Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại công ty tnhh tm hoàng cương

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN NHẬN XÉT CỦA CƠNG TY TNHH TM HỒNG CƯƠNG LỜI CẢM ƠN Với nỗ lực thân sau thời gian dài tìm tịi nghiên cứu tơi hồn thành xong khóa luận mình, để có ngày hôm xin trân trọng cảm ơn: Thạc Sĩ Nguyễn Phước Bảo Ấn – giáo viên hướng dẫn Thầy dành nhiều thời gian quý báo để hướng dẫn tơi hịan thành khóa luận cách tốt Qúy thầy cô trường Đại học Kinh Tế tận tình dạy dỗ, trang bị cho kiến thức cần thiết suốt bốn năm học vừa qua Ban lãnh đạo công ty TNHH TM Hoàng Cương anh chị phịng kế tốn giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho tiếp xúc công việc thực tế, học hỏi kinh nghiệm, thu thập tài liệu cần thiết Một lần xin cám ơn với tất lịng trân trọng kính u Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng Sinh viên thực Phạm Thùy Ngọc Nhựt năm 2008 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CƠNG TY TNHH TM HỒNG CƯƠNG 1.1– Q trình hình thành phát triển cơng ty TNHH TM Hồng Cương 1.2 – Sơ lược q trình hoạt động phát triển 1.3 – Tổ chức máy nhiệm vụ, chức phận, phòng ban 1.3.1– Sơ đồ tổ chức máy cơng ty TNHH TM Hồng Cương .4 1.3.2 – Nhiệm vụ, chức phận 1.4 – Cơ cấu máy kế toán 1.4.1 – Cơ cấu máy nhiệm vụ phần hành máy kế toán 1.4.2 – Chính sách kế tốn chu trình bán hàng 1.5 – Tiêu chí hoạt động cơng ty tương lai .9 1.5.1 – Năng lực quy mô tổ chức 1.5.2 – Định hướng tương lai 10 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1 – Khái quát hệ thống kiểm soát nội 11 2.1.1 – Định nghĩa .11 2.1.2 – Các phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội 11 2.1.3 – Hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội .16 2.2 – Các hoạt động chu trình bán hàng chế kiểm soát 16 2.2.1 – Các hoạt động chu trình bán hàng ….16 2.2.1.1 – Xử lý đơn đặt hàng khách hàng 16 2.2.1.2 – Giao hàng 17 2.2.1.3 – Lập hóa đơn ghi nhận doanh thu 17 2.2.1.4 – Thu tiền 17 2.2.1.5 – Ghi nhận khoản doanh thu bị trả lại hay giảm giá 17 2.2.1.6 – Xóa sổ khoản phải thu khơng thu hồi 17 2.2.1.7 – Dự phịng nợ khó địi 17 2.2.2 – Luân chuyển chứng từ nghiệp vụ chu trình bán hàng 18 2.2.2.1 – Bán hàng thu tiền .18 2.2.2.2 – Bán hàng trả chậm 21 2.2.2.3 - Thu tiền bán hàng trả chậm tiền mặt 23 2.2.2.4 – Hàng bán bị trả lại .24 2.2.2.5 – Giảm giá hàng bán 27 2.2.3 – Báo cáo chu trình bán hàng 28 2.2.4 – Mục tiêu kiểm sốt chu trình bán hàng 29 2.2.5 – Các rủi ro thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng 29 2.2.5.1 – Các rủi ro chu trình bán hàng .29 2.2.5.2 – Các thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng 30 CHƯƠNG 3: KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH TM HỒNG CƯƠNG 3.1 – Sản phẩm, dịch vụ yêu cầu thơng tin chu trình bán hàng cơng ty Hoàng Cương 33 3.1.1 – Sản phẩm dịch vụ 33 3.1.1.1 – Sản phẩm .33 3.1.1.2 – Dịch vụ 33 3.1.2 – u cầu thơng tin chu trình bán hàng công ty .34 3.2 – Danh mục đối tượng quản lý chi tiết danh mục chứng từ sử dụng chu trình bán hàng cơng ty Hồng Cương 35 3.2.1 – Danh mục đối tượng quản lý chi tiết 35 3.2.2 – Danh mục chứng từ sử dụng chu trình bán hàng cơng ty 36 3.2.3 – Mẫu số chứng từ sử dụng .38 3.3 – Đặc điểm phần mềm Smartshop chu trình bán hàng 40 3.4 – Luân chuyển chứng từ nghiệp vụ chu trình bán hàng cơng ty Hồng Cương 41 3.4.1 – Bán hàng thu tiền 41 3.4.2 – Bán hàng trả chậm thu tiền hàng .44 3.4.3 – Hàng nhận ký gửi 47 3.4.4 – Hàng bán bị trả lại 48 3.5 – Kiểm soát chu trình bán hàng cơng ty TNHH TM Hồng Cương 49 3.5.1 – Rủi ro chu trình bán hàng cơng ty TNHH TM Hồng Cương 49 3.5.2 – Các thủ tục kiểm soát chung áp dụng chu trình bán hàng cơng ty Hồng Cương .50 3.5.3 – Các thủ tục kiểm soát áp dụng hoạt động 51 3.5.3.1 – Hoạt động lập phiếu giao hàng giao hàng 51 3.5.3.2 – Hoạt động lập hóa đơn 57 3.5.3.3 – Hoạt động thu tiền .59 3.5.3.4 – Hoạt động nhận hàng ký gửi toán tiền hàng 61 3.5.3.5 – Kiểm soát kết xuất 61 CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ 4.1 – Nhận xét 67 4.1.1 – Thuận lợi 67 4.1.2 – Khó khăn 67 4.1.3 – Các thủ tục kiểm soát 68 4.1.4 – Phần mềm 69 4.1.5 – Chứng từ trình tự luân chuyển 70 4.2 – Kiến nghị 71 4.2.1 – Thủ tục kiểm soát .71 4.2.2 – Phần mềm 72 4.2.3 – Chứng từ trình tự luân chuyển 73 KẾT LUẬN 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO  Đặng Kim Cương, Phạm Văn Dược (2000), Kiểm toán, NXB Thống Kê  Th.S Phan Trung Kiên (2006), Kiểm toán lý thuyết thực hành, NXB Tài Chính  (2006), Chế độ kế tốn Việt Nam, NXB Lao Đơng-Xã Hội  (2006), Kế tốn tài chính, NXB Thống Kê  (2007), Kiểm toán, NXB Lao Động Xã Hội CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QT VỀ CƠNG TY TNHH TM HỒNG CƯƠNG CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHƯƠNG 3: KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH TM HỒNG CƯƠNG CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT - KIẾN NGHỊ LỜI MỞ ĐẦU Như biết mua bán hàng hóa, dịch vụ hai hoạt động kinh doanh yếu cơng ty thương mại, đặc biệt chu trình bán hàng phản ánh hiệu hoạt động kinh doanh sử dụng vốn đơn vị Vì việc kế tốn ghi nhận phản ánh thơng tin có liên quan xảy chu trình đóng vai trị vơ quan trọng cho nhà quản trị việc theo dõi, đánh giá kiểm sốt tình hình hoạt động kinh doanh diễn cơng ty Tuy nhiên để cung cấp đảm bảo hợp lý thông tin kế tốn trung thực, xác, tài sản bảo quản chặt chẽ, quy định yêu cầu tuân thủ, công ty hoạt động hữu hiệu hiệu quả, việc xây dựng nên hệ thống kiểm  Báo cáo doanh số bán hàng, lãi lỗ: cung cấp thông tin số lượng, giá bán giá vốn mặt hàng theo dõi chi tiết ngày, chứng từ theo nhân viên bán hàng  Nhật ký nhân viên kinh doanh (thông tin doanh thu bán hàng theo nhân viên bán hàng)  Báo cáo hàng bán theo khách hàng  Báo cáo hàng bán  Báo cáo doanh số bán theo khách hàng  Báo cáo tiền mặt thu (thông tin tổng số tiền thu theo chứng từ, ngày, khách hàng)  Báo cáo doanh số hàng ngày + Mục đích: thơng báo, thống kê cho nhân viên bán hàng trưởng ngành biết doanh số bán theo nhân viên ngành hàng ngày Căn vào để xếp hạng nhân viên bán hàng, tính lương, thưởng….cuối tháng, đồng thời giúp trưởng ngành biết doanh số đạt để lên kế hoạch, đốc thúc nhân viên bán hàng tích cực bán hàng nhằm đạt mục tiêu doanh số đề + Mẫu báo cáo: BÁO CÁO DOANH SỐ NGÀY 18/8/2007 STT … 16 17 … TÊN NHÂN VIÊN ĐIỆN LẠNH + GIA DỤNG NGOC MAI BAO DOANH …… TỔNG CỘNG ĐIỆN TỬ THIEN QUOC VAN MINH …… TỔNG CỘNG TỔNG KẾT TRONG NGÀY THÁNG 08 SỐ LƯỢNG DOANH SỐ … 50 10,500,000 1,920,000 … 100,200,000 … 30 5,380,000 18,480,000 … 80,900,000 80 181,100,000  Báo cáo theo dõi hàng điểm số lượng bán hàng tháng + Mục đích: thơng báo, thống kê số lượng bán, doanh số, lãi nhân viên, ngành hàng đạt tháng, đồng thời xếp hạng nhân viên theo khoản mục doanh số lãi,…để từ đưa sách bậc lương, tiền lương, thưởng tương ứng cho nhân viên Ngoài sở so sánh với doanh số, lãi đạt tháng trước, ban quản lý xác định, điều chỉnh mức lãi, giá bán hàng tháng sau cho phù hợp không tình trạng bán hàng số lượng lãi nhiều, giá bán cao làm ảnh hưởng đến công ty khách, đưa chiến lược đẩy mạnh doanh số + Mẫu báo cáo: BÁO CÁO THEO DÕI HÀNG ĐIỂM + SỐ LƯỢNG BÁN HÀNG THÁNG 08/2007 NGÀNH ĐIỆN LẠNH + GIA DỤNG (01/08/07 ĐẾN 31/08/07) BẬC LƯƠNG A NHÂN VIÊN NGOC MAI … … THỬ VIỆC B BAO DOANH HOANG NAM D C N HOA H.DAO SỐ LƯỢNG 100 … 271 102 269 107 XẾP HẠNG … DOANH SỐ 260,691,000 … 55,811,000 170,856,000 70,790,500 175,816,000 XẾP HẠNG … LÃI 36,442,000 …… 10,948,000 30,664,000 14,868,500 22,693,000 XẾP HẠNG …… LÃI THỰC HIỆN C … THỬ VIỆC C THỬ VIỆC D NGÀNH ĐIỆN LẠNH + ĐIỆN TỬ (01/08/07 ĐẾN 31/08/07) (Tương tự bảng trên) Doanh số Lãi Ngành điện tử 1.500.000.000 150.000.000 Ngành điện lạnh 2.100.000.000 315.000.000 Ngành gia dụng 900.000.000 135.000.000 b) Thủ tục kiểm soát: + Các báo cáo thiết kế phù hợp nhu cầu thông tin cấp có liên quan + Kiểm tra, đối chiếu tổng số tiền thu được phần mềm với tổng số tiền tính phiếu thu phiếu giao hàng + Chỉ có báo cáo doanh số hàng ngày thông báo cho nhân viên bán hàng biết để họ kiểm tra lại xem có sai sót so với doanh số mà bán hay khơng Còn lại báo cáo khác cung cấp cho người có thẩm quyền Đặc biệt thông tin quan trọng phải bảo mật tuyệt đối + Các báo cáo, chứng từ quan trọng có chữ ký thật giám đốc sau sử dụng hủy xé bỏ, không để lọt cho người khơng có thẩm quyền biết + Con dấu công ty dấu chữ ký giám đốc quản lý chặt chẽ, hạn chế tiếp cận nhằm ngăn chặn tình trạng sử dụng để đóng dấu chứng từ, báo cáo chưa duyệt 4.1 – Nhận xét 4.1.1 – Thuận lợi Cùng với phát triển không ngừng xã hội, đặc biệt giai đoạn mở cửa hội nhập với nước giới, mặt sống người dân dần cải thiện Nhu cầu vật chất thỏa mãn sống người tiêu dùng ngày nâng cao Do nắm bắt điều nên hàng loạt sản phẩm có kiểu dáng thu hút, tính năng, chất lượng tốt đời, đem đến cho khách hàng nhiều hội so sánh, lựa chọn sản phẩm phù hợp với Chính điều làm cho thị trường hàng kim khí điện máy động, lại sôi nhộn nhịp mức cung mức cầu ngày gia tăng Cho nên nói lĩnh vực kinh doanh có tiềm nhiều hội phát triển tương lai Hiện nay, công ty hoạt động chủ yếu cửa hàng trưng bày nằm vị trí bắt mắt thu hút ý người tiêu dùng Mặt rộng lớn với diện tích 249,84m hồn tồn tận dụng để trưng bày sản phẩm cơng ty Tồn cửa hàng chia làm khu vực, để trưng bày mặt hàng điện lạnh điện gia dụng chiếm 60% diện tích, 40% cịn lại dùng để trưng bày hàng điện tử Ngồi ra, cơng ty cịn có nhà kho dùng để chứa hàng điện tử điện lạnh Mỗi kho có diện tích tương đối rộng rãi có khả chứa số lượng hàng lớn Tuy nhiên, tương lai công ty dự định mở rộng quy mô nhà kho để chứa thêm nhiều hàng Bên cạnh đó, công