CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
3.2 Phân tích ảnh hưởng nhân tố mơi trường quản trị nhân lực đến phân tích
3.2.5 Cơ sở vật chất của công ty
Cơng tác phân tích cơng việc bao gồm các cơng việc thu thập thơng tin phân tích, tính tốn các số liệu, xử lý nhiều thông tin, và quy mô thực hiện cơng tác phân tích cơng việc. Tập đồn khách sạn A25 – Cơng ty TNHH quốc tế Hương Anh luôn cung cấp đầy đủ các trang thiết bị cần thiết cho việc phân tích cơng việc như máy camera, máy vi tính, máy in , phịng họp, máy chiếu,...Công ty luôn áp dụng sự tiến bộ của khoa học cơng nghệ để hồn thiện phân tích cơng việc một cách tốt nhất. Nhưng bên cạnh đó vẫn cịn nhược điểm đó là do cơng ty hoạt động bên khối dịch vụ nên có nhiều cơ sở khách sạn hoạt động, mà mỗi một cơ sở sẽ có đặc điểm khác nhau nên khơng thể dùng thiết bị chung để hoạt động được, điều này tác động khơng nhở đến q trình phân tích cơng việc.
3.2.6 Khả năng tài chính của cơng ty
Hoạt động kinh doanh khách sạn đòi hỏi lượng vốn đầu tư ban đầu và đầu tư cố định rất cao, sự phát triển kinh tế trong ngành dịch vụ ngày càng tăng cao nên tài chính của khách sạn ln dồi dào và dự định cịn tăng trong các năm tới. Hàng năm khách sạn trích ra các khoản để đầu tư vào q trình phân tích cơng việc như máy móc, tham khảo thị trường, ... Tùy vào từng thời điểm khác nhau mà công ty sẽ chi ra một mức ngân sách nhất định dành cho hoạt động phân tích cơng việc.
3.3 Kết quả phân tích dữ liệu sơ cấp và thứ cấp về thực trạng phân tích cơngviệc tại Tập đồn khách sạn A25 – Cơng ty TNHH quốc tế Hương Anh việc tại Tập đồn khách sạn A25 – Cơng ty TNHH quốc tế Hương Anh
Tập đồn khách sạn A25 – cơng ty TNHH quốc tế Hương Anh có quy trình phân tích cơng việc giống như lý thuyết bao gồm có bảy bước. Các bước phản ánh các công việc cần phải làm khi thực hiện dự án phân tích cơng việc của tổ chức doanh nghiệp. Tùy thuộc vào dự án phân tích cơng việc được thực hiện lần đầu hay dự án cập nhật mô tả công việc mà các bước công việc trong quy trình phân tích cơng việc có thể mở rộng hoặc thu hẹp, hoặc có sự khác nhau về mức độ chi tiết và phức tạp của từng bước công việc
3.3.1 Thực trạng xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụcủa bộ phận với chiến lược kinh doanh tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH của bộ phận với chiến lược kinh doanh tại Tập đồn khách sạn A25 – Cơng ty TNHH quốc tế Hương Anh
Chiến lược kinh doanh của công ty: Trước sự phát triển của ngành du lịch nói chung và ngành kinh doanh khách sạn nói riêng đang diễn ra hết sức sôi động khắp mọi nơi, Tập đồn khách sạn A25 – cơng ty TNHH quốc tế Hương Anh đã và đang xây dựng chiến lược “ tập chung nguồn lực để thu hút tối đa số lượng khách mà chủ yếu là khách nước ngoài đến với khách sạn ngày một nhiều hơn nhằm nâng cao trình độ khả năng kinh doanh đồng thời mở rộng các dịch vụ của khách sạn”. Chính vì vậy hoạt động phân tích cơng việc rất cần thiết để cơng ty thực hiện chiến lược kinh doanh này.
20%
65% 15%
Đánh giá của nhân viên về tầm quan trọng của hoạt động phân tích cơng việc
Rất quan trọng Quan trọng Bình thường Khơng quan trọng
Hình 3.2. Đánh giá của nhân viên về tầm quan trọng của hoạt động phân tích cơng việc
Qua kết quả điều tra thể thấy phản hồi tương đối tích cực của nhân viên, như vậy hầu hết nhân viên cũng đều đang nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động phân tích cơng việc. Chiếm phần đa là mức độ quan trọng với 65%, 20% là tỉ lệ nhân viên cho rằng phân tích cơng việc rất quan trọng trong cơng việc, thấp hơn một chút với 15% là bình thường và khơng có ai cho rằng phân tích cơng việc khơng quan trọng.
