6. Bố cục của khóa luận
2.2Thực trạng công tác phát triển hệ thống thông tin cho bộ máy quản lý nhân
nhân sự của Công ty cổ phần phần mềm FPT
2.2.1. Đặc điểm nguồn nhân sự
“Nhân sự là yếu tố cốt lõi, là nhân tố quyết định cho sự phát triển của Công ty. Chúng tôi hiểu rằng tập thể lãnh đạo, sự gắn kết, những đổi mới và lịng trung thành đóng vai trị quyết định cho sự thành cơng của Cơng ty. Chình vì vậy, Fsoft đã và đang xây dựng một tập thể cán bộ công nhân viên gồm những người trẻ, đầy tài năng, chuyên gia IT, những người có ln mong muốn chinh phục công nghệ mới và truyển tải đến người khác, đến khách hàng một cách nhanh nhất”1.
Hình 2.1: Tốc độ tăng trưởng nhân sự cơng ty (2016-2018)
Tính đến cuối năm 2018, FSOFT có khoảng 14325 nhân viên, tăng 23,9% so với năm 2017 trong đó gần 13.000 người trực tiếp sản xuất, cịn lại là đội ngũ quản lý và hỗ trợ. Cùng với việc mở rộng thị trường trong những năm tới, FSOFT đang đứng trước một thách thức to lớn là đạt được mức tăng trưởng nhân sự 100 % mỗi năm.
Để đáp ứng cho nhu cầu kinh doanh, FSOFT luôn cần nhân sự làm việc tại Hà nội, Tp. Hồ Chí Minh, Đà nẵng, Nhật bản và các nước khác.
2.2.2. Đặc điểm sản phẩm lĩnh vực kinh doanh
Lĩnh vực kinh doanh của công ty là gia công,chế tác các sản phẩm phần mềm. các sản phẩm chủ yếu là outsourcing được đặt hàng từ các đối tác ở nước ngồi do vậy chất lượng sản phẩm ln được ưu tiên hang đầu để đảm bảo độ tin tưởng và lấy được lòng tin từ đối tác. Đồng thời tăng sức cạnh tranh với các công ty đến từ Ấn Độ, Trung Quốc,Malaysia….
2.2.3. Đặc điểm về công nghệ
Do đặc thù thực hiện công việc do khách hàng yêu cầu, nên các công nghệ được sử dụng tại FSOFT rất phong phú và đa dạng. Tất nhiên, trong quá trình làm việc, FSOFT ưu tiên cho các cơng nghệ mới, có cơ hội phát triển tốt trong tương lai. Với các cơng nghệ khơng hoặc ít người biết tại Việt nam, khách hàng thường tạo điều kiện cho đội dự án học và làm thử một module nhỏ trong 1-3 tháng để đội dự án chứng minh khả năng tiếp thu cơng nghệ mới của mình.
Có thể chia FSOFT thành 2 nhóm cơng nghệ chính: nhóm cơng nghệ Microsoft (bao gồm các cơng nghệ liên quan đến môi trường Microsoft: Windows.NET, Visual Studio, Biztalk server, SQL server…) và nhóm Java (bao gồm WebSphere, Sun, Linux, các môi trường Java, J2EE, J2ME…). Mỗi nhóm đều có những chun gia của mình, có Excellence Team chuyên tổ chức trao đổi kiến thức kinh nghiệm, đào tạo, luyện và thi chứng chỉ. Danh sách các công nghệ được sử dụng trong các dự án của FSOFT có thể tham khảo tại www.fpt-soft.com.
Để nhanh chóng tìm hiểu các cơng nghệ mới; nghiên cứu, phát triển và đưa vào sử dụng các công cụ hỗ trợ công việc (tool), cuối năm 2003 FSOFT đã thành lập Phòng TMG (Technology Management Group). Trong năm 2004, TMG đã đóng vai trị chính trong việc phát triển và nâng cấp các tool quản lý nội bộ trong bộ công cụ FMS - FSOFT Management Suite như:
DMS: quản lý lỗi của các dự án
FSOFT Insight: quản trị dự án định lượng
NCMS: quản lý các khiếu nại KH, các vi phạm quy trình
Một loạt các công cụ hỗ trợ quá trình phát triển phần mềm cũng được thử nghiệm, phân tích, đánh giá, được mua và đưa vào sử dụng nếu phù hợp. Trong số đó đáng kể có Aivosto - công cụ kiểm tra code cho Visual Basic và Rational Robot and Performance Test - công cụ kiểm thử về chức năng và tải (load) của phần mềm. Ngoài ra, TMG còn phối hợp với FWB xuất bản tạp chí Bamboo Shoots, là tạp chí cơng nghệ hàng quý của FSOFT.