ty sở hữu xe với trọng tải dùng để giao mặt hàng lớn hay số lượng nhiều Đối với sản phẩm tương đối nhỏ, cơng ty có phương tiện để giao hàng đến tận nhà cho khách Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, động, tận tụy phục vụ khách hàng mạnh giúp công ty không ngừng phát triển Ngoài ra, quan tâm ban lãnh đạo nhân viên, tạo điều kiện để họ phát huy khả tạo nên khơng khí làm việc vui vẻ, đồn kết người công ty Với mạnh vậy, cơng ty bước khẳng định vị trí thị trường khu vực Ngày có nhiều khách hàng tín nhiệm chọn sản phẩm công ty để phục vụ cho nhu cầu thân gia đình 4.1.2 – Khó khăn Là doanh nghiệp thành lập chưa nên cơng ty gặp khơng khó khăn Trước hết, bỡ ngỡ xâm nhập thị trường mới, cơng ty phải đối phó với thách thức đối thủ cạnh tranh có tiềng thị trường Bên cạnh đó, cơng ty cịn gặp nhiều trở ngại từ cơng ty thành lập sau có nguồn lực mạnh nhiều Các đối thủ khu vực đưa chiến lược marketing hiệu nhằm thu hút khách hàng cơng ty Ngồi ra, tập hợp đội ngũ nhân viên đáp ứng đầy đủ yêu cầu thiết yếu công tác bán hàng quản lý kinh doanh Nhưng thường xuyên có xáo trộn nhân nên mục tiêu tổ chức công tác huấn luyện, đào tạo, nâng cao kỹ trình độ nhân viên cơng ty chưa thật hồn thiện 4.1.3 – Các thủ tục kiểm sốt Nhìn chung, ý thức tầm quan trọng hệ thống kiểm soát nội kiểm soát hoạt động kinh doanh, đặc biệt chu trình bán hàng, nhằm ngăn chặn, hạn chế nguy cơ, rủi ro có khả xảy gây mát, thiệt hại tài sản, ảnh hưởng đến tính xác thơng tin mục tiêu công ty, nên ban quản lý đưa thủ tục, quy định kiểm soát chặt chẽ áp dụng hoạt động chu trình Và cơng ty thực kiểm soát tốt vấn đề sau: + Có phân chia, xác định nhiệm vụ, quy định trách nhiệm rõ ràng phận, phòng ban có hợp tác đồng với + Ln có kiểm tra, giám sát người có thẩm quyền hoạt động nhân viên cấp đảm bảo nhân viên tuân thủ quy định làm việc quyền hạn cho phép + Có kiểm tra, xét duyệt giám đốc kế toán trưởng trường hợp chi trả tiền, đề xuất toán nhằm ngăn chặn tình trạng chi tiền khơng hợp lý + Hạn chế tối đa sai sót xảy phiếu giao hàng + Kiểm soát tốt việc xuất mặt hàng số lượng hàng giao cho khách có kiểm tra, đối chiếu lại thủ kho bảo vệ + Có chế độ theo dõi, kiểm tra, đảm bảo hàng giao hẹn, thời gian giao hàng + Tiền quỹ bảo quản chặt chẽ, kiểm tra, đối chiếu hàng ngày nên hạn chế mát tài sản + Kiểm sốt tốt tình trạng, lượng hàng tồn kho kiểm kê kho đối chiếu định kỳ, hàng ngày + Có kế hoạch theo dõi chặc chẽ khoản nợ phải thu, tiền hành địi nợ, hạn chế tối đa tình trạng để nợ q hạn lâu ngày + Ln có kiểm tra lại thông tin liên quan với khách hàng nên đảm bảo tốt việc lập hóa đơn xác + Cung cấp đầy đủ báo cáo cần thiết theo nhu cầu cho người có liên quan đảm bảo việc bảo quản lưu trữ phục hồi liệu Tuy nhiên bên cạnh cịn tồn vài thiếu sót, mà điều khơng để ý đến làm suy giảm tính chặt chẽ hiệu thủ tục kiểm soát: + Chưa thực tốt việc cung cấp đầy đủ thông tin yêu cầu chứng từ Tuy phiếu giao hàng, phiếu lắp đặt, có yêu cầu ghi nhận chữ ký khách hàng, số trường hợp nhân viên giao hàng sau giao hàng thu tiền khách quên không đưa cho khách ký tên ghi nhận số tiền trả, nên khơng cung cấp đầy đủ chứng chắn khách nhận hàng hoàn toàn hài lịng tình trạng chất