Mặc dù công tác quản lý NVL của công ty được thực hiện khá chặt chẽ nhưng trong quá trình
hoạt động khơng thể tránh khỏi những sai sót hoặc tác động khách quan dẫn tới thừa hoặc mất mát NVL. Vì vậy,để phản ánh đúng tình hình tồn kho cũng như đánh giá công tác bảo quản NVL, Công ty thường xuyên tiến hành kiểm kê vào cuối mỗi quý. Kiểm kê được tiến hành khi hệ thống kho bãi xảy ra sự cố bất thường như thiên tai, hỏa hoạn, trộm cắp,…
Để thực hiện nhiệm vụ này, một ban kiểm kê đã được lập ra, bao gồm : thủ kho, kế tốn vật tư, cán bộ phịng kế hoạch kĩ thuật.Ban kiểm kê sẽ đối chiếu số liệu trên sổ sách (thẻ kho) với số NVL thực có trong kho. Các thao tác cơ bản thường được áp dụng là : cân, đo, đong, đếm và những phương pháp định tính để xác định đúng cả giá trị lẫn chất lượng vật tư tồn kho.
Khi kết thức kiểm kê, biên bản kiểm kê được lập thành 2 bản:
- một bản giao cho thủ kho
- một bản giao cho kế toán vật tư.
Ví dụ : Ngày 31/12/2011, ban kiểm kê tiến hành kiểm kê NVL tại kho công ty, kết quả
Biểu 2.17: Biên bản kiểm kê NVL cuối quý
Công ty CP Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Vĩnh Thịnh
P602,B11A, KĐT Nam Trung Yên,Trung Hòa,Cầu Giấy,Hà Nội
BIÊN BẢN KIỂM KÊ Qúy IV năm 2011
Ngày 31/12/2011
Hôm nay ngày 31/12/2011, tại kho nguyên vật liệu, ban kiểm nghiệm gồm: + Ông Hồ Văn Tùng - Chức vụ : Phó phịng kế hoạch kĩ thuật. + Bà Hồ Thị Hằng - Chức vụ : Kế toán vật tư
+ Bà Đào Thị Ngọc Oanh - Chức vụ : Thủ kho
Đã tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu, thống nhất kết quả kiểm kê như sau: STT Mã vật tư, NVL, CC-DC Tên vật tư, NVL, CC-DC Đơn vị tính SL thực tế SL trên sổ sách Chênh lệch Ghi chú 1 BANLE Bản lề Chiếc 786 793 7 2 BAT Bật sắt Chiếc 230 230 0
3 BETONG M300 Bê tông M300 m3 60 60 0
4 BOTMAU Bột màu kg 111 123 12
5 BULONG Bu lông Chiếc 78 78 0
6 CATDEN Cát đen m3 99 112 13
… …….. ………. …. ….. …… …. ….
Phòng Kế hoach tổng hợp Kế toán Thủ kho ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
kho, kế toán vật tư sẽ điều chỉnh số liệu trên sổ sách kế toán cho phù hợp. Đối với trường hợp NVL phát hiện thừa sau kiểm kê.
Kế toán điều chỉnh tăng giá trị vật tư. Nghiệp vụ này tương tự nhập kho NVL. Cụ thể, kế toán thực hiện thao tác ghi nợ TK 152 và ghi có TK 3381- Tài sản thừa chờ xử lý
Đối với trường hợp NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê
Kế toán điều chỉnh giảm giá trị vật tư tương tự như nghiệp vụ xuất kho tức là ghi giá trị thiếu vào bên có TK 152.
Kế toán so sánh giá trị NVL thiếu với định mức hao hụt vật tư đã được quy định trong quy định hạch tốn của cơng ty.
- Nếu giá trị NVL thiếu nằm trong định mức, kế tốn viên sẽ ghi tăng chi phí, cụ thể ghi nợ TK 632.
- Nếu giá trị NVL thiếu ngoài định mức và đã xác định được nguyên nhân thì sẽ ghi vào bên nợ TK 334 ( trừ lương nhân viên sai phạm), … Nếu chưa xác định được nguyên nhân thì giá trị vật tư thiếu sẽ được ghi vào bên nợ TK 1381- Tài sản thiếu chờ xử lý.
Cách thức xủ lý đối với trường hợp thừa thiếu NVL được áp dụng đối với tất cả các cuộc kiểm kê kể cả kiểm kê thường xuyên hay đột xuất.