Nguồn: Phịng Hành chính - Nhân sự
Hình 3.3 Sơ đồ tổ chức Phịng Hành chính –Nhân sự tập đồn khách sạn A25
Cơ cấu tổ chức phịng hành chính nhân sự cho thấy mỗi bộ phận đều có chức năng nhiệm vụ riêng để hồn thành phân tích cơng việc . Dựa trên nhu cầu về nhân lực mà phịng hành chính nhân sự sẽ cùng phối hợp linh hoạt với các phịng ban khác để đưa ra những phân tích hiệu quả nhất
Trưởng phòng: Quản lý điều hành mọi hoạt động của Phòng trong lĩnh vực và nhiệm vụ được giao. Giúp việc cho Giám đốc và tham mưu cho Giám đốc trong công tác tổ chức và cán bộ. Kiểm tra, đôn đốc và xử lý những công việc như tổng hợp ý kiến về các bản phân tích cơng việc, phục vụ, quản lý tài sản, văn phòng, quản trị.., và các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước để vận dụng vào đơn vị và người lao động thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của phòng.
Chuyên viên tuyển dụng : Lập các bản phân tích cơng việc dựa trên yêu cầu của từng vị trí cơng việc và triển khai các kế hoạch tuyển dụng nhằm đáp ứng yêu cầu nhân lực của các phòng ban về chất lượng cũng như số lượng. Xây dựng và thực hiện quy trình tuyển dụng như tạo nguồn tuyển dụng, thu nhận hồ sơ, phỏng vấn.
Trợ lý và đào tạo phát triển nhân lực: Bổ sung các bản phân tích cơng việc của từng vị trí chức danh cơng việc thơng qua các khóa đào tạo, thực hiện công tác đào tạo nhân viên mới, đào tạo các nhân viên để phát triển năng lực.
3.3.2 Thực trạng lập danh sách các chức danh cần phân tích cơng việc tại Tậpđồn khách sạn A25 – Cơng ty TNHH quốc tế Hương Anh đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Mỗi công việc sẽ tương ứng với một chức danh, trong khối văn phịng có các chức danh cần phân tích cơng việc như chức danh kế tốn, nhân viên kinh doanh,
Trưởng phịng
Chun viên tuyển dụng
Trợ lý đào tạo và phát triển triển nhân lực
chuyên viên tuyển dụng,..Trong lĩnh vực du lịch và lữ hành kinh doanh khách sạn thì có các chức danh cần phân tích cơng việc như: Lễ tân, bảo vệ, buồng phịng, chức danh nhân viên sale, nhân viên marketing,...
Việc đưa ra các danh sách chức danh sẽ làm nổi bật lên tính chất cơng việc của từng chức danh, giúp cho nhân viên hiểu được chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận đã được giao.
Bảng 3.1. Một số chức danh của cơng ty
STT Chức danh STT Chức danh
1 Trưởng phịng 7 Nhân viên lễ tân
2 Phó phịng 8 Nhân viên buồng phịng 3 Kế tốn 9 Nhân viên bảo vệ
4 Nhân viên kinh doanh 10 Nhân viên bellman 5 Nhân viên kỹ thuật 11 Nhân viên giặt là 6 Nhân viên giám sát hình ảnh 12 Nhân viên tạp vụ
Nguồn: Phịng Hành chính - Nhân sự
3.3.3 Thực trạng xác định đối tượng tham gia phân tích cơng việc tại Tập đồn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Tổng giám đốc tập đồn khách sạn A25 – cơng ty TNHH quốc tế Hương Anh đã chỉ đạo cho phịng Hành chính - Nhân sự phối hợp với các phịng, ban khác trong tập đồn thực hiện cơng tác phân tích cơng việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạngiữa những người lao động làm các công việc khác nhau, để giúp cho người lao động hiểu rõ mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ gì. Thực hiện chỉ đạo của Tổng Giám đốc tập đồn, phịng Hành chính - Nhân sự đã có cơng văn đề nghị các trưởng phịng, ban khác trong tập đồn thực hiện cơng tác phân tích cơng việc cho tất cả các cơng việc trong phịng mình. Trong đó có hướng dẫn, tại mỗi cơng việc cần nêu rõ người lao động cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì và có những quyền hạn nào. Các Trưởng phịng, ban chủ yếu bằng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực của phịng, ban mình; một phần kết hợp với thông qua hàng ngày làm việc cùng người lao động trong phịng, ban mình nên có thể quan sát q trình thực hiện cơng việc của họ.
