Thực trạng và giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường quản lý tài chính hoạt động kinh doanh sân golf tại Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo

Thực trạng và giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường quản lý tài chính hoạt động kinh doanh sân golf tại Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo

1 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Golf môn thể thao thời thượng cao cấp lĩnh vực kinh doanh thể thao giải trí Mơn đánh golf đời giới từ kỷ 15 Xcôtlen ngày phát triển giới Môn golf tiếng người biết tới rộng rãi vào kỷ 19 Châu âu Mỹ, cịn Châu trào lưu người ưa chuộng đến say mê đặc biệt Hàn quốc Nhật Tại Việt nam môn thể thao báo hiệu xu hướng thịnh hành, thị trường đầy tiềm Cũng lý mà có nhiều nhà đầu tư phát triển loại hình dịch vụ Nếu năm 2003 miền Bắc có sân golf, miền Nam có sân golf tính dự án triển khai ước tính tổng cộng 20 sân golf Đây số tiềm ẩn báo hiệu bùng nổ lĩnh vực golf Việt Nam Cùng với phát triển mơn thể thao golf nhà đầu tư quan tâm đến việc kiểm sốt nội với loại hình dịch vụ golf vui chơi giải trí này.Vì nhà đầu tư Việt Nam loại hình dịch vụ Các kinh nghiệm kiểm soát hoạt động quản lý tài loại hình dịch vụ chưa nhiều chưa có nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội để quản lý tài loại dịch vụ golf Thực tế nghiên cứu sân golf cho thấy việc quản lý tài doanh nghiệp có kinh doanh golf chưa tốt, có nhiều lỗ hổng khâu thu tiền dịch vụ khách Do không gian chơi golf rộng lớn, nên việc quản lý tài có nhiều khâu chưa chặt chẽ việc khách trả tiền trực tiếp cho nhân viên phục vụ phát sinh vịng chơi, dịch vụ khác mà khơng báo lên phận điều hành gây thất thoát Với suy nghĩ với thời gian làm việc Công ty CPĐT Tam Đảo khảo sát thực tế số sân golf miền Bắc, nhận thấy vấn đề tăng cường quản lý tài hoạt động kinh doanh golf dịch vụ phụ trợ vấn đề quan tâm không riêng nhà đầu tư nào, từ nhà đầu tư tư nhân, nhà đầu tư nước đến nhà đầu tư sở hữu chủ yếu vốn nhà nước Sau thời gian tìm hiểu nhận thấy tính cấp thiết việc nghiên cứu Công ty CPĐT Tam Đảo lựa chọn chuyên đề: “Thực trạng giải pháp hệ thống kiểm soát nội nhằm tăng cường quản lý tài hoạt động kinh doanh sân golf Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo” Mục tiêu nghiên cứu luận văn Chuyên đề mô tả thực trạng chu trình hoạt động kinh doanh sân golf Tam Đảo đánh giá tính kiểm sốt q trình hoạt động kinh doanh rủi ro gặp phải Qua đưa số giải pháp đề xuất nhằm kiểm soát tốt hoạt động chu trình quản lý tài doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ golf, hạn chế sai sót gian lận xảy Tất điều đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống kế tốn kiểm sốt chặt chẽ Nội dung kết cấu luận văn Phần mở đầu Chương 1: Cơ sở lý luận hệ thống kiểm sốt nội quản lý tài hoạt động kinh doanh sân golf Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội quản lý tài hoạt động kinh doanh sân golf Cơng ty cổ phần đầu tư Tam Đảo Chương 3: Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội nhằm tăng cường quản lý tài hoạt động kinh doanh sân golf Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo Phần kết luận Đối tượng phạm vi nghiên chuyên đề Luận văn nghiên cứu về: Hệ thống KSNB thủ tục kiểm soát nội hoạt động kinh doanh sân golf Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo để tăng cường quản lý tài Cơng ty Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp vật lịch sử, vật biện chứng, mơ hình hố, phân tích mô tả, phương pháp tổng hợp, thống kê, so sánh Các phương pháp sử dụng linh hoạt , kết hợp với riêng rẽ trình nghiên cứu đề tài Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài nghiên cứu - Đóng góp lý luận: Luận văn hệ thống lại quan điểm kiểm soát nội vai trị kiểm sốt nội hoạt động quản lý tài ­ Đóng góp thực tế: Góp phần nâng cao hiệu hoạt động hệ thống kiểm soát nội hoạt động kinh doanh sân golf Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo Luận văn tài liệu hữu ích công tác nghiên cứu học tập, tài liệu tham khảo có ích cho nhà quản lý có dự định đầu tư kinh doanh lĩnh vực golf CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA HOẠT ĐỘNG KINH DOANH SÂN GOLF 1.1 Những vấn đề chung hệ thống kiểm soát nội quản lý tài doanh nghiệp 1.1.1 Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội quản lý tài doanh nghiệp Những sai phạm công ty nhà nước xảy nhiều, vậy- giải thích - lơi lỏng quản lý nơi Các quan nhà nước ln ln đặt nặng vấn đề quản lý, chuyện lại xảy ra? Câu hỏi làm ta liên tưởng đến cơng ty nước ngồi Ở khơng có chuyện tham cơng ty Có cấp cao liên quan đến việc hạch toán sổ sách kế toán để làm tăng mức lời lãi cơng ty nhằm tăng giá chứng khốn; tức họ lấy tiền công chúng không tham ô tiền công ty! Sở dĩ làm nhờ họ có chế độ kiểm sốt áp dụng cơng ty Các chế độ kiểm sốt nội công ty Trong công ty nước ngồi, họ có ba chế độ kiểm sốt Thứ kiểm soát kiểm toán viên độc lập cơng ty kiểm tốn thực Người làm theo yêu cầu quan quyền, tổ chức tài chính, người ký kết hợp đồng, chủ nợ, thành viên hội đồng quản trị Mục đích việc để kiểm tốn viên bên ngồi phát biểu ý kiến họ thẳng (fair), xác phù hợp với nguyên tắc kế toán chấp nhận thể sổ sách báo cáo tài cơng ty Kết hoạt động công ty nào, kiểm tốn viên bên ngồi xem xét kết cho biết ý kiến Thứ hai kiểm sốt mức độ hồn thành kế hoạch việc thiết lập ngân sách hàng năm Ngân sách bao gồm thu lẫn chi kế hoạch lời lãi cơng ty Có vai trị kế hoạch cơng ty Việt Nam, ngân sách có hai vế khơng có sản lượng hay doanh thu kế hoạch Cách lập ngân sách tóm tắt sau Các phận cơng ty tự lên kế hoạch cơng việc cho năm tới phạm vi chức theo số hướng dẫn công ty Làm xong họ chuyển đổi hoạt động thành tiền thành số thu họ Mặt khác, thực kế hoạch họ cần mua vật liệu, trả lương cho nhân viên, điện nước thứ tính thành tiền trở thành số chi họ Ngân sách thu chi đơn vị ban lãnh đạo công ty xem xét chấp thuận Vì hoạt động đơn vị chuyển hóa thành tiền, nên mua nguyên liệu hay lúc trả lương chúng tự động ghi sổ sách kế toán, thủ tục hàng ngày Nhìn số thu chi đơn vị hay tồn cơng ty, lãnh đạo biết kế hoạch đề thực tới đâu Ngân sách cơng cụ tự động kiểm sốt việc đạt kế hoạch Thứ ba kiểm soát nội Nó thể thức bên cơng ty, người cơng ty thực để kiểm sốt xem nhân viên làm hay sai thể thức quy định cẩm nang thi hành bổn phận Mục đích sau kiểm sốt nội xem đơn vị có khả đạt kế hoạch đề hay khơng Nó khơng đo đếm kết đạt với kế hoạch dự trù mà xem xét nhân viên, hoạt động, sách, hệ thống, thể thức công ty chí cẩm nang điều hành, sơ đồ tổ chức, bảng mô tả chức danh hoạt động làm có khả đạt kế hoạch khơng Chế độ kiểm sốt nội ngân sách chưa phổ biến ta địi hỏi cách quản trị kinh doanh theo khoa học, đa số doanh nghiệp quản trị theo thuận tiện Cách quản trị tạo nên kiểm soát nội Theo phát triển tự nhiên người, khởi nghiệp doanh nhân quản trị sở theo thuận tiện, giống thiếu nữ vào bếp nấu nướng luộm thuộm Quản trị theo thuận tiện dựa người tin tưởng cá nhân; đó, người chủ khơng lập phận hợp lý sở (gọi thiết lập cấu); khơng có thủ tục giao dịch phận thực cơng việc (ấn định chế) Vì thiếu cấu chế nên sở khơng có thể thức điều hành, hay thủ tục, viết thành hệ thống cẩm nang Thay vào lệnh miệng ơng chủ hay bà chủ, văn riêng lẻ, lại dễ bị thay đổi theo ý ơng chủ hay sở thích cá nhân Thiếu thứ đó, trưởng phận khơng thể tự định mà phải xin lệnh ông chủ Đã có ơng chủ họ với họ khơng cần biết Sự kiểm sốt ơng chủ đặt tảng người không dựa thủ tục nằm tổ chức Cách quản trị theo khoa học đặt tảng tổ chức doanh nghiệp với cấu chế quy định cẩm nang Các nhân viên trưởng phận làm việc giao dịch với theo cẩm nang Họ trực tiếp nhận lệnh từ ông chủ; người phạm vi quyền hạn ấn định tự định; họ có nhu cầu phải giao tiếp với để làm xong việc Điểm cốt lõi làm cho hai cách quản trị khác nằm việc kiểm soát tiền bạc Trong cách đầu, việc kiểm sốt nằm tay cá nhân người thân tín ơng chủ (vợ, mẹ, em gái); cịn cách sau nằm thủ tục việc kiểm soát tuân thủ thủ tục ấy; tức việc kiểm soát nội Kiểm soát nội thực nhờ hai yếu tố Một, có thủ tục ấn định cẩm nang nhân viên phải làm theo Hai, ấn định thủ tục ấy, người ta đưa vào kiểm sốt lẫn chúng trở thành ngun tắc Thí dụ: người khơng đảm trách giao dịch từ đầu đến cuối; người thu tiền hay nhận tiền phải khác với người hạch tốn vào sổ sách tiền đó; u cầu mua hàng, đặt mua hàng nhận hàng ba người khác nhau; người đối chiếu tiền bạc để ngân hàng phải người không kiêm nhiệm nhiệm vụ mà có tiếp xúc với ngân hàng hay với thủ quỹ Đó nguyên tắc trị “chia để trị”! Dựa cẩm nang, kiểm soát viên nội kiểm tra định kỳ, khơng chờ có vi phạm xảy Người công ty mẹ làm với công ty con, phận tài cơng ty làm với đơn vị khác, họ người chủ cử Họ kiểm tra việc thực thủ tục phòng ban; đưa biên pháp sửa chữa xuất phát từ kết kiểm tra; kết hợp với kiểm toán viên bên để xác định giá trị hệ thống kiểm sốt nội Họ tìm vị trí cơng việc, nhân viên, sách, thể thức cải tiến để đối tượng có khả đạt kế hoạch lời lãi tương lai Bằng cách làm ấy, kiểm soát nội thiết lập bảo vệ tài sản công ty ngăn cản khám phá gian dối hay lừa đảo Các công ty đa quốc kiểm sốt cơng việc công ty họ giới nhờ kiểm soát nội Sai phạm nhân viên bị chế tài đích đáng Có cơng ty đa quốc hoạt động Việt Nam, thành công việc kinh doanh, chiếm lãnh thị trường; qua kiểm sốt nội bộ, cơng ty mẹ phát sách thưởng bị làm sai, tổng giám đốc trưởng phịng liên quan bị cho nghỉ việc! Trong cơng ty lớn, kiểm soát nội giám đốc tài hay kiểm sốt viên (controller) phụ trách, cơng ty nhỏ giám đốc cử người làm, y ông chồng nhờ bà vợ thôi, họ có cẩm nang (Theo Thời báo kinh tế SG ) Yêu cầu tăng trưởng hội nhập ngày địi hỏi chức quản lý tài tiên tiến mà quản lý kế tốn - tài theo cách truyền thống đáp ứng Khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, máy cồng kềnh hơn, hiệu kinh doanh địi hỏi cao lúc nhiều thách thức nảy sinh Theo truyền thống, chủ doanh nghiệp đặt cho phận tiêu đơn lẻ Chẳng hạn kinh doanh tiêu doanh thu, sản xuất sản lượng, mua hàng cung ứng đủ hàng kịp thời, kế toán đảm bảo đủ tiền Những tiêu dễ hiểu tiếc khơng có quan hệ với Ví dụ, nhiều chủ doanh nghiệp đến cuối năm nhận thấy tất tiêu đạt mục tiêu lợi nhuận (chỉ tiêu giao cho phận riêng lẻ nào) lại khơng đạt khơng thể có giải trình hợp lý từ phận Bên cạnh đó, phận kế tốn-tài thường tham gia giám sát mức tối thiểu việc thực tiêu này, họ khơng có đủ khả “phản biện” phận phận viện lý “khách quan”: kinh doanh đổ lỗi cho sản xuất giao hàng trễ, sản xuất đổ lỗi cung ứng mua vật tư trễ, cung ứng đổ lỗi cho kế toán thiếu tiền, thân kế toán lại đổ lỗi cho kinh doanh không thu đủ tiền khách hàng Cách đo lường kiểm soát hiệu kinh doanh tiên tiến giới dùng hệ thống tiêu lượng hóa, thường biết đến KPI (Key Performance Indicators) Mỗi phận đo lường nhiều tiêu lồng vào nhau, ràng buộc nhau, phản ánh nhiều khía cạnh khái niệm hiệu Chẳng hạn tiêu giao cho giám đốc sản xuất không khối lượng sản xuất năm, mà tiêu như: chu kỳ sản xuất, vòng quay hàng tồn kho, hệ số chất lượng sản phẩm hay tiêu phát triển tổ chức số lượng tổ trưởng, chuyền trưởng đào tạo đề bạt thêm năm Một điều đáng lưu ý khác nhiều tiêu đòi hỏi phận phải phối hợp với đạt được, chẳng hạn tiêu tỷ lệ than phiền, khiếu nại khách hàng Tuy nhiên, quan trọng cách thức theo dõi tiêu cơng ty nước ngồi, việc theo dõi, giám sát hệ thống phức tạp thường phận tài đảm nhiệm: trợ lý tài kế tốn quản trị sâu sát đo lường hiệu kinh doanh phận Giám đốc tài người độc lập giải trình cho tổng giám đốc thực chất hiệu kinh doanh phận, người đứng góc độ tài đưa biện pháp cải tiến hay đánh giá biện pháp cải tiến mà phận liên quan đề xuất Ở đây, giám đốc tài đóng vai trị giám sát tập trung hiệu kinh doanh phận Một điều đáng lưu ý báo cáo quản trị số công ty Việt Nam, dù có bước tiến lớn cách quản lý kế tốn-tài gửi cho chủ doanh nghiệp, cịn trưởng phận khác khơng quan tâm, có đọc khơng hiểu thấu đáo 10 Xây dựng hệ thống kiểm sốt nội Thơng thường, chủ doanh nghiệp tin tuyển kiểm toán viên thành lập phận kiểm tốn nội hệ thống kiểm sốt nội cải tiến đáng kể Câu trả lời thường khơng phải Kiểm tốn nội phát triển cao cấp hệ thống kiểm soát nội tảng hệ thống kiểm soát nội Xin lưu ý hệ thống kiểm sốt nội mặt khơng thể tách rời hệ thống quản lý doanh nghiệp Doanh nghiệp khơng thể xây dựng hệ thống kiểm sốt nội tốt hệ thống quản lý có vấn đề, chẳng hạn vấn đề nhân quan hệ trưởng phận Khi cần tập trung giải vấn đề hệ thống quản lý trước Và hệ thống kiểm soát nội chưa phát triển phận kiểm tốn nội thường vị trí “đứng ngồi” q trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Do khó đem lại hiệu mong muốn Vì lý trên, doanh nghiệp nên bắt đầu cải tiến hệ thống kiểm sốt nội từ cơng tác quản lý tài Bởi tảng hệ thống kiểm sốt nội Kiểm sốt tài kiểm sốt hầu hết trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp: kiểm soát chi (liên quan đến mua hàng), thu (liên quan đến bán hàng), chi phí (liên quan đến sản xuất), báo cáo tài (sự xác đáng tin cậy số liệu, liên quan đến tất hoạt động), kiểm sốt cơng tác kế hoạch, dự toán (kế hoạch kinh doanh hàng năm, kế hoạch đầu tư) Những công việc liên quan đến việc tổ chức đội ngũ kế toán, kế toán quản trị, xây dựng nguồn kênh thông tin, hệ thống báo cáo từ phận Ở mức độ cao hơn, việc kiểm sốt tin học hóa, chẳng hạn sử dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Đến hệ thống kiểm soát nội phát triển tích hợp với hệ thống đo lường hiệu kinh doanh đề cập 116 từ Mọi giao dịch nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh, ghi chép, hạch toán tài khoản hệ thống sổ sách kế tốn tổng hợp báo cáo tài định kỳ theo quy định Việt nam Phòng tài kế tốn lập kịp thời báo cáo tài báo cáo quản trị nhằm cung cấp thơng tin kịp thời cho Ban lãnh đạo công ty để có điều chỉnh kinh doanh phù hợp 3.3 Các thủ tục kiểm sốt quản lý tài hoạt động kinh doanh sân golf 3.3.1 Về việc quản lý khách hàng quản lý tài Ban điều hành phải có phai quản lý khách hàng cách khoa học chuyên nghiệp Sau khách hàng điền thông tin đăng ký hội viên thực nghĩa vụ tài Câu lạc phát hành cho khách hàng thẻ chứng nhận hội viên Tuỳ theo loại thẻ cá nhân, gia đình hay cơng ty mà phát hành loại thẻ khác Ngay từ vào máy quản lý khách hàng, phận lễ tân thiết phải điền đầy đủ thông tin khách Mỗi thẻ có quét ảnh khách hàng Để tránh nhầm lẫn loại khách hàng khác nhau, phận lễ tân phải quản lý khách hàng máy có file ảnh để đối chiếu tránh trường hợp hội viên cho mượn thẻ Công ty nên trang bị máy cà thẻ quản lý khách hàng mã vạch để nhanh chóng đơn giản Ban điều hành phải quán triệt việc hội viên đăng ký nhóm bạn chơi lễ tân không chấp nhận việc sau kết thúc vịng chơi đăng ký nhóm bạn chơi Điều cần nghiêm túc thực có nhiều khả gây thất thoát gian lận khâu tốn khách mời hội viên giám gía dịch vụ Câu lạc Cơng ty có chế tài nghiêm khắc nhân viên công ty giữ hộ thẻ hội viên khách hàng Ban điều 117 hành nên xem xét quy định đăng ký giấy tờ tuỳ thân vật bảo đảm khu vực lễ tân giống quy định thủ tục khách sạn để giảm thiểu sai sót việc khách hàng chưa tốn nhân viên giữ đồ phía trả đồ cho khách Hơn khách lên chơi có đồ để gửi Có thể họ sử dụng dịch vụ thuê gậy, thuê dịch vụ sân không quản lý khách khách vãng lai 3.3.2 Về việc quản lý hoạt động sân quản lý tài Đối với hoạt động dịch vụ diễn sân golf Ban điều hành cần thiết nên đặt thiết bị camera số địa điểm cung cấp dịch vụ Ban điều hành Câu lạc cần thiết tách Ban điều hành golf thành số phận độc lập: phận điều hành sân, phận quản lý xe điện, phận Caddy Sau ngày phận gửi báo cáo độc lập cho Giám đốc điều hành phịng tài kế tốn để khớp nối số liệu Kết thúc vòng chơi nhân viên Caddy thiết phải xin chữ ký khách để xác nhận số vịng chơi Lương nhân viên Caddy tính số hố golf chơi ngày khách Khách hàng chơi nhiều vịng lương Caddy cao khơng thể xảy việc khách hàng ghi giảm số hố golf chơi xuống Tương tự việc thuê xe sân Nhân viên Caddy đề nghị khách xác nhận việc thuê xe golf chạy sân Đồng thời nhân viên ban điều hành thường xuyên tuần kiểm tra việc khách chơi sân có báo cáo riêng biệt tránh việc nhân viên Caddy gian lận cho khách để nhằm