Báo cáo thường kỳ ba tháng về hoạt động chương trình phịng chống HIV/AIDS A. Mở đầu
I. Giai đoạn:
II. Mục tiêu đánh giá:
1. Báo cáo các hoạt động triển khai trong 3 tháng (nội dung hoạt động, hình ảnh và tài liệu đánh giá, kết quả hoạt động)
2. Các hoạt động chưa triển khai theo kế hoạch? Vì sao?
3. Kế hoạch hoạt động chi tiết trong 3 tháng tiếp theo xây dựng mẫu kế hoạch hoạt động trong 3 tháng của tỉnh Hội.
4. Nêu những thuận lợi, khó khăn trong quá trình triển khai? Các biện pháp khắc phục gì khơng? Có cần hỗ trợ từ Quỹ hỗ trợ M không?
B. Nội dung báo cáo
I. Các hoạt động triển khai tại địa bàn
Trong phần này, báo cáo cần nêu cụ thể từng hoạt động đã được triển khai trên địa bàn một cách cụ thể và chi tiết bao gồm các ý sau:
- Tên hoạt động là gì
- Thành phần tham gia hoạt động: người chịu trách nhiệm chính, những người tham gia thực hiện.
- Một số hoạt động có sự phối hợp giữa các ban ngành, cần liệt kê cụ thể ban-ngành phối hợp cùng, ai là người chịu trách nhiệm chính.
- Hoạt động đã được triển khai như thế nào: Đây là phần quan trọng của báo cáo, cần mô tả cụ thể các công việc đã thực hiện trong quá trình triển khai hoạt động, làm rõ cách thức tổ chức hoạt động mà địa phương đã thực hiện theo từng bước chi tiết. Ví dụ: Hoạt động tổ chức lớp tập huấn tại địa phương gồm các bước như chuẩn bị nội dung tập huấn, tài liệu tập huấn, lên danh sách tham gia, gửi giấy mời v.v…
- Các số liệu cụ thể: Mỗi hoạt động khi triển khai đều có qui mơ được cụ thể hóa bằng các con số. Vì vậy, báo cáo cần nêu đầy đủ các số liệu cụ thể để mô tả hoạt động như: số người tham dự buổi họp, số biển cấm hút thuốc, số cơ quan nhận được biển báo… Các số liệu này cần được kiểm tra tính chính xác trước khi đưa vào báo cáo một cách cẩn thận.
II. Thuận lợi và khó khăn
- Nêu lên những điểm thuận lợi ở địa phương giúp cho công tác triển khai hoạt động được tốt hơn, các thế mạnh của địa phương.
- Đặc biệt, các khó khăn gặp phải trong q trình triển khai hoạt động cần được nêu cụ thể tại mục này. Khi gặp các khó khăn này, tỉnh/hội đã khắc phục như thế nào?Kết quả ra sao.
- Việc triển khai hoạt động tại tỉnh/hội cần những hỗ trợ nào từ phía Trung ương Hội hay không, nêu cụ thể từng hỗ trợ và lý do cần được hỗ trợ.
III. Tài liệu đánh giá
Báo cáo cần được đính kèm các tài liệu của từng hoạt động như biên bản họp, danh sách buổi họp, các hình ảnh, tư liệu, báo cáo, sản phẩm truyền thơng…
IV. Khuyến nghị:Nêu lên các khuyến nghị từ tỉnh/hội để công tác triển khai các hoạt động sắp tới có kết quả tốt hơn.
V. Các hoạt động chưa được triển khai
- Liệt kê cụ thể các hoạt động chưa được triển khai trong kế hoạch, nêu lý do chưa triển khai hoạt động
KẾT THÚC DỰ ÁN
1. Kết thúc dự án là gì?
Dự án đóng hay kết thúc khi thực hiện xong tất cả các hoạt động dự án theo kế hoạch, khi bên liên quan là khách hàng của dự án tiếp nhận các sản phẩm hay dịch vụ là kết quả đầu ra của dự án. Hoặc có thể khi dự án đóng vì một lý do nào đó. Đó là lúc bắt đầu tiến hành bước kết thúc dự án và hoàn thành các báo cáo tổng kết.
Kết thúc dự án là một trong bước bắt buộc phải có trong bất cứ quá trình quản lý dự án nào. Trong những dự án nhiều giai đoạn hoặc nhiều cấu phần khác nhau, có thể kết thúc và tổng kết cho từng giai đoạn hoặc từng cấu phần. Trong bước này, tất cả các hoạt động dự án đều phải kết thúc để chính thức đóng dự án (hay giai đoạn dự án), cho dù dự án đã hồn thành hay cịn dang dở. Bên cạnh đó, trong bước này người quản lý dự án cịn có trách nhiệm thực hiện:
- Hồn thành các thủ tục xác nhận và làm các văn bản/ chứng từ bàn giao kết quả của dự án;
- Thúc đẩy q trình chính thức cơng bố và chấp nhận các kết quả/sản phẩm dự án
- Điều tra và kiểm chứng bằng tài liệu những lý do khiến dự án bị chấm dứt trước khi nó được hồn thành.
