NGHIÊN CỨU Nâng cao hiệu kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn doanh nghiệp Nguyễn Thu Hằng Nguyễn Thị Minh Hằng Trường Đại học Kinh tế Quản trị kinh doanh, Đại học Thái Nguyên Kiểm soát nội giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu nguồn lực kinh tế đơn vị, góp phần hạn chế tối đa rủi ro trình hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao lực cạnh tranh doanh nghiệp Trong đó, cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn khâu kiểm soát cần trọng quan tâm hàng đầu Bởi khâu trình hoạt động kinh doanh, thực bước kiểm soát ban đầu chuỗi hoạt động kiểm soát liên quan đến trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp cung cấp thông tin hạch toán ban đầu cho hoạt động kinh tế đơn vị Những vấn đê chung chu trình mua hàng toán doanh nghiệp Mua hàng tốn chu trình quan trọng đa số doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp thương mại sản xuất Sự hữu hiệu hiệu chu trình này, ví dụ đơn vị mua hàng kịp thời với giá hợp lý, không bị tổn thất tài sản, hay chi trả nợ hạn cho nhà cung cấp có ảnh hưởng lớn đến hiệu hoạt động đơn vị Chu trình khâu trình sản xuất kinh doanh, có ảnh hưởng quan trọng đến nhiều chu trình khác mang đặc điểm riêng biệt khiến đơn vị cần phải quan tâm Cụ thể là: - Chu trình mua hàng tốn trải qua nhiều khâu, liên quan đến hầu hết chu trình nghiệp vụ khác, liên quan đến nhiều tài sản nhạy cảm hàng tồn kho, tiền, nên dễ bị chiếm dụng xảy thất thốt, lãng phí - Hàng tồn kho thường khoản mục chiếm tỷ trọng lớn tổng tài sản đơn vị Hàng tồn kho bao gồm nhiều chủng loại, phong phú với số lượng lớn, nhập xuất liên tục, tồn trữ nhiều địa điểm liên quan đến nhiều hoạt động khác hoạt động sản xuất, bán hàng, Xuất phát từ đặc điểm trên, việc kiểm sốt chặt chẽ chu trình mua hàng, tơn trữ trả tiền nhiệm vụ trọng tâm hệ thống kiểm soát nội đơn vị Chu trình mua hàng tốn thực tế thường bao gồm bước công việc sau đây: Đề nghị mua hàng, xét duyệt mua hàng, chọn nhà cung cấp, đặt hàng, nhận hàng, nhập kho cuối theo dõi nợ phải trả chi trả tiền hàng 94 Kinh tế Châu Ả - Thái Bình Dương (Tháng 3/ 2022) Rủi ro tiêm tàng thù tục kiểm sốt chung chu trình mua hàng -'thanh toán doanh nghiệp Rủi ro thường gặp chu trình mua hàng tốn doanh nghiệp gian lận.Gian lận chu trình mua hàng tốn loại gian lận dễ xảy hệ thống kiểm soát nội yếu Dưới số rủi ro thường gặp chu trình mua hàng tốn: Rủi ro nhận hàng: Nhận hàng không quy cách, chất lượng, số lượng hàng đặt; Nhận biển thủ hàng khơng nhập kho Thanh tốn khống: Nhân viên nộp chứng từ mua hàng giả mạo để yêu cầu đơn vị toán Loại gian lận thường tinh vi khó phát có thơng đồng với đơn vị bên ngồi, thơng thường đơn vị bên ngồi nhân viên thực gian lận người thân, quen biết người lập Chọn nhà cung cấp với giá không hợp lý: Đây thường hành vi thông đồng nhân viên đơn vị (người có thẩm quyền phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp, duyệt giá mua, duyệt tốn, cấp thấp nhân viên tổng hợp hồ sơ dự thầu, nhân viên chuẩn bị hồ sơ toán, người phụ trách đề xuất mua hàng ) với nhà cung cấp nhằm mục đích thu lợi ích ca nhân từ việc mua hàng Thanh toán sai: Ghi nhận sai thông tin nhà cung cấp tên, thời hạn toán, thời hạn hưởng chiết khấu; Ghi chép hàng mua nợ phải trả sai số tiền, ghi trùng, ghi sót hóa đơn Thủ tục kiểm soát bước kiểm soát biện pháp kiểm soát ban lãnh đạo đơn vị thiết lập đạo thực đơn vị nhằm đạt Asia - Pacific Economic Review RESEARCH mục tiêu quản lý cụ thể Thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn bao gồm thủ tục kiểm soát chung thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn Các thủ tục kiểm soát chung cho chu trình bao gồm: Phân chia trách nhiệm đầy đủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Việc phân chia trách nhiệm đầy đủ thực nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhằm hạn chế xảy sai sót, gian lận việc cá nhân hay phận đảm nhiệm nhiều chức nghiệp vụ dẫn đến họ lạm dụng đánh cắp tài sản đơn vị Chẳng hạn nhân viên mua hàng đồng thời nhận hàng thực gian lận cách đặt hàng để sử dụng cho mục đích cá nhân nộp hóa đơn để toán khoản mua hàng khống Trong doanh nghiệp cần có phân chia cơng việc rõ ràng phòng ban để tránh sai phạm xảy điều giúp hệ thống kiểm sốt nội có