lấy tiền típ cao so với số lương nhận từ công ty 118 3.3.3 Về việc quản lý hoạt động cung cấp hàng hoá, nguyên vật liệu đầu vào quản lý tài Chỉ người có thẩm quyền lập phiếu đề nghị mua hàng: Mỗi có nhu cầu cung ứng hàng, phận có liên quan lập phiếu đề nghị mua hàng gửi cho phận mua hàng Phiếu đề nghị mua hàng lập vào nhu cầu đột xuất hay thường xuyên Đối với nguyên vật liệu dùng để phục vụ ăn uống, xăng dầu hay phân bón hố chất, nhân viên quản lý kho chủ động lập phiếu cung ứng hàng lượng tồn kho giảm xuống gần mức dự trữ tối thiếu Cơng ty nên chuẩn hố đánh số trước phiếu đề nghị mua hàng phòng ban đề nghị mua hàng biện pháp kiểm soát phiếu đề nghị mua hàng để đảm bảo hàng đề nghị mua đặt hàng hàng nhận xác Phiếu phải người có thẩm quyền ký duyệt phải đối chiếu đến tài khoản sổ để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm ngân sách chi Ngăn chặn gian lận việc đặt hàng nhà cung cấp: Nên tách biệt chức đề nghị mua hàng chức đặt hàng Nói cách khác, việc mua hàng phòng thu mua tiến hành phòng thu mua phải độc lập với phòng khác Phòng thu mua nên đặt hàng nhà cung cấp nhận phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn người có thẩm quyền ký duyệt Đơn đặt hàng phải đánh số trước tham chiếu đến số phiếu đề nghị mua hàng, cung cấp thơng tin liên quan đến hàng hố/dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách, v.v… Các liên đơn đặt hàng nên chuyển đến phòng nhận hàng, phịng kế tốn phịng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng toán sau 119 Kiểm sốt việc nhận tiền hoa hồng không phép từ nhà cung cấp: Nhân viên mua hàng chọn nhà cung cấp mà khơng bán hàng hoá/dịch vụ phù hợp mức giá thấp nhân viên nhận tiền hoa hồng không phép từ nhà cung cấp Cơng ty nên áp dụng cách thức địi hỏi ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập đối mua hàng với khoản mua hàng mức Cơng ty nên hốn đổi vị trí nhân viên mua hàng để tránh tình trạng người có quan hệ với số nhà cung cấp định thời gian dài Ngồi ra, cơng ty nên áp dụng sách kỷ luật chặt chẽ phát nhân viên nhận tiền hoa hồng không phép nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc Công ty nên áp dụng cách thức mà phòng đề nghị mua hàng định kỳ cho ý kiến phản hồi hoạt động phòng thu mua Nhận hàng: Nhân viên nhận hàng nhận sai hàng - chẳng hạn hàng hoá sai số lượng, chất lượng hay quy cách Để hạn chế điều nên tách biệt chức nhận hàng với chức đề nghị mua hàng chức đặt hàng Nhân viên nhận hàng, thường thủ kho số công ty, nên nhận hàng nhận đơn đặt hàng hợp lệ phòng thu mua gửi đến Những biên nhận hàng đánh số từ trước nên lập nhận hàng từ nhà cung cấp Nhân viên nhận hàng nên thực biện pháp thích hợp để đo lường hàng hố nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng với đơn đặt hàng quy cách Một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng 120 quy cách phức tạp mà nhân viên nhận hàng khơng thể đánh giá xác Biên nhận hàng nên có mục rõ kiểm tra chất lượng, thấy phù hợp Một liên biên nhận hàng sau hoàn thành ký xong nên gửi cho phịng kế tốn để làm chứng từ hạch tốn gửi cho phịng đề nghị mua hàng để làm chứng quy trình mua hàng hồn thành Ngăn chặn hố đơn đúp hoá đơn giả nhà cung cấp phát hành: Nhà cung cấp phát hành gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị phát hành hố đơn đúp Khi cơng ty nhận hố đơn nhà cung cấp, tất hoá đơn nên đánh số theo thứ tự để việc sau việc kiểm tra tính liên tục số hố đơn giúp xác định việc tất hoá đơn nhận được hạch toán Một biện pháp kiểm soát tốt bao gồm việc đóng dấu lên hố đơn để ghi rõ số tham chiếu đơn đặt hàng biên nhận hàng, mã tài khoản, phù hợp, tên viết tắt nhân viên thực việc kiểm tra Việc giúp ích cho q trình đối chiếu chứng từ Kế toán nên kiểm tra chi tiết hoá đơn so với đơn đặt hàng biên giao hàng liên quan lưu giữ chung chứng từ Việc đảm bảo tất hoá đơn, vốn sở để toán cho nhà cung cấp, liên quan đến giao dịch mua hàng hợp lệ nhận hàng Đối với Thanh toán mua hàng Khi toán séc, uỷ nhiệm chi phiếu chi tiền mặt có tốn nhầm nhà cung