2.2. Đặc điểm tổ chức kế tốn của Cơng ty2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là hoạt động lu thơng phân phối hàng hố trên thị trờng bn bán của Quốc gia mình và giữa các nớc trên thế giới, thực hiện quá trình lu chuyển hàng hố từ nơi sản xuất , nhập khẩu đến nơi tiêu dùng. Chính vì vậy mà bộ máy kế tốn phải đảm bảo tính tập trung kịp thời . Do đó mà cơng ty cổ phần LeHut đã tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức kế tốn tập trung. Tức là cơng tác kế tốn đ- ợc thực hiện ở bộ phận kế tốn của cơng ty, từ việc thu nhập đến việc lập các báo cáo kế toán. Đặc điểm của hình thức này cũng
Nấu nhự a Nhuộ m màu Nhậ p kho Đồng lá, cuộn Xoắn đồng Dập cắt L ỡi gà Dây cắm Đổ khn Hạt nhự a Đón g gói Lắp ráp hồ n thiệ n Kt sp
có những mặt tích cực và mặt hạn chế. Cụ thể u điểm là tồn bộ thơng tin kế tốn đợc nắm bắt và quản lý dễ dàng, đánh giá chỉ đạo kịp thời. Nhợc điểm là công việc không đợc phân công rõ ràng, dễ gây ra nhầm lẫn và độ chính xác khơng cao.
Tại cơng ty cổ phần cơng nghệ LeHut, bộ phận kế tốn đợc tổ chức theo phơng pháp ghép việc, nghĩa là một nhân viên kế toán phải kiêm nhiều phần hành kế toán. Phịng kế tốn của cơng ty bao gồm 8 ngời : 1 kế toán trởng, , 6 kế toán viên, 1 thủ quỹ, mỗi ngời đợc phân công phụ trách một hoặc nhiều phần hành khác nhau. Tất cả các kế tốn viên đều có trình độ đại học.
Kế toán trởng là ngời điều hành và giám sát toàn bộ hoạt
động của bộ máy kế tốn của cơng ty, chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ tài chính của đơn vị, đồng thời hớng dẫn, cụ thể hố kịp thời các chế độ, chính sách, quy định tài chính của Nhà nớc và của Bộ Tài chính. Kế tốn trởng cịn là ngời lập ra các báo cáo quyết toán, tham mu cho giám đốc về việc sử dụng các chế độ quản lý của nhà nớc ban hành sao cho phù hợp với tình hình sản xuất của doanh nghiệp. Kế tốn trởng chịu sự chỉ
Kế toán tr ởng Thủ quỹ toán Kế vật t Kế toán tiền l ơng Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu Kế tốn mua hàng và thanh tốn cơng nợ phải trả Kế tốn chi phí sx và tính giá thành sp
đạo trực tiếp của Tổng giám đốc và có trách nhiệm, quyền hạn theo quy định của pháp luật.
Thủ quỹ là ngời có trách nhiệm về cơng tác thu, chi tiền một
cách hợp lý, để từ đó vào sổ quỹ tiền mặt.
Kế tốn tiền mặt có chức năng quản lý tình hình thu, chi, và
tồn quỹ tiền mặt, thờng xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. Để quản lý tốt vốn bằng tiền mặt trong nội bộ cơng ty thì trớc hết cần tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đồng thời kế tốn tr- ởng phải phân cơng cơng việc của một số nhân viên làm nhiệm vụ ghi sổ để kiểm tra cơng việc của nhau, để tránh tình trạng gian lận cũng nh việc móc ngoặc giữa các nhân viên với nhau.
Kế tốn tiền gửi ngân hàng có chức năng phản ánh tình
hình tăng, giảm vốn và số d tiền gửi ngân hàng, giám sát việc chấp hành chế độ thanh tốn khơng dùng tiền mặt. Tiền gửi ngân hang bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ , vàng bạc trên các tài khoản tiền gửi chính, tiền gửi chuyên dùng cho các hình thức thanh tốn khơng dùng tiền mặt nh tiền lu ký séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền, th tín dụng. Để tiến hành tốt kỷ luật thanh tốn địi hỏi cơng ty phải theo dõi tình hình biến động và số d của từng loại tiền gửi.
Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu: Kế tốn có nhiệm vụ
theo dõi chi tiết các khoản phải thu khách hàng, không đợc phép bù trừ khoản phải thu, giữa các đối tợng khác nhau. Kế toán phải tổng hợp tình hình thanh tốn với ngời bán theo tính chất nợ phải thu hay phải trả trớc khi lập báo cáo kế toán. Đối với khoản phải thu, phải trả ngời bán có gốc ngoại tệ thì vừa phải theo dõi đợc bằng
vị nguyên tệ, vừa phải quy đổi thành VND theo tỷ giá thích hợp và thực hiện điều chỉnh tỷ giá khi lập báo cáo ké toán năm.
Kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả: Kế tốn có nhiệm vụ
theo dõi số lợng hàng hố mà cơng ty mua vào theo thời gian cụ thể, đồng thời kế toán cũng phải cần ghi chép và theo dõi chi phí phải trả cho ngời bán.
