỆC TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 32 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 32 2.2 Quy định chuẩn hố hồ sơ cơng việc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 34 2.3 Khảo sát việc chuẩn hố lập hồ sơ cơng việc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 35 2.3.1 Về quy trình phương pháp lập hồ sơ 36 2.3.2 Về chuẩn hoá thành phần tài liệu hồ sơ 47 2.3.3 Về chuẩn hoá công cụ lập hồ sơ: 51 2.4 Đánh giá chung việc lập hồ sơ công việc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 51 2.4.1 Ưu điểm 51 2.4.2 Hạn chế 53 2.4.3 Về nguyên nhân hạn chế 55 Tiểu kết chương 57 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CHUẨN HỐ HỒ SƠ CƠNG VIỆC TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 58 3.1 Các giải pháp quản lý 58 3.1.1 Sửa đổi, bổ sung văn hướng dẫn công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 58 3.1.2 Tăng cường quan tâm, đạo Ban Giám hiệu Trường đơn vị thuộc Trường công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan 59 3.1.3 Tiếp tục tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lập hồ sơ cho viên chức Nhà trường 60 3.1.4 Đầu tư tài sở vật chất cho công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 61 3.2 Nhóm giải pháp chuẩn hố hoạt động nghiệp vụ 61 3.2.1 Chuẩn hoá công cụ lập hồ sơ 61 3.2.2.Chuẩn hoá Danh mục thành phần tài liệu hồ sơ 63 3.2.3 Chuẩn hố quy trình, phương pháp lập hồ sơ 67 Tiểu kết chương 3: 75 KẾT LUẬN 76 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 PHỤ LỤC 80 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Trong năm gần đây, chuẩn hoá coi yếu tố quan trọng đảm bảo chất lượng, hiệu lĩnh vực hoạt động Trong lĩnh vực văn thư lưu trữ, chuẩn hoá áp dụng số tiêu chuẩn ngành như: tiêu chuẩn thuật ngữ, tiêu chuẩn bìa hồ sơ Nhưng nay, việc xây dựng áp dụng tiêu chuẩn chưa thực phổ biến quan, chưa thực coi vấn đề thiết yếu phạm vi ngành, đặc biệt hoạt động liên quan đến lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Như biết, lập hồ sơ công việc quan trọng định đến chất lượng, hiệu công tác quan, tổ chức Hồ sơ lập minh chứng đánh giá trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân trình thực thi nhiệm vụ Lập hồ sơ khâu nghiệp vụ quan trọng kết nối công tác văn thư công tác lưu trữ quan, tổ chức hay doanh nghiệp Một mục đích quan trọng lập nộp lưu hồ sơ nâng cao chất lượng, hiệu suất công tác cán bộ, công chức, viên chức Hơn nữa, chất lượng lập hồ sơ giai đoạn văn thư tác động trực tiếp đến kết thực nghiệp vụ lưu trữ chất lượng công tác lưu trữ Nhận thức điều này, quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung trường đại học nói riêng quan tâm đến công tác lập nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan, đặc biệt nhóm hồ sơ phản ánh kết thực chuyên môn, nghiệp vụ Kết hồ sơ lập phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý chuyên môn cơng tác đào tạo, cơng tác trị & công tác sinh, nghiên cứu khoa học Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt được, công tác lập hồ sơ quan tổ chức, trường Đại học cịn có số hạn chế cần khắc phục: Số lượng hồ sơ, tài liệu nộp chưa đủ so với công việc giải phịng, khoa chun mơn Chất lượng hồ sơ lập trường đại học phòng ban trực thuộc trường đại học chưa đảm bảo, chưa thống theo quy định Nhà nước, đặc biệt thành phần tài liệu bên hồ sơ cơng việc cịn thiếu; nhiều văn bản, tài liệu bên hồ sơ tồn trùng, nháp, hết giá trị; tiêu đề hồ sơ chưa phản ánh hết nội dung tài liệu hồ sơ; quy trình phương pháp lập hồ sơ thực chưa thống Việc làm suy giảm giá trị hồ sơ việc phục vụ quản lý, điều hành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp thuộc Bộ Nội vụ, có chức tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình đại học sau đại học lĩnh vực công tác nội vụ ngành nghề khác có liên quan, hợp tác quốc tế, nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Hàng năm, để thực chức năng, nhiệm vụ phục vụ việc quản lý, điều hành, trao đổi thông tin, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành hàng ngàn văn tiếp nhận hàng ngàn văn đến Việc lập hồ sơ giúp Nhà trường quản lý văn bản, tài liệu chặt chẽ góp phần đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ cho mục đích kiểm tra, tra q trình giải cơng việc nhanh chóng, đạt hiệu cao Ngồi ra, việc lập hồ sơ cịn góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến hoạt động nhà trường Thực tế nay, việc lập hồ sơ công việc không đơn giản tập hợp văn bản, tài liệu, mà q trình địi hỏi phải có trình độ chun mơn để xếp cách có hệ thống, khoa học Tuy nhiên, thực tế, trường Đại học khác, việc lập hồ sơ công việc số đơn vị chưa coi trọng, hồ sơ, tài liệu chưa đáp ứng yêu cầu quy định dẫn đến việc lập hồ sơ cịn nhiều bất cập, tình trạng hồ sơ chưa đầy đủ, thiếu thống theo quy định Nhà nước, Trường Điều khiến cho việc kiểm tra, tra đặc biệt việc phục vụ đánh giá ngồi Nhà trường cịn nhiều bất cập Kết quả, số vấn đề báo cáo tự đánh giá Nhà trường số tiêu chí, thông tin minh chứng “chưa đảm bảo độ chắn đầy đủ”.1 Do vậy, để nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ, việc chuẩn hố hình thức nội dung hồ sơ, quan trọng thành phần tài liệu hồ sơ việc làm cần thiết Chuẩn hố hồ sơ khơng tạo điều Báo cáo đánh giá Trường Đại học Nội vụ kèm theo (Kèm theo Công văn số 07/KĐCL-ĐG&CNCLGD ngày 10 tháng 01 năm 2020 Trung tâm Kiểm định chất lượng giáo dục-ĐHQGHN) kiện cho việc lập mà cịn thực góp phần cho việc bảo đảm tối ưu hoá thành phần tài liệu hồ sơ lưu trữ hình thành hoạt động trường đại học Với ý nghĩa vậy, chọn nghiên cứu đề tài “Chuẩn hố hồ sơ cơng việc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” với mong muốn giúp cán bộ, viên chức Trường thuận lợi việc lập hồ sơ đầy đủ, xác, khoa học Mục tiêu nghiên cứu: Thực đề tài, mong muốn đạt mục tiêu chủ yếu sau: Đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ công việc Trường, đề xuất giải pháp chuẩn hóa hồ sơ cơng việc (trong tập trung chuẩn hố thành phần tài liệu hồ sơ) hình thành hoạt động Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ Nhà trường Nhiệm vụ nghiên cứu : Để triển khai thực đề tài đạt mục tiêu nghiên cứu, nhóm nghiên cứu phải thực nhiệm vụ sau đây: - Nghiên cứu sở lý luận, sở pháp lý lập hồ sơ chuẩn hố việc lập hồ sơ cơng việc - Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng việc lập hồ sơ công việc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, từ rút ưu điểm tồn việc lập hồ sơ công việc Nhà trường - Từ tồn việc lập hồ sơ, đề xuất giải pháp nâng cao việc lập hồ sơ chuẩn hố hồ sơ cơng việc phản ánh hoạt động chun mơn Nhà trường hoạt động đào tạo, khảo thí kiểm định chất lượng, nghiên cứu khoa học, quản lý học sinh, sinh viên 4.Tổng quan tình hình nghiên cứu: Ở Việt Nam, nghiên cứu việc lập hồ sơ số nhà khoa học, nhà quản lý ngành văn thư - lưu trữ quan tâm Các giáo trình, đề tài, luận văn, luận án, viết đăng tạp chí đa dạng phong phú Có thể kể đến cơng trình nghiên cứu sau: Về giáo trình: Hai giáo trình đề cập đầy đủ sở lý luận, sở pháp lý thực tiễn lập hồ sơ quan tổ chức giáo trình Lý luận phương pháp cơng tác văn thư PGS Vương Đình Quyền Giáo trình cơng tác văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các giáo trình khái quát vấn đề lập hồ sơ khái niệm, vị trí, ý nghĩa, yêu cầu, trách nhiệm quy trình lập hồ sơ hình thành hoạt động quan, tổ chức Về đề tài, luận văn, luận án: Liên quan đến công tác lập hồ sơ trường đại học nói chung Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (trước Trường Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ Cao đẳng Nội vụ), có số đề tài nghiên cứu đề cập đến công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Trường Có thể kể đến đề tài như: “Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trình hoạt động Trường Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ Trung ương I” thạc sĩ Trần Thị Loan; , đề tài NCKH cấp trường "Giải pháp nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” thạc sĩ Ngô Thị Kiều Oanh; luận án tiến sĩ tác giả Trần Thị Loan năm 2019 với đề tài “Xây dựng hệ thống cơng cụ xác định giá trị tài liệu hình thành hoạt động trường Đại học Việt Nam”; khoá luận tốt nghiệp với đề tài “Quản lý hồ sơ công việc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” sinh viên Nguyễn Thị Hồng Liên (2020); “ Quản lý hồ sơ công tác Đảng Trường Đại học Nội vụ” sinh viên Phạm Thảo Lan (2020) Liên quan đến chuẩn hố hồ sơ, có số cơng trình nghiên cứu báo đề cập đến vấn đề Có thể kể đến luận văn thạc sĩ tác giả Nguyễn Thị Kim Liên (2014) với đề tài " Xây dựng Danh mục chuẩn hố hồ sơ hình thành hoạt động Thủ tướng Chính phủ"; khố luận tốt nghiệp tác giả Nguyễn Thị Thuý (2014) với đề tài " Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ năm 2015 chuẩn hóa thành phần tài liệu số hồ sơ tổ chức cán thuộc phòng tổ chức cán thuộc Ban Tổ chức Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh"; tác giả Nguyễn Minh Phương với viết "Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ nộp vào lưu trữ" tạp chí Văn thư - Lưu trữ năm 2002; tác giả Hoàng Minh Cường với báo “Bàn hồ sơ hành vấn đề chuẩn hố hồ sơ hành chính” tạp chí Văn thư - Lưu trữ năm 2003… Có thể nói, giáo trình, cơng trình nghiên cứu báo khoa học đưa vấn đề hồ sơ, lập hồ sơ, xây dựng danh mục hồ sơ, vị trí, ý nghĩa, yêu cầu, trách nhiệm việc lập hồ sơ quản lý hồ sơ, xây dựng bảng thời hạn công cụ xác định giá trị tài liệu, thực trạng công tác lập hồ sơ quan, tổ chức Một số cơng trình đề cập việc chuẩn hố việc lập hồ sơ số quan, tổ chức Tuy nhiên, cơng trình nghiên cứu chuẩn hố hồ sơ (đặc biệt chuẩn hoá thành phần tài liệu hồ sơ) hình thành hoạt động trường Đại học nói chung hồn tồn vắng bóng Chính vậy, nhóm nghiên cứu lựa chọn "Chuẩn hố hồ sơ cơng việc Trường Đại học Nội vụ" với mong muốn hướng dẫn việc lập hồ sơ chuẩn, nâng cao chất lượng hồ sơ lập Trường Đại học Nội vụ nói riêng làm tài liệu cho việc lập hồ sơ hệ thống trường đại học Việt Nam nói chung Đối tượng phạm vi nghiên cứu: 5.1 Đối tượng nghiên cứu: Chuẩn hố hồ sơ cơng việc hình thành hoạt động Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5.2 Phạm vi nghiên