Tầm quan trọng của phần mềm ERP
Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển và ảnh hưởng sâu rộng đến mọi lĩnh vực, việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp trở thành một yêu cầu thiết yếu.
Trong bối cảnh ngày càng nhiều lời kêu gọi cho cuộc cách mạng công nghệ 4.0 từ các tổ chức và chính phủ, các doanh nghiệp đã nhận thức rõ tầm quan trọng của công nghệ Họ đang thực hiện những bước chuyển mình cần thiết để xây dựng hệ thống thông tin tối ưu.
Hệ thống thông tin (HTTT) hiện nay có ảnh hưởng sâu sắc đến quyết định của các nhà quản lý và lãnh đạo trong việc lập kế hoạch cũng như lựa chọn sản phẩm và dịch vụ để sản xuất HTTT đã trở thành yếu tố chiến lược quan trọng trong hoạt động của tổ chức Ba vai trò chính của HTTT bao gồm: hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp, nâng cao hiệu quả quản lý và tạo ra lợi thế cạnh tranh cho tổ chức.
Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc gia tăng giá trị cho tổ chức thông qua việc cải tiến sản phẩm và quy trình nghiệp vụ, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm Đồng thời, chúng còn hỗ trợ các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định hiệu quả hơn.
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh và biến động hiện nay, hệ thống thông tin chiến lược đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự tồn tại của tổ chức Các hệ thống thông tin quản lý không chỉ là công cụ thiết yếu mà còn giúp tổ chức tạo ra và duy trì lợi thế cạnh tranh bền vững.
Vai trò của phần mềm quản lý doanh nghiệp:
Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ để cung cấp và sử dụng thông tin kịp thời, chính xác, từ đó tạo tiền đề cho việc nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng Điều này giúp tăng khả năng thích nghi với thị trường và nâng cao chất lượng sản phẩm đến tay khách hàng Hơn nữa, việc này còn góp phần nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt đối tác và các nhà đầu tư.
Các nhà quản lý doanh nghiệp cần tăng cường khả năng quản lý và giám sát bằng cách áp dụng các công cụ hiện đại, giúp mở rộng khả năng truy cập thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả sản xuất và kinh doanh mà còn giảm giá thành sản phẩm Hơn nữa, việc tối ưu hóa nguồn nhân lực, vật lực và tài lực trong quá trình sản xuất kinh doanh là rất quan trọng để đạt được thành công bền vững.
Đối với người lao động, việc thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hóa giúp giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, từ đó nâng cao năng suất lao động.
Sapo là công ty chuyên cung cấp giải pháp bán hàng công nghệ, nổi bật so với các công ty kinh doanh sản phẩm truyền thống Chúng tôi hiểu rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng phần mềm trong quản lý doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Trong bối cảnh số lượng nhân viên tăng nhanh và công ty có nhiều chi nhánh trên toàn quốc, việc quản lý nhân sự một cách tổng thể và hiệu quả trở nên vô cùng quan trọng Quá trình quản lý tuyển dụng, nhân viên, đánh giá và tiền lương cần được thực hiện một cách thống nhất và chặt chẽ Việc áp dụng phần mềm quản lý sẽ giúp tập trung quy trình hành chính và nguồn nhân lực, từ đó tạo điều kiện cho nhà quản lý dễ dàng phân công công việc, theo dõi tiến độ và khen thưởng Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn tăng cường năng lực nhân viên và cải thiện kết quả kinh doanh.
Ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu đối với doanh nghiệp
Tạo sự linh hoạt và thuận tiện cho phòng nhân sự trong việc quản lý nguồn lực lao động của công ty, đồng thời giúp Ban Lãnh đạo kiểm soát nhân lực một cách hiệu quả và dễ dàng.
- Nâng cao hiệu quả quản lý cho các nhà quản trị
- Thể hiện sự chuyên nghiệp trong quy trình làm việc
- Tăng hiệu quả quản lý nhân sự giúp giảm bớt nhân sự trong phòng nhân sự
Dựa trên những lý do đã nêu, tôi quyết định chọn đề tài "Phân tích thiết kế phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cho công ty cổ phần công nghệ Sapo" làm nội dung khóa luận của mình.
MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
Mục tiêu nghiên cứu
Trong khóa luận tốt nghiệp này, tôi sẽ hệ thống hóa các cơ sở lý luận và lý thuyết về hệ thống thông tin, đồng thời thực hiện phân tích và thiết kế hệ thống thông tin nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
- Tập trung phân tích, đánh giá thực trạng tình hình ứng dụng CNTT, HTTT tại Công ty cổ phần phần mềm Sapo
- Chỉ ra những thuận lợi, thách thức cũng như những thành công và hạn chế trong việc ứng dụng CNTT, HTTT
Để hỗ trợ công ty trong việc tiếp tục ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) và hệ thống thông tin (HTTT) trong quản lý và kinh doanh, cần đề xuất một số giải pháp phù hợp với điều kiện hiện tại Những giải pháp này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh, đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường Việc đầu tư vào các công cụ CNTT hiện đại và đào tạo nhân viên sẽ là những bước quan trọng để công ty duy trì và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh hiện nay.
- Đề xuất xây dựng phần mềm ERP và đặc biệt là chức năng quản lý nhân sự
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục đích nghiên cứu trên, khóa luận phải thực hiện các nhiệm vụ:
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống và hệ thống thông tin (HTTT) là một quá trình quan trọng, bao gồm việc phân tích và thiết kế HTTT Điều này được thực hiện thông qua việc tìm hiểu, nghiên cứu và đọc các tài liệu, sách, và tạp chí chuyên ngành, nhằm nâng cao hiểu biết và áp dụng các kiến thức vào thực tiễn.
Tiến hành điều tra bằng phiếu khảo sát để thu thập thông tin về tình hình tài chính, hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống thông tin và quy trình quản trị hệ thống thông tin tại công ty.
Đánh giá hệ thống thông tin mà công ty đang sử dụng giúp nhận diện những ưu điểm và nhược điểm, đồng thời xác định nguyên nhân tồn tại Qua đó, cần đề xuất giải pháp phân tích và thiết kế chức năng cho phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và nâng cao khả năng quản lý.
ĐỐI TƯỢNG VÀ P HẠM VI NGHIÊN CỨU
Đối tượng nghiên cứu
- Dự án xây dựng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cho công ty cổ phần phần mềm Sapo và các thông tin liên quan đến dự án
- Hệ thống nhân sự và quản lý nhân sự tại doanh nghiệp
- Các kiến thức phân tích thiết kế hướng đối tượng và các kiến thức liên quan.
Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi không gian: Công ty cổ phần công nghệ Sapo
Phạm vi thời gian của bài phân tích và đánh giá thực trạng được xác định từ năm 2016 đến 2019 Trong giai đoạn này, các giải pháp phát triển chức năng bổ sung cho phần mềm đã được đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng và đáp ứng nhu cầu người dùng.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phương pháp thu thập dữ liệu
- Thu thập dữ liệu thứ cấp: Thông tin thu thập để làm nghiên cứu dựa trên các nguồn tài liệu sau:
Nguồn tài liệu nội bộ doanh nghiệp bao gồm bảng tổng kết, báo cáo hoạt động kinh doanh trong ba năm gần đây, báo cáo tài chính và tài liệu liên quan đến hiệu quả lao động của nhân sự trong công ty.
Nguồn tài liệu bên ngoài doanh nghiệp bao gồm các công trình khoa học, luận án tiến sĩ và thạc sĩ, ấn phẩm từ các cơ quan nhà nước, cùng với sách báo, tạp chí định kỳ và sách chuyên ngành Những tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin và kiến thức cho doanh nghiệp.
Bạn có thể truy cập thông tin trực tiếp trên website của Công ty cổ phần công nghệ Sapo, nơi cung cấp các giáo trình điện tử ebook và các bài báo điện tử liên quan.
- Thu thập dữ liệu sơ cấp:
Phương pháp điều tra trắc nghiệm được thực hiện thông qua việc phát 50 phiếu khảo sát, nhằm làm rõ những vấn đề khó khăn trong quản lý nhân sự Kết quả thu về là 40 phiếu, cung cấp thông tin quý giá cho việc phân tích và cải thiện quy trình quản lý.
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp sẽ được thực hiện với các đối tượng như giám đốc, trưởng phòng và bộ phận quản lý nhân sự trong công ty Mục tiêu của cuộc phỏng vấn là làm rõ quan điểm của ban lãnh đạo về cách thức và hiệu quả quản lý nhân sự hiện tại Các cuộc phỏng vấn sẽ được tiến hành trực tiếp với từng cá nhân để thu thập thông tin chi tiết và sâu sắc.
Phương pháp xử lý dữ liệu
Trong báo cáo khóa luận tổng hợp này, em đã áp dụng phương pháp xử lý dữ liệu định tính kết hợp với định lượng Sử dụng phần mềm Excel, em đã lượng hóa các kết quả để phục vụ cho việc phân tích thực trạng và làm cơ sở xây dựng một số biểu đồ trong khóa luận.
Việc vẽ các sơ đồ sẽ sử dụng phần mềm vẽ trực tuyến Draw.io.
KẾT CẤU KHÓA LUẬN
Khóa luận được cấu trúc gồm nhiều phần như tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục các từ viết tắt, danh mục bảng và hình, cùng với chương mở đầu Nội dung chính của khóa luận bao gồm ba chương chính, mỗi chương sẽ trình bày các vấn đề và kết quả nghiên cứu một cách chi tiết.
Chương 1 trình bày cơ sở lý luận về phần mềm ERP, giúp người đọc hiểu rõ về nguyên tắc và ứng dụng của nó trong doanh nghiệp Chương 2 tập trung vào kết quả phân tích và đánh giá thực trạng các nguồn lực của công ty, từ đó xác định những điểm mạnh và yếu trong quản lý Cuối cùng, Chương 3 đề xuất phát triển và xây dựng phần mềm ERP phù hợp cho công ty, nhằm tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động.
TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ
Những khái niệm cơ bản
Thông tin là dữ liệu được tổ chức và xử lý nhằm tạo ra giá trị gia tăng so với giá trị ban đầu của nó Đây là dữ liệu đã được phân tích, tổng hợp và thống kê, mang lại ý nghĩa thiết thực cho người sử dụng Thông tin có thể bao gồm nhiều giá trị dữ liệu liên quan, giúp cung cấp cái nhìn toàn diện về một sự vật hay hiện tượng trong một ngữ cảnh cụ thể.
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử tương tác và ràng buộc lẫn nhau, phối hợp để đạt mục tiêu chung Các phần tử này có thể là vật chất hoặc phi vật chất như con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc hoạt động và quy trình xử lý.
Hệ thống thông tin bao gồm phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và quy trình, nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin trong tổ chức, doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý bao gồm các quy tắc, kỹ năng và phương pháp giúp con người và thiết bị thu thập, phân tích dữ liệu Nhờ đó, hệ thống này tạo ra thông tin cần thiết cho các nhà ra quyết định (ThS Lê Thị Bích Ngọc, Quantri.vn)
Phần mềm là tập hợp các chương trình giúp hỗ trợ các chuyên gia trong lĩnh vực của họ thực hiện các nhiệm vụ một cách hiệu quả Nhiệm vụ chính của phần mềm là tối ưu hóa quy trình làm việc, cho phép người dùng thực hiện công việc trên máy tính một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn so với việc làm trong thực tế.
Phần mềm hệ thống bao gồm một loạt các chương trình được thiết kế để hỗ trợ các ứng dụng khác, đồng thời xử lý các cấu trúc thông tin phức tạp và xác định, như trình biên dịch, trình soạn thảo và các tiện ích quản lý tệp.
ERP, hay còn gọi là Enterprise Resource Planning, là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp giúp các công ty kiểm soát hiệu quả nguồn lực của mình Nhờ vào các quy trình nghiệp vụ được thiết lập trong hệ thống, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch khai thác tài nguyên một cách hợp lý.
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là giải pháp phần mềm đa chức năng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh Nó cho phép thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu liên quan đến lập kế hoạch sản phẩm, chi phí, sản xuất, cung cấp dịch vụ, tiếp thị, bán hàng, giao hàng và thanh toán.
MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.2.1 Các thành phần của hệ thống thông tin
- Hệ thống thông tin bao gồm 5 thành phần:
Hình 1 Mô hình tổng quát hệ thống thông tin (Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý)
Nguồn lực phần cứng trong hệ thống thông tin bao gồm các thiết bị vật lý cần thiết cho việc nhập, xử lý và truyền phát thông tin Những thiết bị này là các phần cứng hữu hình, có thể nhìn thấy và cầm nắm được, đóng vai trò quan trọng trong quá trình xử lý thông tin.
Phần mềm là các chương trình được cài đặt trong hệ thống, có vai trò quan trọng trong việc quản lý và xử lý thông tin Nó giúp kiểm soát và điều phối phần cứng, thực hiện các quy trình xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu của người dùng.
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, liên quan đến nhau và được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp Nó phục vụ nhu cầu khai thác thông tin đồng thời cho nhiều người dùng và ứng dụng với các mục đích khác nhau tại nhiều thời điểm.
Mạng máy tính là tập hợp các máy tính và thiết bị vật lý được kết nối qua đường truyền vật lý theo một kiến trúc nhất định, dựa trên các giao thức để chia sẻ tài nguyên trong tổ chức hoặc doanh nghiệp Nhờ vào mạng máy tính, nhân viên có thể dễ dàng trao đổi thông tin, chia sẻ tài nguyên và làm việc cùng nhau mà không bị ràng buộc bởi vị trí địa lý.
