9. Kết cấu của đề tài
2.3.1. Về quy trình và phương pháp lập hồ sơ
Đối với lập hồ sơ công việc (hồ sơ, tài liệu giấy), quy trình lập hồ sơ gồm 3 bước: Mở hồ sơ, thu thập cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ và kết thúc hồ sơ. Thực tiễn, việc lập hồ sơ công việc tại Trường Đại học Nội vụ đã tuân thủ khá tốt quy trình của Nhà nước và quy định do Trường ban hành.
2.3.1.1. Mở hồ sơ
Mở hồ sơ được hiểu là tạo lập một hồ sơ để đưa văn bản, tài liệu vào hồ sơ. Trước tiên phải xác định hồ sơ cơng việc hình thành trong q trình xử lý cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cá nhân. Như vậy, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sẽ có hồ sơ cơng việc về nhiều lĩnh vực như đào tạo, nghiên cứu khoa học, tổ chức cán bộ, tài chính - kế tốn. Do điều kiện khơng cho phép, trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, chúng tôi chỉ đề cập tới việc xác định hồ sơ và lập hồ sơ về công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, khảo thí và đảm bảo chất lượng, công tác học sinh sinh viên.
a. Hồ sơ về công tác đào tạo
Với chức năng, nhiệm vụ quy định, hồ sơ về công tác đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hình thành tại Phịng Quản lý đào tạo Đại học, Phịng Quản lý đào tạo sau Đại học. Ngồi ra, hỗ trợ cho hoạt động đào tạo cịn có các phịng ban và các khoa chun mơn, vì vậy hồ sơ về cơng tác đào tạo cịn hình thành tại phịng ban và khoa chuyên môn. Cụ thể như sau:
Hồ sơ về cơng tác đào tạo hình thành ở Phịng Quản lý đào tạo Đại học
Theo Quyết định số 1295/QĐ-ĐHNV ngày 28/6/2018 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Quản lý đào tạo Đại học, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Phòng Quản lý đào tạo Đại học là đơn vị có chức năng tham mưu và giúp Hiệu trưởng trong việc xây dựng chiến lược phát triển các ngành, bậc, hệ đào tạo của Trường; quản lý, tổ chức tuyển sinh; quản lý chương trình, kế hoạch đào tạo, quá trình đào tạo đại học; quản trị, khai thác dữ liệu đào tạo. Hồ sơ về công tác đào tạo của Phòng Quản lý đào
tạo Đại học được xác định có những hồ sơ sau:
1. Hồ sơ quản lý việc xây dựng đề án mở ngành/chuyên ngành 2. Hồ sơ công tác tuyển sinh bậc đại học/ đại học liên thông 3. Hồ sơ liên kết đào tạo
4. Hồ sơ xây dựng/điều chỉnh chương trình, kế hoạch đào tạo 5. Hồ sơ xây dựng đề cương học phần trình độ đại học
6. Hồ sơ quản lý việc đăng ký học phần của sinh viên 7. Hồ sơ tổ chức kiến tập, thực tập
8. Hồ sơ tổ chức thực hiện khóa luận của sinh viên 9. Hồ sơ xét cảnh báo học vụ tồn trường
10. Hồ sơ xét cơng nhận tốt nghiệp của sinh viên 11. Hồ sơ xếp thời khóa biểu tồn trường
12. Hồ sơ Hội nghị công tác đào tạo
13. Hồ sơ triển khai xây dựng, hướng dẫn thực hiện quy định về công tác đào tạo 14. Hồ sơ tổ chức khai giảng khóa học
15. Hồ sơ bế giảng khóa học
16. Hồ sơ quản lý công tác cố vấn học tập 17. Hồ sơ quản lý kết quả học tập
18. Hồ sơ quản lý bảo lưu, thôi học
19. Hồ sơ quản lý, cấp phát bằng/chứng chỉ
Hồ sơ về cơng tác đào tạo hình thành ở Phịng Quản lý đào tạo Sau đại học
Theo Quyết định số 1302/QĐ-ĐHNV ngày 28/6/2018 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Quản lý đào tạo Sau đại học, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Phòng Quản lý đào tạo Sau đại học có chức năng tham mưu và giúp Hiệu trưởng trong việc quản lý đào tạo sau đại học; hoạt động khoa học và công nghệ; thường trực Hội đồng khoa học và đào tạo của Trường. Giống như Phòng Quản lý đào tạo Đại học, Phòng Quản lý đào tạo Sau đại học có các hồ sơ về công tác đào tạo sau:
1. Hồ sơ quản lý việc xây dựng đề án mở ngành/chuyên ngành đào tạo thạc sĩ 2. Hồ sơ cơng tác tuyển sinh trình độ thạc sĩ
4. Hồ sơ xây dựng đề cương học phần trình độ thạc sĩ 5. Hồ sơ tổ chức thực hiện luận văn của học viên cao học 6. Hồ sơ xét điều kiện bảo vệ luận văn của học viên cao học 7. Hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp học viên thạc sĩ
8. Hồ sơ xếp thời khóa biểu cho các lớp cao học 9. Hồ sơ Hội nghị công tác đào tạo sau đại học
10. Hồ sơ triển khai xây dựng, hướng dẫn thực hiện quy định về công tác đào tạo sau đại học
11. Hồ sơ quản lý bảo lưu, thôi học 12. Hồ sơ tổ chức khai giảng khóa học 13. Hồ sơ sơ bế giảng khóa học
14. Hồ sơ quản lý kết quả học tập của học viên cao học
15. Hồ sơ quản lý, cấp phát bằng tốt nghiệp cho học viên cao học
Hồ sơ về cơng tác đào tạo hình thành ở các khoa chun mơn
Căn cứ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Khoa chuyên môn thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các khoa chun mơn có chức năng tổ chức thực hiện hoạt động giáo dục, đào tạo trình độ đại học, sau đại học. Vì vậy, hồ sơ về cơng tác đào tạo hình thành tại các khoa chun mơn bao gồm:
1. Hồ sơ mở ngành/chuyên ngành đào tạo trình độ đại học/sau đại học
2. Hồ sơ xây dựng/điều chỉnh chương trình, kế hoạch đào tạo đại học/sau đại học 3. Hồ sơ xây dựng đề cương học phần trình độ đại học/sau đại học
4. Hồ sơ tổ chức kiến tập, thực tập
5. Hồ sơ tổ chức thực hiện khóa luận của sinh viên các ngành thuộc khoa quản lý
6. Hồ sơ xét cảnh báo học vụ sinh viên thuộc khoa quản lý 7. Hồ sơ phân công giảng viên giảng dạy các học phần 8. Hồ sơ quản lý công tác cố vấn học tập
9. Hồ sơ lớp (của cố vấn học tập) 10. Hồ sơ quản lý kết quả học tập
11. Hồ sơ quản lý bảo lưu, thôi học của sinh viên thuộc Khoa quản lý 12. Hồ sơ cấp phát chứng chỉ học phần
b. Hồ sơ về công tác nghiên cứu khoa học
Giống như hồ sơ về cơng tác đào tạo hình thành ở Phịng Quản lý đào tạo Đại học và các Khoa chuyên môn, hồ sơ về công tác nghiên cứu khoa học cũng được hình thành tại đơn vị có chức năng quản lý khoa học là Phịng Quản lý đào tạo Sau đại học và các khoa chuyên môn.
Hồ sơ về công tác nghiên cứu khoa học hình thành ở Phịng Quản lý đào tạo Sau đại học
1. Hồ sơ xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển khoa học công nghệ 2. Hồ sơ quản lý hoạt động biên soạn giáo trình, tập bài giảng
3. Hồ sơ quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học của giảng viên 4. Hồ sơ quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học của người học 5. Hồ sơ xét chọn, tuyển chọn nhiệm vụ khoa học
6. Hồ sơ hội nghị sinh viên nghiên cứu khoa học 7. Hồ sơ quản lý sáng kiến, phát minh khoa học
8. Hồ sơ quản lý cơ sở dữ liệu khoa học và công nghệ của Trường
9. Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng nâng cao năng lực nghiên cứu khoa học
Hồ sơ về cơng tác nghiên cứu khoa học hình thành tại các Khoa chuyên môn
1. Hồ sơ xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển khoa học công nghệ của Khoa 2. Hồ sơ quản lý hoạt động biên soạn giáo trình, tập bài giảng của Khoa 3. Hồ sơ quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học của giảng viên Khoa
4. Hồ sơ quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học của người học thuộc Khoa quản lý
5. Hồ sơ xét, duyệt đề tài của người học
6. Hồ sơ hội nghị sinh viên nghiên cứu khoa học
7. Hồ sơ quản lý cơ sở dữ liệu khoa học và công nghệ của giảng viên thuộc Khoa quản lý
c. Hồ sơ về cơng tác khảo thí và đảm bảo chất lượng
Khảo thí, kiểm định chất lượng và đảm bảo chất lượng là những hoạt động liên quan đến việc đánh giá trong hệ thống giáo dục. Theo Quyết định số 1297/QĐ-ĐHNV ngày 28/6/2028 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phịng Khảo thí và Bảo
đảm chất lượng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Phịng Khảo thí và Bảo đảm chất lượng là đơn vị chức năng thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức năng tham mưu và giúp Hiệu trưởng trong việc xây dựng chiến lược phát triển chất lượng giáo dục và đào tạo của Trường; quản lý, tổ chức cơng tác khảo thí, hoạt động đánh giá chất lượng giáo dục và bảo đảm chất lượng theo quy định. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ quy định, hồ sơ về cơng tác khảo thí và đảm bảo chất lượng hình thành chủ yếu tại Phịng Khảo thí và đảm bảo chất lượng và các Khoa chuyên môn.
