9. Kết cấu của đề tài
2.2. Quy định về chuẩn hố hồ sơ cơng việc tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hàng ngàn văn bản đi và tiếp nhận hàng ngàn văn bản đến. Là một đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thường xuyên phải báo cáo, trao đổi văn bản với Bộ Nội vụ. Để cập nhật và xử lý thông tin nhanh chóng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phải là cơ quan thực hiện tốt các quy định của Nhà nước và quy chế của Bộ Nội vụ để đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, thực hành tiết kiệm chống lãng phí, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ.
2.2. Quy định về chuẩn hố hồ sơ cơng việc tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hà Nội
điều hành, quản lý của cơ quan. Do vậy lập hồ sơ tốt có ý nghĩa vơ cùng quan trọng đối với hoạt động quản lý. Trong xã hội thông tin hiện nay nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động lãnh đạo, quản lý đòi hỏi ngày càng cao. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ, ngày 06/11/2013 Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ với 4 chương, 38 điều, trong đó dành 24 điều quy định về việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Quy chế đã nêu rõ yêu cầu của mỗi hồ sơ được lập, nội dung lập hồ sơ, thời hạn, thành phần, thủ tục giao nhận hồ sơ và trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ trong đó có trách nhiệm của Hiệu trưởng, Trách nhiệm của Trưởng phịng Hành chính- Tổng hợp (nay là lãnh đạo văn phòng), trách nhiệm của viên chức và viên chức văn thư - lưu trữ.
Có thể khẳng định rằng, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã góp phần chuẩn hố cơng tác quản lý văn bản, hồ sơ tại Trường được chặt chẽ, đúng theo quy định của Nhà nước. Nhờ vậy, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, chỉ đạo, điều hành các hoạt động của Trường để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đồng thời góp phần nâng cao trách nhiệm của từng lãnh đạo, viên chức trong q trình xử lý cơng việc. Bên cạnh đó, năm 2020, Văn phịng Trường Đại học Nội vụ đã có văn bản đề nghị các đơn vị thuộc Trường lập Danh mục hồ sơ của từng đơn vị. Qua trao đổi và khảo sát thực tế chúng tôi nhận thấy các đơn vị đã lập Danh mục hồ sơ của đơn vị mình và chuyển cho Văn phòng nhưng cho đến nay Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vẫn chưa ban hành Danh mục hồ sơ cho toàn Trường. Tại các đơn vị, mặc dù một số lãnh đạo các đơn vị và chuyên viên có trách nhiệm xử lý, giải quyết công việc đã sắp xếp, lưu giữ văn bản nhưng do chưa có Danh mục hồ sơ của Trường - một căn cứ quan trọng để xác định hồ sơ cần lập và chưa có hướng dẫn về xác định thành phần văn bản, tài liệu chuẩn cho các hồ sơ nên ảnh hưởng tới chất lượng hồ sơ.
2.3. Khảo sát việc chuẩn hố lập hồ sơ cơng việc tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Như ở Chương 1 chúng tơi đã trình bày, lập hồ sơ mang lại lợi ích vơ cùng to lớn đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân. Qua khảo sát tại đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và thực tế tìm kiếm minh chứng phục vụ cho cơng tác đánh giá
chương trình đào tạo thời gian vừa qua, chúng tôi nhận thấy thực trạng tiến hành lập hồ sơ công việc tại các đơn vị như sau: