BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC ----------o0o--------------
Chức danh: Cán bộ Dự án của Quỹ hỗ trợ $$$ Mã số công việc:CB 04
Mô tả chung về công việc:
Chịu trách nhiệm hỗ trợ kĩ thuật, giám sát các hoạt động tại tỉnh X, kịp thời báo cáo những khó khăn vướng mắc cho lanh đạo Quỹ hỗ trợ M để tìm hướng giải quyết
Nhiệm vụ chính:
1. Xây dựng khung logic cho các hoạt động của dự án “Phịng chống HIV/AIDS” cho tỉnh X
2. Rà sốt các hoạt động trong kế hoạch hoạt động của tỉnh đề xuất 3. Xây dựng các biểu mẫu giám sát hoạt động
4. Giám sát định kỳ hàng tháng tiến độ các hoạt động tại tỉnh X
5. Báo cáo tiến độ hoạt động tại tỉnh X cho lãnh đạo Quỹ hỗ trợ M hàng tháng 6. Phản hồi các ý kiến đề xuất nhằm giải quyết khó khăn cho tỉnh X sau khi báo cáo
Yêu cầu:
1. Ít nhất phải có trình độ đại học trở lên. Ưu tiên lĩnh vực y tế công cộng hoặc khoa học xã hội
2. Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm cơng tác trong lĩnh vực phịng chống tác hại của thuốc lá.
3. Có khả năng lập kế hoạch, giám sát và theo dõi-đánh giá 4. Có khả năng giao tiếp, truyền thơng tốt
5. Nhiệt tình, cam kết với cơng việc
Quyền hạn:
1. Được nhận trợ cấp hàng tháng theo định mức quy định của can thiệp. Mức trợ cấp này sẽ được xem xét và có thể được thay đổi sau mỗi 6 tháng tùy theo việc thực hiện công việc
2. Được nhận bảo hiểm xã hội và các chế độ khác đối với người lao động trong thời gian công tác.
3. Hàng năm được xem xét và gửi đi đào tạo/tập huấn ít nhất 1 lần nhằm nâng cao năng lực làm việc.
Kế hoạch sử dụng và điều phối nhân sự
Kế hoạch này sẽ xem xét việc quản lý nhân sự ở cấp độ tổng thể về sự cân đối trong việc phân công công việc cho các cán bộ tham gia cũng như nhu cầu nhân sự cần đáp ứng trong các giai đoạn khác nhau, từ đó có thể điều phối nhân sự hợp lý. Có 2 cơng cụ thường được sử dụng để hỗ trợ người quản lý trong việc này:
Bảng tổng hợp trách nhiệm cán bộ: Một trong những lợi ích quan trọng của
lập kế hoạch thực hiện là giúp quản lý tốt hơn khối lượng công việc của các cán bộ dự án. Song song với phân công công việc cho các thành viên dự án, người quản lý cũng phải phân tích tổng khối lượng cơng việc mà mỗi cá nhân phải thực hiện để đảm bảo việc phân công công việc là hợp lý và các cơng việc có thể hồn thành đúng kế hoạch.
Trong sơ đồ mạng lưới công việc, có thể có một số cơng việcphụ thuộc vào nguồn lực, có nghĩa là một nhiệm vụ khơng thể thực hiện được trước khi một nhiệm
vụ khác được hoàn thành. Chúng ta cần hết sức lưu ý điều này khi phân công công việc, để đảm bảo việc phân công là phù hợp với khả năng thực hiện thực tế và người được phân cơng có thể hồn thành được.
Ví dụ, nếu một cán bộ được phân công thực hiện hai nhiệm vụ quan trọng cùng diễn ra một lúc thì người đó sẽ khơng thể hồn thành cả hai việc theo đúng kế hoạch.Trong tình huống này, hoặc là nên phân cơng một nhiệm vụ cho một người khác, hoặc là cần phải thay đổi sơ đồ mạng lưới và tính tốn lại kế hoạch.
(Trang sau trình bày 1 ví dụ bảng tổng hợp trách nhiệm cán bộ ).
Bảng tổng hợp nhu cầu nhân sự: Kế hoạch quản lý nhân viên giúp chúng ta đưa ra khung thời gian cần thiết cho các thành viên của nhóm (theo từng cá nhân hoặc cho cả nhóm). Chúng ta có thể sử dụng biểu đồ nhu cầu nguồn nhân lực để xem xét mức độ cần thiết về nhân lực cho từng vị trí. Dưới đây là một ví dụ mơ tả tổng số giờ làm việc mà nhóm nhân viên tư vấn cần đáp ứng theo những thời điểm khác nhau.
Hình 12: Số giờ làm việc theo tháng của nhóm nhân viên tư vấn
Bảng 10: Ví dụ Bảng phân cơng trách nhiệm cán bộ dự án
Tên dự án: Tăng số người nhiễm HIV trong diện quản lí được tư vấn và chăm sóc tại nhà trên địa bàn quận A
Các hoạt động/ Công việc Trách nhiệm cá nhân Ngày khởi đầu Ngày kết thúc BS P BS H ThS H ThS C Chị C (HYTCC) Chị A (c/trách) Anh X (UBND) CN H BĐH- PCTL
HĐ1. Chuẩn bị sinh hoạt câu lạc
bộ người nhiễm 01/XX 30/XX
- Hoàn thành tài liệu 01/XX 07/XX T P P P G
- Hoàn thành chuẩn bị địa điểm 09/XX 23/XX P P P T G - Hoàn thành vận động người nhiễm 01/XX 15/XX P P G T
- Họp với nhóm tổ chức sinh hoạt 30/XX 30/XX P G P T
HĐ 2.
2. Thành lập nhóm thực hiện dự án
Thành lập nhóm thực hiện dự án là quá trình tạo nên nhân sự cần thiết cho việc hồn thành dự án. Có thể có một hoặc nhiều nhóm khác nhau trong một dự án. Mỗi nhóm cần có trưởng nhóm với phân cơng nhiệm vụ cụ thể. Các thành viên của nhóm dự án được huy động từ tất cả nguồn lực sẵn có trong và ngồi tổ chức. Người/nhóm quản lý cần cân nhắc những yếu tố sau để lựa chọn và thành lập nhóm dự án phù hợp:
• Tính sẵn sàng: Ai có thể sẵn sàng tham gia và khi nào họ sẵn sàng?
• Khả năng: Năng lực của các cán bộ trong cơ quan, tổ chức như thế nào?
• Kinh nghiệm: Họ có những kinh nghiệm gì? Đã có kinh nghiệm làm những cơng việc tương tự khơng?
• Sở thích: Họ có u thích cơng việc này khơng?
• Chi phí: Mỗi thành viên trong nhóm sẽ được trả lương bao nhiêu? Thời gian làm việc như thế nào (toàn thời gian, bán thời gian…)
3. Phát triển nhóm
Khi triển khai thực hiện các hoạt động dự án, người quản lý dự án không chỉ dừng lại ở việc phân công trách nhiệm cho các cán bộ mà còn chịu trách nhiệm theo dõi hoạt động của các thành viên trong nhóm, đưa ra phản hồi, giải quyết các vấn đề tồn tại và cùng hợp tác để tăng cường hoạt động của dự án. Phát triển năng lực cho nhóm cán bộ dự án cũng là một nhiệm vụ rất quan trọng của người quản lý dự án để thực hiện tốt hơn các hoạt động của dự án. Phát triển năng lực cụ thể là tăng cường các kỹ năng của các thành viên trong nhóm để tăng khả năng thực hiện hoạt động dự án, tăng niềm tin và sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm giúp tăng hiệu quả làm việc nhóm.
Các kỹ năng quản lý - lãnh đạo đặc biệt quan trọng cho việc phát triển nhóm. Bằng sự quan tâm tới các thành viên nhóm, lắng nghe các nhu cầu của họ, chấp nhận lợi ích của họ và ủng hộ các vấn đề của họ đưa ra, người/nhóm quản lý dự án có thể giảm được rất nhiều vấn đề và tăng cường sự hợp tác. Các kỹ năng khác như lắng nghe tích cực, động viên khuyến khích, phản hồi, giao tiếp hiệu quả… góp phần rất quan trọng trong việc phát triển nhân viên.
Đào tạo
Đào tạo bao gồm tất cả các hoạt động giúp nâng cao năng lực thực hiện công việc của các thành viên nhóm dự án. Đào tạo có thể chính thức hoặc khơng chính thức. Ví dụ đào tạo trong lớp học, trực tuyến, đào tạo qua công việc… đều là những phương pháp đào tạo hữu ích trong từng tình huống cụ thể. Các hoạt động đào tạo cần được đưa vào kế hoạch hoạt động của dự án như một yêu cầu tất yếu cho việc thực hiện dự án.
Trao đổi thông tin hai chiều
Các thành viên nhóm cần thường xuyên trao đổi thông tin để chia sẻ và hỗ trợ lẫn nhau. Việc trao đổi thơng tin có thể định kỳ hoặc đột xuất và bằng nhiều kênh khác nhau: các buổi họp giao ban, e-mail, điện thoại…
Công nhận và khen thưởng
Khen thưởng là một phần trong quá trình phát triển nhân lực nhằm công nhận và khuyên khích các cá nhân xứng đáng. Khen thưởng và cơng nhận đóng vai trị rất quan trọng trong việc quản lý nhân lực cũng như phát triển nhân viên. Chế độ khen thưởng hợp lý sẽ giúp cho các thành viên hỗ trợ nhau, cảm thấy hài lòng hơn với cơng việc và có trách nhiệm hơn với cơng việc của mình. Tuy nhiên, việc đưa ra các chế độ khen thưởng quá cứng nhắc sẽ ảnh hưởng đến sự gắn kết giữa các nhân viên. Thêm vào đó cần cân nhắc vấn đề về văn hóa để lựa chọn hình thức và bối cảnh khen ngợi phù hợp.
Thành lập và phát triển nhóm làm việc một cách hiệu quả sẽ đóng góp rất lớn cho thành cơng của dự án nhờ:
• Giảm tỷ lệ thay đổi nhân sự
• Cải thiện kỹ năng thực hiện công việc, cho phép các cán bộ thực hiện nhiệm vụ hiệu quả hơn
• Cải thiện tinh thần và thái độ, tăng cường tương tác và hỗ trợ để giúp nhóm làm việc tốt hơn.
4. Quản lý nhóm thực hiện dự án
Quản lý nhóm dự án bao gồm theo dõi việc thực hiện các hoạt động của các thành viên nhóm, cung cấp phản hồi, giải quyết các vấn đề, và đánh giá việc thực hiện công việc của các thành viên. Tùy thuộc dự án lớn hay nhỏ mà có thể có nhiều cấp độ quản lý nhân sự khác nhau: cấp độ cá nhân, cấp độ nhóm, cấp độ tổng thể cả can thiệp. Việc phân cấp như vậy là hết sức quan trọng để đảm bảo quản lý được hiệu quả. Nếu một dự án lớn có nhiều nhóm thực hiện khác nhau cùng tham gia, người quản lý nhóm có vai trị quan trọng nhất trong việc quản lý nhân sự của nhóm và người quản lý cấp cao hơn thực hiện chức năng quản lý chủ yếu thơng qua các trưởng nhóm.
Việc quản lý nhân sự trong quá trình thực hiện hoạt động cũng tương tự như quản lý nhân sự trong bất cứ hoạt động nào, thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng của người quản lý như kỹ năng quan sát, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng cầm tay chỉ việc, kỹ năng quản lý mâu thuẫn, kỹ năng thúc đẩy nhân viên, kỹ năng phản hồi tích cực. Trong đó, một trong những cơng việc quan trọng nhất của quản lý nhân lực là đánh giá việc thực hiện công việc.
Đánh giá việc thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện là một trong số những việc quan trọng nhất mà người quản lý cần thực hiện. Đó là thời gian để có thể thảo luận chính thức về việc thực hiện công việc của nhân viên. Cần chuẩn bị kỹ lưỡng cho cuộc đánh giá, sử dụng phương pháp và các công cụ đánh giá phù hợp. Nếu không, việc đánh giá rất dễ gây tâm lý nặng nề, lo sợ cho nhân viên và tác động không tốt tới việc thực hiện cơng việc trong tương lai.
Nhìn chung, đánh giá cơng việc nên là hoạt động có sự tham gia của nhân viên vì khơng ai biết rõ cơng việc hơn chính những người đang thực hiện. Trước khi đưa ra đánh giá, hãy để nhân viên tự đánh giá về bản thân mình. Bằng việc chuyển hoạt động đánh giá đơn phương thành các cuộc thảo luận hai chiều thực sự, chúng ta có thể biết được những thơng tin hữu ích, giúp việc đánh giá đỡ nặng nề và khơng chủ quan.
5 yếu tố chính trong đánh giá việc thực hiện gồm:
- Đo lường: so sánh việc thực hiện với các mục tiêu đặt ra
- Phản hồi: cung cấp thông tin cho nhân viên về việc thực hiện của họ và cả quy trình
- Thúc đẩy tích cực: nhấn mạnh tới những gì họ đã làm tốt và phê bình một cách xây
dựng về những gì có thể được cải thiện tốt hơn
- Trao đổi ý kiến: trao đổi, thảo luận một cách thẳng thắn và cởi mở về việc thực hiện
công việc hiện tại, làm thế nào để cải thiện việc thực hiện, những hỗ trợ cần thiết từ phía người quản lý để đạt được cải thiện này và nguyện vọng của nhân viên về nghề nghiệp trong tương lai.
- Đồng thuận: cùng nhau đi tới thống nhất về điều cần làm để cải thiện việc thực hiện
trong tương lai và vượt qua những khó khăn nổi lên trong quá trình thảo luận.
Quy trình đánh giá việc thực hiện gồm 6 bước như sau:
1. Xác định các tiêu chí và chỉ số đánh giá
2. Xây dựng mẫu đánh giá: Đây sẽ là công cụ giúp ghi lại việc thực hiện của nhân viên. Đảm bảo rằng tất cả nhân viên biết rõ các tiêu chí và chỉ số đánh giá này trước khi thực hiện đánh giá
3. Quan sát, xem xét việc thực hiện công việc của nhân viên trong khoảng thời gian đánh giá (6 tháng, 1 năm…) và ghi chép lại.
4. Đánh giá việc thực hiện dựa trên những tiêu chí/chỉ số đã xây dựng 5. Thảo luận với nhân viên về việc đánh giá và hoàn thành mẫu đánh giá 6. Thảo luận và đưa ra hành động phù hợp dựa trên kết quả đánh giá
Một trong những điểm quan trọng nhất của quá trình đánh giá là cần xác định các lĩnh vực, kỹ năng, kết quả nào cần đánh giá, và những yếu tố này liên hệ với việc thực hiện
các mục tiêu của tổ chức như thế nào. Thơng thường những u cầu này có thể xác định dựa trên bản mô tả công việc của nhân viên, chuẩn công việc và mục tiêu thực hiện đã xây dựng.
Có rất nhiều mẫu đánh giá việc thực hiện. Tuy nhiên, một mẫu đánh giá thực hiện nên có các thơng tin sau:
1. Mục tiêu thực hiện: để biết được họ có đạt mục tiêu hay khơng? Lý do tại sao
không đạt?
2. Năng lực: để biết được nhân viên thực hiện công việc dưới, trong hay vượt mức
yêu cầu của vị trí cơng việc
3. Đào tạo:để biết nhân viên đã được đào tạo gì trong giai đoạn đánh giá và cần những đào tạo/phát triển gì trong tương lai
4. Hành động: ghi lại những công việc/hoạt động nhân viên hoặc người quản lý cần thực hiện sau khi đánh giá
(Ví dụ về mẫu đánh giá việc thực hiện cơng việc được trình bày ở trang sau)
Mục đích cuối cùng của quy trình quản lý thực hiện là liên tục cải thiện hiệu quả hoạt động của nhân viên. Những điểm cần cải thiện, nhu cầu phát triển của nhân viên được xác định thơng qua q trình lập kế hoạch, quan sát, phản hồi và đánh giá việc thực hiện của nhân viên đó. Trên cơ sở đó, người quản lý sẽ có những hành động phù hợp để phát triển nhân viên. Cung cấp cho nhân viên cơ hội đào tạo và phát triển khuyến khích thực hiện cơng việc tốt hơn, nâng cao các kỹ năng và năng lực thực hiện cơng việc và giúp họ thích ứng với các thay đổi của tổ chức như thay đổi về kỹ thuật, quy trình làm việc… Cần lưu ý rằng phát triển nhân viên không chỉ là đào tạo. Phát triển nhân viên bao gồm tất cả những hoạt động hay những nỗ lực nhằm tăng cường việc học hỏi trong mọi công việc hàng ngày. Tổ chức cần chú trọng phát triển năng lực của nhân viên trong mọi mặt chứ khơng chỉ bó hẹp trong đào tạo để nhân viên dễ dàng thích ứng với mọi tình huống. Đây là điều cốt lõi để đạt được các mục đích của cá nhân cũng như của dự án/can thiệp.
Bảng 11: Ví dụ về mẫu đánh giá việc thực hiện công việc
Phiếu đánh giá thực hiện công việc của cán bộ dự án
Tên dự án: Tăng số người nhiễm HIV trong diện quản lí được tư vấn và chăm sóc tại nhà trên địa bàn quận A
Quỹ hỗ trợ M
Tất cả nhân viên tự điền thông tin vào phần I và II. Trong phần II, hãy liệt kê các mục tiêu thực hiện và nộp lại phiếu đánh giá cho người quản lý trực tiếp của mình. Giám