2. Nội dung theo dõi và kiểm soát trong triển khai dự án
Quá trình theo dõi và kiểm sốt việc thực hiện dự án tập trung vào 3 vấn đề chính:
• Xem xét tiến độ và việc triển khai hoạt động dự án;
• Xem xét các vấn đề kỹ thuật;
• Xem xét các quy trình thực hiện dự án + Nguy cơ Thay đổi Thời gian Chất lượng/phạm vi Chi phí
Xem xét tiến độ và việc triển khai hoạt động dự án
Việc xem xét tình hình thực hiện dự án là hoạt động thường xuyên nhất của q trình theo dõi và kiểm sốt dự án. Mục đích của việc xem xét tình hình dự án nhằm trả lời ba câu hỏi sau:
- Các hoạt động dự án hiện đang được triển khai như thế nào? Tiến độ ra sao? Kết quả như thế nào?
- Nếu tồn tại những khác biệt giữa kế hoạch và thực tế, điều gì là nguyên nhân của sự khác biệt đó? Có khó khăn, vướng mắc gì?
- Chúng ta nên làm gì để ứng phó với tình trạng đó?
Tất cả các cơng cụ giúp cung cấp thông tin về kế hoạch và thực hiện thực tế đều rất hữu ích để trả lời các câu hỏi này, ví dụ: sơ đồ Gantt kế hoạch thực hiện và sơ đồ Gantt việc thực hiện hoạt động trên thực tế, Bản theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch ngân sách dự án; Các biên bản họp nhóm dự án trước đó, Ghi chép về kết quả thực hiện,.v.v
Người quản lý/ điều phối dự án và các thành viên trong nhóm cần họp định kỳ để cùng xem xét tình hình dự án. Qua phân tích các dữ liệu tập trung vào các chỉ số thay đổi về tiến độ cơng việc, chi phí và kết quả cũng như việc thực hiện của từng thành viên trong quản lý dự án, nhóm có thể phát hiện ra thay đổi so với kế hoạch. Khi đó nhóm cần thảo luận và đi đến nhất trí làm gì để có đối phó thích hợp với các thay đổi đó.
Xem xét các vấn đề kỹ thuật
Việc xem xét các vấn đề kỹ thuật thường cần thiết hơn với những dự án có thiết kế sản phẩm hay qui trình mới, ví dụ một loại dược phẩm mới hoặc một kỹ thuật xét nghiệm mới. Khi xem xét thiết kế/tiêu chuẩn kỹ thuật của các sản phẩm này cần trả lời các câu hỏi:
Sản phẩm/quy trình có đạt u cầu kỹ thuật khơng?
Có thân thiện với khách hàng hay người sử dụng không?
Người sử dụng có thể sử dụng sản phẩm hay duy trì được qui trình đó khơng?
u cầu kỹ thuật của sản phẩm/quy trình này có phù hợp khơng?
Có đáp ứng được nhu cầu thực tế khơng?
Ví dụ, khi thiết kế các sản phẩm truyền thông, mặc dù sản phẩm này được hoàn thành đúng thời hạn và trong điều kiện kinh phí cho phép, nhưng cần đảm bảo rằng sản phẩm truyền thông này đáp ứng đúng các yêu cầu kỹ thuật về hình thức, nội dung, tác động truyền thơng tới đối tượng đích, ….
Lưu ý một điều là dự án có thể theo đúng tiến độ thời gian và dự tốn nhưng vẫn có thể xảy những vấn đề nghiêm trọng về mặt kỹ thuật. Khi đó, cần có những xem xét sâu về mặt kỹ thuật với sự tham gia của nhiều bên liên quan và các chuyên gia trong lĩnh vực đó để giải quyết vấn đề.
Xem xét các qui trình thực hiện dự án
Các nhóm và những người quản lý dự án thường khơng chú ý rà sốt lại các qui trình thực hiện cơng việc của nhóm dự án. Nhưng những người quản lý giỏi thì hiểu rõ qui trình trong dự án bao giờ cũng ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra của dự án. Ví dụ, tăng tỷ lệ người hút/nghiện thuốc lá đang được quản lý tại quận/ huyện nhờ cải tiến qui trình chăm sóc tại nhà của mạng lưới cán bộ y tế chuyên trách.
Việc rà sốt các qui trình dự án thực hiện nên tập trung vào xem xét cơng việc của nhóm đang thực hiện như thế nào, thông qua một số câu hỏi cho từng qui trình cụ thể:
Qui trình nào đang được thực hiện tốt? Quy trình nào chưa tốt?
Hoạt động nào trong quy trình chưa tốt?
Trong nhóm, có ai có u cầu gì mà chưa được đáp ứng để hoàn thành nhiệm vụ?
Điều gì cần cải thiện?
Làm việc nhóm có hiệu quả khơng?
Các bên liên quan có u cầu gì và có hài lịng khơng?
Nhóm nên bố trí thời gian họp định kỳ để rà sốt lại những qui trình đang thực hiện thuộc các lĩnh vực như:
Ra quyết định
Giải quyết vấn đề
Trao đổi thông tin
Lập kế hoạch
Phản hồi cho các thành viên trong nhóm
Giải quyết xung đột
Tất cả các qui trình trong dự án, nếu khơng được quản lý một cách hiệu quả, sẽ có thể sẽ tác động tiêu cực tới sự thành công của dự án.
3. Chỉ số theo dõi và kiểm soát thực hiện dự ánĐịnh nghĩa Định nghĩa
Chỉ số là đại lượng dùng để đo lường và mô tả một sự vật hay một hiện tượng. Dựa vào chỉ số, có thể xác định được sự thay đổi của một sự vật hiện tượng
Trong quản lý dự án, chỉ số là một đại lượng được sử dụng để đo lường và cung cấp thơng tin về mức độ hồn thành các hoạt động, kết quả, tác động của dự án.
Chỉ số có thể là một tỷ lệ, một phân số hoặc một số tuyệt đối. Ví dụ, số cuộc thi do Đoàn thành niên tổ chức, Tỷ lệ phần trăm cơ sở đã có nội quy khơng hút thuốc lá trong cơ
quan, Tỷ lệ phần trăm cơ sở có nhóm giám sát và xử phạt với các trường hợp vi phạm (ví dụ, tổ bảo vệ).v.v.
Một chỉ số cần được định nghĩa rõ ràng về tử số và mẫu số để đảm bảo các chỉ số có thể dùng để so sánh được, đặc biệt để so sánh với các chỉ số cùng loại của địa phương khác. Ví dụ, Tỷ lệ phần trăm người lao động có kiến thức đúng về các đường lây nhiễm HIV = (Số người lao động có kiến thức đúng về các đường lây nhiễm HIV /Tổng số người lao động được phỏng vấn) x 100, nếu thay mẫu số là tổng số người lao động sẽ khơng phản ánh chính xác tỷ lệ này nếu chỉ có một số người lao động được chọn để phỏng vấn về kiến thức về các đường lây nhiễm HIV.
Phân loại chỉ số
Có nhiều cách phân loại chỉ số khác nhau tuỳ theo mục đích sử dụng của người sử dụng và tuỳ theo cách thức xây dựng kế hoạch. Ví dụ có nơi phân loại dựa trên độ bao phủ, tính duy trì, khả năng tiếp cận các dịch vụ của đối tượng đích, có nơi phân loại theo số lượng và chất lượng, có nơi phân loại theo đầu vào, đầu ra.