Dự án: Truyền thông và huy động cộng đồng trong phòng chống HIV/AIDS
STT Chỉ số Thời gian thu thập
1. Số lượng tài liệu dự án (trong phần C.1.2) hoàn thành đúng thời hạn.
Theo hoạt động
2. Số lượng sản phầm dự kiến (trong phần C.1.3) hoàn thành đúng thời hạn.
Theo hoạt động
3. Chất lượng bộ cơng cụ vận động chính sách 7/20XX
4. Chất lượng tài liệu tập huấn được thiết kế 7/20XX
5. Số buổi hội thảo được tổ chức 8/20XX
6. Số kế hoạch truyền thông đại chúng chi tiết (đầy đủ các nội dung)
1/20XX
7. Số cuộc thi do Đoàn thành niên tổ chức Hàng quý
8. Số cuộc diễu hành của Đoàn thanh niên Hàng quý
9. Số cuộc họp thường kỳ với Hội phụ nữ cơ sở Hàng quý
10. Chất lượng các Bản hướng dẫn về khu vực triển khai chuẩn được phát triển
4-5/20XX
11. Số lượng buổi tập huấn cho tỉnh hội được Quỹ M tổ chức Hàng quý
12. Chất lượng buổi tập huấn cho các huyện được TTPC AIDS tổ chức
7/20XX
13. Chất lượng buổi tập huấn cho các đơn vị thực hiện chính sách tại từng tỉnh
8/20XX
14. Số TTPC HIV/AIDS tổ chức đủ 3 buổi tập huấn 9/20XX
15. Số buổi tập huấn về kỹ năng huy động cộng đồng được tổ chức 01/20XX
STT Chỉ số Thời gian thu thập
17. Tổ chức lớp tập huấn cho CTV về kỹ năng viết bài về phòng chống HIV/AIDS
3/20XX
18. Chất lượng bản khuyến nghị chính sách 10/20XX
19. Số lượng Bản thơng tin khuyến nghị chính sách được in. 4/20XX
20. Chất lượng tài liệu vận động chính sách 9/20XX
21. Chất lượng bản khuyến nghị chính sách cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh các tỉnh được TTPC AIDS xây dựng
8/20XX
22. Số lượng các thơng báo cáo báo chí 8/20XX
23. Số buổi họp báo với các cơ quan ngôn luận 8/20XX
24. Số lượng bản tin hàng tháng của TTPC AIDS 3/20XX
5. Báo cáo dự án
Bất kỳ một dự án dù thực hiện trong phạm vi, mức độ và thời gian nào cũng cần phải viết báo cáo. Viết báo cáo dự án phải được coi như một trong các hoạt động không thể thiếu của dự án. Báo cáo dự án trực tiếp giúp cho các nhà quản lý, điều phối dự án làm tốt hơn công tác quản lý và điều phối hoạt động, góp phần đạt được các mục tiêu dự án đề ra.
Có rất nhiều loại báo cáo trong quá trình triển khai dự án và được phân loại theo nhiều cách khác nhau như báo cáo định kỳ/ báo cáo đột xuất; báo cáo quá trình/báo cáo kết thúc; báo cáo tổng hợp/báo cáo từng lĩnh vực chuyên biệt (báo cáo tài chính, báo cáo kỹ thuật,…). Trong phần này sẽ tập trung sâu giới thiệu việc viết báo cáo định kỳ theo thời gian tổng hợp hoạt động dự án hay cịn gọi làbáo cáo q trình - báo cáo quan trọng và phổ biến nhất trong quá trình thực hiện dự án. Cịn để viết báo cáo từng lĩnh vực chuyên biệt (ví dụ báo cáo tài chính), các cơng cụ kỹ thuật đã được giới thiệu trong mỗi phần trên rất hữu ích và đơn giản để cung cấp thông tin, nhận định và phân tích, phần này sẽ không đi sâu giới thiệu. Các báo cáo này là một trong những thông tin quan trọng hàng đầu cần trao đổi với các bên liên quan giúp cung cấp, chia sẻ thông tin về dự án một cách đầy đủ và toàn diện.
