Tính cấp thiết của đề tài
Quản lý con người trong tổ chức là quá trình xây dựng và thực hiện các hành động nhằm khơi gợi và sử dụng hiệu quả năng lực của từng cá nhân, giúp tổ chức đạt được thành công và mục tiêu đề ra Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, tổ chức cần có những lãnh đạo tài năng và đội ngũ cán bộ nhân sự có chuyên môn vững vàng.
Năng lực của con người có giới hạn, không đủ để đảm bảo hiệu quả cho các công việc yêu cầu sự chi tiết và chính xác cao trong hệ thống nhân sự Từ việc lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, quản lý lương thưởng, nghỉ phép cho đến quản lý tổ chức theo chiều dọc, các công cụ hỗ trợ đơn giản hoặc phần mềm lỗi thời không thể đáp ứng nhu cầu Trong khi các doanh nghiệp nhỏ có thể không gặp nhiều khó khăn, thì các doanh nghiệp lớn với cơ cấu tổ chức phức tạp và hàng trăm, hàng nghìn nhân viên sẽ phải đối mặt với nhiều thách thức.
Kể từ khi gia nhập WTO, nền kinh tế Việt Nam đã có sự chuyển biến đáng kể nhờ các chính sách khuyến khích đầu tư nước ngoài và xuất khẩu Tuy nhiên, các doanh nghiệp Việt Nam đang phải đối mặt với thách thức cạnh tranh từ cả doanh nghiệp trong nước và nước ngoài Để phát triển bền vững, các doanh nghiệp cần tận dụng hiệu quả nguồn lực sẵn có, đặc biệt là quản trị nguồn nhân sự một cách khoa học và hợp lý, vì nguồn nhân lực là tài nguyên sống duy nhất có thể kiểm soát và sử dụng các nguồn lực khác Nếu quản lý tốt, doanh nghiệp sẽ phát triển mạnh mẽ và gia tăng tiềm năng.
Quản trị nguồn nhân sự là một yếu tố cực kỳ quan trọng, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng nhận thức được điều này Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn bỏ qua việc quản lý nhân sự hoặc đang gặp khó khăn trong việc xử lý hiệu quả vấn đề này.
Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại cùng với sự phát triển của nền kinh tế
Việc "mở" buộc các nhà quản trị phải thích ứng, vì vậy, việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo và điều động nhân sự trong tổ chức là rất quan trọng để đạt được hiệu quả tối ưu, điều này đang thu hút sự quan tâm từ nhiều đối tượng.
Hệ thống quản lý nhân sự là một phần quan trọng trong quản trị nhân sự, đóng vai trò then chốt trong sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Câu hỏi quan trọng đặt ra là: "Làm thế nào để quản lý nhân sự một cách đơn giản nhưng hiệu quả nhất? Phương pháp nào giúp quản lý nhanh chóng và tiết kiệm chi phí?" Một hệ thống thông tin hoàn hảo sẽ giải quyết tất cả những lo lắng này.
Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài
Nghiên cứu quản trị nhân sự trang bị cho các nhà quản trị kỹ năng giao tiếp hiệu quả, lắng nghe và tìm kiếm ngôn ngữ chung với nhân viên Điều này giúp họ đánh giá nhân viên một cách chính xác và khuyến khích sự say mê trong công việc Bên cạnh đó, việc hiểu biết này cũng giúp tránh những sai lầm trong tuyển chọn và sử dụng lao động, từ đó nâng cao chất lượng công việc và hiệu quả tổ chức.
Quản lý nhân sự là sự kết hợp giữa khoa học và nghệ thuật, nhằm hòa hợp mong muốn của doanh nghiệp và nhân viên để đạt được mục tiêu chung Việc quản lý hiệu quả nguồn nhân lực là yếu tố quyết định thành công trong kinh doanh, vì con người chính là nền tảng xây dựng và định hướng phát triển của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với phương pháp thủ công Nó đơn giản hóa quy trình quản lý giờ làm việc của nhân viên, đồng thời đảm bảo tính chính xác và tự động hóa cao Hệ thống này dễ bảo trì, phát triển và không giới hạn về quy mô, với chi phí triển khai và đào tạo thấp Là công cụ hiệu quả nhất để quản lý nhân sự, nó cho phép lãnh đạo tập trung vào các công việc chiến lược khác Với một hệ thống hoàn hảo, ban lãnh đạo có thể quản lý dễ dàng thông tin về nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp, đáp ứng nhanh chóng mọi nhu cầu mở rộng trong tương lai.
Nhận thức rõ tầm quan trọng và tính cấp thiết của vấn đề, tôi đã chọn đề tài "Phân tích và đánh giá quy trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH phần mềm FPT (FPT Software)" cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu của đề tài này là phân tích tổ chức và hệ thống quản lý nhân sự, đồng thời đánh giá quy trình quản lý nhân sự tại Công ty TNHH phần mềm FPT (FPT Software) Qua đó, chúng tôi nhằm hoàn thiện quy trình triển khai hệ thống quản lý nhân sự, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa nguồn nhân lực trong công ty.
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về quản trị nhân sự
- Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động quản trị nhân sự tại công ty TNHH phần mềm FPT.
Phương pháp nghiên cứu đề tài
Phương pháp thu thập dữ liệu:
Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết là cách tiếp cận để phân tách lý thuyết thành các bộ phận và mối quan hệ, nhằm nhận thức và khai thác các khía cạnh khác nhau của lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý Qua đó, người nghiên cứu có thể chọn lọc thông tin cần thiết cho đề tài của mình Sau khi phân tích, phương pháp tổng hợp lý thuyết được áp dụng để liên kết các bộ phận thành một chỉnh thể hoàn chỉnh Phương pháp này rất hữu ích trong quá trình tìm kiếm và nghiên cứu cơ sở lý luận liên quan đến đề tài nghiên cứu.
Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm công ty TNHH phần mềm FPT, sách báo, tạp chí, website của công ty, internet, và các tài liệu liên quan đến quản trị nhân sự, tuyển dụng và đào tạo lao động.
Dữ liệu sơ cấp: thu thập thông qua nguồn nhân sự của công ty
Phương pháp xử lý số liệu:
Phương pháp thống kê là quá trình phân tích số liệu từ các bảng báo cáo tình hình nguồn nhân sự của công ty qua các năm, cùng với các báo cáo về hoạt động tuyển dụng và đào tạo nhân viên Việc này giúp đánh giá hiệu quả quản lý nhân sự và cải thiện quy trình tuyển dụng, đào tạo.
Phương pháp phân tích dựa trên việc hệ thống hóa các số liệu thu thập được, qua đó thực hiện sàn lọc và xử lý dữ liệu, nhằm cung cấp nền tảng cho việc phân tích hoạt động quản trị nhân sự tại công ty.
Phương pháp tổng hợp được áp dụng để phân tích hoạt động quản trị nhân sự tại công ty TNHH phần mềm FPT, thông qua việc tập hợp và đánh giá các số liệu cùng thông tin liên quan.
Bố cục của khóa luận
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự Chương 1 sẽ trình bày cơ sở lý luận về hệ thống này, bao gồm các khái niệm và nguyên tắc cơ bản Tiếp theo, Chương 2 sẽ phân tích thực trạng thiết kế và triển khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại tổ chức, nhằm đánh giá hiệu quả và đề xuất cải tiến.
Công ty TNHH phần mềm FPT
Chương 3 trình bày quy trình thiết kế hệ thống thông tin quản lý cho công ty TNHH phần mềm FPT, đồng thời đánh giá chất lượng xây dựng hệ thống quản lý Nội dung này bao gồm các bước phân tích, thiết kế và triển khai hệ thống, nhằm đảm bảo tính hiệu quả và đáp ứng nhu cầu quản lý của công ty Việc đánh giá chất lượng hệ thống sẽ giúp xác định các điểm mạnh và yếu, từ đó cải thiện hiệu suất và khả năng sử dụng của hệ thống thông tin.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Các khái niệm cơ bản
1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống là tập hợp các phân tử tương tác được tổ chức để thực hiện một mục tiêu cụ thể.
Hệ thống thông tin bao gồm phần cứng, phần mềm và mạng truyền thông, được thiết kế để thu thập, tạo ra, phân phối và chia sẻ dữ liệu, thông tin và tri thức Mục tiêu của hệ thống này là phục vụ nhu cầu của tổ chức.
Hệ thống thông tin, từ khi ra đời, đã phục vụ nhiều mục đích khác nhau, đặc biệt trong quản trị nội bộ Nó giúp tạo ra sự thông hiểu và thống nhất trong hành động, duy trì sức mạnh tổ chức và mang lại lợi thế cạnh tranh.
Hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp thu thập thông tin chi tiết về khách hàng, từ đó cải thiện dịch vụ và nâng cao khả năng cạnh tranh, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững.
Các thành phần của HTTT:
- Con người và thiết bị
- Dữ liệu: Là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của công ty
- Các xử lý: Là những quá trình biến đổi thông tin, nhằm:
+ Sinh ra các thông tin theo thể thức quy định + Trợ giúp ra các quyết định
1.1.2 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là tập hợp các công cụ và biện pháp giúp theo dõi, kiểm tra hoạt động của tổ chức để đạt được các mục tiêu đã đề ra Thành phần của hệ thống này bao gồm các phương tiện cần thiết để đảm bảo sự hiệu quả trong quản lý và điều hành.
- Hệ thống quyết định: xác định mục tiêu mà tổ chức phải vươn tới, tác động lên hệ thống tác vụ để thực hiện mục tiêu đó
- Hệ thống tác vụ: thực hiện các hoạt động của tổ chức theo chiến lược mà hệ thống quyết định đề ra
Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích và cung cấp thông tin về tình hình hoạt động của hệ thống tác vụ, đồng thời chuyển giao các chỉ thị từ hệ thống quyết định đến hệ thống tác vụ.
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống tích hợp giữa con người và máy móc, cung cấp thông tin cần thiết cho sản xuất, quản lý và ra quyết định Nó sử dụng thiết bị tin học, phần mềm, cơ sở dữ liệu, quy trình thủ công và các mô hình để phân tích, lập kế hoạch và hỗ trợ quyết định quản lý.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là công cụ quan trọng trong tổ chức, giúp thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin liên quan đến nguồn nhân lực Hệ thống này hỗ trợ quá trình ra quyết định về nhân sự, đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp Thông tin từ hệ thống góp phần quyết định đến các chiến lược và chính sách nhân sự tại công ty.
1.1.3 Khái niệm quản lý nhân sự
Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về quản trị nhân sự song có thể thấy khái niệm này bao gồm các yếu tố sau:
Nhân lực là tổng hợp tất cả tiềm năng của con người trong một tổ chức hoặc xã hội, bao gồm cả các thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đóng góp kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức, từ đó giúp hình thành, duy trì và phát triển doanh nghiệp một cách bền vững.
– Nguồn nhân lực: đây là nguồn lực của mỗi con người, gồm có thể lực và trí lực
Thể lực của con người bị ảnh hưởng bởi sức khỏe, mức sống, thu nhập, chế độ ăn uống và thói quen làm việc cũng như nghỉ ngơi Trong khi đó, trí lực là nguồn tiềm năng to lớn, bao gồm tài năng, năng khiếu, quan điểm, lòng tin và nhân cách.
– Các hoạt động sử dụng và phát triển sức tiềm tàng của nguồn nhân sự: hoạch định, tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng v.v
Mục đích của tổ chức là đạt được các mục tiêu cụ thể và phát triển tiềm năng của con người Tổ chức có thể là một công ty sản xuất, công ty bảo hiểm, cơ quan nhà nước, bệnh viện, viện đại học, liên đoàn lao động, nhà thờ, hãng hàng không hoặc quân đội Các tổ chức này có thể có quy mô lớn hoặc nhỏ, cấu trúc đơn giản hoặc phức tạp Hiện nay, tổ chức cũng có thể bao gồm các tổ chức chính trị hoặc các tổ chức vận động tranh cử.
Quản trị nhân sự là một phần thiết yếu trong mọi tổ chức, bất kể có bộ phận riêng hay không Nó không chỉ là một chức năng quản lý mà còn có vai trò quan trọng trong việc phát triển và duy trì nguồn nhân lực, với ảnh hưởng lan tỏa đến mọi khía cạnh trong tổ chức.
Quản trị nhân sự bao gồm tất cả các hoạt động, chính sách và quyết định quản lý có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhân viên Để quản trị nhân sự hiệu quả, cần có tầm nhìn chiến lược gắn liền với chiến lược hoạt động của công ty Danh từ "Quản trị" ở đây phản ánh các khía cạnh liên quan đến cơ cấu, điều hành và phát triển nguồn nhân lực.
Để xây dựng một cách lãnh đạo hiệu quả cho nguồn nhân sự, cần thiết lập các hệ thống phù hợp với các yếu tố nội bộ và ngoại bộ của công ty nhằm điều khiển quá trình hoạt động.
Điều hành là quá trình chỉ đạo và kiểm soát hành vi của nhân viên thông qua lãnh đạo và quản lý hệ thống nhân sự Phát triển, ngược lại, tập trung vào việc khuyến khích khả năng học hỏi và cải tiến liên tục, nhằm xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức cũng như quản lý hiệu quả tổ chức.
Vậy Quản trị nhân sự là gì?
Khái quát về phân tích hệ thống thông tin
1.2.1 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp
Có nhiều loại hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, chia thành ba nhóm chính như sau:
Nhóm 1: Hệ thống thông tin chức năng bao gồm:
HTTT marketing: Có chức năng xác định khách hàng hiện nay, tương lai là ai?
Khách hàng có nhu cầu và mong muốn rõ ràng, do đó cần lên kế hoạch và phát triển sản phẩm, dịch vụ mới để đáp ứng những yêu cầu này Việc định giá hợp lý cho sản phẩm và dịch vụ cũng rất quan trọng, cùng với các chiến lược xúc tiến bán hàng hiệu quả để thu hút khách hàng.
Phân phối sản phẩm và dịch vụ tới các khách hàng
HTTT quản lý sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp và lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu cùng các yếu tố sản xuất khác Hệ thống này cũng giúp kiểm tra và theo dõi việc sử dụng cũng như chi phí của các nguồn lực cần thiết, đảm bảo hiệu quả trong quá trình sản xuất.
Chức năng quản trị tài chính trong doanh nghiệp bao gồm việc quản lý các chu trình nghiệp vụ như chu trình tiêu thụ, chu trình cung cấp, chu trình sản xuất, chu trình tài chính và chu trình báo cáo tài chính Việc này giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
HTTT quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tuyển chọn, đánh giá và phát triển nguồn nhân lực Nó hỗ trợ các nhà quản lý trong việc ra quyết định, đồng thời thiết lập chế độ khen thưởng cho những cá nhân có thành tích xuất sắc Hệ thống cũng đảm bảo quyền lợi về bảo hiểm và phúc lợi cho người lao động Bằng cách phân tích khả năng sử dụng nguồn nhân lực trong các hoạt động doanh nghiệp, HTTT giúp nhà quản lý nhân lực giải quyết hiệu quả các vấn đề liên quan đến nhân sự.
Hoạt động của HTTT quản lý nhân sự bao gồm mức tác nghiệp và mức chiến thuật:
Hệ thống thông tin quản lý lương, quản lý vị trí làm việc, quản lý người lao động và đánh giá tình hình thực hiện công việc là những yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự Những hệ thống này giúp theo dõi và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, từ đó nâng cao năng suất lao động và cải thiện môi trường làm việc Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác trong việc xử lý thông tin.
HTTT báo cáo lên cấp trên, HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc,
Mức chiến thuật của hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HTTT) bao gồm phân tích và thiết kế công việc, tuyển chọn nhân sự, quản lý lương thưởng và bảo hiểm trợ cấp, cũng như đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Đặc điểm nổi bật của HTTT quản lý nhân sự là khả năng tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và phát triển nhân viên, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và duy trì nguồn nhân lực chất lượng.
- Đối tượng cần quản lý là con người
Nguồn nhân sự đóng vai trò như nhà cung cấp dịch vụ nội bộ trong mỗi tổ chức, với các cá nhân góp sức lực và trí tuệ để đạt được các mục tiêu chung.
Tạo sự gắn kết giữa các nhân viên là rất quan trọng, vì việc tổng hợp đầy đủ thông tin cá nhân giúp mọi người hiểu biết và gần gũi hơn với nhau Sử dụng cơ sở dữ liệu trong hệ thống máy tính để lưu trữ thông tin nhân sự sẽ hỗ trợ tối ưu cho quá trình này.
