9. Kết cấu của đề tài
1.4.3. Quy trình và phương pháp lập hồ sơ công việc
1.5.3. Yêu cầu của chuẩn hoá hồ sơ
1.5.3.1. Đảm bảo đúng quy định của Nhà nước
Như đã nêu tại mục 1.5.1.1 có thể thấy các nội dung liên quan đến hồ sơ và lập hồ đều đã được quy định trong các văn bản pháp luật của Nhà nước. Do đó việc chuẩn hố hồ sơ phải tuân thủ đúng các quy định này. Cụ thể là:
- Khoản 14, khoản 15 Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP - Điều 28. Lập Danh mục hồ sơ
- Điều 29. Lập hồ sơ
- Điều 31. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan - Thông tư 09/2011/ TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
- Các Thông tư quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, tài liệu chuyên ngành.
1.5.3.2. Đảm bảo thực hiện theo tiêu chuẩn
Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2016: tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hố, dịch vụ, q trình, mơi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế- xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này. Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố dưới dạng văn bản để tự nguyện áp dụng.
Như vậy, để phân loại, đánh giá về hồ sơ và việc lập hồ sơ, chúng ta cần phải áp dụng các tiêu chuẩn. Ví dụ: Theo quy định hiện hành, liên quan đến hồ sơ và lập hồ sơ chúng ta cần áp dụng tiêu chuẩn về bìa hồ sơ19