2.2.4. Chất lượng và quy trình
Chất lượng là một trong những mối quan tâm hàng đầu của khách hàng. FSOFT và mỗi cán bộ nhân viên luôn phấn đấu để đạt được chất lượng tốt nhất trong các sản phẩm và dịch vụ của mình. FSOFT mong muốn đạt được một “dịch vụ 5 sao” tương tự như của các khách sạn tốt nhất thế giới. Để làm được điều này, chúng tơi ln tìm hiểu, nghiên cứu và áp dụng các mơ hình chất lượng, các quy trình tiên tiến nhất.
Quy trình của FSOFT có thể tóm tắt bởi các điểm sau: Được mơ tả tường minh bởi hệ thống tài liệu chi tiết. Được hỗ trợ bởi một tập hợp các công cụ (tool) mạnh.
Thường xuyên được xem xét đánh giá và cải tiến bởi các sáng kiến của tổ chức và mọi người. Tất cả các thành viên FSOFT được khuyến khích đề xuất và thực hiện các sáng kiến cải tiến trong công việc. Tuỳ thuộc vào tầm quan trọng và kết quả thực hiện, các sáng kiến được xếp loại A, B, C và chủ nhân của chúng được thưởng tương ứng 5 triệu, 2 triệu và 500 nghìn đồng. Mọi đề xuất đều được ghi nhận, theo dõi và tạo điều kiện thực hiện.
Được đào tạo thường xuyên cho nhân viên và áp dụng thực tế. Được kiểm tra định kỳ và đột xuất tính tuân thủ của các dự án.
Thường xuyên được xem xét đánh giá và cải tiến bởi các sáng kiến của tổ chức và mọi người. Tất cả các thành viên FSOFT được khuyến khích đề xuất và thực hiện các sáng kiến cải tiến trong công việc. Tuỳ thuộc vào tầm quan trọng và kết quả thực hiện, các sáng kiến được xếp loại A, B, C và chủ nhân của chúng được thưởng tương ứng 5 triệu, 2 triệu và 500 nghìn đồng. Mọi đề xuất đều được ghi nhận, theo dõi và tạo điều kiện thực hiện.
Trong mọi ngành sản xuất nói chung và phần mềm nói riêng, quy trình có ảnh hưởng mạnh đến chất lượng sản phẩm. Một trong những quyết tâm của lãnh đạo công ty là xây dựng hệ thống quy trình sản xuất. Đầu năm 2001, Tập đồn FPT đã chính thức đón nhận chứng chỉ ISO 9001:2000 áp dụng cho toàn hệ thống, trong đó có FSOFT. Vào thời điểm đó, FPT là cơng ty CNTT đầu tiên tại Việt Nam đạt được mức chất lượng này. Năm 2002, FSOFT đã triển khai thành công CMM mức 4. Tháng 3/2004, FSOFT trở thành công ty đầu tiên của Việt Nam và một trong số hơn 10 công ty phần mềm ở Châu Á (trừ Ấn Độ) đạt được trình độ CMM mức 5 - mức cao nhất của hệ thống quản lý quy trình này. Ngồi ra, FSOFT cũng đã đạt được chứng chỉ về bảo mật thông tin BS7799 (tháng 4/2006) và chứng chỉ CMMI mức 5 (tháng 5/2006).
2.2.5 Tìm hiểu hệ thống quản lý nhân sự FPT.iHRP
Được xây dựng trên cơ sở quản lý tổng thể, FPT.iHRP không chỉ đơn thuần là một phần mềm quản trị nhân sự, mà còn mang đến cho các doanh nghiệp một phương thức quản lý hiện đại và hiệu quả đối với tài sản quý giá nhất - đó là nguồn nhân sự.
Từ kinh nghiệm hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực phần mềm Nhân sự, với sự am hiểu nghiệp vụ quản lý nhân sự tại các cơng ty cũng như các chính sách nhân sự Việt Nam, cùng kinh nghiệm triển khai gần 100 doanh nghiệp, FPT.iHRP mang đến "luồng sinh khí mới" giúp nâng tầm công tác quản lý nhân sự hiện đại tại các doanh nghiệp.
Được xây dựng trên nền tảng công nghệ Web (có thể triển khai theo mơ hình Cloud) và kết hợp Mobility – công nghệ phổ biến nhất hiện nay, FPT.iHRP dễ sử dụng, chi phí đầu tư hạ tầng thấp, việc vận hành, bảo trì, nâng cấp rất dễ dàng, nhanh chóng, hệ thống hỗ trợ đa ngôn ngữ và gần gũi với người sử dụng.
