3.2.2 .Chuẩn hoá Danh mục thành phần tài liệu trong hồ sơ
3.2.3. Chuẩn hố quy trình,phương pháp lập hồ sơ
là việc nghiên cứu, xây dựng, ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn về phương pháp, cách thức lập hồ sơ và triển khai thực hiện các tiêu chuẩn, quy chuẩn đó thống nhất và hiệu quả. Hiện nay, theo quy định hiện hành, chuẩn hoá quy trình lập hồ sơ cơng việc gồm 3 bước.Thực hiện đúng quy trình, viên chức sẽ khơng cịn lúng túng trong việc lập hồ sơ
3.2.3.1. Mở hồ sơ:
Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thơng tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ
Người mở hồ sơ: cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ
Hiện Trường Đại học Nội vụ chưa xây dựng được Danh mục hồ sơ nên hàng năm, cán bộ, viên chức trong Trường căn cứ vào nhiệm vụ được giao, công việc phải giải quyết và thực tế tài liệu hình thành, đồng thời căn cứ vào kế hoạch cơng tác năm tiến hành mở hồ sơ.
Ví dụ, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Đào tạo tại Quyết định số 1295/QĐ-ĐHNV ngày 28/6/2018 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, hồ sơ về cơng tác đào tạo của Phịng Quản lý đào tạo Đại học được xác định có những hồ sơ sau:
1. Hồ sơ quản lý việc xây dựng đề án mở ngành/chuyên ngành 2. Hồ sơ công tác tuyển sinh bậc đại học/ đại học liên thông 3.Hồ sơ liên kết đào tạo
4.Hồ sơ xây dựng/điều chỉnh chương trình, kế hoạch đào tạo 5.Hồ sơ xây dựng đề cương học phần trình độ đại học
6.Hồ sơ quản lý việc đăng ký học phần của sinh viên 7.Hồ sơ tổ chức kiến tập, thực tập
8.Hồ sơ tổ chức thực hiện khóa luận của sinh viên 9. Hồ sơ xét cảnh báo học vụ tồn trường
10. Hồ sơ xét cơng nhận tốt nghiệp của sinh viên 11. Hồ sơ xếp thời khóa biểu tồn trường
12. Hồ sơ Hội nghị cơng tác đào tạo
13. Hồ sơ triển khai xây dựng, hướng dẫn thực hiện quy định về công tác đào tạo
14. Hồ sơ tổ chức khai giảng khóa học 15. Hồ sơ sơ bế giảng khóa học
16. Hồ sơ quản lý công tác cố vấn học tập 17. Hồ sơ quản lý kết quả học tập
18. Hồ sơ quản lý bảo lưu, thôi học
19. Hồ sơ quản lý, cấp phát bằng/chứng chỉ
3.2.3.2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Để lập được hồ sơ đầy đủ, hồn chỉnh và có chất lượng, từng cán bộ, nhân viên trong q trình giải quyết cơng việc cần phải thu thập kịp thời các văn bản tài liệu đưa vào hồ sơ.Văn bản thuộc hồ sơ nào, đưa vào hồ sơ đó.
Nguồn thu: Văn bản đi, văn bản đến hoặc văn bản đề xuất, các ý kiến đóng góp (nếu có), tài liệu liên quan đến giải quyết công việc (kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm) hình thành trong quá trình giải quyết cơng việc phải thu thập đầy đủ đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ
của hồ sơ, tránh bị thất lạc. Ví dụ: Khi lập hồ sơ về khai giảng năm học mới, cần chú ý thu phát biểu của Bộ trưởng hoặc lãnh đạo Bộ Nội vụ, đặc biệt là bài phát biểu có bút tích phê duyệt để đưa vào hồ sơ. Không đưa vào hồ sơ những văn bản có tính nhắc nhở, giao dịch. Tuy nhiên cần lưu ý đến những giấy tờ có “bút phê” của thủ trưởng hoặc ý kiến của lãnh đạo cấp trên. Các văn bản tài liệu thu thập đưa vào hồ sơ phải là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp (sao y bản chính, sao lục, trích sao).
3.2.3.3. Kết thúc hồ sơ
Khi công việc đã kết thúc, để hồn chỉnh hồ sơ về cơng việc mình theo dõi, giải quyết thì người lập hồ sơ phải làm thủ tục kết thúc và biên mục hồ sơ. Bao gồm:
- Kiểm tra mức độ đầy đủ của tài liệu trong hồ sơ
Tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu để đưa vào hồ sơ.
Xem xét, loại bỏ những văn bản tài liệu trùng thừa, tài liệu tham khảo (trừ bản thảo về những vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết giữ lại), văn bản tài liệu hết giá trị…. ra khỏi hồ sơ.
Rà xét lại thời hạn bảo quản cho hồ sơ (đối chiếu với danh mục hồ sơ và tài liệu trong hồ sơ)
- Phân chia đơn vị bảo quản
Hồ sơ sau khi đã làm thủ tục kết thúc, nếu số lượng văn bản, tài liệu nhiều (quá 3cm hoặc 200 tờ, không nên tách dưới 01cm) thì phải phân chia thành các đơn vị bảo quản để thuận lợi cho việc bảo quản.
Khi phân chia đơn vị bảo chúng ta phải dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời gian, giá trị của văn bản, tài liệu để phân chia cho hợp lý.
Mỗi văn bản trong hồ sơ chỉ giữ lại 1 bản chính, nếu khơng có bản chính thì giữ bản sao có giá trị như bản chính
- Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hay đơn vị bảo quản.
tài liệu đó thể hiện một cách rõ ràng, cụ thể và có mối liên hệ mật thiết với nhau. Cùng phản ánh chính xác về một đối tượng cụ thể, một sự việc, một vấn đề giúp cho việc nghiên cứu được thuận tiện.
Tuỳ theo từng hồ sơ (đơn vị bảo quản) mà lựa chọn cách sắp xếp cho phù hợp, thường ứng dụng các cách sắp xếp sau:
- Sắp xếp theo thời gian ban hành văn bản: Văn bản nào có thời gian ban hành sớm sắp xếp trước, muộn xếp sau.
- Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản: Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản
(theo cách đánh số văn bản). Văn bản nào có số nhỏ xếp trước, số lớn xếp sau.
- Sắp xếp theo q trình giải quyết cơng việc: Sắp xếp theo trình tự giải quyết cơng việc (trình tự phát sinh, phát triển đến kết thúc vấn đề). Những văn bản tài liệu đề xuất, đặt vấn đề xếp trước, đến những văn bản tài liệu giải quyết vấn đề và cuối cùng là văn bản tài liệu kết thúc vấn đề.
- Sắp xếp theo vần chữ cái a,b,c: Trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản), có
nhiều tên địa phương hoặc tên người thì xếp theo vần chữ cái A,B,C
- Biên mục hồ sơ
Biên mục hồ sơ là ghi chép lên bìa hồ sơ và tờ mục lục văn bản thành phần, nội dung và những thông tin cần thiết khác của văn bản trong hồ sơ để tra tìm nhanh chóng, nghiên cứu và sử dụng thuận lợi.
Biên mục hồ sơ gồm 2 phần: biên mục bên trong và biên mục bên ngoài
Biên mục bên trong gồm: Đánh số tờ, Ghi mục lục văn bản, Viết chứng từ kết thúc.
- Đánh số tờ:
+ Mục đích của việc đánh số tờ là để cố định thứ tự các văn bản, tài liệu trong hồ sơ (một hồ sơ gồm nhiều đơn vị bảo quản thì đánh số riêng cho từng đơn vị bảo quản), bảo đảm khơng bị thất lạc, quản lý và tra tìm thuận lợi.
+Yêu cầu việc đánh số tờ phải rõ ràng, chính xác.
+ Phương pháp đánh số tờ: mỗi văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản dù lớn hay nhỏ đều đánh một số vào góc phải, phía trên tờ văn bản bằng chữ số Ả Rập, bằng bút chì đen, mềm (loại 2B, 4B), khơng được đánh bằng bút mực, bút bi,
có thể dùng máy dập số để đánh số tờ. Chú ý khi đánh số tờ:
+ Nếu một tờ khổ to gấp đơi đóng ở giữa thì coi như 2 tờ và đánh số 2 số. Một tờ to thì gấp bằng khổ giấy bình thường và đánh một số.
+ Nếu có ảnh thì đánh ở mặt sau ảnh và cho ảnh vào phong bì và đánh số ở ngồi bì.
+ Nếu một tờ giấy có dán nhiều ảnh hay bài báo thì coi như một tờ và đánh một số.
+ Trường hợp đánh số sót thì được đánh số trùng và thêm chữ cái a, b, c (ví dụ 15, 15a, 15b, 15c...) và ghi rõ vào chứng từ kết thúc.
- Ghi mục lục văn bản
+ Mục lục văn bản là bản thống kê các văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản để thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm nghiên cứu.
+ Tờ mục lục có thể in hoặc đánh máy trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm), được xếp lên đầu hồ sơ.
Số TT Số ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tác giả văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tờ số Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1: Ghi số thứ tự các văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản. Cột 2: Ghi số ký hiệu của văn bản.
Cột 3: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu
Cột 4: Ghi tác giả ban hành văn bản (không ghi tên cơ quan chủ quản). Cột 5: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
Nếu khơng có thì đọc và tóm tắt nội dung để ghi. Cột 6: Ghi tờ số (văn bản đó bắt đầu từ tờ số mấy).
Cột 7: Ghi chú những điều cần thiết: thiếu dấu, thiếu chữ ký, dự thảo, có bút tích, mật...
- Viết chứng từ kết thúc:
+ Chứng từ kết thúc là bản nhận xét về số lượng, chất lượng và trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản, tránh mất mát, đánh tráo, giả mạo, đồng thời theo dõi được trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu để có biện pháp bảo quản, xử lý kịp thời...
+ Chứng từ kết thúc được in sẵn vào tai cạnh của bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất:
PHẦN BỔ SUNG (6)
……………..………………………………………. .
……………………….………………… Đơn vị bảo quản này gồm có..........(1)................... tờ Viết bằng chữ:........................................................... Được đánh số từ số ………….…. đến số………….…….. Số trùng…..………………(2)……………………………. Số khuyết …………………(3)…………………………… Mục lục văn bản gồm.........(3)................................ tờ (Viết bằng chữ…………………………………………….) Đặc điểm tài liệu trong hồ sơ……(4)....……........................ ...................................................................................... ...................................................................................... ......................................................................................
Ngày....... tháng .......năm ....(5).. Người lập hồ sơ
+ Hướng dẫn cách ghi chứng từ kết thúc:
(1) Ghi số lượng tờ trong đơn vị bảo quản: Ghi bằng số Ả rập; (2) Ghi những số đánh trùng trong hồ sơ/đơn vị bảo quản; (3) Ghi những số khuyết trong hồ sơ/ đơn vị bảo quản;
(4) Ghi các đặc điểm của tài liệu như tình trạng vật lý của tài liệu, mức độ mật, bút tích…;
(5) Ghi thời gian lập hồ sơ
(6) Ghi thông tin bổ sung thêm văn bản (nếu có)
- Viết bìa hồ sơ:
+ Bìa hồ sơ được thiết kế và in mẫu thống nhất theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ .
Biên mục bên ngồi: Là việc viết các thơng tin cần thiết về hồ sơ lên bìa hồ sơ phục vụ cho việc quản lý, tra tìm, được thuận tiện
Việc viết tiêu đề hồ sơ: là một câu ngắn gọn, khái quát nội dung văn bản, tài liệu có trong hồ sơ. Đối với hồ sơ cơng việc có mở đầu, diễn biến, kết thúc, cách viết tiêu đề hồ sơ thực hiện như sau:
Hồ sơ - Vấn đề - Tác giả - Thời gian (Địa điểm)
Đối với hồ sơ kết hợp với nhau bởi các đặc điểm chung như cùng tên loại, cùng tác giả, cùng thời gian:
Tập văn bản (hoặc tên loại văn bản) - Tác giả - Thời gian
Tóm lại, để nâng cao chất lượng hồ sơ được lập trong Nhà trường, việc chuẩn hố về cơng cụ, thành phần văn bản, tài liệu và quy trình, phương pháp lập hồ sơ là một nhiệm vụ cần thiết. Chuẩn hoá hồ sơ giúp việc lập hồ sơ chính xác, khoa học, phản ánh đầy đủ q trình giải quyết cơng việc của Nhà trường.