- Hệ thống tạo ra các báo cáo dạng bản in và bản điện tử bao gồm các thông tin liên quan đến nguồn nhân sự
Nhóm 2: Hệ thống thông tin cung cấp tri thức
HTTT tự động hóa công việc văn phòng là một hệ thống thông tin máy tính giúp thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền tải thông báo, tin nhắn, tài liệu và các hình thức truyền tin khác giữa cá nhân, nhóm làm việc và các tổ chức khác nhau.
HTTT xử lý dữ liệu (DPS): Cập nhật dữ liệu định kỳ, xử lý dữ liệu cục bộ,
HTTT cung cấp tri thức (KWS) giúp phân loại dữ liệu và thông tin, kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và thực hiện các hành động nhằm tạo ra giải pháp cho các vấn đề cụ thể của doanh nghiệp Điều này bao gồm việc ứng dụng hệ thống trí tuệ nhân tạo và hệ thống chuyên gia.
Nhóm 3: Các hệ thống hỗ trợ nhà quản lý
HTTT quản lý (MIS) là hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức ở các cấp độ điều khiển tác nghiệp, quản lý và lập kế hoạch chiến lược Những hệ thống này chủ yếu dựa vào cơ sở dữ liệu (CSDL) được tạo ra từ các hệ thống xử lý giao dịch và các nguồn dữ liệu bên ngoài tổ chức.
HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS) cho phép phân tích và tổng hợp dữ liệu thông qua các mô hình phức tạp, từ đó hỗ trợ các quyết định không có cấu trúc và nửa cấu trúc Điều này giúp các nhà quản lý ở mọi cấp độ đưa ra những quyết định chính xác và hiệu quả hơn.
Hệ thống HTTT hỗ trợ nhóm (GSS) là một công cụ máy tính được phát triển nhằm hỗ trợ nhóm trong việc tạo ra ý tưởng và đưa ra quyết định GSS cho phép các nhà ra quyết định làm việc cùng nhau, giúp tối ưu hóa quá trình ra quyết định bán cấu trúc.
Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (EIS) là một công cụ máy tính được thiết kế nhằm cung cấp dữ liệu và thông tin cần thiết cho các nhà quản lý cấp cao trong quá trình ra quyết định EIS cho phép trích lọc và nén dữ liệu, đánh giá hiện trạng và minh họa thông tin qua đồ họa, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận mà không cần đào tạo chuyên sâu Công cụ này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ chiến lược của doanh nghiệp.
1.2.2 Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý Các yêu cầu chung đối với các hệ thống thông tin quản lý:
Hệ thống thông tin cần đáp ứng yêu cầu quản lý và đảm bảo hiệu quả kinh doanh cao, đồng thời phải có tính khoa học và khả năng phát triển trong tương lai Hệ thống này cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ cho ban lãnh đạo, giúp họ đưa ra quyết định đúng đắn và quản lý hiệu quả Việc xử lý và lưu trữ thông tin một cách khoa học không chỉ tạo niềm tin cho khách hàng mà còn cho phép hệ thống mở rộng và cải tiến linh hoạt trong tương lai.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
1.3.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu trên thế giới
Khoa học Máy tính (KHMT), Kỹ nghệ máy tính (KNMT) và Hệ thống thông tin (HTTT) là những ngành đào tạo quan trọng và đã xuất hiện từ trước năm 2000 trên toàn thế giới Các lĩnh vực này không chỉ đóng vai trò then chốt trong sự phát triển công nghệ mà còn góp phần lớn vào nền kinh tế toàn cầu Với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, nhu cầu về nguồn nhân lực chất lượng cao trong các ngành này ngày càng tăng, thúc đẩy sự phát triển của giáo dục và nghiên cứu trong lĩnh vực công nghệ.
1990, trong đó HTTT tập trung và miền ứng dụng “nghiệp vụ” (business)
Mục tiêu đào tạo của các chương trình Hệ thống thông tin (HTTT) được xác định bởi Hiệp hội máy tính (ACM) và Hiệp hội HTTT (AIS) là phát triển những chuyên gia có khả năng tích hợp giải pháp công nghệ thông tin với quy trình nghiệp vụ Điều này nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin và phát triển tài nguyên quy trình của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả và hiệu suất cao Yếu tố cốt lõi "nghiệp vụ" đã tạo ra một thị trường rộng lớn cho các trường đào tạo ngành HTTT trên toàn cầu, được gọi là "Hệ thống thông tin quản lý".
Hiện nay ở nước ngoài có khá nhiều công trình nghiên cứu về HTTT, những cuốn sách của các tác giả nổi tiếng ví dụ như:
Đề tài “Thiết kế hệ thống quản lý lương của công ty” tại công ty Lei Xiong, thuộc College of Information Engineering, Jiangxi University of Technology, Nanchang, năm 2005, được xuất bản bởi Atlantis Press, đã phân tích các hạn chế của từng module trong hệ thống Bài báo giới thiệu các module chức năng như quản lý người dùng, quản lý mật khẩu, quản lý nhân viên, quản lý biên chế và truy vấn bảng lương, nhằm mang lại sự tiện lợi cho người sử dụng Giao diện được thiết kế đơn giản và thực tế, giúp người quản lý dễ dàng thao tác và phù hợp với thói quen của người dùng.
Cuốn sách "Quản trị Nhân lực" của Jonh M Ivancevich cung cấp kiến thức sâu sắc về các hoạt động quản trị nhân sự Tác phẩm này nhấn mạnh tầm quan trọng của yếu tố con người trong môi trường làm việc, đồng thời khẳng định rằng sự hài lòng của nhân viên là chìa khóa để nâng cao hiệu quả công việc trong công ty.
Cuốn sách giúp đỡ và hỗ trợ các nhà quản trị thực hiện tốt hơn các công tác quản lý nhân sự của công ty mình
Cuốn sách "The Big Book of HR" của Barbara Mitchell cung cấp một cái nhìn toàn diện về nghề nhân sự, bao gồm từ các vấn đề chiến lược quan trọng đến những chiến thuật chi tiết trong quản lý con người Đây là tài liệu thiết yếu cho những ai muốn nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực nhân sự.
1.3.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu trong nước Ở Việt Nam, ngành đào tạo HTTT với tên gọi “HTTT quản lý” được thâm nhập vào khối các trường đại học quản lý - kinh tế sớm hơn so với các trường đại học công nghệ thông tin (CNTT), vì vậy, các chương trình đào tạo HTTT máy tính (Computer Infor- mation Systems) mới chỉ xuất hiện trong thời gian gần đây Chương trình đào tạo
Chương trình đào tạo hệ thống thông tin (HTTT) bậc đại học và cao học tại Khoa CNTT, Trường Đại học Công nghệ (ĐHCN), Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) được xây dựng theo các hướng dẫn chương trình khung HTTT của hai hiệp hội ACM và AIS, bao gồm chương trình khung đại học năm 2010 (IS2010) và chương trình khung thạc sỹ năm 2016 (MSIS2016) Chương trình này cũng tham khảo các mô hình đào tạo HTTT từ những trường đại học hàng đầu thế giới và đã được triển khai từ năm 2010 Gần đây, nhiều nghiên cứu về HTTT quản lý cũng đã được thực hiện tại Việt Nam.
Cuốn sách "Nghệ thuật quản lý nhân sự" cung cấp những phương pháp hữu hiệu để xây dựng và duy trì một nền văn hóa sáng tạo tại nơi làm việc Nó hướng dẫn cách tận dụng trí tưởng tượng và sự sáng tạo nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Qua đó, cuốn sách không chỉ giúp giải đáp những câu hỏi quan trọng về quản lý nhân sự mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững của nguồn nhân lực trong công ty.
Cuốn sách "Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý" cung cấp cái nhìn tổng quan về việc tổ chức thông tin doanh nghiệp từ góc độ quản lý Nó hướng dẫn quy trình phát triển hệ thống thông tin phần mềm, từ các bước cơ bản cho đến giai đoạn phát triển và bảo trì Tài liệu này mô tả chi tiết các hoạt động của hệ thống trong doanh nghiệp, hỗ trợ hiệu quả cho những ai nghiên cứu về hệ thống thông tin.
THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
Tổng quan về công ty TNHH phần mềm FPT
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 2.1.1.1 Vài nét sơ lược về công ty Được thành lập năm 1988 bởi một nhóm các nhà khoa học trẻ trong các lĩnh vực Vật lý, Toán, Cơ, Tin học ít nhiều đã làm quen với lập trình, chỉ sau một năm Công ty TNHH Phần Mềm FPT ( hay còn gọi là FPT Software) là một trong những công ty sản xuất phần mềm lớn và phát triển nhất ở Việt Nam
Chủ tịch: Ông Hoàng Nam Tiến Giám đốc điều hàng: Ông Phạm Minh Tuấn Trụ sở chính: Tầng 6 tòa nhà FPT, phố Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Q
Cầu Giấy, Hà Nội Website: https://www.fpt-software.com
Email: fsoft.contact@fsoft.com.vn Điện thoại: +84 2437 689 048 Các chi nhánh:
Việt Nam: Hà Nội, Thành Phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ Nhật Bản: Tokyo, Osaka, Nagoya, Fukuoka Shizuoka
Mỹ: Texas, Washington, California, Colorado EUROPE: Frankfurt & Essen (Germany), Paris (France), Košice (Slovakia) Đông Nam Á: Singapore, Bangkok (Thailand), Kuala Lumpur (Malaysia), Cebu
AUSTRALIA: Sydney, Melbourne Hàn Quốc: Seoul
Công ty Cổ phần Phần mềm FPT, viết tắt là FPT Software, hiện đang hoạt động như một công ty cổ phần thuộc Tập đoàn FPT.
FPT Software hiện có gần 16.000 nhân viên và đặt trụ sở chính tại tòa nhà FPT Cầu Giấy, nằm trên đường Phạm Hùng, Từ Liêm, Hà Nội Tòa nhà FPT Cầu Giấy gồm 15 tầng chính, là nơi làm việc của đội ngũ nhân viên năng động và sáng tạo.
Toà nhà được xây dựng trên diện tích 4.000m2 với 02 tầng kỹ thuật và 01 tầng hầm, tổng diện tích sử dụng lên đến 20.000m2, mang phong cách kiến trúc hiện đại và nhiều không gian văn phòng mở Với hệ thống thang máy thông minh tốc độ cao và điều hòa trung tâm, toà nhà sử dụng vật liệu cao cấp như kính chống nhiệt lớn và tấm ốp alucobond màu đen-trắng, tạo điểm nhấn nổi bật Hệ thống quản lý toà nhà BMS hiện đại giúp theo dõi và phối hợp các hệ thống cơ điện, tiết kiệm năng lượng và giám sát hiệu quả Tất cả thông tin về hoạt động của hệ thống điều hòa, điện, chiếu sáng và camera giám sát đều được truyền về phòng điều khiển BMS, nơi thông tin được xử lý và gửi tín hiệu điều khiển, giảm thiểu sự cần thiết phải kiểm tra từng phòng để điều chỉnh ánh sáng và điều hòa.
Toà nhà được thiết kế bởi Công ty WSP - Hồng Kông và Công ty PTW - Úc, bao gồm tầng hầm để xe và các hệ thống kỹ thuật, cùng với tầng 2 là hội trường đa năng cho 1000 người và khu đào tạo cho 800-1000 học viên Ngoài không gian làm việc và phòng họp, toà nhà còn cung cấp các khu vực giải trí và giao tiếp cho cán bộ, nhân viên và khách của Công ty FPT Công trình đạt tiêu chuẩn chất lượng sử dụng cao, độ bền vững cấp 1, khả năng chống động đất cấp 7, chống cháy cấp 2, với niên hạn sử dụng lên đến 100 năm.
2.1.1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty
- Xây dựng và phát triển các hệ thống phần mềm sử dụng tại công ty
- Xây dựng, phát triển các hệ thống phần mềm theo đơn đặt hàng cho các tổ chức, doanh nghiệp và chính phủ tại Việt Nam
- Xây dựng, phát triển các hệ thống phầm mềm theo đơn đặt hàng từ nước ngoài như Nhật, Mỹ, Anh, Pháp, Malaysia, Ấn Độ, Châu Á Thái Bình Dương …
- Đào tạo, xây dựng,phát triển đội ngũ lập trình viên, quản lý, giám sát, chất lượng, phục vụ cho sự phát triển của công ty
2.1.1.3 Quá trình hình thành và phát triển
Sau khi thành lập, FPT đã thành lập bộ phận ISC (Informatic Service Center) và tham gia vào dự án phần mềm Typo4 xuất khẩu sang Pháp Tiếp theo, ISC phát triển nhiều giải pháp phần mềm cho lĩnh vực ngân hàng, kế toán, và phòng vé máy bay, đồng thời phân phối thiết bị và thực hiện các dự án phần cứng Đến tháng 12 năm 1994, ISC đã phát triển đủ lớn để được tách thành các bộ phận chuyên sâu về dự án, phân phối và phần mềm.
FSS (FPT Software Solutions) đã ghi dấu ấn quan trọng trong lịch sử công nghệ Việt Nam khi xây dựng TTVN, mạng WAN đầu tiên tại Việt Nam, tạo nền tảng cho sự phát triển của Công ty Viễn thông FPT (FPT Telecom) sau này Trong suốt thời gian này, FPT liên tục được PC World Việt Nam bình chọn là Công ty Tin học số một.
Cuối năm 1998 và đầu năm 1999, FPT đã thành lập FSU1 (FPT Strategic Unit #1) từ một nhóm chuyên gia tách ra từ FSS, nhằm thực hiện chiến lược xuất khẩu phần mềm và đóng vai trò quan trọng trong sứ mệnh toàn cầu hóa FSU1 chính là tiền thân của FSOFT ngày nay Trong năm 1999, FSOFT đã hoàn thành dự án đầu tiên với khách hàng Winsoft tại Canada, qua đó xác định cơ cấu tổ chức và triển khai các chương trình chuẩn bị nhân sự cho hoạt động xuất khẩu.
Năm 2000, FSOFT đã chuyển trụ sở đến toà nhà HITC, đối mặt với những khó khăn từ vụ dotcom ảnh hưởng đến thị trường xuất khẩu phần mềm Tuy nhiên, FSOFT đã vượt qua thách thức và đạt được thành công quan trọng khi ký hợp đồng OSDC đầu tiên với Harvey Nash, một trong những khách hàng lớn nhất của công ty cho đến nay.
Năm 2001 được đánh dấu bằng các hợp đồng OSDC với Mỹ và đặc biệt là
OSDC là khách hàng Nhật Bản đầu tiên của FSOFT, đánh dấu một bước quan trọng trong quan hệ hợp tác quốc tế Năm 2001, FSOFT khởi động dự án CMM-4 với mục tiêu đạt chứng chỉ CMM cấp độ 4 trong vòng một năm, thể hiện cam kết nâng cao chất lượng dịch vụ và quy trình phát triển phần mềm.
FSOFT đã đạt chứng chỉ CMM mức 4 vào tháng 3/2002, trở thành công ty đầu tiên tại Đông Nam Á có được thành tựu này Cùng năm, FSOFT đã tái cấu trúc tổ chức bằng cách thành lập các Trung tâm sản xuất và Phòng chức năng Đến cuối năm 2002, doanh thu của FSOFT lần đầu tiên vượt mốc 1 triệu USD Đầu năm 2004, FSOFT chính thức chuyển đổi thành Công ty cổ phần phần mềm FPT và đặt trụ sở tại
TP Hồ Chí Minh đã chuyển đến tòa nhà e-town, đánh dấu một bước tiến quan trọng Vào tháng 3, FSOFT đã đạt chứng nhận CMM mức 5, mức cao nhất trong ngành Để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng Nhật Bản, FSOFT đã mở văn phòng đại diện tại Tokyo Năm 2004 là năm ghi nhận nhiều thành công đáng kể của công ty.
Công ty Phần mềm FPT, với doanh số xuất khẩu năm 2004 tăng trưởng hơn 200% so với năm 2003
Năm 2005, FSOFT ghi dấu ấn quan trọng trong sự phát triển, khẳng định vị thế công ty phần mềm hàng đầu Việt Nam Trong năm này, FSOFT thành lập Chi nhánh Đà Nẵng vào tháng 8, Công ty FSOFT JAPAN tại Tokyo vào tháng 11, và Trung tâm Tuyển dụng và Đào tạo tại Hà Nội vào tháng 12 Kết thúc năm 2005, FSOFT đạt mức tăng trưởng 114% doanh số, trở thành công ty phần mềm đầu tiên tại Việt Nam với 1000 nhân viên.