Phần mềm hướng về người dùng với sự đơn giản – thuận tiện - nhanh chóng: Chạy trên nền web: Khác với các phần mềm nhân sự khác thường chạy trên nền windows, FPT.iHRP có thể cài đặt tập trung tại một nơi, khơng cần phải cài đặt trên từng máy. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian và nguồn lực trong việc triển khai, nâng cấp và hướng dẫn đào tạo. Mặt khác, việc chạy trên nền web cũng giúp phần mềm có khả năng tương thích cao, tránh việc gặp phải các lỗi phát sinh khi phần mềm được cài đặt riêng cho từng máy đối với các phần mềm chạy trên nền Windows.
Quản lý tổng thể: FPT.iHRP có khả năng thiết lập một hệ thống quản lý nhân sự thông suốt và toàn diện từ khâu tuyển dụng, quản lý, đào tạo, phát triển nguồn lực giúp mang đến cho cấp quản lý một bức tranh tổng thể về nhân sự của tồn cơng ty.
Am hiểu nghiệp vụ, chính sách nhân sự Việt Nam: Do đó, FPT.iHRP khơng
chỉ mang đến cho khách hàng một phần mềm quản lý nhân sự đơn thuần, mà còn là một quy trình quản trị nhân sự hiện đại. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khả năng tham số hóa: Cung cấp cho người dùng khả năng tự xây dựng công thức lương động, báo cáo động đáp ứng các nhu cầu khác nhau của mỗi doanh nghiệp. Công thức lương động cho phép doanh nghiệp có khả năng cung cấp nhều công thức lương khác nhau, đáp ứng chiến lược nhân sự công ty từng thời kỳ. Báo cáo động giúp người dùng có thể xây dựng các báo cáo riêng cho từng công việc, phục vụ cho từng cấp quản lý tại các thời điểm khác nhau.
Dữ liệu tập trung - khai thác đồng thời: Giúp truy xuất thông tin nhanh
chóng, đáp ứng được nhu cầu khai thác thơng tin đồng thời của các doanh nghiệp có quy mơ lớn với nhiều chi nhánh, công ty con.
Hỗ trợ nhiều tiện ích cho người sử dụng: Hệ thống hỗ trợ công cụ nhắc nhở hiệu quả, đảm bảo kịp thời mọi tác nghiệp cần thiết của phòng nhân sự và các đối tượng tham gia hệ thống như: cảnh báo hết hạn hợp đồng, cảnh báo thử việc lên chính thức, hết hạn điều động bổ nhiệm, gửi phiếu lương qua email... Các quy trình quản lý được mơ phỏng lên chương trình giúp khách hàng nâng cao khả năng quản lý, tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý.
2.2.6 Đánh giá hệ thống FPT.iHRP phương thức quản trị tổng thể cho nguồn nhân sự hiện đại nhân sự hiện đại
Theo Giáo sư - Tiến sĩ Martin Hilb (Thụy Sĩ): “Những công cụ quan trọng nhất
trong quản trị nhân sự không được riêng rẽ và cơ lập, ngược lại, chúng phải được tích hợp chặt chẽ hướng theo viễn cảnh tổng thể của doanh nghiệp. Khơng dừng ở đó, các cơng cụ này phải đóng vai trị quan trọng trong việc phát triển mỗi cá nhân và đánh giá kết quả công việc của họ theo cách tối ưu nhất.“
Từ những yêu cầu thực tiễn đó, FPT.iHRP tự hào bởi khơng chỉ đơn giản mang đến cho khách hàng của mình một chương trình quản lý tổng thể nguồn nhân sự mà cịn là một phương thức, một quy trình quản lý nhân sự hiện đại được đúc kết từ kinh nghiệm 10 năm triển khai và tư vấn cho các công ty hàng đầu tại Việt Nam.
Từ kinh nghiệm và sự am hiểu các nghiệp vụ cũng như các chính sách nhân sự Việt Nam, FPT.iHRP nay được nâng cấp và hoàn thiện hơn để mang đến “luồng sinh khí mới”, giúp nâng tầm cơng tác quản lý nhân sự hiện đại tại doanh nghiệp.
Đặc điểm nổi bật của FPT.iHRP
Đặc điểm nổi bật của FPT.iHRP chính là khả năng thiết lập một hệ thống quản lý nhân sự thơng suốt và tồn diện giúp mang đến cho cấp quản lý một bức tranh tổng thể về nhân sự của tồn cơng ty. Điều này được dựa trên 3 yếu tố cốt lõi:
• Am hiểu nghiệp vụ và chính sách nhân sự tại Việt Nam.
