9. Kết cấu của đề tài
3.1. Các giải pháp quản lý
3.1.1. Sửa đổi, bổ sung văn bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Để công tác lập hồ sơ tại các đơn vị đi vào nề nếp và thực hiện thống nhất, Trường Đại học Nội vụ cần sửa đổi quy chế công tác văn thư lưu trữ của Nhà trường đã ban hành năm 2013. Quy chế cần nêu rõ:
Thứ nhất: Hồ sơ, tài liệu hình thành trong q trình giải quyết cơng việc của mỗi viên chức có vai trị, ý nghĩa rất quan trọng. Đó là cơng cụ, là cơ sở pháp lý có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc mà viên chức đang đảm nhiệm. Hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trường khơng chỉ có ý nghĩa thực tiễn mà cịn có ý nghĩa chính trị, ý nghĩa lịch sử to lớn. Nó phản ánh hoạt động quản lý, giáo dục, đào tạo và các lĩnh vực khác của nhà trường trong suốt quá trình hình thành và phát triển. Vì vậy, ngay từ giai đoạn văn thư công tác này cần phải được chú trọng, hồ sơ phải được lập đầy đủ và đúng theo quy định để giao nộp đầy đủ và tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ. Mỗi viên chức phải coi lập hồ sơ công việc là nhiệm vụ quan trọng thường xuyên trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc. Lập hồ sơ tốt sẽ tạo cho cá nhân lề lối và phương pháp làm việc khoa học nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác.
Thứ hai: Phần yêu cầu của hồ sơ được lập: nêu rõ các yêu cầu, tiêu chuẩn chung của hồ sơ và yêu cầu cụ thể của các nhóm hồ sơ
Thứ ba: Bổ sung nội dung về quản lý và lập hồ sơ, tài liệu điện tử trong quy chế công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan. Việc lập hồ sơ theo đúng các quy định tại các văn bản hiện hành quy định về lập hồ sơ, tài liệu điện tử như: Tạo danh mục hồ sơ; Lập mã hồ sơ, mã định danh, năm hình thành, số và ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ; thời gian bắt đầu; thời gian kết thúc...
Thứ tư: Quy định cụ thể vai trò, trách nhiệm của lãnh đạo, công chức trong cơng tác văn thư nói chung và cơng tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
Thứ năm: Bổ sung việc tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
Kiểm tra, đánh giá là một biện pháp quan trọng góp phần bảo đảm việc chấp hành quy định của Nhà nước và Trường đối với đội ngũ viên chức của Trường trong việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Kiểm tra, đánh giá khơng chỉ có mục đích phát hiện và xử lý sai phạm mà quan trọng và cần thiết hơn là giúp đội ngũ viên chức của Nhà trường làm tốt các quy định, hạn chế vi phạm từ đó có những biện pháp cụ thể để công tác lập hồ sơ ngày càng đi vào nề nếp. Thơng qua đó, sẽ khích lệ, động viên những đơn vị làm tốt và kịp thời chấn chỉnh những đơn vị làm chưa tốt.
Thứ sáu: Bổ sung chế tài khen thưởng, xử phạt đối với công tác văn thư nói chung và cơng tác lập hồ sơ nói riêng. Để làm được điều này, Nhà trường cần sớm ban hành bản Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức để làm căn cứ cho việc đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Từ đó, đưa việc khơng hồn thành nhiệm vụ lập hồ sơ vào quy chế đánh giá, phân loại viên chức hàng năm của Nhà trường. Bên cạnh đó, cần nêu rõ các hình thức phê bình, kỷ luật đối với những đơn vị, cá nhân không thực hiện lập hồ sơ hoặc lập hồ sơ không đạt yêu cầu.
3.1.2. Tăng cường sự quan tâm, chỉ đạo của Ban Giám hiệu và Trường các đơn vị thuộc Trường trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ các đơn vị thuộc Trường trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là một nhiệm vụ cần thiết đối với hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Lập hồ sơ tốt sẽ cung cấp đầy đủ văn bản, tài liệu có giá trị pháp lý, có tính xác thực và độ tin cậy cao. Điều đó giúp Nhà trường và các đơn vị thuộc Trường luôn chủ động trong việc cung cấp minh chứng đáp ứng yêu cầu giám sát, thanh tra, kiểm tra ở mọi hình thức, mọi mức độ.