Tiểu kết chương 3:
Để thực hiện việc chuẩn hoá hồ sơ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cần thực hiện đồng bộ các nhóm giải pháp. Đó là: Rà sốt, bổ sung các quy định về lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ để thực hiện đồng bộ và thống nhất. Để thực hiện tốt việc áp dụng các chuẩn mực trong công tác lập hồ sơ, Nhà trường cần tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, quán triệt trách nhiệm, vai trò, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ; tăng cường tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Nhà trường.; thực hiện tốt công tác khen thưởng, xử phạt; đầu tư cơ sở vật chất để tạo thuận lợi và nâng cao chất lượng của hồ sơ được lập. Đặc biệt, nhóm nghiên cứu đã xây dựng danh mục thành phần tài liệu trong hồ sơ chuyên mơn phản ánh các hoạt động chính của Nhà trường như hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học...
KẾT LUẬN
Lập hồ sơ là một nhiệm vụ hết sức quan trọng của mỗi cơ quan, tổ chức nói chung và ở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng. Lập hồ sơ tốt là nguồn thơng tin xác thực, tin cậy, toàn vẹn và khả dụng, là bằng chứng về kết quả triển khai các hoạt động, các cơng việc trong q trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Công tác lập hồ sơ được thực hiện nề nếp sẽ giúp lưu lại nguồn tài sản vô giá, là minh chứng về đóng góp của từng cán bộ, viên chức trong q trình thực thi cơng việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
Tại trường, cơng tác lập hồ sơ tuy cịn một số hạn chế nhưng cơ bản đã phát huy được tầm quan trọng, đặc biệt trong việc phục vụ kiểm định đánh giá chất lượng của Nhà trường. Để giúp cho việc lập hồ sơ được thực hiện thuận lợi, hiệu quả thì việc hướng dẫn về thành phần tài liệu trong hồ sơ là một việc làm cần thiết. Nó giúp cho hồ sơ được lập chính xác, đầy đủ, có giá trị. Thành phần tài liệu trong cơ quan cũng phản ánh đầy đủ quá trình giải quyết công việc của Nhà trường.
Trong thời gian qua, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ban hành và thực hiện khá nghiêm túc quy định của Nhà nước, quy định của Bộ Nội vụ về công tác lập hồ sơ. Tuy nhiên, việc chưa ban hành được Danh mục hồ sơ cũng như chưa chuẩn hoá thành phần tài liệu trong hồ sơ nên công tác lập hồ sơ tại Trường chưa đầy đủ và khoa học.Điều đó khiến việc tra tìm minh chứng phục vụ kiểm tra đánh giá của Nhà trường còn chưa đáp ứng yêu cầu của các nhà kiểm định.
Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn, đề tài của nhóm nghiên cứu đã tìm hiểu và phân tích thực trạng cơng tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Trường, nêu lên những kết quả đạt được, đồng thời chỉ ra những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế ấy. Trên cơ sở đó, đề xuất phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của trường góp phần hồn thành nhiệm vụ trọng tâm của nhà trường trong công tác giáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học.
Chuẩn hoá hồ sơ tại Trường nhằm mục đích nâng cao chất lượng hồ sơ được lập, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cán bộ, viên chức trong Trường, giữ được hồ sơ có giá trị phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra
trước mắt cũng như việc nghiên cứu lâu dài của cơ quan, tổ chức. Để công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu ở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trong thời gian tới thực sự hiệu quả, Ban giám hiệu và các đơn vị, cá nhân cần phải quyết tâm thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp, trong đó có một số giải pháp cơ bản đã nêu trên. Các giải pháp đó có mối quan hệ mật thiết với nhau, tác động qua lại và hỗ trợ lẫn