- Thủ kho sẽ phải chịu trách nhiệm trong việc hướng dẫn, kiểm soát việc xếp dỡ hàng - Thủ kho c n phải đảm bảo các công cụ và cách xếp dỡ không làm tổn hạn đến hàng hóa - Trước khi nhập
Khái niệm về kho, chức năng của kho trong doanh nghiệp
Khái niệm kho
Kho là loại hình cơ sở logistics được sử dụng lưu trữ, dự trữ, bảo quản hàng hóa, vật tư của doanh nghiệp nhằm cung ứng hàng hóa, nguyên liệu cho khách hàng, cho hoạt động xây dựng, sản xuất nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
Vai trò của kho
Kho hàng là một điểm trong hệ thống hậu c n nơi mà doanh nghiệp chứa hoặc lưu trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm trong những khoảng thời gian khác nhau Việc lưu trữ hàng hóa trong kho làm ngưng hoặc gián đoạn dòng dịch chuyển hàng hóa và làm tăng chi phí Do đó một số công ty xem chi phí kho hàng một cách rất tiêu cực, nói chung họ chỉ muốn tránh hoạt động này khi có thể Tuy nhiên, quan điểm này hiện nay d n thay đổi nhờ vào nhận thức được t m quan trọng của kho hàng là có thể gia tăng giá trị nhiều hơn là chi phí bỏ ra bởi vì kho thể hiện các vai trò:
- Vai trò lưu trữ tạm thời trước khi sử dụng là mắt xích quan trọng liên kết toàn bộ các mắt xích còn lại trong h u hết các chuổi cung ứng; kho cung cấp các dịch vụ để phục vụ khách hàng ở mức chi phí thấp nhất có thể; đồng thời cũng là mối liên kết giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng cuối cùng
- Kho đóng vai trò quan trọng khác là nơi chứa hàng tồn kho phục vụ hoạt động sản xuất và kinh doanh
- Đồng thời kho thực hiện các nhóm hoạt động liên quan đến hàng hóa như giao nhận, vận tải bao bì đóng gói lưu giữ, bảo quản, kiểm kê …
Chức năng của kho trong doanh nghiệp
Kho hàng là bộ phận quan trọng của doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Kho thực hiện bốn chức năng cơ bản là gom hàng, phối hợp hàng hóa đảm bảo lưu giữ hàng hóa, phân phối hàng hóa kịp thời
Chức năng 1: Gom hàng là chức năng phổ biến của bộ phận kho được thực hiện khi lô hàng thành phẩm hoặc nguyên vật liệu yêu c u mà lượng hàng trong kho không đáp ứng đủ số lượng hoặc chất lượng theo yêu c u Bộ phận kho sẽ thực hiện thao tác gom hàng từ nhiều nguồn khác nhau để tập hợp đ y đủ hàng hóa đáp ứng theo yêu c u Có thể nói kho là nơi tạp kết hàng hóa
Chức năng 2: Phối hợp hàng hóa Trong trường hợp đơn hàng yêu c u có nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau với số lượng khác nhau thì bộ phận kho phải thực hiện lấy hàng từ nhiều vị trí lô hàng để phối hợp và ghép với nhau để hoàn thành một đơn hàng hoàn chỉnh đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho việc cung ứng
Chức năng 3: Bảo đảm và lưu giữ hàng hóa Bộ phận kho phải bảo đảm hàng hóa đ y đủ số lượng và bảo đảm chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp, tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho
Chức năng 4: Phân phối hàng hóa kịp thời Bộ phận kho phải đáp ứng đúng đủ số lượng hàng hóa theo yêu c u của đơn hàng một cách nhanh chóng, kịp thời sẵn sàng cho quá trình xuất hàng.
Các loại kho
Phân loại kho hàng theo đặc thù của hàng hóa c n quản lý mà người ta thường phân loại thành:
- Quản lý kho linh kiện: Bao gồm toàn bộ các nguyên vật liệu đ u vào và cả bán thành phẩm của các công đoạn con để làm nguyên liệu cho các công đoạn sau đó (đ u vào)
- Quản lý kho sản phẩm: Bao gồm các sản phẩm hoàn thành là thành phẩm cuối cùng của các dây chuyền sản xuất chuẩn bị cho việc xuất hàng (đ u ra)
- Quản lý kho vật liệu đóng gói: Bao gồm bao bì pallet nilon dây buộc … liên quan đến việc chứa đựng đóng gói pallet
Phân loại kho hàng theo chuỗi phân phối thì có thể phân thành các dạng kho như sau:
- Kho dự trữ quốc gia ngoài đô thị: Là loại kho đặc biệt được nhà nước quản lý
Những kho này luôn bố trí được bố trí tại các nơi lưu trữ an toàn, điều kiện bảo vệ tốt
- Kho trung chuyển: Loại kho này nhằm phục vụ cho việc chuyển giao hàng hoá tài sản trước khi phân phối đi nơi khác từ phương tiện này sang phương tiện khác
Bố trí ở những vị trí thuận lợi nhất về giao thông g n tàu ga bến cảng sân bay
- Kho công nghiệp: Là kho phục vụ cho các hoạt động của các nhà máy và cả thủ công nghiệp bố trí cạnh khu công nghiệp hoặc trong khu công nghiệp
- Kho vật liệu xây dựng, vật tƣ và nguyên liệu phụ: Phục vụ cho các thành phố và các khu công nghiệp được bố trí thành cụm ở phía ngoài cạnh các đ u mối giao thông
- Các kho phân phối: lương thực thực phẩm hàng hoá bố trí đều trong kho dân dụng của thành phố trên những khu đất riêng có những khoảng cách ly c n thiết đối với khu ở và công cộng.
Sơ đồ các loại hình kho
- Kho phục vụ cho nhà máy sản xuất
Hình 1.1 Sơ đồ kho phục vụ cho nhà máy sản xuất
Hình 1.2 Sơ đồ kho nhiều chức năng
Hình 1.3 Sơ đồ kho phân phối
Hình 1.4 Sơ đồ kho gom hàng lẻ
Nhiệm vụ, công việc và quyền hạn của người quản lý kho
Quản lý kho là một vị trí công việc quan trọng trong bộ phận kho Quản lý kho thực hiện hai nhiệm vụ cơ bản là quản lý hàng hóa và quản lý con người nhằm đảm bảo kho hàng hoạt động một cách tối ưu Có nghĩa là người quản lý kho phải thực hiện các các hoạt động điều hành đảm bảo thực hiện tối ưu hóa chi phí cung cấp dịch vụ đảm bảo mức độ hài lòng của khách hàng cao nhất và tồn kho thấp Đối với hàng hóa:
Quản lý kho phải quản lý một cách khoa học đúng yêu c u của khách hàng, ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác quản lý Quản lý kho phải thực hiện các công việc liên quan như nhận diện, kiểm tra chất lượng, xuất và nhập hàng, sắp xếp hàng hóa lưu kho bổ sung hàng hóa, soạn hàng, sử lý đơn hàng đóng gói phân phối và gom hàng lẻ, xuất hàng và vận chuyển, quản lý dữ liệu, vệ sinh kho hàng, quản lý trang thiết bị, kiểm kê kho Đối với con người:
Quản lý con người được xem là nhiệm vụ sống còn của bộ phận kho Nhân sự là nguồn lực quan trọng và tài sản vô hình giúp vận hành kho một cách hiệu quả Quản lý kho phải thực hiện các nhiệm vụ liên quan tuyển dụng nhân sự, phát triển nguồn nhân lực, duy trì và thay thế con người
Nhiệm vụ, công việc của nhân viên kho
Nhân viên kho (thủ kho) có trách nhiệm thực thi việc trong kho, hỗ trợ nhập kho, sắp xếp hàng hóa Bên cạnh đó họ có trách nhiệm xây dựng đơn vị qua việc đóng góp ý kiến cải tiến chất lượng phục vụ phù hợp với định hướng của công ty Đồng thời nhân viên kho c n xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp đề cao tinh th n đồng đội Thủ kho ngoài những kỹ năng quản lý hàng hóa, nhanh nhẹn và xử lý công việc tốt, c n kết hợp với kế toán kho về những công việc như kiểm kê hàng hóa, làm các thủ tục, giấy tờ nhập, xuất hàng hóa, một cách chính xác
Thực hiện thủ tục xuất nhập hàng
- Kiểm tra các chứng từ yêu c u xuất nhập hàng hóa theo đúng quy định
- Nhận các chứng từ giao hàng, yêu c u xuất hàng lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định
- Thủ kho sẽ phải chịu trách nhiệm trong việc hướng dẫn, kiểm soát việc xếp dỡ hàng
- Thủ kho c n phải đảm bảo các công cụ và cách xếp dỡ không làm tổn hạn đến hàng hóa
- Trước khi nhập hàng thì thủ kho c n phải có trách nhiệm xếp mặt bằng gọn gàng và sạch sẽ
- Hướng dẫn xếp hàng đúng vị trí
- Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho
- Theo dõi số lượng hàng nhập và xuất kho hàng ngày và đối chiếu với định mức tối thiểu của kho
- Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
- Theo dõi số lượng hàng hóa tồn kho tối thiểu hàng ngày
- Nếu có sự thay đổi đột ngột về hàng hóa nhập xuất kho thì đề xuất thay đổi định mức tối thiểu của kho
- Đảm bảo các loại hàng hóa luôn có định mức tồn kho tối thiểu
Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho
- Lập các phiếu yêu c u mua hàng theo đúng kế hoạch
- Trực tiếp làm thủ tục mua hàng hóa và theo dõi nhập hàng
- Theo dõi quá trình nhập hàng và đôn đốc việc mua hang
Sắp xếp hàng hóa trong kho
- Lập sơ đồ kho và cập nhập sơ đồ kho khi có thay đổi
- Sắp xếp hàng hóa sao cho dễ lấy và tránh bị đổ vỡ ướt …
- Sắp xếp hàng hóa theo đúng điều kiện mà nhà sản xuất đưa ra
- Luôn bảo đảm quy tắc phòng cháy chữa cháy trong kho
- Kiểm tra các kệ hàng định k hàng tu n
- Báo cáo kịp thời và đ y đủ những thông tin trong kho liên quan cho người quản lý hoặc ban giám đốc định k hoặc khi có yêu c u đột xuất
Quy định đối với Thủ kho (nhân viên kho)
Thủ kho trực thuộc phòng Kế hoạch – Tài chính đồng thời có thể kiêm kế toán vật tư và một số công việc khác khi được phòng giao nhiệm vụ
Khi nhập xuất hàng, thủ kho phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Chỉ nhập vật tư phụ tùng, công cụ dụng cụ khi có đủ hồ sơ pháp lý kèm theo
- Chỉ xuất hàng khi có phiếu xuất kho hoặc yêu c u được duyệt theo quy định của Nhà trường Xuất theo số lượng, chủng loại, danh mục được duyệt (không được xuất vượt) không được tẩy xóa phiếu dưới bất k hình thức nào
- Phải ghi đ y đủ vào cột số lượng thực xuất và cột mã danh điểm vật tư
Mỗi nghiệp vụ nhập xuất phát sinh đều phải ghi thẻ kho Mỗi thẻ kho được lập để theo dõi Nhập - Xuất - Tồn kho của một loại vật tư phụ tùng tại từng kho Cuối ngày Thủ kho phải tính toán và ghi chép vào cột tồn kho Định k kiểm kê đối chiếu số liệu thực tế với thẻ kho đối chiếu số liệu kế toán với số liệu thẻ kho (Kế toán ký xác nhận số liệu tồn kho vào thẻ kho) điều chỉnh số liệu chênh lệch (nếu có) theo chế độ quy định.
