Đối với một số dự án, đặc biệt là các dự án nhỏ, việc ước tính chi phí và lập dự trù ngân sách thường được kết hợp trong cùng một bước và do một người thực hiện trong thời gian tương đối ngắn. Trong khuôn khổ tài liệu này, hai bước này được trình bày tách biệt nhằm cung cấp cho người đọc một số công cụ đơn giản và thơng dụng để có thể ước tính chi phí, dự trù ngân sách và kiểm sốt việc chi tiêu tài chính trong q trình thực hiện dự án ở mức độ cơ bản nhất.
Thực tế, quản lý tài chính cịn quan tâm đến hiệu quả của các hoạt động trong dự án liên quan đến chi phí sử dụng, tính bền vững, các sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả của
Ước tính chi phí
Dự trù ngân sách
dự án. Ví dụ, phân tích chi phí của các can thiệp kiểm sốt thuốc lá tại Việt Nam so với số kinh phí và nguồn lực đã bỏ ra. Các đánh giá chi phí-hiệu quả như vậy sử dụng các kĩ thuật đánh giá phức tạp nhưng rất có giá trị trong việc đưa ra các bằng chứng cụ thể, nâng cao chất lượng các quyết định đưa ra và được sử dụng để giảm chi phí và nguồn lực cần thiết và cải thiện chất lượng của dự án sau này. Tuy nhiên, do tính chất phức tạp của phân tích chi phí-hiệu quả, các đánh giá loại này thường được thực hiện độc lập với các hoạt động dự án và do các nhóm chuyên gia giàu kinh nghiệm thực hiện, đồng thời đòi hỏi nguồn lực lớn để có thể thực hiện được các đánh giá này.
Một điểm cần lưu ý nữa là mỗi bên liên quan lại có những quan tâm khác nhau tới quản lý tài chính dự án, sẽ yêu cầu các thông tin khác nhau và đánh giá chi phí dự án theo nhiều cách khác nhau ở nhiều thời điểm khác nhau
Lưu ý rằng quy trình quản lý chi phí dự án được trình bày trong tài liệu này mới chỉ quan tâm đến chi phí của các nguồn lực cần để thực hiện các hoạt động của dự án mà chưa tính đến các chi phí cho việc sử dụng, duy trì và hỗ trợ sản phẩm, dịch vụ hay kết quả tạo ra của dự án.
1. Ước tính chi phí
Mục đích là để ước tính chi phí cần có để thực hiện được các hoạt động của dự án. Trong q trình ước tính chi phí cần tính đến các khả năng biến động của chi phí, kể cả các nguy cơ rủi ro. Ước tính chi phí bao gồm cả việc xác định và xem xét các phương án chi phí khác nhau. Ví dụ, trong hầu hết các dự án, các công việc phát sinh trong giai đoạn thiết kế dự án sẽ làm giảm ngân sách giành cho giai đoạn thực hiện và hoạt động của dự án. Do vậy, q trình ước tính chi phí cần xem xét khả năng có thể tiết kiệm ở đâu để bù cho chi phí của các cơng việc phát sinh trong giai đoạn thiết kế.
Ước tính chi phí thường được tính theo đơn vị tiền tệ (đơ la Mỹ, Euro, Yen, đồng Việt nam…) để dễ so sánh trong bản thân hoặc giữa các dự án. Trong một số trường hợp có thể tính theo giờ, ngày làm việc với chi phí dự tính để có thể quản lý.
Ước tính chi phí cho các hoạt động của dự án bao gồm tất cả các nguồn lực cần sử dụng để thực hiện dự án. Nguồn lực bao gồm: con người, vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ, phương tiện, tỷ lệ lạm phát hoặc chi phí phát sinh…
Có thể chia thành hai nguồn lực cần cho việc thực hiện dự án: nguồn lực vật chất và nguồn lực tài chính. Nguồn lực vật chất là những thứ chúng ta sẽ cần để tiến hành các hoạt động dự án, bao gồm con người/cán bộ, trang thiết bị, hàng hoá, và phương tiện đi lại. Nguồn lực tài chính là chi phí tiền tệ cần thiết để có được các nguồn lực vật chất nêu trên.
Ví dụ, để tiến hành đào tạo chúng ta cần mời các giảng viên tham gia giảng dạy và cần có kinh phí để trả thù lao cho các giảng viên này.