Vì vậy việc tăng cường sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo các đơn vị để viên chức trong cơ quan nhận thức được tầm quan trọng công tác lập hồ sơ được coi là một trong những giải pháp quan trọng và cần thiết để nâng cao hiệu quả của công
tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Để làm tốt được điều này cần tập trung vào những vấn đề cơ bản sau:
Lãnh đạo nhà trường và các đơn vị cần chú trọng tập trung chỉ đạo việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ vì những hồ sơ này đóng một vai trị vơ cùng quan trọng trong công tác giáo dục, đào tạo, nghiên cứu, khoa học, lịch sử và các hoạt động chuyên môn của nhà trường. Mặt khác thông qua hệ thống hồ sơ được lập, Nhà trường quản lý tốt hoạt động đào tạo, tuyển sinh, các hoạt động khoa học và công nghệ…
Cần tiếp tục tuyên truyền nâng cao nhận thức và trách nhiệm của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị và toàn thể viên chức của Trường đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, coi đây là nhiệm vụ bắt buộc và thường xuyên trong quá trình thực thi công vụ. Ban Giám hiệu cần tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến hoặc nhắc nhở trong các cuộc họp sơ kết, tổng kết của cơ quan; duy trì cơng tác kiểm tra đánh giá việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong Trường. Thông qua việc kiểm tra, đánh giá phải có khen thưởng và kịp thời đối với các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt công tác này. Bên cạnh đó cũng phải có biện pháp xử phạt đối với đơn vị, cá nhân không thực hiện đúng quy định về cơng tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan nói riêng.
3.1.3. Tiếp tục tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lập hồ sơ cho viên chức của Nhà trường viên chức của Nhà trường
Hàng năm, Nhà trường tuyển dụng mới nhiều viên chức tại các phòng, khoa trực thuộc. Hầu hết các viên chức chưa được đào tạo về công tác văn thư - lưu trữ. Vì thế, Nhà trường cần thường xuyên bố trí kinh phí để tổ chức tập huấn hướng dẫn cho các viên chức của Trường những vấn đề cơ bản của công tác văn thư như: kỹ thuật soạn thảo văn bản, nguyên tắc quản lý văn bản, phương pháp lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Các ban, đơn vị thuộc Trường nên chủ động cử các viên chức thuộc đơn vị tham gia các lớp ngắn hạn và tập huấn về công tác văn thư - lưu trữ tại Trường.
Bên cạnh đó, Nhà trường cũng cần xây dựng vận hành và tập huấn cho viên chức về việc quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử từ giai đoạn soạn thảo, ban hành văn bản đến
việc chuyển giao hồ sơ, tài liệu và phục vụ khai thác, sử dụng…Đây là một nhiệm vụ cấp bách trong thời đại công nghệ 4.0.
3.1.4. Đầu tư tài chính và cơ sở vật chất cho công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Để nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ, Nhà trường tăng cường đầu tư động bộ cơ sở vật chất cho cơng tác văn thư - lưu trữ trong đó có cơng tác lập hồ sơ:
- Nhà trường chủ động bố trí kinh phí hàng năm cho các đơn vị thuộc trường trong đó có kinh phí trang bị cho việc lập hồ sơ vì với mỗi cơ quan, hồ sơ được tạo lập, phục vụ trực tiếp cho q trình giải quyết cơng việc, là kết quả của việc thực thi nhiệm vụ, là minh chứng cho việc kiểm tra đánh giá của cơ quan. Kinh phí cho việc lập hồ sơ gồm kinh phí cho việc mua sắm trang, thiết bị như: Bìa hồ sơ, cặp, hộp đựng hồ sơ, giá tủ theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và quy định của cơ quan.
Bìa hồ sơ thực hiện theo Quyết định 1687/QĐ-BKHCN ngày của Bộ Khoa học và Công nghệ ngày 23 tháng 7 năm 2012 “về việc ban hành tiêu chuẩn quốc gia) trong đó quy định bìa hồ sơ lưu trữ phải ghi các thông tin như tên cơ quan, tổ chức, mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời gian của hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ tài liệu. Phần chứng từ kết thúc được trình bày trên tai cạnh của bìa hồ sơ.
- Giao cho Văn phòng chủ động trong việc mua và cấp phát bìa hồ sơ cho viên chức thực thi công vụ tại các ban, đơn vị và hướng dẫn họ ghi các thông tin cần thiết của hồ sơ sẽ lập lên bì hồ sơ. Điều đó sẽ tạo điều kiện cho việc lập hồ sơ trong cơ quan được chủ động và khoa học theo đúng các quy định của Nhà nước, của cơ quan, tránh được việc mỗi đơn vị sử dụng bìa hồ sơ một kiểu như hiện nay
- Bố trí diện tích cho Kho Lưu trữ của Nhà trường và trang bị cặp, hộp giá tủ để hàng năm, Văn phòng chủ động trong việc thu hồ sơ và các đơn vị chủ động trong việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
3.2. Nhóm giải pháp về chuẩn hố các hoạt động nghiệp vụ
3.2.1. Chuẩn hố cơng cụ lập hồ sơ
3.2.1.1. Xây dựng và Ban hành Danh mục hồ sơ21
Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ. Lập danh mục hồ sơ tốt sẽ
giúp lãnh đạo cơ quan quản lý được khối lượng cơng việc hình thành trong q trình hoạt động của trường trong năm, mà qua các hồ sơ đã lập sẽ nắm rõ được nhiệm vụ của các đơn vị thuộc trường và cá nhân chủ trì giải quyết cơng việc. Lập danh mục hồ sơ tốt cũng giúp viên chức chủ trì giải quyết cơng việc quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan chặt chẽ, tránh tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu, góp phần giữ gìn bí mật của Nhà nước nói chung và bí mật của cơ quan nói riêng. Lập Danh mục hồ sơ tốt, sẽ là điều kiện cần thiết giúp cho viên chức của Trường lựa chọn và giao nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ cơ quan và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Để lập được Danh mục hồ sơ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cần căn cứ vào các văn bản, tài liệu sau đây: Căn cứ vào văn bản Quyết định 468/QĐ-BNV ngày 03/4/2018 của Bộ Nội vụ "quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội", các văn bản quy định chức năng
nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Trường; kế hoạch công tác năm; sự phân công nhiệm vụ của các đơn vị, cá nhân ; quy chế làm việc của cơ quan; quy chế về công tác văn thư, lưu trữ; bản mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu để bổ sung, chỉnh sửa và tham mưu giúp Chánh Văn phòng và Hiệu trưởng ban hành Danh mục hồ sơ của Trường vào đầu năm công tác. Nếu làm tốt điều này, chắc chắn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường sẽ có những bước chuyển biến rõ rệt và mang lại hiệu quả cao.
3.2.1.2.Xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu cho hồ sơ, tài liệu
Bảng thời hạn bảo quản là một trong những công cụ xác định giá trị tài liệu quan trọng nhất, dùng để chỉ dẫn xác định giá trị tài liệu, trong đó có cách ghi thời hạn bảo quản cho các loại hồ sơ, chỉ dẫn việc chọn hồ sơ có giá trị để lưu trữ.
Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm cơng việc kết thúc.21
Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ
21 Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
quan, tổ chức được quy định gồm hai mức như sau:
Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Căn cứ để xây dựng bảng thời hạn bảo quản trong cơ quan, tổ chức nói chung và các trường đại học trong đó có Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng, chúng ta cần căn cứ vào các văn bản, hướng dẫn sau để xây dựng:
Thứ nhất, căn cứ vào Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Trong Thông tư 09/2011
Thứ hai, căn cứ vào Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 của Bộ giáo dục quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành giáo dục.
Bảng thời hạn bảo quản là căn cứ để người lập hồ sơ tham khảo để ghi thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ cụ thể mà cơ quan, đơn vị lập trong quá trình giải quyết cơng việc được giao. Từ đó, xác định được hồ sơ, tài liệu có giá trị nộp vào Lưu trữ của Trường, phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng trước mắt cũng như lâu dài.
3.2.2.Chuẩn hoá Danh mục thành phần tài liệu trong hồ sơ (Phụ lục 1)
Danh mục thành phần tài liệu trong các hồ sơ là bản kê có hệ thống tên nhóm tài liệu, tài liệu có giá trị thuộc các hồ sơ hình thành trong hoạt động của Nhà trường.
Để nâng cao chất lượng hồ sơ, nhóm nghiên cứu tập trung xác định và chuẩn hố thành phần tài liệu trong một số nhóm hồ sơ phản ánh các hoạt động chính về chuyên môn của Nhà trường. Xây dựng bảng Danh mục thành phần tài liệu trong
hồ sơ hình thành trong q trình hoạt động của các phịng chức năng, nhóm nghiên cứu đã căn cứ những văn bản quy định của cơ quan có thẩm quyền liên quan đến các loại hồ sơ này.
Đối với những hồ sơ về hoạt động đào tạo:
- Hồ sơ mở ngành: Để xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ xây dựng đề án mở ngành/chuyên ngành đào tạo cần căn cứ vào Thông tư số 22/2017/TT- BGDĐT ngày 06/9/2017 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành quy định điều kiện, trình tự, thủ tục mở ngành đào tạo và đình chỉ tuyển sinh, thu hồi quyết định mở