Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê (chứng từ ghi sổ - ko lý luận)

Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê (chứng từ ghi sổ - ko lý luận)

Bảng biểu

LỜI MỞ ĐẦU

Kế toán là một bộ phận không thể thiếu tổ chức hoạt động của một doanh nghiệp Từ những đặc điểm chung nhất về hoạt động kinh doanh, về tổ chức quản lý của doanh nghiệp đến những quy định cụ thể trong công tác hành chính, công tác chuyên môn của các bộ phận khác đều có tác động tới công tác kế toán tại đơn vị Vì vậy, công tác tổ chức, quản lý và việc thực hiện từng phần hành, từng bút toán ghi chép cũng đòi hỏi thực hiện một cách khoa học và thống nhất, có sự giám sát và điều chỉnh kịp thời trong các tình huống

Nhà xuất bản Thống kê là một doanh nghiệp nhà nước độc lập, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực có tính chất đặc thù: xuất bản tài liệu phục vụ nhu cầu vật chất

và tinh thần của con người Đồng thời một đặc thù khác nữa là đơn vị phục vụ hoạt động chuyên ngành thống kê, không xuất bản sách giáo khoa, sách báo chính trị, sách báo cho thiếu nhi, sách tiếng dân tộc, được xếp vào doanh nghiệp hoạt động đặc thù

Kế toán tại đơn vị phải thực hiện các chức năng của nó trong điều kiện vừa quan tâm tới hiệu quả kinh tế vừa chú trọng yếu tố phục vụ đời sống tinh thần Tìm hiếu với tinh thần đó, em đã cố gắng hết sức hoàn thiện chuyên đề thực tập mong thể hiện đúng chức năng kế toán tại đơn vị : theo dõi, phản anh, kiểm tra và từ vấn

Chuyên đề thực tập gồm 3 phần chính:

Chương I : Khái quát chung về Nhà xuất bản Thống kê

Chương II : Thực trạng kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê

Chương III : Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Phạm Thị Thuỷ, cô kế toán trưỏng Hoàng Minh Phượng và các anh chi trong phòng kế toán Nhà xuất bản Thống kê đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này

CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ

1.1 Lịch sử hình thành phát triển

1.1.1 Giới thiệu chung

Nhà xuất bản Thống kê là doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu

tư, trực thuộc Tổng cục thống kê, có trụ sở chính tại 98 Thụy Khê – Tây Hồ - Hà Nội Đơn vị được thành lập ngày 20 tháng 1 năm 1981, theo các văn bản pháp lý:

- Thông báo số 346/THXB ngày 20 tháng 10 năm 1980 của Ban tuyên huấn Trung ương (nay là Ban Tư tưởng văn hoá Trung Ương)

- Quyết định số 165/VHTT ngày 20 tháng 12 năm 1980 của Bộ Văn hoá thông tin (nay là Bộ Văn hoá và Truyền thông)

- Quyết định số 51/TCTK ngày 20 tháng 1 năm 1981 của Tổng cục thống kê

Là một nhà xuất bản chuyên ngành, hoạt động NXB đã và đang tiếp tục có đóng góp quan trọng trong cả hai lĩnh vực: Thống kê và xuất bản

1.1.2 Các giai đoạn phát triển

 Từ 1981 đến 1986

Thời gian này, các cơ sở hoạt động sản xuất kinh doanh trên mọi lĩnh vực đều hoạt động theo cơ chế quản lý tập trung, bao cấp Sản xuất và lưu thông không xuất phát từ nhu cầu của thị trường mà theo định mức, kế hoạch Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh xuất bản phẩm cũng vậy, việc sản xuất kinh doanh xuất bản phẩm như thế nào và bao nhiêu do nhà nước quyết định, quy trình sản xuất như thế nào (về lao động, nguyên liệu, công nghệ in ấn, vốn) do nhà nước quy định, vấn đề phân phối xuất bản phẩm theo phương thức bình quân cũng theo lệnh

Công tác sản xuất và tiêu thụ sản phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê cũng thực hiện theo chỉ đạo của Trung ương Nhà nước cấp chỉ tiêu giấy theo bao cấp, định số lượng đầu sách, số lượng bản, định giá bán, việc tiêu thụ sách đã có ngành phát hành

kinh tế tập trung, bao cấp, chuyển sang xây dựng nền kinh thế thị trường nhiều thành phần theo định hướng Xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của Nhà nước.

Khi cơ chế quản lý kinh tế có sự thay đổi, ngành xuất bản ở trong tình trạng khó khăn chung trên nhiều mặt: tài chính-vốn, công nghệ sản xuất, kinh nghiệm quản lý

và kinh doanh, thị trường,…Những đợt “loạn sách” được biết đến với các hiện tượng: xuất bản ồ ạt không chọn lọc, xuất bản chồng chéo- một tác phẩm được nhiều nhà xuất bản cùng sản xuất, và đã được nhận định “công tác xuất bản ở nước ta những năm 1986-1990 có lúc thuần tuý đi vào thương mại hoá”

1986-1990 là thời kỳ Nhà xuất bản Thống kê học tập, tìm tòi, mở lối đi Từ năm

1986, Nhà xuất bản được các cơ quan quản lý xuất bản cho phép mở rộng các đề tài

về kinh tế (từ vi mô đền vĩ mô), các lĩnh vực kinh tế tổng hợp như kế hoạch, tài chính, ngân hàng, thương mại, giá cả Nhưng nhà xuất bản chưa thể nắm bắt thị hiếu bạn đọc ngay lập tức, lại phải kiên định, bám sát mục đích, chức năng và nhiệm vụ,

và vượt qua xu hướng thương mại hoá trên thị trường sách, nên nhà xuất bản rơi vào tình trạng lúng túng với đề tài mới Về kinh tế tài chính, nhà xuất bản không còn được bao giá, không được bao tín dụng, phải tự vay ngân hàng hoặc huy động vốn để kinh doanh, không còn xuất bản theo chỉ tiêu nhà nước giao, nguồn cung cấp giấy bị cắt và phải tự tìm đầu ra cho xuất bản phẩm nên lợi ích kinh tế được đặt lên hàng đầu Vừa tìm đường trong chuyên môn, vừa thử nghiệm trong kinh tế, những năm 1986-1990 nhà xuất bản không có được kết quả sản xuất kinh doanh tốt đẹp: thua lỗ,

nợ nần

Từ năm 1990, Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản và chính sách giúp ngành xuất bản ổn định trong sản xuất và thị trường, như ban hành Nghị định 388-HĐBT ngày 20 tháng 11 năm 1991 về Quy chế thành lập và giải thể doanh nghiệp Nhà nước Được giúp đỡ về kinh tế, đầu năm 1992, nhà xuất bản được Nhà nước cấp vốn lần đầu là 117 trđ, kết hợp với thành quả của quá trình thử nghiệm trước đó, nhà xuất bản đã bắt đầu quá trình đa dạng hoá ấn phẩm và thực hiện liên doanh, liên kết trong tiêu thụ, chủ động mở rộng xuất bản sang hầu hết các ngành kinh tế, đặc biệt

Tổng cục thống kế ra Quyết định số 27/TCTK-TCCB ngày 01 tháng 7 năm 1993, theo Nghị đinh 388/HĐBT, quyết định thành lập lại Nhà xuất bản của Thống kê và Trọng tài kinh tế Hà Nội cấp Giấy chứng nhận kinh doanh số 108/797 ngày 18 tháng

7 năm 1993, là một mốc quan trọng đối với quá trình sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản

 Từ 1994 đến nay

Nhà xuất bản Thống kê trong giai đoạn này hoạt động trong môi trường có nhiều thuận lợi, từ lĩnh vực thống kê tới lĩnh vực xuất bản, vừa được sự quan tâm của đơn vị chủ quản vừa có các cơ quan quản lý cấp trên khác tạo điều kiện giúp đỡ Cùng với quá trình đổi mới công tác thống kê, giai đoạn trước năm 2000, công tác xuất bản có nhiều tiến bộ rõ rệt: số lượng đầu sách xuất bản ngày một tăng, cùng với việc xuất bản niên giám, các đơn vị thuộc Tổng cục và nhiều cục Thống kê còn xuất bản các tập số liệu chuyên ngành, sổ tay điều tra viên, sách phân tích chuyên đề, phân tích kết quả điều tra với nội dung thiết thực và hình thức phong phú

Thời gian mà cả nước hồi hộp theo dõi kết quả đàm phán vào WTO cũng là lúc

cả nền kinh tế nhộn nhịp tiến hành chuẩn bị hội nhập sâu hơn với thế giới Hoà mình vào không khí hội nhập quốc tế diễn ra ở khắp nơi, Nhà xuât bản không chỉ phấn đấu nâng cao trình độ với sự giúp đỡ của Cục Xuất bản (tham gia các lớp tập huấn, truyền đạt và hướng dẫn cho cán bộ các nhà xuất bản về Luật xuất bản mới) mà còn hào hứng với những hội chợ triển lãm: Triển lãm - Hội chợ sách 2002 tại Thủ đô Hà Nội; Triển lãm - Hội chợ Sách quốc tế - Việt Nam 2005 Gần đây, nhà xuất bản góp mặt

với gian hàng ấn tượng trong Hội chợ Sách quốc tế 2007 (55 năm ngành Xuất bản -

In và Phát hành sách Việt Nam); Hội chợ triển lãm sách lớn nhất Việt Nam (tại thành

phố Hồ Chí Minh 2008); theo đoàn tham gia tham gia hầu hết các hội chợ triển lãm sách quốc tế lớn tại Cu-ba, Hoa Kỳ, Trung Quốc, Nga, Đức Nhà xuất bản cũng xây dựng trang web, là một trong những phương thức thích ứng với môi trường kinh

nổi cộm, vần đề hiện nay mà mỗi đơn vị ngành xuất bản cũng đồng thời phải đối mặt không chỉ là là số lượng sách nhập lớn (2007: gấp 5 lân số lượng tên sách xuất bản trong nước) mà cả doanh nghiệp nước ngoài, họ được nhập khẩu xuất bản phẩm vào Việt Nam Các vấn đề trước mắt cũng khiến đơn vị căng thẳng: xu hướng chạy theo thị trường lo miếng cơm manh áo; giá giấy in tăng và lạm phát ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành xuất bản, doanh thu, vốn; hiện tượng NXB chỉ là cái mũ để tư nhân làm xuất bản hoặc phụ thuộc vào đối tác liên kết – đối tượng luôn coi yếu tố lợi nhuận là mối quan tâm đầu tiên.