cứu đề tài 5.2.1 Về thời gian: Từ năm 2016-2021 5.2.2 Về nội dung: Đề tài khái quát việc chuẩn hoá việc lập hồ sơ cơng việc như: Chuẩn hố phương pháp lập hồ sơ, chuẩn hố thành phần tài liệu cơng cụ lập hồ sơ Trong đó, chúng tơi tập trung xây dựng chuẩn hoá thành phần tài liệu số hồ sơ công việc phản ánh mặt hoạt động chủ yếu Nhà trường hoạt động đào tạo, khảo thí kiểm định chất lượng, nghiên cứu khoa học, quản lý học sinh, sinh viên Trong đề tài, chúng tơi khơng chuẩn hố lập hồ sơ điện tử 5.2.3 Về không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng chuẩn hoá việc lập hồ sơ công việc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (cơ sở chính) , khơng nghiên cứu việc chuẩn hố lập hồ sơ cơng việc phân hiệu Thành phố Hồ Chí Minh phân hiệu Quảng Nam đề tài NCKH người học - Biên họp Hội đồng - Quyết định công nhận kết đề tài NCKH người học - Xác nhận Trung tâm Thông tin Thư viện, Khoa việc chủ nhiệm đề tài nộp 01 báo cáo tổng kết bìa cứng; 01 báo cáo tóm tắt đề tài; 01 đĩa CD/VCD người học - Tài liệu nghe nhìn - Tài liệu điện tử 20 Hồ sơ đề tài - Công văn Trường Đại học Phòng Quản lý sau nghiên cứu Nội vụ Hà Nội đề nghị đăng ký Đại học, khoa, khoa học đề tài NCKH giảng viên - Mẫu đăng ký đề tài khoa học người nghiên cứu - Bản thuyết minh đề tài NCKH - Quyết định thành lập Hội đồng xét duyệt đề tài NCKH - Tài liệu họp Hội đồng Khoa học việc duyệt tên thuyết minh đề tài (Công văn mời họp, dự thảo thuyết minh, phiếu đánh giá xét chọn tên đề tài, phiếu đánh giá xét duyệt thuyết minh đề tài, biên họp Hội đồng) - Thông báo kết họp Hội đồng xét chọn đề tài NCKH - Quyết định việc bổ nhiệm chủ nhiệm tài NCKH 94 - Báo cáo tiến độ thực đề tài NCKH - Đơn xin gia hạn đề tài (nếu có) - Báo cáo tổng hợp đề tài - Quyết định thành lập Hội đồng đánh giá nghiệm thu cấp sở đề tài NCKH - Nhận xét PB - Phiếu đánh giá nghiệm thu cấp sở đề tài NCKH - Biên họp đồng nghiệm thu cấp sở đề tài NCKH - Quyết định thành lập Hội đồng đánh giá nghiệm thu cấp thức - Nhận xét PB - Phiếu đánh giá kết thực đề tài NCKH - Biên họp đồng nghiệm thu cấp thức - Quyết định cơng nhận kết đề tài NCKH - Tài liệu nghe nhìn - Tài liệu điện tử 21 Hồ sơ Hội - Tờ trình, cơng văn … việc tổ Phịng Quản lý sau nghị sinh viên chức Hội nghị sinh viên NCKH Đại học, khoa nghiên cứu - Kế hoạch tổ chức Hội nghị sinh khoa học viên NCKH - Quyết định thành lập Ban Tổ chức Ban giúp việc Hội 95 nghị sinh viên NCKH - Công văn mời dự Hội nghị sinh viên NCKH - Danh sách đề tài tham dự Hội nghị sinh viên NCKH - Danh sách khách mời tham dự Hội nghị sinh viên NCKH - Kịch Hội nghị - Chương trình Hội nghị - Phát biểu khai mạc Hội nghị - Báo cáo tổng kết công tác sinh viên NCKH - Báo cáo đề tài sinh viên Hội nghị - Phiếu chấm đề tài - Thông báo kết giải thưởng - Phát biểu bế mạc Hội nghị - Biên Hội nghị - Ảnh,băng đĩa ghi âm ghi hình Hội nghị Quyết định khen thưởng sinh viên đạt giải Hội nghị sinh viên Nghiên cứu khoa học cấp trường - Tài liệu điện tử 22 5.Hồ sơ tổ - Kế hoạch tổ chức lớp Phòng Quản lý sau chức lớp tập - Công văn trao đổi với Đại học, phòng, huấn, bồi quan liên quan việc chuẩn bị khoa dưỡng tổ chức lớp - Dự trù kinh phí - Cơng văn triệu tập lớp 96 - Kịch khai giảng, bế giảng lớp - Chương trình lớp - Bài giảng lớp - Phát biểu khai mạc - Phát biểu bế giảng - Quyết định việc cấp giấy chứng nhận cho học viên - Báo cáo - Ảnh, băng ghi