9. Kết cấu của đề tài
2.3.2. Về chuẩn hoá thành phần tài liệu trong hồ sơ
Thành phần tài liệu trong hồ sơ phản ánh chất lượng hồ sơ được lập. Về lý luận, một hồ sơ đảm bảo chất lượng thì hồ sơ phải đảm bảo đầy đủ các văn bản, tài liệu hình thành trong q trình giải quyết vấn đề, sự việc đó. Văn bản, tài liệu trong hồ sơ đầy đủ thì hồ sơ đó phản ánh chân thực và trọn vẹn của toàn bộ quá trình hoặc một phần của quá trình giải quyết vấn đề, vụ việc, giúp công chức, viên chức tra cứu vấn đề có hệ thống, đề xuất phương án giải quyết có căn cứ xác đáng. Hiện nay, chưa có căn cứ pháp lý xác định sự thiếu đủ về thành phần tài liệu trong hồ sơ. Để làm được điều này, các phòng khoa thuộc Trường đã căn cứ vào quy trình giải quyết công việc xác định cơ bản thành phần tài liệu trong hồ sơ.
Ví dụ: tại phịng Quản lý sau Đại học, hồ sơ về xây dựng và nghiệm thu đề tài NCKH được dựa vào "quy chế tổ chức và quản lý hoạt động khoa học và công nghệ của Trường"để xác định thành phần văn bản, tài liệu có trong hồ sơ. Điều 11 quy chế hoạt động khoa học công nghệ ban hành kèm theo quyết định số 1399/QĐ-ĐHNV ngày 22 tháng 8 năm 2016 quy định qui trình tuyển chọn đề tài NCKH cấp Trường như sau:
Ví dụ: Đề tài NCKH cấp Trường " Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội" của giảng viên Ngô Thị Kiều Oanh năm 2016 bao gồm các văn bản, tài liệu sau:
- Đăng ký và thuyết minh đề tài NCKH
- Quyết định thành lập Hội đồng xét chọn đề tài NCKH.
- Quyết định số 356/QĐ-ĐHNV ngày 14/4/2015 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về bổ nhiệm chủ nhiệm đề tài NCKH cấp Trường năm 2015
- Quyết định số 1365QĐ-ĐHNV ngày 12/8/2016 của Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội về thành lập Hội đồng nghiệm thu cấp cơ sở đề tài NCKH cấp Trường - Quyết định số 2029/QĐ-ĐHNV ngày 30/11/2016 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về thành lập Hội đồng nghiệm thu cấp Trường đề tài NCKH cấp Trường
- Biên bản họp đánh giá nghiệm thu, phiếu chấm, nhận xét của phản biện của Hội đồng nghiệm thu đề tài NCKH cấp cơ sở
của Hội đồng);
- Quyết định số 2051/QĐ-ĐHNV ngày 30/12/2016 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc công nhận kết quả thực hiện đề tài NCKH cấp Trường.
Thành phần tài liệu trong hồ sơ nghiên cứu khoa học trên cơ bản tuân theo quy trình giải quyết một đề tài nghiên cứu khoa học theo Quy chế hoạt động khoa học của Nhà trường. Tuy nhiên, về thành phần, chuyên viên Phòng Quản lý sau đại học mới tập hợp văn bản là tài liệu giấy, chưa có tài liệu phim, ảnh ghi hình, ghi âm, chưa có các văn bản giải trình của tác giả trong quá trình sửa chữa theo ý kiến của Hội đồng nghiệm thu các cấp.
Tại Phòng Quản lý Đào tạo Đại học, các chuyên viên phụ trách các vấn đề được giao đã chú trọng đến việc thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ được lập. Ví dụ, hồ sơ về tuyển sinh đại học, cao đẳng hệ chính quy năm 2018 đang quản lý tại Phòng Quản lý đào tạo Đại học gồm các văn bản sau đây:
- Kế hoạch số 497/KH-ĐHNV về tuyển sinh đại học, cao đẳng hệ chính quy năm 2018.
- Kế hoạch 247/KH-ĐHNV về truyền thông tuyển sinh năm 2018.