Vượt qua cuộc kiểm tra, rà soát về 4 điểm chính (cơ sở vật chất, trang thiết bị hoạt động; biên chế tổ chức; cơ chế chính sách và chế tài xử phạt) trong hoạt động của các nhà xuất bản do Cục Xuất bản thực hiện trên phạm vi cả nước cuối năm

2008, nhà xuất bản đã khẳng định năng lực tài chính; năng lực tổ chức bản thảo và xây dựng kế hoạch đề tài, xuất bản; năng lực thực thi pháp luật và thực hiện các quy định về xuất bản; chất lượng nguồn lực khả năng ứng dụng công nghệ của mình Để hội nhập quốc tế, NXB xác định phương hướng phát triển là phải nâng cao tính chuyên nghiệp bằng cách xây dựng thương hiệu thông qua những tựa sách có tính chuyên môn hoá cao

1.1.3 Một số chỉ tiêu về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong thời gian gần đây

Biểu số 1.: Một số chỉ tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh

Với tình hình khó khăn chung, số đầu sách xuất bản của đơn vị cũng bị giảm đi:

từ 258 (2005) xuống 243 (2006), giảm 15 đầu sách; từ 243 (2006) xuống 220 (2007), giảm 23 đầu sách Nhưng số bản và số trang có xu hướng tăng lên: từ 516.000(2005)

40000 bản; từ 204,047 tr.trang (2005) lên 237,541 tr.trang (2006), tăng 33,494 tr.trang, từ 237,541 tr.trang (2006) lên 548,415 tr.trang (2007), tăng 310,874 tr.trang Đồng thời doanh thu có hướng tăng lên qua từng năm: từ 22902,719 tr.đ (2005) lên 23480,740 tr.đ (2006), tăng 578,021 tr.đ; từ 23480,740 tr.đ (2006) lên 25833,113 tr.đ (2007), tăng 2352,373 tr.đ.

Như vậy, tuy số đầu sách bị giảm nhưng nhà xuất bản đã có những biện pháp linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đứng vững trên thị trường và vẫn đảm bảo thực hiện chức năng nhiệm vụ của một đơn vị doanh nghiệp nhà nước, một đơn

vị hoạt động trong lĩnh vực thông tin

1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh

1.2.1 Lĩnh vực xuất bản

Nhà xuất bản Thống kê là một doanh nghiệp nhà nước độc lập, hoạt động kinh doanh có tính chất đặc thù (nhà xuất bản không xuất bản sách giáo khoa, sách báo chính trị, sách báo cho thiếu nhi, sách tiếng dân tộc) Nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị là -Tổ chức biên soạn, biên tập và xuất bản các loại sách số liệu về thông tin kinh tế-xã hội, sách hướng dẫn công tác và nghiên cứu khoa học về thống kê, kế toán, tài chính, giáo trình đại học và trung học khối kinh tế tổng hợp

-Xuất bản các loại chứng từ hạch toán, các biểu mẫu báo cáo thống kê, kế toán, giấy tờ quản lý theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông

-Xuất bản các loại lịch

Ngoài ra, nhà xuất bản Thống kê có nhiệm vụ:

-Giúp đỡ các đơn vị trong ngành làm các thủ tục xuất bản

-Tổng hợp số lượng xuất bản phẩm của Tổng cục và các Cục thống kê có đăng

ký với nhà xuất bản Thống kê

1.2.2 Đặc điểm hàng hoá, sản phẩm

Nhà xuất bản Thống kê là nhà xuất bản chuyên ngành vì vậy tập trung vào Sách số liệu thống kê kinh tế- xã hội, sách hướng dẫn công tác và nghiên cứu khoa học về thống kê, kế toán, tài chính…giáo trình đại học và trung học khối kinh tế tổng hợp

Sách thuộc lĩnh vực thống kê là những sản phẩm chủ yếu của đơn vị, có thể kể tới các loại sách quen thuộc như: niên giám thống kê; số liệu và phân tích thống kê; chê độ, nghiệp vụ, nghiên cứu thống kê; niên giám các tỉnh; niên giám danh mục Ngoài ra, nhà xuất bản cũng có nhiều đóng góp trong công tác xuất bản sách kinh tế (từ vi mô đến vĩ mô), đặc biệt là những xuất bản phẩm có liên quan tới thống kê: kinh

tế dự báo, thị trường chứng khoán, kinh tế đầu tư, quản lý kinh tế, tài chính ngân hàng, nghiệp vụ kế toán thuế Đồng thời, sách tin học từ kiến thức nhập môn đến chuyên sâu, tin học ứng dụng trong kinh tế cũng là một mảng sách đáp ứng được nhu cầu bạn đọc hiện nay

Sách là hàng hoá có tính chất đặc biệt: là vật mang tin, được mua bán, trao đổi nhằm phục vụ nhu cầu tinh thần Sách số liệu thống kê kinh tế-xã hội là sản phẩm ghi lại những tổng kết thông tin biểu hiện bằng số, có ý nghĩa thiết thực Đó là sản phẩm không chỉ phục vụ thời điểm, đòi hỏi chuẩn xác, mà còn là tài liệu sử dụng trong nghiên cứu, dự báo, tìm hiểu, khám phá quy luật Nó đòi hỏi công tác chuẩn bị và biên tập phải chuyên và sâu trong nghiệp vụ Trong khi đó, với vị trí là hàng hoá được buôn bán trên thị trường, sản phẩm sách có nội dung lành mạnh, mang tính khoa học và thực tiễn, phục vụ cho ngành, cho xã hội, vẫn cần có điểm nhấn về hình thức, gây ấn tượng ngay từ hình dạng, mẫu mã để đảm bảo khả năng tiêu thụ, không

Kế hoạch đề tài: Lập kế hoạch đề tài là công việc đầu tiên trong công tác

chuẩn bị xuất bản Một kế hoạch đề tài tốt phải đảm bảo 2 điểm chính: đề xuất được

bản; xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện công việc biên soạn các đề tài đó một cách chi tiết Mọi hoạt động của nhà xuất bản liên quan đền nội dung biên tập, xuất bản đều căn cứ vào kế hoạch đề tài vì đây là cơ sở để tổ chức phân công lực lượng biên tập, tổ chức mạng lưới cộng tác viên, căn cứ dự kiến vật tư tài chính cho việc sản xuất xuất bản phẩm