Các báo cáo định kỳ theo thời gian thường được xếp theo số thứ tự theo thời gian, ví dụ báo cáo tiến độ số 1, số 2…v..v...; hoặc theo quý I, quý II,… hoặc giai đoạn 1, giai đoạn 2,…
Tùy theo từng dự án mà có các quy định về báo cáo theo từng giai đoạn thời gian cụ thể nào đó. Thơng thường báo cáo dự án được u cầu mỗi sáu tháng hay một năm một lần. Cũng có thể có báo cáo giữa kỳ dự án, hoặc báo cáo theo mỗi giai đoạn hoặc mỗi cấu phần hoạt động. Khi kết thúc một dự án, nhất thiết phải có báo cáo một cách chi tiết toàn diện về dự án. Hoàn thành báo cáo là do yêu cầu của phía các cơ quan quản lý trực tiếp
đơn vị thực hiện dự án, của đối tác hay cơ quan tài trợ, đồng thời đáp ứng yêu cầu chung của hoạt động quản lý dự án.
Các mẫu báo cáo dự án có thể khác nhau tùy theo từng loại dự án và theo yêu cầu của các nhà quản lý hay cơ quan tài trợ dự án. Hiện nay chưa có một mẫu báo cáo thống nhất chung nào cho mọi dự án. Tuy nhiên nhìn chung báo cáo của bất kỳ dự án nào cũng phải thể hiện được đầy đủ việc thực hiện mục tiêu, các hoạt động, kinh phí, các chỉ tiêu, chỉ số v.v. của dự án. Ngay từ giai đoạn đầu thực hiện dự án nên xây dựng các mẫu báo cáo và giới thiệu thống nhất cùng với các văn bản khác để thống nhất sử dụng cho tồn dự án.
Mục đích của báo cáo là cung cấp cho người hay đơn vị nhận báo cáo một bức tranh toàn diện về các hoạt động đã thực hiện và kinh phí sử dụng cho từng hoạt động trong thời kỳ báo cáo. Báo cáo cũng cho biết các hoạt động không thực hiện được trong thời kỳ báo cáo và lý do tại sao các hoạt động lại không được thực hiện. Viết báo cáo dự án cần phải có đủ các thơng tin, vì thế khi thu thập và cung cấp thơng tin cũng là lúc những người thực hiện dự án có điều kiện xem xét lại các hoạt động dự án của mình. Báo cáo giúp cho người quản lý hay cơ quan tài trợ dự án thấy rõ được tiến độ các hoạt động đã thực hiện so với kế hoạch chung và mức độ các chỉ tiêu/mục tiêu đã đạt được so với kế hoạch dự án nêu ra. Thông qua báo cáo dự án các nhà quản lý điều hành dự án có thể ra quyết định điều chỉnh kế hoạch các hoạt động cụ thể nào đó hay quyết định tăng cường hoạt động giám sát. Trong một số trường hợp cần thiết thông qua báo cáo các nhà quản lý dự án có thể điều chỉnh hay thay đổi chỉ tiêu/ mục tiêu, hoạt động của dự án cho phù hợp hơn.
Một số yêu cầu đối với báo cáo dự án
Báo cáo dự án có một vai trị quan trong trong q trình thực hiện dự án vì thế phải được thực hiện nghiêm túc và thể hiện được đầy đủ các hoạt động trong thời kỳ báo cáo của dự án. Thể hiện được mức độ thực hiện kế hoạch trong thời kỳ báo cáo, tình hình kinh phí sử dụng cho các hoạt động v..v...
Yêu cầu chung
Cung cấp được đầy đủ số liệu và thông tin về các hoạt động đã thực hiện và chưa thực hiện trong thời kỳ kế hoạch, được thể hiện cụ thể bằng các chỉ số, chỉ tiêu đã đạt được và chưa đạt được theo kế hoạch nêu ra nhằm thực hiện các mục tiêu của dự án.
Các chỉ số, chỉ tiêu và thông tin đưa ra trong báo cáo phải chính xác, phù hợp với hoạt động và mục tiêu dự án.
Báo cáo phải đúng với mẫu và thể hiện được tính liên tục phù hợp với các báo cáo của các giai đoạn kế hoạch trước đó và để tiện việc so sánh đối chiếu tiến độ hoạt động của dự án giữa các kỳ báo cáo.
Mọi báo cáo định kỳ đều phải được người viết và gửi đúng thời gian để đảm bảo tính thời sự.
Nơi viết và cơ quan nhận đều cần lưu trữ để làm cơ sở các dữ liệu cho hoạt động quản lý dự án tiếp theo.