- Quyết định số 1441/QĐ-ĐHNV về thành lập Hội đồng tuyển sinh hệ chính quy năm 2018.
- Quyết định số 1442/QĐ-ĐHNV về thành lập Ban thư ký Hội đồng tuyển sinh hệ chính quy năm 2018.
- Quyết định số 695/QĐ-ĐHNV thành lập tổ xử lý dữ liệu thuộc Ban thư ký Hội đồng tuyển sinh hệ chính quy năm 2018.
- Quyết định số 696/QĐ-ĐHNV thành lập tổ tư vấn và giải đáp thắc mắc về tuyển sinh đại học, cao đẳng hệ chính quy năm 2018.
- Quyết định số 1772/QĐ-ĐHNV tiếp nhận học sinh đã hoàn thành chương trình dự bị đại học vào học trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2018.
- Quyết định số 1920/QĐ-ĐHNV của Trường Đại học Nội vụ cơng nhận sinh viên trình độ Đại học hệ chính quy năm 2018 học tại Quảng Nam.
- Quyết định số 1920a/QĐ-ĐHNV của Trường Đại học Nội vụ cơng nhận sinh viên trình độ Đại học hệ chính quy năm 2018 học tại Thành phố Hồ Chí Minh.
- Quyết định số 1935/QĐ-ĐHNV của Trường Đại học Nội vụ cơng nhận sinh viên trình độ Đại học hệ chính quy năm 2018 học tại Hà Nội.
- Quyết định số 2151/QĐ-ĐHNV của Trường Đại học Nội vụ bổ sung sinh viên trình độ Đại học hệ chính quy năm 2018 học tại Quảng Nam.
- Quyết định số 2151a/QĐ-ĐHNV của Trường Đại học Nội vụ bổ sung sinh viên trình độ Đại học hệ chính quy năm 2018 học tại Thành phố Hồ Chí Minh.
- Thơng báo số 567/TB-HĐTS và 1156/TB-HĐTS thơng báo thí sinh đại học, cao đẳng hệ chính quy năm 2018.
- Thông báo số 1330/TB-HĐTS và 1332/TB-HĐTS thông báo ngưỡng điểm nhận hồ sơ xét tuyển đại học, cao đẳng hệ chính quy năm 2018.
- Thông báo số 1436/TB-HĐTS và 1438/TB-HĐTS thông báo mức điểm trúng tuyển đại học, cao đẳng hệ chính quy năm 2018 (kèm 01 biên bản họp, danh sách thí sinh trúng tuyển kèm theo)
- Thông báo số 1511/TB-HĐTS và 1590/TB-HĐTS thông báo xét tuyển bổ sung đợt 1, thông báo mức điểm trúng tuyển đại học, cao đẳng hệ chính quy năm 2018 (kèm 02 biên bản họp, 05 danh sách thí sinh trúng tuyển kèm theo)
Đối chiếu với quy định về công tác tuyển sinh của Bộ Giáo dục và Đào tạo và Nhà trường, chuyên viên phụ trách cơng tác tuyển sinh của Phịng Quản lý Đào tạo Đại học đã cơ bản nắm được phương pháp lập và xác định chuẩn thành phần tài liệu trong hồ sơ tuyển sinh. Tuy nhiên, phần truyền thơng tuyển sinh cần phải bổ sung một số hình ảnh Nhà trường tham gia ngày hội tuyển sinh của Bộ và tài liệu truyền thông tuyển sinh tại các tỉnh thành trong cả nước.