Trên thực tế tại công ty CP Tư vấn và Đầu tư Xây dựng Vĩnh Thịnh, vì thực hiện tốt các qui định trong cơng tác bảo quản tài sản nên ít khi xảy ra tình trạng thiếu hụt NVL so với số liệu trên sổ sách. Công ty cần phát huy hơn nữa cách thức quản lý này để đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác bảo vệ tài sản.
CHƯƠNG III: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VĨNH
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty Vĩnh Thịnh.
Mới hoạt động được hơn 5 năm trong lĩnh vực xây dựng, Công ty không ngừng phát triển và liên tục đổi mới để phù hợp hơn với nền kinh tế ngày càng phát triển. Đó là sự cố gắng nỗ lực của bộ máy quản lý và đội ngũ nhân viên nhiệt huyết trong đó có bộ phận kế tốn nói riêng,trong dó phải nói đến kế tốn ngun vật liệu.Để hồn thiện hơn kế tốn NVL, Cơng ty cần nắm rõ được điểm mạnh, điểm yếu kém của mình để rút ra kinh nghiệm và có hướng điều chỉnh thích hợp.
Trong thời gian thực tập, em có rút ra một số ưu điểm, nhược điểm của cơng tác kế tốn NVL như sau:
3.1.1 Ưu điểm
Về cơng tác tổ chức quản lý NVL
Nhìn chung đạt hiệu quả khá tốt, NVL được quản lý chặt chẽ ở tất cả các khâu. Đặc biệt, cơng tác quản lý bám sát theo quy trình ln chuyển NVL nên vật tư của đơn vị được theo dõi và quản lý chặt chẽ. Tất cả các khâu đều tuân thủ nghiêm ngặt các quy định đã được đề ra giảm thiểu sai sót và gian lận. Nhân viên cung ứng khá linh hoạt khi nắm bắt thông tin thị trường, đồng thời đã gây dựng được những mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp. Đây cũng là một lợi thế Vĩnh Thịnh ít khi phải đối mặt với tình trạng thiếu hụt các yếu tố đầu vào. Ngồi ra, Cơng ty cũng tích cực tìm kiếm các nhà cung cấp mới với chất lượng tốt, giá cả phù hợp hướng tới mục tiêu nâng cao chất lượng cơng trình.
Để bảo quản tốt NVL tránh mất mát và hư hỏng, Cơng ty có chủ trương đầu tư thích đáng vào hệ thống kho tàng bến bãi. Hệ thống kho bãi của Vĩnh Thịnh không những đủ tiêu chuẩn kỹ thuật mà cịn được bố trí nhân viên kho và nhân viên bảo vệ túc trực hàng ngày. Nhân viên thủ kho có chun mơn,có phẩm chất đạo đức tốt đã thực hiện tốt nhiệm vụ bảo vệ tài sản của Cơng ty . Thêm vào đó, cơng ty cũng đã có sự phân cơng phân nhiệm hợp lý, tránh kiêm nhiệm giữa thủ kho, nhân viên cung ứng và kế toán vật tư. Do vậy, khơng xảy ra tình trạng chồng chéo trong cơng việc và giảm thiểu gian lận có thể xảy ra.
Quy trình nhập xuất tuân theo đúng trình tự, hợp lý và hợp lệ. Tất cả các khâu đều thực hiện nghiêm ngặt, nhập- xuất NVL chỉ được thực hiện khi có chứng từ phù hợp, đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền. Kế tốn vật tư và thủ kho thường xuyên đối chiếu và
Công ty cũng xây dựng định mức tiêu hao và mức dự trữ hợp lý cho tất cả các loại nguyên vật liệu trong Công ty. Nhờ vậy, NVL có trong kho khơng có tình trạng ứ đọng q nhiều hoặc thiếu hụt thường xuyên. Bên cạnh đó, có các biện pháp khen thưởng kỷ luật để khuyến khích cơng nhân tn thủ quy chế lao động, sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL trong thi cơng.
Về tính giá NVL
Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ được áp dụng tính giá NVL xuất kho. Phương pháp này đã giúp cho cơng việc hạch tốn được thực hiện đơn giản, dễ dàng. Với số lần nhập xuất nhiều tại các kho của Công ty, phương pháp này đã giảm nhẹ khối lượng cơng việc mà kế tốn viên phải thực hiện trong tháng.
Về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế tốn - một trong những yếu tố nịng cốt của bộ máy quản lý, được tổ chức theo mơ hình vừa tập trung vừa phân cấp tạo điều kiện thuận lợi cho công việc gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo phản ánh sát sao tình hình hoạt động của cơng ty. Với sự trợ giúp của hệ thống máy tính cùng sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cấp quản lý, giữa các phịng ban, thơng tin về NVL ln được cung cấp chính xác, kịp thời. Một hệ thống sản xuất quy củ, một bộ máy quản lý phù hợp kết hợp giữa phân cấp và tập trung, một bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả, tất cả những yếu tố đó là bước đi vững chắc cho những thành công tại Vĩnh Thịnh.
Đối với NVL, việc hạch toán thực hiện khá đồng bộ. Bộ phận kho và bộ phận kế toán thực hiện tốt trách nhiệm được giao đồng thời phối hợp chặt chẽ lẫn nhau và với các bộ phận : lập kế hoạch, bộ phận cung ứng.Từ đó, có những biện pháp đảm bảo NVL được bảo quản trong tình trạng tốt nhất, được dự trữ ở mức hợp lý về cả số lượng và chất lượng.
Hiện nay, cơng ty có một bộ máy kế tốn với trình độ chun mơn cao và kinh nghiệm phong phú, không ngừng học hỏi và thường xuyên được bồi dưỡng nghiệp vụ, cập nhật chế độ mới. Đội ngũ này được phân công, phân nhiệm rõ ràng, đồng thời thường xuyên có sự đối chiếu, trao đổi nghiệp vụ với nhau, tạo điều kiện tốt cho việc phối hợp giữa các phần hành.. Nhân viên kế tốn vật tư khơng kiêm nhiệm phần hành nào khác được giao trách nhiệm rõ ràng và ln cố gắng phản ánh chính xác nhất tình hình NVL theo yêu
Bộ máy kế tốn phù hợp với u cầu cơng việc, khả năng và trình độ của từng nhân viên nên góp phần phản ánh kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo công ty đưa ra các quyết định đúng đắn.
Ngồi ra, phịng kế tốn được trang bị một hệ thống máy tính khá đồng bộ, thực hiện nối mạng nội bộ giúp ích cho việc cung cấp số liệu lẫn nhau giữa các bộ phận có liên quan . Cơng việc kế tốn được giảm bớt đáng kể, đồng thời các dữ liệu được xử lý trên máy nên tránh nhầm lẫn, sai sót, gian lận có thể xảy ra.Đội ngũ kế tốn dù không nhiều nhưng vẫn luôn đảm bảo đầy đủ khối lượng thông tin, báo cáo không chậm trễ đồng thời không cần tới sự hỗ trợ của nhân sự bên ngoài.
Cũng nhờ trang bị máy tính tới tận các đội xây lắp, tại các khu vực thi cơng mà cụ thể là tại kho cơng trình nên tình hình hạch tốn, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL được cập nhật, phản ánh đúng với thực trạng tại từng kho, từng cơng trình của Cơng ty. Các báo cáo về NVL nhờ thế cũng được thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, cơng sức thơng tin vẫn đảm bảo độ tin cậy.
Về cơng tác kế tốn
Nói chung, cơng tác kế tốn được tổ chức khá phù hợp với điều kiện về quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như với yêu cầu quản lý cụ thể của cơng ty. Các phần hành kế tốn được phân nhiệm rõ ràng.Việc tổ chức vận dụng chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách, báo cáo kế tốn của Cơng ty làm theo chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tài chính. Ngồi ra, cơng ty cũng thường xuyên cập nhật những thông tin mới về chế độ kế tốn nhờ đó mà cơng tác hạch tốn ln phù hợp chuẩn mực, chế độ kế tốn và pháp luật hiện hành của nhà nước.
Cơng ty linh hoạt trong việc tổ chức vận dụng chứng từ đối với những chứng từ mang tính hướng dẫn nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ đúng quy định. Chứng từ nói chung và chứng từ NVL nói riêng được kiểm tra kỹ càng, theo đúng cơ sở pháp lý, đáp ứng được nhu cầu sử dụng tại Công ty. Hệ thống chứng từ ban đầu được tổ chức tương đối tốt, đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp với các yếu tố ghi trên chứng từ kế tốn cũng như trong q trình ln chuyển chứng từ. Mặt khác, Công ty vẫn đang từng bước cải thiện dần công tác tổ chức vận dụng chứng từ để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh ngày càng tăng hiện nay.