Kế tốn vật t: Kế tốn có nhiệm vụ theo dõi và quản lý các
loại vật t một cách đầy đủ và thờng xuyên. Các loại vật t sau khi mua về sẽ đợc nhập kho sau đó mới xuất cho sản xuất, và đặc biệt là công tác dự trữ nguyên vật liệu, dụng cụ trong kho là rất cần thiết đòi hỏi kế tốn vật t phải làm tốt đợc nhiệm vụ đó.
Kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Trong
cơng tác quản lý chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là chỉ tiêu luôn đợc các nhà quản lý quan tâm. Thơng qua số liệu tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm các nhà lãnh đạo công ty biết đợc chi phí và giá thành sản phẩm thực tế của từng loại sản phẩm cũng nh kết quả kinh doanh. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào kế tốn chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
Mỗi kế tốn có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt nhau nhng đều thực hiện nhiệm vụ chung của bộ máy kế tốn. Đó là :
Thu thập, xử lý, phân loại và tổng hợp thông tin về hoạt động nghiên cứu và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Tổng hợp số liệu, lập hệ thống báo cáo tài chính, cung cấp cho các đối tợng sử dụng có liên quan.
Phản ánh chứng từ, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh một cách đầy đủ, kịp thời, trung thực theo đúng nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ quy định.
các bộ phận và nhân viên trong cơng ty, góp phần nâng cao hiệu quả trong việc sản xuất và kinh doanh.
Đối với việc quản lý về tài chính của cơng ty một cách nhạy bén và nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao thì cơng ty đã sử dụng một số phần mềm kế tốn cơ bản đó là phần mềm kế toán Fast 2000 cho tất cả các phần hành nh: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, …
2.2.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế tốn tại Cơng ty
Cơ sở để ghi sổ kế tốn của cơng ty là các chứng từ đợc lập theo mẫu quy định của Bộ tài chính. Tất cả các chứng từ đều đ- ợc tập hợp tại phịng kế tốn, sau đó kế tốn viên sẽ xử lý tơng ứng với phần hành mà họ quản lý. Các chứng từ sử dụng là các chứng từ thông dụng nh: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy thanh toán tạm ứng, Bảng chấm công… ( Xem phụ lục)
* Việc thực hiện nội dung, phơng pháp lập, ký chứng từ thì
cơng ty căn cứ vào Luật Kế tốn và Nghị định số 129/ 2004/ NĐ- CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, và các quy định trong Quýêt định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/3/2006
2.2.3. Tổ chức vận dụng tài khoản kế tốn tại Cơng ty
Công ty sử dụng hệ thống danh mục tài khoản Bộ tài chính
ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC của Bộ tài chính ngày 20/3/2006 ( Xem phụ lục)
2.2.4. Hình thức kế tốn ở Cơng ty Cổ Phần Cơng Nghệ LEHUT:
Là hình thức Nhật ký chứng từ, hệ thống sổ kế tốn cơng ty bao gồm các loại sau:
- Nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 5, số 7, số 8, số 9, số 10 - Các bảng kê số 1,số 2, số 3, số 4, số 5
- 4 báo cáo tài chính:
+ Bảng cân đối kế toán ( mẫu số B01 – DN)
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh( mẫ số B02 – DN)
+ Báo cáo lu chuyển tiền tệ ( mẫu số B03 – DN ) + Thuyết minh báo cáo tài chính ( mẫu số B09 – DN)
Sổ kế tốn tổng hợp Sổ cái, bảng cân đối số phát sinh. Niên độ kế tốn Cơng ty áp dụng từ 1/1/N đến 31/12/N d- ơng lịch hàng năm. Cơng tác hạch tốn kế tốn ở cơng ty đợc vi tính hố, chủ yếu là dựa trên chơng trình Microsoft Excel để lập một số sổ kế tốn tổng hợp, và chơng trình phần mềm Fast 2000, sổ kế toán chi tiết và lập báo cáo tài chính
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn Cơng ty Cổ Phần Công Nghệ LeHut Chứng từ gốc và bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ cái
Báo cáo tài chính Bảng kê Sổ kế tốn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chứng từ
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ quy trình ghi sổ kế tốn tại Cơng ty
Chú thích: : Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng
: Kiểm tra đối chiếu
2.2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế tốn
Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và cơng nợ cũng nh tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của cơng ty. Nói cách khác, báo cáo tài chính là phơng tiện trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính của cơng ty cho những ngời quan tâm.
Báo cáo tài chính đợc thực hiện theo quy định tại Thơng t H- ớng dẫn chuẩn mực kế tốn số 21 “Trình bày Báo cáo tài chính”
4 báo cáo tài chính:
+ Bảng cân đối kế tốn ( mẫu số B01 – DN)
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh( mẫ số B02 – DN) + Báo cáo lu chuyển tiền tệ ( mẫu số B03 – DN )
+ Thuyết minh báo cáo tài chính ( mẫu số B09 – DN)
2.3. Thực trạng kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty Cổ Phần Công Nghệ LeHut
2.3.1. Đặc điểm tổ chức quản lý về nguyên vật liệu tại côngty ty
Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng đợc quan tâm. Về phía doanh nghiệp đều ra sức tìm con đờng giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Do vậy với tỷ trọng chiếm khoảng 60- 70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần đợc quản lý thật tốt. Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm,
hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lợng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra mối tơng quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trờng. Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trò nh vậy nên yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng.