lượng hàng hóa thời điểm chuyển giao: - Nếu sau khách hàng nói chưa nhận hàng phiếu khơng có chữ ký người nhận khơng có sở chứng minh hàng chuyển giao nên sau cơng ty phải xuất tiếp hàng chuyển cho khách, điều làm cho doanh thu, lợi nhuận uy tín cơng ty bị ảnh hưởng - Hoặc nhân viên giao hàng thu tiền khách chiếm dụng khơng nộp lại cho thu ngân, phiếu khơng có chữ ký xác nhận khách hàng nên ghi nợ cho khách đòi tiền khách tốn Do khơng có chứng xác đáng chứng minh nhân viên giao hàng hay khách hàng nên trước tìm thật xử lý nhân viên giao hàng phần làm cho khách hàng khơng hài lịng làm suy giảm uy tín cơng ty + Thiếu u cầu thơng tin xác nhận người giao hàng biên nhận Việc yêu cầu người lập phiếu (thủ kho) ký tên biên nhận, mà khơng có kiểm tra, đối chiếu, ký xác nhận lại người có liên quan (người giao hàng) thời điểm phần làm giảm bớt tính chặt chẽ tính xác chứng từ trường hợp thủ kho ghi sai mã hàng số lượng hàng nhập + Công tác quản lý chi tiết hàng tồn kho chưa thật tốt Cơng ty có kho khơng có theo dõi chi tiết riêng biệt hàng tồn kho Đồng thời, hàng tồn quầy không giám sát chặt chẽ kiểm tra vào cuối tháng nên tình hình biến động kỳ không theo sát Thông tin chi tiết hàng tồn nơi không cập nhật thường xuyên xác gây khó khăn việc quản lý tốn thời gian khâu điều động quy trách nhiệm cho người có liên quan + Chưa kiểm sốt tốt việc lập hóa đơn cho khách hàng Đối với khách hàng không lấy hóa đơn dễ xảy tình trạng quên lập hóa đơn 4.1.4 – Phần mềm Có thể nói, phần mềm đóng vai trị quan trọng q trình hoạt động kinh doanh cơng ty Bởi khơng giúp ích cho kế tốn cơng tác ghi sổ, xử lý liệu mà cung cấp báo cáo cách nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng yêu cầu định quản lý công tác bán hàng doanh nghiệp Một số ưu điểm phần mềm đề cập đến như: + Giao diện thân thiện, tương đối dễ sử dụng + Phân quyền, xác lập mật khẩu, kiểm soát truy cập tốt cho người dùng phần hành Quy định có người ghi nghiệp vụ có quyền sửa đổi thơng tin nghiệp vụ + Có kiểm tra, báo cáo giới hạn lượng hàng tồn kho (báo cáo (-) mặt hàng xuất hết khơng có kho) + Kiểm sốt khơng cho cập nhật, sửa đổi chứng từ khóa sổ Chỉ người có thẩm quyền, biết mật có khả mở sổ chỉnh sữa liệu cần thiết + Có thể thiết kế thêm phần hành nghiệp vụ cần thiết Tùy biến hình tùy biến nhập liệu + Tự động lưu trữ liệu, có chế độ lưu dự phịng nên khơng sợ mát liệu máy chủ gặp vấn đề + Có hỗ trợ việc thiết kế chứng từ cần thiết cho nhu cầu công ty + Cung cấp báo cáo phù hợp nhu cầu kinh doanh doanh nghiệp Mặt khác, phần mềm cịn giai đoạn hồn thiện nên khơng khỏi có thiếu sót: + Tốc độ xử lý cịn chậm + Khơng kiểm tra tính đầy đủ chứng từ trường hợp nhập thông tin hóa đơn nhập xuất Cũng khơng kiểm tra kiểu liệu nhập số hóa đơn + Thiếu kiểm tra dấu số tiền nhập liệu in phiếu thu + Không cung cấp thông tin dấu vết kiểm toán + Khi thu nợ khách hàng, kế toán nhập liệu in phiếu thu Để giúp ích cho kế tốn việc ghi nhận số chứng từ bán hàng nợ khách hàng, phần mềm cung cấp danh sách chứng từ tương ứng kế toán việc lựa chọn số chứng từ thích hợp Tuy nhiên hệ thống cung cấp danh sách chứng từ không cung cấp thơng tin khác có liên quan số tiền cịn nợ chứng từ Và để đối