MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ

Nó cũng phù hợp với công việc diễn ra tại Nhà xuất bản: một đơn vị có quy mô không quá lớn, có xu hướng tập trung phát triển công tác chuyên môn: biên tập, biên soạn sách và công tác tiê

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ

3.1.Nhận xét về kế toán thành phẩm về tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê

3.1.1. Ưu điểm

 Tổ chức bộ máy

Bộ máy kế toán tại Nhà xuất bản Thống kê là một bộ máy gọn nhẹ, tiết kiệm, hoạt động có hiệu quả Kế toán trưởng trực tiếp phân công công tác và cùng trao đổi công việc với 3 kế toán viên hằng ngày, xử lý kịp thời các nghiệp vụ diễn ra Phòng kế toán - Tài vụ

là nơi tiến hành mọi công việc kế toán từ: lập, thu thập, xử lý đến lưu trữ và bảo quản chứng từ Đồng thời phòng kế toán cũng điều hoà hoạt động để có được sự phối hợp nhịp nhàng với các phòng sách và phòng quản lý, tạo điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện một cách trơn tru nhất, đem lại hiệu quả kinh tế Các nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm và năng lực làm việc Họ được phân công công việc một cách rõ ràng, đảm bảo tránh chồng chéo

 Công tác kế toán

- Kỳ kế toán là quý nên giảm bớt tình trạng căng thẳng trong công tác kế toán khi thực hiện kỳ kế toán tháng Nó cũng phù hợp với công việc diễn ra tại Nhà xuất bản: một đơn vị có quy mô không quá lớn, có xu hướng tập trung phát triển công tác chuyên môn: biên tập, biên soạn sách và công tác tiêu thụ xuất bản phẩm (thương mại) nên các nghiệp

vụ có tính chất tương tự lặp lại nhưng chi tiết nhiều, nhất là những nghiệp vụ về theo dõi thành phẩm, thanh toán, thu chi

- Chứng từ kế toán được lập và thực hiện luân chuyển nghiêm ngặt theo quy trình nhất định nhưng cũng linh động, tạo điều kiện các phòng sách và nhân viên quản lý thực hiện công tác một cách nhanh chóng, đảm bảo yêu cầu về thời gian và chất lượng

- Hình thức chứng từ ghi sổ kết hợp phương pháp kiểm kê định kỳ là phù hợp với công tác kế toán tại Nhà xuất bản Không những thế, hệ thống sổ sách còn thể hiện tính

sáng tạo cao: một số bảng kê và tổng hợp bảng kê đặc thù tạo điều kiện theo dõi đầy đủ, hệ thống chi tiết các nghiệp vụ phát sinh

- Đơn vị áp dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 15/2006/ QĐ- BTC một cách linh hoạt đáp ứng yêu cầu theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị, cố gắng thể hiện đúng bản chất nghiệp vụ

 Tổ chức kế toán phần hành.

Việc tổ chức kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản thực tế đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, nhiệm vụ và tạo điều kiện tính toán các chỉ tiêu khi lên báo cáo về kết quả kinh doanh một cách chính xác nhất có thể

- Đơn vị quản lý nghiêm ngặt trong công tác lập và luân chuyển chứng từ, đặc biết là

hệ thông hoá đơn GTGT đầu vào và đầu ra Các chứng từ gốc liên quan tới công tác tiêu thụ: từ hợp đồng kinh tế, tờ trình, biên bản thanh lý hợp đồng đến hoá đơn GTGT đều được lập, kiểm duyệt chặt chẽ Có sự đối chiếu giữa các phòng ban, có sự kiểm tra về công tác kỹ thuật chuyên môn lẫn yếu tố tài chính và sự phê duyệt của người đại diện Nhà xuất bản, đảm bảo các yếu tố kinh tế và pháp lý trong cac giao dịch kinh tế

- Công tác kế toán thành phẩm cũng rất chặt chẽ Kỳ kế toán là quý nhưng ngay từ khi nghiệp vụ phát sinh đơn vị đã có những ghi chép tại cả phòng sách và phòng kế toán Hàng tháng đều thực hiện kiểm kê thành phẩm và đối chiếu sổ sách, đảm bảo chất lượng thông tin kế toán cung cấp và nhu cầu quản lý, giám đốc cũng như tiến độ hoạt động của toàn đơn vị và uy tín trong kinh doanh

- Việc lưu thành phẩm tại các kho riêng mà các kho đó chính là các phòng sách của đơn vị phù hợp với cơ chế quản lý chung của đơn vị: các phòng sách tự tìm kiếm khách hàng và

cơ sở cung cấp dịch vụ Kết hợp với quy định chặt chẽ về luân chuyển chứng từ nên dù không thực hiện theo dõi trên sổ chi tiết tài khoản 155, nhưng kế toán hàng hoá vẫn nắm được tình hình nhập xuất tồn thành phẩm, hàng hoá, đặc biệt là theo dõi thời hạn bảo quản của từng lô thành phẩm (ở đây chủ yếu là sách xuất bản theo hợp đồng)

- Phương pháp tính giá xuất thành phẩm theo giá thực tế đích danh phù hợp với hoạt động của đơn vị: số lượng đầu sách lớn nhưng số lượng sách của mỗi đấu sách không nhiều, hầu hết thực hiện theo đơn đặt hàng nên lượng sách bảo quản tại kho không nhiều

Kết hợp với phương pháp kiểm kê định kỳ, nó giúp công tác theo dõi thành phẩm tại kho

và tại phòng Kế toán - Tài vụ đơn giản, nhẹ nhàng mà vẫn đem lại độ chính xác cao

- Phương pháp tổ chức hạch toán chi tiết thành phẩm: phương pháp thẻ song song phù hợp với điều kiện của đơn vị, không đòi hỏi sổ sách công kềnh mà vẫn đảm bảo theo dõi tốt tình hình nhập xuất tồn và tạo điều kiện kết hợp nhịp nhàng công tác kế toán tại phòng kế toán và các kho sách

- Theo tình hình kinh doanh hiên nay, sách xuất bản theo hợp đồng Hợp đồng kinh tế ký kết giữa Nhà xuất bản với khách hàng chiếm tỷ lệ đáng kể Xuất nhập thành phẩm cần thiết xác định giá thành sản xuất để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời trong giao dịch Do đó, việc sử dụng Phiếu tính giá thay thế Phiếu nhập kho rất thuận tiện cho việc xác định giá thành sản phẩm theo đơn đặt hàng, vì Phiếu tính giá là một chứng từ quan trọng phục vụ tính giá thành sản xuất sản phẩm, trên đó thể hiện đầy đủ chi phí phục vụ xuất bản một xuất bản phẩm: chi phí in, chi phí gia công, chi phí nhuận bút, chi khác nếu có

- Các Hoá đơn GTGT do NXB xuất nhất định phải do kế toán lập trong tất cả các trường hợp tiêu thụ thành phẩm, ngoài ra còn phải kèm theo đầy đủ các chứng từ gốc khác có liên quan, vì vậy phòng Kế toán- Tài vụ và Ban giám đốc thực hiện theo dõi, kiểm tra và có điều kiện giúp đỡ các phòng sách một cách tốt nhất trong công tác kinh doanh Điều đó cũng góp phần nâng cao chất lượng báo cáo tài chính và công tác tư vấn kế hoạch về tài chính và sản xuất của phòng Kế toán - Tài vụ

3.1.2. Nhược điểm

 Một thực tế tại đơn vị là mẫu bảng biểu và viêc ghi chép trong bảng biểu do các phòng sách lập chưa được thống nhất Trong khi phòng Tin học và Giáo trình thực hiện soạn thảo các Tờ trình, Phiếu tính giá, Bảng kê sách biếu, nộp, lưu chiểu… bằng máy vi tính thì các phòng khác sử dụng mẫu sẵn có (Do phòng tự thiết kế)hoặc viết tay

Tất cả chứng từ ghi sổ được lập vào thời điểm cuối tháng Đơn vị theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh theo ngày nhưng chứng từ ghi sổ được lập hoàn toàn vào thời điểm cuối tháng, các bảng kê và tổng hợp bảng kê cũng được lập vào thời điểm đó nên công việc cuối tháng thường nhiều, có thể độ chính xác thông tin bị giảm

Cũng thiếu sự thống nhất trong việc quy định cách thiết lập các tài khoản chi tiết và trình bày sổ chi tiết, trình bày bảng kê và tổng hợp các bảng kê Mặc dù hướng chung là thực

hiện chi tiết các tài khoản theo phòng ban, nhưng ký hiệu tài khoản chi tiết của các nhân viên kế toán không có sự thống nhất tuyệt đối Có nhân viên mã hoá bằng các số: VD

5111, 5112, 5113 đối với tài khoản chi tiết của tài khoản Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ; có nhân viên sử dựng cách mã hoá bằng số và ký tự VD TK, KT,

641-TH Việc không thống nhất này gây khó khăn nhất định khi đơn vị tiến hành đối chiếu số liệu

 Nhà xuất bản không sử dụng Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho khi thực hiện xuất nhập thành phẩm, hàng hoá

- Khi nhập kho, thay vì sử dụng Phiếu nhập kho, Nhà xuất bản quy định sử dung Phiếu tính giá và Hoá đơn GTGT cơ sở in xuất Việc thay thế này khá hợp lý vì dựa vào Phiếu tính giá ta vẫn xác định được số lượng, giá trị thành phẩm nhập kho, thời gian thành phẩm được chuyển tới Đồng thời, nếu nhận được Hoá đơn GTGT của cơ sở in ngay thì tiến hành nhập kho luôn, nên việc thay thế này giúp giảm số lượng chứng từ

- Mặt khác, tác dụng chính của Phiếu tính giá là căn cứ xác định chi phí giá thành cho

1 xuất bản phẩm hoàn chỉnh Trong khi thực tế, không phải các công đoạn của quy trình nhân bản (làm phim, chế bản, in, gia công hoàn chỉnh) khi thực hiện xuất bản 1 cuốn sách nào đó không phải hoàn toàn được thực hiện bởi một nhà cung cấp dịch vụ Do vậy, có trường hợp thời điểm lập Phiếu tính giá không đồng nhất với thời điểm nhập kho các bìa, phụ bản

- Đồng thời, việc nhập kho đuợc coi là chính thức khi có Hoá đơn GTGT cơ sở in xuất nên các thành phẩm chỉ có Phiếu tính giá mà chưa có Hoá đơn GTGT phải đới tới thời điểm cuối tháng, khi lập Giấy đề nghị tạm nhâp kèm mới được xác định là nhập kho tạm thời Tực là thành phẩm đó đã được bảo quản tại kho của đơn vị nhưng chi được theo dõi

về mặt số lượng tại kho mà chưa được kế toán ghi nhận về giá trị Việc này cũng có thể gây ảnh hưởng nếu trong quá trình bảo quản có hao hụt, mất mát

- Với trường hợp xuất kho thành phẩm, thiếu Phiếu xuất kho nên không tạo hiệu quả cao nhất cho việc theo dõi xuất thành phẩm Đối với thành phẩm xuất bán lẻ, bán buôn, căn

cứ quan trọng nhất là Hoá đơn GTGT do kế toán hàng hoá lập Đối với xuất kho bán qua bưu điện, fax, net thì kèm theo Hoá đơn GTGT là Đơn đặt hàng Đối với xuất theo hợp đồng, kèm hoá đơn là Hợp đồng kinh tế, Biên bản thanh lý hợp đồng Quy định khá chặt

chẽ nhưng việc luân chuyển thực tế phụ thuộc vào thời gian và trường hợp cần có biên bản thanh lý hợp đồng thì thời điểm xuất kho và thời điểm xuất hoá đơn là khác nhau Tuy rằng chủ yếu các hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và Nhà xuất bản rất nhiều và thường chấp nhận hoàn toàn sản phẩm nhưng vẫn có một vài trường hợp khó khăn khi thời điểm xuất kho và xuất chứng từ không thống nhất

 Nhà xuất bản không sử dụng tài khoản 02- Vật tư, hàng hoá giữ hộ khi hàng về mà chưa có hoá đơn và tài khoản 157- Hàng gửi bán khi xuất sản phẩm cho cơ sở đại lý