Về hệ thống tài khoản, công ty đã sử dụng hợp lý các tài khoản kế toán,tương đối chi tiết từng cơng trình, hạng mục cơng trình trong q trình hạch tốn chi phí. Tài khoản NVL (152) được chi tiết thành NVL chính và NVL phụ giúp cho việc theo dõi hai nhóm vật tư này.
Có thể thấy cơng ty đã thiết lập được quy trình kế tốn, từ khâu lập, ln chuyển chứng từ đến khâu phản ánh vào sổ sách và lên báo cáo rất chặt chẽ và đúng chuẩn mực.
Cơng ty áp dụng hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ phù hợp với quy mơ, loại hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Hình thức này khá đơn giản, dễ hạch tốn phù hợp, đảm bảo thơng tin kịp thời phát hiện những sai sót trong q trình ghi sổ.
Phương pháp kê khai thường xuyên được áp dụng để theo dõi hàng tồn kho. Nhờ vậy, NVL được theo dõi đều đặn, phản ánh theo từng nghiệp vụ phát sinh. Do đó,những biến động của NVL ln được thơng báo kịp thời tới các nhà quản lý.
Tóm lại, những ưu điểm trên đã góp phần tạo dựng cho Cơng ty một hệ thống kế toán chất lượng và đáng tin cậy. Công ty cần tiếp tục phát huy những điểm mạnh đó để nâng cao hơn nữa hiệu quả cơng tác kế tốn, tạo bước đà vững chắc cho sự phát triển của công ty trong tương lai.
3.1.2 Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác tổ chức kế tốn của cơng ty cũng có một số hạn chế nhất định.
Với đặc thù là Công ty xây dựng nên q trình sản xuất khơng diễn ra trong cùng một phạm vi nhất định mà nằm rải rác ở nhiều địa bàn. Do đó, kế tốn đội xây lắp phải di chuyển theo cơng trình là điều tất yếu. Kế tốn viên phải hoạt động trong mơi trường thiếu thốn những phương tiện trợ giúp và khá khó khăn để hồn thành tốt vai trị của mình.
Cơng tác quản lý NVL
Đối với cơng tác tổ chức quản lý NVL, có vài điểm cần chú ý. Trước hết đó là tình hình thu mua NVL tại cơng ty,là một doanh nghiệp xây lắp có quy mơ nhưng việc mua NVL của Vĩnh Thịnh thường được thực hiện sau khi nhận dự án từ đối tác. Điều này thuận tiện cho việc xác định chính xác số lượng, chủng loại NVL, triển khai thi công dựa
khơng an tồn và kém chun nghiệp. Với một doanh nghiệp xây lắp, NVL nên được dự trữ sẵn cho các dự án, đề phịng tình huống cần mua một lượng NVL lớn trong khi thị trường khan hiếm, khơng đủ hàng hố. Việc dự trữ sẵn vật tư sẽ tạo thế chủ động cho cơng ty,tuy nhiên cũng nên được tính tốn hợp lý để khơng gây ứ đọng vốn, giảm hiệu quả sử dụng vốn của Công ty.
Về công tác bảo quản nguyên vật liệu trong kho, NVL của cơng ty dù có nhiều nhóm, chủng loại khác nhau, tính chất, điều kiện bảo quản khác nhau nhưng hầu như không được sắp xếp theo kho riêng biệt. Các loại NVL chỉ được sắp xếp thành những vị trí riêng trong cùng một kho chưa được ngăn cách thành những khu riêng biệt có hệ thống để dễ quản lý và thuận tiện cho công tác nhập xuất.
Về cơng tác tính giá NVL.
Hiện tại, Công ty đang áp dụng phương pháp bình qn cả kỳ dự trữ để tính giá trị NVL xuất kho. Tuy phương pháp này đơn giản, gọn nhẹ và dễ thực hiện nhưng dồn công việc vào cuối kỳ hạch toán, gây ảnh hưởng đến các khâu kế tốn khác nhất là cơng tác xác định giá thành cơng trình. Trị giá NVL xuất dùng trong kỳ chỉ được cập nhật vào cuối kỳ kéo theo giá trị NVL tồn kho cũng không được xác định kịp thời.