Thực trạng kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê

Luận Văn:Thực trạng kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA KẾ TOÁN - -

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

Đ

ề tài:

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU

TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT

VIỆT NAM

HÀ NỘI, NĂM 2009

Trang 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA KẾ TOÁN - -

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

Đ

ề tài:

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU

TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT

Trang 3

DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ……… 1

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT VIỆT NAM (VINATECH) 3

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Vinatech 3

1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Vinatech 6

1.2.1 Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Vinatech 6

1.2.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Vinatech 7

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty Vinatech 13

1.4 Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty Vinatech 16

1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 16

Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý chung: 18

1.4.2 Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán 19

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT VIỆT NAM (VINATECH) 22

2.1 Kế toán nhập khẩu hàng hóa tại công ty cổ phần Vinatech 22

2.1.1 Đặc điểm hoạt động nhập khẩu hàng hóa tại công ty Vinatech 22

2.1.2 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp 24

2.1.2.1 Chứng từ sử dụng 24

2.1.2.2 Hạch toán chi tiết nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp 27

2.1.2.3 Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp 28

2.1.3 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác 55

2.1.3.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng: 55

2.1.3.2 Trình tự hạch toán và ghi sổ kế toán 59

2.2 Hoạt động tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech) 66

Trang 4

2.2.2.2 Trình tự hạch toán và ghi sổ kế toán: 70

2.2.3 Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng nhập khẩu 74

2.2.3.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng 74

2.2.3.2 Trình tự hạch toán và ghi sổ kế toán: 74

2.2.4 Kế toán chi phí bán hàng 81

2.2.4.1 Nội dung chi phí bán hàng 81

2.2.4.2 Tài khoản sử dụng 81

2.2.4.3 Trình tự hạch toán và ghi sổ kế toán 81

CHƯƠNG III: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT VIỆT NAM (VINATECH) 85

3.1 Đánh giá khái quát về thực trạng kế toán luân chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech) 85

3.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán 85

3.1.2 Về vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 88

3.1.3 Về vận dụng tài khoản kế toán 88

3.1.4 Về vận dụng hệ thống sổ sách kế toán 89

3.1.5 Về công tác hạch toán luân chuyển hàng hóa nhập khẩu 89

3.1.5.1 Về tính giá hàng hóa nhập khẩu 89

3.1.5.2 Về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu 90

3.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech) 91

3.2.1 Ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 91

3.2.2 Ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán 91

3.2.3 Ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền 92

3.2.4 Ý kiến nhằm hoàn thiện việc hạch toán dự phòng phải thu khó đòi 94

3.2.5 Ý kiến nhằn hoàn thiện việc hạch toán hàng mua đang đi đường 95

KẾT LUẬN 96

Trang 5

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Vinatech 13

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Vinatech 17

Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty Vinatech 21

Sơ đồ 4: Hạch toán chi tiết quá trình nhập khẩu hàng hóa tại Vinatech 28

Sơ đồ 5: Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp phần hành nhập khẩu hàng hóa 28

Biểu số 1: Đơn xin nhập khẩu trang thiết bị y tế 30

Biểu số 2: Giấy báo Nợ 31

Biểu số 3: Hóa đơn thương mại (Invoice) 32

Biểu số 4: Phiếu đóng gói chi tiết (Packing list) 33

Biểu số 5: Vận đơn hàng không (Air Waybill) 34

Biểu số 6: Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) 35

Biểu số 7: Giấy chứng nhận số lượng và chất lượng 36

Biểu số 8: Tờ khai hàng hóa nhập khẩu số 1827 38

Biểu số 9: Biên lai thu lệ phí hải quan 39

Biểu số 10: Biên lai thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu số 40179 40

Biểu số 11: Phiếu nhập kho số 3250 44

Biểu số 12: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa)Công ty Vinatech 46

Biểu số 13: Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa 47

Biểu số 14: Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại 49

Biểu số 15: Chứng từ ghi sổ số 541 và 561 50

Biểu số 16: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 51

Biểu số 17: Sổ cái tài khoản 156 52

Biểu số 18: Sổ chi tiết thanh toán với người bán 54

Biểu số 19: Tờ khai hàng hóa nhập khẩu số 1702 56

Trang 6

Biểu số 22: Phiếu nhập kho số 3241 58

Biểu số 23: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa) 62

Biểu số 24: Chứng từ ghi sổ số 534 63

Biểu số 26: Phiếu xuất kho số 3325 68

Biểu số 27: Hóa đơn GTGT số 32625 .69

Biểu số 30: Sổ chi tiết bán hàng 76

Biểu số 31: Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng 77

Biểu số 34: Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh 82

Trang 7

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường như hiện nay vấn đề thông tin tài chính kế toán là một lĩnh vực rất quan trọng và là mối quan tâm của rất nhiều đối tượng trong xã hội Bất kỳ một công ty nào dù lớn hay nhỏ, dù hoạt động trong lĩnh vực nào thì thông tin tài chính kế toán cũng đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đó

Chính vì tầm quan trọng của thông tin kế toán mà kế toán đã trở thành công cụ quản lý hữu hiệu của các doanh nghiệp Bên cạnh việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh các công ty đều không ngừng tăng cường hoạt động quản lý thông qua hệ thống kế toán nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động kinh doanh Công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech) cũng rất coi trọng việc xây dựng một hệ thống kế toán hoàn chỉnh nhằm mang lại thông tin tài chính kế toán chính xác đáp ứng được kịp thời những biến động của thị trường

Vinatech là một công ty cổ phần chuyên kinh doanh trang thiết bị, công

cụ dụng cụ y tế Hoạt động chủ yếu của công ty là nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài và bán cho các bệnh viện trong nước Việc nhập khẩu hàng hóa là một khâu hết sức quan trọng, giai đoạn này được coi là giai đoạn đầu tiên trong hoạt động kinh doanh của công ty Hàng hóa nhập khẩu hầu hết được công ty bán cho các bệnh viện theo đơn đặt hàng, nhưng cũng có một số vật

tư hàng hóa công ty mua về dự trữ trong kho, tuy nhiên số lượng hàng hóa này rất nhỏ và không đáng kể Hoạt động chủ yếu của công ty là nhập khẩu và tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu, chính vì vậy quy trình luân chuyển hàng hóa nhập khẩu diễn ra thường xuyên, liên tục tại công ty và trở thành hoạt động quan trọng nhất trong công ty Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của công ty,

bộ máy kế toán cũng có sự tổ chức cho phù hợp với yêu cầu của hoạt động này Vì vậy việc hạch toán quá trình luân chuyển hàng hóa là hoạt động

Trang 8

xuyên suốt và quan trọng nhất của phòng kế toán Chính vì tầm quan trọng của quy trình luân chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty mà em đã lựa chọn

