Quản Lý Triển Khai Dự Án

Hiện có nhiều định nghĩa khác nhau về dự án. Theo tài liệu Hướng dẫn các kiến thức cơ bản về Quản lý dự án (2004) của Viện Quản lý dự án: “Dự án là tập hợp các hoạt động được thực hiện để tạo ra kết quả, sản phẩm hay dịch vụ đặc thù trong một khoảng thời gian nhất định” Phạm vi và quy mô của dự án có thể rất lớn, cần thực hiện trong thời gian khá dài (như xây dựng một bệnh viện) đến rất nhỏ (như lắp đặt hệ thống máy tính cho bệnh viện đó). Một dự án lớn thường được chia thành nhiều dự án nhỏ để có thể quản lý một cách hiệu quả. Nhưng một đặc điểm chung của dự án, dù lớn hay nhỏ, đều được yêu cầu thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định và tạo ra các sản phẩm, kết quả hoặc dịch vụ đặc thù quản lý việc triển khai dự án là: “Lập kế hoạch và điều hành việc sử dụng các nguồn lực để đảm bảo rằng kết quả, sản phẩm hay dịch vụ được tạo ra và đưa đến người hưởng lợi một cách hiệu quả. Để tìm hiểu quản lý việc thực hiện dự án là gì, chúng ta cần hiểu rõ dự án khác với chương trình và qui trình như thế nào. Hãy đọc và thảo luận về sự khác biệt giữa chương trình, dự án và qui trình trong bảng dưới đây

TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y TẾ CƠNG CỘNG TRUNG TÂM PHỊNG NGỪA VÀ KIỂM SOÁT BỆNH DỊCH HOA KỲ Tài Liệu QUẢN LÝ TRIỂN KHAI DỰ ÁN (Dành cho cán phịng chống HIV/AIDS) Hà Nội, 2012 Nhóm biên soạn: TS Đỗ Mai Hoa ThS Lê Bảo Châu ThS Phạm Thị Thùy Linh CN Nguyễn Minh Hoàng CÁC CHỮ VIẾT TẮT ARV Điều trị kháng virus BCS Bao cao su BKT Bơm kim tiêm CDC Trung tâm phòng ngừa kiểm sốt bệnh tật Hoa Kỳ CDC/SMDP Chương trình phát triển quản lý bền vững CDC CLB Câu lạc CN Cử nhân CTV Cộng tác viên ĐĐV Đồng đẳng viên GAP Chương trình phịng chống AIDS tồn cầu HIV Virus suy giảm miễn dịch người KH Kế hoạch NCMT Nghiện chích ma túy PKNT Phịng khám ngoại trú TCKT Tài kế tốn TĐTT Trao đổi thơng tin TP Thành phố TQM Quản lý chất lượng toàn diện TTPC AIDS Trung tâm phòng chống HIV/AIDS TTYTDP Trung tâm y tế dự phòng VCT Tư vấn xét nghiệm tự nguyện i MỤC LỤC PHẦN CÁC KHÁI NIỆM PHẦN GIỚI THIỆU VỀ CHU TRÌNH DỰ ÁN Giai đoạn Xác định vấn đề ưu tiên Giai đoạn Xây dựng văn kiện dự án Giai đoạn Thẩm định phê duyệt dự án Giai đoạn Triển khai dự án Giai đoạn Đánh giá dự án PHẦN GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ TRIỂN KHAI DỰ ÁN Triển khai dự án mục đích quản lý triển khai dự án Các khó khăn thường gặp triển khai dự án Các kỹ cần thiết cho quản lý việc triển khai dự án 10 PHẦN 4: CÁC NỘI DUNG VÀ CÔNG CỤ VÀ QUẢN LÝ TRIỂN KHAI DỰ ÁN 11 XÁC ĐỊNH PHẠM VI & YÊU CẦU CỦA DỰ ÁN 12 Xây dựng thỏa thuận dự án 12 Thống thoả thuận dự án 15 XÂY DỰNG KHUNG LOGIC DỰ ÁN 24 Định nghĩa 24 Lợi ích khung logic 25 Các thành phần khung logic 25 Khung logic lập kế hoạch triển khai dự án 27 QUẢN LÝ THỜI GIAN TRONG THỰC HIỆN DỰ ÁN 30 Xác định hoạt động 31 Sắp xếp hoạt động 36 Ước tính nguồn lực cho hoạt động 42 Ước tính thời gian thực hoạt động 42 Xây dựng kế hoạch thời gian 46 ii Kiểm soát kế hoạch hoạt động 57 QUẢN LÝ NHÂN SỰ DỰ ÁN 60 Lập kế hoạch nhân 60 Thành lập nhóm thực dự án 67 Phát triển nhóm 67 Quản lý nhóm thực dự án 68 QUẢN LÝ NGÂN SÁCH TRONG TRIỂN KHAI DỰ ÁN 75 Ước tính chi phí 76 Dự trù ngân sách 78 Kiểm sốt chi phí 85 TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI CÁC BÊN LIÊN QUAN KHI TRIỂN KHAI DỰ ÁN 89 Các bên liên quan đến dự án chấp nhận bên liên quan 89 Trao đổi thông tin triển khai dự án 91 THEO DÕI VÀ KIẾM SOÁT VIỆC THỰC HIỆN DỰ ÁN 97 Vai trò Theo dõi kiểm soát triển khai dự án 97 Nội dung theo dõi kiểm soát triển khai dự án 98 Chỉ số theo dõi kiểm soát thực dự án 100 Hệ thống theo dõi & kiểm soát dự án 104 Báo cáo dự án 107 KẾT THÚC DỰ ÁN 116 Kết thúc dự án gì? 116 Các thủ tục cần thiết kết thúc dự án 116 Các hoạt động kết thúc dự án 117 Một số lưu ý kết thúc dự án 121 TÀI LIỆU THAM KHẢO 123 iii DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Sự khác biệt chương trình, dự án qui trình Bảng 2: Ví dụ thay đổi yếu tố “Khó khăn chiều” Bảng 3: Bản thỏa thuận dự án 14 Bảng 4: Các thành Thành phần khung logic 25 Bảng 5: Ví dụ sơ đồ Gantt kế hoạch thực 55 Bảng 6: Ví dụ sơ đồ Gantt mốc can thiệp 57 Bảng 7: Ví dụ sơ đồ Gantt cập nhật trình thực dự án 59 Bảng 8: Ví dụ kế hoạch thực can thiệp phân công trách nhiệm cán 63 Bảng 9: Ví dụ mơ tả cơng việc 64 Bảng 10: Ví dụ Bảng phân cơng trách nhiệm cán dự án 66 Bảng 11: Ví dụ mẫu đánh giá việc thực công việc 71 Bảng 12: Ví dụ Dự trù Ngân sách Dự án theo loại nguồn lực 80 Bảng 13: Ví dụ Dự trù ngân sách Dự án chi tiết theo hoạt động 84 Bảng 14: Ví dụ bảng theo dõi thực ngân sách dự án 86 Bảng 15: Ví dụ mẫu báo cáo tài dự án định kỳ 87 Bảng 16: Ví dụ bảng phân tích bên liên quan 90 Bảng 17: Ví dụ thơng tin liên hệ bên liên quan 94 Bảng 18: Ví dụ kế hoạch TĐTT dự án 95 Bảng 19: Ví dụ số số theo dõi việc thực hoạt động dự án 106 Bảng 20: Ví dụ mẫu báo cáo trình 114 Bảng 21: Ví dụ kế hoạch thu thập số liệu đánh giá dự án 118 iv DANH MỤC HÌNH VẼ VÀ BIỂU ĐỒ Hình 1: Sơ đồ quy trình Hình 2: Chu trình quản lí dự án Hình 3: Khó khăn ba chiều Hình 4: Các cấu phần khung logic 24 Hình 5: Ví dụ khung logic 29 Hình 6: Mơ hình sơ đồ diễn tiến hoạt động can thiệp 37 Hình 7: Mơ hình sơ đồ mũi tên 38 Hình 8: Ví dụ sơ đồ mạng lưới hoạt động 41 Hình 9: Ví dụ vấn đề 45 Hình 10: Ví dụ phân tích đường chủ chốt 50 Hình 11: Ví dụ sơ đồ tổ chức nhân 61 Hình 12: Số làm việc theo tháng nhân viên dự án 65 Hình 13: Quy trình quản lý ngân sách dự án 75 Hình 14: Sơ đồ dự trù ngân sách 78 Hình 15: Quy trình trao đổi thơng tin 91 Hình 16: Khó khăn ba chiều nguy 98 Hình 17: Các loại số đánh giá 101 Hình 18: Ví dụ loại số 103 v PHẦN CÁC KHÁI NIỆM Dự án gì? Hiện có nhiều định nghĩa khác dự án Theo tài liệu Hướng dẫn kiến thức Quản lý dự án (2004) Viện Quản lý dự án: “Dự án tập hợp hoạt động thực để tạo kết quả, sản phẩm hay dịch vụ đặc thù khoảng thời gian định” Phạm vi quy mơ dự án lớn, cần thực thời gian dài (như xây dựng bệnh viện) đến nhỏ (như lắp đặt hệ thống máy tính cho bệnh viện đó) Một dự án lớn thường chia thành nhiều dự án nhỏ để quản lý cách hiệu Nhưng đặc điểm chung dự án, dù lớn hay nhỏ, yêu cầu thực khoảng thời gian định tạo sản phẩm, kết dịch vụ đặc thù quản lý việc triển khai dự án là: “Lập kế hoạch điều hành việc sử dụng nguồn lực để đảm bảo kết quả, sản phẩm hay dịch vụ tạo đưa đến người hưởng lợi cách hiệu Phân biệt Chương trình - Dự án - Qui trình Để tìm hiểu quản lý việc thực dự án gì, cần hiểu rõ dự án khác với chương trình qui trình Hãy đọc thảo luận khác biệt chương trình, dự án qui trình bảng Bảng 1: Sự khác biệt chương trình, dự án qui trình Loại hình Ví dụ Cơng cụ Chương trình Bao gồm dự án hoạt Chương trình phịng chống tác Lập kế hoạch chiến động, dịch vụ lĩnh vực cụ hại thuốc lược thể thực thời gian Lập kế hoạch dài để góp phần vào việc thực chương trình chức năng/nhiệm vụ tổ chức Dự án Bao gồm hoạt động nhằm tạo Tăng cường thực thi sách Quản lý việc triển kết quả, sản phẩm hay dịch vụ khơng khói thuốc sở khai dự án đặc thù khoảng thời gian y tế định Xây dựng trung tâm hỗ trợ cai nghiện thuốc Loại hình Ví dụ Cơng cụ Qui trình Là chuỗi hoạt động mang trình tư vấn hỗ trợ cai tính hệ thống, lặp lại nhiều lần nghiện thuốc đơn vị/tổ chức để đạt kết đầu từ đầu Quy trình phát xử phạt theo chế tài trường hợp vi vào cụ thể phạm hút thuốc khng viên bệnh viện Phân tích qui trình Cải thiện qui trình Liên tục cải thiện chất lượng Chương trình Các tổ chức thực chương trình phù hợp với chức năng/nhiệm vụ tổ chức Các chương trình thường triển khai thời gian dài, cần sử dụng huy động nhiều nguồn lực để tác động tới lĩnh vực cụ thể thuộc chức năng/nhiệm vụ tổ chức Ví dụ: Bộ Y tế có chức năng/nhiệm vụ bảo vệ nâng cao sức khoẻ nhân dân Phòng chống HIV/AIDS Cục phòng chống HIV/AIDS, Trung tâm phòng chống HIV/AIDS tỉnh/thành phố Trung tâm Y tế dự phòng - thuộc Bộ Y tế tiến hành, chương trình góp phần vào bảo vệ nâng cao sức khoẻ nhân dân Chương trình nhiều cấp độ khác cần tới tham gia nhiều ngành quan đồn thể Trong chương trình phịng chống HIV/AIDS, có chín chương trình hành động thực để giải nhu cầu cụ thể phòng chống AIDS chương trình tư vấn xét nghiệm tự nguyện, chương trình chăm sóc điều trị bệnh nhân AIDS, chương trình giảm thiểu tác hại v.v Dự án Mỗi chương trình tạo thành nhiều dự án cụ thể, khác có giới hạn thời gian, nhằm đạt mục tiêu tổng thể chương trình Ví dụ, chương trình phịng chống tác hại thuốc lá, lại có dự án Ví dụ, chương trình chăm sóc điều trị AIDS, có dự án “Xây dựng mơ hình chăm sóc hỗ trợ người sống chung với HIV/AIDS nhà” chương trình tư vấn xét nghiệm tự nguyện có dự án “tuyển dụng đào tạo nhân viên tiếp cận cộng đồng” Mỗi dự án lại bao gồm loạt hoạt động để tạo kết quả, sản phẩm hay dịch vụ mang tính đặc thù Đặc điểm bật dự án có điểm khởi đầu kết thúc, sản phẩm/dịch vụ đo đếm cần nguồn lực cụ thể Sản phẩm dự án trở thành qui trình hay hệ thống đánh giá có hiệu có khả trì Khi trở thành quy trình hay hệ thống tiến hành lặp lặp lại khơng cịn giới hạn thời gian Qui trình Quy trình làm việc chuỗi hoạt động/công việc diễn cách có hệ thống lặp lại nhiều lần đơn vị/tổ chức để đạt kết đầu từ yếu tố đầu vào Kết đầu sản phẩm dịch vụ Đơi khái niệm khách hàng dành cho người nhận dịch vụ/sản phẩm người cung cấp dịch vụ/sản phẩm người nhận dịch vụ/sản phẩm gọi “khách hàng bên ngồi” cịn người cung cấp/dịch vụ sản phẩm “khách hàng bên trong”nhận kết đầu người/khâu trước tạo đầu vào cho người/khâu tiếp sau để góp phần tạo sản phẩm, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bên ngồi Đầu vào Đầu QUY TRÌNH Khách hàng Hình 1: Sơ đồ quy trình Các qui trình tổ chức thay đổi theo thời gian, xây dựng vận hành, diễn liên tục mà khơng có điểm dừng để liên tục tạo kết quả, sản phẩm hay dịch vụ tổ chức đơn vị tổ chức Ví dụ quy trình tư vấn cho người có H, quy trình lấy máu xét nghiệm, quy trình sản xuất bao cao su, quy trình điều trị ARV Nhiều thấy khó tách bạch hồn tồn chương trình, dự án quy trình chúng diễn cách đan xen Thường chương trình bao gồm nhiều dự án, hoạt động dự án chương trình lại có qui trình Tuy nhiên, cách phân loại bước đầu giúp phân định xem tổ chức có chương trình, dự án qui trình Việc nhận định rõ xem hoạt động mà triển khai Chương trình, Dự án hay Quy trình quan trọng loại cần áp dụng phương pháp công cụ quản lý khác  Mọi báo cáo định kỳ phải người viết gửi thời gian để đảm bảo tính thời  Nơi viết quan nhận cần lưu trữ để làm sở liệu cho hoạt động quản lý dự án Đặc điểm báo cáo tốt  Phải dựa vào nguồn thông tin - kiện đầy đủ Trong phải có thơng tin định lượng thơng tin định tính  Bám sát mục tiêu, kế hoạch dự án  Phân tích sâu sắc thông tin, kiện  Đánh giá kết  Đánh giá hiệu  Khách quan  Đưa kết luận tổng hợp, xác súc tích  Phải BLQ quan trọng tham gia chấp thuận  Trình bày rõ ràng, khoa học, ngắn gọn cô đọng (như báo cáo nghiên cứu khoa học)  Bám sát đề cương dự án  Tên, mục tiêu, nội dung, kết quả, kết luận, phải phù hợp với  Phần thông tin số cần đặt bảng, biểu đồ, đồ thị cho dễ theo dõi nên xử lý theo phép thống kê phù hợp  Phần bàn luận phải bám sát kết thực dự án  Phần kết luận phải tóm tắt toàn kết hoạt động dự án đảm bảo trung thực khách quan  Dịch ngôn ngữ khác cần thiết 109 Nội dung báo cáo A - Phần hành Bao phần hành cần có báo cáo kỹ thuật dự án Phần hành thường khơng có phức tạp, thường gồm mục sau: - Tên dự án, mã số (nếu có) - Giai đoạn hay thời hạn thực dự án: Ví dụ từ năm 2006 đến 2010 - Thời kỳ báo cáo: Ví dụ: 01/07/2006 đến 31/12/2006 - Đơn vị thực dự án - Ngày báo cáo - Người báo cáo B - Phần nội dung báo cáo (1) Tóm lược kế hoạch hoạt động giai đoạn báo cáo Phần nội dung báo cáo nên nêu tóm lược kế hoạch hoạt động tiến hành giai đoạn báo cáo (2) Báo cáo hoạt động theo mục tiêu Đây nội dung báo cáo, phần phải thể đầy đủ hoạt động thực chưa thực kỳ báo cáo theo mục tiêu dự án đồng thời nêu lên tiêu dự án đạt đến từ đầu dự án kỳ báo cáo Với hoạt động thực hiện: Báo cáo cần cung cấp thông tin sau đây:  Tên hoạt động  Thời gian tiến hành hoạt động  Số người tham gia hoạt động  Kết hoạt động: Ghi rõ kết hay sản phẩm mà hoạt động mang lại số (con số) cụ thể Ví dụ: Hoạt động đào tạo dự án cần báo cáo mục sau: - Số khoá đào tạo tổ chức - Mục tiêu cụ thể khoá đào tạo 110 - Chương trình, nội dung khố đào tạo - Đối tượng tham dự đào tạo - Số lượng người đào tạo - Thời gian, địa điểm tổ chức khoá đào tạo - Kết đạt hay sản phẩm khoá đào tạo - Nhận xét đánh giá kết khoá đào tạo (so với mục tiêu đề ra) - Khố đào tạo góp phần đạt tiêu nào, mục tiêu cụ thể dự án Để người đọc dễ theo dõi báo cáo nên trình bày hoạt động theo mục tiêu dự án xếp theo trình tự thời gian thực hoạt động mục tiêu Ví dụ: Mục tiêu 1: - Hoạt động - Hoạt động - Hoạt động - v.v Các hoạt động chưa thực theo kế hoạch: Trong thực tế nhiều báo cáo dự án thường quên không đề cập đến hoạt động có kế hoạch khơng thực kỳ báo cáo Có thể có hoạt động bị hỗn lại lý hợp lý Để quản lý tốt hoạt động dự án hoạt động chưa thực phải báo cáo Với hoạt động chưa thực cần nêu:  Tên hoạt động chưa thực  Lý hoạt động chưa thực  Nhận xét hoạt động chưa thực có ảnh hưởng đến hoạt động khác tiến độ thực mục tiêu dự án Sau nêu kết hoạt động mục tiêu, cần đánh giá tóm tắt mức độ đạt tiêu hoạt động mục tiêu (3) Tổng hợp kinh phí sử dụng cho hoạt động 111 Kinh phí sử dụng cho hoạt động cho giai đoạn kế hoạch cần báo cáo tổng hợp Kinh phí chi tiết cho hoạt động thơng thường trình bày báo cáo tài riêng (khơng đề cập đây) Trong phần báo cáo tổng hợp kinh phí cần nêu kinh phí dự trù kinh phí thực chi cho hoạt động kinh phí cho tồn hoạt động giai đoạn kế hoạch Kinh phí cho khoản mục hoạt động cần báo cáo theo yêu cầu báo cáo tài (4) Tóm tắt, nhận xét đánh giá đề nghị Phần cần nêu bật lên hoạt động kết đạt được, nhận xét đánh giá chung thực hoạt động giai đoạn kế hoạch Để có nhận xét đánh giá phù hợp phải dựa vào mục tiêu, tiêu, số dự án Tác động hoạt động dự án đến quan, tổ chức v.v cần đề cập báo cáo giai đoạn kế hoạch Phân tích điều kiện thuận lợi khó khăn ảnh hưởng đến hoạt động dự án giai đoạn kế hoạch học kinh nghiệm rút thực hoạt động dự án Trên thực tế thường có điều kiện chủ quan khách quan cụ thể có ảnh hưởng đến hoạt động dự án, khơng phải dự án thiết phải thực theo kế hoạch ban đầu phê duyệt mà nên có đề nghị bổ sung hay điều chỉnh hoạt động kinh phí cho thích hợp với thực tế (5) Dự kiến kế hoạch hoạt động thời gian tới Phần nêu tất hoạt động dự kiến cho giai đoạn kế hoạch tới Cụ thể cần nêu tên hoạt động, thời gian thực hiện, dự trù kinh phí kết dự kiến đạt hoạt động Thời hạn nộp báo cáo Mỗi dự án có quy định cụ thể thời gian nộp báo cáo Tuy nhiên nguyên tắc chung phải đảm bảo tính thời báo cáo Báo cáo phục vụ cho hoạt động dự án, kết thúc giai đoạn kế hoạch, báo cáo nộp sớm tốt để giúp nhà quản lý, điều phối dự án tổng hợp báo cáo chung điều chỉnh định thay đổi cho giai đoạn kế hoạch kịp thời Để