3.3.4 Thực trạng thu thập thơng tin phân tích cơng việc tại Tập đồn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
Tập đoàn thu thập yêu cầu đối với người thực hiện cơng việc như: học vấn, trình độ chun mơn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến các vị trí bên khối văn phịng như kế tốn, chun viên tuyển dụng, nhân viên kinh doanh. Bên khối văn phòng như như lễ tân, buồng phịng, nhân viên sale,... Thu thập thơng tin về điều kiện thực hiện công việc như: điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, đồng phục,...
Các phương pháp mà tập đồn khách sạn A25 – Cơng ty TNHH quốc tế Hương Anh thu thập thông tin là:
Phương pháp bàn hỏi: phòng nhân sự sẽ thiết kế các câu hỏi liên quan đến các vị trí cơng việc, đến chế độ lương thưởng, gửi đến các nhân viên để nhân viên hoàn thành trả lời câu hỏi rồi gửi về phịng nhân sự thơng qua mail.
Phương pháp phỏng vấn: Cán bộ nhân sự sẽ chuẩn bị sẵn những câu hỏi đặt ra trong quá trình phỏng vấn. Đây là phương pháp được sử dụng nhiều nhất tại Tập đoàn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh vì thu thập được nhiều thơng tin khác nhau .
3.3.5 Thực trạng xây dựng sản phẩm phân tích cơng việc Tập đồn khách sạn A25 – Cơng ty TNHH quốc tế Hương Anh
Sản phẩm của phân tích cơng việc là bản mơ tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Các trưởng phịng bàn giao bản phân tích cơng việc cho phịng hành chính nhân sự và từ những thơng tin thu thập được phịng nhân sự sẽ viết bản mơ tả công việc và tiêu chuẩn công việc hồn chỉnh. Mỗi chức danh sẽ có một bản tiêu chuẩn cơng việc và mơ tả cơng việc riêng phù hợp với tính chất cơng việc. Phịng hành chính nhân sự sẽ photo thành nhiều bản một bản giữ ở phịng hành chính nhân sự,bản cịn lại sẽ được đưa lên các bộ phận liên quan để lấy ý kiến đóng góp một lần nữa sao cho hồn chỉnh. Các phiếu mơ tả này sẽ được sử dụng vào các việc khác nhau tùy theo yêu cầu của từng thời kỳ.
3.3.6 Thực trạng ban hành và sử dụng kết quả phân tích cơng việc Tập đồnkhách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh. khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh.
Sau khi các sản phẩm phân tích cơng việc được gửi tới những người lao động và các phòng ban liên quan để lấy ý kiến đóng góp. Cán bộ phân tích cơng việc tập hợp các ý kiến đóng góp lại, dựa trên đó sửa các sản phẩm sao cho hợp lý tập hợp lại để xem xét và các cán bộ nhân sự viết văn bản kết quả phân tích cơng việc, sau đó trưởng phịng hành chính nhân sự sẽ ký duyệt, và trình lên tổng giám đốc xem xét và ký duyệt.
3.3.7 Thực trạng điều chỉnh phân tích cơng việc tại Tập đồn khách sạn A25 –Công ty TNHH quốc tế Hương Anh. Công ty TNHH quốc tế Hương Anh.
Sau khi được ban tổng giám đốc xem xét và ký duyệt trưởng phòng hành chính nhân sự thẩm định những thơng tin thu thập với những người thực hiện khác và người quản lý cơng việc này về tính chính xác và hợp lý của bản mô tả công việc và tiêu chuẩn cơng việc. Tập đồn khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh định kỳ tổ chức phải kiểm tra, rà sốt lại các cơng việc để xác định những thơng tin trong văn bản phân tích cơng việc có cịn chính xác và phù hợp với công việc hiện tại không, hay đã lạc hậu, lỗi thời, cần phải điều chỉnh và bổ sung thông tin nào cho đúng với thực tế công việc của mỗi chức danh.