Năm 2008 diễn ra với việc thành lập 4 Công ty chi nhánh tại Pháp, Malaysia,
FSOFT, với doanh thu 42 triệu USD và 2600 nhân viên, đã xây dựng một mạng lưới khách hàng rộng lớn trên toàn cầu, bao gồm Mỹ, Châu Âu, Nhật Bản và các quốc gia trong khu vực Châu Á Thái Bình Dương như Malaysia, Singapore và Australia Để gia nhập hàng ngũ các nhà cung cấp dịch vụ phần mềm hàng đầu thế giới, công ty chú trọng phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao, điều này được xem là giá trị cốt lõi góp phần vào sự tăng trưởng bền vững của FSOFT Với 80% nhân viên thành thạo tiếng Anh và hơn 200 người sử dụng tiếng Nhật, FPT Software không ngừng tìm kiếm và tạo cơ hội cho những tài năng trẻ.
Mục tiêu trong năm 2009, Fsoft sẽ đạt doanh thu 47 triệu USD với số nhân viên 2600 người
Hình 2.1: Các chi nhánh của F-soft trải dài trên toàn thế giới
(Nguồn báo FPT – chúng ta: https://chungta.vn)
Năm 2009 đánh dấu kỷ niệm 10 năm thành lập FPT Software với nhiều hoạt động thể thao, văn hóa và từ thiện diễn ra trên toàn quốc Sự kiện nổi bật bao gồm Giải bóng đá FPT Software World Cup tại Đà Nẵng, có sự tham gia của các chi nhánh trong nước và quốc tế, lễ vinh danh 108 Anh hùng FPT Software tại Hà Nội, cùng với chương trình Xổ số Lucky Draw nhằm quyên góp tiền xây nhà từ thiện cho hai hộ nghèo ở miền Trung.
Thực trạng công tác phát triển hệ thống thông tin cho bộ máy quản lý nhân sự của Công ty cổ phần phần mềm FPT
2.2.1 Đặc điểm nguồn nhân sự
“Nhân sự là yếu tố cốt lõi, là nhân tố quyết định cho sự phát triển của Công ty
Chúng tôi nhận thức rõ rằng sự thành công của Công ty phụ thuộc vào tập thể lãnh đạo, sự gắn kết, đổi mới và lòng trung thành Do đó, Fsoft đang nỗ lực xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ trung, tài năng và chuyên gia IT, những người luôn khát khao chinh phục công nghệ mới và truyền đạt nhanh chóng đến khách hàng.
Hình 2.1: Tốc độ tăng trưởng nhân sự công ty (2016-2018)
(Nguồn: Trích dẫn từ Báo cáo thường niên cuối năm 2018, fpt.com.vn)
Đến cuối năm 2018, FSOFT có khoảng 14.325 nhân viên, tăng 23,9% so với năm 2017, trong đó gần 13.000 người tham gia sản xuất trực tiếp Để đáp ứng nhu cầu mở rộng thị trường trong những năm tới, FSOFT đang đối mặt với thách thức lớn khi đặt mục tiêu tăng trưởng nhân sự 100% mỗi năm Công ty luôn tìm kiếm nhân sự làm việc tại Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Nhật Bản và các quốc gia khác.
2.2.2 Đặc điểm sản phẩm lĩnh vực kinh doanh
Công ty chuyên gia công và chế tác phần mềm, chủ yếu nhận các đơn hàng outsourcing từ đối tác nước ngoài Chất lượng sản phẩm được ưu tiên hàng đầu nhằm xây dựng lòng tin và sự tín nhiệm từ khách hàng Điều này cũng giúp công ty nâng cao khả năng cạnh tranh với các đối thủ đến từ Ấn Độ, Trung Quốc, Malaysia và các thị trường khác.
2.2.3 Đặc điểm về công nghệ
FSOFT sử dụng nhiều công nghệ đa dạng để đáp ứng yêu cầu cụ thể của khách hàng Công ty luôn ưu tiên các công nghệ mới, có tiềm năng phát triển trong tương lai Đối với những công nghệ ít phổ biến tại Việt Nam, khách hàng thường tạo điều kiện cho đội dự án thực hiện một module nhỏ trong 1-3 tháng, nhằm chứng minh khả năng tiếp thu công nghệ mới của đội ngũ.
FSOFT được chia thành hai nhóm công nghệ chính: nhóm Microsoft, bao gồm các công nghệ như Windows.NET, Visual Studio, Biztalk server và SQL server; và nhóm Java, bao gồm WebSphere, Sun, Linux, cùng các môi trường Java, J2EE, J2ME Mỗi nhóm đều có đội ngũ chuyên gia và Excellence Team để tổ chức trao đổi kiến thức, đào tạo và thi chứng chỉ Danh sách các công nghệ sử dụng trong dự án của FSOFT có thể tìm thấy tại www.fpt-soft.com Để nhanh chóng tiếp cận công nghệ mới và phát triển các công cụ hỗ trợ công việc, FSOFT đã thành lập Phòng TMG (Technology Management Group) vào cuối năm 2003, và vào năm 2004, TMG đã đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cấp các công cụ quản lý nội bộ trong bộ FMS - FSOFT Management Suite.
Timesheet: quản lý thời gian làm việc
DMS: quản lý lỗi của các dự án
FSOFT Insight: quản trị dự án định lượng
NCMS là hệ thống quản lý khiếu nại khách hàng và vi phạm quy trình hiệu quả Để nâng cao chất lượng phát triển phần mềm, nhiều công cụ hỗ trợ đã được thử nghiệm, phân tích và đánh giá kỹ lưỡng Trong số các công cụ này, Aivosto nổi bật với khả năng kiểm tra mã nguồn cho Visual Basic, trong khi Rational Robot và Performance Test được sử dụng để kiểm thử chức năng và tải của phần mềm.
Ngoài ra, TMG còn phối hợp với FWB xuất bản tạp chí Bamboo Shoots, là tạp chí công nghệ hàng quý của FSOFT
2.2.4 Chất lượng và quy trình
Chất lượng sản phẩm và dịch vụ luôn là ưu tiên hàng đầu của khách hàng, và FSOFT cam kết nỗ lực không ngừng để đạt được tiêu chuẩn “dịch vụ 5 sao” tương tự như các khách sạn hàng đầu thế giới Để thực hiện điều này, FSOFT tập trung vào việc nghiên cứu, áp dụng các mô hình chất lượng và quy trình tiên tiến nhằm nâng cao chất lượng phục vụ.
Quy trình của FSOFT có thể tóm tắt bởi các điểm sau:
Được mô tả tường minh bởi hệ thống tài liệu chi tiết
Được hỗ trợ bởi một tập hợp các công cụ (tool) mạnh
Tại FSOFT, các sáng kiến cải tiến công việc được đánh giá và xem xét thường xuyên bởi tổ chức và các thành viên Mọi nhân viên đều được khuyến khích đề xuất sáng kiến, với các sáng kiến được phân loại theo tầm quan trọng và kết quả thực hiện thành A, B, C Những người sở hữu sáng kiến xuất sắc sẽ nhận được phần thưởng tương ứng là 5 triệu, 2 triệu và 500 nghìn đồng Tất cả các đề xuất đều được ghi nhận, theo dõi và hỗ trợ thực hiện.
Được đào tạo thường xuyên cho nhân viên và áp dụng thực tế
Được kiểm tra định kỳ và đột xuất tính tuân thủ của các dự án
Tại FSOFT, các sáng kiến cải tiến công việc thường xuyên được xem xét và đánh giá bởi tổ chức và các thành viên Mọi nhân viên đều được khuyến khích đề xuất và thực hiện các sáng kiến, với các đề xuất được phân loại theo tầm quan trọng và kết quả thực hiện thành A, B, C Chủ nhân của các sáng kiến này sẽ nhận được phần thưởng tương ứng là 5 triệu, 2 triệu và 500 nghìn đồng Tất cả các đề xuất đều được ghi nhận, theo dõi và hỗ trợ thực hiện.
