9. Kết cấu của đề tài
1.4.3. Quy trình và phương pháp lập hồ sơ công việc
1.5.4. Nội dung chuẩn hoá hồ sơ
1.5.4.1. Chuẩn hố quy trình, phương pháp lập hồ sơ
Là việc nghiên cứu, xây dựng, ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn về phương pháp, cách thức lập hồ sơ và triển khai thực hiện các tiêu chuẩn, quy chuẩn đó thống nhất và hiệu quả.
Thực tế hoạt động của các cơ quan, tổ chức hình thành ba loại hồ sơ : hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc, hồ sơ nhân sự; tương ứng với đó là ba phương pháp lập hồ sơ hồ sơ khác nhau. Về lý luận, phương pháp lập hồ sơ đã được nêu trong nhiều tài liệu giảng dạy, vấn đề đặt ra là những lý thuyết này cần phải được vận dụng đúng trong thực tiễn. Ví dụ: Đối với lập hồ sơ công việc (hồ sơ, tài liệu giấy), quy trình lập hồ sơ gồm 3 bước: Mở hồ sơ, thu thập cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ và kết thúc hồ sơ.
Trong điều kiện công nghệ phát triển như hiện nay, bên cạnh việc lập hồ sơ giấy cịn có lập hồ sơ điện tử. Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thơng tin cịn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống. Thực tế khảo sát cho thấy về phương pháp lập hồ sơ điện tử có nhiều cách thức khác nhau giữa các cơ quan, do đó cần có văn bản quy định, hướng dẫn thống nhất của cơ quan quản lý ngành.
19 TCVN 9251:2012 ban hành theo Quyết định 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ công bố tiêu chuẩn quốc gia.
1.5.4.2. Chuẩn hoá thành phần tài liệu trong hồ sơ
Hiện nay, khái niệm “thành phần tài liệu” chưa được định nghĩa một cách độc lập. Trong “ Từ điển giải thích Nghiệp vụ Văn thư lưu trữ20 Việt Nam mới chỉ đề cập đến “thành phần tài liệu bổ sung” và “Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam”
Theo chúng tôi, thành phần tài liệu trong hồ sơ là các văn bản, tài liệu trong hồ sơ khi tập hợp lại sẽ phản ánh được nội dung của hồ sơ. Đó là các tài liệu hay các nhóm tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được tập hợp theo những đặc trưng nhất định. Nếu theo góc độ tài liệu là vật mang tin thì thành phần tài liệu bao gồm tài liệu giấy, tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn. Nếu theo góc độ giá trị pháp lý thì thành phần tài liệu bao gồm bản gốc, bản chính, bản sao.
Hiện nay một số cơ quan đã ban hành được danh mục thành phần tài liệu trong hồ sơ, từ đó tạo ra được khung chuẩn cho việc tập hợp văn bản, tài liệu theo hồ sơ
1.5.4.3. Chuẩn hố cơng cụ lập hồ sơ
Danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Về mẫu Danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, tuy nhiên về nội dung danh mục hồ sơ cũng đang có những cách triển khai khác nhau, hầu hết các cơ quan xây dựng danh mục gồm các tiêu đề hồ sơ nhưng một số cơ quan khác lại xây dựng, ban hành danh mục gồm cả thành phần tài liệu trong từng hồ sơ.
Ngoài lập hồ sơ truyền thống hiện nay cịn có các phần mềm có tính năng hỗ trợ lập hồ sơ điện tử. Thực tế cho thấy các phần mềm do nhiều đơn vị cung cấp nên khơng có sự thống nhất. Vấn đề này sẽ được giải quyết khi các cơ quan thực hiện đúng quy định tại Phụ lục VI. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Đối với công cụ xác định giá trị tài liệu phục vụ cho việc ghi thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cần ban hành thêm các bảng thời hạn bảo quản, tạo điều kiện cho các ngành, lĩnh vực xác định thời hạn bảo quản chính xác và thống nhất.
Tiểu kết Chương 1
Trong Chương 1, chúng tôi đã đề cập đến những vấn đề chung về hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ nhằm phân tích, làm rõ những khái niệm liên quan, yêu cầu, trách nhiệm và quy trình lập hồ sơ cơng việc. Tuy nhiên, chuẩn hoá hồ sơ là một vấn đề mới, chưa được triển khai thực hiện phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Việc tìm hiểu về căn cứ chuẩn hố, mục đích, vai trị, u cầu và nội dung của chuẩn hoá hồ sơ là căn cứ để chúng tôi nghiên cứu thực trạng, đánh giá ưu điểm, hạn chế và tìm ra những nguyên nhân của ưu điểm và hạn chế trong công tác lập hồ sơ của Trường Đại học Nội vụ. Từ đó, chúng tơi xây dựng giải pháp chuẩn hoá việc lập hồ sơ công việc tại Trường Đại học Nội vụ.
Chương 2:
THỰC TRẠNG CHUẨN HỐ HỒ SƠ CƠNG VIỆC