đảm bảo tiến độ hoạt động chung dự án, người chịu trách nhiệm báo cáo phải hoàn thành báo cáo yêu cầu thời hạn quy định Người/nhóm viết báo cáo - Người viết báo cáo dự án: Người điều phối, thư ký, thành viên ban quản lý dự án, mời người bên ngoài/ quốc tế … - Những người tham gia góp ý hoàn chỉnh báo cáo: Các bên hưởng lợi/ bên liên quan 112 - Phê duyệt báo cáo: Giám đốc dự án Thông thường người trực tiếp điều phối thực dự án đơn vị chịu trách nhiệm viết báo cáo dự án đơn vị Người viết báo cáo dự án phải người trực dõi, nắm hoạt động tình hình sử dụng kinh phí dự án thời kỳ kế hoạch Nếu dự án lớn thực nhiều quan đơn vị quan đơn vị cần có người tổng hợp viết báo chung thường người điều phối dự án Như trình bày trên, viết báo cáo dự án coi hoạt động thiếu dự án, cần có kế hoạch thời gian thỏa đáng dành phần kinh phí cho hoạt động viết báo cáo dự án Báo cáo dự án phải sử dụng cho mục đích tăng cường hoạt động quản lý, điều hành dự án Về phía người quan nhận báo cáo dự án cần đọc cho ý kiến nhận xét phản hồi báo cáo dự án để người viết báo cáo bổ sung, rút kinh nghiệm, nâng cao chất lượng báo cáo chất lượng hoạt động tồn dự án nói chung giai đoạn kế hoạch 113 Bảng 20: Ví dụ mẫu báo cáo trình Báo cáo thường kỳ ba tháng hoạt động chương trình phịng chống HIV/AIDS A Mở đầu I Giai đoạn: II Mục tiêu đánh giá: Báo cáo hoạt động triển khai tháng (nội dung hoạt động, hình ảnh tài liệu đánh giá, kết hoạt động) Các hoạt động chưa triển khai theo kế hoạch? Vì sao? Kế hoạch hoạt động chi tiết tháng  xây dựng mẫu kế hoạch hoạt động tháng tỉnh Hội Nêu thuận lợi, khó khăn trình triển khai? Các biện pháp khắc phục khơng? Có cần hỗ trợ từ Quỹ hỗ trợ M không? B Nội dung báo cáo I Các hoạt động triển khai địa bàn Trong phần này, báo cáo cần nêu cụ thể hoạt động triển khai địa bàn cách cụ thể chi tiết bao gồm ý sau: - Tên hoạt động - Thành phần tham gia hoạt động: người chịu trách nhiệm chính, người tham gia thực - Một số hoạt động có phối hợp ban ngành, cần liệt kê cụ thể ban-ngành phối hợp cùng, người chịu trách nhiệm - Hoạt động triển khai nào: Đây phần quan trọng báo cáo, cần mô tả cụ thể công việc thực trình triển khai hoạt động, làm rõ cách thức tổ chức hoạt động mà địa phương thực theo bước chi tiết Ví dụ: Hoạt động tổ chức lớp tập huấn địa phương gồm bước chuẩn bị nội dung tập huấn, tài liệu tập huấn, lên danh sách tham gia, gửi giấy mời v.v… - Các số liệu cụ thể: Mỗi hoạt động triển khai có qui mơ cụ thể hóa số Vì vậy, báo cáo cần nêu đầy đủ số liệu cụ thể để mô tả hoạt động như: số người tham dự buổi họp, số biển cấm hút thuốc, số quan nhận biển báo… Các số liệu cần kiểm tra tính xác trước đưa vào báo cáo cách cẩn thận 114 II Thuận lợi khó khăn - Nêu lên điểm thuận lợi địa phương giúp cho công tác triển khai hoạt động tốt hơn, mạnh địa phương - Đặc biệt, khó khăn gặp phải trình triển khai hoạt động cần nêu cụ thể mục Khi gặp khó khăn này, tỉnh/hội khắc phục nào?Kết - Việc triển khai hoạt động tỉnh/hội cần hỗ trợ từ phía Trung ương Hội hay không, nêu cụ thể hỗ trợ lý cần hỗ trợ III Tài liệu đánh giá Báo cáo cần đính kèm tài liệu hoạt động biên họp, danh sách buổi họp, hình ảnh, tư liệu, báo cáo, sản phẩm truyền thông… IV Khuyến nghị: Nêu lên khuyến nghị từ tỉnh/hội để công tác triển khai hoạt động tới có kết tốt V Các hoạt động chưa triển khai - Liệt kê cụ thể hoạt động chưa triển khai kế hoạch, nêu lý chưa triển khai hoạt động 115 KẾT THÚC DỰ ÁN Kết thúc dự án gì? Dự án đóng hay kết thúc thực xong tất hoạt động dự án theo kế hoạch, bên liên quan khách hàng dự án tiếp nhận sản phẩm hay dịch vụ kết đầu dự án Hoặc dự án đóng lý Đó lúc bắt đầu tiến hành bước kết thúc dự án hoàn thành báo cáo tổng kết Kết thúc dự án bước bắt buộc