Sơ đồ 1.: Quá trình sản xuất sách, xuất bản phẩm

Xét duyệt: Sau khi có kế hoạch đề tài, Nhà xuất bản Thống kê trình Tổng cục

Thống kê và Cục xuất bản xem xét

Hợp đồng bản thảo: Nếu đề tài được duyệt, nhà xuất bản sẽ ký hợp đồng bản

thảo với tác giả, trong đó quy định những vấn đề chính về nội dung của sách và nhuận bút Các yêu cầu về giấy phép, khả năng tăng số lượng phát hành, tái bản có thể sửa chữa hoặc tái bản với bìa mới hay khuôn khổ khác nhau cũng có thể được đề cập

1.2.3.2 Biên tập

Công tác biên tập đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực xuất bản sách Tất cả các

cuốn sách có giá trị nhận thức cao, thống nhất hài hoà giữa nội dung và hình thức, tôn vinh lao động sáng tạo của tác giả

Biên tập nội dung: sửa chữa, hoàn thiện bản thảo về nội dung khoa học, về phương diện chính trị, về phong cách thể hiện, giúp văn bản đạt được chất lương cao

về nội dung và hiệu quả thông tin tối ưu

Biên tập hình thức: đảm bảo các yêu cầu về hình thức trinh bày maket, trình bày trang sách, các hình minh hoạ,bảng biểu

Bản thảo hoàn thiện ngoài đảm bảo các yêu cầu trên còn phải hoàn thiện các tiểu tiết khác: tên sách chính thức, lời đầu sách (lời tựa, lời nhà xuất bản, lời giới thiệu), các chú thích, chú giải, bảng biểu, phụ lục, hoàn thiện mục lục và danh mục tài liệu tham khảo

1.2.3.3 Nhân bản

Nhà xuất bản Thống kê thực hiện tạo ra ấn phẩm theo 2 cách: in trực tiếp thực hiện tại bộ phận in thuộc Phòng sách Kinh tế và in, hoặc thuê cơ sở khác

Khi không tự sản xuất ấn phẩm, toàn bộ công việc in ấn và hoàn thiện sản phẩm

do cơ sở được thuê thực hiện Sản phẩm cuối cùng Nhà xuất bản nhận về là sách đã hoàn thiện theo đúng yêu cầu kỹ thuật và đảm bảo số lượng

In ấn: Để nhân bản phải thực hiện theo quy trình công nghệ chặt chẽ của ngành

In

Hoàn thiện sản phẩm: gấp, khâu, ghim, vào bìa.

Sau khi có được các tờ in khổ lớn, phải cắt chúng theo đúng khổ sách mà khách hàng yêu cầu, gấp các tờ in đã cắt thành các tay sách, rồi bắt các tay sách thành cuốn Cuối cùng ép ruột sách, bẻ gáy, dán vải màn, băng chỉ màu và đóng bìa Đơn vị sử dụng các máy dao, máy gấp, máy bắt tay sách, máy gia công ruột sách hoặc một số công đoạn có thể làm thủ công tuỳ thuộc vào số lượng ấn phẩm

Sau đây là sơ đồ quy trình nhân bản khi sử dụng công nghệ in offset:

Sơ đồ 2.: Sơ đồ quy trình nhân bản khi sử dụng công nghệ in offset

1.2.3.1 Kết thúc

Nộp lưu chiểu: thực hiện quy định về thời hạn, số lượng nộp miễn phí đối với

mỗi ấn phẩm trong một quốc gia

Lưu phòng: đối với một số xuất bản phẩm đặc biệt, nhà xuất bản có thể thực

hiện lưu phòng phục vụ công tác nghiên cứu, làm mẫu hoặc phục vụ mục đích quảng cáo, giới thiệu sản phẩm

Lưu kho: trường hợp sản xuất xong nhưng chưa chuyển tới khách hàng ngay,

thành phẩm được nhập kho để bảo quản có hiệu quả

Phát hành: là khâu tiêu thụ sản phẩm của hoạt động xuất bản Nhà xuất bản, tổ

chức sản xuất ra các xuất bản phẩm, hướng tới hai nhóm đối tượng tiêu thụ chính: giới kinh doanh sách và người sử dụng cuối cùng

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Nhà xuất bản Thống kê là đơn vị kinh tế hoạt động đặc thù Chức năng chính của nhà xuất bản là tổ chức xuất bản sách và ấn phẩm trong lĩnh vực thống kê, kinh tế tổng hợp và giáo trình thuộc khối kinh tế Nhiệm vụ của nhà xuất bản là phải đảm bảo kinh tế, hoạt động sao cho doanh thu bù đắp được chi phí và có lãi

Sơ đồ 3.: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận cụ thể

Giám đốc: Là người đứng đầu nhà xuất bản, quản lý chung toàn bộ hoạt động

sản xuất kinh doanh của đơn vị Không chỉ trực tiếp chỉ đạo Phó giám đốc và các phòng hành chính, kế toán tài vụ và chi nhánh xuất bản tại TP HCM, mà giám đốc đồng thời chịu trách nhiệm tạo điều kiện xây dựng đời sống tinh thần cho cán bộ công nhân viên nhà xuất bản

Phó giám đốc: Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác chi tiết

tại các phòng sách: phòng sách thống kê, phòng sách kinh tế và in, phòng sách tin học

và giáo trình

Các phòng sách: Phòng sách thống kê, Phòng sách kinh tế và in, Phòng sách

tin học và giáo trinh đều có chức năng, nhiệm vụ biên tập và kinh doanh sách thuộc