Hồ sơ về cơng tác khảo thí và đảm bảo chất lượng hình thành ở Phịng Khảo thí và đảm bảo chất lượng
1. Hồ sơ hướng dẫn xây dựng ngân hàng đề thi kết thúc học phần 2. Hồ sơ tổ chức thi, chấm thi
3. Hồ sơ đánh giá giảng viên
4. Hồ sơ quản lý văn bằng, chứng chỉ
5. Hồ sơ quản lý kết quả học tập của người học
6. Hồ sơ cử/tập huấn công tác thanh tra tuyển sinh đại học
7. Hồ sơ tổ chức coi thi, chấm thi tuyển dụng công chức theo hợp đồng 8. Hồ sơ quản lý phôi, in, cấp phát bằng tốt nghiệp
9. Hồ sơ quản lý hoạt động bảo đảm chất lượng
Hồ sơ về cơng tác khảo thí và đảm bảo chất lượng hình thành ở các Khoa chuyên môn
1. Hồ sơ xây dựng ngân hàng đề thi kết thúc học phần 2. Hồ sơ cử giảng viên coi thi, chấm thi kết thúc học phần 3. Hồ sơ báo giảng/ đánh giá giảng dạy của giảng viên 4. Hồ sơ cấp chứng chỉ học phần
5. Hồ sơ quản lý kết quả học tập của người học 6. Hồ sơ quản lý hoạt động bảo đảm chất lượng
d. Hồ sơ về công tác sinh viên
Công tác sinh viên được xác định là một trong những nhiệm vụ trọng tâm, chủ yếu góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực ở các trường đại học. Trong những năm gần đây, cùng với đổi mới nội dung, chương
trình, phương pháp giảng dạy - giáo dục, việc đổi mới phương thức và nội dung công tác học sinh sinh viên được nhà trường xác định là một trong những nhiệm vụ trọng tâm. Là đơn vị có chức năng tham mưu cơng tác giáo dục chính trị, tư tưởng và công tác sinh viên, Phịng Cơng tác sinh viên và tại các Khoa chun mơn có những hồ sơ về cơng tác sinh viên sau:
Hồ sơ về công tác sinh viên tại Phịng Cơng tác sinh viên
1. Hồ sơ tổ chức “Tuần sinh hoạt cơng dân” đầu khóa 2. Hồ sơ đối thoại giữa Nhà trường với sinh viên 3. Hồ sơ xét điểm rèn luyện của sinh viên
4. Hồ sơ khen thưởng, kỷ luật sinh viên 5. Hồ sơ miễn, giảm học phí cho sinh viên 6. Hồ sơ xét học bổng cho sinh viên
7. Hồ sơ quản lý sinh viên trong ký túc xá 8. Hồ sơ quản lý sinh viên nước ngoài
9. Hồ sơ đảm bảo an ninh, trật tự cho sinh viên 10. Hồ sơ thẩm tra văn bằng của người học
Hồ sơ về công tác sinh viên tại Khoa chuyên môn
1. Hồ sơ xét điểm rèn luyện của sinh viên 2. Hồ sơ quản lý sinh viên
Do Trường chưa ban hành Danh mục hồ sơ nên các chuyên viên khi được giao nhiệm vụ căn cứ vào thực tế công việc được giao, xác định nội dung cơng việc phải thực hiện, từ đó mở hồ sơ. Về cơ bản việc mở hồ sơ đã được chuyên viên các phịng và chun viên hành chính của các Khoa Văn thư - Lưu trữ, Khoa Quản trị Văn phịng, Khoa Pháp luật hành chính, Khoa Hành chính học, Phịng Đào tạo Đại học, Phịng Quản lý sau Đại học, Phịng Khảo thí và đảm bảo chất lượng… thực hiện khá đầy đủ. Thông thường, việc mở hồ sơ được các chuyên viên tiến hành như sau: Căn cứ vào thực tế quá trình giải quyết cơng việc, chun viên ghi thông tin của hồ sơ (tiêu đề hồ sơ) vào một tờ giấy (sơmi), để vào bìa hay túi đựng tài liệu (clear bag) hoặc để vào hộp đựng tài liệu. Bìa hồ sơ - cơng cụ để quản lý hồ sơ hầu như chưa được sử dụng theo hướng dẫn hiện hành. Việc ghi tiêu đề hồ sơ chưa khoa học.Tại các đơn vị, vẫn cịn có một số chun viên khơng mở hồ sơ. Tài
liệu hình thành trong q trình giải quyết cơng việc cịn đang trong tình trạng chuyên viên để thành tập trên bàn hoặc tài liệu của nhiều việc khác nhau để cùng một hộp.
H2.1. Hồ sơ chưa được lập tại một số đơn vị
2.3.1.2. Thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Đây là khâu cực kỳ quan trọng trong quy trình lập hồ sơ. Một hồ sơ lập đảm bảo chất lượng là một hồ sơ phải cập nhật đúng và đủ các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ, từ văn bản đầu tiên cho tới các phiếu trình, ý kiến tham gia của các đơn vị, cá nhân, ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo... Hồ sơ hình thành muốn là căn cứ pháp lý minh chứng cho quá trình giải quyết cơng việc một cách khoa học, đúng quy trình thì hồ sơ đó phải lưu giữ được đầy đủ các tài liệu có liên quan trong q trình giải quyết cơng việc. Văn bản, tài liệu trong hồ sơ có đầy đủ để tra cứu vấn đề có hệ thống hay khơng phụ thuộc vào trách nhiệm của những người trực tiếp giải quyết công việc trong cơ quan, tổ chức.
Tại các phịng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, hồ sơ về đánh giá chương trình, hồ sơ tổ chức coi thi, chấm thi kết thúc học phần đã được tập hợp đầy đủ. Tại phịng Cơng tác sinh viên, hồ sơ xét điểm rèn luyện, hồ sơ xét học bổng, hồ sơ khen thưởng, kỷ luật sinh viên ... được chuyên viên thu thập đầy đủ trong quá trình xử lý.
Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy trong thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu, các chuyên viên đã chú ý đến thành phần văn bản, tài liệu trong các hồ sơ. Thành
phần văn bản, tài liệu trong hồ sơ cơ bản phản ánh nội dung của hồ sơ. Điều này thể hiện rõ qua việc đối chiếu tiêu đề hồ sơ với thành phần tài liệu bên trong hồ sơ. Ví dụ: “Hồ sơ về việc mở ngành Kinh tế” của Khoa Quản lý nhân lực gồm các văn bản, tài liệu sau:
Thành phần tài liệu trong "Hồ sơ về việc mở ngành Kinh tế" lưu tại Khoa Quản lý nhân lực
Thành phần tài liệu trong Hồ sơ mở ngành theo Thông tư 22/2017/TT-BGDĐT ngày 06/9/2017 của Bộ Giáo dục và Đào tạo
- Kế hoạch 1965/KH-ĐHNV ngày 25/9/2020 xây dựng đề án mở ngành đào tạo Kinh tế trình độ đại học
- Phân công xây dựng đề án đăng ký mở ngành đào tạo Kinh tế trình độ đại học ( Kèm theo Kế hoạch 1965/KH-ĐHNV ngày 25/9/2020 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội)
- Quyết định số 2075/QĐ- ĐHNV ngày 06/10/2020 thành lập Tổ soạn thảo chương trình đào tạo ngành Kinh tế trình độ đại học
- Danh sách Tổ soạn thảo xây dựng chương trình đào tạo ngành Kinh tế trình độ đại học (kèm theo Quyết định số 2075/QĐ-ĐHNV ngày 06/10/2020 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội)
- Đề án đăng ký mở ngành đào tạo (ngành: Kinh tế)
- Quyết định số 56/QĐ-ĐHNV ngày 18/01/2021 thành lập Hội đồng thẩm định chương trình đào tạo và các điều kiện đảm bảo chất lượng đào tạo