Trong ngành sản xuất, quy trình đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm, đặc biệt trong lĩnh vực phần mềm Tập đoàn FPT đã nỗ lực xây dựng hệ thống quy trình sản xuất và vào đầu năm 2001, họ trở thành công ty CNTT đầu tiên tại Việt Nam nhận chứng chỉ ISO 9001:2000 Năm 2002, FSOFT đã đạt thành công với CMM mức 4 và đến tháng 3/2004, FSOFT là công ty đầu tiên tại Việt Nam và một trong hơn 10 công ty phần mềm ở Châu Á (ngoại trừ Ấn Độ) đạt CMM mức 5, mức cao nhất trong hệ thống quản lý quy trình Ngoài ra, FSOFT cũng đã nhận chứng chỉ bảo mật thông tin BS7799 vào tháng 4/2006 và chứng chỉ CMMI mức 5 vào tháng 5/2006.
2.2.5 Tìm hiểu hệ thống quản lý nhân sự FPT.iHRP Được xây dựng trên cơ sở quản lý tổng thể, FPT.iHRP không chỉ đơn thuần là một phần mềm quản trị nhân sự, mà còn mang đến cho các doanh nghiệp một phương thức quản lý hiện đại và hiệu quả đối với tài sản quý giá nhất - đó là nguồn nhân sự
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm Nhân sự và sự am hiểu sâu sắc về quản lý nhân sự cũng như chính sách nhân sự tại Việt Nam, FPT.iHRP đã triển khai thành công gần 100 doanh nghiệp, cung cấp giải pháp tối ưu cho quản lý nhân sự.
"Luồng sinh khí mới" trong quản lý nhân sự hiện đại giúp nâng cao hiệu quả công việc tại các doanh nghiệp FPT.iHRP, được phát triển trên nền tảng công nghệ Web và có thể triển khai theo mô hình Cloud, kết hợp công nghệ Mobility, mang lại sự dễ sử dụng và chi phí đầu tư hạ tầng thấp Hệ thống này không chỉ dễ dàng trong vận hành, bảo trì và nâng cấp mà còn hỗ trợ đa ngôn ngữ, thân thiện với người dùng.
Phần mềm hướng về người dùng với sự đơn giản – thuận tiện - nhanh chóng:
FPT.iHRP là phần mềm nhân sự chạy trên nền web, khác biệt so với các phần mềm truyền thống thường yêu cầu cài đặt trên hệ điều hành Windows Điều này cho phép cài đặt tập trung, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong triển khai, nâng cấp và đào tạo nhân viên Hơn nữa, việc sử dụng nền web cũng tăng cường khả năng tương thích của phần mềm, giảm thiểu lỗi phát sinh khi cài đặt riêng lẻ trên từng máy tính.
FPT.iHRP cung cấp giải pháp quản lý nhân sự toàn diện, từ tuyển dụng đến đào tạo và phát triển nguồn lực, giúp cấp quản lý có cái nhìn tổng quát về tình hình nhân sự trong toàn công ty.
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
Định hướng phát triển của công ty TNHH phần mềm FPT
3.1.1 Mô tả hệ thống thông tin của công ty
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là công cụ thiết yếu giúp thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức Hệ thống này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quyết định nhân sự, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Thông tin mà hệ thống cung cấp là yếu tố then chốt trong quá trình ra quyết định tại các tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp thông tin về quyền lợi và trách nhiệm của nhân viên, giúp nâng cao hiệu quả cho tổ chức và cá nhân Chức năng chính của hệ thống là huy động và sử dụng nhân lực một cách hiệu quả Nó không chỉ hỗ trợ bộ phận quản trị nhân sự trong việc lưu trữ thông tin, lập báo cáo định kỳ mà còn giúp lập kế hoạch chiến lược thông qua các công cụ mô phỏng, dự báo và phân tích Do tính đa dạng của thông tin nhân sự, các nhà lãnh đạo thường gặp khó khăn trong việc theo dõi, cập nhật và phân tích dữ liệu Hệ thống này là cần thiết để hỗ trợ các quyết định và điều hành nhân sự.
Giúp bảo mật mọi dữ liệu tại máy chủ của doanh nghiệp
Tạo ra một cơ chế phân quyền người dùng chặt chẽ giúp quản trị viên quản lý chi tiết từng chức năng và dữ liệu, đồng thời thiết lập quyền sử dụng và truy cập một cách hiệu quả.
Chức năng tham số hóa hệ thống giúp người sử dụng có thể tự thay đổi các tham số bảo mật của chương trình
Giúp quản lý toàn bộ thông tin và quá trình công tác của nhân viên tại công ty
FPT.iHRP cung cấp báo cáo, thống kê và tìm kiếm thông minh, giúp nhà quản lý nắm rõ nguồn nhân sự của doanh nghiệp tại mọi thời điểm, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác.
Khả năng quản lý tự động tất cả các thông tin liên quan đến quá trình tuyển dụng Cho phép Ứng viên nộp hồ sơ thông qua internet
Công cụ tìm kiếm và xử lý nhanh chóng dữ liệu về ứng viên, giúp khai thác cơ sở dữ liệu ứng viên hiệu quả
Thống kê, theo dõi tình hình thôi việc tại công ty và hỗ trợ thực hiện bảng quyết toán thôi việc
Quản lý toàn diện quá trình tổ chức các khóa đào tạo cho cán bộ nhân viên từ khâu lập kế hoạch đến đánh giá kết quả đào tạo của từng đối tượng tham gia, giúp xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp theo từng thời điểm như tháng, quý, và năm.
Giúp thống kê khóa học, chi phí và trích xuất báo cáo đào tạo
Lưu trữ và cập nhật thông tin về bảo hiểm là rất quan trọng, bao gồm việc xuất báo cáo bảo hiểm theo quy định mới nhất của Nhà nước Hệ thống cũng cho phép người dùng tra cứu và chỉnh sửa thông tin bảo hiểm cá nhân một cách dễ dàng và hiệu quả.
Hỗ trợ thiết lập các chỉ tiêu và tiêu chí đánh giá Thực hiện đánh giá nhân viên và lưu trữ kết quả đánh giá
Quản lý thông tin chấm công:
Quản lý chi tiết thời gian làm việc của cán bộ nhân viên, giờ tăng ca, hoặc làm việc ngoài giờ…, từ đó thực hiện chấm công tự động
Khả năng linh hoạt trong việc phân ca, phân lịch cho một đến nhiều nhân viên theo từng ngày, từng tuần, tháng hoặc năm
Phân hệ có kết nối trao đổi số liệu với phân hệ Quản lý lương và tích hợp với hệ thống thẻ từ quản lý ra, vào
Đặc biệt, hệ thống có hỗ trợ đăng ký/phê duyệt nghỉ phép và làm ngoài giờ trực tuyến
Quản lý lương, thưởng, đãi ngộ:
Hỗ trợ thiết lập công thức lương linh động và nhanh chóng và thiết lập từ một đến nhiều công thức lương khác nhau
Quản lý thông tin về lương/ thu nhập của cán bộ, nhân viên một cách tự động
Tất cả thông tin liên quan đến bậc lương, hệ số lương, thưởng, dữ liệu vay/tạm ứng và các khoản phụ cấp đều được tham số hóa trong hệ thống, giúp việc thay đổi và quản lý trở nên dễ dàng hơn trong tương lai.
Thực hiện việc tính lương thưởng theo kết quả kinh doanh, tính lương tháng
13, tự động tính truy lĩnh lương cho những tháng ra quyết định thay đổi lương trễ
Theo dõi diễn biến chế độ chính sách của nhân viên và Thực hiện in phiếu lương, tờ khai, quyết toán thuế
Website khai thác thông tin:
Hệ thống hỗ trợ nhân viên truy cập thông tin cá nhân, cho phép cập nhật thông tin với sự xác nhận của bộ phận nhân sự Nhân viên có thể đăng ký nghỉ phép và làm thêm trực tuyến, cũng như xem các thông tin quan trọng của công ty như lịch đào tạo, lịch phỏng vấn, biểu mẫu, quy định, thông tin nhân viên mới và sinh nhật trong tháng.