Phòng kế toán tài vụ: là nơi thực hiện việc theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ

trong hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà xuất bản về mặt tài chính kế toán, đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ Nhà nước quy định Từ đó cung cấp các thông tin tài chính kế toán, kịp thời phục vụ quá trình ra quyết định của lãnh đạo nhà xuất bản

Chi nhánh tại TPHCM: xuất bản sách, biểu mẫu chứng từ tại TP HCM, tiếp

nhận sách từ Hà Nội để phục vụ phát hành tại các tỉnh phía nam

1.4 Đặc điểm tổ chức kế toán

1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 4.: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại NXB Thống kê

Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán

Nhà xuất bản Thống kê tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung Mọi công việc kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán tài vụ Tại các phòng tổ chức biên tập và kinh doanh sách cũng như chi nhánh tai TP HCM có các nhân viên thực hiện công tác thu thập chứng từ, hoá đơn và theo dõi chi tiết số lượng rồi gửi về phòng kế toán tài vụ

Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm trước

giám đốc về công tác tài chính kế toán của nhà xuất bản Kế toán trưởng trực tiếp lập

kế hoạch tài chính, báo cáo sản xuất, báo cáo thuế, đồng thời là người hướng dẫn thực hiện công tác kế toán và thực hiện chức năng giám sát

Kê toán tổng hợp: theo dõi chi phí và tính giá thành, xác định kết quả kinh

doanh, từ đó lên bảng cân đối số phát sinh, lập báo cáo tài chính có liên quan

Kế toán hàng hoá: thực hiện theo dõi tình hình nhập xuất tồn của hàng hoá,

thành phẩm, đồng thời thực hiện công tác kế toán phần hành thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng

Thủ quỹ: là người giữ tiền mặt của đơn vị, ghi sổ quỹ, kết hợp thực hiện nhiệm

Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Nhà xuất bản là chứng từ ghi sổ (CTGS) Hệ thống sổ gồm 2 loại: sổ tổng hợp và sổ chi tiết, ngoài ra có sổ đăng ký chứng từ ghi

sổ Một số sổ chi phí không được mở chi tiết

Để thực theo dõi tình hình thu chi tiền mặt tại đơn vị, kế toán trưởng phân công thủ quỹ lập Sổ Quỹ và một kế toán viên thực hiện ghi chép sổ chi tiết tài khoản 111,

112

Đối với theo dõi thành phẩm xuất nhập kho, tại phòng sách có nhân viên phụ trách theo dõi và ghi chép về mặt số lượng vào Sổ theo dõi tại phòng sách Đồng thời

1 kế toán viên được phân công theo dõi cuối tháng để lên Bảng kê thành phẩm dịch

vụ nhập-xuất-tồn, không ghi chép sổ chi tiết tài khoản 155 vì đơn vị áp dụng phương pháp hạch toán tổng hợp về hàng tồn kho là phương pháp kiểm kê định kỳ

Đơn vị không mở các sổ chi tiết phí sản xuất: sổ chi tiết tài khoản 621, sổ chi tiết tài khoản 622, sổ chi tiết tài khoản 627 Đối với các tài khoản này, đơn vị chỉ theo dõi thông qua hệ thống bảng kê và sổ tổng hợp

Trình tự ghi sổ theo hinh thức chứng từ ghi sổ tại NXB Thống kê như sau:

Sơ đồ 5.: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại NXB Thông kê

- Hằng ngày, khi phát sinh các chứng từ gốc, nhân viên theo dõi tại phòng sách, thủ quỹ và kế toán viên phụ trách phần hành liên quan thực hiện theo dõi chi tiết: ghi

sổ theo dõi tại phòng sách, sổ quỹ và sổ chi tiết có liên quan Chứng từ sau khi dùng

để ghi chép phải lưu tại phòng Kế toán – Tài vụ

- Cuối tháng, các chứng từ gốc được tập hợp để đối chiếu với Bảng kê (thường được lập theo phòng ban), như Bảng kê thành phẩm dịch vụ nhập-xuất-tồn, Bảng kê hoá đơn chứng từ bán ra, Bảng kê trích khấu hao TSCĐ; và từ đó lập các Tổng hợp bảng kê (phạm vi toàn NXB)

- Như vậy, tại thời điểm cuối tháng, sau khi hoàn thành các Tổng hợp bảng kê,

CHỨNG TỪ GỐC

SỔ KẾ TOÁN

CHI TIẾT

BẢNG KÊ (theo phòng ban)

TỔNG HỢP BẢNG KÊ

CHỨNG TỪ GHI SỔ

SỔ CÁI

BẢNG CÂN ĐỐI SỔ PHÁT SINH

SỔ ĐĂNG KÝ

CHỨNG TỪ

GHI SỔ

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

SỔ QUỸ / SỔ THEO DÕI TẠI PHÒNG SÁCH

- Từ sổ liệu trên chứng từ ghi sổ, kế toán lên sổ cái, khoá sổ cuối tháng và lập Bảng cân đối phát sinh Vào thời điểm cuối quý, kế toán lập các báo cáo tài chính và gửi tới các cơ quan theo quy định: Cục thuế Hà Nội, Cục quản lý doanh nghiệp, Cục xuất bản, Tổng cục thống kê, Cục thống kê Hà Nội.