cấp, với chữ ký uỷ quyền không đúng, 121 đề xuất toán khoản giả mạo cho người giả mạo hoá đơn bị toán hai lần liền Phịng kế tốn, số cơng ty phận cơng nợ phải trả phịng kế toán, nên lưu giữ danh sách ngày đến hạn tốn Khi đến hạn, kế tốn phải trình khơng hố đơn mà đơn đặt hàng biên nhận hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt tốn Phịng mua hàng nên có trách nhiệm thơng báo cho phịng kế tốn thay đổi liên quan đến việc mua hàng mà dẫn đến thay đổi toán, chẳng hạn thời hạn toán, chiết khấu, hàng mua bị trả lại, v.v… Ngoài ra, thay đổi cần uỷ quyền thích hợp trước thay đổi việc toán Tất séc, uỷ nhiệm chi phiếu chi tiền mặt nên đánh số trước Hố đơn tốn nên đóng dấu “Đã toán” số thứ tự séc, uỷ nhiệm chi phiếu chi tiền mặt nên ghi lại 3.3.4 Về việc quản lý vốn tiền Hạch tốn đầy đủ xác bán hàng tiền mặt: Thủ quỹ nhân viên thu ngân gian lận tiền mặt khách hàng toán trước khoản tiền mặt ghi nhận doanh thu Sau ngày kết thúc thu ngân in báo cáo thu tiền khách ngày làm biên bàn giao quỹ Kế toán doanh thu đối chiếu độc lập cách tập hợp chứng từ (một liên phận phát sinh dịch vụ chuyển đến phận kế tốn để có số liệu chứng từ hạch toán doanh thu, kế toán doanh thu khớp số tiền mặt phải thu ngày hơm Cơng ty tách biệt chức ghi chép việc thu tiền điểm bán hàng chức hạch toán thu tiền tài khoản hạn chế sai sót 122 Việc sử dụng hoá đơn bán lẻ địa điểm cung cấp dịch vụ với hệ thống theo dõi hàng tồn kho kiểm kho định kỳ giúp đảm bảo phát giao dịch bán hàng mà khơng hạch tốn Mối nguy hiểm việc bị phát làm giảm động lực nhân viên thu ngân hay nhân viên bán hàng gian lận tiền Khuyến khích khách hàng tốn chuyển khoản qua ngân hàng giúp làm giảm bớt rủi ro chi phí hành liên quan đến bán hàng tiền mặt Trường hợp cơng ty cải tiến phần mềm kết nối việc sử dụng máy phát hành hoá đơn điểm bán hàng số trường hợp giúp ích máy in biên lai cho khách hàng ghi nội giao dịch tệp tin máy tính băng từ khố máy Tệp tin băng từ không thu ngân tiếp cận Công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập tiền mặt quỹ so với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép tổng số tiền in từ máy đếm tiền máy phát hành hoá đơn Tiền mặt bị sử dụng sai mục đích cắp Nên có hệ thống sổ quỹ để hàng ngày thủ quỹ ghi chép thu chi tiền mặt Ngoài ra, tiền mặt rút khỏi quỹ có phiếu chi phê duyệt thu tiền mặt phải kèm với phiếu thu phê duyệt Nên có hạn mức toán tiền mặt khoản toán vượt mức định phải toán qua tài khoản ngân hàng Vào thời điểm nên có người tiếp cận tiền mặt tiền mặt phải cất giữ hộp có khố Bút tốn giao dịch tiền mặt phải nhân viên riêng biệt lập nhân viên không tiếp cận có chức trơng giữ tiền mặt Số dư tiền mặt sổ cần đối chiếu hàng ngày với sổ quỹ tiền mặt thủ quỹ lập 123 Đối chiếu ngân hàng: Cơng ty khơng ngăn chặn phát kịp thời khoản chuyển khoản rút tiền ngân hàng có gian lận có lỗi Kế tốn ngân hàng nên thực việc đối chiếu số dư sổ phụ ngân hàng với số dư sổ sách kế tốn cơng ty Việc đối chiếu nên người có thẩm quyền kiểm tra người không tham gia vào việc xử lý hạch toán thu chi tiền Ngoài ra, việc đối chiếu nên tiến hành định kỳ, hàng tháng Bất kỳ chênh lệch nên đối chiếu với khoản tiền gửi chưa ngân hàng xử lý séc phát hành chưa trình ngân hàng khoản mục không đối chiếu cần phải báo cáo cho Kế toán Trưởng Giám đốc Tài để có biện pháp xử lý Kiểm soát nhân viên thực việc chuyển khoản/rút tiền ngân hàng mà khơng phép: Người có thẩm quyền ký duyệt cho tài khoản ngân hàng cơng ty thị việc chuyển khoản rút tiền cho mục đích khơng phép Một cách khác nhân viên có chữ ký có thẩm quyền cho việc chuyển khoản rút tiền ngân hàng người có thẩm quyền ký duyệt khơng để ý kỹ đến chứng từ mà người ký Cơng ty nên áp dụng cách thực đòi hỏi nhiều chữ ký cho việc chuyển tiền vượt khoản - chẳng hạn chữ ký Kế toán Trưởng/Giám đốc Tài chữ ký Tổng Giám đốc Mọi chuyển khoản phê duyệt chứng từ kế tốn trình lên Các chứng từ bao gồm i) phiếu đề nghị mua hàng phê duyệt; ii) đơn 124 đặt hàng nhà cung cấp chấp thuận hợp đồng mua hàng, có; iii) biên