Ð 42-2 _——<=
HQC VIEN BAO CHI VA TUYEN TRUYEN
KHOA NHÀ NƯỚC PHÁP LUẬT
DE TAI KHOA HOC CAP CO SO
GIAO TRINH |
QUAN LY CONG SO, CONG SAN
Chu nhiém dé tai : Th.s Dao Thi Thong
Trang 2MỤC LỤC
_PHẢN L QUẦN LÝ CƠNG SỞ 2 -ccs<©cccversesrrrrressrrrrreerred 1
CHƯƠNG 1_KHÁI QUÁT CHUNG VẺ CÔNG SỞ - 1
1.1 Khái niệm và đặc điểm của công SỞ - 6S eEcEeEerxrkerked 1
IJZN{‹(.rl I1 han <H 1 1.1.2 Đặc điểm của cÔng SỞ s1 1211211171211121121 ke 2 1.2 Các nguyên tắc hoạt động của công Sở ¿+ 5+ +cecterxerxereerseee 3 1.2.1 Khái quát chung về nguyên tắc hoạt động của công sở 3 _1.2.2 Các nguyên tắc cụ thể s11 1111111211711 tre 3 1.3 Những vấn đề chung về tô chức và hoạt động của công sở 10
1.3.1 Yêu cẩu tổ chức và hoạt động của CÔN SỞ -.cccccccS+ssSS: 10
1.3.2 Các nội dung trong tổ chức và hoạt động của công sở 13
CHƯƠNG II NỘI DUNG QUẢN LÝ CÔNG SỞ 5 <- 14 2.1 Tổ chức cơng SỞ - 2c ©s++seS+E 1 11E2111110111111112171111111111 11 xe 14
VI NN”.1./1‹., aạaaiaaiidŸŸỶ 14 2.L2 Bài trí khuôn VIÊN CÔN SỞ LT LSSn HS SH SH HH ghe 15 2.1.3 Phòng làm việc và khung cảnh làm VIỆC 75c Sky 19 2.1.4 Bố trí và sắp xếp các bộ phận làm việc trong công sỏ 20
2.1.5 Phương tiện làm viỆG -cccccs TH ng trrreree 21
2.2 Kế hoạch hóa hoạt động công SỞ -. ¿- + sktEEEEEEEEkerkerkerred 23
2.2.1 Quan niệm về kế hoạch hóa hoạt động CÔng SỞ cà: 23 2.2.2 Phân loại kế hoạch 5S: c SE 121121 111111111112 11a 23
2.2.3 Phương pháp xây dựng kế hoạch - cty 23
2.2.4 Ý nghĩa của kế hoạch -:cScccE E112 2E Erye 24
Trang 32.4 Thiết kế và phân công công việc trong công sở -c ¿-c 28
2.4.1 Thiết kế công ViỆC c2 1211101121111 yeu 28
2.4.2 Phân cÔng cÔWg VIỆC St St t SE k1 921111118 8 xe rikg 30 2.5 Kiểm tra công việc TH HH khe " LH kh ru Triệt 34 2.5.1 Các hình thức kiếm tra công ViỆG -ccscccccertererreevree 34 2.5.2 Về phương pháp kiểm tra công việc trong công sở - 35
PHAN 2: QUAN LÝ CÔNG SẢN cccecvcertrsttetrtrsrtrtrrrrree 36
CHUONG I_NHUNG VAN DE CHUNG VE CONG SAN VA QUAN LY CONG SAN wun sccssssssssssssssssssesssssssssssssssssssssssssssssosssscssssssssseessssusssssssssesesssosssssses 36 1.1 Mét s6 van dé chung vé cOng San oececceeseessessssesssesssessssessstesessstesseesee 36 1.1.L Khái nIỆM CÔng SẲH ST ch HE HH re 36 1.1.2 Đặc điểm của cÔng sảH 5+ st t2 2111121121111 re 36 L0 Co aàat - 37 1.2.3 Phân loại cÔng SẲH BS St St v1 SE 1111 tre 40 1.2 Công sản trong các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công 42
1.2.1 Khái niệm, đặc điểm, phân ÌOqi c cv ket seevei 42
1.3 Một số vấn đề chung về quản lý cơng sản .-.2-©5¿©5eccccz2xeez 50
1.3.1 Khái niệm, sự cần thiết quản lý công sản ¿ cccccxcreccve 50
1.3.2 Nguyên tắc trong quản lý công sản KH HT ng 51
CHƯƠNG II_QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CÔNG SAN TRONG CAC CO QUAN NHÀ NƯỚC VÀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG 53
2.1 Một số vấn đê chung về quản lý công sản trong cơ quan nhà nước vả đơn vị sự nghiệp công +22 t2 12t 2t 11111111 121311211111 1111101111112 53
Trang 42.2.1 Quản lý đầu tư xây dựng trụ sở làm viỆc - co 59 2.1.2 Mua sắm tài sản trong cơ quan nhà HỚC sec, 59
2.2 Quản lý công sản tại đơn vị sự nghiệp công - 5< << sss+2 80
2.2.1 Quản lý công sản tại các đơn vị sự nghiệp công tự chủ tài chính 80
CHƯƠNG IH_QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
VÀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG -s-csscccsccescesseceserssersese 93
3.1 Quản lý tài chính các cơ quan nhà nưỚc 5+ s« se ssssxvesx2 93 3.1.1 Đặc điểm nguôn kinh phí hoạt dộng và chỉ tiêu của cơ quan nhà (52808 93 3.1.2 Cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về kinh phí quản lý hành chính đôi với các cơ quan nhà HHỚC c cSc St t SE ST HH hy 94
3.1.3 Nội dung chỉ kinh phí giao thực hiện chế độ tự chủ 94
3.1.4 Sứ dụng kinh phí đưƯỢC BÏO ccS Sky hệt 95
3.1.5 Sử dụng kinh phí quản lý hành chính tiết kiệm được 96
3.1.6 Chi tra thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức 96 3.1.7 Xây dựng và thực hiện quy chế chỉ tiêu nội bộ, Quy chế quan lý 22750122 h.a.NmTNRẦăăăă 97
3.1.8 Kinh phí giao không thực hiện chế độ tự chủ eccsccscc 98
S1 T7 nố ố ố ố.ố ắ.ắ ẽắốố 99 3.2 Cơ chế quản lý tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công 99
3.2.1 Khái niém don vi sup nghiép CONG occcccccccccccccccssscsesesesseseses khe 99 3.2.2 Phân logi don vị sự nghiỆD? CÔNg c cành sressee 101
3.2.4 Cơ chế chung về quản lý tài chính các đơn vị sự nghiệp công 105
Trang 5LỜI NÓI ĐẦU
Quản lý công sở, công sản là một môn học thuộc chương trình đào tạo cử
nhân ngành Chính trị học, chuyển ngành Quản lý xã hội, Khoa học quasi ly nha nước Xuất từ thực tế hiện nay tài liệu phục vụ cho việc giảng dạy và học tập
môn học Quản lý công sở, công sản trong Học viện Báo chí và Tuyên truyền nói
riêng, trong hệ thống Học Viện Chính trị Quốc gia Hồ chí Minh chưa có Một số trường đại học đã biên soạn giáo trình về lĩnh vực này nhưng chỉ liên quan đến một trong những nội dung của môn học quản lý công sở, công sản Do vậy
không thê sử dụng các giáo trình đó với tư cách là một tài liệu chính thức phục
vụ cho việc giảng dạy và học tập môn học này Để đáp ứng nhu cầu nghiên cứu
và học tập của giảng viên và sinh viên chuyên ngành Quản lý xã hội, khoa học
quản lý nhà nước tại Học viện Báo chí và Tuyên truyền, khoa Nhà nước và Pháp
luật đã chủ trì nghiên cứu đề tài “Quản lý công sở, công sản” để biên soạn tập
bài giảng “Quản lý công sở, công sản” |
Tập bài giảng “Quản lý công sở, công sản” cung cấp cho người học cơ sở
lý luận về quản lý công sơ, công sản, rèn luyện kỹ năng cơ bản để làm tốt công
tác quản lý công sở, công sản sau khi tốt nghiệp đại học
Tập bài giảng được biên soạn có tham khảo và kế thừa một số công trình khoa học có liên quan của các nhà khoa học, các đồng nghiệp trong và ngoài
Học viện |
Mặc dù rất cố gắng nhưng công trình của chúng tôi chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp của các nhà khoa
học
Trang 6PHAN I QUAN LY CONG SO
CHUONG I
KHAI QUAT CHUNG VE CONG SO _L1 Khai niém va dic diém cia céng sé
1.1.1 Khái niệm công sở
Công sở được hiểu theo các nghĩa sau:
Theo nghĩa rộng, công sở là một tô chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp
của nhà nước để tiễn hành một công việc nhất định của nhà nước, ví dụ như
các cơ quan hành chính nhà nước, các trường học công lập, các viện nghiên
cứu khoa học, các đơn vị vũ trang Với nghĩa này thì các tổ chức hoạt động
mang tính công ích, được nhà nước thành lập hoặc cho phép thành lập, chịu sự điều chỉnh của luật hành chính và một số lĩnh vực pháp luật chuyên ngành khác đều được gọi là công sở
Theo nghĩa hẹp, công sở được hiểu là các cơ quan hành chính nhà nước, chỉ bao gồm các cơ quan thuộc bộ máy hành chính nhà nước, đứng đầu là Chính phủ và thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước
Theo nghĩa này thì công sở là một cơ quan trong hệ thống hành pháp,
thực hiện hoạt động chấp hành và điều hành nhân danh nhà nước và nhằm
thực thi quyền lực nhà nước trên lĩnh vực hành pháp
Ngoài ra, khái niệm công sở còn được dùng đồng nghĩa với thuật ngữ
“trụ sở” để chỉ một địa điểm làm việc cụ thể, một thực thể hiện hữu về kiến
trúc với hệ thống các phương tiện, thiết bị phục vụ cho hoạt động của một cơ quan nhà nước nói chung Theo điều 1 Quyết định số 213/2006/QĐ-TTg ngày
25/9/2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế quản lý công sở hành chính thì Công sở là nơi làm việc của các cơ quan hành chính nhà nước, bao
gồm: Nhà làm việc và các công trình phục vụ hoạt động của cơ quan trong
khuôn viên đất của ccơ quan đó
Trang 7hành một công việc chuyên ngành của nhà nước Theo nghĩa này công sở bao gồm các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập như trường
học, bệnh viện, cơ sở nghiên cứu khoa học
1.1.2 Đặc điễm của công sở
Các công sở thuộc các cấp, hoạt động trên các lĩnh vực khác nhau nên
mang những đặc thù riêng, tuy nhiên các công sở cũng có những đặc điểm chung giúp chúng ta có thể phân biệt giữa chúng với các tổ chức khác trong xã hội Nhìn chung các công sở có những đặc điểm sau:
Một là, công sở là đơn vị câu thành hệ thống hành pháp hoặc thực hiện
dịch vụ công, hoạt động thường xuyên, liên tục
Hai là, công sở hoạt động nhằm thực thi quyền lực nhà nước và dịch vụ công Các công sở quản lý hành chính Nhà nước sử dụng quyền lực nhà nước để hoạch định và quản lý quá trình thực thi các chính sách công trong khi các
