Những vấn đề chung về NVL
Khái niệm, đặc điểm, vai trò của NVL trong hoạt động sản xuất kinh doanh
1.1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu ( NVL) là đối tợng lao động và là một trong
Ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất bao gồm nguyên vật liệu (NVL), trong đó NVL không giữ nguyên hình thái ban đầu mà tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định Giá trị của NVL được chuyển toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới hoặc vào chi phí sản xuất trong kỳ Dưới hình thái hiện tại, NVL là một phần quan trọng của tài sản lưu động, trong khi dưới hình thái giá trị, nó thể hiện thành vốn lưu động.
1.1.1.2 Đặc điểm nguyên vật liệu
Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động, bao gồm các nguyên vật liệu (NVL) được thể hiện dưới dạng vật hóa Chẳng hạn, trong doanh nghiệp sản xuất bóng điện và ổ điện, NVL có thể là thuỷ tinh và đồng; trong ngành dệt, là sợi; trong ngành đóng giày, là da; trong ngành may mặc, là vải; và trong ngành cơ khí chế tạo, là sắt thép Ngoài ra, cát, đá, và xi măng được sử dụng trong doanh nghiệp chế tạo bêtông đúc sẵn cũng là những đối tượng lao động quan trọng.
Khác với tài liệu lao động, nguyên vật liệu (NVL) chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất cụ thể Trong quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, NVL sẽ bị tiêu hao hoàn toàn hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra sản phẩm cuối cùng.
Các đặc điểm này đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, bao gồm quy trình tính giá, hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu (NVL) đóng vai trò quan trọng, là cơ sở vật chất cấu thành sản phẩm và là yếu tố thiết yếu trong quy trình sản xuất kinh doanh Việc cung cấp NVL kịp thời có ảnh hưởng lớn đến quy trình sản xuất, trong khi chất lượng của NVL quyết định chất lượng của sản phẩm và hàng hóa.
Xét về cả mặt hiện vật và giá trị nguyên vật liệu, đây là những yếu tố thiết yếu trong bất kỳ quá trình tái sản xuất nào Vì vậy, các doanh nghiệp cần nâng cao sự chú trọng đến những yếu tố này để đảm bảo hiệu quả sản xuất.
Yêu cầu quản lý NVL trong các đơn vị sản xuất
NVL (Nguyên vật liệu) là yếu tố quan trọng trong sản xuất kinh doanh, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí Quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng NVL giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận Để tránh nhầm lẫn trong quản lý NVL, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống danh điểm và số danh điểm rõ ràng, tương ứng với quy cách, chủng loại của NVL Doanh nghiệp cũng nên thiết lập định mức tồn kho tối đa và tối thiểu để duy trì mức dự trữ hợp lý, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu NVL Định mức tồn kho còn là cơ sở cho kế hoạch thu mua và tài chính Để bảo quản NVL hiệu quả, doanh nghiệp cần có kho tàng đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, nhân viên thủ kho có phẩm chất và chuyên môn cao, đồng thời quản lý chặt chẽ các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh việc kiêm nhiệm không cần thiết.
Trong khâu thu mua, cần chú ý rằng mỗi loại vật liệu đều có tính chất, công dụng và mức độ tiêu hao khác nhau Việc thu mua phải đảm bảo đủ số lượng và chất lượng cao, đồng thời chỉ cho phép hao hụt trong định mức cho phép Đặc biệt, cần quan tâm đến chi phí thu mua để tối ưu hóa chi phí vật liệu.
Để đảm bảo chất lượng vật liệu, việc bảo quản cần tuân thủ đúng quy định và chế độ phù hợp với tính chất lý hóa của từng loại Cần tránh sự lẫn lộn giữa các loại vật liệu khác nhau, vì điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng sản phẩm.
Để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục và tránh tình trạng ứ đọng vốn, doanh nghiệp cần xây dựng định mức dự trữ tối đa và tối thiểu.
Để sử dụng vật liệu một cách hiệu quả, cần xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao và dự toán chi phí hợp lý Hệ thống này không chỉ phải đầy đủ cho từng bộ phận sản xuất mà còn cần được cải tiến liên tục nhằm đạt được các tiêu chuẩn tiên tiến trong việc tiết kiệm vật liệu.
Nhiệm vụ kế toán NVL
Để đảm bảo thông tin về quản lý nguyên vật liệu (NVL) trong doanh nghiệp được cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác, kế toán NVL cần thực hiện một số nhiệm vụ quan trọng.
Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng, chất lợng và giá thành thực tế của NVL nhập kho.
Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị nguyên vật liệu xuất kho là rất quan trọng Đồng thời, cần kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao để đảm bảo hiệu quả trong quản lý tài nguyên.
Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh.
Để tối ưu hóa quản lý tồn kho, doanh nghiệp cần tính toán và phản ánh chính xác số lượng cùng giá trị nguyên vật liệu (NVL) Việc này giúp phát hiện kịp thời tình trạng thiếu, thừa, ứ đọng hoặc kém phẩm chất của NVL, từ đó có biện pháp xử lý nhanh chóng nhằm giảm thiểu thiệt hại có thể xảy ra.
Sự cần thiết phải tổ chức kế toán NVL
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu của sản xuất kinh doanh, và mối quan hệ giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được chú trọng Các doanh nghiệp đang nỗ lực giảm chi phí sản xuất để hạ giá thành sản phẩm, trong đó kế toán nguyên vật liệu (NVL) đóng vai trò quan trọng, chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí Việc hoàn thiện kế toán NVL không chỉ nâng cao hiệu quả kinh tế mà còn đảm bảo chất lượng sản phẩm và uy tín công ty Do đó, tổ chức quản lý và hạch toán NVL một cách hiệu quả sẽ mang lại lợi ích kinh tế lớn cho doanh nghiệp, giúp họ tạo ra thế mạnh trên thị trường.
Phân loại và tính giá NVL
Phân loại NVL
NVL sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt công việc quản lý và hạch toán NVL.
1.2.1.1 Phân loại NVL theo công dụng kinh tế
Trong quản lý và hạch toán tại các doanh nghiệp, việc phân loại nguyên vật liệu (NVL) thường dựa trên vai trò và tác dụng của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh Theo tiêu chí này, NVL được chia thành các loại khác nhau, phản ánh sự đa dạng và chức năng của chúng trong hoạt động sản xuất.
Nguyên vật liệu chính: là những nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm.
Nguyên vật liệu phụ là những vật liệu hỗ trợ trong quá trình sản xuất và kinh doanh, giúp cải thiện tính năng và chất lượng sản phẩm khi kết hợp với nguyên vật liệu chính Chúng cũng đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động hiệu quả và đáp ứng các nhu cầu kỹ thuật cũng như quản lý trong doanh nghiệp.
Nhiên liệu, bao gồm than đá, than bùn, củi, xăng và dầu, là nguồn tạo nhiệt năng quan trọng trong các doanh nghiệp Mặc dù được coi là vật liệu phụ, nhiên liệu được tách riêng do vai trò lớn trong sản xuất và tiêu dùng, ảnh hưởng đáng kể đến nền kinh tế quốc dân Quản lý và yêu cầu kỹ thuật liên quan đến nhiên liệu cũng khác biệt so với các loại vật liệu phụ thông thường.
Phụ tùng thay thế: là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động
Thiết bị và vật liệu XDCB: là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, XDCB.
Vật liệu khác: là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi.
Hạch toán theo phân loại NVL giúp phản ánh tổng quát về giá trị cho từng loại nguyên vật liệu Để nâng cao tính tiện lợi và tránh nhầm lẫn trong quản lý và hạch toán số lượng cũng như giá trị, các doanh nghiệp cần xây dựng "Sổ danh điểm vật liệu" Sổ này sẽ thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính và giá hạch toán cho từng danh điểm nguyên vật liệu.
1.2.1.2 Phân loại theo nguồn hình thành NVL
* NVL nhập từ bên ngoài: là NVL do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh…
* NVL tự chế: là NVL do doanh nghiệp tự sản xuất.
Phân loại nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố quan trọng trong việc lập kế hoạch thu mua và sản xuất, đồng thời cũng là cơ sở để xác định giá trị vốn của NVL khi nhập kho.
1.2.1.3 Phân loại theo chức năng
* NVL dùng cho sản xuất kinh doanh
* NVL dùng cho bán hàng
* NVL dùng cho quản lý doanh nghiệp
Tính giá NVL
Tính giá nguyên vật liệu (NVL) là một công việc quan trọng trong tổ chức hạch toán NVL, giúp biểu hiện giá trị của NVL bằng thước đo tiền tệ theo các phương pháp nhất định Việc tính giá chính xác không chỉ đảm bảo tính chân thực và thống nhất mà còn góp phần vào việc quản lý NVL một cách chặt chẽ và hiệu quả.
Theo chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho, hàng tồn kho được định giá theo giá gốc Tuy nhiên, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, thì phải ghi nhận theo giá trị thuần có thể thực hiện.
1.2.2.1 §èi víi NVL nhËp kho
NVL có thể đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau do đó giá vốn thực tế cũng đợc đánh giá khác nhau Trên thực tế đối với:
Giá thực tế của hàng nhËp kho
Giá trị hàng mua theo hoá đơn (cả
ThuÕ nhËp khÈu (nÕu cã)
+ Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp trực tiếp:
+ Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp khấu trừ:
Giá thực tế của Giá mua ghi trên hoá +
Hàng nhập kho đơn(không có VAT) mua thùc tÕ khÈu(nÕu cã) + Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến:
Giá thực tế của Giá thực tế của hàng +
Chi phÝ liên hàng nhập kho xuÊt kho chÕ biÕn ngoài chế biÕn quan khác
+ §èi víi NVL của hàng nhËp kho hàng xuất kho chÕ biÕn chÕ biÕn thùc tÕ + Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh:
Giá thực tế của hàng nhập kho (giá trị vốn)
Giá thoả thuận giữa các bên liên doanh
Chi phí liên quan (nÕu cã) + Đối với NVL đợc tặng thởng viện trợ:
Giá thực tế của hàng nhËp kho
= Giá mua của vật liệu đang bán trên thị trờng
Đối với phế liệu thu hồi từ sản phẩm hỏng hoặc tài sản định thanh lý, giá nhập kho được xác định dựa trên giá trị có thể sử dụng, giá trị có thể bán được hoặc giá trị ước tính.
1.2.2.2 §èi víi NVL xuÊt kho
+) Tính theo giá thực tế
Mỗi doanh nghiệp sản xuất cần tính toán chính xác lượng nguyên vật liệu (NVL) xuất kho để đáp ứng các nhu cầu và đối tượng khác nhau Việc này phụ thuộc vào đặc điểm của từng hoạt động, yêu cầu quản lý và trình độ của kế toán, từ đó có thể áp dụng các phương pháp tính toán phù hợp.
* Phơng pháp nhập trớc-xuất trớc(FIFO)
Phương pháp này xác định giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho dựa trên nguyên tắc "nhập trước, xuất trước" (FIFO) Theo đó, nguyên vật liệu được xuất kho sẽ được tính theo giá thực tế của lần nhập tương ứng.
Ưu điểm : Phơng pháp này tính toán đơn giản, dễ làm và t- ơng đối hợp lý, cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời.
Phương pháp này có nhược điểm là yêu cầu tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu (NVL) và hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá, dẫn đến tốn nhiều công sức Hơn nữa, phương pháp này khiến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với biến động giá thị trường của NVL Do đó, nó chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL và số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.
* Phơng pháp nhập sau - xuất trớc (LIFO)
Phương pháp này tính giá thực tế xuất kho của nguyên vật liệu (NVL) dựa trên giả định rằng lô hàng nhập kho sau sẽ được xuất dùng trước Do đó, việc tính giá xuất của NVL được thực hiện ngược lại so với phương pháp nhập trước - xuất trước.
Phương pháp này có ưu điểm là tính toán đơn giản và dễ thực hiện, giúp kế toán xác định giá nguyên vật liệu xuất kho một cách kịp thời Điều này đặc biệt quan trọng vì nó cho phép chi phí kinh doanh của doanh nghiệp điều chỉnh nhanh chóng theo biến động giá cả thị trường của nguyên vật liệu.
Phương pháp này có nhược điểm là cần phải tính giá cho từng danh điểm nguyên vật liệu (NVL) và hạch toán chi tiết tồn kho NVL theo từng loại giá, dẫn đến việc tốn nhiều công sức.
* Phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều.
Theo phương pháp này, giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ được xác định dựa trên giá trị thực tế Đồng thời, lượng nguyên vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân cũng được sử dụng để tính toán giá thực tế xuất trong kỳ.
Giá thực tế NVL xuất dùng = Số lợng NVL xuất dùng x Giá đơn vị bình quân
Giá thực tế b×nh qu©n Giá thực tế tồn ®Çu kú
+ Giá thực tế nhập trong kú
Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ
Giá trị thực tế của nguyên vật liệu (NVL) phụ thuộc vào số lượng nhập trong kỳ và tồn đầu kỳ, và chỉ có thể xác định tại thời điểm cuối kỳ Trong suốt kỳ, NVL sẽ được ghi nhận theo giá tạm tính và sẽ được điều chỉnh vào cuối kỳ để phản ánh giá trị thực tế.
Phương pháp này có ưu điểm là độ chính xác tương đối cao, đồng thời giúp giảm bớt khối lượng công việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu so với các phương pháp nhập trước - xuất trước và nhập sau - xuất trước.
Nhược điểm của phương pháp này là chỉ thực hiện vào cuối kỳ, dẫn đến công việc bị dồn dập và ảnh hưởng đến quyết toán cuối kỳ Hơn nữa, phương pháp này không phản ánh được sự biến động của giá cả Nó phù hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu và tần suất nhập-xuất linh hoạt.
* Phơng pháp bình quân sau mỗi lần nhập:
Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán cần xác định giá bình quân cho từng danh mục nguyên vật liệu (NVL) Dựa trên giá đơn vị bình quân và lượng NVL xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp, kế toán sẽ tính toán giá thực tế của NVL xuất kho.
Giá bình quân sau mỗi lÇn nhËp
Giá tồn trớc khi nhập + Giá thực tế nhập kho
Số lợng tồn trớc khi nhập + Số lợng nhập kho
Phương pháp này mang lại ưu điểm lớn khi xuất kho, vì giá trị của nguyên vật liệu (NVL) đã được xác định trước, giúp tránh việc điều chỉnh vào cuối kỳ Điều này không chỉ đảm bảo độ chính xác cao mà còn phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả.
Nh ợc điểm : Phơng pháp này mất nhiều công sức, thời gian, chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vật liệu ít.
* Phơng pháp bình quân cuối kỳ trớc
Nội dung kế toán NVL
Kế toán chi tiết NVL
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu (NVL) là quá trình hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán dựa trên các chứng từ nhập, xuất kho, phân loại và nhóm NVL theo số lượng và giá trị Doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống chứng từ và mở sổ kế toán chi tiết để tăng cường quản lý NVL Công việc này đòi hỏi phản ánh chính xác tình hình biến động của vật tư về số lượng, chất lượng và giá trị theo từng loại và kho Hiện nay, trong thực tiễn kế toán ở Việt Nam, có ba phương pháp hạch toán chi tiết vật tư được áp dụng: phương pháp thẻ song song, phương pháp số đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số d.
Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, trình độ kế toán và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn phơng pháp hạch toán cho phù hợp.
1.3.1.1 Phơng pháp thẻ song song
Theo phương pháp này, thủ kho sử dụng chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu (NVL) để ghi chép vào “Thẻ kho” theo từng danh điểm trong kho Kế toán NVL cũng dựa vào các chứng từ này để ghi số lượng và tính giá trị NVL nhập xuất vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” Cuối kỳ kế toán, việc đối chiếu số liệu trên các thẻ này được thực hiện để đảm bảo tính chính xác.
Thẻ kế toán chi tiết vật liệu được liên kết với thẻ kho do thủ kho cung cấp, và từ Sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán sẽ lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập – xuất - tồn vật liệu theo từng loại nguyên vật liệu Điều này giúp đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp về nhập và xuất vật liệu.
Tại kho, thủ kho sử dụng "Thẻ kho" để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng Thẻ kho được phòng kế toán mở và cấp phát cho từng loại vật liệu Sau khi hoàn tất việc ghi chép các chỉ tiêu, kế toán sẽ giao thẻ cho thủ kho để quản lý.
Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép hàng ngày tình hình nhập-xuất nguyên vật liệu (NVL) theo số lượng và giá trị Cuối tháng, thủ kho và kế toán vật liệu tiến hành đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ chi tiết Dựa trên sổ chi tiết, kế toán lập bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn để đối chiếu với kế toán.
Sổ kế toán tổng hợp vÒ vËt liệu( Bảng kê
Thẻ kế toán chi tiÕt vËt liệu Thẻ kho
PhiÕu nhËp kho, xuÊt kho
Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu
* Ưu điểm: Phơng pháp thẻ song song ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu.
Phương pháp này có nhược điểm là chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có ít loại vật liệu và khối lượng giao dịch nhập xuất không thường xuyên Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán thường xuyên trùng lặp, dẫn đến tốn nhiều công sức.
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL Theo phơng pháp thẻ song song.
Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng §èi chiÕu
1.3.1.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Tại kho, việc theo dõi số lượng từng loại nguyên vật liệu cần được thực hiện thông qua phương pháp thẻ song song, trong đó mở thẻ kho là điều cần thiết.
Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng "sổ đối chiếu luân chuyển" để ghi chép số lượng và giá trị của từng loại vật tư theo từng kho Sổ này được cập nhật hàng tháng vào cuối tháng, dựa trên tổng hợp các chứng từ nhập và xuất phát sinh trong tháng, với mỗi loại vật tư chỉ được ghi một dòng.
Cuối tháng đối chiếu số lợng NVL trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.
* Ưu điểm: Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ công việc hơn so với phơng pháp thẻ song song
Việc ghi chép thông tin hiện tại còn trùng lặp và chủ yếu dồn lại vào cuối tháng, dẫn đến việc cung cấp thông tin chậm Hệ thống kho tàng phân tán và quản lý tổng hợp chưa được thực hiện hiệu quả, đồng thời việc đối chiếu thông tin cũng không diễn ra thường xuyên.
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL
Theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
PhiÕu nhËp kho Bảng kê nhËp vật liệu
Sổ đối chiÕu lu©n chuyÓn
Bảng tổng hợp nhËp xuÊt
Sổ kÕ toán tổng hợp vÒ vật liệu Thẻ kho
Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiÕu
Đối với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu (NVL) và số lượng chứng từ nhập, xuất lớn cho mỗi loại, phương pháp hạch toán chi tiết NVL phù hợp nhất là phương pháp số d.
Tại kho, thủ kho cần mở thẻ kho và ghi chép theo phương pháp ghi thẻ song song Cuối tháng, thủ kho phải chuyển số tồn kho từ thẻ kho vào sổ số d ở cột số lượng.
Theo quy định, thủ kho phải tổng hợp toàn bộ chứng từ nhập và xuất theo từng nhóm vật tư, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán cùng với các chứng từ gốc.
Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán cần định kỳ (3-5 ngày) xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, đồng thời thu nhận chứng từ Sau khi nhận chứng từ, kế toán sẽ kiểm tra, tính giá trị, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ Tiếp theo, kế toán ghi vào “Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn vật t”, bảng này được mở cho từng kho, với mỗi kho có một tờ và mỗi danh điểm vật t được ghi một dòng.
Cuối tháng, kế toán xác định số tồn kho cuối kỳ dựa trên giá trị tiền tệ của từng loại vật tư trong bảng luỹ kế Số tồn kho này được sử dụng để đối chiếu với sổ số d và kế toán tổng hợp, đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Sơ dồ 1.3 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL
Theo phơng pháp sổ số d
Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; §èi chiÕu
1.3.2 Kế toán tổng hợp NVL
NVL là tài sản lưu động quan trọng của doanh nghiệp, thường xuyên được nhập và xuất kho Tùy thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp, có nhiều phương thức kiểm kê khác nhau Một số doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất kho, trong khi những doanh nghiệp khác chỉ kiểm kê một lần vào cuối kỳ Hai phương thức kiểm kê này tương ứng với hai phương pháp tổng hợp trong kế toán NVL và hàng tồn kho, đó là KKTX và KKĐK.
1.3.2.1 Phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX)
Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dự phòng giảm giá là một khái niệm quan trọng trong kế toán, thể hiện sự xác nhận về việc giảm giá trị tài sản Điều này xảy ra do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không thể dự đoán chính xác.
Trị giá NVL dùng tkú dddùngdungdùđùu ntkú
Chiết khấu TM hoặc trả lại NVL cho ng ời bán
Kết chuyển trị giá NVL tồn cuối kú
Trị giá NVL mua trong kỳ
Kết chuyển trị giá NVL tồn đầu kú
Cuối niên độ kế toán, khi giá trị thuần có thể thực hiện của nguyên vật liệu (NVL) thấp hơn giá gốc, cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng này được xác định bằng chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho và giá trị thuần có thể thực hiện.
Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phải lập cho từng thứ, từng nhóm có tính chất nh nhau.