đề tài: “Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam” để làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đây là đề tài có thể nói lên được những đặc trưng riêng có trong hoạt động kinh doanh của công ty Vinatech

Bố cục chuyên đề gồm 3 chương:

Chương I: Tổng quan về công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt

Nam (Vinatech)

Chương II: Thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại

công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech)

Chương III: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán lưu

chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech)

Do trình độ còn hạn chế nên chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự góp ý và chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo, các anh chị trong phòng kế toán để chuyên

đề của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Phạm Thị Thủy, chị kế toán trưởng

và các anh chị trong phòng kế toán của công ty Vintech đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này

Trang 9

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT VIỆT NAM (VINATECH)

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Vinatech

Công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech) là một công

ty chuyên kinh doanh các sản phẩm liên quan đến lĩnh vực y tế Tuy là một công ty mới thành lập nhưng trong những năm vừa qua công ty đã đạt được khá nhiều thành tựu đáng kể Công ty Vinatech được thành lập vào năm 2000 với số vốn điều lệ là 7 tỷ đồng do ba cổ đông sáng lập Trong thời gian đầu công ty đã gặp không ít khó khăn về vấn đề nhân sự Y tế là lĩnh vực không phải mới mẻ nhưng đòi hỏi rất khắt khe về trình độ cũng như kiến thức của nhân viên, vì vậy việc tuyển chọn được nhân viên am hiểu về lĩnh vực này không hề dễ dàng Những ngày đầu mới thành lập công ty chỉ mang hình thức

là một cơ sở kinh doanh chưa được coi là một doanh nghiệp thực sự Đến ngày 27 tháng 4 năm 2003 công ty mới chính thức đăng ký kinh doanh tại Sở

Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội:

Giấy phép đăng ký kinh doanh công ty cổ phần số 0103007137

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT VIỆT NAM

Tên giao dịch: VIET NAM TECHNOLOGY – TRADING JOINT STOCK COMPANY

Tên viết tắt: VINATECH.,JSC

Địa chỉ trụ sở chính: Thôn Hải Bối, xã Hải Bối, huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội

Điện thoại: (04)9438471 Fax: (04)9437738

Email: vinatech@fpt.vn

Văn phòng đại diện: số 17 ngõ 182/22 Hoàng Văn Thái – Thanh Xuân – Hà Nội

Trang 10

Các nhân viên đều làm việc tại văn phòng đại diện và mọi giao dịch của công ty đều qua văn phòng đại diện.

Tháng 06 năm 2006 công ty làm hồ sơ xin thay đổi đăng ký kinh doanh lần một Mục đích của việc thay đổi đăng ký kinh doanh là đăng ký bổ sung ngành nghề mà công ty kinh doanh đồng thời thay đổi số điện thoại liên lạc:

Số điện thoại mới: (04)5658501 Số Fax mới: (04)35658507

Trong lần đăng ký kinh doanh đầu tiên công ty chỉ chuyên kinh doanh các máy móc, trang thiết bị kỹ thuật ngành y tế Trong lần thay đổi này công

ty đã đăng ký thêm một số mặt hàng ngoài máy móc thiết bị liên quan đến lĩnh vực y tế như vật tư tiêu hao, hóa chất xét nghiệm

Đến ngày 16 tháng 03 năm 2007 công ty lại đăng ký thay đổi kinh doanh lần thứ hai Đây là lần tạo bước ngoặt khá quan trọng đối với công ty Ngoài việc kinh doanh các thiết bị y tế công ty còn cung cấp dịch vụ cho thuê các trang thiết bị đó, không những kinh doanh trong nước mà còn xuất nhập khẩu các mặt hàng của công ty Trong lần đăng ký này công ty cũng đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện:

Văn phòng đại diện mới: 26 Trần Quốc Hoàn – Cầu Giấy – Hà NộiMặc dù đăng ký thêm hình thức xuất nhập khẩu các mặt hàng của công ty nhưng hiện tại công ty chỉ chuyên nhập khẩu thiết bị và các mặt hàng khác từ Nhật Bản, công ty cũng đang liên hệ với các đối tác nước ngoài để mở rộng thêm thị trường tiên thụ sản phẩm nhưng triển vọng của kế hoạch này không cao

Trước đây mọi giao dịch của công ty đều qua ngân hàng Hàng Hải, nhưng hiện nay do nhu cầu về ngoại tệ cũng như giao dịch với nước ngoài ngày càng nhiều nên công ty chủ yếu giao dịch tại ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) Là một công ty nhỏ và mới thành lập nên công ty

Trang 11

chưa tạo lập được uy tín đối với các ngân hàng Vì vậy công ty hoạt động chủ yếu dựa vào nguồn vốn chủ sở hữu.

Đến nay công ty đã có thêm hai cổ đông mới, làm tăng vốn điều lệ của công ty lên thành 10 tỷ

Qua hơn 8 năm hình thành và phát triển công ty đã tạo lập được uy tín đối với khách hàng Điều này được chứng minh bằng việc rất nhiều bệnh viện lớn như Viện mắt Trung ương, bệnh viện Bưu điện, bệnh viện Việt Đức đều

là khách hàng thường xuyên của công ty Ngoài việc cung ứng sản phẩm cho các bệnh viện lớn công ty còn hướng đến các khách hàng nhỏ như là các trung tâm y tế, các trạm xá ở cả thành thị và nông thôn, đồng bằng và miền núi Bằng việc tăng trưởng nhanh công ty đã khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực y tế

Bảng số liệu phát triển của công ty trong 4 năm gần đây

Doanh

thu 12,012,769,000 15,012,422,000 18,210,900,300 25,749,506,700Lợi nhuận

đề kỹ thuật Tất cả các khâu từ việc kiểm tra thiết bị trước khi lắp đặt, lắp đặt

Trang 12

rồi bảo trì, bảo dưỡng thiết bị đều do nhân viên của công ty thực hiện Mọi sản phẩm đều được nhân viên kỹ thuật kiểm tra kỹ càng trước khi giao cho khách hàng Điều này không phải bất kỳ công ty nào cũng có thể làm được Đây

là một trong những điều để khẳng định công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam tuy là một công ty không lớn nhưng lại mang tính chuyên nghiệp cao

Ban giám đốc công ty cũng không ngừng cải thiện điều kiện làm việc cho đội ngũ nhân viên của công ty, tạo điều kiện tốt nhằm nâng cao năng suất lao động và tăng cường hiệu quả kinh doanh

