9. Kết cấu của đề tài
2.4. Đánh giá chung về việc lập hồ sơ công việc tại Trường Đại học Nội vụ
2.4.3. Về nguyên nhân của các hạn chế
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ, một trong những chuyên ngành đào tạo truyền thống của Trường là ngành Lưu trữ, thường xuyên tập huấn cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân về kỹ năng Lập hồ sơ và quản lý hồ sơ nhưng cơng tác lập hồ sơ cơng việc vẫn cịn tồn tại vì một số lý do sau:
- Mặc dù đã có quy chế về công tác Văn thư -Lưu trữ nhưng một số quy định trong quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Nhà trường còn thiếu các quy định liên quan đến chuẩn hố cơng tác lập hồ sơ như: trách nhiệm lập hồ sơ của viên chức chuyên môn, chế tài khen thưởng và xử phạt...
- BGH chưa thực sự quan tâm đến công tác lập và quản lý hồ sơ; chưa nhận thức hết tầm quan trọng, sự cần thiết của việc xây dựng chuẩn hố hồ sơ cơng việc nên việc chỉ đạo, triển khai cơng tác này chưa thường xun, cịn mang tính hình thức, chưa chú trọng đến hiệu quả thực tế. Nhà trường chưa tiến hành kiểm tra việc lập và quản lý hồ sơ tại các đơn vị để kịp thời biểu dương, khen thưởng những đơn vị, cá nhân đã làm tốt và xử phạt cá nhân khơng làm trịn trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ.
- Tại một số đơn vị, viên chức mới về nên chưa được tham gia lớp bồi dưỡng ngắn hạn về công tác văn thư, lưu trữ. Qua khảo sát, trong số các viên chức được hỏi, rất nhiều người chưa tham gia các lớp tập huấn về công tác văn thư - lưu trữ.
Với câu hỏi: Anh/chị đã tham gia các lớp tập huấn về công tác văn thư - lưu trữ hay chưa, có đến 18,8% viên chức trả lời chưa tham gia. Họ hầu hết là viên chức trẻ, mới về nhận công tác tại Trường. Kiến thức về công tác lập hồ sơ hoặc là họ được tiếp thu trong trường đại học, hoặc là họ được đồng nghiệp đi trước hướng dẫn, hoặc là họ tự nghiên cứu. Chính vì thế, nhiều chun viên chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của việc lập hồ sơ trong quá trình giải quyết các cơng việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao, họ nghĩ rằng công việc giải quyết xong là họ đã hồn thành nhiệm vụ mà khơng nghĩ việc lập hồ sơ là giữ lại minh chứng cho cơng việc mình đã xử lý đúng quy định, quy trình.
Có tới 64, 6% người được hỏi cho rằng, những khó khăn, bất cập trong việc lập hồ sơ do viên chức chưa ý thức được tầm quan trọng của việc lập hồ sơ.Vì thế,
trong q trình giải quyết cơng việc, họ chưa chủ động tập hợp văn bản liên quan đến vấn đề mình giải quyết về một bìa hoặc cặp hồ sơ nên tài liệu phân tán xé lẻ ở nhiều đơn vị.
- Bên cạnh đó, do Nhà trường chưa ban hành Danh mục hồ sơ và chưa xác định được thành phần tài liệu trong hồ sơ chuẩn gồm những văn bản, tài liệu nào nên viên chức thực thi nhiệm vụ không biết cách mở hồ sơ, hoặc nếu có thì cũng khơng thu thập, sắp xếp hợp lý, khoa học đối với những hồ sơ cần lập. Văn phòng chưa tham mưu cho BGH ban hành các văn bản liên quan đến lập Danh mục hồ sơ và hướng dẫn thành phần văn bản, tài liệu với một số nhóm hồ sơ chun mơn phản ánh những hoạt động chính của Nhà trường nên các chuyên viên (đặc biệt là chuyên viên mới được tuyển dụng) chưa nắm được nghiệp vụ lập hồ sơ công việc.
- Do sự phân công nhiệm vụ cho viên chức tại một số đơn vị chưa hợp lý nên hồ sơ về một vấn đề nhưng lại được nhiều viên chức lập nên dẫn đến tình trạng xé lẻ hồ sơ.
- Do các đơn vị tự chủ động trong việc mua văn phịng phẩm nên cơng cụ bảo quản hồ sơ chưa được thống nhất theo quy định.
Tiểu kết chương 2
Trong chương 2, nhóm nghiên cứu đã đưa ra thực trạng công tác lập hồ sơ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Bên cạnh một số đơn vị và chuyên viên rất có ý thức trong việc lập hồ sơ, một số đơn vị và chuyên viên lập chưa tốt hoặc chưa có ý thức trong việc giữ lại minh chứng cho hoạt động của cơ quan, đơn vị phục vụ cho việc thanh tra và kiểm tra. Chúng tơi cũng đã bước đầu tìm hiểu ngun nhân về ưu điểm và hạn chế trong việc lập hồ sơ, từ đó đưa ra một số giải pháp đề chuẩn hố cơng tác lập hồ sơ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CHUẨN HỐ HỒ SƠ CƠNG VIỆC TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI