9. Kết cấu của đề tài
1.4.3. Quy trình và phương pháp lập hồ sơ công việc
1.5.1. Căn cứ chuẩn hoá hồ sơ
1.5.1.1. Các quy định của Nhà nước về chuẩn hoá hồ sơ
Để hệ thống hoá các quy định của Nhà nước về chuẩn hố lập hồ sơ, chúng tơi đã tiến hành khảo cứu hệ thống các văn bản pháp lý hiện hành liên quan đến lập hồ sơ như:
- Luật Lưu trữ 2011
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 (Sau đây chúng tôi gọi tắt là
Nghị định 30)
- Thông tư 09/2011/ TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
- Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục
Các văn bản trên đã quy định các vấn đề liên quan đến chuẩn hoá hồ sơ:
- Về khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ: Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020
của Chính phủ về cơng tác văn thư12giải thích thuật ngữ hồ sơ là căn cứ để tập hợp văn bản, tài liệu xác lập thành hồ sơ; đồng thời là cơ sở để xác định một tập hợp văn bản , tài liệu có phải là hồ sơ hay khơng. Thuật ngữ “Lập hồ sơ”13 được giải
12 Khoản 14, Điều 3 Nghị định 30
thích là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Quy định này là một chuẩn mực cho hoạt động lập hồ sơ khi đặt ra quy định việc lập hồ sơ phải theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định
- Quy định về Lập Danh mục hồ sơ14 đã xác định danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ
- Những yêu cầu về lập hồ sơ15là căn cứ để đánh giá chất lượng của hồ sơ, đảm bảo hồ sơ được lập đạt yêu cầu chất lượng cao nhất:
+ Các hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.
+ Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết cơng việc.
- Về quy trình,phương pháp lập hồ sơ: Nghị định 30/2020/NĐ- CP ngày
05/3/2020 quy định các bước tiến hành lập hồ sơ gồm: mở hồ sơ, thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ, kết thúc hồ sơ được quy định là căn cứ để hướng dẫn và thực hiện lập hồ sơ.
Đặc biệt quy định đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ sẽ tạo ra sự thống nhất trong việc thực hiện nội dung này.
- Về thành phần, tài liệu trong hồ sơ: Hiện chưa có quy định về việc xác
định thành phần tài liệu trong hồ sơ. Tuy nhiên, thành phần văn bản, tài liệu đã được nhắc đến trong một số quy định:
+ Thành phần tài liệu trong hồ sơ được nêu khái quát trong khái niệm hồ sơ quy định tại điều 1 của Luật Lưu trữ năm 2011. Theo đó thành phần tài liệu trong hồ sơ gồm một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một đối tượng hoặc có đặc điểm chung.
14 Điều 28, Nghị định 30 15 Điều 29, Nghị định 30
+Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 thì " văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết cơng việc"16; "Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn"17
- Đối với việc xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, để các cơ quan, tổ
chức có căn cứ thống nhất ghi thời hạn bảo quản, các cơ quan có thẩm quyền đã ban hành các bảng thời hạn bảo quản mẫu. Cụ thể, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 09/2011/ TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đối với các tài liệu chuyên môn, các cơ quan chủ quản ngành đã ban hành các thông tư hướng dẫn như: Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài Chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính; Thơng tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục; Thông tư số 19/2019/TT-BKHCN ngày 10/12/2019 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ…
- Quy định về lập hồ sơ điện tử: Trong bối cảnh công nghệ 4.0 tác động đến
mọi ngành, mọi lĩnh vực như hiện nay thì việc lập hồ sơ khơng chỉ theo phương pháp truyền thống mà còn lập hồ sơ điện tử. Những quy định, hướng dẫn trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về lập hồ sơ điện tử, hệ thống quản lý tài liệu điện tử, thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý hồ sơ là căn cứ chuẩn cho các cơ quan, tổ chức thực hiện.
- Các quy định về định danh
Trong mơi trường điện tử cần có quy chuẩn thống nhất, giúp cho việc nhận dạng, phân biệt và xác định về thông tin khi kết nối, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu. Về định danh cơ quan, tổ chức, định danh văn bản được quy định trong các văn bản sau:
16 Điều 29 17 Điều 30
+ Mã định danh của cơ quan, tổ chức quy định tại Thông tư số 10/2016/TT- BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
+ Mã định danh văn bản quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
+ Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg ngày 22/7/2020 của Thủ tướng Chính phủ về mã định danh điện tử các các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành địa phương.
1.5.1.2. Các căn cứ về chuẩn hoá thành phần tài liệu trong hồ sơ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ngồi ra, để xác định chính xác hồ sơ và thành phần tài liệu trong hồ sơ, chúng tôi đã dựa vào các văn bản quy định về chức năng nhiệm vụ, các văn bản quy định về hoạt động đào tạo, về khảo thí và đảm bảo chất lượng, về nghiên cứu khoa học và công tác học sinh sinh viên của Trường Đại học Nội vụ và các cơ quan có liên quan.
+ Để xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ xây dựng đề án mở ngành/chuyên ngành đào tạo cần căn cứ vào Thông tư số 22/2017/TT-BGDĐT ngày 06/9/2017 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành quy định điều kiện, trình tự, thủ tục mở ngành đào tạo và đình chỉ tuyển sinh, thu hồi quyết định mở ngành đào tạo trình độ đại học. Tại khoản 2 Điều 4 của Thơng tư quy định rõ 6 nhóm văn bản trong hồ sơ mở ngành đào tạo.