Nguồn lực con người là yếu tố then chốt trong hệ thống thông tin hiện đại, bao gồm tất cả những cá nhân tham gia vào quản lý, xây dựng, mô tả, lập trình, sử dụng, nâng cấp và bảo trì hệ thống Con người không chỉ là thành phần quan trọng nhất mà còn đóng vai trò chủ động trong việc tích hợp các yếu tố trong hệ thống, nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
* Quy trình xây dựng hệ thống thông tin
Giai đoạn 1 của quá trình phân tích thiết kế hệ thống là khảo sát hiện trạng và xác lập dự án Quá trình khảo sát này thường diễn ra qua hai giai đoạn chính.
- Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của dự án
Khảo sát chi tiết là bước quan trọng để xác định chính xác các công việc cần thực hiện và khẳng định những lợi ích đi kèm Giai đoạn khảo sát hệ thống yêu cầu phải được thực hiện một cách cẩn thận và có hệ thống để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của dự án.
+ Khảo sát đánh giá sự hoạt động của hệ thống cũ
+ Đề xuất mục tiêu, ưu tiên cho hệ thống mới
+ Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới
+ Đề ra kế hoạch cho dự án
+ Lập báo cáo về khảo sát và xác định tính khả thi
- Các hình thức khảo sát:
Quan sát theo dõi bao gồm cả hình thức chính thức và không chính thức Quá trình này đòi hỏi việc ghi chép cẩn thận và áp dụng các phương pháp khoa học nhằm rút ra những kết luận thuyết phục.
Phỏng vấn điều tra là phương pháp giao tiếp trực tiếp với người dùng hệ thống, thường được thực hiện bởi các nhà phân tích thông qua việc sử dụng bảng hỏi và mẫu điều tra nhanh.
Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống là bước quan trọng sau khi khảo sát hiện trạng và xác lập dự án, tập trung vào việc phân tích các thành phần cơ bản của hệ thống Trong giai đoạn này, cần thực hiện các công việc như xác định yêu cầu, đánh giá tính khả thi và thiết kế sơ bộ để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả.
- Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống
Phân tích hệ thống dữ liệu là bước quan trọng trong việc xây dựng lược đồ cơ sở dữ liệu ở mức logic, nhằm đảm bảo lưu trữ lâu dài và hiệu quả cho các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống.
- Phân tích khả thi về kỹ thuật: Xem xét khả năng kỹ thuật hiện đại, đề xuất giải pháp kỹ thuật áp dụng hệ thống thông tin mới
Phân tích khả năng kinh tế là việc đánh giá tình hình tài chính để xác định khả năng chi trả cho việc xây dựng hệ thống thông tin mới Đồng thời, quá trình này cũng chỉ ra những lợi ích tiềm năng mà hệ thống có thể mang lại cho tổ chức.
Phân tích khả thi hoạt động là việc đánh giá khả năng vận hành của hệ thống trong các điều kiện bình thường, đồng thời xem xét các yếu tố tổ chức và quản lý mà tổ chức cho phép Điều này giúp xác định tính hiệu quả và sự phù hợp của hệ thống trong môi trường làm việc thực tế.
Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống: Là công đoạn cuối của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế
Nhiệm vụ của giai đoạn này là chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang vật lý Các công việc cần thực hiện của giai đoạn này là:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Thiết kế các kiểm soát
Giai đoạn 4: Cài đặt hệ thống là bước quan trọng trong việc xây dựng hệ thống, bao gồm việc tạo ra các file cơ bản và viết chương trình thực hiện các chức năng tương ứng với các kiểu khai thác đã xác định Giai đoạn này còn được gọi là giai đoạn mã hóa, vì nó tập trung vào việc mã hóa dữ liệu và giải thuật Một nhiệm vụ thiết yếu trong giai đoạn này là soạn thảo tài liệu hướng dẫn sử dụng cho người dùng và tài liệu kỹ thuật cho các chuyên gia IT, nhằm hỗ trợ việc phát triển hệ thống trong tương lai.
Giai đoạn 5: Chuyển giao hệ thống là bước cuối cùng trong quy trình phát triển hệ thống thông tin, nơi người phân tích sẽ hiệu chỉnh và đưa hệ thống vào vận hành thử với dữ liệu giả để phát hiện các sai sót Đồng thời, người phân tích cũng cần tiến hành đào tạo người sử dụng tại từng vị trí trong hệ thống để đảm bảo sự vận hành hiệu quả.
TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước Đã có nhiều sách và các công trình nghiên cứu nói về phân tích thiết kế hệ thống thông tin có thể kể đến như :
Giáo trình "Hệ thống thông tin quản lý" của Đàm Gia Mạnh (2017) do NXB Thống Kê phát hành cung cấp thông tin hữu ích cho những ai muốn tìm hiểu và áp dụng kỹ năng xây dựng và triển khai hệ thống thông tin trong sản xuất và kinh doanh Nội dung giáo trình không đi sâu vào khía cạnh kỹ thuật, mà tập trung vào các khái niệm cơ bản, phân tích nền tảng công nghệ, lý thuyết, phương pháp và công cụ quản lý hệ thống thông tin Bên cạnh đó, tài liệu cũng chỉ ra các loại hệ thống thông tin hiện nay, giúp người đọc có cái nhìn tổng quan và áp dụng vào thực tiễn Tôi đã sử dụng tài liệu này để trích dẫn các khái niệm về thông tin và hệ thống thông tin trong phần cơ sở lý luận của mình.
Cuốn sách "Phát triển hệ thống hướng đối tượng UML 2.0 và C++" của PGS.TS Nguyễn Văn Ba (2008) cung cấp cái nhìn chi tiết về UML, bao gồm các khái niệm cơ bản của lập trình hướng đối tượng, mô hình hóa, môi trường, cấu trúc, hành vi và thiết kế hệ thống Năm chương đầu tiên tập trung vào phân tích hệ thống và các biểu đồ diễn tả cấu trúc tĩnh trong UML Chương thứ 6, dài nhất và phức tạp nhất, tập trung vào phát triển hệ thống với mục đích thiết kế hệ thống hiệu quả.
Bùi Thị Huế (2014) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với chủ đề "Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng" tại Công ty Cổ phần Thương mại Cát Linh, thuộc Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Đại học Thương mại Nghiên cứu này tập trung vào việc cải thiện quy trình quản lý bán hàng thông qua việc áp dụng hệ thống thông tin hiệu quả.