công sở sự nghiệp chịu trách nhiệm về việc cung cấp các dịch vụ công như
giáo dục, y tế
Ba là, công sở có địa vị pháp lý, có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được nhà nước quy định để thực hiện nhiệm vụ và có cơ cấu tổ chức được
quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật
Bốn là, công sở được tô chức ở các cấp hành chính và có mối quan hệ mang tính thứ bậc để bảo đảm thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ trong điều hành và có mối quan hệ mang tính phối hợp để bảo đảm sự đồng bộ và phối hợp hành động với các công sở khác trong hệ thống
Năm là, chức năng, nhiệm vụ của công sở được thực thi bởi đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước
Sáu là, công sở có trụ sở xác định, có kinh phí hoạt động và có công sản khác để thực hiện nhiệm vụ;
Mỗi công sở phải có trụ sở ồn định đóng trên lãnh thổ Việt Nam, được xác định một cách cu thé gan với số nhà, tên đường phó, tên đơn vị hành
Trang 8quyết các công việc, nơi giao dịch với công dân và các chủ thể khác Để thực
hiện các nhiệm vụ được giao công sở được nhà nước đầu tư ngân sách mua sắm trang thiết bị, trụ sở làm việc
Bảy là, công sở hoạt động vì lợi ích công, phục vụ lợi ích của nhân dân -
Hoạt động của công sở nhằm thỏa mãn các lợi ích cộng đồng hoặc phục vụ
cho hoạt động thực hiện quyền lực nhà nước Do đó cần được bảo vệ và chịu sự kiểm soát của Nhà nước mới có thể bảo đảm thỏa mãn các nhu cầu này
1.2 Các nguyên tắc hoạt động của công sở
1.2.1 Khái quát chung về nguyên tắc hoạt động của công sở
Nguyên tắc trong hoạt động công sở là những nguyên lý, tư tưởng chủ đạo bắt nguồn từ cơ sở khách quan và khoa học của hoạt động quản lý, từ bản chất của chế độ, được quy định bởi pháp luật làm nền tảng cho hoạt động của công sở
Hoạt động quản lý công sở được biểu hiện cụ thể trong hoạt động tổ
chức, nó bao gồm hai mặt: Tổ chức chính trị và tổ chức kỹ thuật Dựa trên
những cơ sở khoa học về quản lý công sở, có thể phân chia các nguyên tắc trong quản lý công sở thành hai nhóm là nhóm những nguyên tắc chính trị-xã
hội và nhóm những nguyên tắc tô chức kỹ thuật Tuy nhiên, sự phân chia này
cũng chỉ mang tính chất tương đối vì yếu tố tổ chức kỹ thuật và yếu tố chính
trị trong quản lý có mối liên hệ chặt chẽ nhau Việc thực hiện các nguyên tắc
tổ chức kỹ thuật là để thực hiện một cách đúng đắn các nguyên tắc chính trị-
xã hội và việc thực các nguyên tắc chính trị - xã hội là cơ sở để thực hiện các
nguyên tắc tổ chức kỹ thuật
1.2.2 Các nguyên tắc cụ thể 1.2.2.1 Nee en lanh dao
VỀ cơ sở pháp lý của nguyên tắc:
Điều 4 - Hiến pháp 2013 quy định: Đảng cộng sản Việt Nam - đội tiên phong của giai cấp công nhân Việt Nam, đại biểu trung thành quyền lợi
Trang 9Mác-Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, là lực lượng lãnh đạo Nhà nước và xã
hội
Về nội dung nguyên tắc:
Sự lãnh đạo của Đảng cộng sản Việt Nam trong hoạt động quản lý công
sở chính là việc định hướng về mặt tư tưởng chính trị, xác định đường lối,
quan điểm, phương châm cho công tác tô chức và hoạt động của công sở trên
các lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ
Nguyên tắc Đảng cộng sản lãnh đạo hoạt động quản lý công sở biểu hiện cụ thể ở các hình thức hoạt động của các tổ chức Đảng
Trước hết, Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo đối với hoạt động công sở
bằng việc đưa ra đường lối, chủ trương về tổ chức công sở và về các lĩnh vực hoạt động của công sở Trên cơ sở đường lỗi, chủ trương đó, chủ thể quản lý đưa ra các quyết định quản lý phù hợp Nhờ có quá trình này mà đường lối,
chủ trương của Đảng được hiện thực hóa trong hoạt động của công sở
Thứ hai, Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo hoạt động của công sở thê
hiện trong công tác tổ chức cán bộ Các tô chức Đảng đã đào tạo, bồi dưỡng những Đảng viên ưu tú có bản lĩnh chính trị vững vàng, có phẩm chất đạo đức cách mạng và năng lực gánh vác những công việc trong công sở, đưa ra các ý kiến về việc bế trí những cán bộ có phẩm chất, đạo đức cách mạng, có năng lực vào những vị trí lãnh đạo của công sở
Thứ ba, sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam trong quản lý công sở
còn được thể hiện thông qua công tác kiểm tra việc thực hiện đường lỗi của
Đảng trong công sở Mục đích của công tác kiểm tra là nhằm xác định tính hiệu quả, tính thực tế của đường lối, chủ trương mà Đảng cộng sản Việt Nam đã đề ra, từ đó khắc phục khiếm khuyết, phát huy những mặt tích cực trong công tác lãnh đạo
Trang 10Vận dụng nguyên tắc Đảng lãnh đạo trong hoạt động của công sở cần tránh khuynh hướng tuyệt đối hóa vai trò lãnh đạo của tổ chức Đảng cũng như khuynh hướng hạ thấp vai trò lãnh đạo của tổ chức Đảng Mặt khác cần nhận
thức rõ Đảng chỉ lãnh đạo về chính trị đối với hoạt động của công sở mà
không làm thay, không quản lý hành chính đối với công sở Tuy nhiên, để bảo đảm hiệu quả hoạt động quản lý công sở không thể tách rời sự lãnh đạo của
Dang
1.2.2.2 Nguyên tắc tập trung dân chủ Cơ sở pháp lý của nguyên tắc:
Đây là nguyên tắc cơ bản trong tổ chức và hoạt động của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam nên việc quản lý công sở cũng phải tuân theo nguyên tắc này Điều § - Hiến pháp 2013 quy định: Nhà nước được tổ chức và hoạt động theo Hiến pháp và pháp luật thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ
Nội dung của nguyên tắc:
Nguyên tắc tập trung dân chủ bao hàm sự kết hợp giữa hai yếu tố tập
trung và dân chủ, nghĩa là một mặt phải đảm bảo sự lãnh đạo tập trung trên nền tảng dân chủ, mặt khác phải đảm bảo mở rộng dân chủ dưới sự lãnh đạo
tập trung
Tuy nhiên, sự tập trung ở đây không phải là sự tập trung toàn diện và
tuyệt đối, mà chỉ đối với những vấn dé cơ bản, chính yếu nhất Sự tập trung
đó bảo đảm cho các bộ phận trực thuộc và công chức, viên chức trong công sở có cơ sở và khả năng thực hiện quyết định của thủ trưởng, đồng thời căn cứ trên điều kiện thực tế của mình để có thể chủ động và sáng tạo trong việc giải quyết các công việc cụ thể được giao Cả hai yếu tố này vì thế phải có sự phối
hợp chặt chẽ, đồng bộ, chúng có mối quan hệ qua lại, phụ thuộc và thúc đây
Trang 11Tập trung dân chủ thê hiện quan hệ trực thuộc, chịu trách nhiệm và báo
cáo của người phụ trách các bộ phận với thủ trưởng, giữa công chức, viên chuyên môn, nghiệp vụ với người phụ trách
Từ đó, nguyên tắc tập trung dân chủ được biểu hiện cụ thể ở sự p#„c tùng của cấp dưới đối với cấp trên
Nhờ có sự phục tùng này mà cấp trên mới thực hiện được sự chỉ đạo, giám sát hoạt động của cấp đưới và của công chức, viên chức dưới quyên
Nếu không có sự phục tùng cần thiết và phù hợp thì sẽ dễ xảy ra tình trạng tùy tiện, vô chính phủ trong tổ chức và hoạt động của công sở
Sự phục tùng ở đây là sự phục tùng mệnh lệnh hợp pháp trên cơ sở quy định của pháp luật
Mặt khác, zhbú trưởng phải tôn trọng và lắng nghe ý kiến của cấp dưới,
của công chức, viên chức về công tác tổ chức, về hoạt động chuyên môn,
nghiệp vụ và về các vấn đề khác của công sở Cấp trên, thủ trưởng phải tạo điều kiện để cấp dưới, người thừa hành phát huy sự chủ động, sáng tạo nhằm
hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, nhằm chủ động thực hiện được nhiệm vụ được giao Có như thế mới khắc phục tình trạng quan liêu, áp đặt ý chí, làm
mất đi tính chủ động sáng tạo của cấp đưới
1.1.2.3 Nguyên tắc pháp chế XHCN
Cơ sở pháp lý của nguyên tắc:
Đây là nguyên tắc thể hiện một nguyên lý căn bản của tổ chức và hoạt
động của bộ máy nhà nước Là một bộ phận hợp thành của bộ máy nhà nước
nên tô chức và hoạt động của công sở phải tuân thủ nguyên tắc này " Nhà nước được tổ chức và hoạt động theo Hiến pháp và pháp luật, quản lý xã hội bằng Hiến pháp và pháp luật ” (Điểu 8- Hiến pháp 2013)
Nội dung của nguyên tắc:
Tổ chức và hoạt động của công sở phải hợp pháp, tức là phải tuân theo
pháp luật Biểu hiện như sau:
Trang 12Khi ban hành văn bản quản lý chủ thể quản lý phải bảo đảm tuân thủ đúng quy định pháp luật về thâm quyền của mình, phải tôn trọng tính tối cao của Hiến pháp và Luật, nội dung văn bản quản lý không được trái với Hiến pháp và văn bản luật, không trái với văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên; hình thức, trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý phải phù hợp với pháp