Ví dụ, thành phần tài liệu văn bản trong hồ sơ kỷ luật sinh viên N.Q.T vi phạm quy chế thi chuẩn đầu ra tương đương B1 của lớp 1705LTHA gồm các văn bản, tài liệu sau:
- Biên bản phạm quy do Hội đồng thi chuẩn đầu ra tiếng Anh tương đương B1 lập ngày 21/6/2021
- Bản tường trình của sinh viên đi thi hộ
- Bản tường trình của sinh viên nhờ người đi thi hộ - Bản kiểm điểm của sinh viên nhờ người đi thi hộ
- Biên bản họp lớp 1705LTHA về việc xét kỷ luật sinh viên vi phạm quy chế - Biên bản họp Khoa Văn thư - Lưu trữ về việc kỷ luật sinh viên vi phạm quy chế
- Biên bản họp Hội đồng kỷ luật sinh viên vi phạm quy chế của Nhà trường - Quyết định số 1628/QĐ-ĐHNV ngày 08/9/2021 của Trường Đại học Nội vụ về việc kỷ luật sinh viên
Chuyên viên phụ trách khen thưởng, kỷ luật của Phịng cơng tác học sinh, sinh viên đã xác định tương đối đầy đủ thành phần hồ sơ, tài liệu về kỷ luật sinh viên vi phạm quy chế và đã bước đầu sắp xếp văn bản, tài liệu theo quá trình giải quyết cơng việc. Điều đó khiến những người nghiên cứu dễ dàng nắm bắt trình tự giải quyết, thuận lợi cho cơng việc, nghiên cứu vấn đề có hệ thống.
Tại các khoa, hồ sơ kiến tập, thực tập cơ bản đã được tập hợp, thành phần tài liệu trong hồ sơ đã được xác định. Ví dụ hồ sơ "về tổ chức cho sinh viên ngành Lưu trữ học khoá 2016-2020 đi kiến tập" của Khoa Văn thư - lưu trữ bao gồm các
văn bản, tài liệu sau:
- Kế hoạch số 919/KH-ĐHNV ngày 10/5/2019v/v tổ chức kiến tập các lớp đại học 1605LTHA, 1605LTHB ngành lưu trữ học hệ chính quy khóa học 2016-2020
- Đề cương chi tiết học phần kiến tập - Hướng dẫn viết báo cáo kết quả kiến tập - Quyết định v/v cử sinh viên đi kiến tập
- Công văn v/v đề nghị tiếp nhận sinh viên kiến tập - Tập phiếu tiếp nhận sinh viên kiến tập
- Quyết định 1146/QĐ-ĐHNV ngày 10/5/2019 v/v cử sinh viên đi kiến tập - Kế hoạch 920/KH-ĐHNV ngày 10/5/2019 v/v kiểm tra kiến tập các lớp ĐH 1605LTHA, 1605LTHB ngành lưu trữ học hệ chính quy khóa học 2016-2020
- Bảng điểm báo cáo kiến tập.
Hồ sơ về tổ chức cho sinh viên khoá 2015-2019 ngành Lưu trữ học đi thực tập tốt nghiệp
- Kế hoạch 99/KH-ĐHNV ngày 18/01/2019 v/v tổ chức thực tập tốt nghiệp khóa 2015-2019
- Cơng văn 153/ĐHNV-VTLT ngày 12/02/2019 v/v đề nghị tiếp nhận sinh viên thực tập tốt nghiệp
- Đề cương ngày 23/02/2019 thực tập tốt nghiệp ĐH chính quy khóa 2015-2019 - Tập phiếu tiếp nhận sinh viên thực tập từ ngày 28/01-25/02/2019
- Quyết định số 244/QĐ-ĐHNV ngày 12/02/2019 cử sinh viên đi thực tập tốt nghiệp
- Quyết định 256/QĐ-ĐHNV ngày 12/02/2019 v/v thành lập đoàn thực tập và cử trưởng đoàn thực tập tốt nghiệp cho sinh viên đại ngành lưu trữ học hệ chính quy trúng tuyển năm 2015
- Kế hoạch 399/KH-ĐHNV ngày 20/3/2019 v/v kiểm tra thực tập tốt nghiệp khóa 2015-2019
Dù cơ bản đã xác định được thành phần tài liệu hình thành trong q trình giải quyết cơng việc, nhưng các hồ sơ trên chủ yếu mới tập hợp được văn bản, các loại hình tài liệu như tài liệu ảnh, băng đĩa ghi hình, ghi âm và tài liệu điện tử hầu như cịn vắng bóng.