Mại là một đề tài quan trọng trong việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý theo hướng đối tượng, với các ưu điểm như phân tích và thiết kế gần gũi với thực tế, khả năng tái sử dụng dễ dàng, và tính an toàn cao nhờ vào việc đóng gói và che giấu thông tin Hệ thống này còn có tính kế thừa tốt, giúp giảm chi phí và mở rộng dễ dàng Tuy nhiên, việc xây dựng hệ thống theo hướng đối tượng cần nhiều thời gian và chi phí, nên thường chỉ phù hợp với các hệ thống lớn và phức tạp.
Mai Thị Hường (2018) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân công cho công trình xây dựng tại công ty cổ phần LIDECO 2” Nghiên cứu này thuộc Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhân lực trong ngành xây dựng.
Thương mại điện tử tại Đại học Thương Mại là một đề tài quan trọng trong phân tích và thiết kế theo hướng đối tượng, với cơ sở lý luận chi tiết và đầy đủ Tuy nhiên, bài viết cũng chỉ ra một số mâu thuẫn giữa quá trình phân tích và thiết kế, cần được xem xét và điều chỉnh để đảm bảo tính nhất quán trong nghiên cứu.
Nguyễn Minh Tâm (2011), Luận văn “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và bán máy tính tại
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Phố Hiến, kết hợp với Khoa Hệ thống thông tin, Đại học Công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội, đang phát triển phần mềm quản lý theo hướng đối tượng nhằm khắc phục những nhược điểm của phương pháp phân tích thiết kế theo hướng chức năng Phần mềm này hứa hẹn mang lại sự gần gũi với thực tế, khả năng tái sử dụng cao, tính năng đóng gói và che giấu thông tin, từ đó nâng cao tính an toàn cho hệ thống Đặc biệt, tính kế thừa của phần mềm sẽ giúp giảm chi phí và đảm bảo tính mở cho hệ thống Nghiên cứu của Đoàn Văn Công (2011) trong luận văn thạc sĩ “ERP và mô hình hóa quản lý doanh nghiệp” tại Khoa công nghệ thông tin, trường Đại học Công Nghệ, Đại học Quốc Gia cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của công nghệ phần mềm trong quản lý doanh nghiệp.
Hà Nội đang nghiên cứu và xây dựng mô hình ERP cho doanh nghiệp nhỏ, với khả năng mở rộng trong tương lai Mô hình này dễ dàng triển khai, cho phép sử dụng lại các phân hệ hiện có nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức Mục tiêu là phát triển các phân hệ độc lập có tính tích hợp cao, dễ dàng kết nối với hệ thống ERP trong tương lai.
1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới
Hiện nay, có nhiều tài liệu và công cụ phân tích, thiết kế hệ thống thông tin trên thế giới Dưới đây là một số tài liệu và công cụ mà tôi đã tìm hiểu.
The Unified Modeling Language Reference Manual, 2nd Edition, J Rumbaugh, I Jacobson, and
G Booch Đây là một tài liệu đầy đủ và chính xác nhất về UML, tất cả các đặc tả về ngôn ngữ mô hình hóa UML đều được đề cập trong tài liệu này Tài liệu được sử dụng ở dạng tra cứu những khái niệm khi cần thiết hoặc các bạn muốn học đầy đủ và sâu về UML
Cuốn sách "Learning UML 2.0" của Kim Hamilton và Russell Miles cung cấp một tài liệu đầy đủ về các nội dung chính của UML, thường được sử dụng trong giai đoạn phân tích và thiết kế Điểm mạnh của tài liệu là cách trình bày thực hành theo từng bước, liên kết chặt chẽ với các tình huống cụ thể Mỗi phần đều có phần dẫn nhập giải thích tính cần thiết, đầu vào và đầu ra của từng giai đoạn Với các ví dụ thực tế, cuốn sách dễ đọc và dễ hiểu, giúp người học nắm bắt kiến thức một cách hiệu quả.
Phù hợp với việc học nhanh và thực hành nhanh
Cuốn sách "Management Information System: Managing Digital System" của Kenneth C Laudon và Jane P Laudon được chia thành bốn phần chính, tập trung vào hệ thống thông tin trong bối cảnh kinh doanh toàn cầu hiện nay Nội dung sách bao gồm cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, ứng dụng hệ thống thông tin trong kỷ nguyên số, và các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý Ngoài ra, tác phẩm cũng đề cập đến quản lý cơ sở dữ liệu, quản lý thông tin và vấn đề bảo mật hệ thống thông tin.
Karina Cuadro's article, "The Pros of Using System Analysis & Design for Your Business," highlights the advantages of information systems in enhancing overall business quality By improving competitiveness, these systems help identify new markets and opportunities, leading to streamlined processes and increased quality Furthermore, they facilitate quality control and contribute to reduced production costs.
Enterprise Architect (EA) là phần mềm phân tích và thiết kế UML toàn diện, hỗ trợ phát triển phần mềm từ giai đoạn thu thập yêu cầu, phân tích, thiết kế mô hình, đến kiểm tra, kiểm soát thay đổi và bảo trì, đảm bảo tính khả thi và truy xuất nguồn gốc đầy đủ.
KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAP O
Quá trình thành l ập và phát tri ển của công ty cổ phần công nghệ SAPO19 2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty
Sapo, được thành lập vào ngày 20/08/2008, đã nhanh chóng khẳng định vị thế hàng đầu trong lĩnh vực bán lẻ và thương mại điện tử với hai sản phẩm chủ đạo là Bizweb và Sapo Trong suốt 11 năm phát triển từ 2008 đến 2019, Sapo không ngừng nỗ lực nhằm mang lại sự hài lòng cho khách hàng thông qua các sản phẩm và giải pháp công nghệ tối ưu Đồng thời, công ty cũng tiên phong trong việc nghiên cứu và phát triển các giải pháp công nghệ mới, góp phần củng cố vị thế của mình trong ngành.
Bảng 1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty CP Công Nghệ Sapo
Năm 2008 Chính thức thành lập công ty
Năm 2010, Sapo ra mắt giải pháp bán hàng trực tuyến Bizweb, đánh dấu bước tiến quan trọng trong lĩnh vực thương mại điện tử Đến năm 2012, Bizweb vinh dự nhận danh hiệu Sao Khuê, khẳng định chất lượng và uy tín của sản phẩm Tháng 9 năm 2013, Sapo mở chi nhánh tại Hồ Chí Minh, mở rộng sự hiện diện và phục vụ khách hàng tốt hơn.
Năm 2013 Bizweb đã ghi danh vào giải thưởng Nhân tài đất Việt 2013 với hơn
4000 khách hàng và Sao Khuê 2012 với 2000 khách hàng
Tháng 01/2014 CYBERAGENT VENTURES – quỹ đầu tư thuộc tập đoàn
Cyberagent Nhật Bản đầu tư vào Bizweb Tháng 10/2014 Ra mắt phần mềm quản lý bán hàng thông minh Sapo.vn
Năm 2015 Sapo được trao tặng danh hiệu Sao Khuê năm 2015 với hơn 5000 khách hàng
Vào tháng 04/2018, Bizweb và Sapo đã chính thức hợp nhất, tạo thành nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh Sapo với hơn 43.000 khách hàng Đến tháng 06/2019, Sapo đã ra mắt phần mềm quản lý nhà hàng và café mang tên Sapo FNB.
Tháng 08/2019 Ra mắt giải pháp quản lý bán hàng online Sapo Go
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty
Ban tổng giám đốc chịu trách nhiệm quan sát và kiểm soát mọi vấn đề lớn nhỏ trong công ty, với Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc đứng đầu Ngoài ra, còn có giám đốc các khối chức năng như khối tăng trưởng và khối kinh doanh, đảm bảo hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Ban trợ lý có nhiệm vụ hỗ trợ ban tổng giám đốc trong việc quan sát và kiểm soát các vấn đề phát sinh, đồng thời cung cấp những tư vấn cần thiết để giúp ban tổng giám đốc đưa ra các quyết định tối ưu nhất.
Khối hỗ trợ kinh doanh bao gồm các phòng chức năng như tài chính kế toán, hành chính nhân sự, đào tạo, kiểm soát & chất lượng, và tổng hội, có nhiệm vụ hỗ trợ hoạt động kinh doanh của công ty Các phòng này đảm nhận việc tính toán doanh thu, lợi nhuận, lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân viên, đồng thời tạo lập và duy trì văn hóa doanh nghiệp.
Khối tăng trưởng bao gồm phòng marketing và phòng PRC, có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự tăng trưởng kinh doanh của công ty Các phòng này thực hiện các chiến dịch PR và quảng cáo nhằm quảng bá công ty và sản phẩm dịch vụ Đồng thời, họ cũng tiến hành khảo sát thị trường để đề xuất các chính sách hợp lý.
Khối dịch vụ khách hàng bao gồm các phòng như CSKH, dịch vụ, triển khai, tư vấn và gia hạn, với chức năng tiếp nhận và xử lý phản hồi từ khách hàng, lập kế hoạch chăm sóc khách hàng, triển khai dịch vụ cho khách hàng mới, cũng như tư vấn gia hạn hợp đồng cho những khách hàng có hợp đồng sắp hết hạn.
Khối công nghệ và phát triển sản phẩm bao gồm trung tâm kỹ thuật, phòng DMS, phòng IT và phòng thiết kế, với chức năng quan trọng như lập kế hoạch xây dựng tính năng và sản phẩm mới Đội ngũ đảm bảo hệ thống DMS nội bộ hoạt động trơn tru, cấu hình máy tính và thiết lập bảo vệ an toàn cho hệ thống mạng công ty Ngoài ra, phòng thiết kế còn chịu trách nhiệm thiết kế banner và giao diện website, góp phần nâng cao trải nghiệm người dùng.
Khối kinh doanh là bộ phận đông đảo nhất trong công ty, có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm khách hàng tiềm năng và ký kết hợp đồng Chức năng này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho công ty.
Sơ đồ 1 Sơ đồ tổ chức nhân sự tại Sapo
Lĩnh vực hoạt động
Công Ty CP Công Nghệ Sapo đăng ký kinh doanh trong 15 lĩnh vực khác nhau, nhưng hiện tại, lĩnh vực chính của công ty là mã ngành 6209, chuyên cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin và các dịch vụ liên quan đến máy tính Công ty tập trung vào khắc phục sự cố máy tính, cài đặt phần mềm, thiết kế và phát triển website, cũng như cung cấp giải pháp quản lý bán lẻ và thương mại điện tử.
Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm 2017-2019
Bảng 2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công Ty CP Công Nghệ Sapo từ năm 2017 đến 6/2019 Đơn vị: VNĐ
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 31.678.230.273 42.731.155.598 23.120.337.758
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 6.908.000 10.940.648 3.057.000
3 Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ 31.671.322.273 42.720.214.950 23.117.280.758
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 20.087.194.201 30.317.194.201 17.296.882.646
6 Chi phí quản lý kinh doanh 20.273.182.354 29.601.422.107 16.786.009.872
8 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (242.163.344) 1.213.520.518 509.594.453
9 Thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành - -
10 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (242.163.344) 1.213.520.518 509.594.453
Lợi nhuận năm 2017 của công ty âm do sản phẩm chưa được tối ưu hóa, hoạt động không ổn định và giá cao khiến việc tiếp cận khách hàng gặp khó khăn Các chính sách đối với nhân viên kinh doanh cũng chưa hoàn thiện, hạn chế khả năng phát triển của họ Hiện nay, công ty đã ra mắt sản phẩm mới và điều chỉnh các gói phần mềm để khách hàng dễ tiếp cận hơn Đồng thời, chính sách đối với nhân viên kinh doanh đã được nới lỏng, tạo điều kiện thuận lợi cho họ phát huy tối đa năng lực.
THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Qua quá trình thực tập và khảo sát, tôi nhận thấy rằng Sapo chưa áp dụng phần mềm ERP để quản lý tập trung các vấn đề hiện tại Đặc biệt, khó khăn trong quản lý nhân sự đang là một thách thức lớn, vì vậy chức năng này cần được triển khai ưu tiên Thực trạng này thể hiện rõ ràng những vấn đề mà công ty đang gặp phải.
2.2.1 Thực trạng quản lý tài sản
SAPO khác biệt với các doanh nghiệp sản xuất khi không sở hữu nhiều tài sản lớn như nguyên vật liệu hay thiết bị máy móc Tài sản của SAPO chủ yếu là trang thiết bị văn phòng phục vụ cho công tác quản lý và làm việc của nhân viên Trụ sở chính của công ty cổ phần công nghệ SAPO hiện tọa lạc tại tầng 5 và 6, tòa nhà Ladeco, địa chỉ 266 Đội.
Cấn, phường Liễu Giai, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội, là nơi đặt phòng kinh doanh với trang thiết bị văn phòng hiện đại, bao gồm laptop cá nhân, wifi, điện thoại bàn và máy in cho mỗi nhân viên Công ty còn cung cấp máy lọc nước, tủ lạnh và lò vi sóng để phục vụ nhu cầu ăn uống, nghỉ ngơi cho nhân viên Phòng nhân sự cũng được trang bị tương tự như phòng kinh doanh, và hệ thống chấm công bằng vân tay hiện đại được lắp đặt tại các cửa ra vào để quản lý nhân sự hiệu quả Công ty có ba phòng họp rộng khoảng 15m2, trang bị máy chiếu phục vụ cho thuyết trình và đào tạo Kho của công ty lưu trữ điện thoại bàn cho phòng kinh doanh, cùng với các sản phẩm mẫu máy bán hàng S1 và S2, phục vụ cho nhân viên kinh doanh khi cần hướng dẫn khách hàng.