luật
Trong lĩnh vực thực hiện pháp luật
Việc áp dụng quy phạm pháp luật phải tuân theo nguyên tắc pháp chế xã hội chủ nghĩa, tức là phải phù hợp với yêu cầu của luật và các văn bản quy phạm pháp luật khác Vẫn đề có ý nghĩa quan trọng là phải xác lập trách.nhiệm pháp lý đối với các chủ thể áp dụng quy phạm pháp luật, mọi vi phạm pháp luật trong công sở phải xử lý theo pháp luật Việc áp dụng pháp luật phải đúng nội dung, thâm quyền
Mọi hoạt động điều hành công sở phải tuân theo đúng quy chế phù hợp với pháp luật Các hành vi điều hành tại công sở với danh nghĩa của công sở phải theo đúng quy định pháp luật và quy chế hoạt động của công sở Mọi sự
vi phạm quy chế đó điều phải bị xử lý theo quy định
1.2.2.4 Nguyên tắc công khai Cơ sở pháp lý của nguyên tắc:
Nghị định số 04/2015/NĐ-CP ngày 09/1/2015 về thực hiện dân chi
trong hoạt động của cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập
Mục đích của việc thực hiện nguyên tắc này trong quản lý công sở là góp phan phòng ngừa, ngăn chặn va chống các hành vi tham nhũng, lãng phí,
quan liêu, phiền hà, sách nhiễu nhân dân
Nội dung của nguyên tắc:
Đề thực hiện nguyên tắc công khai, người đứng đầu công sở phải có các biện pháp cần thiết với những hình thức phù hợp thông báo cho cán bộ, công
chức, viên chức trong đơn vị được biết về chủ trương của Đảng và pháp luật
Trang 13năm, hàng quý, hàng tháng của công sở; kinh phí hoạt động hàng năm; quyết
toán kinh phí hàng năm của đơn vị; tài sản, trang thiết bị; kết quả kiểm toán; Việc tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, điều động, bỗ nhiệm, luân chuyền, biệt
phái, từ chức, miễn nhiệm; hợp đồng làm việc, thay đổi chức danh nghề nghiệp, thay đổi vị trí làm việc, chấm dứt hợp đồng làm việc của viên chức; giải quyết chế độ, nâng bậc lương, nâng ngạch, đánh giá, xếp loại công chức,
viên chức; khen thưởng, kỷ luật, thôi việc, nghỉ hưu đối với cán bộ, công chức, viên chức; các vụ việc tiêu cực trong đơn vị đã có kết luận; bản kê khai
tài sản, thu nhập của người có nghĩa vụ phải kê khai; kết quả thanh tra, kiếm
tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong nội bộ đơn vị; nội quy, quy chế của đơn
vị; kết quả tiếp thu ý kiến của cán bộ, công chức, viên chức về những vấn đề
thuộc thâm quyền quyết định của người đứng đầu đơn vị đưa ra lấy ý kiến cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật
1.2.2.5 Nguyên tắc liên tục và thích ứng
Trên thực tế, các mối quan hệ xã hội diễn ra một cách thường xuyên, liên
tục theo các quá trình kinh tế - xã hội đòi hỏi hoạt động quản lý của Nhà nước phải thường xuyên và liên tục Chỉ có như vậy mới có thể đảm bảo cho mọi hoạt động của con người không bị gián đoạn trong bất kỳ tình huống nảo
Tính liên tục của quá trình quản lý, điều hành công sở xuất phát từ hai lý do cơ bản sau:
Thứ nhất, xuất phát từ quan điểm phát triển Muốn phát triển phải 6n định, ôn định là nền tảng cho phát triển, vì vậy chủ thé quản lý phải biết kế
thừa, giữ cho các đối tượng quán lý vận động liên tục, không được ngăn cản
hoặc hành động tuỳ tiện dẫn đến sự thay đổi trạng thái tác động
Thứ bai, xuất phát từ nhu cầu của đời sống xã hội, người dân luôn luôn
mong muốn được sống trong một môi trường én định, mọi giá trị của con người luôn được quan tâm và bảo vệ Mọi giá trị văn hóa — nền tảng tính thần
Trang 14Biểu hiện cơ bản của nguyên tắc liên tục trong hoạt động của các công
SỞ là:
- Sự liên tục trong hoạt động điều hành Bảo đảm để các quan hệ này
không bị ngắt quãng, nhờ đó truyền đạt kịp thời, nhanh chóng các mệnh lệnh quản lý, theo dõi được một cách thường xuyên mọi hoạt động của công sở
nhằm phát hiện sớm các sai sót, lệnh lạc để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời
Ở đây hệ thống thông tin quản lý đóng vai trò quan trọng
- Sự phát triển liên tục của công việc trong công sở và các bộ phận của nó Nếu các công việc thường xuyên bị ngắt quãng thì các hoạt động của công
Sở trở nên rời rạc, làm cho các bộ phận của công sở trở nên rời rạc, đứt quãng,
thiếu sự phối hợp, gắn kết Trong trường hợp này nguyên tắc về tính liên tục
đã không được thực hiện
1.2.2.6 Nguyên tắc phân công, phối hợp
Nguồn nhân lực là nhân tố quyết định sự thành công của công sở Bảo dam va khơi dậy mọi tiềm năng sáng tạo của con người là một trong những yêu cầu quan trọng trong quản lý công sở Khai thác và sử dụng nguồn nhân
lực hiệu quả là mục tiêu mà người điều hành công sở hướng tới
Mục đích của phân công, phối hợp là:
- Để mỗi người có điều kiện tham gia tích cực vào các công việc chung, phát huy mọi năng lực, trí tuệ, sáng kiến của cá nhân cho công việc chung
- Giúp mỗi người ý thức hơn vai trò, trách nhiệm của mình đối với tập thé - Tao được tỉnh thần hợp tác, chung sức và nhờ đó đơn vị ngày càng vững mạnh - Phân công nhiệm vụ cho các cá nhân có khả năng thực hiện công việc tốt nhất;
Trang 15Khi phân công nhiệm vụ, hãy kèm theo cả quyền hạn và nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đó; xác định các phương pháp đánh giá thành công
1.2.2.6 Nguyên tắc dân chủ hóa quá trình điều hành
Cơ sở pháp lý của nguyên tắc:
Nghị định Số 04/2015/NĐ-CP ngày 09/1/2015 về thực hiện dân chủ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp công
lập
Dân chủ phải được thực hiện trong nội bộ công sở, dân chủ phải thể
hiện trong quan hệ về giải quyết công việc với công dân và trong mối quan hệ
với cơ quan, tổ chức có liên quan Mục đích của việc thực hiện nguyên tắc
dân chủ hóa trong quản lý công sở là nhằm phát huy quyền làm chủ của cán bộ, công chức, viên chức và nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu công sở, góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức là công bộc của nhân dân
Nội dung của nguyên tắc:
Dân chủ trong nội bộ công sở thể hiện trước hết ở trách nhiệm của
người đứng đầu công sở và của cán bộ, công chức, viên chức trong việc thực
hiện dân chủ trong hoạt động nội bộ của đơn vị; những việc phải công khai để cán bộ, công chức, viên chức biết; những việc cán bộ, công chức, viên chức
tham gia ý kiến, người đứng đầu cơ quan quyết định; những việc cán bộ, công
chức, viên chức giám sát, kiểm tra
Dân chủ trong quan hệ và giải quyết công việc với công dân, cơ quan t6 chức có liên quan bao gồm: Trách nhiệm của người đứng đầu và của cán bộ, công chức, viên chức trong quan hệ về giải quyết công việc với công dân, với cơ quan, tổ chức có liên quan; quan hệ giữa người đứng đầu đơn vị với cơ quan cấp trên và với cơ quan cấp dưới
Trang 161.3.1.1 Không ngừng nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động của công sở
Tổ chức và hoạt động của các công sở, không phân biệt công sở ở trung
ương hay địa phương, không phân biệt được công sở hoạt động trong lĩnh vực
nào đều nhằm hướng tới một mục tiêu chung là hiệu quả Muốn thế cần có
một môi trường tốt để cán bộ, công chức, viên chức hoàn thành tốt nhiệm vụ
được giao Tại các công sở nếu vị trí làm việc được bế trí một cách hợp lý và
thuận tiện, mỗi loại công việc đều có phương tiện cần thiết và phù hợp, được
sử dụng đúng, có môi trường làm việc thân thiện, thoải mái để cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ được giao, là yếu tố quan trọng hàng đầu để khơi dậy khả năng sáng tạo ở mỗi cán bộ, công chức, việc chức Nhờ đó
công sở mới có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu ngày càng cao của xã hội
Hiệu lực, hiệu quả hoạt động của công sở là cơ sở để bảo đảm cho công
sở phát triển ổn định và bền vững Ngược lại, nếu công sở hoạt động kém hiệu quả, hoạt động trì trệ thì không thể phát triển Theo quan điểm này, người
lãnh đạo, quản lý phải tìm cách khắc phục những nguyên nhân làm cho công sở hoạt động kém hiệu quả Các nguyên nhân đó rất đa dạng và thường là do các nguyên nhân sau:
- Lễ lỗi làm việc trong công sở không khoa học - Thiếu người chỉ huy có năng lực;
- Trình độ và năng lực thực tiễn của cán bộ, công chức, viên chức cũng
như sự hiểu biết về công việc không đồng đều;
- Làm việc theo cảm tính, thói quen, tùy tiện; ý thức tô chức kỷ luật kém,
không tuân thủ pháp luật và nội quy, quy chế hợp pháp của công sở;
Trang 17Trong quá trình điều hành hoạt động của công sở cần đánh giá một cách
đầy đủ, khách quan các nguyên nhân dẫn đến tình trạng trì trệ, kém hiệu quả