- Tài khoản sử dụng: Tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”.
Bên Nợ : Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán.
Bên Có: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán.
D Có: Giá trị đự phòng giảm giả hàng tồn kho hiện có.
Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối kỳ kế toán năm nay cao hơn khoản đã lập vào cuối kỳ năm trước, thì số chênh lệch này sẽ được lập thêm.
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán ( chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trong trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng đã lập vào cuối kỳ kế toán năm trước, số chênh lệch này sẽ được hoàn nhập.
Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán ( chi tiết dự phòng g iảm giá hàng tồn kho)
Đặc điểm hạch toán vật liệu tại một số nớc trên thÕ giíi
Trong bối cảnh phát triển kinh tế hiện nay, Việt Nam đang áp dụng những ưu điểm của kế toán quốc tế vào hệ thống kế toán trong nước Điều này nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán, tăng cường hiệu quả quản lý kinh tế và đáp ứng xu hướng toàn cầu hóa.
1.3.4.1 Đặc điểm hạch toán vật liệu tại Anh a/ Phơng pháp theo dõi hàng tồn kho :
*Phơng pháp theo dõi tồn kho định kỳ:
Phương pháp này phù hợp cho các công ty công nghiệp kinh doanh hàng hóa có đơn giá thấp, cho phép không cần tính nguyên giá hàng bán sau mỗi giao dịch bán hàng, mà chỉ thực hiện một lần vào cuối mỗi kỳ kế toán.
Nguyên giá =Tồn kho đầu kỳ + hàng mua trong kỳ - Tồn cuối kỳ
*Phơng pháp theo dõi tồn kho liên tục:
Phơng pháp này thích hợp cho các công ty kinh doanh những mặt hàng có đơn giá cao nh xe hơi, tivi, đồ trang sức …
Để thiết lập hệ thống kiểm tra nội bộ hiệu quả cho hàng tồn kho, phương pháp theo dõi liên tục giúp cập nhật từng nghiệp vụ mua bán hàng ngày và phản ánh số lượng hàng tồn kho tại công ty vào bất kỳ thời điểm nào Cụ thể, khi hàng hóa được mua vào, nguyên giá sẽ được ghi vào tài khoản hàng tồn kho, trong khi khi hàng hóa được bán ra, nguyên giá sẽ được chuyển từ tài khoản hàng tồn kho sang tài khoản nguyên giá hàng bán.
Theo quy ứớc kế toán, hàng tồn kho đợc định giá theo ba ph- ơng pháp sau:
Phương pháp nhập trước xuất trước, phương pháp nhập sau xuất trước, và phương pháp bình quân gia quyền là ba phương pháp kế toán quan trọng mà các doanh nghiệp cần nắm vững Doanh nghiệp phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán trong kế toán, nghĩa là một khi đã chọn phương pháp nào, họ cần duy trì nó trong suốt quá trình hoạt động, trừ khi có lý do chính đáng để thay đổi.
1.3.4.2 Đặc điểm hạch toán vật liệu tại Mỹ.
Theo quy tắc kế toán, sổ cái của hãng sản xuất bao gồm tài khoản “Tồn kho vật liệu” với số dư nợ tại đầu và cuối kỳ Khi sử dụng nhiều loại vật liệu, sổ phụ có thể được mở để hỗ trợ cho tài khoản này, thường được gọi là “Sổ nguyên vật liệu” hoặc “Sổ kho”.
Khi nhà máy cần nguyên liệu, chứng từ “nhu cầu nguyên vật liệu” đợc đa cho thủ kho để xuất giao vật liệu cho sản xuất
Cách hạch toán bổ sung cần thực hiện cho tài khoản Sản phẩm dở dang thông qua phiếu ghi bổ sung sản phẩm, được gọi là “Thể chi phí sản phẩm” Mỗi thẻ sẽ được lập riêng cho từng loại sản phẩm hoặc công việc Phương pháp hàng tồn kho là một trong những cách quản lý và theo dõi sản phẩm dở dang hiệu quả.
Theo nguyên lý kế toán Mỹ, hàng tồn kho đợc theo dõi theo 3 hệ thống sau:
Hệ thống định kỳ yêu cầu kế toán thực hiện kiểm kê tồn kho vật liệu, sản phẩm dở dang và hàng hóa thành phẩm vào cuối mỗi kỳ hoạt động.
*Hệ thống đơn hàng dịch vụ sử dụng phơng pháp liên tục:
Hệ thống này đợc thiết kế để kiểm soát chi phí của hãng theo các đơn đặt hàng riêng biệt hoặc theo các dịch vụ riêng biệt.
Hệ thống kế toán chi phí theo quá trình sản xuất được thiết kế nhằm kiểm soát chi phí cho các doanh nghiệp sản xuất hàng loạt Phương pháp định giá hàng tồn kho là một phần quan trọng trong hệ thống này, giúp xác định giá trị của sản phẩm chưa tiêu thụ một cách chính xác.
Theo nguyên lý kế toán Mỹ, hàng tồn kho đợc định giá theo bốn phơng pháp sau:
- Phơng pháp đặc điểm riêng
- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc
- Phơng pháp nhập sau xuất trớc
- Phơng pháp bình quân gia quyền
Điểm khác nhau giữa hệ thống kế toán Việt Nam với hệ thống kế toán Anh, Mỹ trong hạch toán vật liệu
Hệ thống kế toán Việt Nam
Hệ thống kế toán Mỹ Hệ thống kế toán
*Phơng pháp theo dõi HTK
HTK đợc theo dõi theo
- Kê khai thờng xuyên -Kiểm kê định kỳ
*Phơng pháp định giá HTK
Hàng tồn kho đựơc định giá theo một trong các phơng pháp sau:
-Phơng pháp FIFO -Phơng pháp LIFO -Phơng pháp giá đơn vị bình quân -Phơng pháp trực tiếp -Phơng pháp giá hạch toán
*Phơng pháp theo dâi HTK
HTK đợc theo dõi theo 3 hệ thống:
-Hệ thống định kỳ -Hệ thống đơn hàng dịch vụ sử dụng ph- ơng pháp liên tục -Hệ thống kế toán chi phí theo quá trình sản xuất
*Phơng pháp định giá HTK
HTK đợc định giá bằng một trong các phơng pháp sau:
-Phơng pháp FIFO -Phơng pháp LIFO -Phơng pháp trung b×nh gia quyÒn -Phơng pháp đặc điểm riêng
*Phơng pháp theo dâi HTK
HTK cũng đợc theo dõi theo 2 phơng pháp:
- Phơng pháp theo dõi tồn kho định kú.
-Phơng pháp theo dõi tồn kho liên tục
*Phơng pháp định giá HTK
HTK đợc định giá bằng một trong các phơng pháp sau:
-Phơng pháp FIFO-Phơng pháp LIFO-Phơng pháp bình qu©n gia quyÒn
Hệ thống kế toán Việt Nam Chuẩn mực kế toán quốc tế
*Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Giá thị trường của nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất có thể thấp hơn giá thực tế ghi trong sổ kế toán Để phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho, tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ được trích lập vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính.
Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Nếu nguyên vật liệu (NVL) có giá thị trường thấp hơn giá thực tế ghi sổ, doanh nghiệp không được lập dự phòng giảm giá vật tư khi giá bán sản phẩm không bị giảm trên thị trường NVL cần được định giá thấp hơn giá trị thực và giá hàng có thể thực hiện được.
Khoản dự phòng này cần phải lập ngay sau khi cấp quản lý thấy giá trị bị giảm
Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán trong công tác quản lý và hạch toán NVL
Hình thức nhật ký chung
Sổ Nhật ký chung là công cụ kế toán tổng hợp, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian và phản ánh quan hệ đối ứng tài khoản, hỗ trợ cho việc ghi sổ cái Dữ liệu từ Nhật ký chung được sử dụng làm căn cứ để cập nhật vào sổ Cái.
Trình tự ghi sổ kế toán của hình thức Nhật ký chung nh sau:
Sơ đồ 1.6 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL
Theo hình thức Nhật ký chung.
Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng §èi chiÕu
Hình thức nhật ký sổ cái
Nhật ký – Sổ cái là một công cụ kế toán quan trọng, được sử dụng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hóa thông tin tài chính.
Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung
SPS Bảng tổng hợp chi tiÕt theo nội dụng kinh tế Số liệu ghi trên Nhật ký-Sổ cái dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Mỗi ngày, kế toán ghi chép các chứng từ gốc như hóa đơn kiêm phiếu xuất kho và phiếu báo nhập kho nguyên vật liệu vào nhật ký sổ cái và sổ chi tiết nguyên vật liệu Vào cuối tháng, kế toán thực hiện việc tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, khóa sổ và đối chiếu giữa nhật ký sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết.
Sơ đồ 1.7 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL
Theo hình thức Nhật ký- Sổ cái.
Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng §èi chiÕu
Hình thức chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chi tiÕt
Báo cáo tài chính với đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là yếu tố quan trọng để thực hiện ghi sổ kế toán tổng hợp Chứng từ ghi sổ đóng vai trò là căn cứ trực tiếp trong quá trình này.
Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Ghi chép trên Sổ Cái được thực hiện dựa vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, đảm bảo tính chính xác và đồng nhất trong nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục theo từng tháng hoặc cả năm, dựa trên số thứ tự trong sổ đăng ký Mỗi chứng từ phải có chứng từ gốc đính kèm và cần được kế toán trưởng phê duyệt trước khi thực hiện ghi sổ kế toán.
Hàng ngày, dựa vào các chứng từ gốc như phiếu nhập kho, xuất kho vật tư, hóa đơn cước vận chuyển và phiếu báo vật tư, kế toán lập chứng từ ghi sổ Những chứng từ này được sử dụng để ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, từ đó ghi vào sổ Cái TK 152 Sau khi lập chứng từ ghi sổ, các chứng từ gốc sẽ được dùng để ghi vào sổ và thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng, cần tổng hợp số tiền phát sinh từ sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, bao gồm tổng phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có và số dư của tài khoản 152 trên sổ Cái Dựa vào sổ Cái tài khoản 152, lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi đối chiếu và xác nhận số liệu khớp nhau, tiến hành lập báo cáo tài chính.
Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ, sổ Cái
Sơ đồ 1.8 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL
Theo hình thức Chứng từ ghi sổ. ghi hàng ngày Ghi cuối tháng §èi chiÕu
Hình thức Nhật ký chứng từ
Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản Có thể mở nhật ký chứng từ cho một hoặc nhiều tài khoản có nội dung kinh tế tương tự hoặc có quan hệ đối ứng chặt chẽ Khi sử dụng chung nhật ký cho nhiều tài khoản, số phát sinh của mỗi tài khoản sẽ được ghi riêng biệt ở các dòng hoặc cột tương ứng Số phát sinh bên Có của mỗi tài khoản chỉ được ghi nhận trên một nhật ký sổ cái và được chuyển vào sổ cái một lần vào cuối tháng Trong khi đó, số phát sinh Nợ của mỗi tài khoản sẽ được phản ánh trên các nhật ký chứng từ khác nhau, ghi Có tài khoản liên quan và cuối tháng được tổng hợp vào sổ cái từ các nhật ký này.
Bảng tổng hợp chi tiÕt
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi vào các nhật ký chứng liên quan, sổ chi tiết TK 331…và bảng phân bổ số
Để phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất kho trong tháng, cần xem xét giá thực tế và giá hạch toán, đồng thời phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng.
Cuối tháng, kế toán cần ghi chép từ các sổ chi tiết và nhật ký chứng từ vào nhật ký chứng từ số 5 và 6, cùng với bảng kê số 3 và sổ cái TK 152 Đồng thời, từ bảng phân bổ số 2, kế toán sẽ ghi vào bảng kê số tương ứng.
4, 5, 6 và nhật ký chứng từ số 7
Sơ đồ 1.9 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL
Theo hình thức Nhật ký chứng từ.
Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng §èi chiÕu
NKCT liên quan Sổ chi tiết TK
Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần công nghệ lehut
Tổng quan chung về công ty Cổ Phần Công Nghệ LeHut
2.1.1 Sự hình thành và phát triển của công ty:
Tiền thân của LeHut., JSC là Trung tâm kinh doanh và phát triển sản phẩm mới thuộc LHT’S Group đợc thành lập tháng 4 năm
2001, với cơ sở chính tại 12 Đờng Trờng Chinh- Quận Hai Bà Trng-
TP Hà Nội, sau hơn 5 năm hoạt động hiệu quả, đã trở thành nhà cung cấp hàng đầu trong lĩnh vực lắp đặt và phân phối thiết bị viễn thông cũng như sản xuất thiết bị điện tử và chiếu sáng tại Việt Nam Công ty đã tạo được ấn tượng tích cực với người tiêu dùng nhờ triết lý kinh doanh nhân bản, uy tín và chất lượng bền lâu LeHut không ngừng nỗ lực đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời cam kết sản phẩm luôn đạt tiêu chuẩn về môi trường.
Trong hơn 5 năm hoạt động, Công ty Cổ phần Công nghệ LeHut đã không ngừng mở rộng lĩnh vực kinh doanh, khẳng định vị thế trong ngành sản xuất thiết bị điện và dụng cụ thể thao Công ty chuyên cung cấp các sản phẩm như thiết bị chiếu sáng và thiết bị nguồn chuyên dụng, phục vụ chủ yếu cho ngành điện lực và công nghiệp trong nước Nhờ sự hỗ trợ từ tập đoàn, LeHut đã thiết lập mối quan hệ kinh doanh với các đối tác quốc tế, đặc biệt tại Đức, Lào, và Campuchia, đạt được kết quả kinh doanh ấn tượng và đảm bảo mức lương ổn định cho nhân viên Thành công này đến từ việc xây dựng bộ máy quản lý hiệu quả, linh hoạt và sáng tạo, giúp giải quyết nhanh chóng các vấn đề trong sản xuất kinh doanh Sự nỗ lực và tinh thần trách nhiệm của cán bộ công nhân viên, cùng với ban lãnh đạo, đã tạo nên sức mạnh tổng hợp, nâng cao hiệu quả kinh tế cho công ty.