2. Các thủ tục cần thiết trong kết thúc dự án
Các thủ tục cần thiết để kết thúc dự án gồm thủ tục kết thúc về hành chính và thủ tục kết thúc về hợp đồng.
Thủ tục kết thúc về hành chính
Hồn thành các thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động dự án: các công việc, hoạt động, tổ chức, mối quan hệ, vai trị và trách nhiệm… của nhóm dự án và các bên liên quan khác tham gia các hoạt động đóng dự án về mặt hành chính. Thủ tục này cịn bao gồm thu thập hồ sơ, biên bản, về phân tích thành cơng hay thất bại của dự án, rút ra bài học kinh nghiệm và lưu trữ các thông tin dự án trong tổ chức để có thể sử dụng trong tương lai.
Kết thúc và ghi chép lại các kết quả của dự án, bao gồm cả các bài học kinh nghiệm, là một phần quan trọng trong quản lý dự án. Bằng cách xem xét lại những điều đã diễn ra trong suốt q trình thực hiện dự án, nhóm dự án có thể học cách cải thiện cơng tác quản lý dự án trong giai đoạn tiếp theo, đồng thời truyền tải kinh nghiệm cho những người kế nhiệm. Mọi hoạt động dự án, dù thành công hay không, đều nên được coi là bài học kinh nghiệm.
Thủ tục kết thúc về hợp đồng
Hoàn thành các cơng việc cần thiết để thanh tốn và thanh lý hợp đồng có trong dự án (gồm cả các thủ tục về tài chính), đồng thời định ra những việc có liên quan sau khi kết thúc dự án (về mặt hành chính).
Thủ tục kết thúc hợp đồng thường bao gồm quy trình nghiệm thu kết quả/sản phẩm (chứng tỏ tất cả cơng việc đã hồn thành đúng yêu cầu và được các BLQ chấp nhận) và góp phần kết thúc về hành chính (cập nhật hồ sơ và biên bản vào hồ sơ hợp đồng).
Các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng cũng có thể qui định các yêu cầu kỹ thuật cho việc kết thúc hợp đồng.
Chấm dứt sớm hợp đồng là trường hợp đặc biệt của kết thúc hợp đồng có thể gặp phải do những lý do, ví dụ, khơng thể nghiệm thu và bàn giao được sản phẩm, quyết toán vượt quá ngân sách hay sai lệch dự toán vượt quá giới hạn cho phép.
3. Các hoạt động kết thúc dự án
Tuỳ từng dự án mà các hoạt động đóng dự án có thể khác nhau, nhưng các cơng việc chủ yếu là:
• Đánh giá kết thúc dự án (nếu có thể ) và làm báo cáo tổng kết dự án
• Chuyển giao công nghệ/ kỹ thuật cho bên hưởng lợi (nếu có)
• Giải quyết tài sản, nhân sự và các vấn đề liên quan khác của dự án
• Hỗ trợ/ tư vấn về kết quả/sản phẩm dự án sau khi kết thúc dự án
• Hỗ trợ/tư vấn giám sát, đánh giá sau dự án
• Tổ chức buổi họp/lễ tổng kết (kết thúc) dự án
• Nộp báo cáo cho các BLQ
• Lưu trữ hồ sơ
Một trong những hoạt động quan trọng nhất của kết thúc dự án là làmđánh giá kết thúc và viết báo cáo tổng kết dự án.Để minh chứng cho hoạt động và kết quả của dự án, chúng ta cần phải có phản hồi và phân tích các kết quả dự án.
Đánh giá kết thúc dự án
Đánh giá kết thúc dự án là một loại nghiên cứu đánh giá, thường được thực hiện khi dự án sắp hoặc đã kết thúc nhằm đưa ra nhận định tổng thể về hiệu quả một dự án đã hoàn thành, thường để minh chứng việc hồn thành cơng việc. Đánh giá kết thúc dự án có thể là đánh giá trước-sau hoặc đơn thuần đánh giá sau. Việc thực hiện đánh giá kết thúc có
thể do chính nhóm dự án thực hiện hoặc mời chun gia đánh giá bên ngoài thực hiện đánh giá độc lập. Dựa vào câu hỏi đánh giá mà xác định chỉ số đánh giá phù hợp, trên cơ sở đó sẽ xác định nguồn, phương pháp và công cụ thu thập thông tin.