trong hoạt động của công sở và từ đó tìm biện pháp khắc phục kịp thời Cần nhấn mạnh răng, mục tiêu quan trọng hàng đầu của công sở là hiệu quả và sự
phát triển Cho nên đù bất cứ lý do gì cũng không thể để kéo dài tình trạng trì
trệ, kém hiệu quả trong hoạt động của công sở Trong trường hợp này vai trò của người quản lý vô cùng quan trọng Nếu không kịp thời tìm ra nguyên nhân và xác định được nguyên nhân nào có ý nghĩa quyết định dẫn đến hiệu quả hoạt động của công sở giảm sút thì người lãnh đạo coi như đã khơng hồn thành trách nhiệm của mình
1.3.1.2 Hoạt động của công sở cân theo đúng các nội quy, quy chế phù hợp với từng loại công việc
Công sở hoạt động theo nội quy, quy chế Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế trong các công sở là nhiệm vụ có ý nghĩa quan trọng bởi vì các quy chế là một bộ phận cấu thành nên chuẩn mực pháp lý cho hoạt động của công sở, đồng thời là một trong những tiêu chí đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của cán bộ, công chức, viên chức trong công sở
Nội quy, quy chế công sở là những giới hạn để công sở xác lập các quan
hệ trong quá trình hoạt động, quy định trách nhiệm của các cán bộ, công chức,
viên chức trong việc thực hiện nhiệm vụ, trong việc chấp hành pháp luật,
trong việc thực hiện văn hóa công sở, sự phối hợp trong hoạt động của các cá
nhân và các bộ phận trong công sở
1.3.1.3 Bảo đảm khả năng phát triển bên vững của công sở
Làm cho công sở có được khả năng vươn lên không ngừng là yêu cầu quan trọng trong tô chức các hoạt động của công sở Ở đây sự phát trién cua
công sở được hiểu là khả năng mở rộng các hoạt động của công sở để phục vụ tốt hơn cho các yêu cầu của đời sống xã hội, là sự duy trì một cách thường xuyên và không ngừng củng cố các mối quan hệ trong và ngồi cơng sở phù
Trang 18mô trong phạm vi cho phép và tầm ảnh hưởng của công sở, nâng cao uy tín, vị thế của công sở là những tiêu chí đánh giá sự phát triển của công sở
13.14 Bảo đảm cho công sở luôn được hiện đại hóa, hoạt động một cách khoa học
Đây là yêu cầu quan trong của xã hội trong giai đoạn hiện nay nhằm bảo đảm phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu ngày càng cao của xã hội, cả về số lượng và chất lượng
Các yêu cầu trong tổ chức và hoạt động của công sở liên quan mật thiết với nhau, gắn liền với yêu cầu thực tế của mỗi gia đoạn phát tiên của xã hội
và đặc điểm, tính chất hoạt động của mỗi công sở
1.3.2 Các nội dung trong tỗ chức và hoại động của công sở
Xét một cách tổng thể, công việc trong công sở được tô chức như sau:
- Chia công việc phải thực hiện thành các nhiệm vụ cụ thể để vận hành
nhằm giải quyết đúng yêu cầu đặt ra;
- Tập hợp các nhiệm vụ đã được xác định theo vị trí thỏa mãn yêu cầu quản lý và có mối liên hệ với nhau trong quá trình giải quyết các công việc
đặt ra nhằm điều hành một cách trật tự, thích hợp;
Việc phân chia và tập hợp trên có ý nghĩa quan trọng vì, một mặt, nó cho phép nhà quản lý nắm được toàn bộ quá trình vận hành công việc trong công sở và điều chỉnh kịp thời khi cần thiết Mặt khác cán bộ, công chức, viên chức thực hiện công việc cũng nắm được nội dung và giới hạn công việc của mình đề thực hiện, tránh được tình trạng đùn đây công việc hoặc tình trạng thờ ơ,
vô trách nhiệm đối với công việc của công sở
- Chọn lựa người thực hiện các nhiệm vụ đã đề ra một cách thích hợp;
- Sử dụng thâm quyền một cách đúng đắn và hợp lý để điều hành sao cho phù hợp với đặc điểm của công sở và mục tiêu chung của công sở
- Tạo những điều kiện cần thiết (cả vật chất, tinh thần, thê chất) để mỗi
cán cán bộ, công chức, viên chức trong cơng sở có thể hồn thành được nhiệm
vụ của mình theo mục tiêu chung của công sở
Trang 19CHUONG II
NOI DUNG QUAN LY CONG SO
2.1 Tổ chức công sở 2.1.1 Bài trí công sở 2.1.1.1 Treo Quốc huy
Hình Quốc huy phải bảo đảm đúng quy định của pháp luật Cụ thể, Điều
13 chương XI Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2013 quy định rõ: Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam hình tròn, nền đỏ, ở g1ữa có ngôi sao vàng năm cánh, chung quanh có bông lúa, ở dưới có nửa bánh xe răng và dòng chữ: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Quốc huy phải được treo trang trọng phía trên cơng chính hoặc tồ nhà chính của công sở Kích cỡ Quốc huy phải phù hợp với không gian treo Không treo Quốc huy quá cũ hoặc bị hư hỏng
2.1.1.2 Treo Quốc kỳ
Hình Quốc kỳ phải bảo đảm đúng quy định của pháp luật về tiêu chuẩn kích
thước, màu sắc Cụ thể, Điều 13 Hiến pháp nước Công hòa xã hội chủ nghĩa Việt
Nam năm 2013 quy định: Quốc kỳ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
hình chữ nhật, chiều rộng bằng hai phần ba chiều dài, nền đỏ, ở giữa có ngôi sao
vàng năm cánh
Điểm giữa ngôi sao vàng đặt đúng điểm giữa (điểm giao nhau của hai đường chéo) Quốc kỳ Khoảng cách từ điểm giữa ngôi sao đến đầu cánh sao bằng một phần năm chiều dài của Quốc kỳ Một cánh sao có trục vuông góc với cạnh dài Quốc kỳ và hướng thắng lên phía trên theo đầu cột treo Quốc kỳ
Việc tạo hình ngôi sao phải đảo đảm đúng quy định của pháp luật Cụ
thể là từ đầu cánh sao này đến đầu cánh sao đối diện là đường thẳng, không
phình ở giữa, cánh sao không bầu
Trang 20Quốc kỳ được treo trong các phòng họp, hội trường của cơ quan và khi tô chức những buổi họp long trọng Nếu treo ảnh, chân dung lãnh tụ cùng với
Quốc kỳ thì ảnh phải thấp hơn Quốc kỳ hoặc để ảnh trên nền Quốc kỳ, dưới
ngôi sao Khi treo Quốc kỳ chú ý không để ngược ngôi sao Không được treo quốc kỳ rách, vá, bạc màu hoặc có nhiều đường xếp nếp
Các công sở phải có cột cờ ở ngoài trời đặt tại nơi trang trọng trước công sở hoặc trước toà nhà chính của công sở để treo Quốc kỳ Việc treo Quốc kỳ trong các buổi lễ phải tuân theo quy định về nghi lễ nhà nước
2.1.2 Bài trí khuôn viên công sở 2.1.1.1 Biến tên công sở
Công sở phải có biển tên được đặt tại cổng chính, trên đó ghi rõ tên gỌI
đầy đủ bằng tiếng Việt và địa chỉ nơi có trụ sở của công sở
Tên gọi của công sở ghi trên biển phải chính xác với tên đơn vị đó được
quy định tại văn bản của cơ quan nhà nước có thấm quyền và được thê hiện
bằng tiếng Việt (chữ in hoa) Đối với các công sở nếu cần thể hiện tên goi
bằng tiếng Anh thì tên gọi bằng tiếng Anh phải là tên được dịch từ tên gọi bằng tiếng Việt và bố trí ở phía dưới tên gọi bằng tiếng Viét, ding chữ in hoa với cỡ chữ tiếng Anh có chiều cao không lớn hơn hai phần ba (2/3) cỡ chữ
tiếng Việt thể hiện trên biển tên công sở
Địa chỉ của cơ quan nhà nước được thể hiện trên biển tên cơ quan thé
hién bang tiếng Việt, dùng chữ in hoa, có cỡ chữ không lớn hơn một phần ba
(1⁄3) cỡ chữ của tên cơ quan bằng tiếng Việt và được xác định trên cơ sở một số yếu tố sau:
- Tên đường phó;
- Tên xã, phường, thị tran;
- Tén quan, huyén, thi xa, thanh phố thuộc tỉnh; - Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung uong
Trang 21Trường hợp trụ sở cơ quan ở sâu, ở xa đường trục chính thì phải có biển
chỉ dẫn
Đối với các cơ quan có biểu tượng ngành (logo), thì biểu tượng ngành (logo) phải được bố trí trên biển tên cơ quan VỊ trí biểu tượng ngành (logo)
được đặt tại vị trí chính giữa và ở phía trên tên gọi cơ quan Kiểu đáng, màu
sắc của biêu tượng ngành (logo) phải phù hợp với biểu tượng (logo) mẫu đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thâm quyền theo quy định của pháp luật
Về nội dung biển tên công sở
Nội dung biển tên được thể hiện theo thứ tự từ trên xuống dưới đối với
từng loại cơ quan, Cụ thể như sau: | - Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ: + Tên cơ quan: thê hiện bằng tiếng Việt và tiếng Anh
+ Địa chỉ cơ quan bao gồm các yếu tổ ‘sau: Số nhà, tên đường phó, tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phù hợp với quy định của cơ quan nhà nước có thầm quyền và cách nhau bằng dấu phây (,)
- Đối với các tổng cục, cục và tổ chức tương đương thuộc cơ cấu tô chức
của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, có trụ sở riêng thì
biển tên cơ quan bao øồm các thành tố sau:
+ Tên cơ quan chủ quản (Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ): Thể hiện bằng tiếng Việt Cỡ chữ của tên cơ quan chủ quán không lớn
hơn một phân hai (1/2) cỡ chữ của tên cơ quan
+ Tén cua cac tổng CỤục, cục và tổ chức tương đương thuộc cơ cấu tổ
chức của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ: Thể hiện bằng tiếng Việt và tên bằng tiếng Anh (nếu có)
+ Địa chỉ cơ quan bao gồm các yếu tố: Số nhà, tên đường phố, tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phù hợp với quy định của cơ quan nhà nước có thâm quyền và cách nhau bằng dấu phẩy (,)
Trang 22+ Tên cơ quan chủ quản (tên cơ quan hành chính nhà nước của Trung ương): thể hiện bằng tiếng Việt Cỡ chữ của tên cơ quan chủ quản không lớn hơn một phần hai (1/2) cỡ chữ của tên cơ quan
+ Tên các cơ quan nhà nước của Trung ương đặt tại địa phương: Thể
hiện bằng tiếng Việt và tiếng Anh (nếu có)
+ Địa chỉ cơ quan bao gồm các yếu tố sau: Số nhà, tên đường phó, tên
tỉnh hoặc huyện hoặc xã phù hợp với quy định của cơ quan nhà nước có thâm
quyền và cách nhau bằng dấu phẩy (,)
- Đôi với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, biển tên cơ quan bao gồm các thành
tố sau; i
+ Tên cơ quan: Thẻ hiện bằng tiếng Việt và tiếng Anh
+ Địa chỉ cơ quan bao gồm các yếu, tố sau: Số nhà, tên đường phó, tên
quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh phù hợp với quy định của cơ quan
nhà nước có thâm quyền và cách nhau bằng dấu phẩy (,) - Đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện
+ Tên cơ quan: Thê hiện bằng tiếng Việt và tiếng Anh
+ Địa chỉ cơ quan bao gồm các yếu tô sau: Số nhà, tên.đường phó, tên xã, phường, thị trấn phù hợp với quy định của cơ quan nhà nước có thắm quyền và cách nhau bằng dấu phẩy (,)
- Đối với Ủy ban nhân dân cấp xã, biển tên cơ quan bao gồm các thành
tô sau:
+ Tên cơ quan: Thê hiện bằng tiếng Việt và tiếng Anh
+ Địa chỉ cơ quan bao gồm các yếu tố: Số nhà, tên đường phố tên quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh phù hợp với quy định của cơ quan nhà nước có thâm quyền và cách nhau bằng dấu phẩy (,)
Trang 23+ Tên cơ quan chủ quản (Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) thể hiện bằng tiếng
Việt cỡ chữ của tên cơ quan chủ quản không lớn hơn một phần hai (1/2) cỡ chữ của tên cơ quan
+ Tên cơ quan: Thể hiện bằng tiếng Việt và tiếng Anh (nếu có) |
+ Dia chi co quan bao gồm các yếu tố: Số nhà, tên đường phó, tên quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh phù hợp với quy định của cơ quan nhà
nước có thâm quyền và cách nhau bang dau phay (,)
- Đối với các cơ quan thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, có trụ sở riêng (Chi cục và tương đương), biển tên cơ quan bao gồm các thành tố sau:
+ Tên cơ quan chủ quản (cơ quan chuyên môn cấp tỉnh quản lý trực tiếp): Thể hiện bằng tiếng Việt, cỡ chữ của tên cơ quan chủ quản không lớn hơn một phần hai (1/2) cỡ chữ của tên cơ quan
+ Tên cơ quan: Thê hiện bằng tiếng Việt
+ Địa chỉ cơ quan bao gồm các yếu tô sau: Số nhà, tên đường phó, tên
quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và cách nhau bằng dấu phây (,) - Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, có tư cách pháp nhân, có trụ sở riêng
+ Tên cơ quan chủ quán (Ủy ban nhân dân cấp huyện): Thể hiện bằng
tiếng Việt, cỡ chữ của tên cơ quan chủ quản không lớn hơn một phan hai (1/2)
cỡ chữ của tên cơ quan
+ Tên cơ quan: Thê hiện bằng tiếng Việt và tiếng Anh (nếu có)
+ Địa chỉ cơ quan bao gồm các yếu tố sau: Số nhà, tên đường phố, tên
xã, phường, thị trấn thuộc huyện phù hợp với quy định của cơ quan nhà nước có thâm quyền và cách nhau bang dau phay (,)
Về chất liệu, kích thước, màu sắc, và vị trí gắn biển tên cơ quan
Chất liệu của biển được thiết kế bằng chất liệu bền, chắc, phù hợp với
Trang 24Kích thước biển tên cơ quan được thiết kế hài hoà với kích thước cổng chính cơ quan gắn biển, nhưng kích thước tối thiêu là 450 mm x 350 mm
Màu sắc biển tên cơ quan gồm nền biển và màu chữ, phải sử dụng hai màu khác nhau, phải đảm bảo sự tương quan, hài hoà về màu sắc, bền đẹp và rõ Cụ thê gồm có các tổ hợp màu sắc như sau:
- Biển đồng (màu vàng), chữ màu đỏ;
- Biển Inox (màu trắng), chữ màu đỏ;
- Biển bằng chất liệu đá, gồm:
+ Nền màu ghi, chữ màu đỏ;
+ Nền màu đỏ, chữ màu vàng hoặc chữ Inox màu trắng
Biển tên cơ quan được gắn tại cổng chính, phải đảm bảo tính trang nghiêm và phù hợp với kiến trúc của công trình
2.1.3 Phòng làm việc và khung cảnh làm việc
Phòng làm việc phải có biến tên ghi rõ tên của đơn vị, bộ phận trong cơ quan, họ và tên, chức danh cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong
phòng làm việc đó
Việc sắp xếp, bài trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nấp,
khoa học, hợp lý Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nau trong
phòng làm việc
Khung cảnh làm việc do cách bố trí sắp xếp nơi làm việc, môi trường và các thiết bị được sử dụng trong phòng làm việc tạo nên Khung cảnh làm việc cùng với điều kiện nghỉ ngơi giải trí luôn ảnh hưởng đến hiệu suất lao động
của cán bộ, công chức, viên chức Nếu bố trí phòng làm việc không hợp lý,
các phương tiện làm việc không đầy đủ thì chắc chắn năng suất lao động bị
giảm sút Mặt khác, nếu các phòng làm việc quá chật chội sẽ khó tránh khỏi
những va chạm khi đi lại trong quá trình giải quyết công việc Môi trường làm
việc do đó sẽ trở nên căng thẳng hơn Vì vậy việc tạo ra một khung cảnh làm
việc hợp lý, thuận lợi là vấn đề có ý nghĩa quan trọng
Trang 25- Có diện tích phòng làm việc, nơi làm việc phù hợp với yêu cầu công
việc
- Các phòng làm việc được bồ trí một cách hợp lý;
- Có một môi trường không ô nhiễm để bảo đảm sức khỏe cho cán bộ,
công chức, viên chức Vì vậy cần có những biện pháp hữu hiệu để môi trường
trong công sở không bị ô nhiễm, không khói, bụi và tiếng ồn
- Phòng làm việc có đủ ánh sáng:
- Có đầy đủ phương tiện làm việc và phải phù hợp với yêu cầu công
việc
2.1.4 Bố trí và sắp xếp các bộ phận làm việc trong công sở
Đây cũng là một trong những yếu tố để nâng cao hiệu suất làm việc trong công sở Cần chú ý rằng, nếu các phòng làm việc bố trí không hợp lý thì
năng suất lao động trong công sở sẽ bị hạn chế Ví dụ nếu các bộ phận trong một công sở có mỗi liên hệ với nhau trong công việc nhưng lại bị bố trí ở những vị trí quá xa nhau, đi lại không thuận tiện thì việc chuyển giao văn bản,
trao đối công việc sẽ bị can trở
Để tô chức, sắp xếp nơi làm việc trong công sở một cách khoa học cần tính đến tính chất của công việc, cường độ lao động của mỗi cán bộ, công chức, viên chức, mỗi bộ phận trong công sở, mối quan hệ trong việc giải quyết công việc giữa các cá nhân, giữa bộ phận, giữa các phòng ban, đơn vị
trong công sở Đối với những công sở có quy mô lớn có nhiều bộ phận với chức năng khác nhau thì nên nghiên cứu để tìm ra phương án tối ưu trong việc
bố trí nơi làm việc cho cán bộ, công chức, viên chức Hiện nay có nhiều ý kiến khác nhau về cách bố trí chỗ làm việc cho cán bộ, công chức, viên chức
trong công sở Có ý kiến cho rằng chỗ làm việc cần yên tĩnh hoản toàn, tách biệt nhau thành từng phòng riêng biệt để không ảnh hưởng hoặc cản trở lẫn
nhau khi làm việc Ý kiến khác lại cho rằng nên bồ trí chỗ làm việc trong một
phòng với vách ngăn di động để để có thê liên hệ và kiểm sốt cơng việc khi
Trang 26Trên thực tế có những trường hợp làm việc trong một phòng có nhiều người là thuận lợi, nhưng cũng không ít trường hợp lại không phù hợp, ví dụ như các bộ phận nghiên cứu đòi hỏi phải có sự tập trung tư tưởng cao độ
Chính vì thế cầẦn có sự nghiên cứu, can nhắc khi lựa chọn các phương án bố
trí chỗ làm việc sao cho thích hợp với từng loại công việc Kiểu bố trí chỗ làm việc trong một mặt bằng mở thường thích hợp với những cơ quan làm công tác thống kê hoặc bộ phận kế toán trong công sở
Theo cách bồ trí chỗ làm việc trong mặt bằng mở, các phòng làm việc được ngăn thành nhiều chỗ bằng vách ngăn di động có thể mở ra hay thu hẹp khi cần thiết tùy theo yêu cầu công việc của từng người Vì vậy yêu cầu cụ thé của việc sắp xếp là:
- Phù hợp với chức năng cụ thể của cơ quan, đơn vị;
- Tận dụng được diện tích mặt bằng trên cơ sở định mức hợp lý;
- Giảm thời gian di chuyên giữa các bộ phận có liên quan, tạo sự hỗ trợ,
phối hợp giữa các bộ phận có mối liên hệ trong công việc;
- Tạo được khả năng cơ động và mềm dẻo khi sử dụng các thiết bị và các
nguồn lực khác trong công sở;
- Tiết kiệm kinh phí cho các dịch vụ;
- Có tính thâm mỹ;
- An toàn trong việc sử dụng thiết bị
Đề thực hiện được những yêu cầu trên, trước khi tiến hành bề trí chỗ làm
việc trong công sở cần chú ý thu thập đầy đủ các thông tin về công việc được thực hiện, như: Tính chất công việc, mối quan hệ trong và ngồi cơng sở, quan hệ giữa các bộ phận câu thành của công sở trong quá trình giải quyết các
công việc, phương tiện làm việc, nhân lực .Nếu thiếu các thông tin này, việc
bố trí công việc trong công sở không thê phù hợp và thiếu tính khoa học, hiệu quả công việc không cao
2.1.5 Phương tiện làm việc
Trang 27không chỉ giúp cho công việc được tiến hành thuận lợi hơn, có năng suất cao
hơn, tiết kiệm thời gian và nhân lực mà chúng còn góp phần gìn giữ sức khỏe
cho cán bộ, công chức, viên chức, giảm sự mệt mỏi trong công việc hàng
ngày Do đó, yêu cầu chung đối với phương tiện làm việc là:
Một là, phương tiện làm việc phải thích ứng với từng loại công việc Mọi
phương tiện, không phân biệt thủ công hay hiện đại, đều phải được sử dụng một cách có hiệu quả Đây chính là một định hướng quan trọng cho việc đổi mới thiết bị và phương tiện làm việc ở các công sở hiện nay
Hai là, phương tiện làm việc phải góp phần tạo được môi trường văn hóa cho công sở Chính vì vậy các phương tiện làm việc không những phải
tiện lợi mà còn phải có tính thâm mỹ, được bố trí một cách hài hòa và sắp xếp
một cách hợp lý, ngăn nắp trong các phòng làm việc
Ba là, phải bảo đảm tiết kiệm Điều này có nghĩa là không phải thiết bị
nhiều thì công việc của công sở sẽ luôn tốt cần tránh phô trường, lãng phí Phải chú ý nâng cao hiệu suất sử dụng thiết bị trong từng bộ phận cũng như
tồn cơng sở
Bốn là, phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa các thiết bị làm việc
Các thiết bị lạc hậu cần được thay thế kịp thời Các thiết bị kỹ thuật được áp
dụng trong hoạt động của công sở ngày càng đa dạng, từ các thiết bị truyền
thống như bàn, ghế, tủ, cặp hồ sơ đến các máy móc, thiết bị kỹ thuật như
máy kiêm tra công văn, máy đóng số, máy đánh số tư liệu đều được cải tiễn
đến mức tối ưu Nhiều thiết bị có tính cơ động lớn đã được đưa vào sử dụng trong công sở làm cho việc sử dụng chúng trỏ nên hết sức tiện lợi và tiết
kiệm Theo nguyên lý đó các loại bàn, ghế di động với nhiều hình dáng, mẫu
Trang 28Muốn sử dụng các thiết bị nhằm phục vụ công việc có hiệu quả thì phải
xem xét một cách cụ thê yêu cầu của từng loại công việc dé trang bi may moc,
thiết bị cho phù hợp Cần lưu ý rằng không phải mọi công việc đều cần sử
dụng thiết bị hiện đại, mặt khác các thiệt bị hiện đại không phải bao giờ và
không phải ở bất cứ nơi nào cũng đều mang lại hiệu quả cao trong công việc
Nhiều khi, chính vì sử dụng không hợp lý các thiết bị đã gây ra những lãng phí Vì vậy, khi thay đổi thiết bị đang phù hợp với công việc, các công sở phải
hết sức cần trọng, cân nhắc, tính toán một cách hop ly 2.2 Kế hoạch hóa hoạt động công sở
2.2.1 Quan niệm về kế hoạch hóa hoạt động công sở
Kế hoạch thực chất là một loại chương trình công tác, là phương án tổ chức các công việc trong quá trình quản lý hoạt động của công sở
Lập kế hoạch là việc xác định mục tiêu, quyết định những công việc cần
làm trong tương lai (ngày hôm sau, tuần tuần sau, tháng sau, năm sau, trong năm năm tới ) và các kế hoạch hành động Nhà quản lý phải theo sát các
diễn biến, dự tính các tình huống, lực chọn các mục tiêu, xây dựng các kết hoạch, thiết lập các cơ chế, tổ chức các quá trình, bố trí nhân lực, điều phối các hoạt động và kiểm soát công việc
2.2.2 Phân loại kế hoạch
- Theo quy mô của kế hoạch có thê phân chia kế hoạch thành: Kế hoạch
chiến lược và kế hoạch tác nghiệp
- Theo khuôn khổ thời gian thực hiện kế hoạch có thể phân chia kế hoạch
thành: Kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch trung hạn và kế hoạch dài hạn
- Theo tính chất cụ thể của kế hoạch có thể phân chia kế hoạch thành: Kế
hoạch cụ thể và kế hoạch định hướng
- Theo mức độ của kế hoạch có thê phân chia kế hoạch thành: Kế hoạch
vĩ mô và kế hoạch vi mô
Trang 29Công tác lập kế hoạch là một khâu hết sức quan trọng của quản lý hiện đại Nó giúp cho nhà lãnh đạo, quản lý giảm đến mức tối đa các bắt trắc, tập
trung lực lượng để thực các mục tiêu đã định ra và kiểm tra hoạt động của các
bộ phận cấu thành trong công sở một cách thuận lợi và có căn cứ Song để công tác lập kế hoạch đem lại hiệu quả như mong muốn thì cần phải có phương pháp xây dựng kế hoạch với các bước thường gặp sau:
Thứ nhất Thu thập đầy đủ các dữ liệu cho công việc dự định sẽ làm hoặc toàn bộ các hoạt động của công sở, từ đó đưa ra những nhận định ban đầu cho việc xây dựng dự thảo kế hoạch công tác của đơn vị mình
Thứ hai: Tô chức thảo luận hoặc lấy ý kiến đóng góp của toàn thể các cán bộ, công chức, viên chức có liên quan đến công việc để xây dựng kế hoạch chính thức Xác định mục tiêu các vấn đề cần thiết phải giải quyết để thực hiện kế hoạch, các phương án hành động
Thứ ba: Thông qua kế hoạch Kế hoạch càng được nhất trí cao trong nội bộ công soqar thì càng có khả năng thực hiện thành công, vì vậy các bước
nói trên cần phải phối hợp chặt chẽ nhằm đảm bảo cho mỗi kế hoạch khi được
thông qua đều được mọi người quan tâm thực hiện tốt
2.2.4 Ý nghĩa của kế hoạch
Kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý điều hành
công việc để đạt được mục tiêu của công sở Đây là sự xác định các mục tiêu cu thé can đạt được và các bước đi cần thiết để đạt được mục tiêu đó -
- Sử dụng hiệu quả các nguồn lực trong cơ quan, công sở Ys nghĩa của công cụ kế hoạch thể hiện ở những nội dung cơ bản sau:
-_ Tránh được những lãng phí về thời gian, công sức, tài chính của các
công sở
Trang 30cho công sở hoạt động một cách khoa học, hoàn thành mục tiêu của công sở một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất
- Giúp đơn giản hoá mục tiêu của tổ chức nhờ sự sắp sếp, xây dựng quy
trình giải quyết công việc một cách hết sức hợp lý và khoa học
Kế hoạch tạo ra mô hình cụ thể, chỉ tiết giúp các nhà lãnh đạo nhìn
nhận chính xác về tình hình thực tế của công sở nhờ đó giúp cho quá trình tiến hành xử lý và quản lý công việc dễ dàng và đem lại hiệu quả thiết thực
2.3 Xây dựng quy chế hoạt động của công sở
2.3.1 Khái niệm và vai trò của quy chế trong công sở
Để công sở hoạt động có hiệu quả và người lãnh đạo có thể điều hành
tốt hoạt động của công sở cần phải dựa trên nhiều căn cứ và cơ sở pháp lý Trong đó việc xây dựng các quy chế hoạt động của công sở là một nội dung và yêu cầu quan trọng để điều hành công việc
Có thể hiểu quy chế hoạt động công sở là những khuôn khổ, giới hạn,
chuẩn mực mà trên cơ sở đó công sở xác lập các mối quan hệ bên trong và bên ngồi cơng sở trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn; quy
định sự giao lưu, hợp tác, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong
thực thi nhiệm vụ Quy chế là công cụ điều chỉnh hoạt động của công sở g1úp
quá trình hoạt động của công sở diễn ra trong trật tự, nhờ đó tạo sự ôn định để
công sở phát triỀn
Quy chế là điều kiện cần thiết để đánh giá cán bộ, công chức, viên chức
trong công sở về ý thức tổ chức kỷ luật, về tỉnh thần, thái độ làm việc, là căn
cứ đề họ có thể biết mình được làm gì, không được làm gì và phải làm gì ở vị trí của mình trong công sở
Tóm lại, quy chế có thể hiểu một cách cụ thê là van ban quy định cụ thể các quyền và nghĩa vụ của những người giữ chức vụ; các quan hệ trong công
SỞ khi giải quyết mot cong việc nhất định; trách nhiệm của mỗi chức vu, moi
Trang 31chuẩn đề đánh giá công việc
Khi xây dựng quy chế cần chú ý phạm vi của các quy định, trong đó
thường có hai loại khác nhau, một loại mang tính quy phạm chung và một loại
là những quy định đối với một bộ phận, đối tượng cụ thé
Về trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức quy định trong quy
chế công sở cũng thường được chia làm ba loại: trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo, của cán bộ chuyên môn nghiệp vụ và các bộ phận phục vụ
Quy chế có vai trò quan trọng trong quản lý và điều hành công sở Thực tế cho thấy, ở những nơi quy chế được xây dựng tốt, nghĩa là các qui định cụ thê trong quy chế phù hợp với điều kiện thực tế, với thâm quyền được giao thì ở những nơi đó việc quản lý điều hành có nhiều thuận lợi Trái lại những công sở không có quy chế hoặc quy chế xây đựng không phù hợp thì việc tổ chức điều hành công việc luôn gặp khó khăn, kém hiệu quả
Khi đánh giá vai trò của quy chế công sở có thể xem xét trên các nội dung cơ bản sau:
Thứ nhất, quy chế tác dụng trực tiếp tới môi trường hoạt động của tô chức Mỗi một quy chế với quy định rõ ràng về thấm quyền, về chức năng,
