ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VĨNH THỊNH
Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty CP Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Vĩnh Thịnh…
Thịnh 1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty
Nguyên vật liệu là yếu tố thiết yếu trong các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực thi công xây lắp như Vĩnh Thịnh Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và bị tiêu hao hoặc biến đổi hình thái trong quá trình sản xuất Do đó, việc quản lý nguyên vật liệu trở thành nhiệm vụ cấp thiết đối với công ty, giúp nắm bắt đặc điểm của từng loại nguyên vật liệu Các ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh khác nhau sẽ yêu cầu các loại nguyên vật liệu khác nhau với những đặc trưng riêng Vĩnh Thịnh, với hoạt động chủ yếu trong đầu tư xây dựng, cũng sử dụng các loại nguyên vật liệu đặc thù cho các công trình và hạng mục của mình.
Công ty Vĩnh Thịnh, chuyên thi công xây lắp, sở hữu nhiều loại nguyên vật liệu đa dạng, đóng vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh Nguyên vật liệu này chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động và là hàng tồn kho chủ yếu Tuy nhiên, sự đa dạng của nguyên vật liệu cũng khiến chúng dễ bị hư hỏng, mất mát và hao mòn do ảnh hưởng từ môi trường bên ngoài Do đó, việc hiểu rõ đặc điểm của từng loại nguyên vật liệu là cần thiết để áp dụng biện pháp bảo quản và sử dụng hợp lý Nguyên vật liệu được lưu trữ tại nhiều địa điểm với điều kiện khác nhau, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm kê, quản lý và bảo vệ tài sản.
Hệ thống bến bãi và kho tàng của Công ty bao gồm kho chung và các kho xây dựng tại công trình thi công Nhân viên được bố trí để trông coi và bảo vệ kho bãi Mặc dù cơ sở vật chất và phương tiện bảo quản được đầu tư kỹ lưỡng, nhưng do tính chất tạm thời của kho bãi, đôi khi chúng chỉ được dựng lên sơ sài, gây khó khăn trong việc đảm bảo an ninh và chất lượng bảo quản.
Công ty không chỉ thi công các công trình tại Hà Nội mà còn mở rộng ra khu vực lân cận, giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển và giảm thiểu hỏng hóc trong quá trình vận chuyển nguyên vật liệu Việc mua sắm nguyên vật liệu tại chỗ cũng đảm bảo tiến độ cho nhiều công trình lớn, dẫn đến nhu cầu hàng ngày về nguyên vật liệu rất cao và nghiệp vụ nhập xuất diễn ra liên tục.
Công ty sử dụng nguyên vật liệu mua ngoài hoặc thuê gia công, bao gồm gạch, cát sỏi, và xi măng, do đó chất lượng công trình phụ thuộc vào chất lượng nguyên vật liệu Để đảm bảo chất lượng, công ty cần chú trọng công tác bảo quản và xây dựng kho bãi, nhằm tránh tình trạng nguyên vật liệu bị ẩm ướt và ô xi hóa.
1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu Công ty
Công ty Vĩnh Thịnh chuyên thi công xây lắp với đa dạng nguyên vật liệu Để quản lý và hạch toán hiệu quả, cần xây dựng hệ thống danh điểm và đánh số cho nguyên vật liệu, nhằm tránh nhầm lẫn và theo dõi thuận tiện.
Công ty áp dụng hệ thống mã hóa nguyên vật liệu hiệu quả, sử dụng mã danh điểm là các chữ cái viết tắt của tên nguyên vật liệu, giúp kế toán dễ dàng theo dõi và quản lý Phương pháp mã hóa này không chỉ đơn giản, dễ nhớ mà còn giảm thiểu nhầm lẫn trong việc hạch toán số lượng và giá trị nguyên vật liệu Hệ thống này cung cấp thông tin chi tiết và chính xác về từng loại nguyên vật liệu, hỗ trợ nhà quản lý trong việc cập nhật thường xuyên và loại bỏ các tổn thất không cần thiết.