Đặc điểm của một báo cáo tốt
Phải dựa vào các nguồn thông tin - sự kiện đầy đủ và đúng. Trong đó phải có cả thơng tinđịnh lượngvà thơng tinđịnh tính
Bám sát mục tiêu, kế hoạch của dự án
Phân tích sâu sắc các thơng tin, các dữ kiện
Đánh giá được kết quả
Đánh giá được hiệu quả
Khách quan
Đưa ra kết luận tổng hợp, chính xác và súc tích
Phải được các BLQ quan trọng tham gia và chấp thuận
Trình bày rõ ràng, khoa học, ngắn gọn nhưng cô đọng (như một báo cáo nghiên cứu khoa học)
Bám sát đề cương dự án
Tên, mục tiêu, nội dung, kết quả, kết luận, phải cơ bản phù hợp với nhau.
Phần thông tin bằng số cần đặt trong bảng, biểu đồ, đồ thị cho dễ theo dõi và nên được xử lý theo các phép thống kê phù hợp.
Phần bàn luận phải bám sát kết quả thực hiện dự án.
Phần kết luận phải tóm tắt được tồn bộ kết quả hoạt động của dự án đảm bảo trung thực và khách quan.
Nội dung của báo cáo
A - Phần hành chính
Bao giờ phần hành chính cũng cần có trong một báo cáo kỹ thuật của dự án. Phần hành chính thường khơng có gì phức tạp, thường gồm các mục sau:
- Tên dự án, mã số (nếu có).
- Giai đoạn hay thời hạn thực hiện dự án: Ví dụ từ năm 2006 đến 2010
- Thời kỳ báo cáo: Ví dụ: 01/07/2006 đến 31/12/2006
- Đơn vị thực hiện dự án
- Ngày báo cáo
- Người báo cáo
B - Phần nội dung báo cáo
(1) Tóm lược kế hoạch hoạt động trong giai đoạn báo cáo
Phần đầu tiên của nội dung báo cáo nên nêu tóm lược kế hoạch các hoạt động tiến hành trong giai đoạn báo cáo.
(2) Báo cáo các hoạt động theo mục tiêu
Đây là nội dung chính của báo cáo, phần này phải thể hiện được đầy đủ các hoạt động đã thực hiện và chưa được thực hiện trong kỳ báo cáo theo từng mục tiêu dự án đồng thời nêu lên các chỉ tiêu của dự án đã đạt được đến từ đầu dự án cho đến kỳ báo cáo.
Với mỗi hoạt động đã thực hiện: Báo cáo cần cung cấp được các thông tin cơ
bản sau đây:
Tên hoạt động
Thời gian tiến hành hoạt động
Số người tham gia hoạt động
Kết quả của hoạt động: Ghi rõ các kết quả hay sản phẩm mà hoạt động mang lại bằng chỉ số (con số) cụ thể.
Ví dụ: Hoạt động đào tạo của một dự án nào đó cần báo cáo các mục sau:
- Số khố đào tạo đã tổ chức
- Chương trình, nội dung chính của khố đào tạo
- Đối tượng tham dự đào tạo
- Số lượng người được đào tạo
- Thời gian, địa điểm tổ chức các khoá đào tạo
- Kết quả đạt được hay các sản phẩm của khoá đào tạo
- Nhận xét đánh giá kết quả của khoá đào tạo (so với mục tiêu đề ra)
- Khố đào tạo góp phần đạt được những chỉ tiêu nào, trong mục tiêu cụ thể nào của dự án
Để người đọc dễ theo dõi trong báo cáo nên trình bày các hoạt động theo các mục tiêu của dự án và sắp xếp theo trình tự thời gian thực hiện của từng hoạt động trong một mục tiêu. Ví dụ: Mục tiêu 1: - Hoạt động 1 - Hoạt động 2 - Hoạt động 3 - v.v...
Các hoạt động chưa thực hiện được theo kế hoạch:
Trong thực tế nhiều báo cáo dự án thường quên không đề cập đến các hoạt động có trong kế hoạch nhưng không được thực hiện trong kỳ báo cáo. Có thể có những hoạt động bị hỗn lại vì lý do hợp lý. Để quản lý tốt hoạt động dự án thì ngay cả các hoạt động chưa thực hiện cũng phải báo cáo. Với hoạt động chưa được thực hiện cần nêu:
Tên hoạt động chưa thực hiện.
Lý do vì sao hoạt động đó chưa được thực hiện.