CHƯƠNG II THỰC TẾ KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ

2.1. Đặc điểm thành phẩm và quá trình tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê

2.1.1 Đặc điểm thành phẩm của Nhà xuất bản Thống kê

Thành phẩm được theo dõi trên 2 mặt: hiện vật và giá trị Hiện vật được cụ thể hoá bằng chất lượng và số lượng Trong đó số lượng thành phẩm được xác định bằng đơn vị: cuốn, tờ, trang, bản Chất lượng được xác định bằng định lượng giấy, độ trắng, độ bóng của bìa, kiểu bìa, loại mực in, công nghệ in sử dụng… Theo dõi giá trị là xác định giá thành sản xuất sản phẩm

Hiện nay, Nhà xuất bản hầu như không thực hiện in ấn tại đơn vị, nên tỷ trọng thành phẩm tự in hoàn thành là không đáng kể so với tổng thành phẩm hoàn thành trong kỳ Vì vậy, không thể sử dụng cách phân loại thành phẩm theo tiêu chí địa điểm nhân bản (thành phẩm tự in và thành phẩm thuê in ngoài) như trước đây vẫn dùng Thay vào đó, đơn vị theo dõi thành phẩm theo phạm vi xuất bản, tức là theo các phòng sách Sách, xuất bản phẩm do phòng sách nào ký kết với khách hàng hay đối tác liên kết xuất bản, hoặc xuất bản theo kế hoạch của phòng, đã đăng ký với Giám đốc và được duyệt, sau khi được sản xuất và kiểm tra chất lượng, số lượng thì trả về phòng sách đó: Phòng sách Thống kê, Phòng sách Kinh tế và In, Phòng sách Tin học

và Giáo trình

Thành phẩm được lưu trữ, bảo quản ngay tại các phòng sách hoặc được tiêu thụ ngay theo đơn đặt hàng Số lượng đầu sách thường nhiều trong khi số lượng đơn vị sách của mỗi đầu sách không lớn nên số lượng thành phẩm bảo quản tại Nhà xuất bản không quá lớn và cũng không tồn đọng quá lâu Việc luân chuyển linh hoạt như vậy đòi hỏi công tác theo dõi thành phẩm phải thực hiện liên tục và có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng sách với nhân viên kế toán hàng hoá

2.1.2 Đặc điểm quá trình tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê

2.1.2.1 Các phương thức tiêu thụ tại Nhà xuất bản Thống kê

 Tiêu thụ trực tiếp : giao hàng cho người mua trực tiếp tại các phòng sách của đơn vị Nếu khách hàng mua nhận phát hành sách của Nhà xuất bản thì được hưởng phí phát hành theo thoả thuận Đối với bán buôn, khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản ngân hàng Đối với bán lẻ, khách hàng phải thanh toán ngay bằng tiền mặt.

 Tiêu thụ qua đại lý : khi giao hàng cho các cơ sở đại lý, kế toán chỉ theo dõi trên sổ mà không ghi nhận tiêu thụ Khi các đại lý thông báo số ấn phẩm đã tiêu thụ thì kế toán hàng hoá mới viết Hoá đơn GTGT với giá bán đã thoả thuận Đại lý ngoài được hưởng phí phát hành còn được hưởng hoa hồng đại lý Ngoài ra còn có thể thanh toán bằng tiền mặt, thông qua tài khoản ngân hàng hoặc được trả chậm

 Tiêu thụ theo đơn đặt hàng : Trường hợp nhà xuất bản thực hiện xuất bản theo đơn đặt hàng, sau khi hoàn thành sản phẩm Nhà xuất bản chuyển tới địa điểm theo thời gian ghi trong hợp đồng kinh tế Chỉ khi được chấp nhận thanh toán, kế toán hàng hoá mới ghi nhận tiêu thụ Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc thông qua tài khoản tại ngân hàng

 Tiêu thụ qua đường bưu điện hoặc internet : Khách hàng gửi giấy đăng ký mua sách qua đường bưu điện hoặc đăng ký qua website của Nhà xuất bản Kế toán viết hoá đơn GTGT kèm theo sách chuyển theo địa chỉ tới khách hàng, chi phí chuyển sách do Nhà xuất bản chịu Khách mua có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc

 Tiêu thụ nội bộ : Nhà xuất bản dùng thưởng cán bộ công nhân viên, hoặc mua bán xuất bản phẩm giữa các phòng sách

 Các trường hợp khác coi như tiêu thụ biếu, tặng, quảng cáo, triển lãm.:

2.1.2.2 Phương thức thanh toán với người mua.

 Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt :

- Khách mua hàng theo hợp đồng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt theo quy định hợp đồng và giao cho nhân viên giao hàng (giao đồng thời Hoá đơn GTGT do Nhà xuất bản xuất) Nhân viên giao phải hàng thanh toán trong ngày với thủ quỹ.

 Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản :

- Các khoản tiền có giá trị từ 20.000.000đ đều bắt buộc thực hiện thanh toán qua chuyển khoản

- Khách hàng mua hàng qua điện thoại, bưu điện, net thường thực hiện thanh toán bằng chuyển khoản

- Khách hàng mua hàng theo hợp đồng cũng thường thanh toán bằng chuyển khoản và cả truờng hợp khi chưa nhận được Hoá đơn GTGT do Nhà xuất bản xuất ngay khi nhận hàng cũng sử dụng phương thức thanh toán này

2.2. Kế toán thành phẩm Nhà xuất bản Thống kê

2.2.1 Nguyên tắc hạch toán thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê

- Hạch toán nhập, xuất kho thành phải được phản ánh theo giá thực tế

- Giá thực tế của thành phẩm nhập kho: giá thành xuất bản

- Phương pháp tính giá thực tế của thành phẩm xuất kho: phương pháp giá thực

tế đích danh

- Hạch toán chi tiết thành phẩm phải được thực hiện theo: Từng kho (PS Thống

kê, PS Kinh tế và In, PS Tin học và Giáo trình), từng loại (Bìa, Phụ bản, Sách, Tờ gấp), từng nhóm (Đầu sách/ Tên sách)