Tình hình tài chính của công ty trong 3 năm gần đây đợc thể hiện trên các chỉ tiêu sau: §V: VN§
TT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
4 Thu nhËp b×nh quân/ ngời / tháng 1.543.000 2.051.000 2.743.000
7 Tài sản lu động và ĐTNH 17.908.705.5
Biểu số 2.1: Một số chỉ tiêu về tình hình tài chính của Công ty LeHut
Theo số liệu từ biểu số 1.1, doanh thu của công ty năm 2005 đã tăng hơn 4 tỷ đồng so với năm 2004, tương ứng với 14.3% Năm 2006, doanh thu tiếp tục tăng gần 5 tỷ đồng, khoảng 14% Giá vốn hàng bán và lợi nhuận cũng gia tăng nhanh chóng qua các năm, cho thấy công ty hoạt động hiệu quả và đang mở rộng quy mô Nguồn vốn chủ sở hữu và nợ phải trả tăng nhanh trong ba năm hoạt động, cho thấy khả năng huy động vốn tốt Nợ phải trả chiếm khoảng 60% tổng nguồn vốn, tạo cơ cấu hợp lý giúp công ty tận dụng tối đa nguồn lực bên ngoài, phù hợp với tình hình kinh tế hiện nay Tài sản cố định và đầu tư dài hạn từ khoảng 1,3 tỷ đồng năm 2004 đã tăng lên gần 15 tỷ đồng vào năm 2005.
Sự gia tăng nhanh chóng của tài sản cố định và đầu tư dài hạn từ 14 tỷ vào năm 2006 lên hơn 15 tỷ là minh chứng cho sự phát triển khả quan của công ty trong những năm gần đây Điều này cho thấy công ty đã có khả năng tự mua sắm tài sản để củng cố vị thế cạnh tranh Bên cạnh đó, thu nhập bình quân của người lao động trong công ty đã cải thiện đáng kể qua 3 năm hoạt động, tạo động lực mạnh mẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty 2.1.2.1 Cơ cấu lao động của công ty
LeHut, thành viên chủ chốt của LHT”S Group, hoạt động trong nhiều lĩnh vực như du lịch, văn hóa, sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ xuất khẩu, lắp ráp thiết bị thể thao, và phân phối thiết bị viễn thông Công ty được xây dựng trên nền tảng một đội ngũ nhân lực chất lượng cao, giàu kinh nghiệm, tạo nên một tổ chức chuyên nghiệp và chặt chẽ.
Tổng ngời lao động trong công ty gồm có: 120 ngời, cụ thể nh sau:
Nh©n viên lắp ráp §éi thi công
Trên đại học 3 Đại học 5 11 1
Nhân sự trong hệ thống công ty gồm có:
-Ban lãnh đạo: 3 ngời (Trong đó có 1 ngơì đại diện của LHT’S Group)
- Ban cố vấn cao cấp: 5 ngơì
- Nhân viên làm việc tai văn phòng: 11 ngơì
- Nhân viên làm việc tại kho và xởnglắp ráp: 25 ngơì
- Đội thi công lắp đặt:12 ngơì
- Nhân viên hợp đồng giao khoán >20 ngơì( Tuỳ theo yêu
- Cộng tác viên: 10 ngời Trình độ chuyên môn nhân viên trong hệ thống công ty:
- Tốt nghiệp trên đại học: 3 ngời ( Gồm 3 Thạc sỹ chuyên nghành luật, kinh tế, điện tử – viễn thông)
- Tốt nghiệp đại học: 17 ngời ( 60% chuyên ngành kinh tế – kế toán, 40% chuyên nghành điện tử viễn thông và điện công nghiệp, thiết kế)
- Tốt nghiệp trung cấp: 28 ngời ( 65% chuyên nghành điện, cơ khí, 35% chuyên ngành điện tử và kế toán)
- Còn lại là tốt nghiệp PTTH trở lên
2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Công ty Cổ phần Công Nghệ LeHut là một đơn vị hạch toán độc lập và có tư cách pháp nhân Để thích ứng với đặc điểm hoạt động kinh doanh và cơ chế thị trường, công ty đã thực hiện nhiều thay đổi, sắp xếp và cải tiến trong bộ máy tổ chức và quản lý, nhằm tăng cường tính tự chủ và tự chịu trách nhiệm, đồng thời đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Ban giám đốc là cơ quan lãnh đạo cao nhất của công ty, trực tiếp chỉ đạo các phòng ban và xí nghiệp thành viên Để hỗ trợ cho Ban giám đốc, công ty có các phòng ban chức năng và phòng nghiệp vụ hoạt động hiệu quả.
Ban giám đốc công ty gồm 3 thành viên: 1 Tổng giám đốc và 2 phó Tổng giám đốc Tổng giám đốc giữ vai trò điều hành cao nhất, chịu trách nhiệm chính về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Ngoài ra, Tổng giám đốc còn phải báo cáo và chịu trách nhiệm trước cơ quan cấp trên về tình hình sản xuất kinh doanh và việc sử dụng vốn.
Phó Tổng giám đốc là người hỗ trợ Tổng giám đốc trong việc điều hành và quản lý công ty, đảm nhận nhiệm vụ tư vấn và phụ trách các lĩnh vực liên quan.
+ Trong công ty còn có các phòng chức năng và phòng nghiệp vụ để quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh Bao gồm các phòng ban sau:
Phòng quản lý TSCĐ chịu trách nhiệm quản lý tài sản của công ty, bảo vệ máy móc và thiết bị, nhằm đảm bảo hiệu quả cho hoạt động sản xuất và kinh doanh.
Phòng kiểm tra chất lượng hàng hóa có nhiệm vụ đánh giá và kiểm tra sản phẩm để đảm bảo chúng đáp ứng yêu cầu của công ty và người tiêu dùng Qua đó, phòng này xác định các tiêu chuẩn cần thiết cho quá trình sản xuất và kinh doanh.
Phòng kế hoạch tiêu thụ có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất hàng hóa phù hợp với tình hình kinh tế thị trường trong từng giai đoạn cụ thể Đồng thời, phòng này cũng đảm bảo đạt hiệu quả cao trong việc tiêu thụ và kinh doanh hàng hóa.
Phòng bảo vệ có vai trò quan trọng trong việc quản lý an ninh trật tự tại công ty, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo dựng lòng tin vững chắc từ phía khách hàng.
Phòng kế toán có trách nhiệm hạch toán và theo dõi các chi phí tài chính của công ty, cũng như lập báo cáo tài chính để phản ánh tình hình biến động tài chính của doanh nghiệp Kế toán trưởng và kế toán viên đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch của các thông tin tài chính.
Phòng Marketing có vai trò quan trọng trong việc xúc tiến thị trường, nhằm đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng Qua việc trao đổi hàng hóa, phòng Marketing không chỉ thúc đẩy doanh số mà còn giúp khách hàng hiểu rõ hơn về chức năng và công dụng của sản phẩm mà công ty sản xuất và kinh doanh.