 Nội dung hạch toán tài khoản 641 có điểm cần xem xét Tài khoản này theo quy đinh được dùng hạch toán chi phí bán hàng tức là các chi phí phục vụ trực tiếp công tác tiêu thụ thành phẩm, nhưng đơn vị lại sử dụng để theo dõi tình hình của toàn bộ các phòng sách với lý giải: về đặc điểm kinh doanh và đặc điểm quản lý Mục tiêu chung là đạt hiệu quả kinh tế, tiêu thụ thành phẩm nên chi phí nhân viên, chi phí khấu hao, chi phí khác nói chung đều hướng về mục tiêu kinh doanh hiệu quả Đồng thời cách quản lý theo hướng khoán gọn nên phòng kế toán tài vụ không thể theo dõi chính xác nhân viên nào là nhân viên thực hiện công tác kỹ thuật chuyên môn, nhân viên bán hàng, nhân viên kinh doanh, kéo theo không thể theo dõi chi phí của bán hàng cụ thể

3.2.Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê

 Để đáp ứng nhu cầu hoạt động trong thời kỳ hội nhập, Nhà xuất bản cần hoà nhập với "xu thế vi tinh hoá toàn cầu", tức là chú trọng đầu tư máy tính vào các phòng ban

 Đơn vị cần có quy định thống nhất về biểu mẫu, cách soạn thảo các Tờ trình, Phiếu tính giá, Bảng kê sách biếu, nộp, lưu chiểu… Với yêu cầu về thời gian và chất lượng công việc hiện nay các giấy tờ trên nên được soan thảo bằng máy vi tính một mẫu sẵn thiết kế chung cho tất cả các phòng sách Không nên sử dụng giấy tờ viết tay, không những tạo điều kiện thực hiện công việc còn giúp công tác lưu trữ chứng từ hiệu quả hơn

Tổ chức công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản đã đạt những kết quả tốt, tuy nhiên vẫn cần hoàn thiện một số điểm

 Các chứng từ ghi sổ tại đơn vị nên được lập dựa vào các chứng từ gốc và lập hằng ngày Việc lập chứng từ ghi sổ dựa trên các bảng kê và tồng hợp bảng kê như hiện nay khiến sổ

liệu trên Chứng từ ghi sổ mang tính tổng hợp cao, và không khác nhiều số liệu trên các sổ cái Như vậy công tác kế toán không bị dồn vào thời điểm cuối tháng

 Đơn vị cũng nên khăc phụ sự thiếu thống nhất trong việc quy định cách thiết lập các tài khoản chi tiết, trình bày sổ chi tiết, trình bày bảng kê và tổng hợp các bảng kê Theo hướng chung là thực hiện chi tiết các tài khoản theo phòng ban, nhưng ký hiệu tài khoản chi tiết của các nhân viên kế toán nên sử dụng cách mã hoá bằng các số: VD 5111, 5112, 5113

 Kế toán nên sử dụng Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho khi nhập xuất thành phẩm để tạo sự thống nhất về mặt chứng từ Mặc dù khối lượng chứng từ tăng lên khá nhiều vì với mỗi đơn hàng còn phải kèm các chứng từ pháp lý khác, nhưng các Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho giúp theo dõi chính xác và chi tiết các loại hàng hoá khác nhau Đặc biệt là khi đơn vị

sử dụng dịch vụ của các cơ sở khác nhau để sản xuất cùng đầu sách Với sự linh hoạt trong giao dịch thì việc nhập bìa, ruột, phụ bản của cùng 1 đầu sách đang diễn ra phổ biến hơn

Do vậy, công tác kế toán hàng hoá sẽ trở nên phức tạp hơn, đòi hòi chính các cao hơn

 Tài khoản 02- Vật tư, hàng hoá giữ hộ cũng cần được sử dụng trong quá trình hạch toán Mặc dù đơn vị theo dõi thành phẩm theo phương pháp kiểm kê định kỳ, nhưng việc nhập thành phẩm vẫn phải được quan tâm triệt để Khoảng cách thời gian giữa thời điểm giao hàng và thời điểm nhận hoá đơn (Phải có biên bản thanh lý hợp đồng trước hoặc kèm theo) của cơ sở cung cấp dịch vụ thường không có hoặc rất ngắn như hiện nay thì bỏ qua hạch toán hàng giữ hộ vẫn đáp ứng yêu cầu thông tin Nhưng trong thời gian tơi, khi công tác kinh doanh phát triển hơn thì sử dụng tài khoản 02 là cần thiết Nó giúp thông tin về hàng hoá trở nên rõ ràng và chính xác, đảm bảo quyền lợi về pháp lý của đoơ vị nếu có xảy ra hao hụt, mất mát

 Khi giao hàng đại lý, đơn vị nên sử dụng tài khoản 157 Việc theo dõi này tách thành phẩm tồn kho nhà xuất bản và thành phẩm tồn kho tại cơ sở đại lý, mặc dù về thực chất hàng gửi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị Với mục tiêu tập trung vào kinh doanh, tiêu thụ thành phẩm và quy mô kinh doanh ngày càng tăng thì kênh phân phối đại lý đang và sẽ được sử dụng nhiều hơn, việc theo dõi riêng biệt ra như vậy sẽ đem lại hiệu quả quản lý kinh tế cao hơn

 Nhà xuất bản hiên nay đang rất khuyến khích cá nhân, đơn vị thực hiện ký kết hơp đồng phát hành sách để tăng cường công tác tiêu thụ Như vậy, chi phí phát hành sách trong tương lai sẽ không chỉ chiếm một tỉ lệ nhỏ, tức là chi phí phục vụ trực tiếp công tác tiêu thụ thành phẩm, chi phí phát hành sách, chi phí vận chuyển khi phát hành, chi phí nhân viên kinh doanh, cần được thông tin một cách chính xác hơn Thực tế là lý giải về mục tiêu kinh doanh và đặc điểm quản lý là hợp lý Do vậy, cần chi tiết tài khoản 641 theo hướng tách bạch chi phí bán hàng với các chi phí khác

 Đơn vị cũng cần chú ý hơn tới kế toán thành phẩm trong trường hợp biếu tặng, tham gia phục vụ hội nghị Khi tham gia hội nhập, tăng cường quảng bá, việc tham gia hội nghị, tham gia triển lãm giới thiệu là một công tác tất yếu, không chỉ giúp tăng cường hình ảnh của Nhà xuất bản, đẩy mạnh doanh thu mà cũng làm tăng chi phí mô giới Một cách giới thiệu hiệu quả là sử dụng sản phẩm của đơn vị, tức là sách để tặng, khuyến mại cũng có khả năng tăng lên Do vậy, hạch toán thành phẩm dem biếu tăng, phục vụ hội nghị, triểm lãm cần được xem xét nhiều hơn

KẾT LUẬN

Sau thời gian thực tập tại Nhà xuất bản Thống kê, em đã thu được những hiểu biết nhất định về quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của một đơn vị trong thực tế và công tác tổ chức và thực hiện hạch toán kế toán tại một đơn vị cụ thể

Qua quá trình tìm hiểu chung và tìm hiểu phần hành kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, em rút ra đuợc một số nhận xét chung nhất về công tác tổ chức kế toán và việc thực hiện hạch toán kế toán tại đơn vị Công tác kế toán thực hiện đúng theo quy định của chếđộ kế toán hiện hành và vận dụng một các linh hoạt những quy định góp phần tạo nên

sự nhịp nhàng trong hoạt động, tạo hiệu quản trong quá trình kinh doanh của toàn đơn vị Bên cạnh những mặt mạnh đã phát huy được, doanh nghiệp còn một số vướng mắc khó có thể tránh khỏi do những đặc thù cụ thể Mặc dù kiến thức lý thuyết chưa vững vàng, khiến thức thực tế rất ít ỏi, em chỉ đưa được một số ý kiến hạn chế mong có thể góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung và kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm nói riêng tại đơn vị Hy vọng rằng ý kiến dó sẽ có tác dụng tôt đối với doanh nghiệp

Cuối cùng em xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn của cô giáo Phạm Thị Thuỷ và các

cô, các anh chị trong phòng Kế toán- Tài vụ Nhà xuất bản Thống kê đã nhiệt tình chỉ bảo suốt thời gian thực tập

Hà Nội , tháng 05 năm 2009

Sinh viên

Nguyễn Thị Hoa