TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường phát triển mạnh mẽ, các chính sách xã hội đã tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp Để khởi đầu kinh doanh, mỗi doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân lực để phân tích công việc, vì đây là yếu tố then chốt, định hướng cho các hoạt động khác Phân tích công việc ảnh hưởng sâu sắc đến quản trị nhân lực, và là cơ sở cho mọi vấn đề trong lĩnh vực này Một chương trình phân tích công việc tốt chính là chìa khóa thành công cho doanh nghiệp, giúp ứng dụng công nghiệp hóa - hiện đại hóa và nâng cao trình độ khoa học kỹ thuật.
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đã thiết lập bộ máy quản trị nhân lực, giúp phân tích công việc một cách chi tiết và hiệu quả, từ đó tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và bố trí nhân sự Tuy nhiên, một số doanh nghiệp nhỏ vẫn gặp khó khăn trong việc phân tích công việc, dẫn đến việc không kiểm soát được năng lực của nhân viên, gây rủi ro cho doanh nghiệp Dù nhận thức được tầm quan trọng của phân tích công việc, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thực hiện nghiên cứu hoặc chưa áp dụng kết quả phân tích vào thực tiễn do hạn chế về quy mô và nhân sự Tại Tập đoàn khách sạn A25, bộ phận phân tích công việc tồn tại nhưng hiệu quả chưa cao, khiến công tác quản trị nhân lực chưa phát huy hết vai trò, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài
Phân tích công việc là bước đầu tiên và quan trọng nhất mà mọi nhà quản trị nhân sự cần thực hiện Đây là hoạt động nền tảng trong quản lý nhân sự, bao gồm thiết kế công việc, kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển dụng, bố trí lao động và đánh giá hiệu quả công việc Nhận thức được tầm quan trọng của phân tích công việc đối với hiệu quả lao động, tôi đã quyết định chọn đề tài này.
“Hoàn thiện phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tếHương Anh”
Tổng quan tình hình nghiên cứu của những công trình năm trước
Phân tích công việc là một yếu tố thiết yếu mà mọi nhà quản trị cần nắm vững, bởi nó đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến quản trị nguồn nhân lực Nhiều tác giả đã tiến hành nghiên cứu sâu rộng về chủ đề này để làm rõ tầm quan trọng của phân tích công việc trong quản lý.
Giáo trình "Quản trị nhân lực" của Th.s Vũ Thùy Dương và Ts Hoàng Văn Hải (2010), xuất bản bởi NXB Thống Kê, Hà Nội, đã nhấn mạnh tầm quan trọng và tính cần thiết của việc phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực.
Giáo trình "Quản trị nhân lực căn bản" của TS Mai Thanh Lan và PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn (2016) đã nhấn mạnh tầm quan trọng của phân tích công việc trong quản trị nhân lực Nội dung giáo trình cung cấp các khái niệm cơ bản về phân tích công việc, chức danh công việc, cũng như sản phẩm của phân tích công việc như bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc Quy trình phân tích công việc được trình bày một cách rõ ràng thông qua bảy bước khoa học và logic, giúp người đọc hiểu sâu hơn về quy trình này.
Trần Thị My (2014) trong luận văn tốt nghiệp tại Đại học Kinh tế Quốc dân đã nhấn mạnh tầm quan trọng của phân tích công việc tại công ty cổ phần đầu tư Pvinconess Nghiên cứu chỉ ra rằng phân tích công việc là công cụ thiết yếu hỗ trợ cho nhiều hoạt động quản lý nhân sự khác như thiết kế công việc, kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển dụng, bố trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, cũng như an toàn lao động Kết luận của tác giả cho thấy phân tích công việc đóng vai trò quan trọng trong quản trị nhân sự.
Các mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung: Hoàn thiện phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về phân tích công việc và cải tiến hiệu quả phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25, thuộc Công ty TNHH quốc tế Hương Anh Đồng thời, phân tích thực trạng và hiệu quả của quá trình hoàn thiện phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 nhằm nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ.
Trong quá trình phân tích công tác công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – công ty TNHH quốc tế Hương Anh, cần xác định những hạn chế hiện có và nguyên nhân gây ra chúng Việc này giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và nâng cao chất lượng dịch vụ của tập đoàn.
Để nâng cao hiệu quả phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – công ty TNHH quốc tế Hương Anh, cần đề xuất các giải pháp cụ thể Những giải pháp này sẽ giúp hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn, từ đó đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đề ra Việc cải thiện quy trình phân tích công việc không chỉ tối ưu hóa nguồn lực mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ, góp phần vào sự phát triển bền vững của tập đoàn.
Phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – công ty TNHH quốc tế Hương Anh
+ Phạm vi về không gian: Tập đoàn khách sạn A25 – công ty TNHH quốc tế Hương Anh
+ Phạm vi về thời gian: Số liệu, tài liệu thuộc ba năm 2015, 2016, 2017.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp luận Đề tài sử dụng phương pháp luận là phương pháp duy vật biện chứng, phương pháp này là phương pháp để nhìn nhận, phân tích và đánh giá các sự việc, hiện tượng một cách toàn diện Phương pháp duy vật biện chứng giúp quá trình phân tích công việc được hoàn thiện đầy đủ chi tiết Từ đó tìm ra những vấn đề hạn chế còn tồn tại trong quá trình phân tích công việc để đưa ra những giải pháp phù hợp mang tính khoa học dựa trên tình hình thực tiễn.
1.6.2 Các phương pháp cụ thể 1.6.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Phương pháp khảo sát điều tra được thực hiện qua bảng hỏi nhằm phân tích công việc, trong đó người được điều tra đánh dấu vào các câu trả lời đã định sẵn Để thu thập thông tin cho khóa luận, tôi đã phát 60 phiếu điều tra đến phòng hành chính nhân sự của công ty và thu về 48 phiếu Phiếu điều tra được phát vào ngày 05/03/2018 và được thu ngay sau khi các đối tượng hoàn thành câu trả lời Bảng khảo sát gồm 7 câu hỏi trắc nghiệm với các lựa chọn từ kém đến rất tốt, tập trung vào việc hoàn thiện phân tích công việc tại công ty Tất cả phiếu điều tra đều yêu cầu người tham gia trả lời một cách khách quan và trung thực.
Phương pháp phỏng vấn là hình thức gặp gỡ trực tiếp giữa người điều tra và nhân viên để thảo luận về công tác đào tạo Qua các cuộc phỏng vấn, người điều tra có thể khám phá sâu hơn các khía cạnh và vấn đề liên quan đến đề tài nghiên cứu, đồng thời làm rõ các nội dung trong phiếu điều tra trắc nghiệm.