1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Vinatech

1.2.1 Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Vinatech

Trải qua hơn 8 năm hoạt động công ty đã tạo được uy tín đối với khách hàng không những ở trong mà còn ngoài Hà Nội Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công

ty ngày càng lớn, ban đầu mở rộng ra các địa bàn lân cận Hà Nội, giờ đây công ty

đã có khá nhiều đơn đặt hàng từ các tỉnh xa như Lào Cai, Lâm Đồng

Ngoài việc mở rộng địa bàn tiêu thụ sản phẩm công ty còn hướng tới việc

mở rộng hình thức kinh doanh, không những bán mà còn cho thuê máy móc thiết

bị rồi còn cung cấp các dịch vụ bảo hành, sửa chữa trang thiết bị ngành y tế

Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của công ty:

- Tư vấn, lắp đặt, thiết kế hệ thống khí y tế, hệ thống khí sạch, phòng

mổ hệ thống báo gọi y tá (không bao gồm thiết kế công trình)

- Sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng các máy móc, thiết bị y tế

- Kinh doanh, mua bán vật tư, trang thiết bị, máy móc kỹ thuật ngành y tế

- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa

- Chuyển giao công nghệ thiết bị y tế

- Buôn bán hóa chất xét nghiệm, vật tư tiêu hao (trừ các loại hóa chất nhà nước cấm)

- Cho thuê xe ô tô, máy móc, thiết bị công ty kinh doanh

Trang 13

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh

- Đại lý phân phối hóa chất xét nghiệm, vật tư tiêu hao

- Đại lý độc quyền phân phối máy sinh hóa, máy huyết học ERNA – Nhật, Monitor theo dõi bệnh nhân Infinium – Mỹ

1.2.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Vinatech

a Đặc điểm về sản phẩm và thị trường kinh doanh của công ty Vinatech:Vinatech là công ty chuyên nhập khẩu thiết bị y tế theo đơn đặt hàng của bệnh viện mà mỗi một bệnh viện lại có nhu cầu về cấu hình các sản phẩm

là khác nhau Vì vậy các mặt hàng của công ty đều là những sản phẩm ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ, nó mang tính đơn chiếc và có tính đặc thù Các mặt hàng của công ty có thể chia ra thành 3 nhóm chính như sau:

• Máy móc, trang thiết bị y tế bao gồm một số chủng loại chủ yếu:

Dao mổ điệnMáy hút dịch

Trang 14

Nhật Bản Máy điện tim 1, 3, 6, 12 cần

Đức

Máy li tâmMáy li tâm lạnhHermatocrit

Đức Máy rửa phim x-quang tự động

Mỹ Bồn Ôxy cao áp điều trị

Nhật Bản

Máy siêu âm đen trắngMáy siêu âm màu KT sốMonitor bệnh nhân, Monitor trung tâm

• Dụng cụ y tế bao gồm một số sản phẩm: Tai nghe huyết áp, kìm kẹp kim, ống thủy tinh xét nghiệm

• Các loại hóa chất xét nghiệm

Trang 15

Ba nhóm sản phẩm chính này đã đem lại những hợp đồng trị giá rất lớn cho công ty đặc biệt là nhóm máy móc, trang thiết bị y tế Mỗi hợp đồng nằm trong nhóm này đều có giá trị lên đến hàng tỷ đồng Trong năm 2008 vừa qua công ty đã nhận được một hợp đồng với giá trị là 70 tỷ đồng.

Ngoài việc nhập khẩu thiết bị theo đơn đặt hàng công ty còn có những hợp đồng bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, trang thiết bị cho các bệnh viện Các hợp đồng này đều do chính nhân viên kỹ thuật của công ty thực hiện Tuy đây không phải là lĩnh vực chính của công ty nhưng đem lại cho công ty một nguồn lợi nhuận khá lớn do phần trăm lợi nhuận tính trên tổng giá trị hợp đồng khá cao Công ty còn có một nguồn thu nhập khác đó là từ việc làm trung gian nhập khẩu hàng hóa cho các công ty trong cùng lĩnh vực Đây chỉ là hình thức hỗ trợ lẫn nhau giữa các công ty nhỏ cùng kinh doanh các sản phẩm có tính năng giống nhau Việc nhập khẩu thiết bị y tế phải trải qua khá nhiều thủ tục phức tạp Vì vậy nếu công ty bạn chỉ cần một (hoặc vài) sản phẩm để cung cấp cho khách hàng của

họ, mà trong đợt này Vinatech đang nhập khẩu loại mặt hàng đó thì Vinatech sẽ trở thành trung gian và hưởng phần trăm hoa hồng trên giá trị sản phẩm đó, phần trăm này nhiều hay ít phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa hai công ty

Một vấn đề cần nhắc đến nữa đó là thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty ngày càng được mở rộng, có được điều này là do đội ngũ nhân viên công ty đều rất tận tình với công việc, không ngại khổ, ngại xa, luôn cố gắng hết mình vì lợi ích chung của toàn công ty Không chỉ bán sản phẩm cho các bệnh viện nằm trên địa bàn thành phố Hà Nội, công ty còn có mối quan hệ kinh doanh với các bệnh viện thuộc các tỉnh lân cận Hà Nội như Bắc Giang, Hưng Yên, Hải Dương, Vĩnh Phúc và còn ở các tỉnh xa hơn nữa như Hà Giang, Lào Cai, Lâm Đồng

Hiện nay nhu cầu về các sản phẩm ngành y tế ngày càng tăng, điều này dẫn đến quy mô kinh doanh của công ty ngày càng lớn, tạo đà vững chắc cho sự

Trang 16

phát triển bền vững và lâu dài của Vinatech Với xu thế phát triển của công ty như hiện nay thì việc mở rộng quy mô công ty trong tương lai sẽ không còn xa.

b Đặc điểm về quy trình kinh doanh của công ty:

 Quy trình kinh doanh máy móc, thiết bị y tế (theo hình thức đấu thầu):

Là một công ty chuyên nhập khẩu thiết bị y tế từ nước ngoài theo đơn đặt hàng của các bệnh viện cho nên đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty cũng

có những nét riêng biệt so với các công ty khác Việc nhập khẩu hàng từ nước ngoài phụ thuộc vào đơn đặt hàng ở trong nước Để có được các đơn đặt hàng từ các bệnh viện công ty phải tham gia đấu thầu Quá trình từ khi đấu thầu đến khi bàn giao máy móc thiết bị và kết thúc bảo hành diễn ra theo quy trình như sau:

• Tham gia đấu thầu:

