9. Kết cấu của đề tài
1.4.3. Quy trình và phương pháp lập hồ sơ công việc
1.5.2. Mục đích và vai trị của việc chuẩn hố hồ sơ
1.5.2.1. Đảm bảo việc lập hồ sơ có căn cứ, cơ sở và thống nhất theo những nguyên tắc, yêu cầu đã được xác định
Trách nhiệm lập hồ sơ được quy định cho ngay từ Nghị định 142-CP năm 1963 ban hành Điều lệ về công tác công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ cũng như các văn bản pháp lý sau này quy định về công tác văn thư và công tác lưu trữ.18 Thực hiện quy định này trong những năm qua, các cá nhân được giao theo dõi, giải quyết công việc đã lập hồ sơ. Tuy nhiên về chất lượng hồ sơ lập ra không phải đồng đều ở mọi cơ quan, tổ chức. Tình trạng tài liệu bó gói hoặc hồ sơ đã lập khơng đạt yêu cầu vẫn tồn tại, dẫn tới khi nộp vào lưu trữ phải thực hiện chỉnh lý, trong đó có chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ. Việc đưa ra những yêu cầu đối với hồ sơ, lập hồ sơ là điều kiện để khắc phục và giải quyết tình trạng hồ sơ lập ra
khơng đạt u cầu.
Trong quy trình lập hồ sơ có một số nội dung nghiệp vụ mà việc thực hiện trong thực tế chưa có sự thống nhất. Cụ thể ở nội dung đánh số tờ, viết bìa hồ sơ, ghi mục lục văn bản, ghi thời hạn bảo quản, viết chứng từ kết thúc. Có nhiều nguyên nhân của tình trạng này, trong đó có sự thống nhất trong các văn bản trước đây. Chẳng hạn quy định về đánh số tờ, công văn 283/VTLTNN-NVTW hướng dẫn việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên). Cũng về nội dung này trong Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN quy định Bước 11. Biên mục hồ sơ
- Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số tờ vào trường số 10 của phiếu tin
- Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn - Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc
Hiện nay nội dung này đã được thống nhất tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP " Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả các hồ sơ"
Bìa hồ sơ ban hành theo Quyết định 1687/QĐ-BKHCN cũng thống nhất về nội dung viết mục lục văn bản so với mẫu bìa theo TCN trước đây.
Các bảng THBQ hồ sơ, tài liệu đặc biệt là bảng THBQ quy định thời hạn bảo quản tài liệu chun mơn nghiệp vụ của ngành đã góp phần giúp cho việc đánh giá giá trị tài liệu, định thời hạn bảo quản cho hồ sơ chính xác, thống nhất.
1.5.2.2.Làm căn cứ thống nhất cho công tác kiểm tra, đánh giá kết quả lập hồ sơ
Lập hồ sơ trong những năm gần đây đã được nhiều cơ quan, tổ chức lựa chọn là tiêu chí đánh giá kết quả làm việc của cán bộ viên chức, nhân viên. Tuy nhiên việc chỉ quy định trách nhiệm lập hồ sơ trong quá trình giải quyết hoặc theo dõi giải quyết mà khơng có sự chuẩn hố đối với hồ sơ dẫn tới có những hồ sơ lập ra mang tính hình thức, chỉ là những tập văn bản, tài liệu .5.để trong bìa hồ sơ. Vì
vậy chuẩn hố hồ sơ, nhất là chuẩn hoá thành phần tài liệu trong hồ sơ sẽ là căn cứ để kiểm tra, đánh giá chất lượng của hồ sơ được lập.
1.5.2.3.Giúp cơ quan, tổ chức tiết kiệm thời gian, công sức, tiền của
Theo quy định thì lưu trữ cơ quan trước khi thu hồ sơ vào lưu trữ sẽ kiểm tra hồ sơ do các đơn vị chuẩn bị giao nộp, nếu hồ sơ không đạt yêu cầu sẽ không tiếp nhận vào lưu trữ, do đó các đơn vị sẽ phải chỉ đạo việc lập lại hồ sơ. Điều này gây mất thời gian, gây lãng phí văn phịng phẩm vì lập hồ sơ khơng chính xác sẽ phải thay thế bìa hồ sơ. Mặt khác việc phải làm đi làm lại cũng gây tâm lý không thoải mái với cán bộ chun mơn.
Ngồi ra, nếu ở giai đoạn văn thư việc lập hồ sơ được thực hiện tốt, điều này sẽ giúp cho cơ quan giảm được kinh phí trong chỉnh lý tài liệu vì chỉnh lý trong trường hợp tài liệu rời lẻ, bó gói sẽ phức tạp và tốn kém hơn nhiều so với trường hợp chỉnh lý tài liệu đã được hồ sơ. Việc xem xét, điều chỉnh đối với trường hợp thành phần tài liệu trong hồ sơ không chuẩn xác, không thống nhất cũng làm mất nhiều thời gian và chất lượng hồ sơ do lưu trữ chỉnh sửa, hồn thiện khó có thể đảm bảo tính khách quan, chính xác như hồ sơ do cán bộ chun mơn lập ra.