Biểu số 10.: Chứng từ ghi sổ 12/
2.3.2.Hạch toán doanh thu bán hàng
Thời điểm xác định doanh thu là khi kế toán hàng hoá lập Hoá đơn GTGT. Trong trường hợp tiêu thụ trực tiếp, khi kế toán lập Hoá đơn GTGT thì ghi nhận luôn doanh thu. Trường hợp tiêu thụ qua đại lý, kế toán phải có bảng kê từ đại lý mới ghi
biên bản thanh lý hợp đồng từ nhân viên phòng sách, kế toán mới lập Hoá đơn GTGT và ghi nhận doanh thu.
Tại Nhà xuất bản, kế toán hàng hoá đồng thời theo dõi các nghiệp vụ về hàng tồn kho và các nghiệp vụ thanh toán. Việc lập hoá đơn GTGT do Nhà xuất bản xuất và ghi chép vào sổ chi tiết tài khoản 511 và tài khoản 131 do kế toán hàng hoá thực hiện. Do vậy các khoản thu từ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ cũng như doanh thu tiêu thụ nội bộ đều được hạch toán vào tài khoản 131, sau đó tuỳ vào hìnhthức thanh toán của khách hàng (thông qua dịch vụ ngân hàng hay trực tiếp thanh toán bằng tiền mặt) để hạch toán nghiệp vụ thu chi (kế toán tổng hợp thực hiện).
Tiêu thụ trực tiếp:
- Chứng từ sử dụng: Hoá đơn GTGT (Nhà xuất bản xuất), Phiếu thu,
- Khi có khách hàng mua lẻ, kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT và nhân viên phòng sách thu tiền mặt của khách ngay tại phòng sách. Hoá đơn GTGT được lập 3 liên, trong đó liên 1 (màu tím) lưu tại quyển, liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng và liên 3 (màu xanh) kẹp với biên lai thu tiền. Đến cuối ngày, hoá đơn GTGT bán lẻ (liên 3) được tập trung và thanh toán tiền hàng với thủ quỹ. (Biểu số 13 và 14)
- Khi có khách mua với khối lượng lớn, phòng sách xem xét và nếu thấy đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, nhân viên phòng sách yêu cầu kế toán lập hoá đơn GTGT và khách hàng thanh toán tiền mặt trực tiếp với thủ quỹ. (Biểu số 15)
Sơ đồ 8.:Luân chuyển chứng từ:trường hợp tiêu thụ trực tiếp