Cách thức sắp xếp kho bãi
Việc sắp xếp bố trí hàng hóa trong kho đóng vai trò quan trọng, không chỉ ảnh đến thẩm mỹ và không gian mà ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc Việc bày trí hàng lên kệ kho được chủ hàng, doanh nghiệp đều quan tâm
Hàng hóa trong kho được sắp xếp khoa học giúp việc tìm kiếm vận chuyển nhanh chóng dễ dàng
1 Trình bày các vai trò của kho
2 Hãy cho biết các chức năng của kho
3 Trình bày sơ đồ kho phục vụ cho nhà máy, kho gom hàng lẻ, kho có nhiều chức năng
4 Hãy cho biết các nhiệm vụ của nhân viên kho
Bài đọc thêm: NGHỀ NHÂN VIÊN KHO (THỦ KHO) Định hướng đọc bài đọc thêm: Nhân viên kho là công việc mà ai cũng nghĩ khá đơn giản và ít được quan tâm Nhưng thực tế, khâu quản lý kho hàng trong kinh doanh rất quan trọng liên quan đến vấn đề thất thoát và doanh thu của công ty Vậy nhân viên kho c n phải làm những công việc gì?
Lập hồ sơ kho Để quản lý mọi thứ dễ dàng, nhân viên kho phải lập sơ đồ kho thể hiện lối đi vị trí đặt các loại hàng hóa Tiếp đến, bạn phải có trách nhiệm ghi thẻ bài cho mỗi mặt hàng bao gồm mã hàng, màu, kích cỡ, hạn sử dụng Thẻ bài được gắn vào kệ để dễ dàng quản lý và tìm kiếm hàng hóa Bạn nên đặt mã vạch cho từng loại sản phẩm để truy xuất dữ liệu trong hệ thống một cách nhanh hơn
Làm thủ tục xuất nhập hàng hóa Đối với một kho hàng, việc nhập và xuất hàng hóa diễn ra khá thường xuyên Công việc của nhân viên quản lý kho là kiểm tra chứng từ, các giấy tờ liên quan mỗi khi xuất nhập hàng hóa theo đúng quy định Tiếp đến, bạn c n kiểm số lượng và ghi phiếu nhập hoặc xuất kho cẩn thận để việc đối chiếu hàng hóa sau này được đơn giản hơn
Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
Tồn kho tối thiểu là lượng hàng hóa c n dự trữ trong kho nhằm đáp ứng các trường hợp phát sinh Việc xác định lượng tồn kho tối thiểu giúp cửa hàng có thể đáp ứng kịp thời nhu c u của khách hàng nhưng lượng tồn kho c n có định mức phù hợp để tránh phát sinh chi phí kho quá cao
Bạn có trách nhiệm theo dõi đối chiếu số lượng xuất nhập hàng ngày với định mức tồn kho tối thiểu, nếu nhận thấy số lượng này có biến động lớn thì c n báo cáo để cấp trên thay đổi cho phù hợp Mỗi loại hàng hóa đều phải có tồn kho tối thiểu không để xảy ra tình trạng thiếu hụt hàng trong kho
Sắp xếp hàng hóa Để việc tìm kiếm và kiểm tra hàng hóa dễ dàng thì cách sắp xếp hàng hóa rất quan trọng Đ u tiên, nhân viên kho phải phân loại các mặt hàng, ví dụ như mặt hàng thời trang thì c n phân chia áo, qu n, váy, thành từng khu vực khác nhau Bạn còn trực tiếp sắp xếp các loại hàng hóa trong kho một cách gọn gàng, khoa học đảm bảo có chỗ trống mỗi khi nhập hàng vào Đồng thời bạn phải bố trí khu vực riêng cho các mặt hàng dễ hư hỏng đặt biển cảnh báo để mọi người chú ý hơn khi vận chuyển, từ đó hạn chế đổ vỡ Bên cạnh đó bạn phải thường xuyên kiểm tra các khâu phòng cháy chữa cháy, kiểm soát độ ẩm để đảm bảo an toàn cho kho hàng
Công việc kiểm kê hàng hóa diễn ra hàng ngày, khi thiếu hụt số lượng, nhân viên quản lý kho sẽ báo cáo cấp trên và làm thủ tục đặt hàng Đồng thời thống kê các sản
11 phẩm bị hư hỏng, g n hết hạn c n thanh lý gấp, rồi lập danh sách gửi cho phòng bán hàng để có các biện pháp xử lý như giảm giá, khuyến mãi
Kiểm kê hàng hóa định k giúp bạn thống kê được số lượng hàng một cách chính xác, phát hiện nhanh các trường hợp thất thoát để có biện pháp xử lý kịp thời Ngoài ra điều này còn giúp bạn chủ động trong việc xác định lượng hàng c n có đáp ứng nhu c u mua hàng một cách nhanh chóng, tạo được thiện cảm tốt từ khách hàng
QUY TRÌNH NHẬN HÀNG
Nguyên tắc nhận hàng hoá
Trong quá trình nhập hàng, nhân viên kho c n tuân thủ các nguyên tắc:
- Kiểm tra tính tương thích giữa giao hàng và chứng từ, kiểm tra hàng giao thực tế
- Kiểm tra chính xác và cụ thể trong việc nhận hàng
- Tuân thủ quy trình nhận hàng
Nhân viên c n tuân thủ các nguyên tắc nhận hàng trước khi ra quyết định chấp nhận hoặc từ chối việc nhận hàng
- Nhân viên kho tiến hành so sánh đối chiếu giữa chứng từ và tình trạng thực tế của đơn hàng (số lượng và chất lượng), nếu tình trạng đơn hàng phù hợp thì nhân viên kho tiến hành nhập hàng
- Trường hợp tình trạng đơn hàng không phù hợp (chẳng hạn như không đúng tiêu chuẩn theo chứng từ như hàng kém chất lượng hư hỏng, bị thiếu không đúng quy cách, chủng loại) thì nhân viên kho có quyền từ chối không nhận hàng
Các bước nhận hàng
2.2.1 Nhận hàng từ nhà cung cấp
Hình 2.1 Quy trình nhận hàng từ nhà cung cấp Quy trình thực hiện việc nhập hàng có 7 bước:
Bước 1: Tiếp nhận kế hoạch mua hàng
Bộ phận kế hoạch gửi kế hoạch giao nguyên vật liệu tới nhà cung cấp và kho vật tư
Bước 2: Nhà cung cấp đến giao hàng
Xe giao vật tư xếp hàng tu n tự chờ kiểm tra Tài xế trình chứng từ giao hàng cho bảo vệ để đăng ký giao hàng Bảo vệ ghi nhận số xe loại vật tư giao hướng dẫn tài xế đậu xe chờ tại khu vực quy định
Bước 3: Kiểm tra PO (Purchase Order – đơn đặt hàng)
- Nhân viên giao hàng nộp phiếu giao hàng cho nhân viên nhập dữ liệu kho để kiểm tra số tồn của PO và tính hợp lệ của PO
- Thủ kho căn cứ vào tồn kho PO lịch giao hàng để ra quyết định nhận hàng hay khước từ
- Nhân viên kho hướng dẫn tài xế đưa xe vào cổng nhập hàng chêm bánh xe tắt máy khi xe vào vị trí
Người giao hàng tiến hành bốc dỡ hàng hóa trên xe xuống Pallet Chất hàng theo quy định chất xếp: Theo chủng loại theo ngày sản xuất theo quy cách
Bước 5: Kiểm tra số lượng, chất lượng
- Thực hiện kiểm tra chất lượng bên ngoài; xếp riêng các vật tư hư hỏng và kiểm đếm chính xác số lượng cùng với lái xe hay nhân viên giao hàng và dán nhãn FIFO ở thùng bên phải lớp cuối cùng trên từng Pallet
- Tất cả vật tư hàng hóa phải đảm bảo được kiểm đếm bằng các phương pháp và phương tiện thích hợp Sử dụng các phương tiện đo lường (cân đo) tùy theo đơn vị sử dụng của nhà cung cấp để kiểm tra
- Nhân viên QC (Quality Control – Kiểm soát chất lượng) tiến hành kiểm tra chất lượng lô hàng và thông báo cho kho biết kết quả trong thời gian tối đa 30 phút o Nếu kết quả kiểm tra không đạt: Đối với nhà cung cấp nội địa phải trả hàng và nhân viên kho tổ chức xếp hàng lên xe và từ chối nhập kho lô hàng Thủ kho trả lại phiếu giao hàng trong đó ghi rõ tên hàng số lượng lý do trả hàng ký tên (giấy này được quyền qua cổng) Nếu phải lưu giữ hàng QC dán nhãn vàng trong vòng 24 giờ QC phải ra quyết định trả hàng hoặc cho nhập hàng Đối với hàng nhập khẩu toàn bộ lô hàng được dán nhãn HOLD và kho thông báo cho phòng kế hoạch về tình trạng này Tiến hành thủ tục hoàn trả hay xử lý hàng nhập khẩu không đạt chất lượng o Nếu kết quả kiểm tra đạt yêu c u nhân viên kho ký phiếu giao hàng và trả lại cho tài xế 1 liên Thủ kho căn cứ phiếu giao hàng để lập chứng từ nhập vật tư
Bước 6: Nhập liệu vào hệ thống
Căn cứ vào các chứng từ nhập số liệu thực nhận vào hệ thống
Bước 7: Lưu kho Đảm bảo rằng hàng nhập kho được chấp xếp theo các quy trình và thủ tục bảo quản tồn chứa hàng vật tư
2.2.2 Nhập hàng kho thành phẩm từ sản xuất
Hình 2.2 Nhận hàng kho thành phẩm từ sản xuất
Bước 1: Thành phẩm từ sản xuất
Bộ phận sản xuất hoàn tất đóng gói kiểm tra sẵn sàng chuyển đến kho thành phẩm
Bước 2: Chuyển thành phẩm đến kho
Sắp xếp thành phẩm gọn gàng trên Pallet theo quy cách tùy theo mã hàng và chứa toàn bộ vào khu vực quy định chuẩn bị cho việc bàn giao qua kho Thông báo cho thủ kho số lượng chủng loại và chuẩn bị kho tiếp nhận hàng sản xuất
Thủ kho và trưởng dây chuyền sản xuất tiến hành kiểm đếm giao nhận số lượng
Bước 4: Lập phiếu nhập kho
Thủ kho lập phiếu nhập kho sản phẩm – 2 liên ghi rõ số lượng tên sản phẩm Thủ kho và trưởng chuyền cùng ký phiếu nhập xác nhận số lượng giao hàng
Thủ kho sắp xếp hàng hóa chuyển đến vị trí đã quy định cập nhật sơ đồ kho
Nhập số liệu sản phẩm sản xuất vào hệ thống để cập nhật số liệu tồn kho thành phẩm
Giám sát kho đảm bảo rằng hàng hóa nhập kho được chất xếp theo quy trình và thủ tục bảo quản tồn chứa hàng thành phẩm
2.2.3 Các phương tiện giao hàng
Bộ phận kho thường nhận hàng chủ yếu từ xe tải và xe container Đối với việc nhận hàng từ xe tải thì khi phương tiện đến kho, nhân viên kho tiến hành kiểm tra xe trước khi nhập hàng Nếu xe có những xe có những dấu hiệu như: có mùi hôi; có dính vấy các vật tư lạ mà không tẩy rửa sạch được; xe có uế phẩm của động vật như máu lông phân …; có mùi vết hóa chất không rõ tên; xe có thùng, mui nhưng không kín đáo làm ướt sản phẩm thì nhân viên kho từ chối nhận hàng Nếu xe không có những dấu hiệu nêu trên thì nhân viên kho tiến hành thủ tục nhận hàng Đối với việc nhận hàng từ xe container có 2 trường hợp: Nếu xe container nhận hàng từ nhà cung cấp đến giao hàng thì nhân viên kho thực hiện thủ tục nhập hàng tương tự xe tải; Nếu xe container giao hàng nhận cả cont hàng từ Cảng đến giao hàng thì nhân viên kho phải tiến hành thủ tục kiểm tra cont hàng trước khi bắt đ u nhận hàng Cont hàng phải được kiểm tra trước và sau khi nhập hàng, nếu có sự cố thì nhân viên kho phải chụp hình lưu lại sự cố để làm cơ sở thông báo cho bên giao hàng khi c n thiết Nhân viên kho c n tiến hành kiểm tra toàn diện cont hàng
Hình 2.3 Các bước kiểm tra Container
Bước 1: Kiểm tra bên ngoài cont hàng
Nhân viên kho quan sát, kiểm tra tổng quát phía bên ngoài container về các dấu hiệu như các vết rách, lỗ thủng, vị trí biến dạng, các đinh tán bị hư, mép cont có bị gỉ sét, then cài có chắc chắn,…
Bước 2: Kiểm tra kẹp niêm phong
Nhân viên kho kiểm tra kẹp chì niêm phong có đ y đủ các thông tin số series, kẹp chì nguyên vẹn
Bước 3: Kiểm tra bên trong container
Khi kiểm tra kẹp chì niêm phong hoàn tất, nhân viên kho mở cửa container kiểm tra hàng hóa bên trong có bị đổ, vở, vị trí bên trong cont có bị trống,…
Sau khi dỡ hàng hóa xong, nhân viên kho tiến hành kiểm tra bên trong container l n nữa giống cách thức kiểm tra bên ngoài.