• Thiết kế hướng về người dùng, mang đến sự đơn giản – tiện lợi – nhanh chóng.
• Hệ thống mở và nhiều cấp độ hoạt động, phù hợp với nhiều loại hình cơng ty, đặc biệt là các cơng ty có đơng nhân viên và nhiều chi nhánh.
Việc ứng dụng chương trình này giúp quản lý hiệu quả nguồn nhân sự, quản lý tất cả các quy trình từ khi tuyển dụng nhân viên, quản lý nhân sự, đào tạo chế độ chính sách chấm cơng và tính lương, giảm thiểu tối đa về giấy tờ về thủ tục hành chính giảm thiểu phức tạp cho nhà quản lý.
Hầu như tất cả các quy trình đều được sử dụng online, ngoài ra với phần mềm này chúng tơi cịn tạo được sự chuyên nghiệp và thoải mái cho nhân viên khi làm việc. Chẳng hạn như khi cần nghỉ phép hay làm ngồi giờ họ có thể đăng ký trực tiếp trên máy và gửi đến nhà quản lý các thơng tin liên quan; có thể vào xem và cập nhật những thơng tin liên quan đến mình và có thể xem bảng lương hàng tháng.
Hạn chế của hệ thống thông tin FPT.iHRP
Hạ tầng công nghệ thông tin của FPT đang được trải rộng để có thể phục vụ nhu cầu sử dụng và quản lý với hơn 16.000 nhân sự. Khối lượng công việc của hoạt động quản lý, xử lý sự cố, bảo trì và bảo dưỡng rất lớn, gồm nhiều bước khác nhau. Các phòng ban và đơn vị của tổ chức trải dài rộng nên việc triển khai hoạt động quản trị hệ thống đến từng đơn vị gặp rất nhiều khó khăn. Đó cũng là khó khăn khi hồn thiện quy trình đối phát triển hệ thống từ mức cao đến mức cơ sở.
Hệ thống của FPT được chia thành nhiều chức năng và hệ thống nhỏ khác nhau, các tổ chức hệ thống cũng gặp những hạn chế nhất định:
Tổ chức hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào: Sự thiết hụt lượng lớn dữ liệu đầu vào phục vụ cho quá trình xử lý thơng tin, chất lượng thơng tin đầu ra không đảm bảo.
Sự phân luồng tuyến thông tin, đầu mối tổng hợp, kiểm sốt thơng tin, phân quyền khai thác hệ thống dữ liệu trong hệ thống chưa hợp lý, đang chồng chéo ảnh hưởng khá lớn đến khả năng thu thập dữ liệu của hệ thống.
Tổ chức hệ thống cung cấp thông tin: Tốc độ cung cấp thơng tin chậm, chưa đáp ứng tính kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý; Phương thức cung cấp thông tin cũng ảnh hưởng khá lớn đến việc sử dụng thông tin.
Tổ chức sử dụng thông tin cho mục tiêu quản lý: Việc sử dụng thông tin trong công tác quản lý hiện nay chưa thực sự hữu ích, chưa gắn kết với mục tiêu hoạch định chiến lược, kiểm soát việc thực hiện mục tiêu và ra quyết định quản lý của các cấp quản trị.
Tổ chức hệ thống lưu trữ thông tin: Giải pháp lưu trữ tài liệu trong hiện nay thực hiện trên phân vùng cloud và tủ tài liệu. Tuy nhiên, lưu trữ trên hệ thống mạng Internet sẽ khơng đảm bảo tính an tồn, dữ liệu có thể bị xâm nhập trái phép, khả năng bảo mật khơng cao, có thể bị mất mát, tổn thất do các sự cố về mạng internet, virus, harker… điều này sẽ ảnh hưởng đến q trình khai thác, kiểm sốt, bảo mật thông tin.
Tổ chức hệ thống kiểm sốt thơng tin: Việc phân quyền kiểm soát, khai thác dữ liệu hiện nay đang chồng chéo, chưa hợp lý giữa các bộ phận dẫn đến việc tổ chức thu nhận dữ liệu, sử dụng thông tin đang gặp nhiều khó khăn, khả năng bảo mật của hệ thống chưa cao ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động, cơ hội kinh doanh.
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ VÀ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG
QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT 3.1. Định hướng phát triển của công ty TNHH phần mềm FPT
3.1.1 Mô tả hệ thống thông tin của công ty
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thơng tin có liên quan đến nguồn nhân sự trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định. Hệ thống có vai trị quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trị quan trọng trong việc ra quyết định nhân sự tại cơ quan.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp thông tin liên quan đến tất cả các (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});