âm, ghi hình hoạt động lớp 23 Hồ sơ tổ chức - Kế hoạch tổ chức hội thảo, toạ Phòng Quản lý sau hội thảo, toạ đàm Đại học, khoa đàm - Công văn trao đổi với quan liên quan việc chuẩn bị tổ chức hội thảo, toạ đàm - Dự trù kinh phí - Thư/cơng văn mời viết - Kịch hội thảo - Chương trình hội thảo, toạ đàm - Kỷ yếu hội thảo - Phát biểu khai mạc - Báo cáo đề dẫn - Tham luận Đại biểu tham dự - Phát biểu bế mạc - Biên hội thảo, toạ đàm - Báo cáo kết hội thảo, toạ đàm - Tài liệu nghe nhìn - Tài liệu điện tử 97 24 6.Hồ sơ tổng - Kế hoạch tổng kết hoạt động Phòng Quản lý sau kết hoạt động khoa học công nghệ Đại học, khoa khoa học - Báo cáo tổng kết phương công nghệ hướng hoạt động khoa học công nghệ đơn vị - Báo cáo tổng kết phương hướng hoạt động khoa học công nghệ Trường - VB đề xuất đơn vị khen thưởng tập thể cá nhân có thành tích hoạt động khoa học cơng nghệ (Có báo cáo thành tích) - Biên họp Hội đồng xét chọn tập thể, cá nhân có thành tích hoạt động khoa học cơng nghệ - Quyết định khen thưởng tập thể cá nhân có thành tích hoạt động khoa học cơng nghệ - Tài liệu nghe nhìn - Tài liệu điện tử 3.2.2.4 Hồ sơ công tác học sinh, sinh viên 25 1.Hồ sơ quản - Quyết định tổ chức lớp (theo Phịng Cơng tác sinh lý sinh viên khoá) viên, khoa - Sơ yếu lý lịch người học - Văn chứng người học - Quyết định học, bảo lưu, chuyển lớp 98 - Tài liệu họp xét cảnh báo học vụ - Tài liệu họp xét điểm rèn luyện - Quyết định khen thưởng kỷ luật sinh viên - Quyết định kết nạp đảng người học - Quyết định công nhận tốt nghiệp 26 Hồ sơ đối - Kế hoạch tổ chức đối thoại Phịng Cơng tác sinh thoại Nhà Nhà trường sinh viên viên trường với sinh - Thông báo thời gian tổ chức đối viên thoại Nhà trường sinh viên q - VB phân cơng đồn chủ tịch thư ký điều hành đối thoại - Biên đối thoại Nhà trường sinh viên - Báo cáo kết đối thoại Nhà trường sinh viên - Tài liệu nghe nhìn - Tài liệu điện tử 27 Hồ sơ xét - Bản tự đánh giá sinh viên điểm rèn luyện - Biên họp lớp việc đánh cho sinh viên giá điểm rèn luyện sinh viên - Biên họp khoa đánh giá điểm rèn luyện sinh viên - Ý kiến đánh giá phịng ban có liên quan điểm rèn luyện sinh viên - Biên họp Hội đồng đánh giá 99 Phịng Cơng tác sinh viên, khoa điểm rèn luyện sinh viên - Thông báo kết đánh giá điểm rèn luyện sinh viên - Quyết định công nhận kết rèn luyện cho sinh viên - Tài liệu điện tử 28 Hồ sơ khen - Kế hoạch tổ chức khen thưởng Phịng Cơng tác sinh thưởng sinh sinh viên… viên, khoa viên - Bản báo cáo thành tích sinh viên - Biên họp lớp, biên họp chi đoàn đề nghị khen thưởng sinh viên - Biên họp Khoa khen thưởng sinh viên - Công văn đề nghị khen thưởng sinh viên - Báo cáo Hội đồng thi đua Nhà trường v/v khen thưởng sinh viên - Biên họp Hội đồng Thi đua, khen thưởng - Quyết định khen thưởng sinh viên - Ảnh vinh danh 29 Hồ sơ kỷ - Bản kiểm điểm sinh viên vi Phịng Cơng tác sinh luật sinh viên phạm viên, khoa - Biên họp lớp, họp chi đoàn việc xem xét kỷ luật sinh viên - Biên họp khoa xem xét 100 kỷ luật sinh viên - Biên họp Hội đồng kỷ luật sinh viên Nhà trường - Quyết định kỷ luật sinh viên 30 Hồ sơ phát - Thơng báo tiêu chuẩn sinh viên Phịng Công tác sinh triển Đảng tham gia học lớp nhận thức viên, khoa sinh viên Đảng - Biên họp lớp, họp chi đồn bình chọn giới thiệu sinh viên tham gia lớp nhận thức đảng - Biên họp Ban chấp hành chi đồn họp góp ý cho q trình phấn đấu Đảng viên dự bị; - Nghị giới thiệu đoàn viên ưu tú vào Đảng Liên chi đoàn, Chi đoàn trực thuộc - Tổng hợp danh sách giới thiệu ĐVTN ưu tú LCĐ, Chi đoàn trực thuộc có xác nhận Chi ủy -Báo cáo thành tích đề nghị xét kết nạp Đảng cá nhân có xác nhận Chi ủy BTV LCĐ khoa, Chi đồn trực thuộc - Bảng điểm kỳ (khơng tính điểm cải thiện) có dấu xác nhận phịng Đào tạo (trong ghi rõ số tín phải học lại) - Kết rèn luyện kỳ có dấu xác nhận lãnh đạo đơn vị, 101 phịng Cơng tác HSSV - Bản phơ tơ Bằng khen, giấy khen, giấy chứng nhận đạt giải thi, hội thi cấp - Bản nhận xét Đảng viên phân công giúp đỡ - Quyết định kết nạp Đảng Sinh viên - Tài liệu nghe nhìn - Tài liệu điện tử 3.2.2.5 Các loại hồ sơ khác 31 Hồ sơ tổng - Kế hoạch tổ chức hội nghị kết công tác - Dự trù kinh phí tháng, tổng kết - Danh sách đại biểu tham dự công tác năm - Công văn việc mời dự hội nghị - Chương trình hội nghị - Phát biểu khai mạc - Dự thảo báo cáo tổng kết công tác tháng, công tác năm - Phát biểu tham luận đơn vị, cá nhân - Báo cáo giải đáp, giải trình kiến nghị đơn vị, cá nhân - Quyết định khen thưởng - Phát biểu lãnh đạo cấp tham dự hội nghị - Phát biểu bế mạc - Biên chi tiết hội nghị - Báo cáo tổng kết thức ban 102 Văn phịng hành sau hội nghị - Ảnh, băng ghi âm, ghi hình 32 Hồ sơ - Kế hoạch làm việc làm - Báo cáo tóm tắt nội dung Văn phịng, đơn việc lãnh làm việc vị đạo quan - Phát biểu đạo lãnh đạo với đơn vị quan - Biên chi tiết làm việc - Thông báo kết luận - Ảnh, băng ghi âm, ghi hình 33 Hồ sơ - Kế hoạch tuyển dụng việc tuyển - Quyết định thành lập Hội đồng Phòng TCCB dụng viên chức tuyển dụng - Danh sách tuyển dụng - Hồ sơ dự tuyển: Đơn, sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, văn chứng chỉ, giấy chứng nhận ưu tiên… - Tài liệu tổ chức thi tuyển: Hướng dẫn nội dung thi, đề thi, kết chấm thi, báo cáo kết thi tuyển - Biên họp - Quyết định trúng tuyển Hồ sơ - Công văn v/v bổ nhiệm việc bổ nhiệm - Biên họp lãnh đạo, cấp uỷ Phòng TCCB, viên chức nhận xét viên chức bổ đơn vị nhiệm - Biên họp chi bộ, quyền việc bổ nhiệm viên chức 103 (+Phiếu bầu, Biên kiểm phiếu) - Biên họp Phòng TCCB đơn vị xin ý kiến đối tượng bổ nhiệm ((+Phiếu bầu, Biên kiểm phiếu) - Biên họp lãnh đạo đơn vị xin ý kiến (+Phiếu bầu, Biên kiểm phiếu) - Quyết định bổ nhiệm - Biên họp trao định bổ nhiệm - Ảnh, băng đĩa ghi âm, ghi hình 104 PHỤ LỤC PHIẾU KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI (Dành cho viên chức chun mơn) Kính thưa Anh/Chị! Nhóm nghiên cứu đề tài“Chuẩn hố hồ sơ cơng việc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” Khoa văn thư - Lưu trữ tiến hành khảo sát phục vụ cho việc làm đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường.Chúng mong anh/chị vui lòng trả lời số câu hỏi in sẵn bảng hỏi Ý kiến anh/chị phục vụ cho mục đích nghiên cứu khoa học Rất mong nhận hợp tác anh/chị Xin chân thành cảm ơn! A THÔNG TIN ĐỊNH DANH Giới tính Nam Nữ Đơn vị công tác … .… .… Chức danh chuyên môn:……………………………………………… Thời gian công tác vị trí tại:………………………………… B PHẦN TRẢ LỜI CÂU HỎI Đề nghị Anh/chị đánh dấu vào phương án trả lời phù hợp với câu hỏi, 01 nhiều 01 phương án Câu Anh/chị tham gia lớp tập huấn công tác văn thư - lưu trữ hay chưa? 1.