giao hàng chứng việc thực dịch vụ, phù hợp 3.3.5 Bảo vệ hàng tồn kho, tài sản cố định cơng cụ dụng cụ Hàng tồn kho bị cắp việc cắp che dấu Một khả khác cơng nhân huỷ bỏ dấu kín sản phẩm có lỗi để tránh bị phạt sản phẩm Nên tách biệt chức lưu giữ sổ sách hàng tồn kho (kế tốn hàng tồn kho) khỏi chức trơng giữ hàng tồn kho (thủ quỹ) Nên cất giữ vật tư thành phẩm vào nơi có khố người có thẩm quyền có khố mở chỗ Giống cách kiểm soát tiền mặt, hàng hoá nhập xuất từ kho hàng phải có phiếu nhập xuất hàng phiếu phải thủ kho ký Các phiếu dùng làm chứng từ hạch toán với chứng từ khác, phù hợp, để thủ kho cập nhật sổ kho để kế tốn hàng tồn kho hạch tốn xác số hàng tồn kho sổ sổ phụ Thủ kho nên đồng ý xuất hàng có thị người có thẩm quyền thị phải viết thành văn với chữ ký có thẩm quyền Chỉ thị kết hợp với phiếu xuất hàng Hàng tồn kho nguyên vật liệu phục vụ ăn uống bao gồm sản phẩm dở dang, phải dán nhãn theo dõi quy mơ lơ hàng nhỏ cơng đoạn sản xuất nhỏ – để dễ dàng phát hàng hoá thất lạc Hệ thống theo dõi thường bao gồm sổ sách kế toán, sổ sách sản xuất số loại nhãn mã vạch hàng hoá Để quản lý tốt mặt hàng vật tư vật liệu tốt nên xuất hàng theo 125 tuần Hàng tuần công ty nên tiến hành kiểm kê hàng tồn kho đối chiếu với sổ kho sổ sách kế toán Bất kỳ chênh lệch phải điều tra kỹ Riêng dịch vụ ăn uống, cơng ty chưa có kinh nghiệm quản lý loại dịch vụ nên Ban lãnh đạo nên có phương án cho th khốn cho đơn vị có thương hiệu kết hợp thực chất việc kinh doanh ăn uống Nhà câu lạc mang lại hiệu không cao mà có nguyên nhân quản lý nguyên vật liệu đầu vào không tốt Hơn trình th khốn nhân viên cơng ty học cách quản lý phục vụ chuyên nghiệp Lưu giữ đăng ký tài sản cố định, công cụ dụng cụ đầy đủ: Các giao dịch mua lý tài sản bị hạch tốn sai Điều dẫn đến sai số dư tài sản cố định bảng cân đối kế toán, làm méo mó hệ số hoạt động liên quan đến tài sản tính sai khấu hao tài sản cố định Phịng kế tốn nên lưu giữ đăng ký tài sản cố định sổ phụ ghi chi tiết hạng mục tài sản cố định Các thông tin đăng ký tài sản cố định nguyên giá tài sản giá trị tăng thêm hay thay đổi, khấu hao luỹ kế tài sản Các thơng tin khác bao gồm mã số, vị trí đặt để, ngày mua/thanh lý, nhà cung cấp nhà sản xuất Số dư đăng ký tài sản cố định phải đối chiếu định kỳ với giá trị ròng tài khoản tài sản cố định sổ Công ty tiến hành kiểm kê tất tài sản cố định, đối chiếu số lượng kiểm kê thực tế với đăng ký tài sản cố định tháng lần Việc kiểm kê đối chiếu phải tìm tài sản không sử dụng, hư hỏng hay khấu hao đủ mà tiếp tục tính khấu hao 126 Những đăng ký tài sản cố định nên gửi cho phịng hành phận mà tài sản cố định đặt điều giúp phận việc bảo vệ tài sản hàng ngày Ngồi ra, nên có hệ thống để cập nhật đăng ký tài sản cố định kịp thời thông qua phối hợp phận với phịng kế tốn 3.3.6 Uỷ quyền tiếp cận tài liệu cơng ty: Dữ liệu kế tốn tài liệu công ty (hồ sơ khách hàng, đăng ký tài sản, hồ sơ nhân viên,…) bị sửa đổi, chụp, sử dụng theo cách bất lợi bị khơng có thẩm quyền phá huỷ Từng người sử dụng máy tính cần có tài khoản người sử dụng mật phầm mềm cần thiết kế để vận hành với tài khoản người sử dụng Các phần mềm cụ thể nên thiết kế theo cách mà người sử dụng cụ thể trao quyền sử dụng phần tất phần mềm, tiếp cận phần toàn hồ sơ liệu Cơng ty nên có sách rõ ràng văn điều sách nên Cán Quản lý IT người khác có thẩm quyền lưu giữ thực Sổ ghi người sử dụng máy tính phần mềm cần kích hoạt Những người sử dụng thường xun khơng phép có khả xoá sửa đổi sổ ghi (nghĩa họ khơng có quyền cán quản lý IT) Định kỳ công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập sổ ghi để xác định người sử dụng không phép 127 3.3.7 Bảo vệ sở liệu tài liệu công ty: Các tệp tin liệu, tài liệu công ty phần mềm độc quyền cơng ty bị hư hỏng cháy, hỏng phần cứng, hành động phá hoại hay ăn cắp Các tệp tin ghi cần thường xuyên lập dự phòng, tốt hàng ngày định khơng mức hàng tuần Trong điều kiện lý tưởng nên có tệp tin dự phịng nhiều nữa, tệp tin cất giữ an toàn văn phòng tệp tin cất giữ an tồn