Đặc điểm tổ chức kế toán của Công ty
Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty liên quan đến việc phân phối hàng hóa trên thị trường quốc gia và quốc tế, đảm bảo quá trình lu chuyển hàng hóa từ sản xuất đến tiêu dùng Để đáp ứng nhu cầu này, bộ máy kế toán của công ty cổ phần LeHut đã được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, nơi mọi công tác kế toán được thực hiện tại bộ phận kế toán của công ty, từ thu thập thông tin đến lập báo cáo kế toán Hình thức kế toán tập trung giúp đảm bảo tính kịp thời và chính xác trong quản lý tài chính.
NhË p kho Đồng lá, cuộn Xoắn đồng
Dây cắm khuônĐổ nhựHạt a §ãn gãig
Kế toán số (KTSP) mang lại nhiều lợi ích và cũng tồn tại một số hạn chế Ưu điểm nổi bật là khả năng nắm bắt và quản lý thông tin kế toán một cách dễ dàng, giúp đánh giá và chỉ đạo kịp thời Tuy nhiên, nhược điểm chính là việc phân công công việc chưa rõ ràng, dẫn đến sự nhầm lẫn và làm giảm độ chính xác trong quá trình xử lý thông tin.
Tại công ty cổ phần công nghệ LeHut, bộ phận kế toán được tổ chức theo phương pháp ghép việc, với mỗi nhân viên kế toán đảm nhận nhiều phần hành khác nhau Phòng kế toán gồm 8 người, bao gồm 1 kế toán trưởng, 6 kế toán viên và 1 thủ quỹ, mỗi người đều có trình độ đại học và được phân công phụ trách các phần hành kế toán riêng biệt.
Kế toán trưởng là người điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động của bộ máy kế toán trong công ty, chịu trách nhiệm về chuyên môn tài chính và hướng dẫn thực hiện các quy định tài chính của Nhà nước Họ lập báo cáo quyết toán và tham mưu cho giám đốc về việc áp dụng các chế độ quản lý của Nhà nước phù hợp với tình hình sản xuất của doanh nghiệp Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các hoạt động tài chính của công ty.
Thủ quü KÕ toán vËt t
Kế toán tiÒn mặt, tiền gửi ng©n hàng
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
Kế toán mua hàng và thanh toán công nợ phải trả
Kế toán chi phÝ sx và tính giá thành sp đạo trực tiếp của Tổng giám đốc và có trách nhiệm, quyền hạn theo quy định của pháp luật.
Thủ quỹ là ngời có trách nhiệm về công tác thu, chi tiền một cách hợp lý, để từ đó vào sổ quỹ tiền mặt.
Kế toán tiền mặt đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thu, chi và tồn quỹ tiền mặt, thường xuyên đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách để phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót Để quản lý hiệu quả vốn tiền mặt trong công ty, cần tách biệt việc bảo quản vốn khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế Hơn nữa, kế toán trưởng nên phân công nhiệm vụ cho một số nhân viên ghi sổ để kiểm tra lẫn nhau, nhằm ngăn chặn gian lận và sự móc ngoặc giữa các nhân viên.
Kế toán tiền gửi ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình hình tăng giảm vốn và số dư tiền gửi, đồng thời giám sát việc thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt Tiền gửi ngân hàng bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc trên các tài khoản chính, cùng với các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như tiền gửi chuyên dụng, séc bảo chi, séc định mức và séc chuyển tiền Để duy trì kỷ luật thanh toán hiệu quả, công ty cần theo dõi sát sao biến động và số dư của từng loại tiền gửi.
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu có nhiệm vụ theo dõi chi tiết các khoản phải thu từ khách hàng, không được phép bù trừ giữa các đối tượng khác nhau Kế toán cần tổng hợp tình hình thanh toán với người bán, phân biệt giữa nợ phải thu và phải trả trước khi lập báo cáo kế toán Đối với các khoản phải thu và phải trả có gốc ngoại tệ, kế toán phải theo dõi bằng nguyên tệ và quy đổi sang VND theo tỷ giá thích hợp, đồng thời thực hiện điều chỉnh tỷ giá khi lập báo cáo kế toán năm.
Kế toán mua hàng và công nợ phải trả đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi số lượng hàng hóa mà công ty nhập vào theo từng thời kỳ Đồng thời, kế toán cũng cần ghi chép và kiểm soát các khoản chi phí phải trả cho người bán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Kế toán vật tư đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý các loại vật tư một cách đầy đủ và thường xuyên Sau khi mua sắm, vật tư sẽ được nhập kho trước khi xuất cho sản xuất Đặc biệt, công tác dự trữ nguyên vật liệu và dụng cụ trong kho là rất cần thiết, yêu cầu kế toán vật tư thực hiện nhiệm vụ này một cách hiệu quả.
Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong quản lý chi phí và giá thành sản phẩm, là yếu tố được các nhà quản lý đặc biệt chú trọng Thông qua việc tổng hợp số liệu chi phí và tính toán giá thành, các nhà lãnh đạo có thể nắm rõ chi phí thực tế và giá thành của từng sản phẩm, từ đó đánh giá kết quả kinh doanh hiệu quả hơn Sự thành công trong công tác này phụ thuộc rất lớn vào hệ thống kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
Mỗi kế toán có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt nhau nhng đều thực hiện nhiệm vụ chung của bộ máy kế toán Đó là :
Thu thập, xử lý, phân loại và tổng hợp thông tin về hoạt động nghiên cứu và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Tổng hợp số liệu, lập hệ thống báo cáo tài chính, cung cấp cho các đối tợng sử dụng có liên quan
Phản ánh chứng từ và ghi chép đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh là rất quan trọng Điều này cần tuân thủ nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ quy định để đảm bảo tính trung thực trong báo cáo tài chính.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức một cách tập trung, giúp thống nhất các bộ phận và nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất và kinh doanh Để quản lý tài chính một cách nhạy bén và đạt hiệu quả kinh tế cao, công ty đã ứng dụng phần mềm kế toán Fast 2000 cho các phần hành như tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
2.2.2 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán tại Công ty
Cơ sở ghi sổ kế toán của công ty dựa trên các chứng từ được lập theo mẫu quy định của Bộ Tài chính Tất cả chứng từ này sẽ được tập hợp tại phòng kế toán, nơi kế toán viên xử lý chúng theo phần hành quản lý Các chứng từ thông dụng bao gồm Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy thanh toán tạm ứng và Bảng chấm công.
Công ty thực hiện nội dung và phương pháp lập chứng từ dựa trên Luật Kế toán cùng với Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, cũng như các quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006.
2.2.3 Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán tại Công ty
Công ty sử dụng hệ thống danh mục tài khoản Bộ tài chính ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC của Bộ tài chính ngày 20/3/2006 ( Xem phụ lục)
2.2.4 Hình thức kế toán ở Công ty Cổ Phần Công Nghệ LEHUT:
Là hình thức Nhật ký chứng từ, hệ thống sổ kế toán công ty bao gồm các loại sau:
- Nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 5, số 7, số 8, số 9, số 10
- Các bảng kê số 1,số 2, số 3, số 4, số 5
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán (ngời mua)
+ Bảng cân đối kế toán ( mẫu số B01 – DN) + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh( mẫ số B02 – DN)
+ Báo cáo lu chuyển tiền tệ ( mẫu số B03 – DN ) + Thuyết minh báo cáo tài chính ( mẫu số B09 – DN)
Sổ kế toán tổng hợp Sổ cái, bảng cân đối số phát sinh.
Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm Công tác hạch toán kế toán được thực hiện thông qua việc vi tính hóa, chủ yếu sử dụng chương trình Microsoft Excel để lập các sổ kế toán tổng hợp, cùng với phần mềm Fast.
2000, sổ kế toán chi tiết và lập báo cáo tài chính
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán Công ty Cổ Phần Công Nghệ LeHut
Chứng từ gốc và bảng phân bổ
Bảng kê Sổ kế toán chi tiÕt
Bảng tổng hợp chi tiÕt NhËt ký chứng từ
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ quy trình ghi sổ kế toán tại Công ty Chú thích: : Ghi hằng ngày
2.2.5 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán
Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần Công Nghệ LeHut
2.3.1 Đặc điểm tổ chức quản lý về nguyên vật liệu tại công ty
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận là mục tiêu chính của sản xuất kinh doanh, khiến mối quan hệ giữa chi phí và lợi nhuận trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Các doanh nghiệp đang nỗ lực giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm Nguyên vật liệu, chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí, cần được quản lý hiệu quả Việc sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm và hợp lý không chỉ nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn giúp giảm giá thành, tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường.
Quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học giúp tăng cường hiệu quả kinh tế Do đó, yêu cầu về quản lý nguyên vật liệu cần được thực hiện chặt chẽ ở tất cả các giai đoạn, từ thu mua, dự trữ, bảo quản cho đến sử dụng.
Trong quá trình thu mua, doanh nghiệp cần liên tục mua sắm nguyên vật liệu để đảm bảo đáp ứng kịp thời cho sản xuất và các nhu cầu khác Việc này yêu cầu quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả của nguyên vật liệu.
Trong quá trình dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần đảm bảo nguồn cung đầy đủ để duy trì sản xuất liên tục, tránh gián đoạn Tuy nhiên, việc dự trữ cũng không nên vượt quá mức cần thiết để tránh lãng phí vốn và chiếm dụng không gian Đồng thời, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các biện pháp bảo quản phù hợp với tính chất lý hóa của từng loại vật liệu.
Doanh nghiệp đã tính toán chính xác và kịp thời giá nguyên vật liệu trong giá vốn thành phẩm, từ đó tổ chức ghi chép hiệu quả tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh Việc này giúp đảm bảo sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm và hiệu quả Để nâng cao khả năng quản lý, kế toán nguyên vật liệu tại công ty đã được thực hiện một cách bài bản.
Tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ quy định của Bộ Tài chính về mẫu, thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lưu trữ Trình tự luân chuyển phải đảm bảo an toàn cho chứng từ, cập nhật kịp thời vào sổ kế toán, tránh trùng lặp, loại bỏ những khâu không cần thiết và giảm thiểu thời gian luân chuyển chứng từ.
Hệ thống tài khoản kế toán cần tuân thủ nguyên tắc thống nhất và nguyên tắc thích ứng Tài khoản tổng hợp của doanh nghiệp xây dựng dựa trên chế độ kế toán đã được ban hành, đảm bảo tính đồng bộ Đồng thời, các tài khoản chi tiết được thiết lập theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp, nhằm tối ưu hóa công tác kế toán và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài chính.
Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán nguyên vật liệu cần tuân thủ hai nguyên tắc chính là thống nhất và thích ứng Điều này bao gồm việc xây dựng đầy đủ các loại sổ sách bắt buộc theo quy định của Bộ Tài chính, đồng thời phát triển các loại sổ phục vụ quản lý nguyên vật liệu để cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời.
Các báo cáo về nguyên vật liệu được lập theo chế độ kế toán quy định, đảm bảo tính chính xác theo kỳ kế toán và được gửi đến các bộ phận chức năng quản lý nguyên vật liệu.
2.3.1.1 Đặc điểm của vật liệu tại Công ty
Công ty Cổ Phần Công Nghệ LeHut chuyên sản xuất và kinh doanh các thiết bị chiếu sáng và điện, bao gồm thiết bị nguồn chuyên dụng và dụng cụ thể thao mang thương hiệu LeHut Sản phẩm của công ty đa dạng về số lượng và chủng loại, do đó nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong các yếu tố đầu vào Công ty sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, với các đặc điểm và đơn vị tính đa dạng, đảm bảo số lượng mỗi loại tương đối lớn để phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
Biểu minh hoạ chủng loại nguyên vật liệu tại công ty:
STT Mã vật t Tên vật t Đơn vị tính
2 1102 Thuỷ tinh loại II Cái
8 KH 8582 Nhôm chống gỉ Kg
Quy trình sản xuất bóng đèn huỳnh quang bắt đầu với nguyên vật liệu chính là thuỷ tinh chịu nhiệt, nổi bật với khả năng chịu nhiệt tốt Tuy nhiên, loại thuỷ tinh này cũng có nhược điểm là dễ vỡ khi chịu lực mạnh.
Quy trình sản xuất máy tập thể dục thể thao bắt đầu với nguyên vật liệu đầu vào như nhôm và sắt Những vật liệu này có khả năng chống chịu lực tác động mạnh, nhưng lại dễ bị gỉ khi tiếp xúc với không khí.
Quy trình sản xuất ổ cắm điện bắt đầu với nguyên vật liệu đầu vào là nhựa, nổi bật với khả năng chịu nhiệt tốt, giá thành hợp lý và tính tiện dụng Tùy thuộc vào từng loại sản phẩm, nguyên vật liệu đầu vào có thể thay đổi, vì vậy công ty cần dựa vào những đặc điểm này để bảo quản nguyên vật liệu một cách hiệu quả Để đạt được hiệu quả cao trong sản xuất, công ty cần áp dụng các biện pháp cụ thể trong việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu.
Công ty, với quy mô sản xuất lớn, đã đầu tư mạnh mẽ vào hệ thống kho chứa nguyên vật liệu, bao gồm 18 kho để bảo quản 5 loại nguyên vật liệu khác nhau.
Kho chứa nguyên vật liệu chính
Kho chứa nguyên vật liệu phụ
Công ty kho phế liệu có nguyên vật liệu đa dạng và phức tạp, do đó công tác kế toán cần được phân chia rõ ràng Hai nhân viên được giao nhiệm vụ kế toán chi tiết cho nguyên vật liệu chính và phụ, trong khi một người phụ trách kế toán tổng hợp Công việc kế toán chủ yếu được thực hiện trên máy tính, với yêu cầu thu thập và kiểm tra chứng từ hàng ngày để tránh nhầm lẫn và sai sót, nhằm giảm thiểu thiệt hại cho công ty Phương pháp hạch toán này giúp công ty phản ánh tổng quát giá trị của từng loại nguyên vật liệu, đồng thời phân loại theo vai trò và công dụng, dẫn đến việc hình thành “Sổ danh điểm vật liệu”.
Sổ danh điểm vật liệu của công ty:
Sổ danh điểm nguyên vật liệu tại công ty
Cổ phần công nghệ lehut
Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tÝnh Đơn giá
Ghi Nhãm nvl Danh ®iÓm chó
1522 1522 Nguyên vât liệu phụ Kg
2.3.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty
