dự án?
• Cần những nguồn lực (đầu vào) gì để thực hiện các hoạt động đó?
• Những vấn đề gì có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến tiến độ, kết quả, mục tiêu của dự án đó?
• Tiến độ triển khai, kết quả của dự án sẽ được đo lường như thế nào?
2. Lợi ích của khung logic
• Truyền đạt mục đích cơ bản của dự án qua cách sắp xếp rõ ràng hoạt động, các kết quả dự định của dự án
• Mơ tả rõ ràng, logic các hoạt động và sự kết nối, tính liên tục của một dự án, giúp cho các nhà lập kế hoạch phát hiện những chỗ hổng, hay những dự kiến phi thực tế
• Cho thấy những giả định về cách thức mà dự án có thể dẫn tới các kết quả khác nhau
• Lơi kéo sự tham gia của các bên liên quan của dự án, và khuyến khích sự trao đổi thơng tin về dự án giữa những người triển khai, nhà tài trợ, cộng đồng và các bên liên quan khác
• Khuyến khích và là cơ sở để thực hiện theo đõi và đánh giá dự án
• Xác định các trở ngại có thể có trong q trình thực thi dự án, qua đó, các nhân viên có thể giải quyết được các khó khăn một cách chủ động và kịp thời
3. Các thành phần của khung logic
Bảng 4: Các thành Thành phần khung logic (logic từ hoạt động đến đầu ra và kếtquả?) quả?)
Thành phần khung logic Ví dụ
1. Xác định vấn đề
Xác định yếu tố làm cho một nhóm dân số trở nên có nguy cơ. Các yếu tố đó có thể là kiến thức, thái độ, niềm tin, hành vi, kỹ năng, mức độ tiếp cận, chính sách, và các điều kiện mơi trường
• Nhóm đối tượng Mại dâm, Ma túy, người Khơ Me cũng như người làm khai thác thủy sản trên biển đang sống tại 11 huyện dự án có nguy cơ nhiễm HIV tăng cao do thiếu hiểu biết về kiến thức phịng chống HIV và khơng sử dụng bao cao su khi quan hệ tình dục
Thành phần khung logic Ví dụ 2. Đầu vào
Đầu vào bao gồm các nguồn lực sử dụng cho dự án như ngân sách, nhân lực, các tài liệu đào tạo, cơ sở vật chất, trang thiết bị…
• Nguồn kinh phí nhà nước, tư nhân và từ các chính phủ, tổ chức nước ngồi
• Y tá và kỹ thuật viên xét nghiệm
• Qui trình tư vấn
• Bộ làm xét nghiệm HIV
3. Hoạt động
Các dịch vụ, công việc mà dự án cần thực thi để đạt được các mục tiêu, như các hoạt động tiếp cận cộng đồng, phân phối tài liệu, hội thảo, tư vấn, và đào tạo…
• Tập huấn cho CTV và ĐĐV
• Truyền thơng trực tiếp theo nhóm
• Cung cấp tài liệu cho MD, MT, dân tộc Khơ Me, dân chai (tờ rơi)
• Cung cấp BCS miễn phí cho MD, MT, dân tộc Khơ Me, dân chài
• Phát sóng nội dung truyền thơng
4. Đầu ra
Các sản phẩm/ kết quả trực tiếp từ các hoạt động, như các hoạt động dự án đã hoàn thành, số người được tiếp cận, và số tài liệu được phát.
• 219 CTV, Đ ĐV được tập huấn
• 125.690 cho MD, MT, dân tộc Khơ Me, dân chài được cung cấp kiến thức phịng chống HIV
• 50.000 MD, MT, dân tộc Khơ Me, dân chài được cung cấp tài liệu truyền thơng
• 50.000 BCS được cấp cho MD, MT, dân tộc Khơ Me, dân chài
• 1.200.000 người được tiếp cận kiến thức phòng chống HIV
Trong số các đầu ra của dự án, nhóm dự án nên phân biệt được 2 loại:
Đầu ra chỉ diễn ra 1 lần trong khoảng thời gian nhất định. Với loại đầu ra này, nhóm dự
án sẽ tiếp tục áp dụng các công cụ, kỹ thuật được giới thiệu trong Quản lý triển khai dự án
• Thành lập phòng VCT, đạo tạo cho cán bộ y tế về kỹ năng tư vấn và xét nghiệm, và xây dựng và nâng cao kỹ năng nhóm đồng đẳng viên.
Đầu ra mang tính quy trình, tức là các hoạt động của đầu ra này được diễn ra trình tự và lặp đi lặp lại nhiều lần. Với loại đầu ra này,
nhóm dự án sẽ ứng dụng các công cụ và kỹ thuật “Quản lý chất lượng tồn diện (TQM)” để khơng ngừng nâng cao chất lượng của các quy trình làm việc trong các dự án.
• Đồng đẳng viên giới thiệu khách hàng có nguy cơ cao đến phịng VCT, cung cấp các dịch vụ cho khách hàng (xét nghiệm, tư vấn trước và sau xét nghiệm, chuyến tuyến phù hợp).
Thành phần khung logic Ví dụ 5. Kết quả
Kết quả dự án thu được ngay hay một thời gian sau khi hoàn thành các hoạt động, như những thay đổi về kiến thức, thái độ, niềm tin, kỹ năng, tiếp cận, chính sách, và điều kiện mơi trường
• Kiến thức của CTV và ĐĐV được nâng cao
• Kiến thức phịng chống HIV của nhóm can thiệp được cải thiện
• Số lượng MD, MT, dân chài
• Sử dụng BCS khi QHTD tăng
6. Tác động
Kết quả lâu dài của một hoặc nhiều dự án theo thời gian, như các thay đổi về hành vi hút thuốc, tử vong hay ốm đau do hút thuốc lá
• Tỷ lệ lây nhiễm HIV trong nhóm nhóm can thiệp giảm
• Tỷ lệ nhiệm HIV mới trong cộng đồng giảm
Khung logic phản ánh mối liên hệ giữa các thành phần trong kế hoạch của dự án và các kết quả của nó trong những thời điểm khác nhau. Các mũi tên chỉ mối liên hệ giữa các thành phần trong kế hoạch dự án
Chú ý: Khung logic không bao gồm các hoạt động giám sát, theo dõi và đánh giá vì
nó khơng có mối liên hệ logic với các thành phần của dự án, mặc dù các hoạt động này là một thành phần không thể thiếu của mọi dự án.
4. Khung logic trong lập kế hoạch và triển khai dự án
Trong quá trình xây dựng/thiết kế dự án, khung logic có thể:
• Mơ tả dự định thực thi dự án
• Mơ tả kết quả mong muốn
Cùng với các lý thuyết, kinh nghiệm cũng như những bằng chứng khoa học giúp đưa ra các hoạt động, giả định và xây dựng kế hoạch thực hiện
Trong quá trình triển khai dự án, khung logic có thể:
• Mơ tả dự án thực chất diễn biễn như thế nào
• Cho thấy các kết quả đạt được
Trên thực tế, khung logic có thể được sửa đổi và cập nhật nhiều lần để phản ánh xác thực hơn tình hình thực tế trong quá trình triển khai dự án.
Dưới đây là Khung lgic của dự án“Tăng cường việc thực thi và hiệu lực của chính sách khơng khói thuốc
Hình 5: Ví dụ khung logic
VẤN ĐỀ: Nhóm đối tượng Mại dâm, Ma túy, người Khơ Me cũng như người làm khai thác thủy sản trên biển đang sống tại 11 huyện dự án có nguy cơ nhiễm HIV tăng cao do thiếu hiểu biết về kiến thức phịng chống HIV và khơng sử dụng bao cao su khi quan hệ tình dục
ĐẦU VÀO HOẠT ĐỘNG ĐẦU RA KẾT QUẢ TÁC ĐỘNG
Nhà tài trợ Độ ngũ CTV và ĐĐV Tờ rơi, áp phích BCS Đài truyền hình Tập huấn cho CTV và ĐĐV Truyền thơng trực tiếp theo nhóm (tờ rơi)
Cung cấp tài liệu cho MD, MT, dân tộc Khơ Me, dân chai (tờ rơi)
Cung cấp BCS miễn phí cho MD, MT, dân tộc Khơ Me, dân chài Phát sóng nội dung truyền thơng PC HIV 219 CTV, Đ ĐV được tập huấn 125.690 cho MD, MT, dân tộc Khơ Me, dân chài được cung cấp kiến thức phòng chống HIV
Kiến thức của CTV và ĐĐV được nâng cao
Kiến thức phịng chống HIV của nhóm can thiệp được cải thiện
Số lượng MD, MT, dân chài Sử dụng BCS khi QHTD tăng Tỷ lệ lây nhiễm HIV trong nhóm can thiệp giảm hại
Tỷ lệ nhiễm HIV mới trong cộng đồng giảm 50.000 MD, MT, dân tộc
Khơ Me, dân chài được cung cấp tài liệu truyền thông
50.000 BCS được cấp cho MD, MT, dân tộc Khơ Me, dân chài
1.200.000 người được tiếp cận kiến thức phòng chống HIV
QUẢN LÝ THỜI GIAN TRONG THỰC HIỆN DỰ ÁN
Quản lý thời gian nhằm đảm bảo tiến độ của dự án, đạt được các kết quả dự án trong khoảng thời gian cho phép. Quy trình quản lý thời gian bao gồm:
1. Xác định hoạt động – xác định các hoạt động cụ thể cần được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu khác nhau của dự án
2. Sắp xếp các hoạt động– liệt kê và sắp xếp các các hoạt động có liên quan đến nhautheo trình tự thời gian. theo trình tự thời gian.