Bảng dưới đây liệt kê một số NVL với cách thức mã hóa tương ứng :
STT Mã NVL Tên NVL STT Mã NVL Tên NVL
BETONG M300 BOTMAU BULONG CATDEN CATVANG CAYCHONG CAYPHUONG CAYSAU CAYXACU CO
CUA NK CUAPANOD CUAPANOK DA1*2
DA 4*6 DABAY DACT DATMAU DAYBUOC DAYTHEP DINH DINHDIA DOT FLIKOTE GACH GACH300*300
Bu lông Cát đen Cát vàng Cây chống Cây phượng Cây sấu Cây xà cừ
Cỏ thảm nhung Cửa nhôm kính Cửa panô đặc Cửa panô kính Đá 1*2 Đá 4*6 Đá bây Đá MABR cầu thang Đất màu trồng cây Dây buộc
Dây thép Đinh Đinh đỉa Đót Flikote Gạch lỗ Gạch lát nền 300*300
GACH BL GACH LANEM GACH LN GACH LN VS GACH T GACH D GACH OP GACH VO
GO XG KHOA MK KHOA MK 14F KHUON KHUONCUA LUOI
NEP NEPCUA OGD100 OGD150 QUEHAN RAY SATVUONG SON
SON CR AK SON GHI SON K209 SON K360
Gạch block Gạch lá nem Gạch lát nền Gạch lát nền vệ sinh Gạch Terrallo Gạch đặc Gạch ốp Gạch vỡ
Gỗ xà gồ là vật liệu quan trọng trong xây dựng, kết hợp với khóa MK và khóa MK 14 F, tạo nên sự an toàn cho các khuôn cửa gỗ Khuôn cửa gỗ không chỉ mang lại tính thẩm mỹ mà còn đảm bảo độ bền Lưới B40 và nẹp cửa là những phụ kiện thiết yếu, đặc biệt là nẹp cho ống gang D100 và D150, giúp gia tăng tính chắc chắn cho công trình Que hàn và ray là những dụng cụ hỗ trợ quan trọng trong quá trình thi công Sắt vuông được sử dụng rộng rãi trong xây dựng, cùng với sơn chống rỉ AK và sơn ghi, tạo lớp bảo vệ bền vững cho các sản phẩm kim loại.
Để xây dựng hệ thống quản lý nguyên vật liệu hiệu quả, Công ty cần phân loại và sắp xếp nguyên vật liệu thành các nhóm và loại có đặc trưng chung Việc xác định và phân loại này phải được thực hiện một cách hợp lý và được theo dõi thường xuyên để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý.
Công ty chú trọng đến việc phân chia nguyên vật liệu dựa trên vai trò và chức năng của từng loại, giúp quản lý nắm rõ tình hình sử dụng nguyên vật liệu Phương pháp này không chỉ nâng cao hiệu quả thu mua mà còn tối ưu hóa việc sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất.
Thực tế,nguyên vật liệu của Công ty được phân chia như sau:
Nguyên liệu và vật liệu chính như xi măng, gạch, sắt, thép, ván ép, hóa chất, cát, sạn và đá đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành sản phẩm của các đơn vị xây dựng và các hạng mục công trình.
- Nguyên liệu, vật liệu phụ: gồm sơn, dầu, mỡ …phục vụ cho quá trình thi công
- Nhiên liệu: xăng, dầu, khí đốt cung cấp cho các phương tiện, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình thi công.
Phụ tùng thay thế là các chi tiết cần thiết cho việc bảo trì và sửa chữa máy móc như máy cẩu, máy trộn bê tông và các loại xe ô-tô Những phụ tùng này bao gồm mũi khoan, xăm và lốp ô-tô, đảm bảo hiệu suất hoạt động và độ bền cho thiết bị.