Hệ thống báo cáo đa dạng, sinh động, chi tiết, có thể xem dưới dạng word, ecxel hoặc biểu đồ
Đặc biệt, Có các báo cáo quản trị riêng phục vụ cho nhà quản lý
Hệ thống cũng hỗ trợ thống kê, in báo cáo theo các biểu mẫu theo quy định của Nhà nước, Tổng cục thống kê, Bảo hiểm xã hội
3.1.2 Định hướng phát triển của công ty và hệ thống thông tin
FPT Software, thành viên của Tập đoàn FPT, được thành lập năm 1999 và đã phát triển mạnh mẽ trong 16 năm qua Hiện nay, công ty là nhà xuất khẩu dịch vụ phần mềm lớn nhất Đông Nam Á, hoạt động tại 11 quốc gia trên toàn cầu.
Năm 2014, FPT Software đã trở thành công ty phần mềm đầu tiên tại Việt Nam đạt doanh thu trên 2.870 tỷ đồng với đội ngũ 7.000 nhân viên Công ty không chỉ lọt vào Top 100 nhà cung cấp dịch vụ outsourcing toàn cầu mà còn được vinh danh là nơi làm việc tốt nhất trong ngành IT tại Việt Nam, theo khảo sát của Anphabe và Nilsen.
FPT Software đặt ra sứ mệnh “Mang trí tuệ Việt Nam ra toàn cầu” với mục tiêu đến năm 2020 đạt doanh thu 1 tỷ USD và 30.000 nhân viên Đây là một thách thức lớn nhưng cũng mở ra cơ hội vô hạn cho các thành viên và nhân viên tiềm năng Chủ tịch FPT Software khẳng định: “Dù có lúc thịnh lúc suy, FPT Software luôn tăng trưởng trên 30% trong 15 năm qua, do đó chúng ta có thể tin tưởng vào mục tiêu này.” Nếu đạt được, FPT Software sẽ lọt vào top 10 công ty phần mềm toàn cầu.
Chiến lược công nghệ trong công cuộc xây dựng công ty tỉ đô của FPT Software:
SMAC được xem là yếu tố then chốt trong chiến lược toàn cầu hóa của FPT, đóng vai trò như “chìa khóa” và “đôi cánh” giúp công ty hướng tới mục tiêu trở thành nhà cung cấp dịch vụ thông minh hàng đầu trên toàn cầu.
Trong 6 năm tới, FSOFT không chỉ duy trì sự phát triển các dịch vụ truyền thống với tốc độ tối thiểu 30%, mà còn tập trung vào việc tạo ra các dịch vụ mới và hướng kinh doanh chuyên sâu theo xu hướng công nghệ SMAC, bao gồm các lĩnh vực Xã hội, Di động, Phân tích dữ liệu lớn và Đám mây.
Năm 2015, FSOFT đã đầu tư mạnh mẽ vào Cloud Computing nhằm trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực này Họ hoàn thiện bộ công cụ Citus Cloud Suite và tăng cường hoạt động marketing để thiết lập quan hệ đối tác với các tập đoàn lớn như Amazon, Microsoft và IBM Bên cạnh đó, FSOFT cũng sẽ tập trung nghiên cứu các lĩnh vực như Big Data, mobility và IoT Để đạt được doanh thu 1 tỷ USD vào năm 2020, FSOFT đặt mục tiêu tăng trưởng 40%, với khả năng xử lý khối lượng công việc gấp 3-4 lần so với 15 năm trước, đồng thời mở rộng dịch vụ, phát triển khách hàng và nâng cao cơ sở hạ tầng.
Hãy cùng nhìn lại chặng đường phát triển 15 năm của FPT Software
FPT Software hướng đến mục tiêu gia công phần mềm nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển công nghệ thông tin cho các hãng phần mềm và công ty lớn trong nước, đồng thời mở rộng xuất khẩu phần
Một số phương pháp hoàn thiện xây dựng hệ thống thông tin
3.2.1 Hoàn thiện xây dựng hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào Chuẩn hóa quy trình thu nhận dữ liệu đầu vào:
Xây dựng nguồn thông tin và đa dạng hóa các loại dữ liệu đầu vào
Để đảm bảo quá trình phân tích hiệu quả, việc xác định các loại dữ liệu đầu vào là rất quan trọng Cần thu thập đầy đủ ba loại dữ liệu: thông tin thực hiện, thông tin kế hoạch và thông tin tương lai.
Mở rộng nguồn thu thập thông tin không chỉ từ nội bộ mà còn từ bên ngoài công ty là rất quan trọng Các nguồn dữ liệu bên ngoài, bao gồm thông tin từ đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan quản lý Nhà nước và các tổ chức, cá nhân liên quan, giúp nhà quản trị hoạch định mục tiêu hiệu quả hơn Việc này tăng cường khả năng phân tích và dự báo các chỉ tiêu kinh tế, từ đó nâng cao quyết định quản lý.
3.2.2 Hoàn thiện xây dựng hệ thống xử lý thông tin Xây dựng vận dụng mô hình quản trị nhân sự gắn với hệ thống quản lý theo quá trình hoạt động
Hoàn thiện thiết lập hệ thống thông tin quản trị nhân sự
Để hoàn thiện hệ thống thông tin hoạch định chiến lược, cần tập trung vào việc thiết lập hệ thống hỗ trợ dự báo tăng trưởng thị trường và phân tích năng lực tài chính của công ty Điều này bao gồm việc tối ưu hóa nguồn lực và so sánh với đối thủ cạnh tranh Đối với hoạch định chiến lược cụ thể, cần thiết lập các chỉ số để đo lường hiệu quả từng chiến lược, đánh giá khả năng sử dụng nguồn nhân sự, cũng như phân tích rủi ro tài chính cho từng phương án phát triển.
Hoàn thiện hệ thống thông tin kiểm soát thực hiện mục tiêu chiến lược là cần thiết để đảm bảo phản ánh kịp thời tình hình hoạt động Việc phân tích và xác định chi phí dựa trên hoạt động sẽ giúp thiết lập một hệ thống thông tin thực hiện khoa học và hiệu quả.
Hoàn thiện hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định là rất quan trọng Hệ thống này không chỉ cung cấp thông tin phân tích mối quan hệ mà còn cung cấp thông tin thích hợp để đưa ra quyết định thực hiện hiệu quả Việc tối ưu hóa hệ thống thông tin sẽ giúp nâng cao khả năng ra quyết định trong các hoạt động tác nghiệp.
3.2.3 Hoàn thiện xây dựng hệ thống cung cấp thông tin Hoàn thiện phương thức cung cấp thông tin: Trên cơ sở hệ thống thông tin quản trị nhân sự được chia sẻ và phân quyền khai thác, tiến hành tổ chức phương thức cung cấp thông tin hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin
Tích hợp ERP với hệ thống quản trị thông minh (BI):
Công ty đủ năng lực để triển khai giải pháp tích hợp, từ đó có thể áp dụng giải pháp BI nhằm đảm bảo tính đồng nhất của dữ liệu và quy trình xử lý.
Tích hợp ERP với hệ thống BI mang lại hiệu quả cao trong việc xây dựng hệ thống thông tin, cung cấp thông tin kịp thời và thiết thực cho quản lý Quá trình này cho phép phân tích đa chiều, từ tổng thể đến chi tiết, thông qua nhiều phương pháp khác nhau.
3.2.4 Hoàn thiện việc xây dựng sử dụng thông tin quản trị nhân sự thực hiện các mục tiêu quản lý
Để hoạch định mục tiêu chiến lược và phát triển bền vững, nhà quản trị cần tăng cường sử dụng thông tin nhân sự Việc xác định nhu cầu thông tin cụ thể và phân định trách nhiệm giữa phòng kế toán và phòng quản trị chiến lược là cần thiết để cung cấp thông tin hỗ trợ cho công tác quản trị chiến lược.
Tăng cường sử dụng thông tin kiểm soát việc thực hiện mục tiêu chiến lược
Tăng cường sử dụng thông tin để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu và kết quả hoạt động qua các kỳ, cũng như so sánh với đối thủ, giúp phân tích hiệu quả sử dụng nguồn lực của công ty Việc này cũng hỗ trợ kiểm soát nguyên nhân gây chênh lệch trong việc thực hiện kế hoạch Hệ thống thông tin cần được sử dụng để đánh giá thành quả quản lý của các cấp quản trị, từ đó tạo ra hiệu quả quản lý cao hơn.