nhiệm vụ cụ thê của từng chức danh cán bộ, công chức, viên chức, của từng bộ phận trong công sở sẽ là yếu tố cơ bản hình thành quỹ đạo hoạt động của
tổ chức Nhờ đó có thể loại trừ tình trạng tránh né và đùn đây công việc,đùn
đây trách nhiệm Nhờ có quy chế, mỗi chức danh cán bộ, công chức, viên chức có thể xác định đầy đủ và rõ ràng về trách nhiệm, nghĩa vụ của mình, trên cơ sở đó phan đấu hoàn thành và hoàn thành suất sắc nhiệm vụ được
giao Nhờ có quy chế, công việc trong công sở sẽ được giải quyết nhanh chóng không nhập nhằng và ùn tắc
Như vậy có thê nói quy chế công sở là một yếu tố quan trọng trong việc hình thành môi trường làm việc lành mạnh, công minh và hiệu quả
Trang 32thể đó là quy chế văn hóa công sở đặc biệt là quy chế văn hóa ở các cơ quan hành chính Nhà nước Chúng ta có thể thấy những quy định trong quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước tưởng chừng rất nhỏ nhưng trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế thì văn hóa ứng xử của cán bộ công chức, viên chức Nhà nước trong quan hệ với người dân khi đến liên hệ giải quyết công là việc làm rất cần thiết Điều đó còn thể hiện bản chất Nhà nước
ta là Nhà nước của dân, do dân và vì dân nhằm thực hiện thắng lợi sự nghiệp
xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nhân dân, do nhân dân
và vì nhân dân ở nước ta hiện nay Từ đó, người dân có thể hy vọng về một
phong cách phục vụ, một tác phong làm việc mới mẻ, cởi mở và thân thiện của cán bộ công chức, viên chức khi họ đến công sở để yêu cầu giải quyết một công việc nhất định Tuy nhiên để thực hiện tốt quy chế này, cần có sự kiểm tra, giám sát và đôn đốc kịp thời, thường xuyên của chủ thê có thâm quyền
Thứ ba, quy chế công sở là công cụ để đảm bảo tính dân chủ, góp phần
làm đây lùi, hạn chế hoặc vô hiệu hóa các biểu hiện quan liêu, hách dịch, cửa
quyền
Thứ tư, thông qua quy chế công sở, các quy định của pháp luật được cụ thể hóa và chuyển hóa một cách rõ ràng cụ thê và sát với tình hình cụ thể của mỗi công sở, nhờ đó đảm bảo được việc chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật trong cán bộ, công chức, viên chức của công sở
Thứ năm, quy chế công sở còn tạo điều kiện áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào hoạt động điều hành và tô chức công SỞ
Khi đã có quy chế tốt, mỗi cán bộ, công chức trong công sở sẽ xác
định rõ nội dung công việc cần làm, không được làm, trách nhiệm và yêu cầu
đối với công việc và đối với bản thân để phấn đấu thực hiện tốt Từ đó, năng
Trang 33Xây dựng quy chế cũng như soạn thảo một văn bản quy phạm pháp luật
nói chung, cần phải theo một quy trình chặt chẽ và khoa học Có thể khái quát
các bước cơ bản sau:
Bước l: Xác định phạm vi điều chỉnh của qUy chế, đối tượng áp dụng và
thẳm quyền ban hành quy chế
Quy chế khi được xây dựng sẽ tác động đến những đối tượng cụ thể nào?
Ai có thậm quyền ban hành quy chế Có những trường hợp quy chế đo thủ
trưởng của chính cơ quan đó ban hành nhưng cũng có trường hợp quy chế
được ban hành bởi cơ quan chủ quản cấp trên; xác định hiệu lực của quy chế
Bước 2: Xác định khung điều chỉnh cụ thể, cách thức tác động, các điều
kiện thực hiện quy chế, Cụ thể cần xác định rõ một số vấn đề sau:
-_ Phạm vi thâm quyền giải quyết công việc của người lãnh đạo công sở
- Quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức, viên chức trong việc thực hiện nhiệm vụ, trong việc bảo vệ tài sản, chấp hành pháp luật, kỷ luật lao
động
-_ Thâm quyền ban hành văn bản quản lý của người lãnh đạo
- Thủ tục gửi văn bản giải quyết, xử lý văn bản, tổ chức thi hành văn
bản
Bước 3: Tổ chức thảo luận một cách dân chủ, cơng khai trong tồn thể cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan
Bước 4: Ban hành quy chế
2.4 Thiết kế và phân công công việc trong công sở
2.4.1 Thiết kế công việc
2.4.1.1 Thiết kế công việc là gì?
Thiết kế công việc là việc phân chia sắp xếp các loại công việc lớn nhỏ
sao cho hợp lí Đây là một quá trình xác định nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm cu thé cia cán bộ công chức, viên chức trong viêc thực thi nhiệm vụ Việc
Trang 342.4.1.2 Nội dung và yêu câu thiết kế công việc
Mặc dù có nhiều cách khác nhau để thiết kế công việc, ta có thể nêu ra những bước cơ bản sau:
Đánh giá về thực tiễn công việc hiện tại: Thiết kế công việc có cần thiết
hay khả thi không? Thảo luận quá trình với người lao động và người giám sát liên quan và làm rõ quá trình đó, hoặc phải thay đổi hoặc phải đào tạo
Thiết kế công việc phải bảo đảm các yêu cầu sau:
Thứ nhất, phù hợp với mục tiêu của công sở và của từng đơn vị thực hiện
công việc được đề ra
Mỗi một cơ quan đều có những mục tiêu nhất định và trên cơ sở đó để
tiễn hành các hoạt động phù hợp với mục tiêu và đạt mục tiêu đề ra Từ những
mục tiêu chung đó các đơn vị trong công sở sẽ xác định mục tiêu cụ thể Và
việc thiết kế công việc phải nhằm thực hiện những mục tiêu cụ thé đó
Nếu như thiết kế công việc không bám sát với mục tiêu, đi chệch
hướng mục tiêu thì ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của tổ chức
Thứ hai, nội dung công việc rõ rằng
Khi thiết kế công việc cần chú ý đến tính rõ ràng của công việc tức là
công việc phải chỉ tiết, cụ thể phân công trách nhiệm cụ thể, rõ ràng, minh
bạch nhằm tránh bỏ sót hoặc trùng lắp công việc Có như vậy thì mới đảm bảo tính khả thi của công việc trên thực tế |
Thứ ba, mỗi thiết kế phải có ý nghĩa đối với toàn bộ nhiệm vụ chung của
công sở Tức là khi thiết kế một công việc cụ thê thì về mặt ý nghĩa của nó
cần trả lời câu hỏi:
+ ý nghĩa của công việc
+ ý nghĩa chuyên môn
+ ý nghĩa kinh tế xã hội — xã hội và các ý nghĩa khác
Các ý nghĩa đó phản ánh mức độ ảnh hưởng của công việc đến hoạt động
Trang 35Thiết kế công việc sao cho phù hợp với điều kiện thực tế và khả năng
của cán bộ, công chức, viên chức thì họ sẽ có tính tự chủ, nỗ lực hoàn thành
công việc và phát huy khả năng sáng tạo của mình
Thứ năm, tạo khả năng hợp tác khi giải quyết công việc
Trong khi giải quyết công việc nếu không có sự hợp tác, phối hợp nhịp
nhàng, sự liên hệ lẫn nhau thì sẽ gay ra tinh trang bat hop tac, chéng chéo, xáo trộn trong các công việc Vì vậy nó sẽ dẫn đến sự kém hiệu quả, sự thất
bại trong công việc
Ví dụ: khi triển khai thực hiện công tác điều tra quy mô nguồn lao động của Bộ Lao động thương binh xã hội đòi hỏi phải có sự phối hợp hoạt động
của các cục, các vụ thuộc Bộ Lao động thương binh xã hội
Thu sau, co kha nang kiểm tra việc thi hành công việc một cách thuận lợi
Một công việc muốn đạt kết quả tốt thì khi đề ra công việc phải tính đến khả năng kiểm tra việc khả năng hoàn thành công việc
Vdụ: khi đưa ra nhiệm vụ của phòng tài chính - kế toán thì phải phải thiết lập một cơ chế kiểm tra như: Các biện pháp quan sát quá trình thực hiện trong thực tế, qua số sách giấy tờ
2.4.2 Phân công công việc
Dựa vào bộ máy tổ chức của công sở và tính chất công việc có thể thực
hiện việc phân công công việc một cách khoa học đối với các nhiệm vụ trong
một công sở nhất định Tuy nhiên, để phân công công việc được chính xác, phù hợp với đặc điểm hoạt động của từng công sở cần phải dựa trên những cơ
sở thực tế khác Cần nhấn mạnh rằng, khi nói đến đặc điểm hoạt động của
mỗi công sở thì vấn đề được quan tâm là tính chất nỗi bật của nó 2.4.2.1 Cơ sở của quá trình phân công công việc
Trang 36Khi vị trí pháp lý và thâm quyền khác nhau thì đặc điểm hoạt động và
nhiệm vụ được giao cũng được phân biệt Ví dụ việc phân công công việc
trong cơ quan bộ không giống với Ủy ban nhân dân và cũng khác với sở Thứ hai, phân công theo khối lượng và tính chất của công việc
Sự phân công này dựa trên kế họach công tác được duyệt theo tính chất của mỗi loại công việc và theo yêu cầu thực hiện công việc trong thực tế Yêu cầu đặt ra đối với người lãnh đạo là nắm vững chương trình hành động của công sở, phải dựa vào kết quả của việc phân tích công việc để phân công công
việc
Khối lượng công việc và tính chất của công việc đòi hỏi phải có một sự tính toán hết sức khoa học để phân công công việc cho các nhóm, các cá nhân một cách hợp lý
Thứ ba, phân công công việc theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của công sở
Thiếu hay thừa biên chế so với yêu cầu công việc cần thực hiện đều gây ra những khó khăn nhất định cho phân công công việc Vì vậy, yêu cầu tất