Khi một bệnh viện có nhu cầu về một loại máy móc thiết bị nào đó thì sẽ tiến hành mời thầu Việc cập nhật thông tin về các đợt mời thầu của các bệnh viện sẽ do nhân viên kinh doanh của công ty đảm nhiệm Đội ngũ nhân viên này

sẽ phải tìm hiểu về các quy định của đợt mời thầu và loại sản phẩm mà bệnh viện đó yêu cầu Sau khi có các thông tin cụ thể về sản phẩm công ty sẽ tổ chức một cuộc họp để xem xét việc có thể tham gia đấu thầu hay không Một điều quan trọng hơn cả là công ty phải giành được quyền mua hồ sơ dự thầu Sau khi mua được hồ sơ dự thầu phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập dự toán sơ bộ kinh doanh Việc lập dự toán chịu ảnh hưởng của các điều khoản mà nhà cung cấp đưa ra, vì vậy lựa chọn nhà cung cấp là một khâu rất quan trọng để đem lại lợi thế cho doanh nghiệp Dự toán sơ bộ này sẽ xác định mức giá của gói thầu và trên cơ sở xem xét các đối thủ cạnh tranh cùng tham gia dự thầu phòng kinh doanh sẽ đưa ra giá thầu Mức giá này phải đủ nhỏ để thắng thầu nhưng vẫn đảm bảo công ty có được một mức lợi nhuận mong muốn Tuy nhiên việc chọn thầu của đơn vị mời thầu còn phụ thuộc vào các yếu tố như năng lực tài chính, uy tín của đơn vị nhận thầu, thời hạn bảo hành và thời gian giao hàng cho đơn vị mời

Trang 17

thầu Vì vậy để có được giá thầu hợp lý nhất thì còn phải xem xét đến các yếu tố trên nhằm mang lại mức lợi nhuận cao nhất có thể cho công ty

Sau khi thắng thầu đơn vị mời thầu và công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng và công ty phải bảo lãnh thầu thông qua ngân hàng với giá trị từ 5% đến 7% giá trị gói thầu Việc bảo lãnh gói thầu nhằm đảm bảo đơn vị trúng thầu không bỏ thầu đồng thời nếu hợp đồng không được thực hiện thì đó là tiền bồi thường cho đơn vị đặt hàng

Mua sản phẩm từ nhà cung cấp: Hầu hết các máy móc thiết bị nằm

trong gói thầu đều phải nhập khẩu từ nước ngoài (Nhật, Mỹ, Đức, Canada )

Trong thời gian chờ phê duyệt đơn xin nhập khẩu công ty sẽ tiến hành xem xét các báo giá của một số nhà cung cấp nước ngoài Các báo giá này đều rất chi tiết về đặc tính và cấu hình sản phẩm, một loại sản phẩm của các nhà cung cấp khác nhau lại có cấu hình khác nhau mặc dù cùng có chức năng như nhau Vì vậy nhân viên kỹ thuật của công ty phải có trách nhiệm dịch các bản báo giá và hướng dẫn sử dụng thiết bị sang tiếng Việt nhằm phục vụ tốt hơn cho công việc sau này Sau khi đơn xin nhập khẩu được Vụ trang thiết bị và công trình y tế - Bộ y tế phê duyệt thì lúc đó công ty mới ký kết hợp đồng với nhà cung cấp nước ngoài mà công ty cho là sản phẩm của nhà cung cấp đó đáp ứng được yêu cầu của đơn vị đặt hàng đồng thời đem lại hiệu quả cao nhất cho công ty Trong một số trường hợp công ty không trực tiếp nhập khẩu hàng hóa mà ủy thác cho đơn vị khác làm thay việc này Nhưng công ty chỉ giao cho đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu thực hiện hợp đồng thương mại đã ký bao gồm các khâu: Tiếp nhận, thanh toán, chi trả

hộ tiền hàng, thuế nhập khẩu Trong mối quan hệ này bên nhận ủy thác nhập khẩu là bên cung cấp dịch vụ còn công ty giữ vai trò là bên mua dịch vụ ủy thác Sau khi làm xong tất cả các thủ tục hàng sẽ về đến kho của công ty

• Tiếp nhận hàng và tiến hành chạy thử:

Trang 18

Việc nhận hàng chủ yếu là kiểm tra về số lượng cũng như quy cách sản phẩm đã đúng so với hợp đồng hay chưa Sau khi nhập kho các máy móc, thiết

bị sẽ được kiểm tra sơ bộ bằng việc chạy thử, công việc này do nhân viên kỹ thuật thực hiện Khi đã xác định được một cách căn bản tình trạng của thiết bị thì phòng kỹ thuật sẽ tiến hành lập biên bản xác nhận tình trạng thiết bị

• Bàn giao và bảo hành:

Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ lắp đặt và hướng dẫn cách sử dụng cho nhân viên bệnh viện Công ty chỉ chịu trách nhiệm bảo hành trong trường hợp máy móc, thiết bị do chính công ty cung cấp gặp trục trặc Do đặc tính chuyên biệt của sản phẩm nên công ty sẽ cung cấp luôn các dịch vụ sửa chữa sau thời hạn bảo hành cũng như cung cấp các phụ tùng thay thế chính hãng

 Quy trình kinh doanh máy móc, thiết bị (theo đơn đặt hàng)

Đội ngũ nhân viên kinh doanh sẽ có nhiệm vụ tìm kiếm các đơn đặt hàng phù hợp với khả năng cung ứng của công ty Việc có thực hiện tốt đơn đặt hàng hay không còn phụ thuộc vào việc lựa chọn nhà cung cấp Các nhân viên kinh doanh sẽ phải cân nhắc thật kỹ lưỡng để chọn ra nhà cung cấp nhằm đem lại lợi nhuận cao cho công ty và chất lượng sản phẩm được đảm bảo Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp, nhân viên kinh doanh đó phải lập báo cáo phân tích lợi nhuận hợp đồng Trong báo cáo này điều quan trọng nhất đó là chỉ tiêu phần trăm lợi nhuận hợp đồng trên tổng giá trị hợp đồng Giám đốc sẽ phê duyệt kế hoạch nếu như tỷ lệ phần trăm này cao hơn lãi suất ngân hàng Theo đánh giá của ban giám đốc hợp đồng này sẽ mang lại lợi ích lâu dài cho công ty mặc dù tỷ

lệ lợi nhuận nhỏ hơn lãi suất thì ban giám đốc sẽ thông qua kế hoạch này

Việc mua sản phẩm, tiếp nhận hàng và chạy thử, bàn giao và bảo hành tương tự như phần đấu thầu

Quy trình thực hiện các dịch vụ sửa chữa máy móc, thiết bị y tế:

Trang 19

Căn cứ vào khả năng của mình các nhân viên kỹ thuật sẽ tìm kiếm các hợp đồng thuê sửa chữa máy móc thiết bị, hoặc cũng có những hợp đồng do bệnh viện trực tiếp liên hệ với công ty Trước khi ký kết hợp đồng nhân viên kỹ thuật đó cũng phải lập báo cáo phân tích lợi nhuận hợp đồng Nhưng hầu hết các báo cáo này đều được ban giám đốc thông qua vì lợi nhuận tính trên tổng giá trị hợp đồng rất cao, thường là không dưới 40% Tuy đây không phải là lĩnh vực chính của công ty nhưng vì nó đem lại hiệu quả cao nên hiện nay công ty đang không ngừng tăng cường hơn nữa việc phát triển lĩnh vực này trong tương lai.

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty Vinatech

Những ngày đầu mới thành lập, bộ máy quản lý của công ty còn khá đơn giản Nhưng sau này do yêu cầu của công việc nên bộ máy đó đã dần dần được thay đổi cho phù hợp với quy mô ngày càng mở rộng của công ty Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức tập trung và được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Vinatech

BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY VINATECH

Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty bao gồm:

Hội đồng quản trị là cơ quan có quyền hành cao nhất tại công ty Hội đồng quản trị có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục tiêu và

P GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Trang 20

quyền lợi của toàn công ty Cả 5 cổ đông của công ty đều là thành viên hội đồng quản trị.

Giám đốc do hội đồng quản trị bầu ra, chịu mọi trách nhiệm trước hội đồng quản trị và pháp luật Giám đốc cũng chính là cổ đông chiếm số cổ phần lớn nhất trong công ty Vì vậy quyền hành của giám đốc trong công ty là rất lớn Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động lớn và chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề của công ty Giám đốc có nhiệm vụ xây dựng phương án kinh doanh hàng năm của công ty, có quyền quyết định, tuyển chọn, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp, quyết định khen thưởng, kỷ luật, mức lương, phụ cấp đối với nhân viên, tiến hành tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, quyết định các giải pháp phát triển và

mở rộng thị trường

Dưới quyền giám đốc là hai phó giám đốc, phòng nhân sự và phòng kế toán Phó giám đốc kinh doanh: Giúp giám đốc điều hành tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty, trực tiếp giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh , duyệt các phương án do phòng kinh doanh đề ra trước khi trình lên giám đốc

Phó giám đốc kỹ thuật: Phụ trách tất cả các vấn đề về kỹ thuật, và có quyền quyết định các vấn đề thuộc chuyên môn của mình mà không cần trình lên giám đốc

Phòng nhân sự: Đóng một vai trò rất quan trọng trong công ty, trực tiếp nhận lệnh từ giám đốc và có quyền điều phối tất cả nhân viên trong công ty bao gồm cả hai phó giám đốc và kế toán trưởng Trong trường hợp không có lệnh trực tiếp của giám đốc thì phó giám đốc có quyền quyết định việc điều phối nhân sự trong phạm vi mình quản lý, nhưng nếu phó giám đốc không có mặt tại công ty thì sẽ giao cho phòng nhân sự Mối quan hệ giữa phòng nhân sự và các phòng ban khác khá chặt chẽ

Trang 21

Phòng kế toán: Nhận lệnh trực tiếp từ giám đốc về các vấn đề tài chính,

kế toán trong công ty Giám đốc có thể thông qua phòng nhân sự để giao nhiệm vụ cho kế toán trưởng Nhiệm vụ của phòng kế toán là khai thác mọi nguồn vốn nhằm đảm bảo quá trình kinh doanh của công ty Tham mưu cho giám đốc xét duyệt các phương án kinh doanh, thực hiện các hợp đồng bảo đảm an toàn cho đồng vốn và kinh doanh có lãi Theo dõi quá trình kinh doanh của công ty, tình hình công nợ, phát hiện, báo cáo kịp thời cho giám đốc những hoạt động lãng phí, những vi phạm trong việc sử dụng tài sản mà

có thể gây tổn thất cho công ty Thực hiện quyết toán quý, sáu tháng, năm theo đúng tiến độ và tham gia cùng các phòng ban hạch toán lãi, lỗ, giúp giám đốc công ty nắm chắc nguồn vốn, lợi nhuân của toàn công ty Phân tích hoạt động kinh doanh của toàn công ty để tìm ra ưu nhược điểm, qua đó tiến hành báo cáo ban giám đốc để kịp thời điều chỉnh

Phòng kinh doanh: Trưởng phòng kinh doanh tiến hành nghiên cứu kỹ khách hàng, nhà cung cấp về đăng ký kinh doanh, khả năng tài chính để tiến hành kinh doanh trên cơ sở phương án kinh doanh được duyệt, chịu trách nhiệm thanh toán các khoản phải thu, phải trả, khiếu nại bồi thường do vi phạm hợp đồng, hạn chế thấp nhất rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động kinh doanh của công ty

Phòng kinh doanh có quyền dùng vốn của công ty theo quy định và phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình trước phó giám đốc kinh doanh

Phòng kỹ thuật: Phụ trách việc kiểm tra thiết bị, máy móc trước khi mang đi lắp đặt và giao cho khách hàng, đồng thời phải chịu trách nhiệm bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị Trưởng phòng kỹ thuật có nhiệm vụ phân công công việc cho nhân viên trong phòng mình để đảm bảo hoàn thành công việc một cách tốt nhất Đồng thời sẽ phải giải trình cho phó giám đốc kỹ thuật

Trang 22

tất cả những hoạt động do mình phụ trách và sẽ phải chịu trách nhiệm về tất

cả những sai sót gặp phải trong quá trình phòng kỹ thuật thực hiện công việc

1.4 Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty Vinatech

1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Sử dụng hiệu quả các công cụ quản lý là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của doanh nghiệp Dù là doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực nào, quy

mô nhỏ hay lớn, hình thức sở hữu ra sao thì việc làm tốt khâu quản lý sẽ đem lại hiệu quả kinh doanh cao cho doanh nghiệp Kế toán là một trong những công cụ đắc lực giúp cho việc quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh Bộ máy kế toán cung cấp thông tin cho các nhà quản lý trong doanh nghiệp về tình hình biến động tài sản, nguồn vốn, tình hình kinh doanh một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời Với các chức năng như trên mà tổ chức công tác kế toán

là một trong những mặt quan trọng được các doanh nghiệp hết sức quan tâm Vinatech cũng không ngoại lệ, ban giám đốc công ty cũng rất chú trọng trong việc xây dựng bộ máy kế toán hợp lý nhất nhằm mang lại thông tin nhanh nhạy, chính xác phục vụ cho việc ra quyết định một cách đúng đắn nhất

Nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và đặc biệt là phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tập trung tại phòng

kế toán của công ty

Phòng kế toán của công ty bao gồm 4 nhân viên, được bố trí và phân công như sau:

Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Là người đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc công ty về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình Kế toán trưởng phải tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty, điều hành, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm tra công tác hạch toán của các nhân viên kế toán Đồng thời hướng dẫn, cụ thể hóa kịp thời các chế độ, chính sách, quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính liên quan đến lĩnh vực kế

Trang 23

toán cho các nhân viên kế toán khác Ngoài ra kế toán trưởng còn có nhiệm

vụ tổng hợp số liệu từ các chứng từ ghi sổ đã được duyệt để ghi vào sổ tổng hợp, tổng hợp chi phí, doanh thu, xác định kết quả kinh doanh, phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ theo quy định

Kế toán tài sản cố định kiêm thủ quỹ: theo dõi tình hình biến động tài sản cố định (TSCĐ), tính và phân bổ khấu hao TSCĐ đồng thời là người giữ tiền của doanh nghiệp

Kế toán vật tư, hàng hóa kiêm thủ kho và kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương: Ngoài nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động hàng hóa tại kho của công ty, có trách nhiệm bảo quản hàng hóa không để xảy ra thâm hụt, mất mát, định kỳ nhân viên kế toán này còn phải căn cứ vào các bảng chấm công do phòng nhân sự cung cấp để tính ra lương phải trả cho từng nhân viên, lập bảng tống hợp thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Kế toán công nợ kiêm kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi tình hình công

nợ của toàn công ty, tình hình biến động tăng giảm tiền mặt, TGNH, trực tiếp thực hiện các giao dịch với ngân hàng

BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY VINATECH

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Vinatech

Tuy mỗi kế toán viên có một chức năng và nhiệm vụ riêng biệt nhưng đều thực hiện nhiệm vụ chung của bộ phận kế toán đó là:

Kế toán TSCĐ

kiêm thủ quỹ

Kế toán hàng tồn kho, tiền lương và thủ kho

Kế toán công nợ kiêm

kế toán vốn bằng tiền

Kế toán trưởng

Trang 24

• Phản ánh, ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách trung thực và kịp thời theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.

• Phân tích, tổng hợp số liệu, lập hệ thống sổ sách, báo cáo một cách kịp thời để cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng

• Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc chấp hành các quy định về quản lý kinh tế nói chung và các quy định, chế độ kế toán nói riêng

• Phân tích các thông tin kế toán tài chính để có cái nhìn sâu hơn về tình hình tài chính của công ty, từ đó đưa ra đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty cũng như tăng cường hiệu quả trong hoạt động kinh doanh

 Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý chung:

Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung đã tạo ra rất nhiều thuận lợi cho việc kiểm tra, thu thập số liệu, thông tin cho hoạt động kế toán Điều này cũng giúp cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời cho ban lãnh đạo công ty, tạo điều kiện cho việc ra quyết định một cách nhanh chóng và đúng đắn nhất Mặc dù quy mô công ty không lớn nhưng lại có khá nhiều hoạt động phức tạp Tuy vậy nhưng ban lãnh đạo vẫn bao quát và giám sát được hoạt động của các phòng ban trong công ty, đó là nhờ có bộ máy kế toán làm việc rất có hiệu quả, luôn cung cấp thông tin một cách trực tiếp và kịp thời cho lãnh đạo công ty Phòng kế toán chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc tạo cho việc ký duyệt các chứng từ thuận lợi và dễ dàng hơn Cách phân công công việc trong phòng kế toán cũng đảm bảo cho các chứng từ được kiểm tra một cách chặt chẽ về tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp, được phân loại

và bảo quản theo một quy chuẩn nhất định do kế toán trưởng đề ra Việc tổng hợp thông tin kế toán do đích thân kế toán trưởng thực hiện, vì vậy kế toán trưởng tiếp cận được với thông tin tài chính kế toán một cách đầy đủ và sâu

Trang 25

sắc dẫn đến việc tham mưu cho ban lãnh đạo công ty về các vấn đề liên quan đến tài chính cũng xác đáng và đạt hiệu quả cao hơn.

1.4.2 Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán

Vinatech vận dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC Do là một công ty có quy mô không lớn nên công ty không đầu tư một phần mềm chuyên về kế toán mà sử dụng kế toán trên Excel Đến năm 2008 công ty được công ty phần mềm kế toán Misa cung cấp miễn phí phần mềm MISA-SME Express 7.9 Hiện nay đây là phần mềm được khá nhiều công ty sử dụng Tuy phần mềm giúp giảm bớt khối lượng công việc kế toán đi rất nhiều nhưng các nhân viên kế toán trong công ty trước đây chưa được tiếp cận với phần mềm này, vì vậy hiện nay phòng kế toán đang sử dụng cả phần mềm kế toán Misa và phần mềm Excel Cụ thể là các kế toán phần hành vẫn sử dụng trên Excel còn riêng kế toán tổng hợp thì

sử dụng phần mềm Misa

Dưới đây là trang màn hình tổng quát của phần mềm Misa:

Trang 26

Mặc dù thuế nằm trong phần hành công nợ nhưng kế toán phần hành đó không trực tiếp lập báo cáo thuế mà do kế toán trưởng trực tiếp đảm nhiệm công việc này Trong 4 hình thức ghi sổ kế toán Vinatech đã lựa chọn hình thức Chứng từ ghi sổ Việc lựa chọn Chứng từ ghi sổ là do hình thức này phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý công ty và trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên kế toán, đặc biệt hình thức này phù hợp với việc làm kế toán trên máy tính.

Hàng ngày kế toán phần hành căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào các

sổ, thẻ kế toán chi tiết Cuối tháng căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại kế toán lập Chứng từ ghi sổ rồi chuyển các Chứng từ ghi sổ này cho

kế toán tổng hợp để nhập số liệu vào phần mềm kế toán

Cuối tháng kế toán tổng hợp in ra sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và các sổ

kế toán tổng hợp Trên cơ sở đó kế toán tổng hợp và kế toán phần hành đối chiếu số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ

kế toán chi tiết) Sau khi khớp đúng số liệu kế toán tổng hợp tiến hành in báo cáo tài chính, công việc này chỉ được thực hiện vào cuối mỗi quý, 6 tháng và cuối niên độ Ngoài việc in báo cáo vào các thời điểm này thì Vinatech còn lập các báo cáo tài chính dự thầu nhằm phục vụ cho việc tham gia đấu thầu các dự

án mua sắm thiết bị lớn của các bệnh viện

Trang 27

Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo thuế

Trang 28

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ

THUẬT VIỆT NAM (VINATECH)

2.1 Kế toán nhập khẩu hàng hóa tại công ty cổ phần Vinatech

2.1.1 Đặc điểm hoạt động nhập khẩu hàng hóa tại công ty Vinatech

Việc nhập khẩu tại công ty Vinatech được thực hiện dưới hai phương thức sau:

• Phương thức nhập khẩu trực tiếp

• Phương thức nhập khẩu ủy thác (Vinatech đóng vai trò là công ty ủy thác nhập khẩu)

Tùy thuộc vào công việc hiện tại của các nhân viên trong công ty mà việc nhập khẩu hàng hóa được diễn ra theo phương thức trực tiếp hoặc