ngồi văn phịng Quy trình lập dự phịng phải kiểm tra định kỳ nên có kế hoạch chi tiết cho việc phục hồi trường hợp tệp tin liệu bị hỏng tệp tin dự phòng bị hỏng Các liệu quan trọng nên cất giữ máy chủ trung tâm, hệ thống lưu giữ mạng, khơng nên lưu giữ máy tính riêng lẻ Điều quan trọng đĩa cứng riêng lẻ dễ bị hỏng hóc, dẫn đến tồn liệu đĩa cứng Máy chủ hệ thống lưu giữ mạng nên sử dụng RAID hệ thống khác để đĩa cứng bị hỏng, liệu không bị Máy chủ tệp tin trung tâm, hệ thống lưu giữ liên quan đến mạng, đĩa dự phòng nên để nơi an tồn, có khóa số người hạn chế tiếp cận 3.3.8 Bảo vệ hệ thống máy tính Phần cứng, phần mềm tệp tin liệu bị hỏng việc sử dụng trái phép tin tặc, cài đặt phần mềm không đăng ký, virus phá hoại Công ty nên cài đặt phần mềm diệt virus, chẳng hạn Norton Anti-Virus, tất máy tính thực quy định định kỳ chạy cập nhật phần 128 mềm Phần mềm diệt virus nên thiết kế để quét tất tệp tin công ty nhận qua email mở Cơng ty nên có quy định khơng chạy phần mềm chưa cài đặt, khơng có quyền phần mềm tự chạy mà không phê chuẩn văn cán quản lý IT cấp quản lý phù hợp Trong đó, người sử dụng bình thường mà dùng máy chạy mơi trường Windows nên có quyền “người sử dụng” để họ cài đặt phần mềm vào máy tính họ Theo cách này, cán quản lý IT cài đặt phần mềm vào máy tính Nếu cơng ty có hệ thống mạng máy tính mà kết nối với internet cơng phải bắt buộc phải có tường lửa mạng cơng ty với internet Nếu máy tính đơn lẻ kết nối trực tiếp với internet, máy tính nên có tường lửa cho phần mềm, chẳng hạn Norton Firewall, cài đặt máy cần thiết kế xác 129 KẾT LUẬN Sau thời gian nghiên cứu Đề tài, đối chiếu với mục đích như: tìm hiểu thực trạng hệ thống Kiểm soát nội nhằm tăng cường kiểm sốt tài hoạt động kinh doanh sân golf Công ty cổ phần đầu tư Tam đảo, mong việc nghiên cứu đóng góp thiết thực cho việc kiểm sốt tài tăng cường phát triển kinh doanh Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo Qua trình thực đề tài, thân nắm rõ tầm quan trọng hệ thống kiểm sốt nội cơng ty phát triển Công ty với mục tiêu: - Bảo vệ tài sản đơn vị - Bảo đảm độ tin cậy thông tin - Bảo đảm việc thực chế độ pháp lý - Bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý Trong trình nghiên cứu đề tài, việc thu thập liệu chưa đầy đủ, thiếu sót nội dung cách nhìn nhận đánh giá vấn đề điều không tránh khỏi, tác giả mong ý kiến đóng góp Quý Thầy, Cô người quan tâm đến đề tài Xin trân trọng cám ơn! 130 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ tài (2006) chuẩn mực Kế toán Việt Nam (2001 – 2006), Nhà xuất Thống Kê, Hà Nội Bộ Tài Chính (2006), Chế độ kế toán doanh nghiệp - Quyển 1, Nhà xuất Tài chính, Hà Nội Bộ tài (2006), Chế độ kế toán doanh nghiệp - Quyển 2, Nhà xuất tài chính, Hà Nội Bộ tài (2006), Thông tư 161/2007/TT-BTC hướng dẫn thực 16 chuẩn mực kế tốn Việt Nam, Bộ Tài Chính, Hà Nội Ngơ Thế Chi, Nguyễn Trọng Cơ (2008), Giáo trình Phân tích tài doanh nghiệp, Nhà xuất tài chính, Hà Nội Nguyễn Văn Cơng (2001), Kế tốn doanh nghiệp, Nhà xuất tài chính, Hà Nội Ngân hang giới (2000), Các chuẩn mực kế toán quốc tế, Nhà xuất Chính trị Quốc gia, Hà Nội Nguyễn Năng Phúc (2008), Giáo trình Phân tích báo cáo tài chính, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Nguyễn Minh Phương (2004), Giáo trình kế tốn quản trị, Nhà xuất tài chính, Hà Nội Quốc hội (2005), Luật doanh nghiệp, Nhà xuất trị, Hà Nội ... hệ thống kiểm soát nội quản lý tài hoạt động kinh doanh sân golf Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội quản lý tài hoạt động kinh doanh sân golf Cơng ty cổ phần đầu tư Tam Đảo Chương 3: Giải. .. trạng giải pháp hệ thống kiểm sốt nội nhằm tăng cường quản lý tài hoạt động kinh doanh sân golf Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo? ?? Mục tiêu nghiên cứu luận văn Chuyên đề mô tả thực trạng chu trình hoạt. .. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA HOẠT ĐỘNG KINH DOANH SÂN GOLF 1.1 Những vấn đề chung hệ thống kiểm soát nội quản lý tài doanh nghiệp 1.1.1 Lý luận chung hệ thống kiểm soát