Xử lý các tình huống phát sinh
Trong quá trình nhận hàng thường phát sinh một số tình huống như hàng thiếu chứng từ, hàng thiếu số lượng, hàng hư hỏng (hàng bị ẩm ướt, thùng chứa hàng bị móp, thùng chứa hàng bị rách, hàng bị móp, hàng bị thủng …) … nhân viên nhận hàng
18 c n xử lý các tình huống này trước khi tiến hành nhận hàng Cách thức xử lý các tình huống này cụ thể như sau:
2.3.1 Hàng không đủ chứng từ
Bộ chứng từ giao hàng của nhà cung cấp có 02 loại giấy tờ: Hóa đơn đỏ của lô hàng; phiếu giao hàng (phiếu Packing list - danh sách tên và số lượng hàng hóa)
Trước khi nhận hàng, nhân viên kho kiểm tra bộ chứng từ của nhà cung cấp:
- Nếu bộ chứng từ thiếu hóa đơn đỏ của lô hàng thì nhân viên kho có thể nhận hàng, và nhà cung cấp bổ sung chứng từ thiếu sau
- Nếu bộ chứng từ thiếu danh sách tên và số lượng hàng hóa thì nhân viên kho ra quyết định không nhận hàng và yêu c u đại diện nhà cung cấp bổ sung chứng từ thiếu rồi mới tiến hành nhận hàng
- Nếu lô hàng không có chứng từ bằng bản in mà nhà cung cấp đã gởi qua email trước thời gian giao hàng cho đại diện kho thì nhân viên kho phải in 2 bộ chứng từ trước khi thực hiện thủ tục nhận hàng
Nhân viên kho sau khi hoàn tất kiểm tra số lượng hàng hóa trên xe tải, container tại cửa kho hay dock kho nếu phát hiện hàng thiếu/hàng thừa so với chứng từ thì kiểm tra lại l n 2 tại khu vực làm hàng cùng với đại diện giao hàng Hai bên xác nhận đúng tình trạng hàng thiếu/hàng thừa thì nhân viên kho báo cho nhà cung cấp để giải quyết Thông thường, cách giải quyết của tình huống này là: nhà cung cấp xác nhận hàng thiếu/hàng thừa và sẽ bổ sung hàng thiếu/trừ hàng thừa vào đợt giao hàng tiếp theo thì nhân viên kho ghi nhận chi tiết thực trạng số lượng hàng thực nhận, số lượng hàng thiếu/hàng thừa, đề nghị của nhà cung cấp vào phiếu nhập hàng và phiếu giao hàng của nhà cung cấp (Phiếu Packing list) nhân viên kho và đại diện giao hàng cùng ký tên xác nhận Sau đó nhân viên kho trả lại cho đại diện giao hàng bộ chứng từ của nhà cung cấp và nhận lô hàng
Trong quá trình nhập hàng, nhân viên kho phát hiện hàng hỏng phải báo cho đại diện giao hàng và nhà cung cấp biết tình trạng hàng hỏng để phối hợp giải quyết tình huống phát sinh này
Trường hợp nhà cung cấp yêu c u nhận hàng hỏng vào kho và xác nhận đổi trả hàng sau thì nhân viên kho sẽ ghi nhận chi tiết thực trạng đơn hàng nhận lưu ý phải
19 ghi cụ thể lỗi hàng hỏng, mã hàng hỏng, số lượng hàng hỏng vào phiếu nhập hàng và phiếu giao hàng của nhà cung cấp (Phiếu Packing list), nhân viên kho và đại diện giao hàng cùng ký tên xác nhận Sau đó nhân viên kho trả lại cho đại diện giao hàng bộ chứng từ của nhà cung cấp và nhận lô hàng
Trường hợp nhà cung cấp yêu c u trả hàng hỏng lại ngay thì nhân viên kho thực hiện tương tự trường hợp trên về việc ghi chứng từ, trả chứng từ nhưng đồng thời nhân viên kho nhập hàng nguyên vào kho và trả lại hàng hỏng cho đại diện giao hàng
1 Trình bày các nguyên tắc nhận hàng
2 Trình bày quy trình nhận hàng từ nhà cung cấp
3 Hãy cho biết các tình huống thường phát sinh trong quá trình nhận hàng và cách thức xử lý các tình huống đó
Bài đọc thêm: THUẬT NGỮ TIẾNG ANH VỀ LOGISTICS
Logistics đóng góp quan trọng vào quá trình phân phối hàng hoá từ nơi sản xuất đến người tiêu dùng và là c u nối thương mại toàn c u Theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển lưu kho lưu bãi làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác tư vấn khách hàng đóng gói bao bì ghi ký mã hiệu, giao hàng, xử lý hàng hư hỏng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao
Hiện tại Việt Nam có mối quan hệ ban giao với hơn 180 quốc gia và vùng lãnh thổ, do đó để góp ph n đảm bảo dịch vụ tốt hơn chi phí thấp hơn nhưng lại hiệu quả hơn cho doanh nghiệp và cả nền kinh tế thì hoạt động Logistics không tránh khỏi việc sử dụng các thuật ngữ tiếng Anh Vì vậy, thuật ngữ tiếng Anh là một trong những hành trang quan trọng trong con đường thực hiện nghề nghiệp
Thuật ngữ thường dùng Thuật ngữ hay dùng
Freight forwarder: hãng giao nhận vận tải
Consolidator: bên gom hàng (gom
Air freight: cước hàng không
Local charges: phí địa phương
Delivery order: lệnh giao hàng
Terminal handling charge (THC): phí làm hàng tại cảng
Handling fee: phí làm hàng
Documentations fee: phí làm chứng từ (vận đơn)
Place of receipt: địa điểm nhận hàng để chở
Transhipment: chuyển tải Consignment: lô hàng Partial shipment: giao hàng từng ph n Airway: đường hàng không
Seaway: đường biển Road: vận tải đường bộ Endorsement: ký hậu
To order: giao hàng theo lệnh…
FCL (Full container load): hàng nguyên container
FTL (Full truck load): hàng giao nguyên xe tải
LTL (Less than truck load): hàng lẻ không đ y xe tải LCL (Less than container load): hàng lẻ Metric ton (MT): mét tấn = 1000 k gs
CY (Container Yard): bãi container CFS (Container freight station): kho khai thác hàng lẻ
Place of Delivery: nơi giao hàng cuối cùng
Port of Loading/airport of loading: cảng/sân bay đóng hàng xếp hàng
Port of Discharge/airport of discharge: cảng/sân bay dỡ hàng
Port of transit: cảng chuyển tải
Notify party: bên nhận thông báo
Quantity of packages: số lượng kiện hàng
Volume weight: trọng lượng thể tích
Measurement: đơn vị đo lường
As carrier: người chuyên chở
As agent for the Carrier: đại lý của người chuyên chở
Charter party: vận đơn thuê tàu chuyến
Ship rail: lan can tàu
Full set of original BL (3/3): bộ đ y đủ vận đơn gốc (thường 3/3 bản gốc)
Back date BL: vận đơn kí lùi ngày
Container packing list: danh sách container lên tàu
Means of conveyance: phương tiện vận tải
Place and date of issue: ngày và nơi
Freight collect: cước phí trả sau (thu tại cảng dỡ hàng) Freight prepaid: cước phí trả trước Freight as arranged: cước phí theo thỏa thuận Gross weight: trọng lượng tổng
Lashing: chằng buộc Volume: khối lượng hàng book Shipping marks: ký mã hiệu Open-top container (OT): container mở nóc Verified Gross Mass weight (VGM): phiếu khai báo tổng trọng lượng hàng
Safety of Life at sea (SOLAS): Công ước về an toàn sinh mạng con người trên biển Trucking: phí vận tải nội địa
Inland haulauge charge (IHC): vận chuyển nội địa
Lift On-Lift Off (LO-LO): phí nâng hạ Forklift: xe nâng
Closing time/Cut-off time: giờ cắt máng Estimated to Departure (ETD): thời gian dự kiến tàu chạy
Estimated to arrival (ETA): thời gian dự kiến tàu đến
Opmit: tàu không cập cảng Roll: nhỡ tàu
Delay: trì trệ chậm so với lịch tàu Shipment terms: điều khoản giao hàng Free hand: hàng từ khách hàng trực tiếp Nominated: hàng chỉ định
Flat rack (FR) = Platform container: cont mặt bằng
Freight note: ghi chú cước
Bearer BL: vận đơn vô danh
Unclean BL: vận đơn không hoàn hảo (Clean BL: vận đơn hoàn hảo)
Laytime: thời gian dỡ hàng
Payload = net weight: trọng lượng hàng đóng (ruột)
On deck: trên boong, lên boong tàu
Notice of readiness:Thông báo hàng sẵn sàng để bốc /dỡ
Through BL: vận đơn chở suốt
Port-port: giao từ cảng đến cảng
Door-Door: giao từ kho đến kho
Service type: loại dịch vụ FCL/LCL
Service mode: cách thức dịch vụ
Multimodal/Combined transport operation =MTO/CTO: Người kinh doanh dịch vụ vận tải đa phương thức
Consignor: người gửi hàng (Shipper)
Consigned to order of = consignee: người nhận hàng
Named cargo container: cont chuyên dụng
Crane/tackle: c n cẩu container: container bảo ôn đóng hàng lạnh General purpose container (GP): cont bách hóa (thường)
High cube (HC = HQ): container cao (40’HC)
Tare weight: trọng lượng vỏ cont Dangerous goods note: ghi chú hàng nguy hiểm
Tank container: cont bồn đóng chất lỏng Container: thùng chứa hàng
Cost: chi phí Risk: rủi ro Freighter: máy bay chở hàng Express airplane: máy bay chuyển phát nhanh
Seaport: cảng biển Airport: sân bay Handle: làm hàng Negotiable: chuyển nhượng được Non-negotiable: không chuyển nhượng được Straight BL: vận đơn đích danh
Free time: thời gian miễn phí lưu cont lưu bãi
AFR: Japan Advance Filling Rules Surcharge (AFR): phí khai báo trước (quy tắc AFR của Nhật)
CCL (Container Cleaning Fee): phí vệ sinh công-te-nơ
WRS (War Risk Surcharge): Phụ phí chiến tranh
Master Bill of Lading (MBL): vận đơn chủ (từ Lines)
Cu-Cap: Cubic capacity: thể tích có thể đóng hàng của container (ngoài vỏ cont)
On board notations (OBN): ghi chú lên tàu
Said to contain (STC): kê khai gồm có
Shipper’s load and count (SLAC): chủ hàng đóng và đếm hàng
Pre-carriage: Hoạt động vận chuyển nội địa Cont hàng XK trước khi
Container được xếp lên tàu
Carriage: Hoạt động vận chuyển đường biển từ khi Cont hàng được xếp lên tàu tại cảng xếp hàng đến cảng dỡ hàng
On-carriage: Hoạt động vận chuyển nội địa Container hàng NK sau khi
Container được dỡ khỏi tàu
Intermodal: Vận tải kết hợp
Place of return: nơi trả vỏ sau khi đóng hàng (theo phiếu EIR)
Tonnage: Dung tích của một tàu
Deadweight– DWT: Trọng tải tàu
Slot: chỗ (trên tàu) còn hay không
Railway: vận tải đường sắt
Inland waterway: vận tải đường
House Bill of Lading (HBL): vận đơn nhà (từ Fwder)
Shipped on board: giao hàng lên tàu Connection vessel/feeder vessel: tàu nối/tàu ăn hàng CAF (Currency Adjustment Factor): Phụ phí biến động tỷ giá ngoại tệ
EBS (Emergency Bunker Surcharge): phụ phí xăng d u (cho tuyến Châu Á)
PSS (Peak Season Surcharge):Phụ phí mùa cao điểm
CIC (Container Imbalance Charge): phí phụ trội hàng nhập
GRI (General Rate Increase): phụ phí cước vận chuyển
PCS (Port Congestion Surcharge): phụ phí tắc nghẽn cảng
Chargeable weight: trọng lượng tính cước Security Surcharges (SSC): phụ phí an ninh (hàng air)
X-ray charges: phụ phí máy soi (hàng air) Empty container: container rỗng
FIATA: International Federation of Freight Forwarders Associations: Liên đoàn Các hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế IATA: International Air Transport Association: Hiệp hội Vận tải Hàng Không Quốc tế
Net weight: khối lượng tịnh Oversize: quá khổ
In transit: đang trong quá trình vận chuyển
PCS (Panama Canal Surcharge): Phụ phí qua kênh đào Panama
Labor fee: Phí nhân công
Goods Code (IMDG Code): mã hiệu hàng nguy hiểm
Estimated schedule: lịch trình dự kiến của tàu
Tracking and tracing: kiểm tra tình trạng hàng/thư
Weather in berth or not – WIBON: thời tiết xấu
Proof read copy: người gửi hàng đọc và kiểm tra lại
Free in (FI): miễn xếp
Free out (FO): miễn dỡ
Laycan: thời gian tàu đến cảng
Full vessel’s capacity: đóng đ y tàu
Order party: bên ra lệnh
Marks and number: kí hiệu và số
Multimodal transportation/Combined transporation: vận tải đa phương thức/vận tải kết hợp
Description of package and goods: mô tả kiện và hàng hóa
Equipment: thiết bị(ý xem tàu còn vỏ cont hay không)
Container condition: điều kiện về vỏ
Fuel Surcharges (FSC): phụ phí nguyên liệu
= BAF Inland customs deport (ICD): cảng thông quan nội địa
Chargeable weight: trọng lượng tính cước Security Surcharges (SSC): phụ phí an ninh (hàng air)
X-ray charges: phụ phí máy soi (hàng air) Empty container: container rỗng
FIATA: International Federation of Freight Forwarders Associations: Liên đoàn Các hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế Departure date: ngày khởi hành Frequency: t n suất số chuyến/tu n Shipping Lines: hãng tàu
NVOCC: Non vessel operating common carrier: nhà cung cấp dịch vụ vận tải không tàu
Airlines: hãng máy bay Flight No: số chuyến bay Voyage No: số chuyến tàu Terminal: bến
Transit time: thời gian trung chuyển Twenty feet equivalent unit (TEU): Cont 20 foot
Dangerous goods (DG): Hàng hóa nguy hiểm Pick up charge: phí gom hàng tại kho
Charterer: người thuê tàu DET (Detention): phí lưu container tại kho riêng
DEM (Demurrrage): phí lưu contaner tại bãi Storage: phí lưu bãi của cảng
25 cont (đóng nặng hay nhẹ)
DC- dried container: container hàng khô
Weather working day: ngày làm việc thời tiết tốt
Customary Quick dispatch (CQD): dỡ hàng nhanh (như tập quán tại cảng)
Security charge: phí an ninh (thường hàng air)
(IMO):Tổ chức hàng hải quốc tế
Laydays or laytime: Số ngày bốc/dỡ hàng hay thời gian bốc/dỡ hàng
Said to weight: Trọng lượng khai báo
Said to contain: Được nói là gồm có
Time Sheet or Layday Statement:
Bảng tính thời gian thưởng phạt bốc/dỡ
Free in and Out (FIO): miễn xếp và dỡ
Free in and out stowed (FIOS): miễn xếp dỡ và sắp xếp
Shipped in apparent good order: hàng đã bốc lên tàu nhìn bề ngoài ở trong điều kiện tốt
Laden on board: đã bốc hàng lên tàu
Clean on board: đã bốc hàng lên tàu hoàn hảo
Stowage plan–Sơ đồ xếp hàng
SCS (Suez Canal Surcharge): Phụ
Cargo Manifest: bản lược khai hàng hóa Hazardous goods: hàng nguy hiểm Agency Agreement: Hợp đồng đại lý Bulk Cargo: Hàng rời
BL draft: vận đơn nháp
BL revised: vận đơn đã chỉnh sửa Shipping agent: đại lý hãng tàu biển Shipping note: Phiếu gửi hàng Remarks: chú ý
CHỨNG TỪ THƯƠNG MẠI
Khái niệm về chứng từ thương mại
Chứng từ thương mại là Giấy tờ liên quan đến hoạt động thương mại gồm hóa đơn bán hàng, chứng từ vận chuyển, các giấy tờ liên quan đến quyền sở hữu đối với hàng hóa và các loại giấy tờ khác không phải là chứng từ tài chính.
Một số chứng từ thương mại liên quan đến kho
3.2.1 Bộ chứng từ nhập hàng
Bộ chứng từ nhập hàng gồm các chứng từ của nhà cung cấp (bên giao hàng) và của bộ phận kho (bên nhận hàng)
- Chứng từ của nhà cung cấp gồm 02 loại giấy tờ cơ bản: Hóa đơn đỏ của lô hàng và phiếu giao hàng (phiếu Packing list gồm tên hàng hóa và số lượng hàng hóa)
- Chứng từ của bộ phận kho là phiếu nhập hàng
Bộ chứng từ nhập hàng có 02 bộ, sau khi hoàn tất việc nhập hàng (đã ký xác nhận giữa bên giao hàng và bên nhập hàng về tình trạng lô hàng nhập) nhân viên kho lưu lại 01 bộ và giao lại cho đại diện bên giao hàng 01 bản
Mã hàng Tên hàng Đơn vị Số lượng Ngày sản xuất Đơn đặt hàng
Mã hàng Tên hàng Đơn vị Số lượng
Ngày sản xuất Đơn đặt hàng
- Nhãn hàng hóa o Nhãn màu vàng – hàng chờ kiểm tra
Nhãn màu vàng được sử dụng trong các trường hợp: Hàng (nguyên vật liệu hoặc thành phẩm) nhập kho chưa được kiểm tra, bị nghi ngờ về chất lượng o Nhãn màu đỏ - hàng không đạt chất lượng
Nhãn màu đỏ được sẻ dụng trong các trường hợp: Hàng không đạt chất lượng sau khi đã được kiểm tra lúc nhập kho hoặc do bộ phận sản xuất trả lại trong quá trình sản xuất hoặc do kho xếp loại không bán được; hàng quá hạn sử dụng hoặc đã bị biến chất theo kiểm tra của QA và đã có quyết định hủy; hàng không còn mục đích sử dụng (do thay thể kiểu dáng mới, in ấn mới …) và đã có quyết định cho phép hủy
29 o Nhãn màu xanh dương – hàng mẫu
Nhãn màu xanh dương được sử dụng trong trường hợp hàng nhập kho được dùng cho mục đích làm hàng mẫu của QA, marketing o Nhãn màu xanh lá cây – hàng được xuất
Nhãn màu xanh lá cây được sử dụng trong trường hợp hàng nhập kho đã được kiểm tra và đạt chất lượng Pallet hàng không dán nhãn tình trạng chất lượng mặc nhiên coi như đã đạt chất lượng
Tính pháp lý của chứng từ thương mại