Trong khâu thu mua: Doanh nghiệp phải thờng xuyên tiến
hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Tại đây đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về khối lợng, quy cách, chủng loại và giá cả.
Trong khâu dự trữ và bảo quản: Để quá trình sản xuất đợc
liên tục phải dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhng cũng không đợc dự trữ quá lợng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hố học của vât liệu.
Trong khâu sử dụng: Doanh nghiệp đã tính tốn đầy đủ
chính xác, kịp thời giá ngun vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy trong khâu sử dụng doanh nghiệp đã tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả.
Để đáp ứng tốt trong nhu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu ở công ty đã thực hiện:
Tổ chức hệ thống chứng từ tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ Tài chính, thời gian lập, trình tự ln chuyển, bảo quản và lu trữ chứng từ. Trình tự luân chuyển đảm bảo cung cấp
sự an toàn cho chứng từ, cập nhật vào sổ kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh đợc sự trùng lặp, luân chuyển chứng từ qua những khâu không cần thiết và giảm thời gian luân chuyển chứng từ tới mức thấp nhất.
Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng đảm bảo nguyên tắc thống nhất và nguyên tắc thích ứng. Tài khoản tổng hợp của doanh nghiệp xây dựng căn cứ vào chế độ kế toán và thống nhất theo chế độ ban hành. Bên cạnh đó các tài khoản chi tiết đợc xây dựng dựa trên đặc điểm riêng của doanh nghiệp sao cho phù hợp với cơng tác kế tốn của doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cơng tác kế tốn.
Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán nguyên vật liệu đảm bảo hai nguyên tắc thống nhất và thích ứng, xây dựng đầy đủ các loại sổ bắt buộc do Bộ Tài chính ban hành, đồng thời xây dựng các loại sổ phục vụ cho quản lý nguyên vật liệu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời.
Các báo cáo về nguyên vật liệu đợc xây dựng theo chế độ kế toán ban hành, đảm bảo lập đúng kỳ và đợc chuyển đến các bộ phận chức năng quản lý nguyên vật liệu
2.3.1.1. Đặc điểm của vật liệu tại Công ty
Công ty Cổ Phần Công Nghệ LeHut là công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các thiết bị chiếu sáng thiết bị điện – thiết bị chiếu sáng, thiết bị nguồn chuyên dụng, thiết bị dụng cụ TDTT mang nhãn hiệu LeHut. Với đặc điểm là sản phẩm đầu ra nhiều về số lợng và chủng loại. Do vậy mà nguyên vật liệu là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các yếu tố đầu vào. Nguyên vật liệu mà công ty sử dụng vào sản xuất kinh doanh bao gồm nhiều loại, có nhiều đặc điểm và đơn vị tính khác nhau với số lợng mỗi loại tơng đối lớn.
Biểu minh hoạ chủng loại nguyên vật liệu tại công ty:
STT Mã vật t Tên vật t Đơn vị tính
1 1102 Thuỷ tinh loại I Cái
2 1102 Thuỷ tinh loại II Cái
3 NA3451 Nhựa PK Kg 4 NA 3452 Nhựa MH Kg 5 NA 3453 Nhựa BB Kg 6 KH 8580 Nhôm trắng Kg 7 KH 8581 Nhôm màu Kg 8 KH 8582 Nhôm chốnggỉ Kg 9 5400 NaOH Kg …
Quy trình sản xuất bóng đèn huỳnh quang: Ngun vật liệu đầu vào là thuỷ tinh chịu nhiệt, đây là ngun vật liệu chính mà cơng ty sử dụng để sản xuất bóng đèn huỳnh quang. Nguyên vật liệu này có đặc điểm chịu nhiệt tốt, nhng lại rất dễ vỡ khi chịu lực mạnh.
Quy trình sản xuất máy tập TDTT: Nguyên vật liệu đầu vào là kim loại nh: nhơm, sắt… Những ngun vật liệu này có đặc điểm dễ bị gỉ khi để ngồi khơng khí nhng lại chịu đợc tác động mạnh.
Quy trình sản xuất ổ cắm điện: Nguyên vật liệu đầu vào là nhựa, nguyên vật liệu này có đặc điểm chịu nhiệt tơng đối tốt, giá thành rẻ, tiện dụng khi dùng.
Đối với quá trình sản xuất sản phẩm khác nhau, nguyên vật liệu đầu vào cũng khác nhau, do đó mà cơng ty phải dựa vào những đặc điểm này để bảo quản nguyên vật liệu cho tốt, phải đa ra biện pháp cụ thể nhằm mang lại hiệu quả cao cho công ty.