Dự án:Chăm sóc, hỗ trợ người nhiễm HIV/AIDS tại nhà, thành phốX
Bên liên quan Người liên hệ Địa chỉ Phone, Fax, E- mail
Quỹ hộ trợ M Nguyễn Thị Q xxxx xxxx Sở Y tế Trần Thanh H xxxx xxxx Phịng TCKT Hồng Khánh M xxxx xxxx Phịng Hành chính Nguyễn Văn X xxxx xxxx UBND Nguyễn Văn H xxxx xxxx Hội phụ nữ Lê Thanh M xxxx xxxx Tỉnh đoàn Nguyễn Văn X xxxx xxxx Liên đoàn LĐ Hà Thị C xxxx xxxx Sở DGĐT Trần Văn T xxxx xxxx Sở GTVT Võ Văn G xxxx xxxx
Xây dựng kế hoạch TĐTT
Kế hoạch trao đổi thông tin dự án cần có đủ những khoản mục sau
Mục thơng tin:Thơng tin gì cần trao đổi, thuộc tính này nói về nội dung của thơng tin. Ví dụ: Báo cáo tiến độ và chất lượng, Báo cáo tiến độ tạm ứng, chi tiêu, quyết tốn, Những việc đã hồn thành và chưa làm được…
Đối tượng trao đổi:Quỹ hỗ trợ M, WHO, LIFE /GAP, SởLĐTBXH, Sở GD-ĐT...
Cách thức TĐTT: Hay phương pháp chuyển tải thông tin.Trao đổi thông tin với đối tượng nào thì phải bằng phương pháp phù hợp, ví dụ, nộp báo cáo tổng hợp tình hình dự án hàng quý bằng đường công văn tới Quỹ hỗ trợ M, chia sẻ kế hoạch thực hiện chiến dịch truyền thông đại chúng với các bên liên quan thì nên tổ chức họp trực tiếp… ; Công văn gửi đường văn thư, bưu điện; thư báo thì đưa lên mạng nội bộ hoặc thư điện tử; bài báo về dự án, bản tin gửi cho tất cả các bên liên quan thì có thể đưa lên trang web, in ấn phẩm hay đưa vào tạp chí chun ngành (nếu có).
Tần suất:là thời gian TĐTT. Nhiều thông tin và đối tượng cần trao đổi nhiều lần và thường xuyên (tần suất lớn). Ví dụ về định kỳ, trao đổi công việc trong nhóm dự án qua giao ban thì ấn định vào một buổi nhất định trong tuần, nộp báo cáo cho lãnh đạo thì vào ngày 25 hàng tháng, v..v…
Phân cơng trách nhiệm: Ai trong nhóm dự án hay trong tổ chức nhận nhiệm vụ thực hiện một hoặc nhiều mục TĐTT, ví dụ: Điều phối dự án chịu trách nhiệm TĐTT về chuyên mơn; Kế tốn dự án chịu trách nhiệm thơng báo về tiến độ giải ngân, thời hạn thanh toán của các hoạt động, .v.v..