- Phương pháp hạch toán tổng hợp thành phẩm: phương pháp kiểm kê định kỳ Cuối tháng, nhân viên kế toán phụ trách theo dõi thành phẩm tham gia kiểm kê thành phẩm tồn kho và ghi chép số liệu, đối chiếu với số liệu theo dõi tại kho

2.2.2 Phương pháp tính giá thành sản xuất của thành phẩm

Giá thành phẩm nhập kho và xuất kho chính là giá thành xuất bản thành phẩm Giá thành sản phẩm sản xuất (giá thành xuất bản) của đơn vị bao gồm các khoản chi phí:

- Chi phí nhuận bút: đối với các xuất bản phẩm phải trả nhuận bút

- Chi phí in ấn: đơn vị thuê cơ sở ngoài thực hiện in ấn và gia công hoàn thiện sản phẩm nên giá thành in thực tế bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến việc nhân bản xuất bản phẩm gồm: chi phí in và chi phí hoàn thiện sản phẩm

Trong một số trường hợp, đơn vị sử dụng các dịch vụ của nhiều hơn 1 cơ sở

để hoàn thiện cùng 1 sản phẩm: 1 cơ sở in ruột và bìa hoặc 1 cơ sở in ruột và 1 cơ sở

in bìa; 1 cơ sở gia công hoàn thiện sản phẩm

•Chi phí in: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (chi phí giấy in ruột, chi phí giấy in bìa, chi phí làm phim, chi phí chế bản), chi phí cung cấp dịch vụ của cơ sở in, chi phí khác (vận chuyển, bốc dỡ);

•Chi phí thuê gia công hoàn thiện sản phẩm: chi phí vật liệu đóng xén, chi phí cung cấp cung cấp dịch vụ của cơ sở gia công; chi phí khác (vận chuyển, bốc dỡ)

- Chi phí sản xuất chung: chi phí văn phòng phẩm, mực in cho máy in laze tại phòng sách, giấy viết, tiền ăn trưa của nhân viên phòng sách

2.2.3 Kế toán chi tiết thành phẩm

- Tổ chức chi tiết thành phẩm ở 2 nơi: phòng kế toán và kho

 Thủ tục nhập kho thành phẩm

Chứng từ sử dụng: Tờ trình (Biểu số 30- trang 51), Phiếu tính giá (Biểu số trang 22), Hợp đồng kinh tế giữa Nhà xuất bản với cơ sở in (Hợp đồng in) (Biểu số 31- trang 53), Biên bản thanh lý hợp đồng hoặc Biên bản nghiệm thu và quyết toán hợp đồng (Thanh lý hợp đồng in) (Biểu số 32- trang 55), Giấy đề nghị tạm nhập (Biểu số 2- trang 21), Hoá đơn GTGT(cơ sở in xuất) (Biểu số 4- trang 23)

3-Lập và luân chuyển chứng từ:

- Phòng sách căn cứ vào kế hoạch xuất bản, Hợp đồng kinh tế ký kết giữa Nhà xuất bản với khách hàng để lập và nộp Tờ trình lên Ban giám đốc và phòng Kế toán- Tài vụ Tờ trình là bản dự trù về tài chính và kế hoạch về thời gian thực hiện, như: xác định chi phí vật liệu, chi phí in ấn, chế bản, làm phim, phát hành và các chi phí khác có thể phát sinh; thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc

Sơ đồ 6.: Luân chuyển chứng từ: Nhập kho thành phẩm khi cơ sở in giao hàng

- Sau đó, nhân viên phòng sách tiến hành tìm kiếm và ký kết Hợp đồng kinh tế với cơ sở in Hợp đồng kinh tế này thường do cơ sở in lập, nêu rõ trách nhiệm các bên Nhà xuất bản có thể sử dụng trọn gói dịch vụ từ làm phim, in ấn cho tới gia công hoàn thiện, hoặc có thể sử dụng riêng các dịch vụ do các cơ sở khác nhau cung cấp: thiết kế, làm phim, in ấn ruột, in ấn bìa và gia công hoàn thiện

- Khi nghiệm thu thành phẩm, bên cơ sở in lập biên bản thanh lý Biên bản thanh lý là cơ sở xác định chính thức số lượng sản phẩm hoàn thành đúng chất lượng

và giá trị phải thanh toán, cơ sở để xác định giá vốn hàng bán sau này

- Căn cứ vào Biên bản thanh lý, nhân viên phòng sách lập Phíếu tính giá Phiếu tính giá là một chứng từ quan trọng phục vụ tính giá thành sản xuất sản phẩm, trên đó thể hiện đầy đủ chi phí phục vụ xuất bản một xuất bản phẩm: chi phí in, chi phí gia công, chi phí nhuận bút, chi khác nếu có Nhà xuất bản không sử dụng Phiếu nhập kho mà sử dụng Phiếu tính giá thay thế

- Nếu có Hoá đơn GTGT do có sở in xuất thì nhập kho ngay, nếu hoá đơn đến thời điểm cuối tháng chưa về thì căn cứ Phiếu tính giá để lập Giấy đề nghị tạm nhập gửi phòng Kế toán – Tài vụ để tạm nhập

NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH - NHẬN BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG, HOÁ ĐƠN GTGT

NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH GHI SỎ THEO DÕI TẠI P SÁCH

Biểu số 2.: Giấy đề nghị tạm nhập

- Chuyển tất cả các chứng từ: Tờ trình, Hợp đồng in, Biên bản thanh lý hợp đồng, Phiếu tính giá, Hoá đơn GTGT lên phòng Kế toán-Tài vụ để kế toán hàng hoá lập Bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn kho

Biểu số 3.:Phiếu tính giá

Biểu số 4.: Hoá đơn GTGT (Cơ sở in xuất)

xuất) (Biểu số 13- trang 32), Hợp đồng kinh tế giữa Nhà xuất bản với khách hàng (Biểu số 33- trang 56), Đơn đặt hàng nhận từ khách hàng qua internet hoặc qua bưu điện.

