Ngoại tệ của công ty được hạch toán theo phương pháp tỷ giá thực tế. Khi có hoạt động liên quan đến ngoại tệ như ký quỹ, công ty phải mua ngoại tệ của ngân hàng. Tỷ giá được xác định là tỷ giá ngày mua vào do ngân hàng thông báo. Sau đó, khi hạch toán các nghiệp vụ có liên quan doanh nghiệp sẽ hạch toán theo tỷ giá này, có nghĩa là không quan tâm đến chênh lệch, biến động tỷ giá.
Tuy việc này làm giảm nhẹ được nhiều khâu trong công tác kế toán, làm đơn giản quá trình hạch toán kế toán các nghiệp vụ nhưng như vậy không theo dõi được những biến động của tỷ giá ngoại tệ, không phản ánh đúng số dư các tài khoản có gốc ngoại tệ cũng như chi phí thực tế của hoạt động có liên quan đến ngoại tệ.
Với hoạt động giao dịch ngoại tệ diễn ra khá nhiều, số tiền có giá trị khá lớn, nếu theo dõi biến động tỷ giá công ty sẽ phản ánh đúng hơn chi phí hay giá trị của khối lượng giao dịch. Đặc biệt khi tỷ giá có những biến động liên tục thì việc theo dõi càng trở nên cần thiết, phản ánh đúng hơn giá vốn hàng hóa nhập khẩu.
Ngoài ra, hiện nay công ty chưa có chính sách dự trữ ngoại tệ. Mỗi khi thực hiện hợp đồng ngoại, công ty phải dùng tiền VND để mua số ngoại tệ bằng với giá trị hợp đồng. Trong nhiều trường hợp việc mua ngoại tệ có thể sẽ không thể thực hiện được ngay mà phải đợi 2 – 3 ngày, làm ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện hợp đồng. Hơn nữa, công ty không chủ động được giá xuất ngoại tệ. Điều này đặc biệt bất lợi khi có những biến động lớn về ngoại tệ trên thị trường, nhất là khi thị trường ngoại hối của Việt Nam đã gia nhập vào thị trường quốc tế.
Một hạn chế nữa trong việc hạch toán vốn bằng tiền là việc theo dõi tiền ký quỹ mở L/C nhập khẩu hàng hóa chưa hợp lý do chưa mở và sử dụng TK 1388 – ký quỹ mở L/C để theo dõi tiền đặt cọc thực hiện thủ tục xin mở L/C, theo dõi thanh toán với người bán mà công ty theo dõi số tiền này trên TK 1122. Điều này không thực hiện theo đúng chế độ doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Để khắc phục những hạn chế trên đây, công ty nên chủ động dự trữ ngoại tệ, việc này không những giúp công ty chủ động trong việc thực hiện hợp đồng ngoại đồng thời cũng kiểm soát được tỷ giá xuất ngoại tệ, phản ánh đúng hơn giá trị hàng hóa, chủ động trước những biến động của thị trường.
Việc hạch toán liên quan đến ngoại tệ nên được thực hiện như sau: Khi ký quỹ, mua ngoại tệ:
a. Nợ TK 1388 – ký quỹ: Tỷ giá thực tế
Nợ TK 1122 (chi tiết loại ngoại tệ): Tỷ giá thực tế Có TK 1121.
b. Nợ TK 007 (chi tiết loại ngoại tệ): Số nguyên tệ Khi ghi nhận các khoản phải trả nhà cung cấp:
Nợ TK 156
Có TK 331: Tỷ giá thực tế ngày nhận nợ Khi thanh toán:
a. Nợ TK 331: Tỷ giá ngày nhận nợ Nợ TK 635/Có TK 515: Chênh lệch
Có TK 1388: Tỷ giá ngày ký quỹ Có TK 1122: Tỷ giá xuất