Vào ngày 05/03/2018, tôi đã tiến hành phỏng vấn gián tiếp qua điện thoại với trưởng phòng nhân sự, người phụ trách công tác phân tích công việc tại công ty Cuộc phỏng vấn được thực hiện với yêu cầu tất cả câu hỏi phải được trả lời một cách khách quan và trung thực Những câu hỏi tập trung vào việc phân tích công việc trong ba năm 2015, 2016 và 2017, đồng thời xin ý kiến đóng góp để hoàn thiện quy trình phân tích công việc nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh trong tương lai.
1.6.2.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp là cách thu thập các tài liệu và dữ liệu có sẵn từ bên trong hoặc bên ngoài công ty, bao gồm báo cáo kết quả kinh doanh, thông tin về cơ cấu lao động, bảng lương, tài liệu tổ chức và quản lý nhân viên, cùng các ghi chép liên quan đến đào tạo nhân viên.
Bài viết này cung cấp cái nhìn tổng quan về bộ máy tuyển dụng nhân lực tại công ty, bao gồm sơ đồ và chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính-nhân sự Nó cũng trình bày danh sách lý lịch trích ngang của công nhân viên, báo cáo dự báo tình hình nguồn nhân lực năm 2017 và hiệu quả của việc áp dụng phân tích công việc trong quy trình tuyển dụng Những thông tin này giúp hiểu rõ hơn về quy trình và chiến lược tuyển dụng của công ty.
Tài liệu bên ngoài: giáo trình Quản trị nhân lực căn bản, Tuyển dụng nhân lực,
Bố trí và sử dụng nhân lực hiệu quả là yếu tố quan trọng trong quản lý tổ chức Việc thu thập các bài viết, báo cáo từ mạng xã hội, cùng với những luận văn của các khóa trước về đề tài tương tự, sẽ giúp cung cấp cái nhìn sâu sắc và hỗ trợ cho quá trình nghiên cứu.
1.6.3 Các phương pháp xử lý dữ liệu
Sau khi thu thập số liệu thứ cấp và sơ cấp, chúng tôi áp dụng phương pháp thống kê toán học với sự hỗ trợ của phần mềm Excel để tổng hợp và phân tích các dữ liệu Mục tiêu là tạo ra các bảng thống kê chính xác về quá trình phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – công ty TNHH quốc tế Hương Anh.
Phương pháp so sánh được áp dụng trong nghiên cứu này để tạo ra các bảng tổng hợp và thống kê về hoạt động của công ty trong những năm gần đây Việc sử dụng phương pháp này giúp làm rõ tình hình hoạt động của Tập đoàn khách sạn A25 qua từng năm, từ đó đưa ra những nhận xét và đánh giá chính xác hơn về hoạt động phân tích công việc tại công ty TNHH quốc.
Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về phân tích công việc tại doanh nghiệp.
Chương 3: Phân tích thực trạng phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh.
Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh.
TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI DOANH NGHIỆP
Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản liên quan đến phân tích công việc trong
Trước khi tìm hiểu phân tích công việc, chúng ta cần hiểu rõ công việc là gì?
Theo TS Mai Thanh Lan và PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn, công việc là những hoạt động cụ thể cần hoàn thành để doanh nghiệp đạt được mục tiêu Hiểu theo cách này, công việc có thể bao gồm các nhiệm vụ do một cá nhân thực hiện hoặc do nhiều người, thậm chí hàng trăm người, cùng thực hiện.
Theo TS Mai Thanh Lan và PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn, công việc được định nghĩa là tổng hợp các nhiệm vụ mà một người lao động thực hiện, hoặc là những nhiệm vụ tương tự do nhiều người lao động thực hiện Định nghĩa này cho thấy công việc là một phần trong hệ thống việc làm, thường liên quan đến một vị trí cụ thể trong doanh nghiệp.
Từ hai cách hiểu theo nghĩa rộng và nghĩa hẹp có kết luận về công việc là : Theo
Công việc, theo TS Mai Thanh Lan và PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn, là kết quả của sự phân công lao động trong doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong cơ cấu tổ chức Đối với doanh nghiệp, công việc không chỉ là đơn vị cơ bản mà còn là nền tảng để thực hiện các hoạt động quản trị nhân lực Đối với người lao động, công việc tạo ra sự kết nối giữa họ và doanh nghiệp, đồng thời là một trong những lý do chính khiến họ tham gia vào môi trường làm việc.
Trong mỗi doanh nghiệp, mỗi vị trí việc làm đều gắn liền với một chức danh công việc cụ thể, giúp xác định rõ ràng người thực hiện nhiệm vụ Ví dụ về các chức danh này bao gồm giám đốc, kế toán, trưởng phòng, giám sát và nhân viên bán hàng.
Phân tích công việc là quá trình thu thập thông tin nhằm xác định nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ trong công việc, cũng như mức độ phức tạp và tiêu chuẩn đánh giá hoàn thành Ngoài ra, nó còn xác định các năng lực tối thiểu cần có để thực hiện công việc hiệu quả.
Phân tích công việc tập trung vào các câu hỏi quan trọng như: lý do tồn tại của công việc là gì? Người thực hiện cần thực hiện những nhiệm vụ nào? Quyền hạn của họ ra sao? Điều kiện cần thiết để thực hiện công việc là gì? Và những năng lực mà người thực hiện cần có là gì?
Mối quan hệ giữa phân tích công việc và thiết kế công việc rất quan trọng trong quản lý nguồn nhân lực Phân tích công việc thường diễn ra sau khi công việc đã được thiết kế và người lao động đã được đào tạo Doanh nghiệp sử dụng thông tin từ bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc để thực hiện việc thiết kế hoặc điều chỉnh công việc sao cho phù hợp hơn với nhu cầu thực tế.
- Các trường hợp cần tiến hành phân tích công việc:
+ Khi các doanh nghiệp mới được thành lập và chương trình phân tích được thành lập đầu tiên.
Khi doanh nghiệp thay đổi chiến lược kinh doanh, việc phát triển và mở rộng hoạt động có thể dẫn đến nhu cầu tuyển dụng thêm các chức danh mới Sự điều chỉnh này không chỉ giúp doanh nghiệp thích ứng với thị trường mà còn tạo ra cơ hội mới cho nhân sự, đảm bảo nguồn lực phù hợp với mục tiêu phát triển.
+ Khi công việc thay đổi do sự luân chuyển công việc mà mở rộng công việc.
Bản mô tả công việc là văn bản chi tiết mô tả nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của người thực hiện công việc Nó cũng nêu rõ mối quan hệ trong công việc và điều kiện làm việc, giúp người lao động hiểu rõ các công việc cần thực hiện.
Theo TS Mai Thanh Lan và PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn, bản mô tả công việc là tài liệu quan trọng nêu rõ các yêu cầu, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ trong công việc Nó giúp người thực hiện công việc hiểu rõ nội dung, yêu cầu cũng như quyền hạn và trách nhiệm của mình.
Bản mô tả công việc thường bao gồm các nội dung sau:
Xác định công việc là bước quan trọng, bao gồm tên công việc, mã số công việc, bộ phận và phòng ban liên quan, cùng với địa điểm thực hiện Bên cạnh đó, cần nêu rõ chức danh của người quản lý trực tiếp Phần này cũng nên có một hoặc hai câu mô tả ngắn gọn để tóm tắt nội dung chính của công việc.
Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của người lao động được xác định rõ ràng, bao gồm các công việc cần thực hiện và cách thức thực hiện chúng Phần này cũng nêu rõ phạm vi quyền hạn của nhân viên cũng như các mối quan hệ công việc cần thiết trong quá trình làm việc.
Tiêu chuẩn thực hiện công việc xác định các chỉ tiêu và tiêu chí cần thiết để đảm bảo hoàn thành công việc về số lượng, chất lượng và thời gian Đây cũng là sự kỳ vọng của người quản lý đối với kết quả công việc, hành vi và thái độ của nhân viên trong quá trình làm việc.
Bản tiêu chuẩn công việc là tài liệu quan trọng liệt kê các yêu cầu về năng lực tối thiểu mà người lao động cần có để thực hiện nhiệm vụ được giao Nó thường đề cập đến các yếu tố cá nhân như kiến thức, kỹ năng, thái độ và phẩm chất nghề nghiệp phù hợp với công việc.
Bản tiêu chuẩn công việc là công cụ quan trọng giúp nhà quản lý xác định nhu cầu nhân sự phù hợp để tối ưu hóa hiệu suất công việc Đồng thời, nó cũng giúp nhân viên nắm rõ các yêu cầu và kỳ vọng đối với vị trí của mình, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc.
Nội dung nghiên cứu về phân tích công việc tại doanh nghiệp
2.2.1 Vai trò của phân tích công việc
Phân tích công việc đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và thực hiện các chính sách quản trị nhân lực của doanh nghiệp Qua việc phân tích này, doanh nghiệp có thể dự báo số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết để hoàn thành công việc, từ đó đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh hiệu quả.
Hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc xác định nhu cầu lao động của doanh nghiệp Quá trình này sử dụng thông tin từ bản mô tả và yêu cầu công việc để xác định các vị trí cần thiết Dựa trên những thông tin đó, tổ chức có thể dự báo nhu cầu về số lượng và chất lượng nhân lực nhằm đảm bảo hoàn thành công việc, đáp ứng mục tiêu sản xuất kinh doanh, và tránh tình trạng thừa hoặc thiếu lao động, từ đó giảm thiểu lãng phí cho doanh nghiệp.
Tuyển dụng nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc xác định bản chất công việc cần tuyển dụng thông qua việc sử dụng thông tin từ bản mô tả và yêu cầu công việc Quá trình này giúp đưa ra các tiêu chí và tiêu chuẩn sàng lọc ứng viên, từ đó đảm bảo rằng việc tuyển dụng diễn ra hiệu quả và đúng người.
Phân tích công việc đóng vai trò quan trọng trong việc bố trí và sử dụng nhân lực, giúp truyền đạt rõ ràng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của người lao động Thông qua việc áp dụng thông tin từ bản mô tả và tiêu chuẩn công việc, người lao động có thể nhanh chóng hòa nhập và hiểu kỳ vọng về kết quả công việc Đồng thời, phân tích công việc cũng là cơ sở để tổ chức khắc phục những sai sót trong bố trí lao động trước đây và thực hiện việc tái bố trí nhân lực một cách hiệu quả hơn.
Đánh giá thực hiện công việc đóng vai trò quan trọng trong việc ứng dụng thông tin từ bản mô tả và tiêu chuẩn thực hiện công việc Điều này giúp xác định rõ các tiêu chí đánh giá cho từng mức cụ thể trong hệ thống đánh giá, đảm bảo quy trình đánh giá diễn ra hiệu quả và công bằng Việc này cũng giúp tránh tình trạng thiếu tiêu chí rõ ràng và các mức độ đánh giá chung chung.
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc xác định nhu cầu đào tạo thông qua bản mô tả và yêu cầu công việc Điều này giúp xác định vị trí công việc cần đào tạo, những kiến thức và kỹ năng cần thiết, cũng như tiêu chuẩn kết quả đào tạo Từ đó, tổ chức có thể xây dựng chương trình đào tạo thiết thực và hiệu quả hơn.
Vai trò của phân tích công việc trong đãi ngộ nhân lực là rất quan trọng, vì nó cung cấp thông tin hệ thống để xác định giá trị công việc Những thông tin này không chỉ làm cơ sở cho đãi ngộ mà còn giúp xác định các loại phụ cấp như phụ cấp môi trường và điều kiện làm việc.
2.2.2 Quy trình phân tích công việc tại doanh nghiệp
(Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực căn bản 2010)
Hình 2.1 Quy trình phân tích công việc của doanh nghiệp
2.2.2.1 Xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận với chiến lược kinh doanh Đây là bước công việc cần thực hiện đầu tiên nhằm kiểm tra sự phù hợp của doanh nghiệp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động phân tích công việc được thực hiện có ý nghĩa Cơ cấu tổ chức có thể giúp nhà quản lý nhìn thấy những công việc khác nhau trong tổ chức có quan hệ với nhau như thế nào, rà soát lại chuwscs năng nhiệm vụ của các bộ phận đảm bảo không trùng lặp, không chồng chéo, đủ và hợp lý để thực hiện chiến lược kinh doanh đã xác định
Xác định đối tượng tham gia phân tích công việc
Xác định sự phù hợp của cơ cấu doanh nghiệp và chức năng nhiệm vụ của bộ phận với chiến lược kinh doanh
Lập danh sách các chức danh cần phân tích công việc
Thu thập thông tin phân tích công việc
Xây dựng sản phẩm phân tích công việc Điều chỉnh phân tích công việcBan hành và sử dụng kết quả phân tích công việc
Sơ đồ cơ cấu tổ chức thể hiện mối quan hệ giữa các phòng ban và đơn vị trong tổ chức Qua sơ đồ này, nhà quản trị có thể nắm bắt được cấu trúc tổ chức một cách rõ ràng và hiệu quả.
- Lý giải sự tồn tại của công việc là cần thiết cho hoạt động của tổ chức
- Xác định mối quan hệ của công việc với các công việc khác trong tổ chức
- Xác định được những yếu tố đầu vào nào ( thông tin, nguyên vật liệu, tài chính, v.v ) Cần phải được cung cấp để có thể thực hiện công việc?
2.2.2.2 Lập danh sách các chức danh cần phân tích công việc
Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp có chức năng và nhiệm vụ riêng, dẫn đến việc xác định các vị trí chức danh tương ứng Mỗi công việc được gán với một chức danh cụ thể, phản ánh vai trò và trách nhiệm của người thực hiện Nếu hai người đảm nhận cùng một công việc, họ cần được gọi bằng chức danh giống nhau; ngược lại, chức danh khác nhau chỉ ra rằng họ thực hiện các công việc khác nhau Kết thúc quá trình này, chúng ta sẽ có danh sách các công việc cần được phân tích.
2.2.2.3 Xác định đối tượng tham gia phân tích công việc Đối tượng tham gia phân tích công việc thường bao gồm: Người thực hiện công việc, quản lý trực tiếp, nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài Đây là bước cần thiết trong các trường hợp một công việc có nhiều người thực hiện, khi đó cần có sự lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu để phân tích.
Quản lý trực tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích công việc, vì họ nắm bắt thông tin tổng quan và chịu trách nhiệm chính về quản lý công việc Do đó, các quản lý trực tiếp hay trưởng bộ phận cần tham gia tích cực vào quá trình này Bên cạnh đó, nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài sẽ hỗ trợ về mặt kỹ thuật và điều phối dự án phân tích công việc.
2.2.2.4 Thu thập thông tin phân tích công việc Đầu tiên là xác định thông tin về công việc cần thu nhập
Thông tin về tình hình thực hiện công việc bao gồm phương pháp làm việc, thời gian hao phí trong quá trình thực hiện và các yếu tố cấu thành công việc.
Trong quá trình thực hiện công việc, việc nắm rõ thông tin về yêu cầu, đặc điểm, tính năng và tác dụng của các máy móc, trang thiết bị và dụng cụ là rất quan trọng Ngoài ra, cần xác định số lượng và chủng loại thiết bị cần thiết để đảm bảo hiệu quả công việc.
Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin chi tiết về các điều kiện thực hiện công việc, bao gồm điều kiện vệ sinh lao động, thời gian làm việc, tổ chức hoạt động, chế độ lương bổng và trang phục đồng phục cho nhân viên.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI TẬP ĐOÀN KHÁCH SẠN A25 – CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ HƯƠNG ANH
Đánh giá tổng quan tình hình kết quả hoạt động kinh doanh tại tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Tập đoàn khách sạn A25, thuộc Công ty TNHH quốc tế Hương Anh, được thành lập vào năm 2003 với trụ sở chính tại 90 Giảng Võ, Quận Đống Đa, Hà Nội Hoạt động trong lĩnh vực đầu tư thương mại và dịch vụ du lịch, A25 hiện sở hữu hơn 30 khách sạn đạt tiêu chuẩn từ 1 đến 3 sao cùng với các nhà hàng, quán cafe và karaoke tại các vị trí trung tâm Hà Nội và TP Hồ Chí Minh Hàng năm, tập đoàn đón tiếp hàng triệu lượt khách trong và ngoài nước, cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tình với các phòng nghỉ tiện nghi và nhiều dịch vụ bổ sung như đặt vé máy bay, thuê xe ô tô, gia hạn visa, và tổ chức tour du lịch trọn gói.
3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của Tập đoàn khách sạn A25 – Công tyTNHH quốc tế HươngAnh
Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh chuyên cung cấp đa dạng sản phẩm dịch vụ trong lĩnh vực khách sạn, du lịch lữ hành và nhà hàng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng với chất lượng dịch vụ tốt nhất.
Khẩu hiệu "Your house" của tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh thể hiện cam kết mang đến cho quý khách trải nghiệm ấm cúng, gần gũi như chính ngôi nhà của mình.
Khách hàng sẽ được tận hưởng không gian nghỉ ngơi thoải mái, ngắm nhìn vẻ đẹp nhộn nhịp của thành phố Hà Nội về đêm Tại đây, họ có thể cảm nhận sự tự do và thư giãn trong không gian riêng tư Với phương châm "Sự hài lòng của khách hàng là sự thành công của chúng tôi", khách sạn luôn nỗ lực cung cấp dịch vụ hoàn hảo nhất cho khách hàng.
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự
Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty
TNHH quốc tế Hương Anh
Ban giám đốc chịu trách nhiệm thảo luận và hoạch định chiến lược phát triển cho tập đoàn, đặt ra các chỉ tiêu cho từng kỳ hoạt động kinh doanh Họ cũng lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động kinh doanh để đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
Phòng hành chính nhân sự do trưởng phòng nhân sự lãnh đạo, có nhiệm vụ tổ chức và điều hành hoạt động nhân sự Trưởng phòng sẽ tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc bố trí và sắp xếp nhân sự vào các vị trí phù hợp, đồng thời xây dựng bản phân tích công việc cho từng bộ phận để đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả Ngoài ra, phòng còn đề xuất các quyết định về bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, sa thải, cũng như công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân lực Phòng cũng chịu trách nhiệm soạn thảo, quản lý và theo dõi việc thực hiện hợp đồng lao động.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Tổng Giám đốc và tối ưu hóa tiềm năng kinh doanh Nhiệm vụ của phòng bao gồm nghiên cứu thị trường, xây dựng chính sách bán hàng, phát triển mạng lưới đại lý và bán hàng, cũng như chăm sóc khách hàng và xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng Đồng thời, phòng cũng chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh cho toàn tập đoàn, thực hiện các phương án kinh doanh, tổng hợp tình hình kinh doanh, dự báo thị trường và lập kế hoạch cho tập đoàn theo từng tháng, quý và năm.
Phòng kế toán có nhiệm vụ hỗ trợ Tổng Giám đốc trong việc quản lý hạch toán kế toán, thống kê và cân đối thu - chi Phòng cũng đảm nhận việc điều tiết các nguồn lực tài chính, nhằm khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn vốn.
Phòng Hành chính – Nhân sự Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kỹ thuật
Tuyển dụng và đào tạo nhân viên về báo cáo tài chính theo quy định là rất quan trọng Cần giám sát và theo dõi tình hình luân chuyển các nguồn lực tài chính của tập đoàn, đồng thời quản lý nguồn vốn kinh doanh, hoạt động thu - chi Việc quản lý các quỹ, tài sản cố định và tài sản lưu động của tập đoàn cũng cần được thực hiện một cách chặt chẽ.
Phòng kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Tổng Giám đốc về vật tư, máy móc và thiết bị trong toàn tập đoàn Nhiệm vụ chính bao gồm lập kế hoạch và tổ chức mua sắm vật tư, thiết bị cho hoạt động xây dựng, sản xuất và kinh doanh Phòng cũng chịu trách nhiệm về giá cả, chất lượng và công năng của các vật tư, thiết bị được mua Ngoài ra, phòng quản lý toàn bộ hệ thống máy móc và vật tư, lập hồ sơ lý lịch cho từng thiết bị, theo dõi việc sử dụng, bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa và tiêu hao nhiên liệu Đảm bảo việc sử dụng vật tư, thiết bị tuân thủ quy trình và định mức nhằm tiết kiệm và nâng cao hiệu quả Cuối cùng, phòng tổng hợp báo cáo định kỳ về tình hình mua sắm và sử dụng vật tư, thiết bị.