- Giấy đi đường của bên vận tải hàng hóa
- Cơ sở xác nhận tình trạng hàng hóa nhập giữa nhà cung cấp và bộ phận kho
- Cơ sở để data kho nhập số liệu vào hệ thống
- Cơ sở để quyết toán giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp nhập hàng
1 Trình bày bộ chứng từ nhập hàng
2 Hãy cho biết ý nghĩa của báo cáo hàng hỏng
3 Hãy cho biết trong trường hợp nào thì nhân viên kho phải làm báo cáo sự cố
Bài đọc thêm: CÁC CHỨNG TỪ TRONG GIAO DỊCH
Logistics đóng góp quan trọng vào quá trình phân phối hàng hoá từ nơi sản xuất đến người tiêu dùng và là c u nối thương mại toàn c u Do đó công việc làm thủ tục hải quan là rất c n thiết, học viên c n biết các bộ chứng từ trong thương mại quốc tế Một số chứng từ trong giao dịch thương mại quốc tế
Bộ chứng từ hàng hóa
1 Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán
- Đòi thanh toán từ người mua
- Tính phí bảo hiểm khi tiến hành mua bảo hiểm
- Làm thủ tục hải quan, tính thuế xuất nhập khẩu
Các loại hóa đơn thương mại
- Hóa đơn tạm tính (Provisional invoice)
- Hóa đơn chính thức (Final)
- Hóa đơn chi tiết (Detailed)
- Hóa đơn chiếu lệ (Proformal): Gửi bán đơn chào hàng làm thủ tục nhập khẩu
- Hóa đơn trung lập (Neutral): Không ghi rõ tên người bán
- Hóa đơn xác nhận (Confirmed): Có chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp
- Hóa đơn hải quan (Custom): Tính toán trị giá hàng theo trị giá tính thuế
- Hóa đơn lãnh sự (Consular): Có xác nhận của lãnh sự nước người mua
2 Bảng kê chi tiết (Specification) là bảng kê hàng hóa trong lô hàng
Tạo điều kiện trong quá trình kiểm tra hàng (thủ tục hải quan và kiểm hàng tại cảng đến)
Bổ sung thông tin trong hóa đơn khi có quá nhiều danh mục hàng hóa
3 Phiếu đóng gói (Detailed Packing List) là bảng kê toàn bộ hàng hóa đựng trong 1 kiện hàng
4 Giấy chứng nhận phẩm chất là chứng từ xác nhận chất lượng hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng
5 Giấy chứng nhận số lượng là chứng từ xác nhận số lượng hàng thực giao thường dùng cho hàng hóa đếm được
6 Giấy chứng nhận trọng lượng là chứng từ xác nhận trọng lượng hàng thực giao, dùng cho hàng hóa mà giá trị tính trên cơ sở trọng lượng
Bộ chứng từ vận tải
Chứng từ vận tải là chứng từ do người chuyên chở cung cấp để xác nhận rằng mình đã nhận hàng để chở
Các chứng từ phổ biến:
1 Vận đơn đường biển bao gồm vận đơn đích danh (Straigh B/L) vận đơn theo lệnh (To order B/L) và vận đơn vô danh (To bearer B/L)
2 Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt) là xác nhận của thuyền phó nhận hàng trên tàu trên cơ sở tally report để gửi hàng đổi vận đơn sau khi tàu chạy
3 Giấy gửi hàng đường biển là chứng từ thay thế vận đơn không có khả năng chuyển nhượng
4 Shipping note: Do chủ hàng giao cho người chuyên chở đề nghị lưu khoang xếp hàng lên tàu
Bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế
Bộ chứng từ sẽ có nhiều loại nhưng cơ bản bao gồm các loại:
Vận đơn là chứng từ vận tải do người vận chuyển cung cấp cho chủ hàng thể hiện quá trình vận chuyển từ cảng đến cảng
Chức năng: Vận đơn là chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ vì nó có 3 chức năng
- Là bằng chứng xác nhận hợp đồng chuyên chỡ đã ký kết
- Là biên lai của người chuyên chở xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở Vì vậy người chuyên chở chỉ giao hàng cho người đ u tiên xuất trình vận đơn hợp lệ
- Là chứng từ xác thực quyền sở hữu đối với hàng hóa đã miêu tả trong vận đơn Do đó nó có tính lưu thông và có thể chuyển nhượng
Khi thực hiện việc ghi vận đơn cần lưu ý một số nội dung:
- Tiêu đề vận đơn: Bill of Lading, Ocean Bill of Lading, International Bill of Lading, Charter Party Bill of Lading
- Người ký phát vận đơn: Người chuyên chở (As the carrier), thuyền trưởng (As the Master) đại lý của người chuyên chở (As Agent for the carrier) đại lý của thuyền trưởng (As Agent for the Master)
- Trên vận đơn phải thể hiện Hàng đã bốc Đối với B/L in sẵn “Shipped on board” công ty vận tải cấp B/L khi hàng đã xếp lên tàu do đó trên B/L không c n nội dung xác nhận hàng đã bốc Trong trường hợp này, ngày phát hành B/L là ngày giao hàng Đối với B/L “Received by the carrier” nội dung B/L này không thể hiện điều kiện hàng đã bốc lên tàu Do đó phải có xác nhận hàng đã bốc và ngày bốc hàng lên B/L Trong trường hợp này ngày bốc hàng lên tàu chính là ngày giao hàng
- B/L thường được lập thành nhiều bản và các bản này đều có vai trò pháp lý như nhau Vì vậy trên B/L phải ghi rõ số bản gốc để các bên liên quan dễ dàng quản lý B/L
- Người bán buộc phải xuất trình đ y đủ số bản B/L đã được quy định trên hợp đồng hoặc L/C
- B/L có thể được chuyển nhượng bằng hình thức ký hậu
- Muốn chuyển nhượng, vận đơn phải lập theo lệnh
- Chuyển tải là quá trình bốc dỡ hàng qua nhiều tàu trong quá trình vận chuyển hàng hóa
Nếu L/C không cho phép chuyển tải thì ngân hàng vẫn chấp nhận những B/L chuyển tải, miễn là việc chuyên chở được thể hiện trên một B/L
- Vận đơn không lưu thông (Non-Negotiable B/L)
Vận đơn không lưu thông có nội dung tương tự như B/L thông thường Nhưng nó không thể mua bán, chuyển nhượng được
- Vận đơn không có những lời nhận xét xấu về hàng hóa
Hóa đơn là chứng từ hàng hóa cơ bản do người bán lập sau khi hoàn tất nghiệp vụ giao hàng Hóa đơn chứng minh quyền được thanh toán của người bán
Tác dụng của hóa đơn
- Nếu bộ chứng từ có hối phiếu thì hóa đơn là căn cứ để kiểm tra lệnh đòi tiền trên hối phiếu
- Nếu bộ chứng từ không có hối phiếu hóa đơn là cơ sở để người bán đòi tiền người mua
- Trong các lĩnh vực khác: Hóa đơn là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu, làm thủ tục khai báo hải quan
- Hóa đơn cung cấp thông tin chi tiết giúp người mua kiểm tra và theo dõi quá trình giao hàng
Chứng từ xuất xứ là chứng từ do Phòng thương mại của các nước xuất khẩu cấp cho chủ hàng nhằm xác định nguồn gốc hoặc nơi sản xuất
- Nếu trên hợp đồng ngoại hoặc L/C không ghi rõ người lập chứng từ xuất xứ thì nhà xuất khẩu có thể ký phát chứng nhận này
Tác dụng của chứng nhận xuất xứ
- Giúp người mua kiểm tra việc giao hàng
- Là căn cứ quan trọng để xác định mức thuế dành cho mỗi lô hàng
Các loại chứng nhận xuất xứ tại Việt nam
- Form A: Dùng cho các mặt hàng xuất khẩu sang các nước thuộc hệ thống GSP (Generalized system of Perference – chế độ ưu đãi thuế quan phổ cập)
- Form B: Dùng cho tất cả hàng hóa xuất khẩu
- Form O: Dùng cho mặt hàng cà phê xuất sang các nước thuộc hiệp hội Café thế giới
- Form X: Dùng cho mặt hàng cà phê xuất sang các nước không thuộc hiệp hội Café thế giới
- Form T: Dùng cho mặt hàng dệt xuất sang thị trường EUR
- Form D: Dùng cho mặt hàng xuất sang thị trường khối ASEAN
Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do người bảo cấp cho người được bảo hiểm nhằm hợp thức hóa Hợp đồng bảo hiểm và nó được dùng để điều tiết mối quan hệ pháp lý giữa người bảo hiểm với người được bảo hiểm:
- Tổ chức bảo hiểm chịu trách nhiệm bồi thường những tổn thất xảy ra theo các rủi ro đã được thỏa thuận
- Người được bảo hiểm phải có trách nhiệm đóng phí cho công ty bảo hiểm
Chứng từ bảo hiểm có tính chất
- Chứng từ bảo hiểm xác nhận hợp đồng bảo hiểm đã ký và chỉ rõ nội dung của hợp đồng
- Xác nhận người được bảo hiểm đã trả chi phí và hợp đồng đã có hiệu lực
- Chứng từ bảo hiểm có tính lưu thông do đó nó có thể chuyển nhượng
Các loại giấy bảo hiểm
- Bảo hiểm đơn (Insurance Policy)
- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Cert.)