hiệu Để phân chia trách nhiệm đầy đủ cách tổng quát, đơn vị cần tách biệt chức sau: Mua hàng, xét duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, nhận hàng, bảo quản ghi sổ kế toán Kiểm soát q trình xử lý thơng tin: Kiếm sốt chung: Đơn vị cần kiểm sốt đối tượng sử dụng thơng qua việc phân quyền, nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật riêng truy cập giới hạn cơng việc mình, đồng thời thiết lập mật để đối tượng bên ngồi khơng thể truy cập trái phép vào hệ thống Kiểm soát ứng dụng: Bộ phận kiểm soát nội cần kiểm tra, kiểm sốt tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ; kiểm tra phê duyệt chứng từ Kiểm soát chứng từ sổ sách: Thủ tục kiểm soát thơng dụng là: Việc xét duyệt nhằm kiểm sốt việc mua hàng, chọn lựa nhà cung cấp, việc chi trả kiểm soát tài sản đơn vị tiền hàng hóa Nhà quản lý ủy quyền cho cấp xét duyệt vấn đề thơng qua việc xây dựng ban hành sách Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Đặc điểm thủ tục người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra Thí dụ nhân viên khác tiến hành đối chiếu số lượng hàng thực nhận với số lượng ghi báo cáo nhận hàng hay phiếu nhập kho Thủ tục nhằm nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ cá nhân, phận đơn vị Một sô' giải pháp nhằm nâng cao hiệu kiểm* sốt nội bọ chu trình mua hấng tốn trơng 'doanh nghiệp - Hồn thiện mơi trường kiểm sốt: Một mơi trường kiểm sốt tốt tảng cho hoạt động hữu hiệu hệ thống KSNB Vì vậy, thân nhà quản lý phải thực quan tâm đến hệ thống kiểm soát nội làm gương việc tuân thủ quy định doanh nghiệp Để hệ thống kiểm soát nội đơn vị hoạt động hiệu cần thiết phải thành lập Bộ phận Kiểm soát nội Để thực hiệu nhiệm vụ phận cần hoạt động độc lập phải chịu đạo trực thuộc Ban lãnh đạo cao đơn vị - Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn: Hệ thống thơng tin kế tốn phận quan trọng mang tính chất định đến chất lượng thơng tin đơn vị Hệ thống thơng tin kế tốn, xét mặt quy trình bao gồm ba phận: Chứng từ, sổ sách báo cáo Bên cạnh đó, cơng ty cần xây dựng hồn thiện hệ thống truyền thơng bên lẫn bên ngồi - Đánh số thứ tự liên tục trước sử dụng Ngồi hệ thống thơng tin kế tốn tài chính, cơng chứng từ, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, ty cần thiết lập hệ thống thơng tin kế tốn quản trị - Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh số tham thông qua việc theo dõi xử lý thông tin thực chiếu để dễ kiểm tra cần thiết lập báo cáo kế toán quản trị để cung cấp - Phiếu nhập kho phải lập sở đơn đầy đủ thông tin phục vụ cho việc đặt hàng, hóa đơn mua hàng biên nhận hàng định nhà quản lý xác, kịp thời hoăc phiếu nhập kho - Hoàn thiện thủ tục kiểm soát: Kiểm soát - Ghi nhận kịp thời khoản nợ phải trả trình mua hàng: Để đảm bảo cho q trình lưu khoản tốn thơng hàng hoá tiến hành liên tục mang lại ủy quyền xét duyệt: Các giấy đề nghị mua hiệu cao, đơn vị cần tổ chức tốt trình mua hàng, đơn đặt hàng, giấy đề nghị tốn cần hàng Q trình bao gồm bước cơng việc người có thẩm quyền xét duyệt Mọi nghiệp vụ như: Yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng, lựa liên quan đến trình mua hàng phải ký chọn nhà cung cấp, đặt hàng xác nhận cam kết xét duyệt phận liên quan như: Giám đốc, mua hàng trưởng phòng sản xuất, kế tốn trưởng, Mọi chứng Kiểm sốt q trình nhận hàng: Để kiểm soát tốt, từ liên quan đến nghiệp vụ toán khoản nợ nhân viên nhận hàng không thuộc phận đặt cho người bán phải thông qua Giám hàng; Khi nhận hàng, nhân viên nhận hàng cần lập đốc, Kế toán trưởng xem xét ký duyệt Xem tiêp trang 49 Kinh tế Châu Á - Thái Bình Dương (Tháng 3/ 2022) 95 ...mục tiêu quản lý cụ thể Thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn bao gồm thủ tục kiểm soát chung thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn Các thủ tục kiểm sốt chung cho chu trình bao gồm:... quy trình nghiệp vụ cá nhân, phận đơn vị Một sô' giải pháp nhằm nâng cao hiệu kiểm* soát nội bọ chu trình mua hấng tốn trơng 'doanh nghiệp - Hồn thiện mơi trường kiểm sốt: Một mơi trường kiểm soát. .. trái phép vào hệ thống Kiểm soát ứng dụng: Bộ phận kiểm soát nội cần kiểm tra, kiểm sốt tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ; kiểm tra phê duyệt chứng từ Kiểm soát chứng từ sổ sách: Thủ tục kiểm sốt