phải có q trình quản lý dự án Trong dự án nhiều giai đoạn nhiều cấu phần khác nhau, kết thúc tổng kết cho giai đoạn cấu phần Trong bước này, tất hoạt động dự án phải kết thúc để thức đóng dự án (hay giai đoạn dự án), cho dù dự án hồn thành hay cịn dang dở Bên cạnh đó, bước người quản lý dự án cịn có trách nhiệm thực hiện: - Hoàn thành thủ tục xác nhận làm văn bản/ chứng từ bàn giao kết dự án; - Thúc đẩy trình thức cơng bố chấp nhận kết quả/sản phẩm dự án - Điều tra kiểm chứng tài liệu lý khiến dự án bị chấm dứt trước hồn thành Các thủ tục cần thiết kết thúc dự án Các thủ tục cần thiết để kết thúc dự án gồm thủ tục kết thúc hành thủ tục kết thúc hợp đồng Thủ tục kết thúc hành Hồn thành thủ tục hành liên quan đến hoạt động dự án: công việc, hoạt động, tổ chức, mối quan hệ, vai trò trách nhiệm… nhóm dự án bên liên quan khác tham gia hoạt động đóng dự án mặt hành Thủ tục cịn bao gồm thu thập hồ sơ, biên bản, phân tích thành cơng hay thất bại dự án, rút học kinh nghiệm lưu trữ thông tin dự án tổ chức để sử dụng tương lai Kết thúc ghi chép lại kết dự án, bao gồm học kinh nghiệm, phần quan trọng quản lý dự án Bằng cách xem xét lại điều diễn suốt q trình thực dự án, nhóm dự án học cách cải thiện cơng tác quản lý dự án giai đoạn tiếp theo, đồng thời truyền tải kinh nghiệm cho người kế nhiệm Mọi hoạt động dự án, dù thành công hay không, nên coi học kinh nghiệm 116 Thủ tục kết thúc hợp đồng Hoàn thành cơng việc cần thiết để tốn lý hợp đồng có dự án (gồm thủ tục tài chính), đồng thời định việc có liên quan sau kết thúc dự án (về mặt hành chính) Thủ tục kết thúc hợp đồng thường bao gồm quy trình nghiệm thu kết quả/sản phẩm (chứng tỏ tất cơng việc hồn thành u cầu BLQ chấp nhận) góp phần kết thúc hành (cập nhật hồ sơ biên vào hồ sơ hợp đồng) Các điều khoản điều kiện hợp đồng qui định yêu cầu kỹ thuật cho việc kết thúc hợp đồng Chấm dứt sớm hợp đồng trường hợp đặc biệt kết thúc hợp đồng gặp phải lý do, ví dụ, khơng thể nghiệm thu bàn giao sản phẩm, toán vượt ngân sách hay sai lệch dự toán vượt giới hạn cho phép Các hoạt động kết thúc dự án Tuỳ dự án mà hoạt động đóng dự án khác nhau, cơng việc chủ yếu là: • Đánh giá kết thúc dự án (nếu ) làm báo cáo tổng kết dự án • Chuyển giao cơng nghệ/ kỹ thuật cho bên hưởng lợi (nếu có) • Giải tài sản, nhân vấn đề liên quan khác dự án • Hỗ trợ/ tư vấn kết quả/sản phẩm dự án sau kết thúc dự án • Hỗ trợ/tư vấn giám sát, đánh giá sau dự án • Tổ chức buổi họp/lễ tổng kết (kết thúc) dự án • Nộp báo cáo cho BLQ • Lưu trữ hồ sơ Một hoạt động quan trọng kết thúc dự án làm đánh giá kết thúc viết báo cáo tổng kết dự án Để minh chứng cho hoạt động kết dự án, cần phải có phản hồi phân tích kết dự án Đánh giá kết thúc dự án Đánh giá kết thúc dự án loại nghiên cứu đánh giá, thường thực dự án kết thúc nhằm đưa nhận định tổng thể hiệu dự án hoàn thành, thường để minh chứng việc hồn thành cơng việc Đánh giá kết thúc dự án đánh giá trước-sau đơn đánh giá sau Việc thực đánh giá kết thúc có 117 thể nhóm dự án thực mời chuyên gia đánh giá bên thực đánh giá độc lập Dựa vào câu hỏi đánh xác định số đánh giá phù hợp, sở xác định nguồn, phương pháp cơng cụ thu thập thơng tin Bảng 21: Ví dụ kế hoạch thu thập số liệu đánh giá dự án Thu thập số liệu đánh giá dự án Thu thập gì? Chỉ số đánh giá: - Tỷ lệ phần trăm sở có hộp đựng BKT an tồn Ở đâu? Nguồn thông tin số liệu: - Như nào? Bằng gì? Khi nào? Ai? Tại sở lao động Phương pháp thu thập số liệu: - Quan sát trực tiếp - Phỏng vấn Công cụ thu thập số liệu: - Bảng kiểm quan sát sở - Bộ câu hỏi vấn cán y tế Thời gian/tần suất thu thập số liệu: - Quan sát: 20-24/7/2011 - Phỏng vấn: 24-30/7/2011 Người chịu trách nhiệm thu thập số liệu: - Quan sát: M, T - Phỏng vấn: L, Q Trong