• Hợp đồng nhập khẩu (Sales contract):
Đây là chứng từ xác định mối quan hệ thương mại giữa bên mua và bên bán. Nó là một chứng từ rất quan trọng để xác định quyền lợi cũng như nghĩa vụ của các bên trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa. • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):
Là chứng từ cơ bản trong các chứng từ hàng hóa. Hóa đơn do người bán lập sau khi đã gửi hàng nhằm yêu cầu người mua trả tiền theo tổng số hàng đã được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thương mại là cơ sở cho việc theo dõi, thực hiện các hợp đồng và khai báo hải quan, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán và phương thức chuyên chở hàng. Hóa đơn thương mại được lập thành nhiều bản và dùng cho nhiều việc khác nhau: xuất trình cho ngân hảng để yêu cầu ngân hàng thanh toán tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, cho cơ quan quản lý ngoại hối để xin cấp ngoại tệ, cho hải quan để tính thuế.
Là chứng từ xác nhận chất lượng hàng hóa. Người cấp giấy chứng nhận sản xuất có thể là người sản xuất cũng có thể là cơ quan chuyên môn như Cục kiểm nghiệm hàng hóa xuất nhập khẩu hay công ty giám định.
• Bảng kê chi tiết (Specification):
Là chứng từ trong đó thống kê tất cả các loại hàng và các mặt hàng của lô hàng trên hóa đơn hoặc trên hợp đồng.
• Phiếu đóng gói (Packing list):
Là một chứng từ hàng hóa do nhà cung cấp lập ra để liệt kê những mặt hàng, những loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin):
Là chứng từ do phòng Thương mại của nước xuất khẩu cấp cho nhà cung cấp xác nhận nơi sản xuất hoặc nguồn gốc hàng hóa.
• Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity):
Là chứng từ xác nhận số lượng hàng hóa mà người bán giao cho người mua. Giấy này có thể do cục kiểm nghiệm phẩm chất hàng hóa xuất nhập khẩu hoặc công ty giám định cấp hoặc do đơn vị xuất khẩu lập và được công ty giám định hay hải quan kiểm nghiệm và xác nhận.
• Vận đơn (Bill of lading – B/L hoặc Bill of air – B/A):
Là chứng từ chuyên chở hàng hóa do người vận chuyển cung cấp cho chủ hàng nhằm xác định quan hệ pháp lý giữa người vận chuyển với chủ hàng.
• Bảo hiểm đơn (Insurance policy):
Là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm. Bảo hiểm đơn có tác dụng xác nhận đã ký kết một hợp đồng bảo
hiểm và các điều khoản của hợp đồng đó, đây là chứng từ cần thiết để khiếu nại công ty bảo hiểm và để nhận tiền bồi thường bảo hiểm khi gặp rủi ro.
• Hóa đơn hải quan:
Hóa đơn này thuận tiện cho việc thống kê của hải quan nước nhập khẩu, thuận tiện cho việc xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Hóa đơn hải quan còn được dùng để ngăn chặn việc bán phá giá, mặt khác nó còn xác định chính xác giá của hàng hóa nhằm ngăn chặn việc báo giá giả để trốn thuế.
Ngoài các chứng từ do phía nước ngoài cung cấp phần hành kế toán nhập khẩu còn sử dụng các chứng từ sau:
• Tờ khai hải quan • Biên lai thu thuế • Phiếu nhập kho
• Giấy báo nợ của ngân hàng • Phiếu thu, chi tiền mặt • Giấy đề nghị nhập hàng hóa
• Bản dịch hóa đơn của nhà cung cấp nước ngoài • Biên bản xác nhận tình trạng thiết bị
Đối với phương thức nhập khẩu trực tiếp, phòng kinh doanh tiến hành tìm hiểu khách hàng trong nước và nhà cung cấp nước ngoài. Phòng kinh doanh lập giấy đề nghị nhập hàng và phương án kinh doanh trình giám đốc xem xét và phê duyệt. Giám đốc căn cứ vào điều kiện thực tế sẽ viết giấy ủy quyền cho phó giám đốc kinh doanh hoặc trưởng phòng kinh doanh thay mặt giám đốc ký kết hợp đồng nhập khẩu thông qua hình thức đàm phán giao dịch trực tiếp
hoặc thông qua các đơn chào hàng của nhà cung cấp nước ngoài. Khi hợp đồng đã được ký kết phòng kinh doanh chuyển bản hợp đồng chính và đơn xin mở L/C để làm thủ tục mở L/C. Ngân hàng gửi cho bên bán một bản L/C, bên bán (nhà xuất khẩu) tiến hành kiểm tra nội dung L/C xem có phù hợp không, nếu thỏa mãn các điều kiện đã ký kết trong hợp đồng thì sẽ tiến hành chuyển hàng và lập một bộ chứng từ gửi cho ngân hàng. Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng mở L/C, ngân hàng sẽ kiểm tra và yêu cầu cán bộ của công ty kiểm tra lại, nếu thấy hợp lý thì đồng ý trả tiền cho ngân hàng để thanh toán cho nhà xuất khẩu, đồng thời ngân hàng sẽ trao bộ chứng từ này cho công ty để đi nhận hàng. Nhân viên kinh doanh của công ty sẽ trực tiếp nhận hàng tại cảng và vận chuyển hàng về nhập kho của công ty.