Tăng cường sử dụng thông tin trong việc ra quyết định
Sử dụng thông tin trong việc ra quyết định tác nghiệp: hệ thống báo cáo phân tích mối quan hệ ; hệ thống báo cáo thông tin thích hợp
3.2.5 Hoàn thiện tổ chức hệ thống lưu trữ thông tin Quy định bộ phận đầu mối thông tin phải chịu trách nhiệm lưu trữ dữ liệu:
Công ty cần thiết lập quy định rõ ràng về trách nhiệm lưu trữ hệ thống dữ liệu trên máy tính, đồng thời đề xuất các giải pháp hiệu quả để khai thác và phát triển hệ thống thông tin quản lý Việc lưu trữ dữ liệu trực tuyến trên phân vùng cloud sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và bảo mật thông tin.
Tổ chức hệ thống kiểm soát thông tin rõ ràng, chính xác
Phân quyền khai thác hệ thống dữ liệu trên phần mềm
Tổ chức kiểm soát hệ thống thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin
Kiểm soát dữ liệu quản trị nhân sự trên phần mềm
Giải pháp đề xuất cụ thể nhằm hoàn thiện quy trình triển khai hệ thống thông
Để phát triển hệ thống thông tin sẽ trải qua những bước cơ bản sau theo đúng như quy trình phát triển của một hệ thống thông tin:
Giai đoạn 1: Khảo sát dự án
Bước này nhằm xác định nhu cầu cho hệ thống thông tin mới hoặc nâng cấp, đồng thời thu thập thông tin về từng khu vực, lĩnh vực và phân hệ của hệ thống Nghiên cứu tính khả thi của hệ thống mới cũng rất quan trọng, đặc biệt là cách thức hoạt động của hệ thống nhân sự, bao gồm quy trình chấm công và tính lương tự động Để đảm bảo hoạt động tự động hóa hiệu quả, cần khảo sát các vấn đề liên quan đến hệ thống.
- Mục tiêu của HTTT FPT.iHRP là sự tự động hóa đối với hầu hết các hoạt động
Hệ thống chấm công đảm bảo chính xác thời gian làm việc của nhân viên thông qua việc quẹt thẻ tại từng cửa ra vào Người sử dụng cần quẹt thẻ mỗi khi ra vào, giúp hệ thống tự động ghi nhận lịch sử làm việc với dữ liệu lớn từ hàng chục nghìn nhân viên Từ những thông tin này, hệ thống có thể cung cấp báo cáo cần thiết cho người quản lý và quan trọng hơn, tính toán bảng lương dựa trên bảng chấm công.
Các quy trình hoạt động trong từng khu vực và lĩnh vực liên quan đến hệ thống thông tin tự động hóa cần được thiết lập Mỗi bộ phận sẽ xác định các yêu cầu cụ thể phù hợp với nhu cầu của người sử dụng.
Nội dung công việc cần được xác định rõ ràng, bao gồm phương pháp thực hiện, thời gian xử lý, tần suất, độ chính xác và cách tổ chức Ví dụ, việc tính lương cho công nhân yêu cầu xử lý tổng thể và thực hiện định kỳ vào giữa tháng hoặc cuối tháng.
Các yêu cầu xử lý và kết xuất thông tin, như đánh giá hàng tháng và báo cáo, sẽ được mã hóa theo từng nghiệp vụ Điều này giúp quản lý và truy xuất thông tin cá nhân một cách nhanh chóng và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
- Nghiên cứu tính khả thi, trong đó:
Khả thi về kỹ thuật bao gồm việc đánh giá độ chính xác của thông tin nhân viên và phòng ban, cũng như đảm bảo an toàn bảo mật cho thông tin cả trong và ngoài công ty.
Dự án có quy mô lớn với thời gian thực hiện được xác định từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc, bao gồm số lượng người tham gia và các phòng ban liên quan Việc tính toán hiệu suất dự toán của dự án là cần thiết để đánh giá khả năng và mức độ hoàn thành dự án.
Cấu trúc dự án: Nâng cấp hay làm mới hệ thống, các thay đổi về tổ chức, thủ tục và nhân sự từ hệ thống
Nhóm phát triển: Sự quen thuộc với việc xây dựng các hệ thống tương tự, sự quen thuộc về phần mềm phần cứng được chọn
Nhóm người sử dụng hệ thống cần có sự quen thuộc với giao diện tương tự để dễ dàng thao tác Màn hình người dùng phải cung cấp danh sách rõ ràng và chi tiết về hoạt động của nhân viên Thông tin như việc nghỉ phép hay đến muộn cần được cập nhật trực tiếp trên hệ thống, đồng thời phải có sự giám sát và phê duyệt từ cấp trên, chẳng hạn như quản lý dự án (PM) hoặc các cấp cao hơn.
Đánh giá khả thi về kinh tế nhằm xác định lợi ích tài chính và chi phí đầu tư cần thiết cho việc phát triển hệ thống Phân tích này thường được gọi là phân tích chi phí lợi nhuận.
Khả thi về hoạt động là quá trình đánh giá khả năng của dự án hệ thống thông tin (HTTT) trong việc giải quyết các vấn đề kinh doanh và tạo ra cơ hội mới Điều này bao gồm việc phân tích tác động của hệ thống mới đối với cấu trúc và thủ tục của đơn vị Cần chỉ ra rõ ràng các điểm mạnh và điểm yếu so với trạng thái hiện tại, đặc biệt là trong trường hợp HTTT đã tồn tại, cần xác định và đánh giá những thiếu sót của hệ thống hiện tại Những phân tích này sẽ là cơ sở cho các hoạt động thiết kế và phân tích tiếp theo.
Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống
Xác định phương pháp thực hiện các yêu cầu từ khảo sát, trong giai đoạn này chỉ cần tập trung vào việc phân tích hai thành phần chính của hệ thống thông tin (HTTT) là dữ liệu và xử lý, mà không cần quan tâm đến phần cứng hay phần mềm sẽ sử dụng.
FTP Software là một công ty lớn với hơn 16 nghìn nhân viên, do đó hệ thống của họ cần quản lý một cơ sở dữ liệu khổng lồ Hệ thống phải có khả năng xử lý và cập nhật dữ liệu liên tục theo từng giây, đồng thời đảm bảo tính chịu tải cao để hạn chế tối đa lỗi phát sinh, tránh sai sót trong báo cáo định kỳ Việc truy xuất dữ liệu đầu vào và đầu ra cần được thực hiện nhanh chóng và chính xác, tuân thủ các quy định hiện hành Tốc độ hệ thống và khả năng nâng cấp trong tương lai cũng rất quan trọng, nhưng điều cốt yếu vẫn là đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
Trong quá trình xử lý, việc xác định các chức năng nghiệp vụ yêu cầu của từng phòng ban trong công ty là rất quan trọng Chức năng này có thể là cá nhân hoặc tập trung, giúp xác định mối quan hệ với các chức năng khác và hệ thống Các quy trình xử lý thông tin được khảo sát và bố trí theo không gian và thời gian, với luồng dữ liệu hoạt động được mô tả qua sơ đồ Work flow Mô hình phân cấp chức năng tổng thể được thể hiện qua sơ đồ BFD (Business Flow Diagram), từ đó phát triển thành mô hình luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) thông qua quá trình phân rã chức năng ở các mức 0, 1, 2 Hoạt động xử lý đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc xác định cơ cấu hoạt động của hệ thống, từ đó quyết định cách thiết kế từng phần và ảnh hưởng đến dữ liệu cơ sở cũng như dữ liệu đám mây.
Có rất nhiều phương pháp phân tích thiết kế hệ thống như:
- Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technique): Kỹ thuật phân tích cấu trúc và thiết kế, phương pháp này xuất phát từ Mỹ
The MERISE method, which translates to "Methods for Gathering Ideas Effortlessly," was developed in France in the late 1970s This innovative approach focuses on simplifying the process of idea collection, making it easier for individuals and teams to organize their thoughts and enhance collaboration.
- Phương pháp MXC (Méthode de Xavier Castellani): Nguồn gốc từ Pháp
The GALACSI method, which stands for "Group for Animation and Liaison for the Analysis and Design of Information Systems," was established in France in April 1982 This innovative approach focuses on enhancing collaboration and communication in the analysis and conceptualization of information systems.