3.1.3 Một số kết quả hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tập đoàn khách sạn A25 - Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Bảng 3.1: Báo cáo kết quả kinh doanh của khách sạn giai đoạn 2015– 2017 Đơn vị:tỷ đồng
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Qua bảng trên ta thấy lợi nhuận của khách sạn tăng đồng đều qua các năm Năm
Từ năm 2015 đến 2017, doanh thu của công ty đã có sự tăng trưởng đáng kể, với mức tăng 5,54 tỷ đồng (53,42%) vào năm 2016 và 4,94 tỷ đồng (31,05%) vào năm 2017 Điều này cho thấy kết quả kinh doanh của công ty ngày càng khả quan Hiện tại, công ty đang triển khai các kế hoạch phân tích công việc để nhanh chóng thích ứng với tình hình thị trường, nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh.
3.1.4 Khái quát tình hình nhân lực tại công ty
Bảng 3.2 : Cơ cấu nhân viên của công ty trong ba năm 2015, 2016, 2017 Đơn vị: Người
Cơ cấu theo giới tính
Cơ cấu theo trình độ Đại học và trên đại học
Trung cấp và phổ thông
(Nguồn: Phòng Tổ chức- Hành chính)
Hình 3.2 : Cơ cấu nhân viên của công ty trong ba năm 2015, 2016, 2017
Số lượng nhân viên của công ty đã tăng trưởng qua các năm, từ 1006 người vào năm 2015 lên 1058 người vào năm 2017, ghi nhận mức tăng 52 người.
Số lượng nhân viên nữ tại công ty dịch vụ du lịch và lữ hành ngày càng tăng, chiếm tỷ lệ cao hơn so với nam giới Cụ thể, vào năm 2015, công ty có 728 nhân viên nữ, và đến năm 2017, con số này đã tăng thêm 102 người.
Từ năm 2015 đến năm 2017, số lượng nhân viên có trình độ đại học và trên đại học tăng thêm 24 người Trong khi đó, nhân viên có trình độ trung cấp và phổ thông vẫn chiếm tỷ lệ cao nhất trong cơ cấu nhân sự của công ty, với tổng số 618 người vào năm 2017.
Phân tích ảnh hưởng nhân tố môi trường quản trị nhân lực đến phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
3.2.1 Nhân tố quan điểm của nhà lãnh đạo
Quan điểm lãnh đạo có ảnh hưởng lớn đến hoạt động phân tích công việc, vì triết lý quản lý của lãnh đạo cấp cao chi phối tất cả các hoạt động quản lý và quản trị nhân lực Ban giám đốc đã nhận thức rõ vai trò của quản trị nhân lực và tạo điều kiện cho phòng Hành chính – nhân sự thực hiện phân tích công việc Tuy nhiên, việc kiểm tra định kỳ về phân tích công việc còn hạn chế, dẫn đến sự chậm trễ trong việc cập nhật và chỉ đạo từ ban giám đốc trước những thay đổi bên ngoài Hơn nữa, với nền tảng là cán bộ quân đội, quan điểm lãnh đạo vẫn mang tính quân chủ, góp phần vào những thiếu sót trong chương trình phân tích công việc của công ty.
3.2.2 Nhân tố cán bộ nhân sự công ty
Bảng 3.3: Cơ cấu tổ chức bộ phận quản trị nhân lực của Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Cơ cấu nhân lực giới tính Nam 2 2 3
Cơ cấu nhân lực trình độ Đại học và sau đại học 2 4 6
Cơ cấu nhân lực theo thâm niên
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự
Bảng trên chỉ ra rằng nguồn nhân lực trong phòng tổ chức nhân sự của khách sạn đã trải qua sự biến động đáng kể về cả chất lượng lẫn số lượng từ năm 2015.
2017 phòng nhân sự tăng thêm 4 nhân sự mới và trình độ của nhân sự cũng tăng nên chất lượng nhân sự cũng được nâng cao
Cán bộ nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch và thực hiện phân tích công việc, đồng thời là nguồn thông tin và thẩm định độ chính xác của dữ liệu Chương trình phân tích công việc tại tập đoàn khách sạn A25 chỉ có thể thành công với sự tham gia của những cán bộ có kiến thức chuyên môn vững vàng Tại công ty TNHH quốc tế Hương Anh, đội ngũ phòng tổ chức hành chính làm việc nhiệt tình và có trách nhiệm, nhận thức rõ vai trò của phân tích công việc Tuy nhiên, do thiếu đào tạo chuyên môn chính quy, chương trình phân tích công việc vẫn còn đơn giản, dẫn đến các văn bản kết quả chưa đầy đủ và nội dung còn sơ sài.
3.2.3 Nhân tố pháp luật lao động
Pháp luật lao động quy định rõ về thời gian làm việc, môi trường làm việc và các chế độ đãi ngộ, do đó, khi tiến hành phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh, cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định này Các yếu tố như thời gian làm việc, điều kiện lao động và chế độ lương phải được áp dụng phù hợp với pháp luật để đảm bảo quyền lợi cho người lao động Đặc biệt, trong lĩnh vực dịch vụ khách sạn hoạt động 24/24, các chế độ làm việc vào khung giờ đêm và đãi ngộ cho nhân viên làm ca đêm có ảnh hưởng lớn đến quá trình phân tích công việc.
3.2.4 Người thực hiện công việc
Người thực hiện công việc đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định thành công của quá trình phân tích công việc Thái độ, quy trình và kết quả công việc đều phụ thuộc vào họ Tại tập đoàn khách sạn A25, nhiều nhân viên, đặc biệt là ở các vị trí như bảo vệ, bell man, giặt là, vẫn chưa hiểu rõ về phân tích công việc Điều này cho thấy sự thiếu sót trong việc truyền đạt thông tin từ phòng tổ chức hành chính và lãnh đạo trực tiếp Hệ quả là sự thiếu hợp tác từ người thực hiện công việc, ảnh hưởng lớn đến việc cung cấp thông tin và thái độ làm việc của họ.
3.2.5 Cơ sở vật chất của công ty
Công tác phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh bao gồm việc thu thập thông tin, tính toán số liệu và xử lý dữ liệu với quy mô lớn Công ty luôn trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết như máy camera, máy vi tính, máy in, phòng họp và máy chiếu để hỗ trợ quá trình này Bên cạnh việc áp dụng công nghệ tiên tiến để nâng cao hiệu quả phân tích, công ty cũng gặp khó khăn do sự đa dạng của các cơ sở khách sạn, mỗi cơ sở có đặc điểm riêng, khiến việc sử dụng thiết bị chung trở nên khó khăn và ảnh hưởng đến quá trình phân tích công việc.
3.2.6 Khả năng tài chính của công ty
Ngành kinh doanh khách sạn yêu cầu vốn đầu tư ban đầu và cố định lớn, tuy nhiên, sự phát triển mạnh mẽ của ngành dịch vụ đã mang lại tài chính dồi dào cho các khách sạn, dự kiến sẽ tiếp tục tăng trong những năm tới Hàng năm, khách sạn dành một khoản ngân sách để đầu tư vào phân tích công việc, bao gồm máy móc và nghiên cứu thị trường Mức ngân sách này sẽ thay đổi tùy thuộc vào từng thời điểm cụ thể.
Kết quả phân tích dữ liệu sơ cấp và thứ cấp về thực trạng phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Tập đoàn khách sạn A25 – công ty TNHH quốc tế Hương Anh áp dụng quy trình phân tích công việc theo lý thuyết với bảy bước cụ thể Những bước này phản ánh các nhiệm vụ cần thực hiện trong dự án phân tích công việc của tổ chức Quy trình có thể được điều chỉnh tùy theo việc thực hiện dự án phân tích công việc lần đầu hay cập nhật mô tả công việc, dẫn đến sự thay đổi về độ chi tiết và phức tạp của từng bước.
3.3.1 Thực trạng xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận với chiến lược kinh doanh tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Tập đoàn khách sạn A25 – công ty TNHH quốc tế Hương Anh đang phát triển chiến lược kinh doanh nhằm thu hút tối đa khách du lịch, đặc biệt là khách nước ngoài Với sự bùng nổ của ngành du lịch và kinh doanh khách sạn, công ty tập trung nguồn lực để nâng cao khả năng cạnh tranh và mở rộng các dịch vụ, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ và gia tăng số lượng khách hàng.
Chính vì vậy hoạt động phân tích công việc rất cần thiết để công ty thực hiện chiến lược kinh doanh này.
15% Đánh giá của nhân viên về tầm quan trọng của hoạt động phân tích công việc
Rất quan trọng Quan trọng Bình thường Không quan trọng
Hình 3.2 Đánh giá của nhân viên về tầm quan trọng của hoạt động phân tích công việc
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra
Kết quả điều tra cho thấy nhân viên có phản hồi tích cực về tầm quan trọng của hoạt động phân tích công việc Cụ thể, 65% nhân viên nhận định rằng phân tích công việc rất quan trọng, 20% cho rằng đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng, trong khi chỉ 15% xem đây là bình thường Đáng chú ý, không có nhân viên nào cho rằng phân tích công việc không quan trọng.
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự
Hình 3.3 Sơ đồ tổ chức Phòng Hành chính –Nhân sự tập đoàn khách sạn A25
Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự có vai trò quan trọng trong việc phân tích công việc, với mỗi bộ phận đảm nhiệm chức năng và nhiệm vụ riêng Để đáp ứng nhu cầu nhân lực, phòng hành chính nhân sự sẽ phối hợp linh hoạt với các phòng ban khác nhằm thực hiện những phân tích hiệu quả nhất.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý và điều hành tất cả các hoạt động trong phòng, hỗ trợ Giám đốc trong công tác tổ chức và nhân sự Họ kiểm tra, đôn đốc và xử lý các công việc liên quan đến tổng hợp ý kiến phân tích công việc, quản lý tài sản và văn phòng, cũng như thực hiện các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo áp dụng hiệu quả vào đơn vị và cho người lao động trong phạm vi chức năng nhiệm vụ của phòng.
Chuyên viên tuyển dụng có nhiệm vụ lập bản phân tích công việc dựa trên yêu cầu cụ thể của từng vị trí, đồng thời triển khai kế hoạch tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu nhân lực về chất lượng và số lượng cho các phòng ban Họ cũng xây dựng và thực hiện quy trình tuyển dụng, bao gồm việc tạo nguồn ứng viên, thu nhận hồ sơ và tiến hành phỏng vấn.
Trợ lý và đào tạo phát triển nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên Việc bổ sung các bản phân tích công việc cho từng vị trí chức danh giúp xác định rõ ràng nhiệm vụ và yêu cầu công việc Thông qua các khóa đào tạo, nhân viên mới được trang bị kiến thức cần thiết, trong khi các nhân viên hiện tại được đào tạo để phát triển năng lực, từ đó nâng cao chất lượng đội ngũ lao động và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của doanh nghiệp.
3.3.2 Thực trạng lập danh sách các chức danh cần phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Mỗi công việc trong môi trường văn phòng đều gắn liền với một chức danh cụ thể, ví dụ như kế toán và nhân viên kinh doanh Việc phân tích công việc theo từng chức danh này giúp hiểu rõ hơn về nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí, từ đó tối ưu hóa hiệu suất làm việc trong tổ chức.
Trợ lý đào tạo và phát triển nhân lực đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực du lịch và lữ hành, đặc biệt trong ngành kinh doanh khách sạn Các chức danh cần được phân tích công việc bao gồm lễ tân, bảo vệ, buồng phòng, nhân viên sale và nhân viên marketing, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng dịch vụ.
Việc công bố danh sách chức danh giúp làm rõ tính chất công việc của từng vị trí, từ đó giúp nhân viên hiểu rõ hơn về chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận được giao.
Bảng 3.1 Một số chức danh của công ty
STT Chức danh STT Chức danh
1 Trưởng phòng 7 Nhân viên lễ tân
2 Phó phòng 8 Nhân viên buồng phòng
3 Kế toán 9 Nhân viên bảo vệ
4 Nhân viên kinh doanh 10 Nhân viên bellman
5 Nhân viên kỹ thuật 11 Nhân viên giặt là
6 Nhân viên giám sát hình ảnh 12 Nhân viên tạp vụ
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự
3.3.3 Thực trạng xác định đối tượng tham gia phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Tổng giám đốc tập đoàn khách sạn A25 đã chỉ đạo phòng Hành chính - Nhân sự phối hợp với các phòng, ban khác thực hiện phân tích công việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng về nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của từng nhân viên Nhằm giúp người lao động hiểu rõ nhiệm vụ của mình, phòng Hành chính - Nhân sự đã gửi công văn yêu cầu các trưởng phòng thực hiện phân tích công việc trong bộ phận của mình, nêu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của từng vị trí Các trưởng phòng sẽ dựa vào kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm và sự quan sát trong quá trình làm việc hàng ngày để hoàn thành nhiệm vụ này.
3.3.4 Thực trạng thu thập thông tin phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Tập đoàn thu thập yêu cầu đối với nhân viên, bao gồm học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng và kiến thức liên quan đến các vị trí văn phòng như kế toán, chuyên viên tuyển dụng và nhân viên kinh doanh Đồng thời, họ cũng xem xét các điều kiện làm việc như vệ sinh lao động, thời gian biểu và đồng phục cho các vị trí như lễ tân, buồng phòng và nhân viên sale.
Các phương pháp mà tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh thu thập thông tin là:
Phương pháp bàn hỏi là một cách thức mà phòng nhân sự thiết kế các câu hỏi liên quan đến vị trí công việc và chế độ lương thưởng Những câu hỏi này sẽ được gửi đến nhân viên để họ hoàn thành và gửi lại cho phòng nhân sự qua email.
Phương pháp phỏng vấn là cách thức phổ biến nhất tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh, trong đó cán bộ nhân sự chuẩn bị sẵn các câu hỏi để thu thập thông tin đa dạng từ ứng viên.
3.3.5 Thực trạng xây dựng sản phẩm phân tích công việc Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Đánh giá thành công, hạn chế và nguyên nhân của quy trình phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
3.4.1 Thành công và nguyên nhân 3.4.1.1Thành công
Ban lãnh đạo công ty đã chú trọng đến quản lý nhân lực, đặc biệt là phân tích công việc Điều này góp phần quan trọng trong việc xây dựng và phát triển các chính sách cũng như quy trình quản trị nhân lực hiệu quả.
Phòng hành chính nhân sự đã hợp tác với các bộ phận khác để thu thập dữ liệu phục vụ cho công tác phân tích công việc Sự phối hợp này không chỉ tạo ra sự thống nhất quan điểm giữa các phòng ban mà còn đảm bảo rằng các dữ liệu thu thập được đa dạng và phong phú, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của công ty.
Công ty đã tận dụng tối đa nguồn lực hiện có để tối ưu hóa quy trình phân tích công việc, với các thiết bị đầy đủ phục vụ cho công tác này Nhờ đó, công ty không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu chi phí đáng kể trong quá trình phân tích công việc.
Ban lãnh đạo công ty đã đặt trọng tâm vào công tác phân tích công việc, coi đây là hoạt động thiết yếu cho sự tồn tại và phát triển bền vững Phòng hành chính nhân sự đã khởi xướng quá trình phân tích công việc, thu hút sự tham gia tích cực từ các phòng ban và nhân viên, qua đó thu thập được nhiều thông tin quý giá, góp phần nâng cao hiệu quả phân tích công việc.
3.4.2 Hạn chế và nguyên nhân 3.4.2.1 Hạn chế
Bên cạnh những thành công, công tác phân tích công việc của công ty vẫn tồn tại một số tồn tại nhất định Cụ thể:
Quy trình phân tích công việc tại công ty cần xác định rõ mục đích của việc này, vì nó giúp xác định loại thông tin liên quan đến công việc cần thu thập Khi hiểu được mục đích của phân tích công việc, người lao động sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn về công việc của mình.
Công ty hiện chỉ sử dụng hai phương pháp thu thập thông tin là bàn hỏi và phỏng vấn, dẫn đến việc thông tin thu thập được rất hạn chế và sơ sài Điều này ảnh hưởng đến chất lượng phân tích công việc, khiến nó vẫn còn thiếu sót.
Một số cán bộ quản lý cho rằng phân tích công việc là trách nhiệm riêng của phòng nhân sự, dẫn đến việc họ cung cấp thông tin hạn chế và không đầy đủ cho phòng này Hệ quả là thông tin không đạt hiệu quả như mong muốn.
Một số nhân viên tham gia phân tích công việc một cách bắt buộc thường không tích cực, dẫn đến hiệu quả của quá trình này bị giảm sút.
Các phòng ban vẫn chưa hoàn thiện các tài liệu cần thiết như phân tích công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc và yêu cầu đối với người thực hiện công việc.
Phân tích công việc hiện nay chủ yếu được chú trọng ở cấp công ty, trong khi các phòng ban vẫn chưa nhận được sự quan tâm thích đáng Điều này cho thấy các nhà lãnh đạo còn chủ quan trong việc thực hiện phân tích công việc một cách toàn diện.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI TẬP ĐOÀN KHÁCH SẠN A25 – CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ HƯƠNG ANH
Định hướng và mục tiêu về hoàn thiện phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
4.1.1 Định hướng đối với hoàn thiện phân tích công việc tập đoàn tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh trong thời gian tới (2021)
Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh đang hướng tới việc phát triển bền vững và nâng cao đời sống nhân viên, đồng thời đảm bảo quyền lợi cho người lao động Công ty sẽ tập trung thu hút khách du lịch, đặc biệt là khách quốc tế, nhằm nâng cao khả năng kinh doanh Để xây dựng thương hiệu A25 vững mạnh trên thị trường du lịch, công ty dự kiến mở rộng quy mô hoạt động với việc khai trương thêm nhiều cơ sở khách sạn nhỏ tại các tỉnh thành Việt Nam Định hướng này bao gồm việc nâng cao năng lực đội ngũ phân tích công việc, tăng cường phối hợp giữa các phòng ban, và ứng dụng công nghệ tiên tiến vào công tác phân tích để đạt hiệu quả tối ưu.
4.1.2 Mục tiêu đối với hoàn thiện phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Ứng dụng vào kế hoạch hoá nguồn nhân lực là bước đầu tiên, giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu và phân bổ nhân lực hiệu quả Tiếp theo, việc ứng dụng vào tuyển mộ và tuyển chọn nhân sự đảm bảo lựa chọn được những ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu công việc Cuối cùng, ứng dụng vào bố trí nhân lực tối ưu hóa khả năng làm việc của đội ngũ, nâng cao hiệu suất và sự hài lòng trong công việc.
Thứ tư là ứng dụng vào đánh giá thực hiện công việc Thứ năm là ứng dụng vào thù lao lao động
Thứ sáu là ứng dụng vào đào tạo và phát triển nguồn nhân lựcThứ bảy là ứng dụng vào kỷ luật lao động và an toàn lao động
Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
4.2.1 Cải tiến quy trình phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Trước khi tiến hành phân tích công việc, người phân tích cần có cái nhìn tổng thể về tổ chức và các công việc trong công ty Việc này giúp họ hình dung rõ ràng về cấu trúc và bố trí của các phòng ban cũng như các đơn vị Công ty nên xem xét việc lập sơ đồ tiến trình công việc để thể hiện mối liên hệ giữa các công việc, đồng thời chỉ ra chức năng của từng bộ phận và các nhiệm vụ cần thực hiện trong mỗi bộ phận đó.