3. Ước tính nguồn lực cho hoạt động – tính tốn và dự trù các loại nguồn lực và sốlượng cần thiết cho mỗi hoạt động đã được xác định lượng cần thiết cho mỗi hoạt động đã được xác định
4. Ước tính thời gian thực hiện hoạt động – tính tốn và dự trù thời gian cần thiết đểhoàn thành mỗi hoạt động hoàn thành mỗi hoạt động
5. Xây dựng kế hoạch thực hiện theo thời gian (lịch trình) – từ những thơng tin có được, xây dựng kế hoạch thực hiện can thiệp bằngsơ đồ Gantt.Mục đích chính của sơ đồ này là mô tả một cách trực quan thời gian dự kiến để thực hiện các công việc can thiệp, nêu rõ thời gian bắt đầu và kết thúc.
Việc biểu diễn kế hoạch thực hiện bằng sơ đồ Gantt cho phép người quản lý:
Truyền đạt, chia sẻ thông tin về kế hoạch dự án một cách dễ dàng
Cập nhật tiến độ dự án
Theo dõi sự khác biệt giữa kế hoạch và thực tế trong quá trình triển khai để kịp thời điều chỉnh nếu cần thiết.
6. Kiểm soát thời gian – kiểm soát các thay đổi về mặt thời gian trong quá trình thực hiện dự án.
Các cấu phần này có liên hệ mật thiết với nhau và với các lĩnh vực khác trong quản lý dự án như quản lý nhân lực, quản lý tài chính, quản lý chất lượng…
1. Xác định các hoạt động
Khung logic đã giúp chúng ta mô tả được rõ ràng các thành phần và mối liên hệ của chúng với nhau trong một dự án. Để triển khai dự án thành công chúng ta cần xác định được mình phải làm gì để đạt được các mục tiêu (kết quả) dự án.
Để xác định các hoạt động cần thực hiện, chúng ta cần dựa vào:
- Bản mô tả dự án với các mục tiêu, phạm vi, kết quả đầu ra và các hoạt động chính cần thực hiện
- Khung logic của dự án
- Ngân sách và các nguồn lực dành cho dự án
Nhóm thực hiện dự án là người xác định các hoạt động/cơng việc cần triển khai. Nếu có điều kiện, nhóm có thể mời các chuyên gia có kinh nghiệm trong việc thiết kế và triển khai các dự án tương tự cùng tham gia hoặc cố vấn.
Công cụ và kỹ thuật
Cần xác định các hoạt động ở một mức độ cụ thể nhất định để các thành viên thực hiện được, đồng thời, dễ dàng quản lý và theo dõi. Bảng phân tích hoạt động (Bảng PTHĐ) là một cơng cụ rất hữu ích để thực hiện việc này. Bảng PTHĐ cũng được dùng để xây dựng kế hoạch thực hiện và phân công trách nhiệm sau này.
Rất nhiều dự án đã thất bại vì khơng mơ tả đầy đủ các hoạt động then chốt cần hồn thành trong dự án, hoặc khơng xác định đủ thời gian và chi phí cần thiết để hồn thành các hoạt động này. Bảng PTHĐ là một công cụ thiết yếu giúp nhóm dự án lường trước được thời gian, nguồn lực và chi phí cần thiết để hồn tất dự án.
Chúng ta xây dựng một bảng PTHĐ bằng cách phân chia dự án thành các cấu phần với nhiều hoạt động một cách hợp lý, có thể quản lý được và dễ dàng cho người quản lý theo dõi. Các mục tiêu dự án và sản phẩm dự án từ bản Thỏa thuận dự án dự án (hoặc hợp đồng dự án) sẽ giúp xây dựng bảng PTHĐ.
Các bước thực hiện như sau:
• Trước tiên, mơ tả tóm tắt tên dự án vào đầu trang giấy
• Ở cấp độ đầu tiên, xác định mục tiêu/sản phẩm đầu ra chính hay các giai đoạn hoặc hoạt động chính của dự án (thường được viết trong bản thỏa thuận/hợp đồng dự án).
• Sau đó, nhóm cần thảo luận cùng nhau. Với mỗi mục tiêu/sản phẩm hay giai đoạn của dự án (tạm gọi là X), hãy xác định “Hoạt động gì sẽ phải thực hiện để đạt được/hồn thành X?”
• Tiếp tục phân tách hoạt động ở các cấp độ nhỏ hơn (công việc) cho đến cấp độ công việc nhỏ nhất là công việc sẽ diễn ra trong khoảng đơn vị thời gian nhỏ nhất chúng ta muốn trong kế hoạch. Ví dụ, nếu muốn lên lịch các hoạt động theo ngày, phân tách các hoạt động thành các nhiệm vụ hàng ngày; nếu theo tuần, phân tách các hoạt động thành các nhiệm vụ hàng tuần cần hồn thành.
Ví dụ: hoạt động “Tập huấn cho cán bộ y tế phường về kĩ năng tư vấn và chăm sóc người có H” được phân tách thành một loạt cơng việc cụ thể sau đây:
• Chuẩn bị:
- Lập kế hoạch cho chương trình tập huấn: xây dựng khung chương trình, xin ý kiến, thống nhất
- Kế hoạch bài giảng: lập kế hoạch bài giảng, phân bổ thời gian, nội dung chính, phương pháp, phương tiện giảng dạy, người chịu trách nhiệm. Thống nhất.
- Giáo trình tập huấn: phân cơng giảng viên viết, tập hợp, chỉnh sửa
- Bài trình bày trên lớp: từng giảng viên chuẩn bị bằng công cụ Powerpoint hoặc giấy trong, in ấn
- Học viên: gửi công văn thông báo, nhận thông tin phản hồi, chọn học viên, gửi giấy mời
- Chuẩn bị hậu cần: phòng họp, nơi ăn nghỉ cho học viên
- Chuẩn bị văn phịng phẩm, in ấn tài liệu
- Tài chính: lập dự trù ngân sách, ký duyệt
• Thực hiện đào tạo:
- Đón tiếp đại biểu
- Thực hiện tập huấn theo lịch giảng đã định
- Theo dõi hoạt động tập huấn
- Chi phí cho các hoạt động
- Giám sát giảng viên
- Đánh giá kết quả
- Tổng kết lớp học
• Sau tập huấn:
- Họp rút kinh nghiệm ban tổ chức và nhóm giảng viên
- Chỉnh sửa, hồn thiện bài giảng
- Quyết tốn tài chính
Mục tiêu của bảng PTHĐ là chia nhỏ một hoạt động phức tạp thành các công việc nhỏ hơn, rồi lại tiếp tục chia nhỏ cơng việc nhỏ đó cho tới cấp độ nhỏ nhất của công việc để quản lý.
Trong khi xây dựng bảng PTHĐ, không nên lo lắng về thứ tự hoặc cách sắp xếp vì chúng ta sẽ thảo luận điều này ở giai đoạn sau.
Không nhất thiết phải chia nhỏ các công việc cho tất cả các nhánh trong bảng PTHĐ ở cùng cấp độ. Trên bất cứ nhánh nào, khi đã đi đến được cấp độ đủ cụ thể và chính xác để theo dõi và quản lý thì có thể dừng việc phân tách tại điểm đó.
Khơng nên để các công việc “bỏ ngỏ” tức là không được xác định dưới dạng những gì cần hồn thành. Ví dụ, “thực hiện phân tích” là một cơng việc khơng rõ ràng. Tất cả các hoạt động và công việc cần hướng tới một sản phẩm hay một hành động cụ thể có điểm kết thúc rõ ràng.
Một bảng PTHĐ đầy đủ là một bảng xác định tất cả các công việc cần thực hiện để hồn thành dự án. Để có bảng PTHĐ đầy đủ, nhóm cần tự hỏi “Nếu chúng ta thực hiện tất cả các hoạt động trên, dự án có được hồn thành không?”. Nếu câu trả lời là khơng, có nghĩa là nhóm đã qn khơng đưa các hoạt động quan trọng nào đó vào kế hoạch can thiệp tổng thể. Vì vậy, cần xem xét lại để có được bản PTHĐ hồn chỉnh.
Những điểm quan trọng
• Nhóm thường qn khơng đưa các cơng việc địi hỏi thời gian nhưng khơng địi hỏi các nguồn lực khác vào.
• Cấp độ chi tiết của công việc phụ thuộc vào những người thực hiện can dự án, phạm vi của dự án, và mục đích của bảng PTHĐ.
• Phạm vi của dự án càng lớn, bảng PTHĐ sẽ càng phức tạp.