ủy thác Các mặt hàng mà công ty kinh doanh đều mang hàm lượng công nghệ cao, giá trị lớn vì vậy việc nhập khẩu hàng hóa cũng rất phức tạp, phải trải qua nhiều giai đoạn và thủ tục mới có thể hoàn thành việc nhập khẩu một cách cách trọn vẹn và thành công

Đối với phương thức nhập khẩu trực tiếp phòng kinh doanh của công

ty sẽ thực hiện tất cả các thủ tục cần thiết để việc nhập khẩu hàng hóa được diễn ra một cách thuận lợi Trong việc nhập khẩu hàng hóa này phòng kinh doanh đóng vai trò chủ đạo và chịu toàn bộ trách nhiệm nếu có rủi ro xảy ra Phó giám đốc kinh doanh phải có trách nhiệm đôn đốc phòng kinh doanh làm việc hiệu quả hơn đồng thời phải giải trình với giám đốc mọi diễn biến cũng như kết quả công việc của phòng kinh doanh

Còn đối với phương thức nhập khẩu ủy thác, phòng kinh doanh sẽ có trách nhiệm tìm công ty nhận dịch vụ ủy thác tin cậy và uy tín để việc nhập khẩu của Vinatech được thuận lợi và hoàn thành đúng thời gian

Trang 29

quy định Hiện tại có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ ủy thác nhập khẩu, vì vậy phòng kinh doanh luôn phải cân nhắc thật kỹ lưỡng để lựa chọn ra một công ty đáp ứng được yêu cầu về chất lượng dịch vụ cũng như giá cả của dịch vụ đó.

Một khâu rất quan trọng trong kế toán hàng nhập khẩu là việc xác định giá trị từng mặt hàng nhập khẩu, công việc này được phòng kế toán thực hiện sau khi đã tiếp nhận đầy đủ chứng từ liên quan đến hàng nhập khẩu Việc tính toán này cung cấp thông tin cho phòng kinh doanh hiểu biết về giá trị thực của hàng hóa, làm cơ sở cho việc xác định giá bán một cách hợp lý, đem lại hiệu quả kinh doanh cao cho doanh nghiệp

m u a

h à n g

n h ậ p

k h ẩ u

T h u

ế n h ậ

p k h ẩ u

+

T h u

ế T T Đ

B h à n

g n h ậ

p k h ẩ u

+

C

hi ph

í m

ua hà

ng nh

ập kh ẩu

Trang 30

Chi phí mua hàng nhập khẩu được phân bổ như sau:

Chi phí

mua hàng

nhập khẩu phân bổ

a mặ

t hà

ng i

2.1.2 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp

2.1.2.1 Chứng từ sử dụng

• Hợp đồng nhập khẩu (Sales contract):

Đây là chứng từ xác định mối quan hệ thương mại giữa bên mua và bên bán Nó là một chứng từ rất quan trọng để xác định quyền lợi cũng như nghĩa vụ của các bên trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):

Là chứng từ cơ bản trong các chứng từ hàng hóa Hóa đơn do người bán lập sau khi đã gửi hàng nhằm yêu cầu người mua trả tiền theo tổng số hàng đã được ghi trên hóa đơn Hóa đơn thương mại là cơ

sở cho việc theo dõi, thực hiện các hợp đồng và khai báo hải quan, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán và phương thức chuyên chở hàng Hóa đơn thương mại được lập thành nhiều bản và dùng cho nhiều việc khác nhau: xuất trình cho ngân hảng để yêu cầu ngân hàng thanh toán tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, cho cơ quan quản lý ngoại hối để xin cấp ngoại

tệ, cho hải quan để tính thuế

• Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality):

Trang 31

Là chứng từ xác nhận chất lượng hàng hóa Người cấp giấy chứng nhận sản xuất có thể là người sản xuất cũng có thể là cơ quan chuyên môn như Cục kiểm nghiệm hàng hóa xuất nhập khẩu hay công ty giám định.

• Bảng kê chi tiết (Specification):

Là chứng từ trong đó thống kê tất cả các loại hàng và các mặt hàng của lô hàng trên hóa đơn hoặc trên hợp đồng

• Phiếu đóng gói (Packing list):

Là một chứng từ hàng hóa do nhà cung cấp lập ra để liệt kê những mặt hàng, những loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định

• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin):

Là chứng từ do phòng Thương mại của nước xuất khẩu cấp cho nhà cung cấp xác nhận nơi sản xuất hoặc nguồn gốc hàng hóa

• Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity):

Là chứng từ xác nhận số lượng hàng hóa mà người bán giao cho người mua Giấy này có thể do cục kiểm nghiệm phẩm chất hàng hóa xuất nhập khẩu hoặc công ty giám định cấp hoặc do đơn vị xuất khẩu lập và được công ty giám định hay hải quan kiểm nghiệm và xác nhận

• Vận đơn (Bill of lading – B/L hoặc Bill of air – B/A):

Là chứng từ chuyên chở hàng hóa do người vận chuyển cung cấp cho chủ hàng nhằm xác định quan hệ pháp lý giữa người vận chuyển với chủ hàng

• Bảo hiểm đơn (Insurance policy):

Là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm Bảo hiểm đơn có tác dụng xác nhận đã ký kết một hợp đồng bảo

Trang 32

hiểm và các điều khoản của hợp đồng đó, đây là chứng từ cần thiết

để khiếu nại công ty bảo hiểm và để nhận tiền bồi thường bảo hiểm khi gặp rủi ro

• Hóa đơn hải quan:

Hóa đơn này thuận tiện cho việc thống kê của hải quan nước nhập khẩu, thuận tiện cho việc xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa Hóa đơn hải quan còn được dùng để ngăn chặn việc bán phá giá, mặt khác nó còn xác định chính xác giá của hàng hóa nhằm ngăn chặn việc báo giá giả để trốn thuế

Ngoài các chứng từ do phía nước ngoài cung cấp phần hành kế toán nhập khẩu còn sử dụng các chứng từ sau:

• Tờ khai hải quan

• Biên lai thu thuế

• Phiếu nhập kho

• Giấy báo nợ của ngân hàng

• Phiếu thu, chi tiền mặt

Trang 33

hoặc thông qua các đơn chào hàng của nhà cung cấp nước ngoài Khi hợp đồng đã được ký kết phòng kinh doanh chuyển bản hợp đồng chính và đơn xin mở L/C để làm thủ tục mở L/C Ngân hàng gửi cho bên bán một bản L/C, bên bán (nhà xuất khẩu) tiến hành kiểm tra nội dung L/C xem có phù hợp không, nếu thỏa mãn các điều kiện đã ký kết trong hợp đồng thì sẽ tiến hành chuyển hàng và lập một bộ chứng từ gửi cho ngân hàng Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng mở L/C, ngân hàng sẽ kiểm tra và yêu cầu cán

bộ của công ty kiểm tra lại, nếu thấy hợp lý thì đồng ý trả tiền cho ngân hàng để thanh toán cho nhà xuất khẩu, đồng thời ngân hàng sẽ trao bộ chứng từ này cho công ty để đi nhận hàng Nhân viên kinh doanh của công ty sẽ trực tiếp nhận hàng tại cảng và vận chuyển hàng

về nhập kho của công ty

2.1.2.2 Hạch toán chi tiết nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp

Quá trình nhập khẩu hàng hóa diễn ra trong một thời gian khá dài, thường là kéo dài từ 15 - 30 ngày Khi tập hợp đầy đủ chứng từ kế toán các phần hành liên quan đến nghiệp vụ nhập khẩu sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết các TK 151,

TK 331, TK 3333, TK 3332, TK 133, TK 111, TK112…

Việc hạch toán chi tiết quá trình này được diễn ra theo sơ đồ sau:

Sổ kế toán chi tiết các

TK 151, 331, 111, 112,

3333, 33312…

- Hóa đơn hải quan

- Biên lai thu thuế

- Phiếu chi tiền mặt

- Giấy báo Nợ của Ngân hàng

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

Trang 34

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, quý, năm Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 4: Hạch toán chi tiết quá trình nhập khẩu hàng hóa tại Vinatech

2.1.2.3 Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp

Sau khi kế toán các phần hành hàng tồn kho, công nợ phải thu phải trả, đã phản ánh hết vào các sổ chi tiết thì sẽ tập hợp chứng từ ghi sổ kèm theo các chứng từ gốc để kế toán tổng hợp nhập số liệu vào phần mềm Misa và từ đó kết xuất ra các Sổ cái có liên quan

Sơ đồ 5: Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp phần hành nhập khẩu hàng hóa

Ghi số liệu hàng ngày Nhập số liệu cuối tháng, quý, năm

In sổ, báo cáo cuối tháng, quý, năm

Hóa đơn, phiếu nhập kho

Bảng phân bổ chi phí mua hàng

Chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp giá trị hàng nhập

kho

Phần mềm kế toán Misa

Sổ cái TK 151, 331,3333, 133, 156

Báo cáo tài chính

Trang 35

Đối chiếu, kiểm tra

Để thấy rõ hơn quá trình nhập khẩu hàng hóa theo phương thức nhập khẩu trực tiếp em xin dẫn chứng một giao dịch kinh tế giữa bên nhập khẩu là công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech) và bên xuất khẩu

là công ty Central Uni Co.,Ltd

Ngày 15/02/2008 công ty cổ phần Vinatech ký kết hợp đồng số 21/HĐMB/2008 với bệnh viện huyện Phú Xuyên về việc bán cho bệnh viện một số thiết bị, dụng cụ y tế

Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng, công ty tiến hành nhập khẩu thiết

bị, dụng cụ của Nhật Bản Phòng kinh doanh lập phương án nhập khẩu chuyển lên cho phó giám đốc kinh doanh xem xét Phó giám đốc kinh doanh

ký và trình lên giám đốc xem xét ký duyệt Phương án được duyệt vào ngày 20/02/2008, công ty làm đơn xin nhập khẩu thiết bị y tế, sau khi đơn được Vụ trang thiết bị và công trình y tế ký duyệt, Vinatech ký hợp đồng nhập khẩu với công ty Central Uni Co.,Ltd 26/02/2008

Ngày 27/02/2008 gửi giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu tới ngân hàng ngoại thương Việt Nam, đồng thời ký quỹ 100% giá trị của hợp đồng là 356,000JPY (với tỷ giá 149.18/JPY) với kế hoạch thanh toán cụ thể như sau:

• 90% giá trị hợp đồng sẽ được thanh toán khi nhận được bộ chứng từ sau:

- Vận đơn hàng không (Air waybill)

- Phiếu đóng gói chi tiết (Packing list)

- Hóa đơn thương mại đã ký (Invoice)

- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)

- Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng (Certificate of quality and quantity)

Trang 36

- Đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm mọi rủi ro cho110% trị giá hóa đơn khiếu nại tại Hà Nội

Biểu số 1: Đơn xin nhập khẩu trang thiết bị y tế

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI

KỸ THUẬT VIỆT NAM

Số : 01062007/NKTBYT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-oOo -Hà nội, ngày 20 tháng 02 năm 2008

ĐƠN XIN NHẬP KHẨU TRANG THIẾT BỊ Y TẾ

Kính gửi: VỤ TRANG THIẾT BỊ VÀ CÔNG TRÌNH Y TẾ - BỘ Y TẾ

Địa chỉ: Hải Bối - Đông Anh - Hà Nội VPĐD: 26 Trần Quốc Hoàn – Cầu Giấy – Hà Nội Điện thoại: 04.5658501/2104700 Fax: 04.5658507 Công ty Cổ phần Thương mại Kỹ thuật Việt Nam Kính đề nghị Vụ trang thiết

bị và Công trình y tế cấp giấy phép nhập khẩu mặt hàng thiết bị y tế ( hàng mới 100%), sản xuất năm 2007-2008 theo danh mục sau:

STT Tên thiết bị Model Hãng sản xuất Nước sản xuất sản xuất Năm Tính năng sử dụng

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NHẬP KHẨU

VỤ TRANG THIẾT BỊ -CTYT

Duyệt cấp giấy phép nhập khẩu, tổng

Trang 37

số mặt hàng, được đánh trong

trang, đúng theo quy định trong công

văn số /YT-TTB ngày tháng năm

của vụ TTB-CTYT.

Hà nội, ngày tháng năm

T/L BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ

VỤ TRƯỞNG VỤ TTB-CTYT

Biểu số 2: Giấy báo Nợ

GIẤY BÁO NỢ / DEBIT CARD

Operation center

Vietcombank tower, 198 Tran Quang Khai,

CT CP THUONG MAI KY THUAT VN

26 TRAN QUOC HOAN

Tax code: 0101652040

Xin thông báo chúng tôi đã ghi nợ và / hoặc khoanh tài khoản của quý khách để thực hiện việc thu phí và / hoặc kí quỹ mở LC / Please be advised we have today debited / hold your account(s) with the following etails for Issurance, Letter of Credit

Ngày mở / issuring date :

Trị giá / Invoice Amt : JPY 356,000

Người hưởng /Beneficiary : CENTRAL UNI CO.,LTD

Phí / kí quỹ

Charges / Deposit

Số tiền Amount

Tỷ giá Exchange rate

Số tiền tương đương Equivalent Amount Hold placement CA, A/C No:

MARGIN DEPOSIT 000011370076543JPY 356,000

60,0

12.700 59,982.050

Trang 38