Việc quản lý tài sản công ty gặp khó khăn do số lượng lớn thiết bị nhỏ gọn, dẫn đến tình trạng thất thoát và hư hỏng khó kiểm soát Hiện nay, phòng nhân sự phụ trách quản lý tài sản hỏng hóc và thiếu hụt, trong khi phòng IT xử lý các sự cố thiết bị Điều này tạo ra nhiều bất cập trong kiểm soát và quản lý tài sản Do đó, việc triển khai một hệ thống ERP để cập nhật tình trạng thiết bị thường xuyên và báo cáo cho ban giám đốc là rất cần thiết.
2.1.2 Thực trạng hạ tầng công nghệ thông tin
Trang thiết bị phần cứng:
Công ty trang bị phần cứng hiện đại với một máy chủ đặt tại FPT Server Mỗi nhân viên kinh doanh được cấp một laptop và một điện thoại bàn Tất cả laptop, dù là do công ty cung cấp hay cá nhân sở hữu, đều phải cài đặt Windows 10, đổi tên thiết bị theo quy chuẩn và cài đặt phần mềm diệt virus để đảm bảo an toàn thông tin.
Phòng IT sẽ kiểm tra và xác nhận khả năng truy cập hệ thống cũng như kết nối internet qua các cổng mạng hoặc wifi công ty trên laptop mới Sau thời gian thử việc, mỗi nhân viên kinh doanh sẽ được cấp điện thoại bàn với số hotline của công ty để hỗ trợ liên lạc và tư vấn khách hàng Mỗi phòng ban sẽ có máy in Canon Laser Printer LBP 2900 để in ấn tài liệu Tại trụ sở chính, có 5 máy chấm công vân tay, trong đó 3 máy ở tầng 6 (phòng nhân sự và các phòng kinh doanh) và 2 máy ở tầng 5 (phòng IT và phòng phát triển sản phẩm) Để đảm bảo internet cho nhân viên, văn phòng được trang bị hệ thống dây mạng và router phát wifi.
Phần mềm ứng dụng tại công ty:
Hiện nay hệ điều hành chính được cài đặt tại các laptop của nhân viên là hệ điều hành Window
10 Đây là hệ điều hành phổ biến, thông dụng và được nhiều công ty lựa chọn
Phần mềm văn phòng Microsoft Office là một công cụ quan trọng, được sử dụng rộng rãi trong việc soạn thảo văn bản, hợp đồng, thực hiện tính toán, lập kế hoạch và tạo báo cáo.
Phần mềm gõ tiếng Việt Unikey
Các trình duyệt web: CocCoc, Chrome, Firefox
Ứng dụng nén và giải nén tập tin: UltraISO
Skype, Zalo giúp liên lạc giữa các bộ phận trong công ty
Phần mềm Teamview 12 có chức năng giúp cho nhóm hỗ trợ có thể giám sát hoạt động kiểm tra các máy đang hoạt động
Facebook WorkPlace để nhân viên có thể giao tiếp, trao đổi công việc, sự kiện trong nội bộ công ty
Phần mềm Lightshot cho phép người dùng chụp ảnh màn hình và thực hiện chỉnh sửa trực tiếp, bao gồm cắt dán và chèn nội dung, giúp nhân viên dễ dàng trao đổi công việc một cách hiệu quả và thuận tiện.
Phần mềm diệt virut: Công ty sử dụng phần mềm Avast free antivirus 2019
Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng DMS
Hiện tại, công ty đang áp dụng mô hình mạng hình sao, mang lại sự ổn định và dễ dàng trong việc cấu hình Mô hình này giúp kiểm soát và khắc phục sự cố một cách nhanh chóng, nâng cao hiệu quả hoạt động của mạng.
LAN, wifi, Internet; khi truyền và gửi những thông tin quan trọng công ty dùng mạng LAN để truyền
Công ty đang dùng dịch vụ mạng của nhà mạng VNPT
Cơ sở dữ liệu và quản trị cơ sở dữ liệu
Công ty đang sử dụng SQL Server 2008, một hệ quản trị cơ sở dữ liệu với tính năng đơn giản và dễ sử dụng, giúp cải thiện quản lý và xử lý dữ liệu hiệu quả Quá trình kiểm soát truy cập được thực hiện thông qua biện pháp phân quyền cơ sở dữ liệu và bảo mật đường truyền, đảm bảo an toàn trong quá trình khai thác dữ liệu giữa máy trạm và máy chủ, đồng thời duy trì cập nhật dữ liệu liên tục.
Công ty hiện chưa có bộ phận chuyên trách về quản trị và bảo mật, dẫn đến nhiều thách thức trong việc đảm bảo an toàn thông tin Tuy nhiên, việc phân quyền truy cập vào hệ thống thông tin (HTTT) đã góp phần nâng cao hiệu quả bảo mật dữ liệu trong công ty.
2.1.3 Thực trạng quản lý quan hệ khách hàng
Sự bùng nổ của thương mại điện tử đã dẫn đến sự gia tăng nhanh chóng số lượng nhà bán hàng online, tất cả đều nhắm tới việc bán hàng đa kênh Đây là một thị trường khách hàng tiềm năng lớn cho Sapo Tuy nhiên, với lượng khách hàng đông đảo, việc quản lý quan hệ khách hàng trở thành thách thức lớn Để có thể cạnh tranh hiệu quả với các đối thủ như Kiot Việt và Tpos, Sapo cần xây dựng chiến lược và giải pháp chăm sóc khách hàng một cách tận tâm và chuyên nghiệp.
Theo kết quả điều tra tại phòng kinh doanh, bộ phận trực tiếp làm việc với khách hàng, tất cả thông tin và dữ liệu từ các tương tác chăm sóc khách hàng hiện vẫn được ghi chép thủ công mà chưa có phần mềm tích hợp Dữ liệu này được báo cáo cho ban quản lý qua sổ sách và báo cáo tổng hợp hàng tháng Sự gia tăng số lượng khách hàng khiến phương pháp cũ trở nên kém hiệu quả, tốn thời gian của nhân viên và giảm hiệu suất công việc.
2.1.4 Thực trạng hoạt động thương mại điện tử
Hoạt động mua bán hàng trực tuyến
Hiện nay, công ty chưa chú trọng phát triển hoạt động mua bán hàng trực tuyến, chỉ thực hiện bán một số phần cứng đi kèm với dịch vụ phần mềm quản lý.
Hoạt động chăm sóc khách hàng trực tuyến
Hoạt động chăm sóc khách hàng trực tuyến đang được Sapo chú trọng phát triển mạnh mẽ Trên trang chủ của website, khách hàng có thể dễ dàng liên hệ với nhân viên hỗ trợ thông qua khung chat Ngoài ra, khách hàng cũng có thể gửi email để nhận sự hỗ trợ hoặc truy cập vào cổng thông tin support.sapo.vn để được trợ giúp kịp thời.