Lưu chuyển chứng từ

- Nhân viên phòng sách kê khai lượng sách biếu, nộp lưu chiểu vào cuối tháng

và phụ trách phòng ký duyệt

Biểu số 5.: Bảng kê sách biếu, nộp, lưu chiểu

- Khi xuất nội bộ thì lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, cuối tháng chuyển lên phòng Kế toán – Tài vụ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho biết

số lượng và giá trị thành phẩm chuyển từ phòng sách này sang phòng sách khác Nó

là 1 trong chứng từ để xác định giá trị doanh thu tiêu thụ nội bộ

- Trường hợp xuất tiêu thụ phải có các chứng từ: Hợp đồng kinh tế giữa NXB với khách hàng (Biểu số 33-trang 60), Biên bản nghiệm thu và quyết toán hợp đồng (Biểu số 34- trang 62), Hoá đơn GTGT (NXB xuất) Hoá đơn GTGT phải có phê duyệt của Trưởng phòng (tiêu thụ trực tiếp, bán hàng qua điện thoại, bưu điện, net ) hoặc Giám đốc (Tiêu thụ theo hợp đồng hoặc qua đại lý)

Biểu số 6.: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

 Tại từng kho sách, một nhân viên phòng sách được phân công nhiệm vụ

theo dõi xuất nhập thành phẩm Việc theo dõi được ghi chép hàng ngày vào Sổ theo dõi tại phòng sách Cuối tháng, nhân viên phòng sách đối chiếu kết quả theo dõi của mình với kết quả theo dõi của nhân viên kế toán Việc đối chiếu này thực hiện sau khi đơn vị thực hiện kiểm kê kho

 Tại phòng kế toán

- Căn cứ vào chứng từ được chuyển lên hàng ngày, kế toán lưư giữ chứng từ và ghi chép chi tiết thành phẩm nhập kho vào sổ tay, làm cơ sở kiểm tra quá trình lập Bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn kho cho từng kho vào ngày cuối tháng

Biểu số 7.: Phiếu kiểm kê

- Cuối tháng, căn cứ vào kết quả kiểm kê thành phẩm tại mỗi kho, kế toán ghi

số tồn cuối kỳ vào Bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn kho Giá trị thành phẩm xuất kho được so sánh với giá trị theo dõi trên sổ theo dõi tại phòng sách, giá trị thành phẩm xuất bán trên Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra và các giấy tạm nhập, bảng kê sách biếu, nộp lưu chiểu

Biểu số 8.: Bảng kê thành phẩm nhập, xuất và tồn kho

2.2.4 Kế toán tổng hợp thành phẩm

- Tài khoản sử dụng: TK155

- Trình tự ghi chép tổng hợp: tổng hợp bảng kê, chứng từ ghi sổ, Sổ cái

- Kế toán hàng hoá lập Bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn kho (Biểu

sô 8) cho từng kho và Tổng hợp bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn kho cho toàn xuất bản (Biểu số 9). Giá trị thành phẩm tồn kho đầu kỳ, giá trị sản xuất phát sinh trong kỳ của từng kho được chuyển sang từ các Bảng kê Giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ được lấy từ Phiếu kiểm kê Giá vốn hàng bán bị trả lại được xác định căn

cứ trực tiếp vào chứng từ Từ đó tính giá vốn hàng bán theo công thức:

Biểu số 9.: Tổng hợp bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn

- Căn cứ vào Tổng hợp bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn kho, kế

Biểu số 10.: Chứng từ ghi sổ 12/5

Biểu số 11.: Sổ cái tài khoản 155

2.3. Kế toán tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê

2.3.1 Hạch toán giá vốn hàng bán.

 Trình tự hách toán giá vốn hàng bán vào tài khoản kế toán

- Đầu kỳ kết chuyển giá trị thành phẩm tồn kho từ TK155 sang tài khoản 632 (1)

- Cuối tháng, kế toán kết chuyển giá trị thành phẩm, dịch vụ đã hoàn thành trong kỳ từ TK631 (2) và giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ từ TK155 sang TK 632 (3)

Sơ đồ 7.: Trình tự hạch toán vào tài khoản để khi tiêu thụ thành phẩm (PP KKĐK)

Kế toán tính ra giá vốn hàng bán đã xác định tiêu thụ:

Do TK632 không có số dư cuối kỳ nên giá trị này được kết chuyển sang TK911 (4)

Thời điểm cuối tháng 05 năm 2008, kế toán hàng hoá lập CTGS 12/5 (Biểu số 10- trang 29) thực hiện 2 bút toán kết chuyển giá trị thành phẩm tồn kho đầu kỳ và giá trị sản xuất trong kỳ Số liệu được lầy từ bản Tổng hợp bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn.-Kết chuyển từ 155 đầu tháng sang 632 giá trị thành phẩm tồn kho là:

- Kết chuyển từ 631 trong tháng sang 632 giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ là:

- Kết chuyển từ 155 cuối kỳ sang 632 giá trị thành phẩm tồn kho cuối tháng thu

- Từ đó kế toán hàng hoá xác định được giá vốn hàng bán của thành phẩm tiêu thụ

5

6 7

8 1

2

4 3

Giá trị này được ghi trên Chứng từ ghi sổ 19/5 (Biểu số 12- trang 32) Căn cứ vào các Chứng từ ghi sổ 12/5 và 19/5 để ghi sổ cái tài khoản 632.

Biểu số 12.: Chứng từ ghi sổ 19/5 (hạch toán giá vốn hàng bán)