Phế liệu thu hồi bao gồm các đoạn sắt, thép thừa, vỏ bao xi măng, tre và gỗ thừa, được thu thập trong quá trình thi công hoặc thanh lý tài sản của công ty.
Các vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là những loại vật tư thiết yếu cho việc thi công các công trình như nhà kho và nhà xưởng Những vật liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và hiệu quả của quá trình xây dựng.
Việc phân chia và đánh số danh điểm nguyên vật liệu một cách hợp lý giúp Công ty theo dõi tình hình nguyên vật liệu hiệu quả, giảm thiểu hư hỏng và hao hụt, đồng thời giảm rủi ro thiệt hại trong quá trình thi công Điều này cũng cung cấp thông tin đầy đủ về nguyên vật liệu, phục vụ cho công tác quản trị trong Công ty.
1.1.3 Phương pháp xác định giá nguyên vật liệu
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty CP Tư vấn và Đầu tư xây dựng Vĩnh Thịnh
1.2.1 Thu mua và sử dụng nguyên vật liệu Để đảm bảo tiến độ công trình và đáp ứng yêu cầu khách hàng, Công ty chú trọng trong khâu chuẩn bị nguyên vật liệu đủ về số lượng chủng loại và đạt chất lượng.Với lĩnh vực xây dựng,Công ty thường xuyên sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu trong đó chủ yếu là xi măn,gach, cát, sỏi…Hầu hết nguyên vật liệu đều được công ty mua ngoài để phục vụ thi công,không quá khó khăn trong vấn đề nhà cung cấp.Điều đó giúp cho Công ty luôn duy trì đúng và đạt kế hoach thu mua nguyên vật liệu ngay cả khi trường hợp thị trường khan hiếm.
Ngoài việc sử dụng nguyên vật liệu mua ngoài, công ty cũng thuê gia công nguyên vật liệu cho một số dự án Tuy nhiên, tỷ trọng nguyên vật liệu từ nguồn này chỉ chiếm một phần nhỏ, chủ yếu trong các dự án có yêu cầu cao về tiến độ thi công, đồng thời vẫn phải đảm bảo chất lượng khi lựa chọn đơn vị gia công.
Nguyên vật liệu sau khi được thu mua hoặc gia công sẽ được nhập kho và bảo quản tại kho của công ty Để đảm bảo quá trình thi công diễn ra liên tục và hiệu quả, nguyên vật liệu cũng có thể được vận chuyển trực tiếp đến kho công trình gần địa điểm thi công.
Công ty đặc biệt chú trọng đến việc sử dụng nguyên vật liệu (NVL) chất lượng cao, vì việc sử dụng không hợp lý hoặc sai mục đích có thể dẫn đến giảm chất lượng thi công và tăng chi phí.
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong thi công, vì vậy cần đảm bảo rằng chúng luôn có sẵn tại công trình để hỗ trợ công nhân hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Sau khi mua, nguyên vật liệu (NVL) sẽ được vận chuyển ngay tới kho bãi gần công trình Trong trường hợp thiếu NVL trong quá trình thi công, cần nhanh chóng lập danh sách mua và xin phê duyệt từ nhà quản lý trước khi tiến hành mua và vận chuyển NVL về sử dụng Bộ phận cung ứng kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập xuất nguyên vật liệu, đảm bảo chất lượng và số lượng NVL luôn đủ để phục vụ kịp thời cho thi công.
1.2.2 Hệ thống kho tàng bến bãi
Bảo quản nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo số lượng và chất lượng NVL, đồng thời giảm thiểu hư hỏng và mất mát, từ đó tiết kiệm chi phí và hạ giá thành cho Công ty Do đó, Công ty đã đầu tư kỹ lưỡng vào cơ sở hạ tầng cho hoạt động này Tại các kho, bao gồm kho cố định và bãi tạm thời ở chân công trình, đều được trang bị đầy đủ thiết bị phục vụ công tác quản lý và bảo vệ NVL Hệ thống kho của Công ty được chia thành hai loại.
- Kho cố định: nơi cất giữ những CCDC tài sản thi công chung của Công ty NVL thừa sau khi kết thúc công trình
Hệ thống kho bãi tạm thời tại chân công trình là nơi lưu trữ tất cả nguyên vật liệu phục vụ cho dự án Những kho này thường được xây dựng khi bắt đầu thực hiện công trình hoặc có thể thuê địa điểm gần khu vực thi công Mặc dù đảm bảo chất lượng bảo quản, điều kiện kho bãi không hoàn hảo và chỉ được sử dụng trong thời gian ngắn.
Mặt khác, do NVL có nhiều loại khác nhau với các tính chất và điều kiện bảo quản riêng, nhưng thường được xếp chung trong một kho với các vị trí riêng biệt Tất cả các nghiệp vụ nhập xuất đều phải tuân thủ đúng trình tự thủ tục, trong đó thủ kho có trách nhiệm lập sổ sách và theo dõi NVL Đồng thời, thủ kho cần phối hợp chặt chẽ với kế toán vật tư để thực hiện tốt công tác bảo quản và quản lý.
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ của Công ty tư vấn và đầu tư xây dựng Vĩnh Thịnh
Sản phẩm xây dựng bao gồm các công trình lớn và phức tạp, thường cố định tại địa điểm thi công, do đó, các điều kiện phục vụ cho quá trình xây dựng cần phải linh hoạt theo công trình Với đặc thù của ngành, công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu cùng công cụ dụng cụ trở nên phức tạp, chịu ảnh hưởng lớn từ môi trường bên ngoài Vì vậy, cần xây dựng định mức nguyên vật liệu phù hợp với điều kiện thi công thực tế, trong đó quản lý nguyên vật liệu là yếu tố khách quan phụ thuộc vào trình độ sản xuất.
Ngày nay, sự phát triển của nền kinh tế đi kèm với lạm phát đã khiến việc quản lý nguyên vật liệu trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Công tác này không chỉ giúp tăng hiệu quả kinh tế và chất lượng công trình mà còn giảm thiểu hao phí, hạ giá thành và tăng lợi nhuận cho công ty Việc hạch toán chính xác nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là yếu tố quyết định đến việc tính toán giá thành Do đó, để đảm bảo hiệu quả trong công tác hạch toán, cần phải quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, xây dựng định mức, bảo quản cho đến khâu dự trữ, sử dụng và kiểm kê.
Trong quá trình thu mua nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, cần quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thực hiện kế hoạch mua đúng tiến độ, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh Phòng kế toán tài chính cần lựa chọn nguồn cung cấp nguyên vật liệu, địa điểm và thời gian giao hàng, phương tiện vận chuyển, cùng với việc dự toán các biến động về cung cầu và giá cả trên thị trường để xây dựng chiến lược thu mua hợp lý Đồng thời, cần kiểm tra giá mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí vận chuyển và tình hình hợp đồng của nhà cung cấp thông qua kế toán vật tư.
Trong quá trình bảo quản nguyên vật liệu, cần tuân thủ chế độ quy định phù hợp với tính chất lý hóa của từng loại Cần chú trọng tổ chức bến bãi kho tàng khô ráo để tránh ô xy hóa, hư hỏng và hao hụt An toàn cũng là yêu cầu quan trọng trong quản lý nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Đối với cát, sỏi, đá vôi, cần vận chuyển trực tiếp đến công trình Ngoài ra, việc kiểm tra thường xuyên thực hiện chế độ bảo quản là rất cần thiết.
Trong khâu dự trữ, việc xác định mức dự trữ tối thiểu và tối đa cùng với định mức tiêu hao hợp lý trong quá trình vận chuyển và bảo quản là rất quan trọng Điều này dựa trên kế hoạch sản xuất vật tư để đảm bảo quá trình thi công xây lắp diễn ra liên tục, không bị ngừng trệ do thiếu nguyên vật liệu Đồng thời, việc quản lý tốt dự trữ cũng giúp tránh tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
Để sử dụng hiệu quả nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong sản xuất, cần tuân thủ các định mức tiêu hao đã được xây dựng, nhằm đảm bảo tính hợp lý và tiết kiệm Bên cạnh đó, việc ghi chép tình hình xuất nhập nguyên vật liệu cũng cần được tổ chức chặt chẽ Định kỳ, doanh nghiệp nên phân tích tình hình sử dụng để phát hiện nguyên nhân gây ra sự biến động chi phí nguyên vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm, đồng thời khuyến khích các sáng kiến cải tiến nhằm tiết kiệm và tận dụng phế liệu.
Thủ kho không chỉ cần có kiến thức ghi chép ban đầu mà còn phải hiểu biết về các loại nguyên vật liệu trong ngành xây dựng Sự kết hợp giữa kiến thức này và công tác kế toán vật tư sẽ giúp ghi chép chính xác việc nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu trong kho.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VĨNH THỊNH
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ Tuy nhiên, một số mẫu số được vận dụng phù hợp với thực tế, giúp phát huy hiệu quả các chức năng nhiệm vụ kế toán.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là quá trình theo dõi và ghi chép sự biến động của việc nhập, xuất và tồn kho từng loại vật liệu trong sản xuất kinh doanh Mục tiêu của việc này là cung cấp thông tin chi tiết để quản lý hiệu quả từng danh mục vật tư.
Công tác hạch toán chi tiết cần theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho dựa trên chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng danh điểm vật tư Đồng thời, phải tổng hợp tình hình luân chuyển và tồn kho của từng danh điểm theo từng kho, từng bãi.
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ về nguyên vật liệu
2.1.1 Trình tự nhập kho nguyên vật liệu:
Công ty chủ yếu mua nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ từ bên ngoài Theo chế độ kế toán hiện hành, việc kiểm nhận nguyên vật liệu mua từ ngoài và thực hiện thủ tục nhập kho là cần thiết.
Khi nguyên vật liệu và công cụ được chuyển đến công ty, người nhận hàng sẽ tiếp nhận hóa đơn từ người bán và chuyển đến phòng kế hoạch Hóa đơn này ghi rõ các thông tin cần thiết như chủng loại, quy cách, khối lượng, đơn giá, thành tiền và hình thức thanh toán của vật liệu.
Bộ phận kế hoach,kĩ thuật
Nghiên cứu nhu cầu,thu mua,sử dụng vật tư
Giám đốc,kế toán trưởng
Ký hợp đồng mua hàng,duyệt lệnh xuất
Thủ kho Kế toán vật tư
Nhập vật tư,xuất vật tư
Phòng kế hoạch kỹ thuật sẽ xem xét tính hợp lý của hóa đơn do bên bán lập, kiểm tra đối chiếu với hợp đồng để xác định tính phù hợp về chủng loại, số lượng và chất lượng Nếu hóa đơn đúng với hợp đồng, nguyên vật liệu sẽ được nhập kho Đối với nguyên vật liệu có khối lượng lớn và giá trị cao, công ty sẽ yêu cầu ban kiểm nghiệm vật tư lập "Biên bản kiểm nghiệm vật tư" Chỉ khi nhận được ý kiến xác nhận từ ban kiểm nghiệm về việc hàng hóa đáp ứng quy cách, mẫu mã và chất lượng theo hóa đơn, thủ kho mới tiến hành nhập kho.
Trên cơ sở hóa đơn ,giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm phòng kế hoạch kĩ thuật lập phiếu nhập kho.
2.1.2 Trình tự xuất kho nguyên vật liệu: Ở công ty,nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho thi công các công trình,hạng mục.Nguyên vật liệu của công ty bao gồm nhiều chủng loại,việc xuất dùng diễn ra thường xuyên cho các đội công trình.Việc xuất dùng nguyên vật liệu được căn cứ cào nhu cầu thi công và định mức tiêu hao nguyên vật liệu trên cơ sở các đơn đặt hàng được ký kết.Sau khi có lệnh tiến hành thi công của Giám đốc,phòng kế hoạch kĩ thuật sẽ tổ chức thực hiện tiến độ,theo dõi tiến độ thi công của các công trình và tiến độ thực hiện hợp đồng.
Sau khi kiểm tra khối lượng nguyên vật liệu trên phiếu xuất kho với số lượng thực tế có trong kho, thủ kho sẽ ghi số lượng thực xuất vào phiếu và ký xác nhận Tiếp theo, thủ kho sẽ tiến hành xuất kho nguyên vật liệu.
Công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:
Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu
Sổ kế toán chi tiết
Ghi cuối kỳ Giải thích:
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập,xuất ,tồn của từng thứ vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng.
Mỗi ngày, khi nhận chứng từ nhập và xuất vật liệu, thủ kho sẽ kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của các chứng từ này Sau đó, họ ghi chép số liệu thực nhập và thực xuất vào thẻ kho dựa trên các chứng từ đã kiểm tra.
Cuối tháng, thủ kho thực hiện việc tổng hợp số liệu nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho, đồng thời đối chiếu các số liệu này với sổ kế toán chi tiết vật tư để đảm bảo tính chính xác.
Tại phòng kế toán, kế toán thực hiện việc mở sổ chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép sự biến động về nhập, xuất và tồn kho của từng loại nguyên vật liệu, bao gồm cả hiện vật và giá trị Hàng ngày, sau khi nhận chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán tiến hành kiểm tra, ghi đơn giá, tính thành tiền, phân loại chứng từ và cập nhật vào sổ chi tiết nguyên vật liệu.
Cuối kỳ, kế toán thực hiện việc cộng sổ để xác định số tồn kho của từng loại nguyên vật liệu và đối chiếu dữ liệu trên sổ kế toán chi tiết với thẻ kho tương ứng Dựa vào các sổ kế toán chi tiết, kế toán sẽ lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu.
2.1.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Quản lý nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ yêu cầu theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất và tồn kho cho từng nhóm và loại nguyên vật liệu, bao gồm số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Vĩnh Thịnh sẽ đáp ứng yêu cầu này thông qua việc tổ chức và hạch toán kế toán chi tiết các nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ.
- Giấy đề nghị mua vật tư
- Biên bản kiểm tra vật tư
Căn cứ yêu cầu vật tư cần để sử dụng, phòng kế hoạch lập giấy đề nghị nhập vật tư có chữ ký của kế toán trưởng, Giám đốc.
BIỂU SỐ 2.1: GIẤY ĐỀ NGHỊ NHẬP VẬT TƯ
Công ty CP Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Vĩnh
P602, B11A, KĐT Nam Trung Yên,Trung Hòa,
GIẤY ĐỀ NGHỊ NHẬP VẬT TƯ
Họ và tên: Hồ Văn Tùng
Bộ phận công tác: Phòng kế hoạch
Lý do: Thi công xây dựng khu đô thị Bắc Thăng Long-Vân Trì.
STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú
Kính mong lãnh đạo xem xét và duyệt.
Trưởng phòng KT-KH Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Sau khi Giám đốc duyệt yêu cầu nhập vật tư, khi mua vật tư sẽ nhận được hóa đơnGTGT.
BIỂU SỐ 2.2: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG HÓA ĐƠN
Liên 2: Giao khách hàng Ngày 02 tháng 11 năm 2011
Mẫu số 01 GTKT-3LL HM/2006N 0059660 Đơn vị bán hàng: Công ty CP xây dựng Phục Hưng Holdings
Mã số thuế: Địa chỉ:
0101311315 Tầng 3, Nhà H112, Khu đô thị Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
Số tài khoản: Điện thoại:
Họ tên người mua: Đội XD số 1
Tên đơn vị: Công ty CP Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Vĩnh Thịnh
Mã số thuế: Địa chỉ:
0102334435 P602, B11A, KĐT Nam Trung Yên, Trung Hòa, Cầu Giấy,
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS 04 00450740
STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.710.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 29.810.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi chín triệu tám trăm mười ngàn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Hóa đơn GTGT sẽ được giao cho thủ kho để kiểm nghiệm vật tư và ghi phiếu nhập kho Khi vật tư về kho, cần lập biên bản kiểm nghiệm để đảm bảo chất lượng và tính chính xác của hàng hóa.
Biên bản kiệm nghiệm vật tư (mẫu 03-VT) là chứng từ quan trọng mà doanh nghiệp cần lập theo đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình Do đó, việc xây dựng biên bản này cần được thực hiện với cấu trúc phù hợp nhất để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý vật tư.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Công ty sử dụng phương pháp hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức kê khai thường xuyên, đồng thời ghi sổ tổng hợp nguyên vật liệu thông qua Chứng từ ghi sổ.
QUY TRÌNH HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NVL
Chứng từ N-X Bảng phân bổ NVL
Sổ,thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu,kiểm tra Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Công ty sử dụng các loại sổ kế toán sau:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ,thẻ kế toán chi tiết.
BIỂU SỐ 2.13: CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 45
Công ty CP Tư vấn và Đầu tư xây dựng Vĩnh Thịnh
P602, B11A, KĐT Nam Trung Yên,Trung Hòa,Cầu
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 45
Nhập kho NVL đã thanh toán bằng chuyển khoản 152 112 7.123.489.091
Nhập kho NVL đã thanh toán bằng tiền mặt 152 111 2.051.984.757
Kèm theo 5 chứng từ gốc về mua nguyên vật liệu nhập kho.
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
BIỂU SỐ 2.14:CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 46
Công ty CP Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Vĩnh Thịnh Mẫu số S02a-DN
P602, B11A, KĐT Nam Trung Yên,Trung Hòa,Cầu Giấy, Hà Nội
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC của BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 46
Xuất kho NVL thi công công trình 621 152 9.076.411.798
Xuất kho NVL giao cho khách hang
Kèm theo 7 chứng từ gốc đi kèm về xuất nguyên vật liệu
Người lập Kế toán trưởng
Hàng ngày, kế toán lập chứng từ ghi sổ dựa trên các chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu hợp lý và hợp lệ Số liệu này cũng được chuyển vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái tài khoản 152.
BIỂU SỐ 2.15: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Công ty CP Tư vấn và Đầu tư xây dựng Vĩnh Thịnh
P602 , B11A, KĐT Nam Trung Yên,Trung Hòa,Cầu Giấy, Hà Nội
(Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của BTC)
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên, đóng dấu)
BIỂU SỐ 2.16: SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152 Công ty CP Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Vĩnh Thịnh Mẫu số S02c1-DN
P602,B11A,KĐT Nam Trung Yên,Trung Hòa,Cầu Giấy, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ BTC ngày
SỔ CÁI Tháng 11/2011 Tài khoản: 152-Nguyên vật liệu
Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
30/11 45 30/11 Nhập kho NVL thanh toán bằng chuyển khoản
Nhập kho NVL thanh toán bằng tiền mặt
30/11 46 30/11 Xuất NVL thi công công trình
Xuất kho NVL giao cho khách hàng
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
Hạch toán thừa thiếu nguyên vật liệu sau kiểm kê
Mặc dù công ty đã thực hiện quản lý nguyên vật liệu (NVL) một cách chặt chẽ, nhưng vẫn không thể tránh khỏi sai sót và những tác động khách quan, dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu NVL Do đó, cần thiết phải có biện pháp để phản ánh chính xác tình hình tồn kho và đánh giá hiệu quả công tác bảo quản NVL.
Công ty NVL thực hiện kiểm kê vào cuối mỗi quý và khi xảy ra sự cố bất thường như thiên tai, hỏa hoạn hoặc trộm cắp Để thực hiện nhiệm vụ này, ban kiểm kê được thành lập gồm thủ kho, kế toán vật tư và cán bộ phòng kế hoạch kỹ thuật Ban kiểm kê sẽ đối chiếu số liệu trên sổ sách với số lượng vật liệu thực tế trong kho thông qua các thao tác như cân, đo, đong, đếm và áp dụng các phương pháp định tính để xác định chính xác giá trị và chất lượng vật tư tồn kho.
Khi kết thức kiểm kê, biên bản kiểm kê được lập thành 2 bản:
- một bản giao cho thủ kho
- một bản giao cho kế toán vật tư
Vào ngày 31/12/2011, ban kiểm kê đã thực hiện kiểm kê nguyên vật liệu tại kho của công ty, và kết quả kiểm kê được ghi lại trong “Biên bản kiểm kê” vào ngày 31/12/2011.
Biểu 2.17: Biên bản kiểm kê NVL cuối quý
Công ty CP Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Vĩnh Thịnh
P602,B11A, KĐT Nam Trung Yên,Trung Hòa,Cầu Giấy,Hà Nội
BIÊN BẢN KIỂM KÊ Qúy IV năm 2011
Ngày 31/12/2011 Hôm nay ngày 31/12/2011, tại kho nguyên vật liệu, ban kiểm nghiệm gồm:
+ Ông Hồ Văn Tùng - Chức vụ : Phó phòng kế hoạch kĩ thuật.
Bà Hồ Thị Hằng, Kế toán vật tư, cùng với bà Đào Thị Ngọc Oanh, Thủ kho, đã tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu và thống nhất kết quả kiểm kê.
STT Mã vật tư, NVL,
Tên vật tư, NVL, CC-DC Đơn vị tính
Phòng Kế hoach tổng hợp Kế toán Thủ kho
( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) kho, kế toán vật tư sẽ điều chỉnh số liệu trên sổ sách kế toán cho phù hợp
Đối với trường hợp NVL phát hiện thừa sau kiểm kê
Kế toán điều chỉnh tăng giá trị vật tư Nghiệp vụ này tương tự nhập kho NVL
Cụ thể, kế toán thực hiện thao tác ghi nợ TK 152 và ghi có TK 3381- Tài sản thừa chờ xử lý
Đối với trường hợp NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê
Kế toán điều chỉnh giảm giá trị vật tư tương tự như nghiệp vụ xuất kho tức là ghi giá trị thiếu vào bên có TK 152
Kế toán so sánh giá trị NVL thiếu với định mức hao hụt vật tư đã được quy định trong quy định hạch toán của công ty.
- Nếu giá trị NVL thiếu nằm trong định mức, kế toán viên sẽ ghi tăng chi phí, cụ thể ghi nợ TK 632.
Nếu giá trị nguyên vật liệu (NVL) thiếu vượt định mức và nguyên nhân đã được xác định, thì sẽ ghi vào bên nợ tài khoản 334 (không tính lương nhân viên vi phạm) Ngược lại, nếu chưa xác định được nguyên nhân, giá trị vật tư thiếu sẽ được ghi vào bên nợ tài khoản 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý.
Cách xử lý tình trạng thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu (NVL) cần được áp dụng cho mọi cuộc kiểm kê, bao gồm cả kiểm kê định kỳ và kiểm kê đột xuất.
Công ty CP Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Vĩnh Thịnh đã thực hiện tốt các quy định trong công tác bảo quản tài sản, giúp giảm thiểu tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu so với số liệu trên sổ sách Để nâng cao hiệu quả trong công tác bảo vệ tài sản, công ty cần tiếp tục phát huy và cải thiện phương pháp quản lý hiện tại.