Có thể có nhiều loại chi phí cho một nguồn lực vật chất. Ví dụ, chi phí để có được một nhân viên hành chính làm việc tồn bộ thời gian cho dự án sẽ bao gồm không những lương mà cả phụ cấp, bảo hiểm và các khoản thưởng khác. Chi phí cho các chuyến cơng tác sẽ không chỉ gồm chi phí đi lại mà còn gồm cả chi phí cho nơi ở (nhà khách, khách sạn…) và các bữa ăn trong chuyến công tác.
Thực tế việc ước tính các chi phí thực hiện như vậy khơng đơn giản và nhóm dự án cần được hỗ trợ để làm việc này cả về kỹ thuật và nguồn lực (đào tạo cho cán bộ dự án hoặc cử chuyên gia hỗ trợ, …) để thực hiện ước tính chi phí dự án.
Các câu hỏi quan trọng trong ước tính chi phí hoạt động dự án:
- Điều gì/hoạt động gì cần được thực hiện?
- Ai sẽ tham gia thực hiện điều này?
- Họ cần cái gì để thực hiện điều này?
- Chi phí để họ thực hiện điều này là bao nhiêu?
Ví dụ: để tổ chức Hội thảo vận động chính quyền và các ban ngành tại địa phương, nhóm quản lý dự án sẽ phải ước tính các mục chi cho:
- Đại biểu tham gia Hội thảo: số người, số ngày tham gia, tiền ăn, tiền đi lại…
- Ban tổ chức: số người, số ngày tham gia, tiền ăn, tiền thù lao, tiền đi lại (nếu có)…
- Hội trường, trang thiết bị, giải khát, văn phòng phẩm…
Một số cơ sở để ước tính chi phí cho các hoạt động dự án:
Ước lượng chi phí tương tự:sử dụng mức chi phí thực tế từ những dự án tương tự trước đó làm nền tảng để ước lượng chi phí cho dự án hiện tại. Ước lượng chi phí tương tự thường được sử dụng để ước lượng chi phí khi dự án có ít thơng tin cụ thể (thường ở giai đoạn đầu của dự án). Ước lượng chi phí tương tự thường cần có sự tư vấn của các chuyên gia. Ước lượng chi phí tương tự thường ít tốn kém hơn các kĩ thuật ước lượng khác, tuy nhiên đây cũng là kĩ thuật ít chính xác nhất. Kĩ thuật này gần với thực tế hơn cả khi có dự án tương tự trước đó, trong điều kiện triển khai tương đồng và được sự tư vấn của chuyên gia có kinh nghiệm triển khai dự án tương tự.
Ước lượng theo tham số:là kĩ thuật sử dụng mối liên quan thống kê giữa yếu tố chi phí và tổng hợp các dữ liệu kỹ thuật khác, ví dụ tổng chi phí cho đào tạo một kỹ thuật viên xét nghiệm, từ đó ước tính ra chi phí cho hoạt động đào tạo kỹ thuật viên xét nghiệm của dự án. Kĩ thuật này có độ chính xác tương đối cao, tuy nhiên độ chính xác cịn phụ thuộc vào sự phức tạp của các dữ liệu kỹ thuật trong mối liên quan với nguồn lực yêu cầu và chi phí.
Phân tích chi phí qua mời các nhà thầu:Phân tích chi phí cho hoạt động mà các nhà thầu đưa ra so sánh với tổng chi phí của dự án.
Trong ước tính chi phí, nhóm dự án cũng cần quan tâm tớichi phí dự trữ.Chi phí dự trữ này cần nằm trong kế hoạch quản lý tài chính nhằm cung cấp nguồn lực để xử lý các vấn đề đã lường trước, nhưng khơng chắc chắn, có thể xảy ra hoặc khơng. Những sự việc này được biết đến là không biết và là một phần của phạm vi dự án và chi phí cơ bản.
Các chỉ số ước lượng có thể có một khoảng dao động nhất định, thường là khoảng 10-15%.
Một cơ sở quan trọng để ước tính chi phí cho các hoạt động dự án làđịnh mức tài chính quy định của từng dự án(cost norm). Định mức này có thể khác nhau giữa các dự án, phụ thuộc vào quy định chung của nhà tài trợ/cơ quan cung cấp tài chính. Khi ước tính chi phí và lập dự trù ngân sách, nhóm dự án nắm rõ định mức quy định của dự án và tuân thủ quy định này, đó là điều kiện tiên quyết để dự trù kinh phí dự án được chấp nhận.
2. Dự trù ngân sách
Dự trù ngân sách nhằm tổng hợp các chi phí ước tính của từng hoạt động để xây dựng tổng ngân sách cho dự án. Thường xây dựng dự trù ngân sách cho toàn bộ dự án theo phương pháp từ dưới lên dựa vào bảng phân tách hoạt động dự án.