yếu đối với hoạt động của công sở là phải bảo đảm đủ biên chế cần thiết
2.4.2.2 Các kiểu phân công công việc
1) Phân công công việc theo chuyên môn hóa
Trong một mức độ nhất định, chuyên môn hóa là phương pháp tất yếu để cán bộ, công chức, viên chức chuyên sâu vào một công việc nhất định và có được thói quen nghề nghiệp tốt Từ đó sẽ tạo khả năng nâng cao năng suất lao động Tuy nhiên, phân công công việc chuyên môn hóa không có nghĩa là
người làm việc không cần hiểu biết rộng Trái lại, muốn chuyên môn hóa tốt
thì phải hiểu biết rộng Quá nhân mạnh một chiều việc chuyên môn hóa sẽ dẫn đến sự phiến diện Nhưng nếu bỏ qua việc chuyên môn hóa thì phân công công việc sẽ có nhiều khả năng khơng hồn thành về chất lượng như chúng ta
Trang 37Can khang định rắng, các kiên thức chuyên môn và kiên thức chung luôn luôn có tác động bô sung cho nhau, cùng nâng cao hiệu biết chung và bản lĩnh
của cán bộ, công chức, viên chức Kinh nghiệm thực tê cho thây, để có một chuyên môn sâu nhăm thực hiên tốt nhiệm vụ được giao, các nhà chuyên
môn đều chú ý trang bị cho mình những kiến thức rộng ít có người nào chỉ có kiến thức chuyên môn thuần túy mà có thê thành đạt trong công việc
Trong xu thế phát triển hiện nay thì chuyên môn hóa công việc không
chỉ xuất hiện ở trong lĩnh vực sản xuất vật chất mà trong nhiều lĩnh vực khác
nhau Trong lĩnh vực quản lý, chuyên môn hóa cũng có yêu cầu riêng của mình Lịch sử phát triển của xã hội hiện nay đang ngày càng chứng tỏ rằng, khi khoa học, kĩ thuật phát triển cao thì tính “chuyên môn” trong lĩnh vực
quản lý lại càng cần thiết và sẽ mang lại hiệu quả lớn
2) phân công theo các tiêu chuẩn và định mức cụ thể
Mọi phương thức làm việ dù tiên tiến đến đâu cũng đòi hỏi phải có những tiêu chuẩn và định mức để phân công và đánh giá kết quả của quá trình
áp dụng nó vào thực tiễn Tiêu chuẩn càng rõ ràng thì càng thuận lợi khi phân công công việc
Khi xây dựng các tiêu chuẩn để làm chỗ dựa cho việc phân công công việc, cần chú ý cả hai loại tiêu chuẩn chất lượng và số lượng Các tiêu chuẩn cũng như định mức phải xây dựng sao cho có thể khuyến khích cán bộ, công
chức, viên chức làm việc tốt khi được giao nhiệm vụ
3) Phân công trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực của cán bộ công chức viên chức
Khi phân công công việc, nếu không tính đến năng lực thật sự của cán bộ, công chức, viên chức trong công sở thì dẫn đến hiệu quả thấp trong công tác Vì vậy cùng với việc phân công phải chỉ rõ trách nhiệm của từng cá nhân,
từng bộ phận Có nhiều loại trách nhiêm: Trách nhiệm pháp lý, trách nhiệm kỷ luật, trách nhiệm vật chất v.v và cán bộ công chức, viên chức được phân
Trang 38Tuy nhiên cũng cần tạo điều kiện để cán bộ công chức, viên chức có thể
hồn thành tốt cơng việc được giao Cao việc cho một người hay một nhóm
người phải dựa trên nguyên tắc phù hợp, có nghĩa là, phải thấy trước khả năng
của họ trên nhiều mặt cả trước mắt và lâu dài, vêu cầu công việc đặt ra và mục tiêu cuối cùng cần đạt tới Nếu mục tiêu là để bồi dưỡng cán bộ, công
chức, viên chức thì khi phân công công việc cho họ phải tính đến mục tiêu lâu dài, phương hướng bồi dưỡng v.v
4) Phân công theo các nhóm nhằm tạo sự thăng bằng trong công sở Kiểu phân công này nếu thực hiện tốt sẽ tạo ra sự đoàn kết trong công sở, đồng thời sẽ tăng thêm tiềm lực nội bộ cho công sở Có thế có trường hợp cán bộ, công chức, viên chức có trình độ chuyên môn cao nhưng không phải bao giờ họ cũng có khả năng hợp tác thuận lợi với đồng nghiệp Sự hợp tác
không chỉ phụ thuộc vào trình độ cán bộ, công chức, viên chức, vào nhận thức của mỗi người, vào nội dung công việc Nó cũng phụ thuộc vào cán bộ, công
chức, viên chức có thê thay thế lẫn nhau, có thể tập hợp được để giải quyết
một nhiệm vụ cụ thể nào đó khi cần thiết Điều này sẽ đảm bảo cho công việc
không bị gián đoạn trước những tình thế bất thường trong thực tế Cần nhắn mạnh rằng không một cá nhân hoặc một nhóm người riêng lẻ nào có thể hoàn
thành tốt mọi công việc từ khi khởi đầu đến khi kết thúc Vì vậy, hợp tác là
một quy luật để bảo đảm công việc thành công, bảo đảm cho hoạt động của công sở giữ được thăng bằng Khi phân công cán bộ, công chức, viên chức và tạo thành một nhóm công tác với nhau cần chứng minh rằng, mỗi cá nhân trong nhóm phụ thuộc vào nhóm do công việc được giao nhưng họ đều có những nét đặc thù riêng Người lãnh đạo cần biết rõ những đặc thù đó để phân
công hợp lý tạo tinh thần tập thể hợp tác và phát triển Đó có thể là đặc điểm về tâm sinh lý, về khả năng tư duy, về sức khỏe, giới tính
Khi vận dụng những nguyên tắc và các kiểu phân công công việc cần nhìn nhận chúng trong mối quan hệ chặt chẽ với nhau và tính đến điều kiện cụ
Trang 392.5 Kiểm tra công việc
Kiểm tra là một trong những biện pháp tất yếu của quá trình tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan công sở Đây là biện pháp rất quan trọng
giúp cho các nhà lãnh đạo, quản lý ngăn chặn kịp thời các sai lầm đồng thời phát hiện những chỗ không phù hợp trong kế hoạch để điều chỉnh Ngồi ra,
cơng tác kiểm tra còn giúp cho việc đánh giá kết quả, chỉ dẫn cho hoạt động của công sở được thực hiện đúng hướng
2.5.1 Các hình thức kiểm tra công việc
Kiểm tra là một bước trong quá trình thực hiện công việc từ lúc hoạch
định, tô chức, thực hiện, chỉ đạo, kiểm tra, đánh giá công việc Công tác kiểm
tra là một công việc thường xuyên của người lãnh đạo, quản lý và tùy theo vị trí, vai trò của người đó mà hoạt động của công sở sẽ áp dụng hình thức kiểm tra toàn diện hay kiểm tra thơng thường
Kiểm tra tồn điện được áp dụng khi người lãnh đạo thấy sự tác động
của môi trường bên ngoài cùng với thực tế phát triển của công sở cần điều
chỉnh xem xét kịp thời để đáp ứng việc thực hiện các mục tiêu kế hoạch, tránh
tốn thất không đáng có
Kiểm tra thông thường là xem xét quá trình thực hiện theo kế hoạch
được giao, giải quyết theo tiến độ đến đâu? có phù hợp với thời gian và kế hoạch đã đề ra hay không để từ đó nhà quản lý sẽ điều chỉnh các khâu còn hạn chế, phối hợp điều hành, nhằm đạt được hiệu quả công việc như đã định
Trên thực tế việc kiểm tra ở các công sở thường có các hình thức sau: - Kiếm tra thường xuyên: Là kiểm tra thông qua các báo cáo hoạt động
hàng ngày hay người cán bộ kiểm tra có thể trực tiếp xuống CƠ SỞ
- Kiểm tra định kỳ: Tùy theo tình hình hoạt động, đặc điểm của công sở,
người cán bộ kiểm tra sẽ lập kế hoạch theo từng tháng, từng quý, 6 thang, 1
năm
- Kiểm tra theo chuyên đề Mỗi hoạt động của công sở có nhiệm vụ và
chức năng riêng biệt, người kiểm tra sẽ căn cứ vào đó sẽ xây dựng từng
Trang 40Ví dụ: Lập chuyên đề kiểm tra đối với các đơn vị sự nghiệp về tình hình
tài chính, về việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn
- Kiểm tra đột xuất Hình thức kiểm tra này áp dung khi có đơn tố cáo,
khiếu nại |
Dù kiểm tra với hình thức nào chúng ta cần phải thấy được ý nghĩa công
tác kiểm tra là ngăn ngừa vi phạm, thiếu sót, hạn chế nó đến mức thấp nhất
chứ không phải khi thấy các dấu hiệu trên xuất hiện thì mới tiến hành thanh tra xử lý Có như thế thì người cán bộ làm công tác kiểm tra mới thực sự linh
hoạt và năng động
2.5.2 Về phương pháp kiểm tra công việc trong công sở - Kiểm tra việc xem xét kế hoạch và phê duyệt kế hoạch
Cán bộ kiểm tra cần xét đánh giá kế hoạch này có hoàn chỉnh hay chưa? Nên điều chỉnh chỗ nào? quá trình kế hoạch có đúng không? Phải nắm rõ
từng bước thực hiện kế hoạch để khi tiến hành đảm bảo đúng tiến độ thi công,
tránh những sai sót, rủi ro, tôn thất về thời gian
- Kiểm tra qua việc đánh giá các định mức
công việc này giúp người kiểm tra kế hoạch, dự kiến nhân lực, ngân
sách cho hợp lý, tránh đưa ra các định mức ảo Việc kiểm tra đánh giá đỉnh
mức, kế hoạch chính xác giúp cho việc thực hiện nhịp nhàng đồng bộ, tiết
kiệm được ngân sách, con người, tiền của - Kiểm tra qua báo cáo của đơn vị:
Người kiểm tra sẽ nắm bắt được tình hình hoạt động, tuy nhiên phải kết hợp
báo cáo đơn vị và khảo sát thực tế để đánh gía lại thực tại đơn vị - Kiểm tra trực tiếp kết quả và chất lượng cơng việc hồn thành
Đây là công việc quan trọng của người kiểm tra, Người cán bộ kiểm tra
phải dựa trên kế hoạch đã được phê duyệt đẻ xây dựng các tiêu chí đánh giá
về chất lượng công việc hoàn thành về các tiêu chuẩn đạt được, định mức tài