chiếu xem tiền nợ cấn trừ chưa kế tốn phải vào phần hành báo cáo cơng nợ khách hàng báo cáo tiền mặt thu để kiểm tra Vì chứng từ ghi nhận kế toán chưa kiểm tra nên ghi nhận cấn trừ thêm lần nữa, sau lại xem lại xóa Điều gây tốn nhiều thời gian quên kiểm tra lại gây sai sót thơng tin + Khơng có quản lý chi tiết hàng tồn kho quầy 4.1.5 – Chứng từ trình tự luân chuyển Bên cạnh việc thiết kế chứng từ đơn giản, dễ hiểu, sử dụng cho nhiều cơng dụng khác nhau, chu trình ln chuyển chứng từ chu trình bán hàng tổ chức cách đơn giản, nhanh chóng, đáp ứng u cầu thơng tin kiểm sốt cơng ty Tuy nhiên xem xét góc độ khác cịn số điểm mà ta cần phải khắc phục, chứng từ sử dụng lẫn thủ tục trình tự luân chuyển xử lý, để đơn giản bớt cơng việc thực mà thỏa mãn nhu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng, xác Một số vấn đề mà ta đề cập đến sau: + Chứng từ đóng vai trị quan trọng việc chứng minh tính chất pháp lý có thực nghiệp vụ Do thơng tin đề cập u cầu chứng từ phải xác, đầy đủ hợp lý nội dung nghiệp vụ lẫn người tham gia nghiệp vụ Ở cơng ty Hồng Cương, số chứng từ nội thiết kế cịn nhiều thiếu sót việc khai báo xác nhận người có liên quan Điển hình “Đề xuất duyệt chi”, đề nghị nên việc yêu cầu chữ ký “Người nhận” khơng hợp lý, cịn Biên nhận lại thiếu yêu cầu xác nhận người giao, việc có người ghi nhận ký chứng từ khơng minh chứng xác, đầy đủ hợp lý nghiệp vụ + Chu trình luân chuyển chứng từ ghi nhận nghiệp vụ xuất hàng nhận ký gửi trả cho nhà cung cấp xây dựng chưa khoa học phức tạp Việc ghi nhận doanh thu nợ phải thu khách hàng cho số hàng xuất trả trước ghi nhận vào nợ phải trả cho nhà cung cấp Sau lại xuất phiếu thu cho số nợ phải thu xuất phiếu chi cho số nợ phải trả để cấn trừ công nợ Những việc làm cho cơng việc kế tốn trở nên phức tạp, dư thừa, ta áp dụng chu trình cách hạch tốn khác đơn giản Mặt khác, việc biến nợ phải trả thành nợ phải thu nhà cung cấp thành khách hàng, dường làm tính xác hợp lý nghiệp vụ 4.2 – Kiến nghị Trên sở mặt cịn tồn phân tích để hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội nhằm đảm bảo thông tin cung cấp chu trình bán hàng xác, đầy đủ, tài sản bảo quản chặt chẽ công ty hoạt động cách hữu hiệu, hiệu quả, xin đưa số kiến nghị sau: 4.2.1 – Thủ tục kiểm soát + Sau giao hàng thu tiền khách phải yêu cầu khách hàng ký xác nhận ghi ý kiến Đồng thời chứng từ phiếu giao hàng, phiếu lắp đặt, phiếu thu phải có chữ ký khách hàng xem hợp lệ + Do khách hàng công ty khách lẻ toán tiền mặt nên dễ xảy trường hợp thu ngân nhận phải tiền giả Do cách tốt để ngăn chặn tình trạng nên kết hợp sử dụng máy kiểm tra tiền nhận tiền + Công ty nên hạn chế tình trạng tiền tồn quỹ nhiều dễ bị mát tổn thất có tình bất ngờ Do kế hoạch chi trả tiền hàng lập tuần nên cơng ty nên giữ quỹ số tiền dự tính vừa đủ cho kế hoạch nhu cầu thiết yếu phòng cho trường hợp chi trả tiền lập tức, số tiền lại nên gửi vào ngân hàng Việc không giúp cơng ty bảo quản tiền tốt mà cịn hưởng lãi suất tiền gửi + Trước giao hàng cho khách, nên kiểm tra kỹ hàng nhằm hạn chế tình trạng hàng giao bị hư hỏng, trầy xước Đồng thời quy trách nhiệm nhân viên giao hàng việc đảm bảo chất lượng mặt hàng trình vận chuyển giao hàng