Đã tham gia 2.Chưa tham gia Câu Các buổi tập huấn, hướng dẫn nội dung nào? Soạn thảo ban hành văn Quản lý giải văn Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 4.Công tác lưu trữ Tất nội dung 105 Câu Nếu tham gia tập huấn đánh giá Anh/Chị kiến thức thu từ lớp tập huấn thân? Đã đáp ứng đủ Đáp ứng phần Chưa đáp ứng Câu Nếu chưa tham gia lớp bồi dưỡng, tập huấn, kiến thức lập hồ sơ công việc anh/chị biết từ đâu Được học trường Đại học Được đồng nghiệp hướng dẫn Tự nghiên cứu Câu Anh/ chị biết quy chế công tác văn thư - lưu trữ Nhà trường chưa? Đã biết Chưa biết Khác Câu Anh chị hiểu hồ sơ công việc Là tập văn bản, tài liệu liên quan đến vấn đề, việc 2.Là tập văn bản, tài liệu liên quan đến cá nhân Là tập văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn lĩnh vực làm giải công việc 4.Khác Câu Theo anh/chị, trách nhiệm lập hồ sơ công việc 1.Văn thư quan 2.Lưu trữ quan 3.Viên chức chuyên môn Lãnh đạo đơn vị Lãnh đạo quan Câu Trong q trình theo dõi, giải cơng việc anh (chị) có lập hồ sơ khơng: Lập đầy đủ Lập không đầy đủ Không lập 106 Câu Anh (chị) có hiểu nắm rõ phương pháp lập hồ sơ cơng việc? Có Khơng Hiểu khơng xác Câu 10 Anh/chị có nộp lưu hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ quan hay không? Hàng năm Theo yêu cầu quan Chưa nộp Câu 11 Anh/chị gặp khó khăn q trình thực việc lập hồ sơ công việc Chưa hiểu hết tầm quan trọng cơng việc Thiếu kinh phí Thiếu kiến thức 4.Khác Câu 12 Theo đánh giá Anh/Chị việc lập hồ sơ công việc Trường có điểm thuận lợi gì? Sự quan tâm Lãnh đạo Trường, Lãnh đạo đơn vị Hệ thống văn bản, hướng dẫn đầy đủ Được tham gia lớp bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ 4.Được bố trí kinh phí cho việc mua văn phịng phẩm hàng năm Khác………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… Câu 13 Theo đánh giá Anh/Chị việc lập hồ sơ công việc Trường có điểm khó khăn gì? Chưa có quan tâm Lãnh đạo Trường, Lãnh đạo đơn vị Hệ thống văn bản, hướng dẫn chưa đầy đủ Chưa tham gia lớp bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ Kinh phí cho việc mua văn phịng phẩm hàng năm hạn hẹp 5.Khác………………………………………………………………… 107 Câu 14 Theo Anh/chị, nguyên nhân khó khăn cơng tác lập hồ sơ Nhà trường chưa thường xuyên mở lớp tập huấn lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Chưa bố trí kinh phí riêng cho việc lập hồ sơ Viên chức chưa ý thức tầm quan trọng công tác lập hồ sơ Khác………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… Câu 15 Theo Anh/chị, để thực công tác lập hồ sơ tốt, cần giải pháp sau Nhà trường thường xuyên mở lớp tập huấn lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Nhà trường bố trí kinh phí riêng cho việc lập hồ sơ Giảng viên Khoa Văn thư - lưu trữ định kỳ hướng dẫn nghiệp vụ cho viên chức đơn vị Định kỳ kiểm tra, đánh giá công tác Lập hồ sơ Đưa vào quy chế đánh giá, phân loại viên chức hàng năm Tất ý Xin trân trọng cảm ơn hợp tác anh, chị 108 ... Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 32 2.2 Quy định chuẩn hoá hồ sơ công việc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 34 2.3 Khảo sát việc chuẩn hoá lập hồ sơ công việc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. .. học Nội vụ Từ đó, chúng tơi xây dựng giải pháp chuẩn hố việc lập hồ sơ công việc Trường Đại học Nội vụ 31 Chương 2: THỰC TRẠNG CHUẨN HOÁ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Hồ sơ. .. luận thực tiễn việc lập chuẩn hố hồ sơ cơng việc Đại học Nội vụ Hà Nội, nhóm nghiên cứu đưa giả thuyết nghiên cứu sau: Hiện nay, việc lập hồ sơ công việc trường Đại học Nội vụ Hà Nội số bất cập