- Phiếu bảo hiểm (Cover Note)
- Những điều c n lưu ý về chứng từ bảo hiểm
Ngân hàng sẽ không chấp nhận các chứng từ bảo hiểm sau
- Chứng từ bảo hiểm có ngày phát hành sau ngày lên tàu
- Chứng từ bảo hiểm do người môi giới cấp
- Loại tiền ghi trên Chứng từ bảo hiểm khác với loại tiền ghi trên L/C
- Mức mua bảo hiểm khác các quy định trong L/C
- Chứng từ bảo hiểm thiếu chữ ký của công ty bảo hiểm hoặc đại lý của họ
XẾP DỠ HÀNG HÓA
Nơi nhận hàng
Kho hàng được chia ra nhiều khu vực phục vụ cho mục đích dễ dàng kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động của kho Các khu vực của nhà kho bao gồm: Khu vực chứa hàng thành phẩm, nguyên vật liệu, bao bì; khu vực chuẩn bị giao/nhận hàng; khu vực chứa hàng hỏng/ hàng loại/ hàng chờ kiểm tra; khu vực chứa pallet; khu vực lên xuống, bốc dỡ hàng hóa; khu vực chứa thiết bị nhà kho Hoạt động nhận hàng được diễn ra tại cửa kho hoặc cửa dock của doanh nghiệp, g n khu vực lên xuống, bốc dỡ hàng hóa và chuẩn bị nhập hàng.
Các phương thức xếp dỡ hàng hóa
Đối với việc xếp dỡ hàng hóa thường có 3 phương thức: Xếp dỡ hàng hóa vào xe ôtô, xếp dỡ hàng hóa vào container và xếp dỡ hàng hóa lưu kho của doanh nghiệp Hàng hóa đến kho có nhiều loại với kích thước, thể trọng khác nhau như hàng tiêu dùng nhanh, hàng thể thao và thời trang, hàng công nghệ cao, hàng công nghiệp xe hơi hàng nguy hiểm Tùy loại hàng kích thước, thể trọng mà chúng ta sẽ dỡ hàng và sắp xếp theo cách phù hợp Tuy nhiên có thể nói, xếp dỡ hàng hóa có 3 cách cơ bản: Xếp dỡ bằng tay, xếp dỡ bằng xe nâng, xếp dỡ bằng xe chuyên dụng Trong quá trình xếp dỡ hàng sẽ sử dụng các vật liệu, thiết bị, công cụ hỗ trợ phù hợp
4.2.1 Các vật liệu, thiết bị, công cụ hỗ trợ xếp dỡ
Có nhiều công cụ hỗ trợ xếp dỡ hàng hóa khác, mỗi loại có ưu nhược điểm riêng, người vận tải c n cân nhắc và quyết định cách dùng phù hợp
* Vật liệu đệm lót sàn xe/ sàn container
Tùy vào từng loại hàng hóa khác nhau mà có thể đặt trực tiếp hàng hóa lên mặt sàn container/sàn xe hay không Một số trường hợp hàng hóa c n rải 1 lớp vật liệu lót để tăng ma sát giữa lô hàng với mặt sàn hoặc phải đặt trên giá gỗ rồi mới đặt lên sàn container/sàn xe để bảo mặt sàn container không bị hư hỏng trong quá trình xếp hàng cũng như an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển
Hàng hóa có thể xếp trực tiếp lên sàn của container mà không c n những tấm đệm đặc biệt nếu lô hàng có thể đứng một cách độc lập, tải trọng của lô hàng không ảnh hưởng đến kết cấu sàn container/sàn xe cũng như hàng hóa không có các tác động sinh hóa học đến container/xe Một vài ví dụ như các hộp hàng carton, các hộp nhẹ hoặc các tấm nâng hàng
Các tấm nâng hàng thường được sử dụng để tăng tốc độ xếp dỡ hàng hóa đặc biệt đối với các hộp carton và các hàng hóa nhỏ do chúng có thể được sử dụng rất hiệu quả với xe nâng cơ giới hoặc xe nâng tay Chúng có thể được xếp và bao quanh bằng các lớp nylong mỏng và các dây ny lông chằng xung quanh tấm nâng hàng trong trường hợp này các tấm nâng hàng là một ph n của lô hàng
Nhược điểm của tấm nâng hàng là trong một số trường hợp chúng không thể được xếp kín tối đa trong một container tiêu chuẩn Khoảng cách giữa các tấm nâng hàng phải được chèn chặn bằng các vật liệu khác Thông thường không thể xếp chồng các tấm nâng hàng nên c n phải có khung gỗ/giá đỡ để có thể tận dụng được không gian trong container/thùng xe
Hình 4.1 Tấm nâng hàng, xe nâng tay và xe nâng cơ giới
Một kết cấu gồm nhiều các thanh gỗ vuông kết nối với nhau là một dạng phổ biến để phân bổ tải trọng đều lên sàn container
Tùy thuộc vào loại hàng, các thanh gỗ có thể dao động từ độ dày 5 cm đến kết cấu hình vuông 20 x 20 cm, ph n không chịu tải không nên quá 1 m
* Các khung thép: thường đường sử dụng đối với các kiện hàng lớn và siêu trọng, các vật liệu chống trượt c n được sử dụng khi có hai bề mặt thép tiếp xúc với nhau
* Các vật liệu để chằng buộc cố định hàng hóa trên ô tô
Vật liệu dùng để chằng buộc, cố định lô hàng hóa nhằm chống lại các dịch chuyển theo các phương khác nhau như dọc, ngang và thẳng đứng ngoài ra là các tác động rung trong quá trình vận chuyển
Các loại vật liệu chằng buộc c n được sử dụng với các lô hàng có tải trọng thấp hơn tải trọng giới hạn của thiết bị chằng buộc
Mỗi loại vật liệu có một độ đàn hồi khác nhau bởi vậy không được sử dụng các loại vật liệu chằng buộc khác nhau cho cùng một loại hàng
Khi có các lực tác động, hàng hóa sẽ được giữ lại bởi vác vật liệu có độ đàn hồi thấp nhất, khi các vật liệu này bị đứt gãy, các thiết bị chằng buộc khác cũng sẽ nhanh chóng bị hỏng, bởi vậy dùng nhiều loại vật liệu chằng buộc có độ đàn hồi khác nhau trên cùng một hướng sẽ không có tác dụng cộng hưởng như nhiều người mong đợi Tuy nhiên có thể kết hợp nếu sử dụng mỗi loại ở các hướng khác nhau
Các loại dây thừng làm từ vật liệu tự nhiên (xơ cây thân cây) có thể sẽ bị hỏng trong điều kiện axit, hoặc các chất hòa tan, các loại dây thừng này sẽ co dãn theo độ ẩm không khí
Các loại dây thừng làm từ các chất xơ tổng hợp ít bị ảnh hưởng của môi trường hơn tuy nhiên lại có khả năng chịu tải trọng kém hơn bởi vậy chỉ được dùng để chằng buộc các hàng hóa nhẹ
Có thể dùng dây thừng có lõi thép
Loại phổ biến nhất để chằng buộc là các dây nylong, có rất nhiều loại với tải trọng khác nhau Khi dùng c n có các tai quai bảo vệ dây thừng tại các vị trí tiếp xúc với các góc cạnh sắc nhọn
Cấm không được thắt dây nylon do đặc tính trơn trượt của loại vật liệu này, thay vào đó c n dùng các đai và khuyên để thắt chặt dây nylong
Các đai thép không có độ đàn hồi, và không thể áp dụng với các lô hàng mềm Khi các d m gỗ co dãn các đai bằng thép có thể bị lỏng rất nhanh chóng Bởi vậy c n đảm bảo các hàng hóa được chằng buộc bởi các đai thép không bị thất thoát/ngót về số lượng trong quá trình vận chuyển
Các đai bằng thép đặc biệt hữu dụng trong trường hợp vận chuyển các cuộn thép
Có thể xiết chặt đai thép rất nhanh bằng các dụng cụ chuyên dùng Đai thép không được dùng ở các bề mặt sắc nhọn hoặc các góc không bằng phẳng
* Các dây thép, móc, và khóa
Một số nguyên tắc chung khi xếp dỡ hàng hóa
Các loại hàng hóa sau không được xếp cùng với nhau:
- Hàng nhạy cảm với bụi và hàng có dính bụi
- Hàng có mùi và hàng phản ứng với mùi
- Hàng có tạo ra độ ẩm và hàng hút ẩm hoặc vật liệu bao bì hút ẩm
- Hàng hóa có những bộ phận sắc nhọn và hàng hóa mềm dễ bị xuyên thủng
- Hàng hóa có độ ẩm và hàng khô
- Những hàng hóa nặng không xếp trên hàng hóa nhẹ hơn
Xếp dỡ hàng hóa lưu kho