Quy trình phân tích công việc tại công ty cần được bổ sung phần xác định mục đích ngay từ bước đầu Phòng hành chính nhân sự cần làm rõ mục tiêu của việc phân tích công việc và cách các thông tin thu thập được sẽ được áp dụng vào công tác quản lý nhân sự trong tập đoàn Việc xác định mục đích này sẽ giúp xác định loại thông tin cần thu thập và mức độ chi tiết cần tìm hiểu cho từng loại thông tin Khi hiểu rõ mục đích của phân tích công việc, người lao động sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn về công việc của mình.
Quy trình phân tích công việc tại công ty hiện đang gặp một số thiếu sót, bao gồm việc chưa xác định rõ mục đích phân tích ngay từ đầu, thông tin thu thập không được kiểm tra và trao đổi với quản lý trực tiếp cũng như người thực hiện công việc Ngoài ra, việc soạn thảo các văn bản phân tích công việc chưa được đầu tư đúng mức, dẫn đến việc chúng ít được kiểm tra và theo dõi khi áp dụng Các bước trong quy trình phân tích công việc cũng thiếu tính cụ thể và thông tin, ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng phân tích công việc và các hoạt động quản trị nhân lực khác.
Quy trình phân tích công việc tại công ty cần được cải thiện bằng cách bổ sung các nội dung quan trọng, bao gồm xác định mục đích phân tích công việc ở bước đầu tiên, kiểm tra lại thông tin với các bên liên quan, chuẩn hóa kết quả phân tích, và thực hiện kiểm tra định kỳ Cần rà soát lại từng bước và cập nhật thông tin dựa trên các tài liệu chuẩn về phân tích công việc để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quy trình.
Để chương trình đạt hiệu quả mong muốn, phòng hành chính nhân sự cần xây dựng một kế hoạch chi tiết về cán bộ chịu trách nhiệm, bao gồm số lượng, cơ cấu, thời gian thực hiện, thời gian kéo dài và chi phí cần thiết Ngoài ra, cần xác định các phương tiện hỗ trợ cần thiết Công ty có thể tham khảo các văn bản phân tích công việc đã có để sử dụng thông tin sẵn có trong quá trình phân tích lại công việc.
Công ty có ba nhóm đối tượng chính: cán bộ quản lý, nhân viên văn phòng và nhân viên khối khách sạn Để thu thập thông tin hiệu quả, cần áp dụng ba phương pháp chính: quan sát, phỏng vấn và sử dụng bản câu hỏi, với cách tiếp cận chi tiết cho từng nhóm.
Phương pháp quan sát được áp dụng cho đối tượng là nhân viên văn phòng và nhân viên khối khách sạn Thời gian quan sát diễn ra từ khi nhân viên bắt đầu ca làm việc cho đến khi kết thúc, hoặc từ đầu đến cuối ngày làm việc đối với công nhân hành chính Trong quá trình quan sát, cần ghi chép đầy đủ tất cả các thao tác và hành động của nhân viên thực hiện công việc.
Khi quan sát, cần chú ý đến thái độ của nhân viên để đảm bảo tính khách quan và chính xác Trước khi tiến hành quan sát, nên gặp gỡ nhân viên để giải thích rõ về mục đích công việc, tránh gây nghi ngờ về việc theo dõi, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất làm việc của họ.
Khi quan sát và phát hiện hoạt động bất thường, sau buổi quan sát, cần gặp gỡ người thực hiện công việc để trao đổi thông tin về yêu cầu kỹ thuật, trang thiết bị và cách xử lý sự cố Cán bộ chuyên trách phải ghi chép đầy đủ và trung thực để tổng hợp, xử lý thông tin và đưa vào các văn bản kết quả phân tích công việc.
Phương pháp phỏng vấn đối tượng được áp dụng cho cán bộ quản lý và nhân viên trong lĩnh vực khách sạn nhằm thu thập thông tin chi tiết và sâu sắc hơn về công việc của họ.
Nên thực hiện phỏng vấn trong thời gian nghỉ giải lao hoặc khi công việc ít bận rộn Thời gian phỏng vấn lý tưởng là từ 15 đến 30 phút, diễn ra trong một không gian thoải mái và thân thiện.
Người phỏng vấn cần chuẩn bị một mẫu phiếu với các câu hỏi cụ thể để thu thập thông tin, nhưng cũng nên linh hoạt ghi chép những thông tin mới hữu ích phát sinh trong quá trình phỏng vấn Để đạt được kết quả tốt, cán bộ phân tích cần giải thích rõ mục đích cuộc gặp gỡ, giúp người được phỏng vấn cảm thấy thoải mái, tránh tâm lý lo lắng ảnh hưởng đến tính trung thực Quan trọng là cần phỏng vấn riêng các đối tượng quản lý và nhân viên khách sạn để giảm bớt sự lo lắng và đảm bảo câu trả lời chính xác hơn.
Kết thúc phỏng vấn tập hợp các thông tin phù hợp thu được để tiến hành giai đoạn tiếp theo.
Phương pháp sử dụng bảng hỏi là công cụ hữu ích dành cho cán bộ quản lý và nhân viên văn phòng Thời gian tiến hành có thể diễn ra trong giờ làm việc, giúp đảm bảo tính trung thực của thông tin khi nhân viên trả lời bảng hỏi ngay tại công ty.
Công ty xây dựng cần phát triển phiếu mô tả nhiệm vụ với cả câu hỏi mở và câu hỏi đóng để thu thập thông tin đầy đủ và phong phú Việc chỉ sử dụng câu hỏi mở sẽ làm khó khăn trong việc định lượng thông tin, do đó sự kết hợp giữa hai loại câu hỏi là cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả trong quá trình thu thập dữ liệu.
Để đảm bảo quá trình phát và thu hồi bản hỏi được hiệu quả, cần phối hợp chặt chẽ với cán bộ quản lý trực tiếp Đồng thời, nên ấn định một thời gian cụ thể để thu hồi phiếu, nhằm tránh tình trạng phiếu bị thất lạc hoặc bị lãng quên.
4.2.2 Đào tạo cán bộ thực hiện chương trình phân tích công việc
Các kiến nghị đối với công tác phân tích công việc tại Tập đoàn khách sạn
Kiến nghị với cơ quan nhà nước
Cơ quan nhà nước liên tục cập nhật và hoàn thiện các quy định pháp luật, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý Đồng thời, việc tổ chức các hoạt động giao lưu giữa các ngành dịch vụ cũng góp phần xây dựng mối quan hệ bền vững, hỗ trợ phát triển ngành du lịch và lữ hành.
Phát triển kinh tế đối ngoại và mở rộng ngoại giao là những yếu tố quan trọng nhằm củng cố và phát triển mối quan hệ với các quốc gia trong khu vực Châu Á cũng như trên toàn thế giới.