đánh giá kết thúc dự án, khách hàng/đối tượng đích, nhà tài trợ BLQ đối tượng quan trọng cung cấp thông tin cho đánh giá Cần phải có phản hồi ý kiến đóng góp từ khách hàng chính, nhà tài trợ BLQ quan trọng dự án Có thể tổ chức họp để xem xét lại kế hoạch ban đầu dự án yêu cầu họ phản hồi mặt sau: - Sự hài lòng với sản phẩm, dịch vụ kết đầu dự án; - Nhận xét chất lượng dự án - Nhận xét hiệu dự án - Nhận xét phương pháp trao đổi thông tin sử dụng; 118 - Đề xuất cần cải thiện; Ngồi ra, thành viên nhóm dự án nguồn thông tin quan trọng Khi kết thúc dự án, nhóm cần họp lại thảo luận kết trình thực dự án, ý kiến đóng góp khách hàng, nhà tài trợ BLQ, thống ý kiến học kinh nghiệm khuyến nghị cải thiện phục vụ cho dự án khác tương lai Các thơng tin thu từ nhóm dự án cần trả lời câu hỏi sau: a) Kết thực dự án:  Nhiệm vụ dự án gì? (mơ tả ngắn gọn dựa hiểu biết dự án?  Dự án có thành cơng khơng? Nếu có, sao? Nếu không, sao?  Về thời gian, dự án có kết thúc theo kế hoạch khơng? Nếu khơng, sao?  Về kinh phí, chi phí dự án kết thúc có theo dự trù khơng? Nếu khơng, sao?  Dự án có đạt mục tiêu khơng? Nếu có, sao? Nếu khơng, sao? b) Quản lý dự án:  Dự án có nhà tài trợ khơng? Nếu có họ có vai trị dự án?  Các cơng cụ kỹ thuật sử dụng để lập kế hoạch theo dõi, kiểm soát dự án?  Phạm vi chất lượng dự án có bị thay đổi triển khai dự án khơng? Nếu có, thay đổi gây tác động ? Những thay đổi giải nào?  Các nguy dự án quản lý nào? Chúng có xác định sớm khơng? Có điều xảy mà khơng đốn trước được? Điều có cản trở thành cơng dự án khơng?  Có khuyến nghị để cải thiện việc quản lý dự án? c) Phối hợp làm việc nhóm  Có nhận xét hiệu lãnh đạo dự án? Người quản lý/điều phối dự án có nguồn lực hỗ trợ cần thiết không?  Sự cộng tác thành viên nhóm nói chung có tốt khơng? tốt đến mức độ nào? Tại lại vậy?  Các thành viên nhóm có làm việc bầu khơng khí gắn bó hay làm việc tách rời, người kiểu?  Cách thức trao đổi thông tin chủ yếu nhóm gì? Những tốt nhất? Cịn tệ nhất? 119  Các thành viên nhóm có đến dự án cần có tham gia đầy đủ họp thảo luận việc thực dự án không?  Các bên liên quan chuyên gia có sẵn sàng gặp gỡ, trao đổi hỗ trợ cần khơng? Đóng góp tới dự án nào?  Khuyến nghị để cải thiện phối hợp cộng tác nhóm? Của BLQ?  Khuyến nghị để cải thiện trao đổi thơng tin làm báo cáo? Viết báo cáo tổng kết dự án  Báo cáo kết thúc dự án báo cáo cuối tổng hợp toàn hoạt động dự án, có ý nghĩa quan trọng với quan tài trợ quan quản lý đơn vị thực dự án, cần viết cách đầy đủ chi tiết Tất hoạt động từ đầu dự án đến cuối dự án kinh phí dự án phải thể báo cáo  Việc thu thập thông tin dự án cách khoa học cần thiết để đảm bảo đủ thông tin cho báo cáo đóng dự án Cần lưu ý sử dụng thơng tin kỳ báo cáo dự án làm trước  Báo cáo kết thúc dự án phải báo cáo tổng hợp tất báo cáo định kỳ giai đoạn thực dự án không mâu thuẫn với báo cáo định kỳ  Phần đầu báo cáo đóng dự án cần nêu lại mục tiêu chung, mục tiêu cụ thể kế hoạch hoạt động tiêu dự án  Phần nội dung cần trình bày hoạt động góp phần đạt mục tiêu cụ thể dự án  Phần tóm tắt kết luận phải cơng bố rõ ràng mục tiêu chung mục tiêu cụ thể tiêu dự án có đạt hay khơng  Nên lập bảng để trình bày số liệu, số, tiêu, kết mà dự án đạt để người đọc dễ theo dõi  Cần công bố mục tiêu tiêu chưa đạt với lý lại chưa đạt  Phần quan trọng phần kết luận, có nhận xét đánh giá tác động ảnh hưởng dự án đối tượng hay lĩnh vực dự án rút ra, phân tích học kinh nghiệm kể thành công thất bại dự án Tuy kết thúc dự án báo cáo cần nêu khuyến nghị với quan, tổ chức có liên quan để trì phát huy kết ảnh hưởng dự án  Kết thúc báo cáo người viết báo cáo cần ký tên ghi rõ địa để người liên quan liên hệ có yêu cầu 120  Trong nhiều trường hợp, với báo cáo kết thúc