Trong mục 4.2 đã trình bày có 3 phương thức xếp dỡ hàng hóa, trong giới hạn chương trình học của học ph n chỉ trình bày phương thức xếp dỡ hàng hóa lưu kho Hãy tưởng tượng với một kho hàng hóa không được sắp xếp đúng nơi mà ngổn ngang mỗi chỗ một thứ thì ắt hẳn sẽ rất khó kiểm soát Hơn ai hết dù làm bất kì công việc gì thì việc ngăn nắp, sắp xếp khoa học, hợp lý sẽ luôn giúp cho ta chủ động hơn trong mọi thứ Hàng hóa cũng vậy, việc sắp xếp chúng một cách khoa học sẽ giúp cho việc tìm kiếm, vận chuyển nhanh hơn tiết kiệm được thời gian và công sức mà hiệu quả công việc tăng lên
Hình 4.3 Cách sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học, hợp lý
Việc sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học và hợp lý c n tuân thủ một số nguyên tắc:
4.4.1 Sử dụng biển chỉ dẫn để nhận biết hàng hóa
Thông thường để dễ nhận biết hàng hóa trong kho là dán nhãn mác chỉ dẫn bên ngoài có để đ y đủ thông tin mã hàng, tên sản phẩm, nhà sản xuất, ngày nhập kho để tiện theo dõi
Những tấm bảng chỉ dẫn về vị trí, chủng loại hàng hóa sẽ giúp nhanh chóng bao quát kho hàng và sắp xếp hàng hóa chính xác
Hình 4.4 Sử dụng biển chỉ dẫn, nhãn dán để nhận biết hàng hóa dễ dàng hơn
Nên phân loại hàng hóa để thuận tiện cho việc tìm kiếm dễ dàng hơn Nếu khu nhà kho chứa hàng hóa rộng thì hãy làm thêm các biển chỉ dẫn về vị trí nhóm hàng hóa được cất giữ và bảo quản
Những mặt hàng nhập khẩu không có tiếng việt chú thích thì việc dán nhãn tên, mã hàng sẽ rất dễ dàng tìm kiếm
Bằng cách gắn các biển chỉ dẫn trong kho hàng, dù công ty có thay đổi nhân sự mới thì họ cũng tiện theo dõi và hòa nhập nhanh hơn với môi trường mới, không gặp
43 khó khăn khi c n tìm kiếm một loại hàng hóa nào đó Không những thế, việc dán mã sản phẩm lên các cánh tủ, lên giá bày hàng còn tạo sự gọn gàng, khoa học và dễ tìm kiếm
4.4.2 Sắp xếp hàng hóa trong kho theo quy định
Trình tự sắp xếp hàng hóa trong kho chính là một yếu tố giúp bạn tìm kiếm hàng hóa đơn giản hơn Người quản lý kho sẽ là người chủ động đưa ra các quy định hướng sắp xếp hàng hóa trong kho sao cho hợp lý
- Lập sơ đồ kho mô tả chi tiết khu vực để hàng hóa theo phân loại, kèm các chỉ dẫn và nhãn dán trên kệ chắc chắn việc tìm kiếm hay kiểm kê hàng hóa sẽ diễn ra nhanh chóng hơn Nên phân thành từng khu để hàng hóa và dùng chữ cái A, B, C để đánh dấu các kệ và trên từng t ng có thể phân chia thành A1 A2 A3 …
- Việc sắp xếp hướng dẫn và kiểm soát bốc dỡ hàng hóa trong kho được chịu trách nhiệm bởi quản lý kho Một khi thay đổi cách sắp xếp hoặc phát sinh hàng hóa thì người thủ kho cũng phải nhanh chóng cập nhật vào sơ đồ kho, kèm theo ngày cập nhật đề phòng sự nh m lẫn Do đó c n được đảm bảo rằng các công cụ và cách thức bốc xếp tránh làm tổn hại đến sản phẩm
- Nên ưu tiên các mặt hàng bán chạy xếp ở vị trí lấy hàng dễ không quá cao và ưu tiên để ngoài
- Những mặt hàng bán chậm, khó bán hoặc tồn kho nên sắp xếp vào trong hoặc lên trên cao
Chẳng hạn, khi sắp xếp các hàng hóa trên cao thì nên sử dụng thang nhôm chữ
A để có thể để ngay ngắn đúng vị trí và tránh va chạm mạnh gây đổ liên hoàn sẽ hư hại đến sản phẩm
Hình 4.5 Sử dụng thang nhôm gấp chữ A hỗ trợ xếp hàng hóa trên cao, tránh gây đổ sập toàn gian hàng
- Chỉ có thủ kho mới có quyền đưa hàng hóa vào hay chuyển dịch chúng từ các vị trí trong kho, trừ những cá nhân được ủy quyền
- Trước khi bốc xếp hàng hóa lên kệ thì c n dọn dẹp mặt bằng ngăn nắp, sạch sẽ
- Hàng hóa trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhàng, tránh va chạm đổ vỡ
- Đối với các khu vực dễ hắt mưa khi mưa lớn phải có giá, kệ cao để bày hàng
- Hàng hóa sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gang để có nơi trưng bày loại hàng hóa khác, các loại hàng hóa dư phải để vào khu vực riêng
4.4.3 Sắp xếp theo mã SKU ( Stock Keeping Unit)
Việc tìm kiếm trên nhiều kệ hàng sẽ làm mất nhiều thời gian và công sức di chuyển trong kho hàng Vì vậy để dễ dàng tìm thấy một sản phẩm nên sắp xếp hàng hóa khoa học Cách thức đơn giản nhất để nhanh chóng nhặt hàng trong kho là sắp xếp sản phẩm theo mã SKU và theo thứ tự Alphabet
Ví dụ: 1 kệ hàng chỉ đặt các mặt hàng có mã SKU bắt đ u bằng chữ A, 1 kệ khác đặt các sản phẩm có mã SKU bắt đ u bằng chữ B …
Mỗi kệ hàng chỉ nên đặt 1 đ u mã SKU, nếu kho hàng quá chật, c n tận dụng không gian thì giải pháp là sắp xếp chúng theo hàng Ví dụ, trên cùng 1 kệ có 5 đ u mã SKU thì hãy sắp xếp sao cho có thể nhìn thấy đủ 5 mã SKU đó từ phía trước và các sản phẩm còn lại sẽ nằm ở phía sau
4.4.4 Sắp xếp theo hạn dùng và cách bảo quản
Quy trình sắp xếp kho hàng hợp lý sẽ tạo thuận lợi cho việc kiểm kê hàng hóa nhanh chóng trong xuất nhập hàng hóa và việc sử dụng hệ thống các loại máy móc như máy in mã vạch máy quét mã vạch… được phát huy hiệu quả tối đa Ngoài cách sắp xếp theo mã SKU bạn nên chú ý đến hạn sử dụng và cách bảo quản của sản phẩm để có cách sắp xếp kho hàng hợp lý
- Với các loại hàng hóa có chỉ dẫn bảo quản trên bao bì c n thực hiện theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất
- Đối với các loại thực phẩm, gia vị mau hư hỏng, thủ kho phải trao đổi với nhân viên mua hàng và bộ phận sử dụng để có biện pháp bảo quản phù hợp
- Tất cả các hàng hóa dễ bị hư hỏng thuộc loại thực phẩm phải quản lý theo nguyên tắc FIFO
4.4.5 Ghi chú địa điểm lưu kho
Khi nhập hàng vào kho bạn nên ghi chú lại địa điểm lưu kho hay vị trí đặt sản phẩm đó trong kho hàng như nằm ở dãy nào kệ số mấy hoặc chỉ đơn giản là ghi lại mô tả vị trí của mặt hàng đó trong kho Khi c n lấy hàng chỉ c n nhìn vào địa điểm lưu kho có thể ngay lập tức định vị được vị trí của sản phẩm trong kho Ngày nay, các công ty đã sử dụng ph n mềm hỗ trợ giúp quản lý hàng hóa trong kho được dễ dàng hiệu quả hơn
1 Liệt kê các vật liệu thiết bị công cụ hỗ trợ xếp dỡ hàng hóa
2 Trình bày các quy định chung trong xếp dỡ lô hàng
3 Hãy cho biết SKU là gì?
4 Hãy cho biết ý nghĩa của việc ghi chú địa điểm lưu kho
Bài đọc thêm số 1: HƯỚNG DẪN XẾP DỠ MỘT SỐ LOẠI HÀNG
1 Các loại hàng trụ ống
Hàng hóa hình trụ ống được xếp nằm ngang hoặc nằm dọc theo chiều dài xe tùy thuộc vào chiều dài của hàng so với thùng xe Khi đặt nằm ngang c n đặt vuông góc với chiều dài xe Khi chiều cao của ống trụ nhỏ hơn đường kính, ống trụ c n được đặt thẳng đứng Các loại hàng trụ ống c n được chằng buộc vào thành xe hoặc sử dụng giá kê giá đỡ chèn lót để cố định tránh dịch chuyển hàng hóa trong quá trình vận chuyển Trường hợp hàng trụ ống có bề mặt trơn nhẵn, khi xếp chồng lên nhau phải sử dụng vật liệu đệm lót giữa các lớp hàng để chống trơn trượt
Hướng dẫn việc xếp và cố định hàng trụ ống được minh họa như sau:
Xếp cố định cuộn tròn đứng trên thùng xe
Xếp cố định cuộn tròn ngang thùng xe
Xếp cố định ống tròn bằng giá kê Xếp cố định ống trụ ngang thùng xe
Xếp cố định ống trụ dài đường kính lớn Xếp cố định ống trụ nặng ngang thùng xe
Xếp cố định ống trụ dài trong thùng xe kín
Xếp cố định ống trụ dài với nhau và với thùng xe
Khi vận chuyển hàng rời phải sử dụng xe ô tô tải có thùng hoặc container