Nhận xét hoạt động chưa được thực hiện có ảnh hưởng gì đến các hoạt. động khác và tiến độ thực hiện mục tiêu của dự án.
Sau khi đã nêu kết quả các hoạt động trong một mục tiêu, cần đánh giá tóm tắt mức độ đạt được của các chỉ tiêu trong hoạt động của mỗi mục tiêu.
Kinh phí đã sử dụng cho từng hoạt động và cho cả giai đoạn kế hoạch cần được báo cáo tổng hợp. Kinh phí chi tiết cho mỗi hoạt động thơng thường được trình bày trong báo cáo tài chính riêng (khơng đề cập ở đây). Trong phần báo cáo tổng hợp kinh phí cần nêu được kinh phí dự trù và kinh phí thực chi cho mỗi hoạt động cũng như kinh phí cho tồn bộ các hoạt động trong giai đoạn kế hoạch. Kinh phí cho từng khoản mục hoạt động cần được báo cáo theo đúng các u cầu của báo cáo tài chính.
(4) Tóm tắt, nhận xét đánh giá và đề nghị
Phần này cần nêu bật lên được những hoạt động và những kết quả đạt được, những nhận xét đánh giá chung về thực hiện các hoạt động trong giai đoạn kế hoạch. Để có được các nhận xét đánh giá phù hợp phải dựa vào mục tiêu, chỉ tiêu, chỉ số của dự án. Tác động của các hoạt động dự án đến cơ quan, tổ chức v.v. như thế nào cần được đề cập trong các báo cáo ở từng giai đoạn kế hoạch. Phân tích các điều kiện thuận lợi và các khó khăn ảnh hưởng đến hoạt động dự án trong giai đoạn kế hoạch cũng như các bài học kinh nghiệm rút ra được trong khi thực hiện hoạt động dự án. Trên thực tế thường có những điều kiện chủ quan và khách quan cụ thể có ảnh hưởng đến hoạt động dự án, vì thế khơng phải bao giờ một dự án cũng nhất thiết phải thực hiện theo kế hoạch ban đầu đã được phê duyệt mà nên có những đề nghị bổ sung hay điều chỉnh hoạt động và kinh phí cho thích hợp với thực tế.
(5) Dự kiến kế hoạch hoạt động trong thời gian tới
Phần này nêu ra tất cả các hoạt động dự kiến cho giai đoạn kế hoạch tới. Cụ thể cần nêu tên của từng hoạt động, thời gian thực hiện, dự trù kinh phí và kết quả dự kiến đạt được của từng hoạt động.
Thời hạn nộp báo cáo
Mỗi dự án có những quy định cụ thể về thời gian nộp báo cáo. Tuy nhiên một nguyên tắc chung là phải đảm bảo tính thời sự của báo cáo. Báo cáo phục vụ ngay cho hoạt động dự án, vì thế ngay khi kết thúc mỗi giai đoạn kế hoạch, báo cáo được nộp càng sớm càng tốt để giúp các nhà quản lý, điều phối dự án tổng hợp báo cáo chung và điều chỉnh hoặc ra quyết định thay đổi cho giai đoạn kế hoạch tiếp theo kịp thời. Để đảm bảo tiến độ hoạt động chung của dự án, mỗi người chịu trách nhiệm báo cáo phải hoàn thành báo cáo đúng yêu cầu và thời hạn quy định.
Người/nhóm viết báo cáo
- Người viết báo cáo dự án: Người điều phối, thư ký, thành viên trong ban quản lý dự án, mời người bên ngoài/ quốc tế …
- Những người tham gia góp ý và hồn chỉnh báo cáo: Các bên hưởng lợi/ bên liên quan
- Phê duyệt báo cáo: Giám đốc dự án
Thông thường người trực tiếp điều phối thực hiện dự án trong đơn vị nào thì chịu trách nhiệm viết báo cáo dự án trong đơn vị đó. Người viết báo cáo dự án phải là người trực tiếp theo dõi, nắm chắc được mọi hoạt động cũng như tình hình sử dụng kinh phí dự án trong thời kỳ kế hoạch. Nếu là dự án lớn thực hiện ở nhiều cơ quan đơn vị thì mỗi cơ quan đơn vị cần có người tổng hợp viết báo chung và thường là người điều phối của dự án.
Như đã trình bày ở trên, viết báo cáo dự án được coi như một hoạt động không thể