+ Đối với hồ sơ về công tác tuyển sinh thành phần tài liệu trong hồ sơ được xác định theo các văn bản: Quyết định: 2581/QĐ-ĐHNV ngày 11/10/2019 ban hành Quy định tuyển sinh đại học, đại học liên thông hệ vừa làm vừa học của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đối với tuyển sinh thạc sĩ thực hiện theo Thông tư số 15/2014/TT-BGDĐT ngày 15/4/2014 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ và Thông tư số 23/2021/TT-BGDĐT ngày 30/8/2021 ngày 30 tháng 8 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo
"ban hành Quy chế tuyển sinh và đào tạo thạc sĩ"
+ Về hoạt động nghiên cứu khoa học, Quy chế tổ chức và quản lý hoạt động khoa học và công nghệ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành kèm theo Quyết định số 1399/QĐ-ĐHNV ngày 22/8/2016 và quy chế ban hành kèm theo quyết định 1692/QĐ-ĐHNV ngày 17 tháng 9 năm 2021 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là kim chỉ nam giúp nhóm nghiên cứu xác định thành phần tài liệu trong các hồ sơ biên soạn giáo trình, tập bài giảng; Hồ sơ đề tài nghiên cứu khoa học của người học; Hồ sơ Hội nghị sinh viên nghiên cứu khoa học; Hồ sơ tổ chức hội thảo, toạ đàm... Ngoài ra trong Quy chế cịn có các quy định về quy trình, thủ tục giải quyết công việc, đây là cơ sở để xác định văn bản, tài liệu hình thành trong q trình đó cũng có nghĩa là xác định được thành phần tài liệu trong hồ sơ.
+ Đối với hồ sơ về khảo thí và đảm bảo chất lượng, thành phần tài liệu trong hồ sơ được xác định trên cơ sở các quy định trong Quyết định số 973/QĐ- ĐHNV ngày 15/8/2014 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành Quy định về tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả học phần theo hệ thống tín chỉ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
+ Đối với hồ sơ về công tác học sinh, sinh viên, thành phần tài liệu trong hồ sơ được xác định trong Thông tư 10/2016/TT-BGDĐT ngày 05/4/2016 ban hành quy chế cơng tác sinh viên đối với chương trình đào tạo đại học hệ chính quy. Thơng tư quy định cơng tác quản lý sinh viên, trình tự thủ tục xét khen thưởng, trình tự, thủ tục và hồ sơ xét kỷ luật. Căn cứ trình tự, chúng ta có thể xác định chính thức thành phần tài liệu trong các hồ sơ liên quan đến công tác quản lý sinh viên
1.5.1.3. Các tiêu chuẩn đã công bố
- Các tiêu chuẩn của Việt Nam
Hiện nay, về nội dung biên mục hồ sơ đã có tiêu chuẩn về bìa hồ sơ (TCVN 9251:2012 ban hành theo Quyết định 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ công bố tiêu chuẩn quốc gia). Tiêu chuẩn này không chỉ quy định về mẫu mã, hình thức của bìa hồ sơ mà từ quy định về mẫu bìa cịn làm thay đổi và chuẩn hoá một số nội dung trong biên mục hồ sơ. Cụ thể là việc viết các thơng tin mặt trước bìa, thay đổi và thống nhất trong việc viết mục lục văn bản,
viết chứng từ kết thúc.
- Các tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực và tiêu chuẩn nước ngoài Việc nghiên cứu và áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực và tiêu chuẩn nước ngoài là một cách thức được nhiều quốc gia sử dụng để xây dựng tiêu chuẩn hoặc chuẩn hoá. Liên quan đến quản lý hồ sơ, một số quốc gia như Úc, Anh, Trung Quốc…đã chấp nhận thành tiêu chuẩn quốc gia (Tiêu chuẩn AS ISO 15489 của Úc, tiêu chuẩn BS ISO 15489 của Anh, tiêu chuẩn GX/TX-2009/ISO 15489- 1: 2001 của Trung Quốc) đối với tiêu chuẩn ISO 15489: 2001 (TCVN 7420- 1:2004)“Thông tin và tư liệu- Quản lý hồ sơ” do Tổ chức Tiêu chuẩn Quốc tế xây dựng và cơng bố năm 2001. Trong đó, thành phần tài liệu trong hồ sơ được xác định:" Việc xác định những tài liệu cần được thu nhận vào hệ thống hồ sơ dựa trên
sự phân tích mơi trường chế định, yêu cầu của công việc, yêu cầu trách nhiệm và sự rủi ro khi khơng có các hồ sơ đó. Các tài liệu được tạo lập và tiếp nhận đa dạng về hình thức vật mang tin khi sử dụng công nghệ đang thay đổi liên tục". Như vậy,
thành phần tài liệu đưa vào trong hồ sơ trong tiêu chuẩn này đa dạng về loại hình và chất liệu, phù hợp với thành phần tài liệu trong hồ sơ mà các cơ quan, tổ chức lập hiện nay.