Tên dự án:__________________________________________________________________________________________________ Giai đoạn báo cáo: ___________________________________________________________________________________________
Mục chi Tổng ngân
sách được phê quyệt
Ngân sách cho giai đoạn báo cáo
Tổng chi trong giai đoạn báo cáo
Tỷ lệ chi tiêu ngân sách trong giai đoạn báo cáo
Tổng chi trong tất cả giai đoạn trước Tổng chi tính đến hết giai đoạn báo cáo
Tỷ lệ chi tiêu ngân sách tính đến hết giai đoạn báo cáo Ghi chú (a) (b) (c) (d) (e) =(d)/ (c) (f) (g) = (f) + (d) (h) = (g) / (b) Chi phí nhân sự Chi phí hoạt động Chi phí trang thiết bị
Chi phí gián tiếp Chi khác
Phân tích chi phí-kết quả
Đánh giá chi phí-kết quả tương đối phức tạp nhưng rất hữu ích cho việc kiểm sốt chi phí-hoạt động dự án, xác định được nguyên nhân thay đổi, mức độ thay đổi và làm cơ sở cho việc ra quyết định điều chỉnh. Phân tích chi phí-kết quả có thể thực hiện trong q trình triển khai dự án với những dự án lớn, tiến hành trong thời gian dài hoặc sau khi kết thúc dự án, làm cơ sở quan trọng cho việc triển khai những dự án tương tự cũng như việc quản lý tài chính trong tương lai.
Dự báo
Dự báo bao gồm đánh giá hoặc tiên đốn tình trạng tương lai của dự án dựa trên thơng tin và kiến thức sẵn có tại thời điểm dự đốn. Phân tích dự báo được tính tốn, cập nhật dựa trên thông tin về việc thực hiện công việc được cung cấp khi dự án đang được thực hiện và tiến hành. Phân tích dự báo phụ thuộc rất lớn vào hệ thống thu thập số liệu, thơng tin của dự án.
Phân tích chi phí so sánh với q trình thực hiện hoạt động
Xem lại q trình thực hiện, so sánh chi phí thực tế so với chi phí dự trù, các cơng việc đã chi vượt quá hoặc dưới mức ngân sách (giá trị trù tính), kết quả đạt được về mặt thời gian và chất lượng….
Phân tích sai lệch.Phân tích sai lệch bao gồm so sánh thực hiện dự án trong thực tế với kế hoạch và mong đợi. Chênh lệch chi phí và chênh lệch tiến độ được phân tích thường xuyên nhất, nhưng sai lệch về phạm vi dự án, nguồn lực, chất lượng, và rủi ro cũng rất quan trọng.
Phân tích xu thế.Phân tích xu thế bao gồm thực hiện dự án qua thời gian để xác định nếu việc triển khai đang tiến triển tốt hay giảm sút.
Phân tích tìm giá trị thu được:giúp so sánh việc thực hiện theo kế hoạch với thực hiện trong thực tế.
Những phân tích trên đều cung cấp các bằng chứng quan trọng cho việc ra quyết định trong quá trình thực hiện dự án cũng như sau khi kết thúc dự án. Tuy nhiên, như trên đã đề cập, các kỹ thuật này đều rất chuyên sâu và phức tạp, địi hỏi cán bộ có trình độ chun mơn cao, đồng thời phải có hệ thống thu thập thông tin dự án đầy đủ, cập nhật cũng như có nguồn lực thì mới có thể thực hiện được những phân tích tài chính này.
TRAO ĐỔI THƠNG TIN VỚI CÁC BÊN LIÊN QUAN KHI TRIỂN KHAI DỰ ÁN
1. Các bên liên quan đến dự án và sự chấp nhận của các bên liênquan quan
Trong phần trên, chúng ta nhiều lần đề cập đến “các bên liên quan”. Vậy các bên liên quan (BLQ) trong quản lý thực hiện dự án là gì?
Bên liên quan là tất cả những cá nhân, tổ chức được liệt kê dưới đây cũng như từ các tổ chức hay đơn vị khác có liên quan đến tồn bộ việc quản lý dự án hoặc chịu ảnh hưởng bởi dự án.
Dưới đây là một số ví dụ về các BLQ của dự án:
Khách hàng
Khách hàng là bất cứ người nào sử dụng sản phẩm hay dịch vụ do dự án mang lại. Các khách hàng có thể là những người ở bên trong tổ chức và những người ở bên ngồi tổ chức. Ví dụ, một dự án về cải thiện cơng tác chăm sóc SKSS cho phụ nữ 15-49 sẽ có các khách hàng bên trong (các bác sĩ, KTV, điều dưỡng, tư vấn viên tham gia cung cấp dịch vụ CSSKSS cho phụ nữ), cũng như các khách hàng bên ngoài (phụ nữ 15-49).
Khách hàng đóng vai trị quan trọng trong quyết định các yêu cầu đối với chất lượng sản phẩm hay dịch vụ để đảm bảo dự án thành cơng.
Lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền quyết định đối với dự án
Là người phụ trách chung của dự án, có thẩm quyền về mặt nhà nước về dự án. Người có thẩm quyền có trách nhiệm đảm bảo rằng nhóm dự án có đủ ngân sách và nguồn nhân lực phù hợp để đạt được các mục tiêu của dự án. Người có thẩm quyền là người xem xét và phê duyệt các văn bản hướng dẫn cụ thể của bản Thoả thuận dự án. Thường người này là lãnh đạo của các tổ chức thực hiện dự án,ví dụ, Quỹ hỗ trợ M, Phó chủ tịch UBND thành phố phụ trách văn xã, Giám đốc Sở y tế, Giám đốc trung tâm y tế dự phòng,…
Điều phối viên dự án/Trưởng nhóm cán bộ dự án/người quản lý dự án
Điều phối viên dự án là người chịu trách nhiệm đảm bảo dự án sẽ được hoàn thành đúng hạn, với khoản ngân sách đã được duyệt, đúng phạm vi và đảm bảo yêu cầu chất lượng. Một điều phối viên dự án cần có đủ 3 nhóm kỹ năng (lập kế hoạch, chuyên môn và liên quan đến con người) để đảm bảo sự thành cơng của dự án.
Ví dụ, điều phối viên dự án Tăng cường thực thi chính sách phịng chống khói thuốc lá chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của dự án như tổ chức các nhóm PCTHTL tuyến tỉnh, nhóm Thanh tra giám sát thi hành chính sách, tổ chức các hoạt động
truyền thông, vận động, … để đảm bảo đạt được mục tiêu dự án trong khoảng thời gian cho phép (2 năm) với nguồn kinh phí cho phép.
Cán bộ/thành viên nhóm dự án
Cán bộ dự án là những người chịu trách nhiệm tham gia vào việc lập kế hoạch và thực hiện những nhiệm vụ cụ thể để đạt được các mục tiêu của dự án.
Ngồi ra cịn có thể có nhiều BLQ khác như nhà tài trợ, đơn vị hỗ trợ kỹ thuật, …Có nhiều cách phân loại BLQ, có thể theo mối liên quan trong, ngoài với tổ chức, hoặc theo nhóm hưởng lợi/trung gian…. Nhưng điều quan trọng trong quản lý triển khai dự án là cần vận động, có được sự chấp nhận của các BLQ chính hoặc quan trọng nhất đối với các kết quả dự án. Để có được điều này thì trước tiên cần đảm bảo rằng các nhóm đối tượng này tham gia vào q trình xây dựng, xem xét và/hoặc phê chuẩn bản Thoả thuận dự án.
Ví dụ phân loại các BLQ theo mối liên quan trong/ngồi tổ chức
Trong nhóm dự án… Điều phối viên dự án Các cán bộ dự án ….
Trong tổ chức… Các khách hàng bên trong Cán bộ lãnh đạo các cấp
Các cán bộ của các phịng ban chức năng có liên quan ….
Bên ngồi tổ chức… Các khách hàng bên ngoài/những người hưởng lợi trực tiếp từ dự án
Các tổ chức hợp tác cùng triển khai dự án
Các tổ chức/cá nhân bị ảnh hưởng gián tiếp từ dự án Các cơ quan đơn vị liên quan khác
….
Như trên đã đề cập, thành công của dự án phụ thuộc vào cả kết quả đầu ra của dự án cũng như sự chấp nhận đầu ra của các bên liên quan. Khi bạn mời các bên liên quan (gồm cả khách hàng) tham gia dự án, nhóm cán bộ dự án cần làm rõ điều gì/yêu cầu gì là quan trọng nhất đối với các đối tượng này.