hẹn + Cuối ngày, nhân viên phụ trách quầy hàng nên kiểm tra, báo cáo lượng hàng tồn quầy, việc giúp kiểm sốt hàng tồn xác + Nên có phân chia theo dõi tình hình biến động hàng hóa kho riêng biệt nhập hàng xuất hàng bán Đồng thời quy trách nhiệm cho thủ kho việc đảm bảo chất lượng, số lượng hàng kho phụ trách Đồng thời, phiếu giao hàng biên nhận nên theo dõi thêm thông tin kho xuất, nhập có chữ ký xác nhận thủ kho + Đánh dấu chứng từ sau nhập liệu xử lý + Đối với phiếu giao hàng sau lập hóa đơn cho khách nên đánh dấu ghi nhận số hóa đơn có liên quan để dễ dàng việc đối chiếu, kiểm tra thông tin Trường hợp khách hàng khơng cần lấy hóa đơn phiếu giao hàng nên lưu giữ riêng sau lập hóa đơn xong phải ghi nhận đánh dấu phiếu khác + Để kiểm sốt tốt thời gian giao hàng nhân viên giao nhận Ta yêu cầu thêm thông tin ghi nhận chữ ký khách hàng phiếu giao hàng thời gian nhân viên giao nhận giao hàng cho khách Để kiểm chứng xem thơng tin có xác khơng trưởng phận giao nhận chọn mẫu số phiếu giao hàng gọi điện xác nhận với khách hàng Thủ tục không giúp cơng ty đánh giá chất lượng phục vụ, giao hàng hẹn mà cịn kiểm sốt, đánh giá thời gian, trách nhiệm nhân viên chi phí cho việc giao hàng + Khi nhập hàng ký gửi nên có đối chiếu hợp đồng ký gửi hàng trưng bày phiếu giao hàng Trên sở đó, thủ kho lập biên nhận cho nhập kho nhằm đảm bảo hàng nhập theo hợp đồng chủng loại số lượng + Kế tốn cần có đối chiếu lại phiếu giao hàng, biên nhận, hóa đơn với hợp đồng ký gửi hàng trưng bày trước ghi nhận nợ phải trả nhằm đảm bảo xác hàng nhập đơn giá bán theo hợp đồng + Trước xét duyệt đề xuất duyệt chi, chứng từ với biên xác nhận hàng tiêu thụ nên đưa cho kế toán kiểm tra lại Kế toán vào hợp đồng, hóa đơn, biên nhận thông tin số lượng hàng tiêu thụ chủng loại hàng để ký xác nhận thông tin lượng hàng bán mà trưởng ngành ghi nhận giá toán đề nghị phiếu đề xuất theo đơn giá bán hợp đồng Việc nhằm ngăn chặn tình trạng trưởng ngành ghi nhận sai thông tin hàng tiêu thụ tiền đề xuất 4.2.2 – Phần mềm + Kiểm sốt chặt dấu, khơng cho nhập số tiền âm in phiếu thu + Kiểm soát kiểu liệu nhập số hóa đơn nhập, xuất + Kiểm tra tính đầy đủ chứng từ nhập thơng tin hóa đơn xuất Báo lỗi, khơng cho lưu chứng từ bị thiếu thông tin yêu cầu hình nhập liệu + Cung cấp thơng tin dấu vết kiểm tốn lần truy cập phần mềm Ngồi ra, để kiểm sốt tốt nhân viên kế tốn nên lập cho mật tên truy cập riêng, giúp ích nhiều việc quy trách nhiệm người sai sót xảy vào thơng tin mà phần mềm cung cấp người, thời điểm truy cập thao tác thực phần mềm + Thiết kế thêm phần hành theo dõi chi tiết hàng tồn kho quầy + Khi kế toán lập in phiếu thu nợ khách hàng, bên cạnh thơng tin số chứng từ nợ, phần mềm nên cung cấp thêm số thơng tin khác có liên quan tổng số tiền nợ, số tiền toán, thời hạn toán,…Việc giúp cho kế tốn nhập liệu kiểm tra thêm lần số tiền thu số tiền cịn nợ nhằm đảm bảo tính hợp lý, khơng nhập sai Ngồi ra, việc phần mềm thơng báo lỗi kế toán nhập số tiền thu nhiều số tiền cịn nợ giúp ích nhiều việc đảm bảo tính xác chứng từ 4.2.3 – Chứng từ trình tự luân chuyển  Chứng từ: + Trên “Đơn xin duyệt chi” phải yêu cầu thông tin “ Người đề nghị” “Người nhận” + Trên biên nhận cần yêu