dự án, ngồi báo cáo chi tiết cịn cần có báo cáo tóm tắt Báo cáo tóm tắt phải chuẩn bị để trình bày họp nghiệm thu hay tổng kết dự án  Các dự án lớn có đánh giá định kỳ, kỳ hay cuối kỳ có mời chun gia bên ngồi đến đánh giá chuyên gia người trực tiếp viết báo cáo Trong trường hợp mời chuyên gia bên đến đánh giá dự án, báo cáo chuyên gia cần thông qua người thực dự án để tham khảo bổ sung ý kiến trước hoàn chỉnh báo cáo thức  Báo cáo kết thúc dự án tài liệu minh chứng việc thực dự án tổ chức học kinh nghiệm nhóm dự án Báo cáo tổng kết sở để đề xuất khuyến nghị với quan quản lý cấp Có thể khuyến nghị cải thiện cho cần thiết với trình quản lý dự án cấp độ tổ chức Cần gửi báo cáo tới nhà tài trợ, thành viên nhóm cá nhân hay quan liên quan khác cần tới báo cáo Một số lưu ý kết thúc dự án Việc kết thúc dự án nên tập trung vào mục tiêu mà dự án đặt ghi lại Thoả thuận dự án hay Đề cương dự án Một dự án thành công dự án đáp ứng vượt nhu cầu mong đợi bên liên quan dự án Các khía cạnh đáp ứng cần bao gồm việc giải trở ngại chủ yếu dự án, là: • Đáp ứng lịch trình định; • Khơng vượt q ngân sách cho phép; • Đạt yêu cầu phạm vi chất lượng quy định cho sản phẩm, dịch vụ hay kết dự án; • Quản lý hiệu nguy dự án; • Trao đổi thơng tin hiệu với tất bên liên quan suốt chu trình dự án Một dự án quản lí tốt thường có ưu điểm sau: • Có tính phù hợp: mục tiêu nhiệm vụ dự án phù hợp với sách chiến lược phát triển quản lý chất lượng tổ chức ngành y tế • Có tính pháp lý: Do tuân thủ đầy đủ luật lệ, qui định, quy chế quy tắc quản lý thực dự án Ví dụ, điều chuyển kinh phí điều lệ, chi tiêu theo định mức, toán quy trình, bảo quản cẩn thận hồ sơ, văn liên quan đến dự án… 121 • Có tính hiệu quả: dự án mang lại lợi ích định, chi phí hợp lí cho hoạt động, khơng q đắt lãng phí… • Bảo đảm tiến độ thời gian • Người quản lí dự án nhạy bén ứng phó tốt với thay đổi nguy liên quan đến dự án 122 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Y tế, Trường Đại học Y tế Công cộng, Dự án SIDA Tài Liệu Quản Lý Dự Án 2007 Bộ Y tế, Vụ Khoa Học Đào Tạo – AMC/SIDA Thiết kế Lập Kế Hoạch Dự Án: Tài liệu dùng cho lớp tập huấn Module 2002 Great Britain, Office of Government Commerce Managing Successful Projects with PRINCE2 (PRINCE Guidance) Stationery Office Books, 2002 Harold Kerzner Project Management: Case Studies Wiley, 2009 James P Lewis The Project Manager’s Desk Reference: A Comprehensive Guide to Project Planning, Scheduling, Evaluation, and Systems New York: McGraw-Hill, 1999 Jonanna Rothman Manage It: Your Guide to Modern, Pragramtic Project Management Pragmatic Bookshelf 2007 Project Management Institute A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Project Management Institute, 2008 Richard L Daft, Dorothy Marcic Understanding Management South-Western College Pub, 2005 Robert K Wysocki Effective Project Management: Traditional, Agile, Extreme Wiley, 2009 10 U.S Centers for Disease Control and Prevention Project Management for Public Health Proffesionals: Participant’s Workbook Sustainable Management Development Program, 2011 123 ... Giai đoạn Đánh giá dự án PHẦN GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ TRIỂN KHAI DỰ ÁN Triển khai dự án mục đích quản lý triển khai dự án Các khó khăn thường gặp triển khai dự án ... việc sử dụng bước, công cụ quản lý triển khai thực tế PHẦN GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ TRIỂN KHAI DỰ ÁN Triển khai dự án mục đích quản lý triển khai dự án Các nhóm thực dự án có chung mục đích cuối... đầu dự án để định ưu tiên dự án để chủ động quản lý yếu tố Các kỹ cần thiết cho quản lý việc triển khai dự án Quản lý việc thực dự án không đơn giản việc thực công cụ quản lý Thực tế, người quản