Hoạt động marketing trực tuyến
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Công ty cổ phần công nghệ Sapo sở hữu điểm mạnh nổi bật là cơ sở hạ tầng hiện đại và nguồn nhân lực trẻ Hệ thống cơ sở hạ tầng đầy đủ trang bị tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong quá trình làm việc Đặc biệt, Sapo khác biệt với các doanh nghiệp khác nhờ vào đội ngũ lãnh đạo và nhân viên trẻ tuổi Mặc dù còn trẻ, nhưng họ không thiếu kinh nghiệm; sức sáng tạo và năng lực của nguồn nhân lực trẻ tại Sapo là điều không thể phủ nhận.
Một trong những điểm yếu lớn nhất của công ty là vấn đề bảo mật Hiện nay, các laptop của nhân viên chỉ được trang bị phần mềm diệt virus miễn phí Mặc dù chưa xảy ra sự cố nghiêm trọng nào, nhưng không thể đảm bảo rằng hệ thống sẽ luôn an toàn, đặc biệt khi quy mô công ty ngày càng mở rộng.
Điểm yếu thứ hai trong quản lý tài sản là do quy trình thủ công, dễ dẫn đến sai sót và thiếu sót Sự thất thoát tài sản không chỉ gây thiệt hại lớn cho công ty mà còn có thể làm gián đoạn hoạt động nếu không được xử lý kịp thời Thời gian để phát hiện và báo cáo vấn đề tài sản với ban quản lý để nhận phương án xử lý có thể kéo dài, gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.
Một trong những điểm yếu của Sapo là quản lý quan hệ khách hàng, với phương pháp hiện tại gây ra nhiều bất cập Nếu không cải thiện, các vấn đề này sẽ gia tăng và dẫn đến tổn thất vô hình cho công ty Việc kiểm soát kém mối quan hệ với khách hàng có thể khiến Sapo mất khách vào tay đối thủ, làm cho cuộc cạnh tranh trở nên khốc liệt hơn.
Điểm yếu lớn nhất của Sapo là quy trình quản lý nhân sự, hiện đang thực hiện một cách thủ công và thiếu đồng bộ, gây khó khăn cho việc giám sát của ban quản lý cấp cao Sự gia tăng số lượng nhân sự mới sẽ tạo ra thách thức trong việc quản lý tiền lương và đào tạo, khiến phòng nhân sự gặp khó khăn hơn trong tương lai Nếu không cải thiện, công ty sẽ không thể đạt được sự đồng nhất về công nghệ và thể hiện tính chuyên nghiệp trong quản lý.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ DỀ XUẤT PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM ERP
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN
Dựa trên kết quả phân tích dữ liệu, thực trạng quản lý tại nhiều bộ phận của công ty gặp khó khăn, đặc biệt trong quản lý nhân sự, tiền lương, tài sản, tài chính-kế toán và quan hệ khách hàng Hiện tại, công ty chưa áp dụng phần mềm nào để quản lý tập trung các vấn đề này, dẫn đến sai sót do sự không đồng nhất trong quản lý Với sự phát triển mạnh mẽ của công ty cổ phần công nghệ Sapo, nhu cầu về quản lý nhân sự, tài sản và tài chính ngày càng tăng cao Do đó, việc xây dựng phần mềm ERP để quản lý tập trung các nguồn lực doanh nghiệp là rất cần thiết và cấp bách Ban lãnh đạo đã đồng ý và tài chính công ty đủ điều kiện để triển khai phần mềm ERP phù hợp, giúp quản lý và điều hành nguồn lực một cách thuận tiện và đồng bộ.
Qua quá trình phỏng vấn ban lãnh đạo và đánh giá thực trạng công ty, rõ ràng phần mềm ERP là cần thiết Ban lãnh đạo đã nhấn mạnh ưu tiên triển khai chức năng quản lý nhân sự trước, nhằm khắc phục những bất cập trong quản lý nhân sự hiện tại Do giới hạn của khóa luận tốt nghiệp và tầm quan trọng của quản lý nhân sự, đề tài của em sẽ tập trung phát triển chức năng này.
Ban lãnh đạo và giám đốc công ty có thể theo dõi tình hình nhân viên thông qua các báo cáo chi tiết từ phần mềm, giúp họ nắm bắt được hiệu suất làm việc và tình hình chung của đội ngũ.
Các trưởng phòng ban cần có khả năng bố trí và tính toán công việc một cách hợp lý, nhanh chóng và chính xác Họ cũng phải nắm bắt tình hình nhân viên trong công ty để đưa ra thông tin và quyết định đúng đắn, đồng thời báo cáo lại với ban giám đốc một cách hiệu quả.
- Xây dựng sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ luồng dữ liệu
- Thiết kế CSDL, các ràng buộc toàn vẹn
- Thiết kế ứng dụng: thuật toán, Forms
- Cài đặt chương trình, nhập liệu, chạy và kiểm thử
- Báo cáo về việc phát triển và lợi ích đạt được của phần mềm
Để phát triển phần mềm ERP, cần thiết phải sử dụng ngôn ngữ lập trình có khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu cùng với một hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp.
- Ngôn ngữ lập trình C#: Visual Studio 2015
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: SQL Server 2014
GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG PHẦN MỀM ERP
Sơ đồ 2 Sơ đồ phân rã chức năng tổng
3.2.1.1 Sơ đồ phân rã chức năng quản lý nhân sự
Sơ đồ 3 Sơ đồ chức năng quản lý nhân sự
- Sơ đồ phân rã chức năng lập danh mục cơ sở
1 Tạo danh mục 1.1 Danh mục bộ phận
Sơ đồ 4 Sơ đồ phân rã chức năng lập danh mục cơ sở
1.5 Danh mục hình thức khen thưởng, kỉ luật
1.6 Danh mục hình thức làm việc
1.7 Danh mục trình độ ngoại ngữ
1.8 Danh mục trình độ chuyên môn
1.10 Danh mục trình độ văn hóa 1.9 Danh mục trình độ tin học
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com
Sơ đồ 5 Sơ đồ phân rã chức năng chính sửa thông tin nhân viên
Sơ đồ 6 Sơ đồ phân rã chức năng tìm kiếm nhân viên
Sơ đồ 7 Sơ đồ phân rã chức năng lập báo cáo
Sơ đồ 8 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
4.1 Báo cáo theo sơ yếu lí lịch
4.2 Danh sách lao động hết hợp đồng
4.3 Báo cáo quá trình khen thưởng
4.4 Báo cáo tổng hợp tiền lương
4.5 Danh sách lao động đóng bảo hiểm
Sơ đồ 9 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
1.0 Lập danh mục quản lí
2.0 Cập nhật thông tin nhân viên
4.0 Báo cáo 3.0 Tìm kiếm thông tin nhân viên Nhân viên
Các phòng ban Thông tin nhân viên Thông tin nhân viên
Yêu cầu Tìm kiếm Thông tin
Hồ sơ công tác Thông tin vào
Hồ sơ nhân viên Danh mục
3.2.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1
Sơ đồ 10 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 chức năng lập danh mục
Sơ đồ 11 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 chức năng chỉnh sửa thông tin nhân viên
Danh mục nhân viên Danh mục dân tộc
Danh mục chính trị Danh mục chuyên ngành
Danh mục tình trạng hôn nhân
Danh mục trình độ ngoại ngữ
Danh mục tôn giáo Danh mục chuyên ngành
2.1 Cập nhật mới Nhân viên
Thông tin Thông tin NV
Nhân viên Hồ sơ nhân viên
Sơ đồ 12 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 chức năng tìm kiếm nhân viên
Sơ đồ 13 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 chức năng tổng hợp báo cáo
Thông tin Danh mục Đã được Cập nhật
Chương trình quản lý nhân sự về kiến trúc bao gồm ba khối chính: quản lý hệ thống, quản lý kho dữ liệu và cung cấp thống kê báo cáo.
Bảng 4 Thiết kế dữ liệu danh mục hồ sơ nhân viên
Tên trường Kiểu trường Độ rộng Diễn giải
MA_NV Character 8 Mã nhân viên
BI_DANH Character 48 Bí danh
NGAY_SINH Date 8 Ngày sinh
NOI_SINH Character 48 Noi sinh
GIOI_TINH Numeric 1 Giói tính
MA_HTKLKT Character 8 Mã hình thức kỉ luật kt
MA_TDNN Character 8 Mã trình độ ngoại ngữ
MA_TDTH Character 8 Mã trình độ tin học
MA_TDVH Character 8 Mã trình độ văn hóa
MA_TINH Character 8 Mã tỉnh
MA_HUYEN Character 8 Mã huyện
QUE_QUAN Character 48 Quê quán
HO_KHAU Character 48 Hộ khẩu
DT_NR Character 16 Điện thoại nhà riêng
EMAIL Character 32 Địa chỉ Email
SO_CMND Character 16 Số chưng minh
NGAY_CMND Date 8 Ngày cấp cntnd
NOI_CMND Character 25 Noi cấp chứng minh
CHIEU_CAO Numeric 5 Chiều cao
CAN_NANG Numeric 4 Cân nặng
NHOM_MAU Character 2 Nhóm máu
TP_GD Character 48 Thành phân gia đình
TP_BT Character 48 Thành phần bản thân
NGAY_VCD Date 8 Ngày vào công đoàn
CHUC_VUCD Character 8 Chức vụ công đoàn
SO_THECD Character 16 Số thẻ công đoàn
NGAY_CTCD Date 8 Ngày cấp thẻ công đoàn
NOI_CTCD Character 10 Nơi cấp thẻ công đoàn
MA_DVCS Character 8 Mã đơn vị cơ sở
MA_BP Character 8 Mã bộ phận
MA_CV Character 8 Mã chức vụ
SO_HD Character 8 Số hợp đồng
NGAY_KYHD Date 8 Ngày kí hợp đồng
NGAY_TINHL Date 8 Ngày tính lương
MA_BACL Character 8 Mã bậc lương
TG_TANGL Date 8 Thời gian tăng lương
SO_BH Character 16 Số bảo hiểm
NGHI_VIEC Logical 1 Nghỉ việc
NGAY_NV Date 8 Ngày nghỉ việc
HS_LUONG Numeric 5 Hệ số lương
Bảng 5 Thiết kế dữ liệu danh mục hệ số lương
Tên trường Kiểu trường Độ rộng Diễn giải
NGAY_HL Date 8 Ngày hiệu lực
HE_SO Numeric 8 Hệ số
Bảng 6 Thiết kế dữ liệu danh mục ngoại ngữ
Tên Trường Kiểu trường Độ rộng Diễn giải
MA_NN Character 8 Mã ngoại ngữ
TEN_NN Character 48 Tên ngoại ngữ
TEN_NN2 Character 48 Tên ngoại ngữ 2
Bảng 7 Thiết kế dữ liệu danh mục trình độ tin học
Tên Trường Kiểu Trường Độ rộng Diễn giải
MA_TDTH Character 8 Mã trình độ tin học
TEN_TDTH Character 48 Tên trình độ tin học
TEN_TDTH2 Character 48 Tên trình độ tin học 2
Bảng 8 Thiết kế dữ liệu danh mục bằng cấp
Tên Trường Kiểu trường Độ rộng Diễn giải
MA_BC Character 8 Mã bằng cấp
TEN_BC Character 48 Tên bằng cấp
TEN_BC2 Character 48 Tên bằng cấp 2
Sơ đồ 14 Thuật toán đăng nhập
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỚI BAN LÃNH ĐẠO DOANH NGHIỆP
Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hiệu quả, công ty cần khẩn trương hoàn thiện và triển khai phần mềm ERP, đặc biệt là chức năng quản lý nhân sự nhằm tạo thuận lợi cho ban quản lý Bên cạnh đó, công ty cần lên kế hoạch phát triển chức năng quản lý quan hệ khách hàng ngay sau khi hoàn tất quản lý nhân sự, nhằm tăng cường hiệu quả làm việc cho các phòng kinh doanh Việc hệ thống hóa thông tin khách hàng sẽ giúp rút ngắn thời gian làm việc, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh Đối tượng khách hàng mục tiêu của Sapo là những cá nhân bận rộn, không có thời gian tìm hiểu phần mềm, trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt Do đó, phát triển chức năng quản lý quan hệ khách hàng là một yêu cầu cấp thiết và hợp lý.
Hệ thống thông tin của công ty đã hoạt động được 11 năm, dẫn đến hiệu suất giảm sút Các cấu trúc cơ sở dữ liệu hiện tại không còn đáp ứng yêu cầu công việc do khối lượng dữ liệu cần xử lý ngày càng tăng.
Để nâng cao hiệu quả làm việc và quản lý, công ty cần lập kế hoạch cụ thể cho việc nâng cấp hoặc cài đặt hệ thống ERP Điều này sẽ giúp tăng năng suất lao động cho nhân viên, cải thiện hiệu quả quản lý cho Ban Lãnh đạo và tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn.
Bên cạnh đó, cần có kế hoạch quản lý xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp nhất ba miền Bắc – Trung
Để xây dựng và phát triển công ty đúng theo mục tiêu đã đề ra, cần đầu tư vào việc nâng cao chất lượng hệ thống máy chủ và phát triển hạ tầng công nghệ thông tin Điều này sẽ đảm bảo hoạt động lưu trữ và bảo mật thông tin hiệu quả, đồng thời đáp ứng nhu cầu của phần mềm ERP cho hệ thống lớn của công ty.