3.4. Đánh giá thành cơng, hạn chế và ngun nhân của quy trình phân tích cơng việc tại Tập đồn khách sạn A25 – Cơng ty TNHH quốc tế Hương Anh
3.4.1. Thành công và nguyên nhân
3.4.1.1Thành công
Ban lãnh đạo đã quan tâm đến công tác quản lý nhân lực trong công ty, đặc biệt là cơng tác phân tích cơng việc. Điều này giúp cho cơng ty xây dựng và phát triển thực hiện các chính sách và quy trình quản trị nhân lực của cơng ty.
Phịng hành chính nhân sự đã phối hợp với các phịng ban khác để thu thập các dữ liệu hoàn thiên cơng tác phân tích cơng việc. Điều này giúp cho cơng ty có sự thống nhất quan điểm giữa các bộ phận trong công ty, và các dữ liệu thu thập được đa dạng và phong phú.
Công ty đã áp dụng tối đa nguồn lực sẵn có để phục vụ cho quy trình phân tích cơng việc, các thiết bị phục vụ cho cơng tác phân tích cơng việc được trang bị đầy đủ. Điều này giúp cơng ty tiến hành phân tích cơng việc tiết kiệm được thời gian và tiết kiệm được một khoản chi phí lớn.
3.4.1.2Nguyên nhân
Ban lãnh đạo đã chú trọng đến cơng tác phân tích cơng việc, phân tích cơng việc là hoạt động khơng thể thiếu trong q trình tồn tại và phát triển của cơng ty. Bên cạnh đó q trình phân tích cơng việc được phịng hành chính nhân sự phát động tới các phịng ban và nhân viên trong cơng ty và được nhân viên trong công ty hưởng ứng tham gia nên thu thập được nhiều thông tin khác nhau giúp cho kết quả phân tích cơng việc đạt hiệu quả cao.
3.4.2. Hạn chế và nguyên nhân
3.4.2.1. Hạn chế
Bên cạnh những thành cơng, cơng tác phân tích cơng việc của cơng ty vẫn tồn tại một số tồn tại nhất định. Cụ thể:
Quy trình phân tích cơng việc của cơng ty thiếu mục đích của phân tích cơng việc, vì mục đích của phân tích cơng việc giúp xác định loại thơng tin liên quan đến cơng việc cần thu thập. Bên cạnh đó xác định được mục đích của phân tích cơng việc người lao động sẽ hiểu hơn về cơng việc mình đang làm.
Các phương pháp thu thập thông tin của cơng ty cịn hạn chế chỉ có phương pháp bàn hỏi và phương pháp phỏng vấn nên thơng tin thu thập được rất ít, sơ sài dẫn đến chất lượng phân tích cơng việc vẫn cịn thiếu sót.
Một số cán bộ quản lý cho rằng phân tích cơng việc là cơng việc chỉ riêng của phòng nhân sự nên khi cung cấp thơng tin cho phịng nhân sự thì các quản lý này cung cấp ít thơng tin và thông tin chưa đạt hiệu quả đề ra.
3.4.2.2 Nguyên nhân
Một số nhân viên tham gia hoạt động phân tích cơng việc mang tính bắt buộc khơng tích cực làm cho hiệu quả của q trình phân tích cơng việc bị giảm sút.
Các phòng ban cũng chưa xây dựng đầy đủ các văn bản phân tích cơng cơng việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc và yêu cầu công việc đối với người thực hiện cơng việc
Phân tích cơng việc chỉ được chú trọng ở cấp cơng ty cịn các phịng ban chưa được chú trọng. Các nhà lãnh đạo cịn chủ quan trong vấn đề phân tích cơng việc.
CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HỒN THIỆN PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI TẬP ĐỒN KHÁCH SẠN A25 – CƠNG TY TNHH QUỐC TẾ
HƯƠNG ANH.
4.1 Định hướng và mục tiêu về hoàn thiện phân tích cơng việc tại Tập đồnkhách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh
4.1.1 Định hướng đối với hồn thiện phân tích cơng việc tập đồn tại Tập đồnkhách sạn A25 – Cơng ty TNHH quốc tế Hương Anh trong thời gian tới (2021) khách sạn A25 – Công ty TNHH quốc tế Hương Anh trong thời gian tới (2021)
Tập đồn khách sạn A25 – Cơng ty TNHH quốc tế Hương Anh trong thời gian tới định hướng phát triển công ty lên một tầm cao mới. Ổn định đời sống nhân viên, đảm bảo lợi ích người lao động. Tập trung nguồn lực để thu hút tối đa số lượng khách