cầu thêm thông tin chữ ký xác nhận người giao nhằm cung cấp chứng chắn lượng hàng giao, xác nhận xác tên hàng số lượng mà thủ kho ghi biên nhận + Cần thiết kế thêm chứng từ “Phiếu xuất trả hàng” dùng trường hợp xuất hàng trả cho nhà cung cấp, trưởng ngành lập Có thể thiết kế theo mẫu sau: Cty TNHH THƯƠNG MẠI PHIẾU XUẤT TRẢ HÀNG HOÀNG CƯƠNG 21 Quang Trung, P.10, Q.Gò Vấp, TP.HCM ĐT: (08)9894.070/071 – Fax: 9894183 Số:………… Xuất trả cho:……………………………………………………………………… Địa chỉ:…………………………………………………………………………… Tại kho:…………………………………………………………………………… Ngày trả hàng:……………………………………………………………………… TÊN HÀNGSỐ LƯỢNGĐƠN GIÁ Người nhận Thủ kho Ngày…tháng…năm 200…… Người lập phiếu Căn vào phiếu này, kế tốn lập hóa đơn trả lại hàng mua làm xuất kho hàng Khi xuất kho thủ kho phải ghi rõ lượng, chủng loại, tên hàng xuất kho xuất Phải có đầy đủ chữ ký thủ kho, người nhận trưởng ngành  Trình tự luân chuyển: + Do tính chất kinh doanh công ty, nên hàng xuất trả trường hợp nhận hàng ký gửi, không cần đợi xét duyệt nhà cung cấp Vì vậy, trưởng ngành sau kiểm tra xem mặt hàng xuất trả, lập “phiếu xuất trả hàng” làm liên, ký tên, sau chuyển cho kế tốn để lập “hóa đơn trả lại hàng mua” (3 liên) Khi nhà cung cấp đến nhận lại hàng ký tên vào liên hóa đơn, liên phiếu xuất trả hàng liên hóa đơn trả lại hàng mua chuyển xuống kho Thủ kho kiểm tra, đối chiếu, sau làm thủ tục xuất hàng, người nhận ký tên lên liên phiếu xuất trả hàng Đưa liên hóa đơn phiếu xuất trả hàng cho người nhận Liên chuyển lưu phòng kinh doanh Thủ kho giữ lại liên ghi thẻ kho, sau ghi xong, chuyển phịng kế tốn Kế tốn vào hóa đơn phiếu xuất trả hàng, cập nhật vào phần mềm ghi nhận nghiệp vụ xuất hàng trả cho nhà cung cấp giảm nợ phải trả Chu trình khơng giúp giảm bớt cơng việc cho kế tốn mà cịn hạn chế sai sót xảy tránh việc theo dõi nhiều khoản mục nợ khác đối tượng KẾT LUẬN Trên sở so sánh lý thuyết thực tế kiểm sốt chu trình bán hàng, nhận điều rằng: lý thuyết thực tế ln có khoảng cách Lý thuyết kiến thức tảng thiết yếu ban đầu, sở, điểm chuẩn để từ áp dụng vào thực tế Tuy nhiên, lúc phạm trù, quy định, chu trình lý thuyết áp dụng cách triệt để vào thực tế Bởi lẽ, thực tế thủ tục luôn thiết kế đơn giản nhiều đảm bảo tính xác, luật tính kiểm sốt chặt chẽ Điển hình cơng ty Hoàng Cương phiếu giao hàng xem chứng từ chủ yếu xuyên suốt chu trình bán hàng, sử dụng làm sở bán hàng, xuất kho hàng, xác nhận giao hàng Không cần phải sử dụng chứng từ theo quy định lệnh bán hàng, phiếu xúât kho, phiếu giao hàng,…và phải qua nhiều khâu phức tạp, rườm rà Việc lược giảm nhằm phù hợp với tốc độ phát triển thị trường mà vấn đề thời gian thủ tục đơn giản đảm bảo chất lượng thước đo chuyên nghiệp phong cách làm việc cơng ty Ngồi ra, việc thiết kế chu trình chứng từ đơn giản mang lại nhiều lợi ích cho cơng ty việc tiết kiệm chi phí nguồn nhân lực Từ điều trên, nhận điều rằng, lý thuyết phải áp dụng cách linh hoạt, hợp lý vào thực tế, tùy theo mơ hình hoạt động, đặc điểm kinh doanh doanh nghiệp mà thiết lập nên thủ tục, chứng từ, chu trình thủ tục kiểm sốt phù hợp Có giảm bớt cho công ty thủ tục không cần thiết, tốn thời gian, đồng thời thể động, chuyên nghiệp phong cách làm việc phục vụ công ty